19
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SELEKSI SISWA UNTUK
MAGANG KE JEPANG PADA LEMBAGA PENDIDIKAN
KETERAMPILAN HINOMARU PADANG
Ramadhani
Sistem Informasi, STMIK Royal Kisaran Jl. Prof. H.M. Yamin No.173 Kisaran, Telp: 0623-41079
Email : [email protected]
Abstrak
Lembaga Pendidikan Khusus (LPK) HINOMARU Padang dalam melakukan pencatatan data seleksi siswa masih manual artinya belum menggunakan program aplikasi. Contoh dalam membuat laporan masih menggunakan microsoft Excel dan pengarsipan dalam bentuk dokumen yang disimpan di lemari. Pengamatan yang dilakukan di LPK HINOMARU Padang bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan data seleksi siswa yang nantinya akan merancang sistem baru yang mampu mengatasi kendala yang sering terjadi dalam proses mengolah data seleksi siswa. Untuk itu dibangun sistem informasi menggunakan bahasa pemograman PHP dalam melakukan pengolahan data seleksi siswa untuk magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang, sehingga informasi dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Kelebihan dari sistem yang diusulkan ini adalah dalam pencatatan data seleksi siswa disimpan dalam database sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan, dengan demikian proses pengolahan data menjadi lebih jelas, cepat dan tepat.Sistem informasi pengolahan data seleksi siswa untuk magang ke Jepang pada lembaga pendidikan khusus (LPK) HINOMARU Padang dirancang dengan mengunakan konsep System Development Life Sycle (SDLC).
Kata kunci : Sistem informasi, pengolahan data, seleksi magang ke Jepang.
1.1 Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantu akan memudahkan suatu instansi dalam melakukan pengolahan data yang menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan. Pengolahan data yang memanfaatkan teknologi informasi ini berdasarkan dua aspek utama yakni: bahasa pemrograman dan basis data. penggunaan bahasa pemrograman ini berupa perintah, sintak-sintak ke komputer, sedangkan basis data adalah media penyimpanan ketika dilakukan proses pengolahan data.
Lembaga Pendidikan Khusus (LPK) HINOMARU Padang merupakan sebuah Lembaga Pendidikan yang mengajarkan bahasa Jepang. LPK HINOMARU Padang didirikan oleh para alumni The International Manpower Development Organization Japan (IM Japan, Lembaga ini merupakan fasilitator bagi para pemuda yang ingin melakukan magang ke Jepang. Dalam melakukan proses dan kegiatan pengiriman tenaga magang ke Jepang LPK HINOMARU bekerja sama dengan berbagai instansi baik pemerintah antara lain : Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Sumatera Barat, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja (DINSOSNAKER) Kota Padang, Balai Latihan Kerja (BLK) kota Padang.
Selama ini pemanfaatan teknologi informasi untuk pengolahan data seleksi siswa di LPK HINOMARU Padang belum dimanfaatkan dengan baik. Pengolahan data seleksi siswa masih menggunakan MS. Office, sehingga berakibat
lambat dan tidak optimalnya proses pengolahan data, penyajian laporan, dan proses pencarian data nilai siswa yang telah melakukan seleksi atau tes di LPK HINOMARU Padang.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka permasalahan yang dihadapi dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana caranya agar proses pengolahan data seleksi siswa di LPK HINOMARU bisa di olah dengan cepat, tepat dan akurat
2. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pengolahan data seleksi siswa pada LPK HINOMARU Padang?
1.3 Tujuan
Berdasarkan dari permasalahan di atas, adapun tujuan dari penulis tugas akhir ini adalah Untuk merancang dan membuat sistem informasi pengolahan data seleksi siswa yang akan melakukan magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang.
2.1 Pengertian Sistem
20 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang saling terkait antara unsur data
software, hardware, sumber daya manusia dan kelembagaan serta aturan mainnya. Mengembangkan sistem informasi berarti mengembangkan seluruh unsur tersebut secara menyeluruh, tidak bisa dilakukan secara parsial
atau sendiri-sendiri. “Sistem Informasi adalah suatu di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan merupakan kegiatan stategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan oleh pihak luar. Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta, ( 2007:1). 2.1.3.1 Persyaratan Umum Untuk Magang Ke Jepang,
Adapun persyaratan umum untuk mengikuti pelatihan pemagangan ke Jepang antara lain :
1. Laki - laki
2. Minimal lulusan SLTA / sederajat
3. Umur minimal 19 tahun, maksimal 26 tahun 4. Tinggi minimal 60 cm, berat badan 55 kg 5. Sehat jasmani dan rohani
6. Mendapat izin dari orang tua / wali
2.1.3.2 Persyaratan Khusus Untuk Magang Ke jepang
Adapun persyaratan khusus untuk mengikuti pelatihan pemagangan ke Jepang yakni Pemeriksaan Kesemaptaan tubuh yakni, Meliputi pemeriksaan fisik/tubuh yang meliputi tinggi badan, berat badan, cacat tubuh, buta warna, fungsi organ tubuh. (Febrialdi, 2017)
2.1.4. Bahasa Pemrograman PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor
yaitu bahasa pemograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada
server (server side HTML embeded scripting).
PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru uptodate. Semua script
dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan. PHP termasuk dalam open source product, jadi pengguna dapat merubah source code dan mendistribusikannya secara bebas. PHP juga diedarkan secara gratis. Pengguna bisa mendapatkannya secara gratis. PHP juga dapat berjalan di berbagai web server semisal IIS, Apache, PWS, dan lain-lain.
Adapun kelebihan-kelebihan dari PHP 1. PHP mudah dibuat dan kecepatan akses tinggi
2. PHP dapat berjalan dalam web server
yang berbeda dan dalam sistem operasi yang berbeda pula. PHP dapat berjalan di sistem operasi UNIX, Windows98, Windows NT dan Macintosh.
3. PHP diterbitkan secara gratis.
4. PHP juga dapat berjalan pada web server Microsoft Personal Web Server, Apache, IIS, Xitami dan sebagainya.
5. PHP adalah termasuk bahasa yang embedded (bisa di tempel atau diletakan dalam tag HTML). 6. PHP termasuk server-side programming. dan gambar video. (Maimunah 2017, " Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017”).
3. Analisis Sistem
3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa merupakan kegiatan untuk menguraikan sistem yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi sekaligus mengevaluasi permasalahan atau hambatan yang ada pada sistem serta merencanakan kebutuhan untuk perbaikan sistem. Langkah yang dilakukan sebelum merancang suatu sistem yang baru adalah melihat terlebih dahulu sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses sistem pengolahan data yang sedang berjalan dan menelusuri masalah-masalah yang dihadapi, sehingga dapat diketahui kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. Untuk menghasilkan analisis yang baik serta memuaskan, maka perlu dilakukan studi kelayakan yang ditujukan untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan.
Sistem pengolahan data seleksi magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang saat ini masih belum optimal, karena selama ini sistem pengolahan data seleksi untuk magang hanya menggunakan cara manual yaitu menggunakan
21 jelasnya, aliran sistem pengolahan data siswa
magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:
Gambar 3.1 ASI lama sistem informasi seleksi magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang.
3.2 Analisis Sistem yang Diusulkan
Perbedaan mendasar antar sistem informasi yang diusulkan dengan sistem yang sedang berjalan terletak pada penggunaan database sebagai media penyimpanan data, dimana pada sistem informasi yang diusulkan menggunakan program aplikasi dalam melakukan pengolahan data. Aliran sistem informasi pengolahan data siswa magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang yang diusulkan dapat di lihat pada Gambar 3.2 berikut :
Gambar 3.1 ASI lama sistem informasi seleksi magang ke Jepang pada LPK HINOMARU Padang
4. Perancangan Sistem Informasi 4.1.1 Context Diagram (CD)
CD merupakan penggambaran sistem informasi garis besar. Dibawah ini merupakan gambaran CD sistem informasi pengolahan data seleksi siswa magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang yang melibatkan 4 entity
yaitu, Siswa, Guru, Staff administrasi, dan
Pimpinan. Berikut adalah konseptual dari context diagram atau disebut juga dengan level 0 (zero):
Gambar 4.1 Context Diagram / DFD Level 0 (zero) Sistem Informasi Pengolahan data Seleksi Magang Ke Jepang Pada LPK HINOMARU Padang.
4.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Adapun DFD level 1 (one) Pengolahan data seleksi magang ke jepang pada LPK HINOMARU Padang dapat di lihat pada Gambar 4.2 berikut ini:
Gambar 4.2 Data Flow Diagram / DFD Level 1 (one) Sistem Informasi Pengolahan data Seleksi Magang Ke Jepang Pada LPK HINOMARU Padang
5. Hasil Implementasi Sistem Informasi 5.1 Input
Sistem Informasi Pengolahan Data Seleksi Magang ke Jepang Pada LPK HINOMARU Padang memiliki 7 form input data, yaitu form
22 5.1.1 Form Input Data Seleksi Administrasi
5.1.2 Form Input Data Siswa
5.1.3 Form Input Data Guru
5.1.4 Form Input Data Ujian
5.1.5 Form Input Data Tes Matematika
5.1.6 Form Input Data Tes Fisik
5.1.7 Form Input Data Tes Huruf
5.2 Output
Form output merupakan jembatan untuk
menghasilkan dokumen yang ingin dicetak. Form output memberikan laporan nilai huruf
persiswa, laporan gabungan per periode, dan laporan gabungan pertahun.
5.2.1 Daftar Peserta Seleksi Administrasi
23 5.2.3 Laporan rekapitulasi Hasil Ujian Siswa
5.2.4 Laporan Jadwal Periode
5.2.5 Laporan Kartu Ujian
5.2.6 Sertifikat
Daftar Pustaka
Kusrini, 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta. Nofial Febrialdi, 2013. Magang Ke Jepang
