34
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem ini merupakan penguraian dari suatu aplikasi bantu dengan menggunakan objek yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada.
Tahap analisis ini merupakan tahap untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuha dan yang dibutuhkan untuk membuat suatu aplikasi bantu penerimaan santri baru berbasis web.
4.1.1 Analisis Permasalahan
Di lembaga pendidikan Pondok Pesantren Al-Jawami tersebut terdapat beberapa permasalhan sebagai berikut :
1. Masih lambat dalam mendapatkan informasi keadaan santri baru yang masuk, baik dari identitas diri maupun keuangannya.
2. Data-data terkadang hilang atau sulit teridentifikasi karena pencatatan yang belum terintegrasi dengan sistem komputasi.
3. Ketika santri akan membayar administrasi keuangan yang menunggak, pengurus harus terlebih dahulu melihat catatan kwitansi yang masuk sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencarinya.
4. Tidak ada bukti laporan secara langsung ketika ada santri baru yang masuk ke Pesantren.
4.1.2 Analisis Kebutuhan
Merupakan tahap persiapan, dimana pada tahapan ini dilakukan survey ke lapangan atau lokasi dilakukannya penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.
4.2 Sasaran aplikasi yang dibutuhkan
Sasaran dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah dan membantu permasalahan-permasalahan yang ada pada lembaga pendidikan pesantren yang berkaitan. Adapun sasaran dari aplikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi bantu mampu mengolah data pembayaran. 2. Aplikasi bantu mampu mengolah data operator (petugas). 3. Aplikasi bantu mampu mengolah data bendahara.
4. Aplikasi bantu mampu mencetak laporan data calon santri. 5. Aplikasi bantu mampu mencetak laporan data pembayaran.
4.3 Evaluasi Kelayakan
Tujuan dari evaluasi kelayakan yaitu melakukan pengkajian untuk menilai apakah sistem yang digunakan layak untuk digunakan atau tidak. Evaluasi kelayakan akan dilakukan meliputi :
a.Kelayakan teknik yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemudahan untuk di operasikan.
b.Kelayakan operasi yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemampuan untuk menghasilkan informasi yang lebih baik dan lebih efisien serta tersedianya personil yang mampu untuk mengoperasikan sistem tersebut.
4.4 Data yang Berhubungan dengan Sistem
Data yang secara langsung berhubungan dengan sistem ini terdiri dari:
a.Data penelitian merupakan hasil survey dari tempat yang berkaitan yang di jadikan tempat penelitian.
b.Data user yaitu data mengenai seluruh data yang berhak mengakses sistem.
c.Data kegiatan yang dilakukan di Pondok Pesantren Al-Jawami.
4.5 Ruang Lingkup Dokumen
Entitas-entitas yang berhubungan dengan sistem informasi ini meliputi data
input dan output :
a. Data Input (masukan) admin, pengurus, dan petugas.
b. Data Output (keluaran) mencakup data santri baru, tunggakan, identitas santri.
4.5.1 Analisis Kebutuhan Input
Analisis kebutuha ini dilakukan untuk menentukan input apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan oleh sistem adalah sebagai berikut :
a. Data santri baru
b. Data keuangan santri baru c. Data petugas
4.5.2 Analisis kebutuhan output
Adpun output yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a.Informasi data santri baru
b.Informasi keuangan santri baru c.Informasi tunggakan santri baru
4.6 Pembuatan Sistem Baru Yang Direkomendasikan
Aplikasi bantu pengelolaan pesantren yang di tawarkan oleh peneliti yaitu sistem yang berbasis web, sehingga akan membantu pengurus pesantren dalam mengelola data santri baru.
4.6.1 Karakteristik Pengguna
Adapun pengguna aplikasi bantu ini adalah administrator dan umum yang mempunyai otoritas masing-masing pengguna yang digambarkan dalam tabel 4.1.
Tabel 4.1 Karakteristik Pengguna
No Nama User Hak Akses Jabatan
1. Admin Menambahkan, merubah atau menghapus user name dan password pengolahan, data petugas PSB, dan data bendahara.
Mengelola manajemen sistem, seperti merubah nama, logo, alamat serta nomor telepon intansi terkait.
