Analisa Kinerja Sistem Informasi /Teknologi Informasi Pada BPPT dan PM Kota
Salatiga Menggunakan Kerangka
IT Balanced Scorecard
Giska Sandra Legoh*), Johan J.C. Tambotoh**) Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana
E-Mail : *[email protected], **[email protected] Abstrak
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal Kota Salatiga is a working unit within the government Salatiga who provide licensing services and investment in Salatiga. This institution has implemented a computer-based licensing applications to simplify licensing services and to supporting the performance of BPPT & PM Kota Salatiga to be more effective and efficient. So that requires measuring the performance applications of Information Systems / Information Technology thorough because the implementation should be seen from several aspects. Method that used in this study is the IT Balanced Scorecard framework. The results obtained in this study is the performance of IS / IT tend to be good where each perspective has the following values, namely organization contribution perspective is 1.4, user orientation perspective is 3, the operational excellence perspective is 3.3, and the orientation future perspective is 2.4
Kata kunci: Kinerja SI/TI, IT Balanced Scorecard, Aplikasi Perizinan.
1.
PENDAHULUAN
Pengukuran kinerja Sistem Informasi /Teknologi Informasi (SI/TI) pada lembaga pemerintahan perlu mendapat perhatian khusus, karena inisiatif pengadaan SI/TI diharapkan bisa memberikan manfaat yang besar kepada masyarakat dan juga lembaga pemerintahan itu sendiri [1].
Gambar 1. Pendekatan Pengukuran Kinerja TI
Kinerja SI/TI dapat diukur dengan berbagai pendekatan pengukuran kinerja antara lain dengan IT Balanced Scorecard. Haes dan Grembergen [2] menjelaskan bahwa
pendekatan IT Balanced Scorecard
merupakan pendekatan yang saja mengukur aspek tangible, akan tetapi juga intangible seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
Pengukuran menggunakan metode IT
Balanced Scorecard dapat memberikan
standar yang memudahkan dalam mengukur kinerja SI/TI suatu lembaga [3]. IT Balanced
Scorecard menjabarkan dan memberikan
kerangka berpikir untuk menjabarkan strategi penerapan teknologi informasi organisasi ke dalam tujuan strategis [2][4].
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal (BPPT & PM) Kota
Salatiga merupakan satuan kerja di
lingkungan pemerintah Kota Salatiga yang
memberikan pelayanan perizinan dan
penanaman modal bagi seluruh masyarakat, terutama calon investor yang akan berbisnis di Kota Salatiga. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, BPPT & PM Kota Salatiga telah memanfaatkan dukungan SI/TI. Untuk itu maka perlu dilakukan pengukuran terkait kinerja SI/TI yang telah ada selama ini, untuk menilai bagaimana kinerja SI/TI yang ada.
Hal ini yang mendasari mengapa penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui bagaimana kinerja SI/TI diukur berdasarkan kerangka IT Balanced Scorecard. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan utuh terkait kinerja SI/TI pada BPPT & PM Kota Salatiga dilihat dari 4 perspektif, yaitu perspektif kontribusi organisasi, perspektif pengguna, perspektif
operasionalisasi dan perspektif masa depan.
Penelitian ini diharapkan memberikan
kontribusi secara akademis terkait dengan pengukuran kinerja SI/TI menggunakan kerangka IT Balanced Scorecard dan secara praktis hasil penelitian dapat menggambarkan kinerja SI/TI di lingkungan BPPT & PM Kota Salatiga.
2.
TINJAUAN PUSTAKA
Konsep dan kerangka Balanced
Scorecard diperkenalkan oleh Kaplan dan
Norton, yang didasarkan pada empat
perspektif yaitu: Financial Perspective (Perspektif Keuangan), Costumer Perspective (Perspektif Pelanggan), Internal Business Perspective (Proses Bisnis Internal), dan Growth & Learning Perspective (Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan). Perspektif ini memungkinkan manajemen merencanakan dan mengevaluasi berbagai organisasi penting dengan satu pendekatan [5]. Belakangan, kerangka Balanced Scorecard dikembangkan lagi oleh Grembergen dan Bruggen (1997)
untuk digunakan secara khusus pada
departemen teknologi informasi [6].
IT Balanced Scorecard memiliki tujuan agar para pengguna dapat menyesuaikan perencanaan dan aktivitas-aktivitas sistem informasi dengan tujuan dan kebutuhan organisasi, menyesuaikan usaha pengguna dengan tujuan sistem informasi, menyediakan pengukuran untuk mengevaluasi efektivitas organisasi sistem informasi, mendorong dan mempertahankan kinerja sistem informasi yang semakin meningkat, dan pencapaian hasil yang seimbang di antara kelompok stakeholder[4].
