SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI
Makalah
Untuk memenuhi Tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN
INTERNAL FORUM DAN QUIZ EL - 03 Jurusan Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Siti Maesaroh (55516120009)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS MERCU BUANA
ABSTRACT
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL
ABSTRACT……….. ... i DAFTAR ISI ... ii BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ……... 4 1.2. Perumusan Masalah... 5 1.3. Tujuan dan Manfaat Pembelajaran ... 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem Informasi ... 6 2.2. Organisasi dan Sistem Informasi... 6
BAB III METODE PENELITIAN
... 9
BAB IV STUDI KASUS
4.1. Dampak Implementasi Sistem Informasi Bagi Organisasi ... 10 4.2.Model Rantai Nilai Guna Membantu Aktivitas Bisnis Dalam
Mengidentifikasi Peluang Untuk Aplikasi Sistem Informasi Strategis…12 4.3 Sistem Informasi Membantu Bisnis Untuk Mencapai Keunggulan
Kompetitif ... 13 4.4 Tantangan Yang Ditimbulkan Oleh Sistem Informasi Strategis ... 14 4.5 Implementasi Sistem Informasi Di Dunia Pertambangan ... 15
BAB V KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan ... 17
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Organisasi memiliki kegiatan menyerap sumberdaya , mengolah serta memproduksi. rutinitas, merupakan SOP (Standar Operating Procedures) yang biasanya terdiri dari aturan, prosedur serta praktik yang telah dikembangkan untuk memenuhi keadaan yang diharapkan. Proses bisnis, merupakan sekumpulan dari rutinitas. Dengan mengamati proses bisnis kita akan dapat melihat/memahami bagaimana bisnis dalam perusahaan bekerja.
Perubahan lingkungan bisnis yang semakin tidak menentu dan situasi bisnis yang semakin kompetitif menimbulkan persaingan yg semakin tajam, ini ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan milik pemerintah maupun swasta yg didirikan, baik itu perusahaan bersklah besar,perusahaan menengah maupun bersalah kecil. Banyak perusahaan yang didirikan merupakan faktor pemicu tingkat persaingan yg semakin tajam di lingkungan dunia usaha itu sendiri.
Keadaan seperti itu baik secara langsung maupun tidak langsung akan dapat menpengeruhi kelangsungan hidup usaha yang dirintis oleh para pelaku yg terlibat didalamnya, dilain pihak perusahaan di dalam usahanya memasarkan suatu produk memasarkan suatu produk yang dihasilkan terkadang mengalami kesulitan di dalam menyalurkan produknya kepada konsumen, hal ini memaksa perusahaan untuk lebih pro-aktif dalam mengantisipasi situasi tersebut.
Dewasa ini perekonomian Indonesia semakin berkembang dapat salah satu industri yang berkembang saat ini adalah industri pertambangan, salah satu industri pertambangan yang perkembangannya pesat adalah industri yang bergerak pada pertambangan batu bara. Perkembangan yang pesat ini juga diikuti dengan semakin ketatnya persaingan diantara competitor perusahaan pertambangan yang mulai menjamur. Perusahaan pertambangan berebut untuk mendapatkan pangsa pasar yang luas guna meningkatkan laba melalui volume penjualan. Peran Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi sangat diperlukan untuk mendukung kegiatan bisnis yang dilakukan.
1.2. Perumusan Masalah
Sesuai dengan uraina yang tersebut di atas adapun perumusan masalah adalah sebagai berikut:
1) Apakah dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi?
2) Bagaimana model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis?
3) Bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif?
4) Apa saja tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis? 5) Bagaimana Implementasi sistem informasi di perusahaan pertambangan?
1.3. Tujuan dan Manfaat Pembelajaran
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut: 1) Mengetahui dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi.
2) Mengetahui model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk aplikasi sistem informasi strategis.
3) Mengetahui bagaimana sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif.
