2 dari 6
Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga
Sertifikasi Profesi Pihak I (First Party Certification)
1. Ruang Lingkup
a. Pedoman ini merupakan persyaratan untuk LSP Pihak-1 dengan persyaratan tertentu, termasuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi profesi.
b. Pedoman ini sebagai persyaratan LSP P-1 dalam memberikan layanan sertifikasi yang berlaku untuk lingkungan suatu industri/organisasinya sendiri (pihak pertama = first party certification)
2. Acuan Normatif
Dokumen yang diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini. Apabila ada perubahan (amademen), dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir.
a. Pedoman BNSP 201. Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi
b. Pedoman BNSP 202. Pedoman Penyiapan dan Lisensi Lembaga Sertifikasi Profesi. c. ISO 17024: 2000. General requirements for bodies operating certification systems of
persons.
d. Kosakata umum SNI 19-9000-2001, Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan Kosakata.
3. Istilah dan Definisi
3.1 Sertifikasi Pihak 1
Sertifikasi Pihak1 adalah sertifikasi kompetensi yang dilakukan oleh LSPP-1 yang merupakan bagian dari industri sendiri untuk tujuan internal industri dalam rangka menjamin dan memelihara kompetensi tenaganya.
3.2 Asesi Uji Kompetensi
Asesi yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi.
3.3 Proses sertifikasi Pihak 1
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSPP-P1 untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi, survailen dan sertifikasi ulang.
3.4 Skema sertifikasi
Persyaratan sertifikasi spesifik yang berkaitan dengan kategori profesi yang ditetapkan dengan menggunakan standar dan aturan khusus yang sama, serta prosedur yang sama, dengan acuan pedoman ini.
3.5 Kompetensi
Kemampuan yang dapat diperagakan untuk menerapkan pengetahuan, keterampilan dan sikap sesuai dengan atribut personal sebagaimana yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.
3.6 Keluhan
Permintaan penilaian kesesuaian selain banding, oleh suatu organisasi perorangan terhadap LSPP-1, untuk melakukan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan kegiatan LSPP-1 atau pelanggannya.
3.7 Evaluasi
3 dari 6
3.8 Asesmen kompetensiMekanisme yang merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur kompetensi calon dan menggunakan satu atau lebih metode misalnya metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.
3.9 Asesor kompetensi
Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau menilai uji kompetensi.
3.10 Surveillance
adalah monitoring berkala, dalam periode sertifikasi personil untuk tetap menjamin kompetensinya selama memegang sertifikat kompetensi.
3.11 Industri
mencakup industri atau organisasi yang menghasilkan produk atau jasa.
4. Persyaratan untuk LSPP-1
4.1 Lembaga sertifikasi
4.1.1 Kebijakan, prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria sertifikasi, harus jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi semua persyaratan dan peraturan organisasi/industrinya serta perundang-undangan yang berlaku. LSPP-1 tidak boleh menggunakan prosedur yang menghambat dan menghalangi akses oleh asesi dan calon, kecuali yang ditetapkan dalam pedoman ini.
4.1.2 LSPP-1 harus menetapkan kebijakan dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan atau pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan.
4.1.3 LSPP-1 harus membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasinya, sesuai dengan hal-hal spesifik yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi.
4.2 Struktur organisasi
4.2.1. Pembentukan
4.2.2. LSP dipersiapkan pembentukannya oleh suatu industri yang mempunyai komitmen membangun dan memelihara kompetensi tenaga kerjanya secara mandiri.
4.2.3. pembentukan LSPP-1 dibuktikan dengan surat keputusan industri untuk pembentukan LSPP-1.
4.2.4. Bentuk organisasi
4.2.5. Organisasi LSPP-1 minimal terdiri atas kepala atau nama lainnya, bagian administrasi, manajemen teknis sertifikasi dan manajemen mutu.