Administrator
2. Petugas Melakukan pengisian formulir pendaftaran yang telah disediakan oleh aplikasi serta pembayarannya.
Petugas PSB
3. Bendahara Mengisi jumlah uang pendaftara santi baru pada form yanf telah di sediakan.
Bendahara
4. Santri Melakukan pendaftaran baru, melihat data diri serta pembayaran PSB.
4.6.2 Alir Dokumen Berjalan
Alir dokumen adalah pergerakan suatu dokumen dari satu entitas ke entitas yang lain. Dimana entitas terdiri dari entitas dalam dan entitas luar. Entitas dalam adalah entitas yang menerima masukan, melakukan pemprosesan dan menghasilkan keluaran dari sistem. Sedangkan entitas luar adalah entitas yang memberikan masukan dan menerima keluaran dari sistem. Adapun alur sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut :
Dokumen berjalan
Petugas Calon Santri Formulir Mencari Informasi Memberi Formulir Input Data4.7 Perancangan Sistem
4.7.1 Perancangan sistem yang diusulkan
Perubahan sistem yaitu berupa penambahan pada sistem yang sedang berjalan untuk memberikan sistem yang lebih baik. Perancangan sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut :
Gambar 4.2 Alir Dokumen Diagram Perubahan Prosedur
Dalam flowchart digambarkan bahwa proses pengolahan data santri baru Pesantren Al-jawami dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai media pencatatan data santri. Pencatatan data santri baru dilakukan dengan
menggunakan form isian untuk calon santri, yang akan disimpan sebagai arsip dalam suatu komputer. Dilain pihak, proses pelaporan akan dapat dilakukan dengan mengambil data dalam komputer.
4.8 Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada yang dihasilkan oleh sistem, jadi kebutuhan fungsional dalam membangun aplikasi ini harus berisi kebutuhan informasi pada Pondok Pesantren Al-Jawami. Proses ini dilakukan setelah non fungsional selesai. Untuk mempermudah menggambarkan hasilnya, maka dibentuklah hasil analisis kebutuhan fungsional dalam bentuk diagram.
4.8.1 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan entitas luar. Diagram konteks sebagai transformasi dari suatu proses data masukan menjadi keluaran. Berikut adalah diagram konteks yang disajikan untuk aplikasi bantu pengelolaan pesantren.
Berikut ini diagram konteks sistem yang diusulkan pada sistem penerimaan santri baru di Pondok Pesantren Al-Jawami Bandung :
Apliksi Bantu Penerimaan Santri Baru
Admin Calon Santri
Data Login Data Admin Info Login Info Admin Data login Data petugas Data pendaftar Data Pendaftar Data Bayar Data Login
Info Data Bayar Info Data Pendaftar
Info Login
Info Data login Info petugas Info Pendaftar Data Bayar Data Login Bendahara Petugas Info Bayar Info Login
Gambar 4.3 Diagram Konteks
Gambar diagram konteks diatas menjelaskan tentang sistem Aplikasi bantu Pengolahan Pesantren yang akan dibangun.
4.8.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada untuk dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Berikut ini adalah Data Flow Diagram yang diusulkan :
Data pendaftar Data bayar 3 Pengolahan data santri baru 2 Pengolahan keuangan pendaftaran 4 Laporan Login admin
Info login admin
Data pendaftar Data bayar Db _ calonsantri Calon santri Admin Bendahara Data _ pembayaran Db _ pembayaran Data bayar Lap keuangan PSB Petugas Data pendaftar Data bayar 1 Pengolahan Judul dan User
Db _ operator Lap user Data santri baru Data operator Data santri baru Gambar 4.4 DFD level 1
1. DFD Level 2 terlihat pada gambar 4.5 berikut : Admin Calon Santri Data Admin Data Login Info Admin Info Login Data Pendaftar Info Pendaftar Info Bayar Data Bayar Bendahara Petugas 2.1 Login 2.4 Pembayaran 2.2 Isi Formulir Db_operator Db_pembayaran Db_calonsantri Data Login Info Login Info login Data login
Info data santri
Info data pembayaran
2. DFDLevel 3 terlihat pada gambar 4.6 berikut : Calon santri Db_santri Petugas Data Santri Data Santri Data Santri
Data Santri Data Santri
D a ta S a n tr i D a ta S a n tr i D a ta S a n tr i 3.1 Input data santri 3.2 Update data santri 3.3 Hasil pengolahan data santri Gambar 4.6 DFD level 3
3. DFDLevel 4 terlihat pada gambar 4.7 berikut : Petugas Bendahara 4.1 Input pembayaran santri 4.2 Input data santri Calon santri Db_calonsantri 4.3 Hasil laporan Data santri Data pembayaran Data pembayaran Data santri Id santri Data santri Data santri Data santri Data pembayaran Data santri Id santri Gambar 4.7 DFD level 4 4.8.3 Entity-Relationship Diagram
Perancangan database diperlukan agar kita bisa memiliki database yang benar dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam menambah, mengubah, dan menghapus data. Perancangan database bisa digambarkan dengan ERD. Berikut ERD dari sistem yang dibuat dapat dilihat pada gambar 4.8.
