APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA ABSENSI GURU BERBASIS WEB
DALAM MENILAI KINERJA GURU SD NEGERI
PERUMNAS 5 TANGERANG
Aris1) Veronika Fransiska2) Silvina Eko Ristanti3) Ismi Nurhasanah4)
1,2,3,4) STMIK Raharja, Jln. Jend Sudirman 40 Modern Cikokol, Tangerang Kota.
Email: aris@ r a h ar j a. i nfo; vero.fransiska @ r a h a rj a. i n fo ; silvinaekoristanti@raharja.info;Ismi Nurhasanah@raharja.info
ABSTRAK
Kebutuhan dalam pengolahan data yang cepat dan akurat dibutuhkan oleh setiap instansi pemerintah. SD Negeri Perumnas 5 Tangerang adalah salah satu instansi yang memerlukan sebuah sistem yang cepat dalam pengolahan data.Pada instansi ini terdapat suatu sistem absensi guru yang masih berjalan secara manual, dimana dalam penerapan sistem absensi ini terdapat beberapa hal yang menjadi masalah, yaitu diantaranya adalah keefektifan proses pengabsenan dan efisiensi penggunaan kertas, bentuk laporan absensi juga masih berupa hardcopy berkas yang dapat menyulitkan dalam proses pencarian data, dan kemungkinan terjadinya berkas absensi yang tercecer dan hilang.Untuk memperoleh data-data yang diperlukan selama penelitian penulis menggunakan beberapa metode, antara lain: wawancara, observasi dan studi pustaka.
Kata kunci : Absensi, Guru, Instansi, Sekolah.
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi saat ini, kebutuhan akan teknologi yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan untuk menunjang aktivitas manusia, salah satunya adalah absensi guru. Teknologi tersebut dapat memberikan manfaat khususnya dalam bidang kedisiplinan. Berbagai instansi pendidikan berusaha mengembangkan usahanya dengan cara melakukan banyak perubahan dengan memanfaatkan teknologi komputer sebagai pengganti tenaga kerja manusia. Selain itu
komputer memiliki komponen penting dari teknologi informasi yaitu database yang dapat
mendukung penyimpanan data dalam jangka waktu yang lama.Dalam bidang pendidikan
absensi guru memegang peranan penting dalam setiap kegiatan belajar-mengajar. Disamping itu, absensi dapat juga menjadi tolak ukur tentang bagaimana kedisiplinan guru yang bersangkutan. Pendataan absensi guru merupakan salah satu faktor dalam pengelolaan sumber
daya manusia (SDM/ Human Resources Management). Informasi yang mendalam dan terperinci
mengenai kehadiran seorang guru, dapat dijadikan salah satu tolak ukur prestasi kemajuan instansi atau sekolah.
Sistem absensi guru yang saat ini diterapkan, memiliki pola dimana absensi dilakukan secara manual setiap harinya oleh semua guru yang bersangkutan terhadap guru piket, serta di rekap secara manual oleh pegawai tata usaha dan untuk selanjutnya diserahkan kepada kepala sekolah setiap bulannya. Sistem tersebut memakan waktu yang lama serta membutuhkan seperangkat alat tulis kantor sehingga seiring dengan berjalannya waktu akan terjadi
penumpukan data berupa lembaran kertas absensi secara menahun. Dampak hal tersebut yaitu
data akan menjadi usang dan tidak dapat dipergunakan kembali sebagai riwayat kedisiplinan
guru yang bersangkutan di masa depan. Dengan demikian penulis membuat aplikasi berdasarkan sistem lama yang diperbaharui agar sistem menjadi lebih baik.
Adapun masalah-masalah yang akan dibahas adalah :
b. Mengapa absensi guru pada sistem yang baru menggunakan perangkat magnetic id-card ?
c. Bagaimana dampak penerapan database pada sistem yang baru ini ?
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini, metode yang digunakan meliputi metode survey, metode analisis system dan metode perancangan serta implementasi system. Metode pengumpulan data meliputi: wawancara, observasi dan studi pustaka.
Metode analisa sistem merupakan kegiatan menganalisa sistem yang berjalan sampai dengan usulan untuk mengetahui bagaimana proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan, mempelajari keunggulan dan kelemahan dari sistem, memahami dan memodelkan proses yang ada, mengenai proses apa yang diperlukan, bagaimana hubungan proses, arus data,
penyimpanan data serta kebutuhan akan data.