4.2.6. Kepala LSPP-1 bertanggung jawab kepada manajemen puncak industri yang membentuknya.
4.2.7. Bagian Sertifikasi mempunyai tugas:
• memfasilitasi penyusunan Materi Uji Kompetensi dan paket sertifikasi,
• melaksanakan kegiatan asesmen,
• melaksanakan verifikasi TUK pada industrinya,
• mengembangkan skema sertifikasi.
4.2.8. Bagian manajemen mutu mempunyai tugas:
4 dari 6
• memeliharaberlangsungnya sistem manajemen agar tetap sesui dengan standar dan pedoman yang diacu,
• melakukan audit internal dan kaji ulang manajemen LSPP-1.
• melaksanakan tugas-tugas administrasi organisasi LSPP-1.
4.2.9.
Struktur LSPP-1 harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak terkait atas kompetensi, ketidak berpihakan dan integritasnya.4.3 Pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi
4.3.1 LSPP-1 harus menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengases kompetensi calon dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk sertifikasi awal dan pemeliharaan berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut.
4.3.2 LSPP-2 harus menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang mencakup kaji ulang dan validasi skema.
4.3.3. LSPP-2 harus melakukan verifikasi standar kompetensi yang digunakan dalam pengembangan skema sertifikasi.
4.3.4. Standar yang digunakan dalam sertifikasi adalah standar kompetensi yang mencakup SKKNI, Standar internasional dan/atau standar khusus perusahaan.
4.3.5 Kriteria kompetensi asesi uji kompetesi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSPP-1 sesuai dengan pedoman ini dan dokumen relevan lainnya.
4.3.6 LSPP-2 harus mengevaluasi metode asesmen kompetensi calon. Penyelenggaraan asemen kompetensi harus jujur, absah dan dapat dipertanggungjawabkan.
4.4 Sistem manajemen
4.4.1 LSPP-1 harus menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut.
4.4.2 LSPP-1 harus menjamin bahwa:
a) sistem manajemen ditetapkan dan dipelihara sesuai dengan pedoman ini, dan b) sistem manajemennya dimengerti dan diterapkan pada semua tingkat organisasi.
4.4.3 LSPP-1 harus mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.
4.5 Subkontrak
4.5.1 Jika LSPP-1 memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan asesmen kepada asesor subkontrak, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan pencegahan konflik kepentingan harus dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.
4.5.2 LSPP-1 harus:
a) bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau pencabutan sertifikasi.
5 dari 6
kenetralan dapat dikompromikan.
c) memelihara daftar subkontraknya dan menilai serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang didokumentasikan.
4.6 Rekaman
4.6.1 LSPP-1 harus memelihara sistem rekaman yang harus membuktikan bahwa proses sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan survailen, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.
4.6.2 Rekaman harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus disimpan selama periode waktu tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban lainnya.
4.7 Kerahasiaan
LSPP-1 harus menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya, melalui komitmen terhadap peraturan industrinya yang berlaku.
4.8 Keamanan
Seluruh soal-soal asesmen kompetensi dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman oleh LSPP-1, atau subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya.
5 Persyaratan untuk personil LSPP-1
5.1 Umum
5.1.1 LSPP-1 harus menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil yang terlibat dalam proses sertifikasi.
5.1.4 LSPP-1 harus membuat dan memelihara dokumentasi mutakhir mengenai kualifikasi setiap personil. Informasi tersebut harus mudah diakses oleh personil permanen atau yang dikontrak dan harus mencakup:
a) nama dan alamat;
b) organisasi dan jabatannya;
c) pendidikan, jenis dan status personil;
d) pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan bidang tugasnya; e) tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga sertifikasi; f) tanggal pemuktakhiran rekaman
5.2 Persyaratan Asesor Kompetensi dan Asesor Lisensi
5.2.1 Asesor kompetensi harus memenuhi persyaratan LSPP-1 berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan asesor yang ditugaskan untuk suatu uji kompetensi atau bagian dari suatu asemen kompetensi harus dijamin bahwa asesor kompetensi tersebut minimal:
a) mengerti skema sertifikasi yang relevan;
b) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode asesmen kompetensi; c) memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang akan diuji;
d) mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan maupun tulisan dalam bahasa yang digunakan dalam ujian, dan
6 dari 6
dan tidak diskriminatif.