IT Balanced Scorecard menyediakan
pemaparan dan ulasan yang bersifat
menyeluruh dan terstruktur, sehingga
pengelola SI/TI dapat terus memantau perkembangan setiap aspek dari strategi
penerapan teknologi informasi dengan
mengacu kepada nilai dari masing-masing perspektif.
Penyusunan perangkat evaluasi dengan
IT Balanced Scorecard dimulai dari
menganalisis tujuan bisnis perusahaan yang meliputi visi, misi, tujuan strategis, proses bisnis [7]. Kemudian ditentukan ukuran dari masing-masing perspektif berdasarkan visi dan misi perusahaan, lalu langkah berikutnya yaitu menyusun pembobotan berdasarkan
ukuran yang telah ditetapkan pada
masing-masing persepektif yaitu business
contribution, user orientation, operational excellence, dan future orientation [4].
Tabel1. Perspektif IT Balanced Scorecard
Perspective business contribution
dilakukan untuk mengevaluasi kinerja TI berdasarkan pandangan dari manajemen eksekutif. Perspective user orientation dilakukan untuk mengevaluasi kinerja TI berdasarkan cara pandang pengguna bisnis (pelanggan) dan lebih jauh lagi adalah pelanggan dari unit bisnis yang ada. Perspective operational excellence dilakukan untuk menilai kinerja TI berdasarkan cara pandang manajemen TI. Perspective future orientation dilakukan untuk menilai kinerja TI berdasarkan cara pandang dari departemen itu sendiri, yaitu pelaksanaan, para praktisi dan professional yang ada.
Mengacu pada penelitian sebelumnya dengan menggunakan metode IT Balanced Scorecard yang dilakukan di Indonesia antara lain oleh Hidayanto [3] dan Maula [4] yang bertujuan untuk mengukur kinerja TI, maka pada penelitian ini menggunakan pendekatan IT Balanced Scorecard untuk mengukur kinerja SI/TI pada lembaga pemerintah.
3.
METODE PENELITIAN
Pendekatan yang digunakan dalam
penelitian ini adalah penelitian deskriptif kuantitatif. Lokasi penelitian ini bertempat di Badan Pelayanan Perizinan Tertentu dan Penanaman Modal (BPPT & PM) Kota Salatiga. Data primer diperoleh dari kuesioner yang diperkuat dengan wawancara pendukung yang dilakukan oleh beberapa pihak, antara
lain admin dan staff yang menggunakan aplikasi perizinan, serta observasi ke tempat penelitian untuk menilai keadaan dukungan SI/TI BPPT & PM Kota Salatiga. Data sekunder berasal dari beberapa dokumen terkait rencana strategis organisasi dan
dokumen yang digunakan dalam
implementasi SI/TI. Kuesioner dibagikan kepada staff yang mengoperasikan aplikasi perizinan sebanyak 31 orang yang terdiri dari
empat bidang yaitu bidang pelayanan
perizinan, bidang pelayanan perizinan tertentu, bidang penanaman modal.
Tahapan dalam pengukuran ini diawali
dengan melakukan penyelarasan
(penyesuaian) visi, misi, strategi BPPT & PM Kota Salatiga dan strategi SI/TI. Penyelarasan strategi ini untuk mengetahui tujuan dalam melakukan perencanaan jangka panjang terhadap proses bisnis BPPT & PM Kota Salatiga. Selanjutnya mendeskripsikan ukuran dan sasaran strategi dukungan SI/TI dalam
masing-masing prespektif IT Balanced
Scorecard. Tahapan terakhir adalah dengan melakukan evaluasi dan kemudian menyusun pembobotan berdasarkan ukuran yang telah ditetapkan pada masing-masing parameter.
4.
PEMBAHASAN
BPPT & PM Kota Salatiga merupakan lembaga yang mengurus perizinan investasi,
mempunyai visi untuk mewujudkan
pelayanan perizinan terpadu satu pintu dalam
rangka mendukung “ramah investasi”.