4) Mengetahui tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis? 5) Mengetahui bagaimana implementasi sistem informasi di perusahaan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal) (Hapzi Ali, 2011). Sedangkan sistem adalah hasil dari pemrosesan data (data processing) menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai (user/end user) dan mempunyai nilai (value) serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), (Hapzi Ali, 2011).
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user).
Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada.
Suatu sistem informasi (SI) atau information sistem (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
2.2. Organisasi dan Sistem Informasi
melalui konflik dan penyelesaian konflik. Sebuah organisasi adalah struktur sosial yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan prosesnya untuk menghasilkan output. Definisi teknis ini berfokus pada tiga elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi primer yang diberikan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan jasa dalam fungsi produksi. Bagaimana definisi organisasi berhubungan dengan sistem teknologi informasi? Pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk fokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan.
Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi yang dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus menyadari dan terbuka untuk pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi baru (Hapzi Ali, 2016).
beroperasi di ratusan multidivisional lokasi Anda akan sering menemukan tidak ada sistem informasi tunggal yang mengintegrasikan, melainkan setiap lokal atau divisi masing-masing memiliki perangkat sistem informasi. Fitur lain organisasnsi, salah satu cara organisasi berbeda tugas yang mereka lakukan dan teknologi yang mereka gunakan.
Sistem informasi stategis mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa atau relasi lingkungan organisasi untuk memperkuat posisi dalam persaingan dagang. Sistem yang mampu memberi efek seperti ini mampu mengubah bisnis organisasi.
BAB III
METODE PENELITIAN
BAB IV
STUDI KASUS
4.1. Dampak Implementasi Sistem Informasi Bagi Organisasi
Sistem informasi telah menjadi alat bantu yang integral,onlin, serta interaksi yang dilibatan setip saat dalam kegitan operasional dan pengambilan keputusa kepada perusahaan- perusahaan besar. Selama sepuluh tahun terakhir, siste, informasi telah mengubah secara pendemental nilai ekonomi suatu perusahaan serta besar peluang dalam mengorganisasikan pekerjaan.
a. Dampak Ekonomi
Telah mengubah biaya modal dan biaya informasi yang bersifat relative/ tidak langsung/ bergantung kondisi tertentu. Sistem informasi dapat dipandang sebagai factor produksi yang menggantikan modal dan tenaga kerja tradisional. Oleh sebab itu, teknologi informasi akan menghasilkan penurunan jumlah manajer tingkat menegah dan pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi, ketika menggantikan perannya sebagai sumber daya tenaga kerja. Ketika biaya teknologi informasi menurun, ia juga akan menggantikan beberapa bentuk modal seperti genung dan mesin, yang biasanya mahal.
Teknologi informasi juga memengaruhi biaya dan kualitas informasi serta mengubah nilai ekonomis suatu informasi. Teknologi informasi membantu perusahaan dalam mendapatkan kontra dengan nilai yang pantas, karena teknologi informasi dapat menekan biaya transaksi- biaya tersebut dikenakan ketika perusahaan membeli suatu dipasaran yang tidak dapat dihasilkan. Berdasarkan teori biaya transaksi, perusahaan maupun individu mencari baiaya transaksi yang paling murah, yang sebagaian besar berupa biaya produksi. Secara tradisional, perusahaan telah berusaha mengurangi biaya transaksi melalui integrasi secara vertical, dengan memperbesar perusahaan, menambah jumlah tenaga kerja serta mengkuisisi pemasok dan distibutornya.
informasi juga dapat mengurangi biaya internal menejemen.Teknologi informasi, dengan dengan mengurangi biaya perolehan dan analisis informasi, memungkinkan organisasi mengurangi biaya agen karena mempermudah para manajer dalam megawasi jumlah karyawan yang lebih banyak. Karena TI mengurangi biaya agen dan biaya transaksi sekaligus, kita seharusnya berharap perusahaan semakin ramping dari waktu ke waktu berikut modal yang diinvestasikan dalam teknologi informasi.