5.2.2 Asesor lisensi harus memenuhi persyaratan LSPP-1 berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan asesor lisensi yang ditugaskan untuk suatu audit internal harus dijamin bahwa asesor lisensi tersebut minimal:
a) mengerti sistem lisensi dan skema sertifikasi yang relevan;
b) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai teknik asesmen sistem mutu LSPP-1; c) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai Sistem Manajemen Sistem LSPP-1;
d) bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian asesmen dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
5.2.3 Jika seseorang asesor kompetensi atau asesor lisensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam asesmen dengan calon, LSPP-1 harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan dan kenetralan ujian tidak dikompromikan. Langkah-langkah tersebut harus direkam.
6. Proses sertifikasi
6.1 Inisiasi
6.1.1 Berdasarkan program industri untuk asemen atau reasesmen dalam rangka ”lifelong learning” dan program pengembangan sumber daya manusia, LSPP-1 harus memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai (term and conditions).
6.1.2 LSPP-1 harus mensyaratkan kelengkapan asesi, yang ditandatangi oleh asesi yang meminta sertifikasi dan mencakup:
a) lingkup sertifikasi yang diajukan;
b) pernyataan bahwa personil yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
c) rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan bukti dan rekomendasi;
d) informasi umum asesi, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi Profesi.
6.2 Evaluasi
6.2.1 LSPP-1 harus mengkaji ulang program sertifikasi untuk menjamin bahwa:
a) LSPP-1 mempunyai kemampuan untuk memberikan sertifikasi sesuai ruang lingkup yang diajukan;
b) LSPP-1 menyadari kemungkinan adanya kekhususan kondisi asesi dan dengan alasan yang tepat dapat mengakomodasikan keperluan khusus asesi seperti bahasa dan/atau ketidakmampuan (disabilities) lainnya;
6.2.2 LSPP-1 harus mengases kompetensi dari asesi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
6.2.3 asesmen harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
6.2.4 LSPP-1 harus membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk kinerja dan hasil asesmen, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
6.3 Keputusan sertifikasi
7 dari 6
informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi. Personel yang membuat keputusan sertifikasi seharusnya tidak boleh berperan serta dalam pelaksanaan asesmen atau pelatihan asesi.
6.3.2 LSPP-1 harus memberikan sertifikasi kepada semua personil yang disertifikasi. LSPP-1 harus memelihara kepemilikan sertifikat sesuai kebijakan industrinya. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi atau disahkan oleh Personel LSPP-1 yang bertanggung jawab.
6.3.3 Sertifikat tersebut minimal harus memuat informasi berikut: a) nama Personel yang disertifikasi dan nomor sertifikat; b) nama lembaga sertifikasi/industrinya;
c) acuan persyaratan kompetensi atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam sertifikasi;
d) ruang lingkup sertifikasi termasuk batasannya; e) tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
6.4 Survailen
6.4.1 LSPP-1 harus menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan personil yang disertifikasi dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
6.4.2 LSPP-1 harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi melalui surveilan sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel yang disertifikasi. Berdasarkan skema sertifikasi, surveillance oleh LSPP-1 dapat mencakup namun tidak terbatas pada:
Uji Proficiensi
Asesmen lapangan;
Keluhan dan informasi dari bagian terkait dalam industri/organisasinya;
Interview terstruktur;
Pengecekan buku kerja.
6.5 Sertifikasi ulang
6.5.1 LSPP-1 harus menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu memenuhi sertifikasi yang mutakhir.
6.5.2 LSPP-1 harus memiliki prosedur dan aturan untuk sertifikasi ulang sesuai dengan skema sertifikasi.
6.6 Penggunaan sertifikat
6.6.1 LSPP-1 harus mensyaratkan bahwa personil yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk:
a) memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b) menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan;