Berdasarkan visi tersebut BPPT & PM Kota Salatiga kemudian menurunkan visinya dalam
beberapa pernyataan misi, yaitu (1)
Meningkatkan kualitas SDM tentang
kehumasan dan keprotokolan; (2)
Meningkatan sarana dan prasarana
operasional; (3) Memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan informasi; (4) Melakukan evaluasi tentang penggunaan aplikasi; dan (5) Sosialisasi kepada masyarakat tentang sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pendaftaran izin online. Misi ini diturunkan lagi menjadi tujuan strategis BPPT & PM Kota Salatiga yang meliputi: (1). Meningkatkan kinerja
BPPT & PM Kota Salatiga dengan
meningkatkan kualitas SDM dengan
memberikan pelatihan kepada petugas
mengenai pentingnya teknologi informasi untuk produktifitas dan kreatifitas petugas,
prasarana dan sarana dengan menggantikan kegiatan menjadi kegiatan otomatisasi sehingga terwujudnya sustainabilitas yang optimal; (2). Mempermudah proses kerja BPPT & PM Kota Salatiga sehingga pekerjaan bisa lebih cepat dikerjakan; (3). Memberikan pelayanan yang memuaskan
untuk masyarakat dengan mengadakan
pendaftaran izin online agar pelayanan lebih mudah dalam rangka memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat; dan (4). Mendorong pemanfaatan Teknologi Informasi
untuk meningkatkan penyelenggaraan
pemerintahan yang lebih efektif dan efisien. Dalam rangka mewujudkan visi diatas BPPT & PM Kota Salatiga meluncurkan aplikasi perizinan yang telah beroperasi sejak 2010. Melalui aplikasi ini, sudah ada sekitar 7.132 permohonan yang ditangani. Untuk melihat bagaimana dukungan SI/TI yang digunakan maka perlu melakukan pengukuran dengan menggunakan kerangka IT Balanced
Scorecard dengan 4 prespektif yaitu
Prespektif Kontribusi Organisasi, Prespektif Orientasi Pengguna, Prespektif Kesempurnaan Operasional, dan Prespektif Orientasi Masa Depan. Total skor dikalikan bobot untuk mendapatkan hasil dari tiap perspektif , yang diukur pada skala 1 (buruk) hingga 4 (baik).
Tabel 2. Perspektif Kontribusi Organisasi
KPI Skor Bobot Hasil
Produktifitas Pegawai 1 0.2 0.2 Anggaran TI 1 0.1 0.1 Prosedur Administarasi 1 0.1 0.1 Kebijakan 1 0.2 0.2 Visi 2 0.4 0.8 TOTAL 1.4
Tabel 3. Perspektif Orientasi Pengguna
KPI Skor Bobot Hasil
Kualitas Pelayanan 3 0.2 0.6 Kepuasan Pengguna 3 0.4 0.9 Evaluasi Aplikasi 3 0.4 1.5 TOTAL 3
Tabel 4. Perspektif Kesempurnaan Operasional
KPI Skor Bobot Hasil
Komunikasi dengan lembaga terkait 3 0.2 1.2 Penanganan kegagalan Sistem 1 0.3 0.1 Keamanan Pelayanan 4 0.5 2.0 TOTAL 3.3
Tabel 5. Perspektif Orientasi Masa Depan
KPI Skor Bobot Hasil
Kualitas SDM 2 0.2 0.4 Peningkatan Sarana & Prasana 3 0.3 0.9 Kepuasan Karyawan 3 0.3 0.9 Pendidikan Karyawan 1 0.2 0.2 TOTAL 2.4
Setelah dilakukan pengukuran melalui keempat perspektif yang ada pada IT Balanced Scorecard yang telah diturunkan dalam Key Performnce Indicator, maka dapat dilihat hasil pengukuran terhadap hasil yang diperoleh dari masing-masing perspektif adalah sebagai berikut:
a. Pada perspektif konstribusi organisasi seperti pada Tabel 2 diatas terdapat beberapa tujuan strategis yang diturunkan dalam key performance indicator yakni prosedur administrasi, keselarasan visi, produktifitas pegawai, anggaran dan
kebijakan. Hasil pengukuran pada
perspektif ini sebesar 1,4 yang berarti bahwa kinerja pada perspektif ini masih sangat rendah. Rendahnya kinerja IT Balanced Scorecard pada perspektif ini dapat terlihat dari persepsi responden pada setiap KPI. Kinerja aktual tertinggi pada perspektif ini hanya mencapai 60% pada sisi keselarasan visi. Di lain pihak kinerja aktual pada produktifitas pegawai dan anggaran TI hanya mencapai 42% dan kebijakan hanya sebesar 55%.
b. Perspektif orientasi pengguna seperti pada Tabel 3 diukur melalui kualitas pelayanan, kepuasan pelanggan, dan
evaluasi aplikasi. Hasil pengukuran pada perspektif ini sebesar 3. Secara umum
perspektif ini sudah menunjukan
pencapaian yang baik. Ini terlihat dari presentase evaluasi aplikasi sebesar 83%, kepuasan pengguna 81% dan kualitas pelayanan 71%. Akan tetapi harus dilakukan beberapa perubahan dari segi kualitas pelayanan agar lebih cepat tanggap dalam menanggapi keluhan pelanggan.