Tipe_foto Foto_cs
Santri
Id_ Tpt_lahir Nama_lengkap Tahun_ajaranNama_panggil Tgl_lahir Alamat Jenis_kelamin
Gol_darah Pend_akhir No_tlp_cs Nm_bapa Kerja_bapa No_tlp_hub Tgl_daftar Menempati Pesantren Melakukan Melakukan Pendaftaran Pembayaran Id_bayar Id_cs Kode-bayar Jml_bayar Tgl_bayar Id_operator No_kwitansi
Gambar 4.8 ERD Aplikasi bantu PSB
4.8.4 Kamus Data
Kamus data dari sistem yang dibangun dapat dilihat pada tabel 4.2 berikut: Tabel 4.2 Kamus data
No Data Kamus Data
1. Calon santri [Id_cs+Tahun_ajaran+Nama_lengkap+Nama_panggil+Tpt_lah ir+Tgl_lahir+Alamat+Jenis_kelamin+Gol_darah+Pend_akhir+ No_tlp_cs+Nm_ibu+Kerja_ibu+Nm_bapa+Kerja_bapa+No_tl p_hub+Tgl_daftar+Foto_cs+Tipe_foto] 2. Pembayaran [Id_bayar+Id_cs+Kode_bayar+Jml_bayar+Tgl_bayar+Id_oper ator+Ket+No_kwitansi] 3. Operator [Id_operator+Nama_operator+User_name+Password+Jabat+N o_tlp_op]
4. Ref Bayar [Kode_bayar+Ket]
5. Bayar [Id_keu+Kode_bayar+Jumlah+Tahun_ajaran]
6. Kwitansi [No_kwitansi+Id_cs+Total_bayar+Tgl_bayar+Penerima] 7. Ref sist [id_sist+Namalembaga+Alamatlembaga+Pimpinanlembaga+T
4.8.5 Perancangan Tabel 1. Tabel calon santri
Nama tabel : tb_calonsantri Kunci primer : id_cs
Kunci sekunder : -
Tabel 4.3 Tabel Calon santri
No Field Tipe Ukuran
1 id_cs Bigint 7 2 tahun_ajaran varchar 9 3 nama_lengkap varchar 50 4 nama_panggil varchar 30 5 tpt_lahir varchar 20 6 tgl_lahir Date 7 Alamat Text 8 jenis_kelamin varchar 1 9 gol_darah varchar 2 10 pend_akhir varchar 50 11 no_tlp_cs varchar 12 12 nm_ibu varchar 30 13 kerja_ibu varchar 50 14 nm_bapa varchar 30 15 kerja_bapa varchar 50 16 no_tlp_hub varchar 12 17 tgl_daftar Date 18 foto_cs varchar 50
2. Tabel pembayaran
Nama tabel : tb_pembayaran Kunci primer : id_bayar
Kunci sekunder : id_cs, id_operator, no_kwitansi
Tabel 4.4 Tabel Pembayaran
No Field Tipe Ukuran
1 id_bayar Bigint 10 2 id_cs Bigint 7 3 kode_bayar varchar 6 4 jml_bayar decimal 7,0 5 tgl_bayar Date 6 id_operator Int 2 7 Ket Text 8 no_kwitansi Bigint 10 3. Tabel operator
Nama tabel : tb_operator Kunci primer : id_operator Kunci sekunder : user_name
Tabel 4.5 Tabel Operator
No Field Tipe Ukuran
1 id_operator Int 2 2 nama_operator varchar 50 3 user_name varchar 20 4 Password varchar 32 5 Jabat varchar 20 6 no_tlp_op Int 12
4. Tabel Ref bayar
Nama tabel : ref_bayar Kunci primer : kode_bayar Kunci sekunder : -
Tebel 4.6 Tabel Ref bayar
No Field Tipe Ukuran
1 kode_bayar varchar 6
2 Ket varchar 50
5. Tabel bayar
Nama tabel : tb_bayar Kunci primer : id_keu Kunci sekunder : -
Tabel 4.7 Tabel Bayar
No Field Tipe Ukuran
1 id_keu Int 3
2 kode_bayar varchar 6
3 Jumlah decima 7,0
6. Tabel kwitansi
Nama tabel : tb_kwitansi Kunci primer : no_kwitansi Kunci sekunder : id_cs
Tabel 4.8 Tabel Kwitansi
No Field Tipe Ukuran
1 no_kwitansi Bigint 10
2 id_cs Bigint 7
3 total_bayar decimal 8,2
4 tgl_bayar Date
7. Tabel refisi sistem
Nama tabel : ref_sist Kunci primer : id_sist Kunci sekunder : -
Tabel 4.9 Tabel Refisi sistem
No Field Tipe Ukuran
1 id_sist Int 1
2 Namalembaga Text
3 Alamatlembaga Text
4 Pimpinanlembaga varchar 50
4.8.6 Perancangan Antar muka
Adapun kebutuhan antar muka yang harus ada dalam aplikasi bantu penerimaan santri baru (PSB) di pondok pesantren Sindangsari Al-Jawami adalah:
A. Login
Pada menu login user mengisikan data user name dan password yang telah disediakan oleh admin. User admin user operator user bendahara dan user pengurus.