KAJIAN LITERATUR
Mesin absensi digital ID card adalah jenis mesin absensi yang menggunakan magnetic
ID card (kartu identitas) untuk mendata absensi atau daftar kehadiran karyawan dan mulai dipergunakan sejak 1980. Sama halnya dengan mesin absensi digital yang menggunakan metode digital (data diproses secara digital) tapi bedanya terletak pada media yang digunakan, Mesin absensi digital jenis ini seperti merupakan paduan dari mesin absensi manual yang menggunakan kartu namun metode pendataan absensinya secara digital.
Adapun mesin absensi jenis ini lebih canggih dan modern dibandingkan dengan mesin absensi kartu terdahulunya yaitu yang manual karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan.
Identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin. Itu artinya pemakaian mesin
absensi digital ID card/swipe card lebih praktis dan simpel. Kelebihan lainnya yaitu terletak pada
harganya. Meskipun penggunaannya lebih canggih dan praktis, mesin absensi digital ID card ini tidak terlampau mahal dan bahkan seharga dengan yang manual.
Data karyawan terlebih dahulu di data dan kartu yang akan digunakan untuk dimasukkan ke dalam slot mesin absensi diautentifikasi terlebih dahulu pada sistem oleh pemilik perusahaan. Lalu, setelah instalasi dan siap digunakan di kantor, karyawan akan di data melalu mesin absensi ini dengan cara menggesekkan kartu identitas (ID card) mereka masing-masing segera setelah tiba di kantor sebelum memulai bekerja. Lalu, data karyawan yang masuk masuk secara otomatis ke sistem dan kemudian diproses untuk memungkinkan staf HR melacak kehadiran karyawan.
Penilaian adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, analisis dan interpretasi data sebagai bahan dalam rangka pengambilan keputusan. Dengan demikian, dalam setiap kegiatan penilaian, ujungnya adalah pengambilan keputusan. Penilaian kinerja ketua program keahlian tidak hanya berkisar pada aspek karakter individu melainkan juga pada hal-hal yang menunjukkan proses dan hasil kerja yang dicapainya seperti kualitas, kuantitas hasil kerja, ketepatan waktu kerja, dan sebagainya.
Pelaksanaan Penilaian Kinerja Guru meliputi penilaian formatif dan sumatif. Dalam satu tahun pelajaran, sekurang-kurangnya pelaksanaan penilaian kinerja sebanyak dua kali yakni awal tahun pelajaran dan akhir tahun pelajaran. Artinya setiap semester guru akan dinilai kinerjanya.
Jabatan fungsional Guru adalah jabatan fungsional yang mempunyai: ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik.
Fungsi Penilaian Kinerja Guru
2. Untuk menghitung angka kredit yang diperoleh guru atas kinerja pembelajaran, pembimbingan, atau pelaksanaan tugas tambahan yang relevan dengan fungsi sekolah yang dilakukannya pada tahun tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem pengolahan data absensi guru yang baru berubah menjadi transparan, dan
bersifat real-time. Sistem tersebut diharapkan lebih efektif dan transparan dalam memperkecil
kemungkinan terjadinya tindakan yang tidak sesuai etika guru dalam proses absen.Magnetic id-card yang merupakan mesin utama dalam aplikasi. Dengan dibuatnya aplikasi pengolahan data absensi guru, proses absensi dan pengolahan nilai dapat dilakukan dengan lebih mudah, bukan lagi bergantung pada rekap absensi yang berupa lembaran kertas.Sesuai dengan sistem yang baru dibuat maka diperlukan harddisk sebagai media penyimpanan database, sehingga memudahkan kinerja Staff Tata Usaha dalam hal rekapitulasi absensi guru.
Berdasarkan perubahan sistem absensi guru yang terjadi dan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru telah ditentukan, maka langkah-langkah berikutnya yaitu
perancangan atau design sistem usulan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang lama
dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses design sistem dari awal
hingga akhir penelitian.
Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program
Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 6.4 untuk menggambarkan use case diagram,
activity diagram, sequence diagram, state diagram,dan class diagram.