c. Perspektif kesempurnaan operasional seperti pada Tabel 4 dinilai dari komunikasi dengan lembaga terkait,
penanganan kegagalan sistem, dan
keamanan pelayanan. Hasil pengukuran terhadap tujuan strategis pada perspektif ini adalah sebesar 3.3 yang menunjukan bahwa pencapain pada perspektif ini sudah baik. dengan memiliki tingkat keamanan yang tinggi dapat dilihat dari hasil prosentase sebesar 94% serta memiliki komunikasi yang baik dengan instasi terkait lainnya dengan hasil presentase 79%. Akan tetapi penanganan kegagalan sistem mendapat bobot paling rendah yang didapat dari presepsi responden presentasinya hanya 42%, dikarenakan proses penanganan aplikasi perizinan apabila terjadi kerusakan mambutuhkan waktu perbaikan yang lama. Oleh karena itu BPPT & PM Kota Salatiga perlu ada recovery system apabila terjadi kegagalan sistem untuk membantu data tetap aman.
d. Perspektif orientasi masa depan seperti pada Tabel 5 menunjukkan hasil 2.4 dengan presentase tertinggi 80% oleh peningkatan sarana dan prasarana. Pada prespektif ini tujuan strategis dinilai dari kualitas SDM, peningkatan sarana &
prasarana, kepuasan karyawan dan
pendidikan karyawan. Kualitas SDM pencapaiannya masih tergolong cukup
dengan presentase 61%. Hasil ini
dikarenakan masih kurangnya sosialisasi tentang penggunaan aplikasi perizinan, sehingga masih banyak pegawai yang lebih nyaman dengan menggunakan sistem manual. Oleh karena itu BPPT & PM Kota Salatiga perlu meningkatkan lagi kecakapan SDM dengan melatih pegawai bagaimana cara penggunaan aplikasi perizinan. Selain itu perlu
pelatihan khusus terkait TI demi mendukung pemakaian aplikasi perizinan.
5.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian terhadap
pengukuran dukungan SI/TI pada BPPT & PM Kota Salatiga, maka dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat dukungan SI/TI yang digunakan BPPT & PM Kota Salatiga pada Perspektif Kontribusi Organisasi sebesar 1.4, Perspektif Orientasi Pengguna sebesar 3, Perspektif Kesempurnaan Oprasional sebesar 3.3, Perspektif Orientasi Masa Depan 2.4. Dapat dilihat dari hasil pengukuran diatas bahwa penggunaan dukungan SI/TI di BPPT & PM Kota Salatiga sudah cenderung baik, walaupun dalam prosesnya masih ada beberapa kendala, namun sudah bisa ditangani dengan baik. Dari keempat perspektif IT Balanced Scorecard, perspektif kontribusi organisasi mendapat hasil yang paling rendah dikarenakan penerapan aplikasi yang belum maksimal, produktifitas dari pegawai belum efektif dan efisien karena pegawai masih banyak yang menggunakan proses manual, serta penggunaan dana belum efektif untuk proses pengembangan aplikasi.
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Weerakkody, V., Irani, Z., Lee, H., Osman, I., & Hindi, N. E-government Implementation: A bird’s eye view of issues relating to costs, opportunities, benefits and risks. In Information Systems Frontiers (pp. 1–27). 2013.
[2] Haes, S.D and Grembergen, W.V.
Enterprise Governance of Information Technology: Achieving Alignment and Value, Featuring COBIT 5, Springer, London. 2015.
[3] Hidayanto, A.N., Yudiansyah, A., dan Jiwanggi, A.M. Pengukuran Tingkat Dukungan Teknologi Informasi pada Direktorat Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi Direktorat Jendral Pajak dengan Menggunakan IT
Balanced Scorecard. Journal Of
Information System, 6(2), pp117-125. 2010.
[4] Maula, K., Ghozali, K. Evaluasi Kinerja IT pada PT. XYZ Menggunakan IT Balanced Scorecard. Jurnal Teknik Pomits, 1(1), pp1-6. 2012.
[5] Kosasi, S. Pengukuran Kinerja Web
Brinet System dengan Metode IT
Balanced Scorecard. Jurnal Buana Informatika, 6(1), pp1-10. 2015.
[6] Grembergen, V.W. Aligning Business and Information Technology through the
Balanced Scorecard at a Major
Canadian Financial Group: its Status Measured with an IT BSC Maturity Model. Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences, pp1-10. 2001.
[7] Cram, A. The IT Balanced Scorecard Revisited. 2007.