Gambar 4.8 Halaman Login Utama
Algoritma Flogin
{Algoritma untuk form login}
Kondisi awal : Input Username dann Password Kondisi akhir : Tampil form Menu
Kamus
Admin, bendahara, operator, pass : String Deskripsi
Output (‘aplikasi bantu pengolahan data PSB’)
Output (‘username’) ; input (admin, bendahara, operator) Output (‘password’) ; input (pass)
If (username = admin, bendahara, operator) and (password = pass) then
Output (Fmenu) Else
Output (mesagge gagal) End if
Login Pengguna
Username
Password
B. Menu admin
Pada tampilan menu admin menampilkan manajemen sistem yang berfungsi merubah nama, dan alamat.
Gambar 4.9 Perancangan Halaman Admin
Algoritma Fadmin
{Algoritma untuk form admin}
Kondisi awal : pilih pengaturan Kondisi akhir : Tampil data pengguna Kamus
No : number
Nama lengkap, nama login, jabatan, no tlp : String Deskripsi
Output (‘Pengaturan Pengguna’) Output (‘No’)
Output (‘Nama lengkap’) Output (‘Nama login’) Output (‘jabatan’) Output (‘no tlp’)
If tambah pengguna then
Output (Ftambah pengguna) Else
If ubah then
Output (Fubah pengguna) End if
Nama Aplikasi Logo
Content footer Halaman depan Data PSB cari santri Peng aturan Logout
C. Menu operator
Pada halaman ini menampilkan bagaimana seorang operator atau petugas PSB menginput Data Santri Baru.
Gambar 4.10 Perancangan Halaman Operator PSB
Algoritma Foperator
{Algoritma untuk form operator}
Kondisi awal : pilih formulir PSB Kondisi akhir : Tampil data PSB Kamus
No urut : number
Nomor induk,nama lengkap, jeniskelamin, nama ayah, nama ibu, alamat : String
Deskripsi
Output (‘formulir PSB’) Output (‘No urut’) Output (‘Nama lengkap’) Output (‘jeniskelamin’) Output (‘nama ayah’) Output (‘nama ibu’) Output (‘alamat’) If ubah then
Output (Fubah santri) End if
Nama aplikasi Logo
Content footer Halaman depan Data PSB Formulir PSB cari santri Pem bayaran Peng aturan Logout
D. Menu bendahara
Halaman ini dikelola oleh bendahara penerimaan santri baru dalam memantau, menginput besar biaya santri baru per item, membuat laporan keuangan yang masuk dan mengecek santri baru yang masih mempunyai tunggakan pendaftaran santri baru.
Gambar 4.11 Perancangan Halaman bendahara
Algoritma Fbendahara
{Algoritma untuk form bendahara} Kondisi awal : pilih keuangan PSB Kondisi akhir : Tampil keuangan Kamus
No : number
Kode, keterangan, jumlah : String Deskripsi Output (‘keuangan’) Output (‘No’) Output (‘kode’) Output (‘keterangan’) Output (‘jumlah’) If ubah then
Output (Fubah keuangan) End if aNaN isaAiNpA Logo Content footer Halaman depan Data PSB cari santri Ke uangan Peng aturan Logout