A. Use Case Diagram Absensi Guru
Gambar 1. Use Case Diagramabsensi guru yang diusulkan
Berdasarkan gambar 1 diatas, rancangan use case diagram absensi guru SDN Perumnas 5
Tangerang terdapat:
1) 1 (satu) sistem yang merupakan rancangan usulan proses sistem pada absensi guru.
2) 3 (tiga) actor yang dapat melakukan kegiatan yaitu: Guru, Tata Usaha, dan Kepala
Sekolah.
3) 5 (lima) use case yang dapat dilakukan oleh actor tersebut.
4) 3 (tiga) include yang menjelaskan bahwa use case tersebut berasal dari sumber
secara eksplisit dari use case sebelumnya.
B. Activity Diagram Sistem
Activitydiagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang
berjalan, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana
mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses pararel yang mungkin
akan terjadi pada beberapa eksekusi. Activitydiagram merupakan state diagram khusus, dimana
sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di trigger oleh selesainya state
sebelumnya behaviorinternal sebuah sistem ( dan interaksi antar subsistem) secara eksas, tetapi
lebih menggambarkan proses-proses dan jalur aktivitas dari level atas secara umum.
Gambar 2. Activity Diagram User
Berdasarkan gambar 4.2 diatas, rancangan Activity DiagramUser, terdapat:
1) 1 (satu) initial node, objek yang diawali.
2) 10 (sepuluh) actions yaitu;datang, absen (datang), absen (pulang), cuti, input (cuti),
izin, input (izin), selesai.
3) 4 (empat) buat fork node, sebagai percabangan menu guru.
4) 1 (satu) final node, objek yang diakhiri.
C.Activity Diagram Sistem Akses Admin
Gambar 3.Activity Diagram sistem akses Admin
Berdasarkan gambar 3 diatas, rancangan Activity Diagram pada sistem akses Admin terdapat :
1) 1 (satu) Initial node,objek yang diawali.
2) 39(tiga puluh sembilan) Actions yang mewakili setiap aktifitas.
3) 1 (satu) Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
4) 13(tiga belas) Fork node sebagai percabangan menu Admin.
D.Class Diagram Sistem Yang Diusulkan
Class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan
sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class
diagram menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan
layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut.
Gambar 5. Class Diagram sistem yang diusulkan
Perancangan Layar
A. Tampilan Program Absensi Guru
Gambar 6. Tampilan Program Absensi Guru
Gambar 7.Tampilan Menu Add User Absen
C. Tampilan Menu Add Data Guru
Gambar 8.Tampilan Menu Add Data Guru
KESIMPULAN
Setelah penulis melakukan observasi dan wawancara pada SD Negeri Perumnas 5 Tangerang, maka penulis membuat kesimpulan berdasarkan rumusan masalah, yaitu:
1. Sistem pengolahan data absensi guru yang baru berubah menjadi transparan, dan bersifat real-time. Sistem tersebut diharapkan lebih efektif dan transparan dalam memperkecil kemungkinan terjadinya tindakan yang tidak sesuai etika guru dalam proses absen.
2. Magnetic id-card yang merupakan mesin utama dalam aplikasi. Dengan dibuatnya aplikasi pengolahan data absensi guru, proses absensi dan pengolahan nilai dapat dilakukan dengan lebih mudah, bukan lagi bergantung pada rekap absensi yang berupa lembaran kertas.
3. Sesuai dengan sistem yang baru dibuat maka diperlukan harddisk sebagai media penyimpanan database, sehingga memudahkan kinerja Staff Tata Usaha dalam hal rekapitulasi absensi guru.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hanif Al Fatta.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern . Yogyakarta:Amikom.
Informatics. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal Edisi 1 Vol. 1.
3. Jogiyanto, H.M. 2008. Sistem Teknologi Informasi: Pendekatan Terintegrasi Konsep
Dasar Teknologi, Aplikasi, Pengembangan Dan Pengelolaan. Yoyakarta: Andi. Edisi Ke-3.
4. Maimunah. 2012. Media Company Profile Sebagai Sarana Penunjang Informasi Dan Promosi. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal Edisi 1 Vol. 5.
5. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi.
6. Rahardja, Untung. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Methode DMQ Base Level. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal Vol. 4, No. 3. 7. Wahana Komputer. 2010. Shortcource SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi. Edisi Ke-1.
8. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
Offset.