b.Dampak Bagi Struktur dan Perilaku Organisasi
Teori berdasarkan pendekatan sosiologi mengenai organisasi yang rumus,menujukan pada kita beberapa pemahaman mengenai bagaimana dan mengapa perusahaan berubah seiring dengan penerapan teknologi informasi yang baru.
c. IT Meratakan Organisasi
Sejumlah besar, organisasi bersifat birokrat, yang sebagian besar dikembangkan sebelum zaman komputer, lambat dalam berubah dan kompetitif dibandingkan organisasi yang baru dibentuk. Beberapa organisasi raksasa ini telah menyusut, mengurangi jumlah karyawan dan jumlah jabatan pada struktur organisasi mereka. Riset tentang perilaku menghasilkan teori bahwa teknologi informasi memfasilitasi pemerataan hierarki dalam suatu perusahaan dengan memperluas distribusi infoermasi gua memperdayaka karyawan di level bawah dan meningkatkan efisien manajemen. IT mendorong hak pengambilan keputusan diberikan kepada level yang lebih bawah, karena karyawan di level bahwa menerima informasi yang mereka perlukan tampa pengawasan. Karena sekarang para manajer menerima informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, mereka menjadi lebih cepat dalam mengambil keputusan, maka jumlah manajer yang diperlukan lebih sedikit. Perubahan ini berarti jangkauan konrol manajemen menjadi semakin luas, memungkinkan manajer tingkat atas untuk mengontrol dan mengelola lebih banyak karyawan dengan cukupan yang lebih luas.
d.Internet Dan Organisasi
Internet, terutama World Wide Web (WWW) memiliki dampak penting terhadap hubungan antar banyak perusahaan dan entitas diluar perusahaan, bahkan proses bisnis didalam sebuah organisasi. Internet meningkatkan kemampuan akses, kapasitas penyimpanan, distribusi informasi, dan pengetahuan bagi organisasi. Dalam kehadirannya, internet secara dramatis menekan biaya transaksi dan biaya agen yang dihadapi oleh banyak organisasi.
jumlah karyawan yang lebih sedikit, serta organisasi yang lebih merata dibandingkan pada masa lalu.
4.2. Model Rantai Nilai Guna Membantu Aktivitas Bisnis dalam Mengidentifikasi Peluang untuk Aplikasi Sistem Informasi Strategis
Model rantai nilai menyoroti kegiatan tertentu dalam bisnis dimana strategi kompetitif dan system informasi memiliki pengaruh yang kuat. Model ini memandang perusahaan sebagai serangkaian aktivitas primer dan aktivitas pendukung yang menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan. Aktivitas primer terkait secara langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktiviata pendukung memungkinkan penyampaian dari aktivitas primer. Rantai nilai perusahaan bisa dihubungkan ke rantai nilai mitraya yang lain, termasuk pemasok, distributor dan pelanggan. Perusahaan bisa mencapai keuntungan strategis dengan memberi nilai, tidak hanya melalui proses rantai nilai internal, tetapi juga melalui hubungan erat yang efisien dengan mitra nilai indurstrinya.
4.3. Sistem Informasi Membantu Bisnis Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Menurut model keunggulan kompetitif yang dikemukakan oleh Porter, Seperti digambarkan diatas, Perusahaaan menghadapi sejumlah ancaman dan peluang eksternal : ancaman dari pemain-pemain baru dipasar, tekanan dari produk atau jasa subtitusi, kekuatan penalaran dari para pelanggan, kekuatan penawaran dari para pemasok, dan posisi pesaing industri tradisional.
Keuntungan kompetitif bisa diperoleh dengan memperluaskemampuan perusahaan untuk berhadapan dengan pelanggan, pemasok, produk atau jasa subtitusi, dan pemain-pemain baru dipasar, yang berpotensi mengubah keseimbangan kekuatan antara perusahaan dan pesaing lainnya dalam industri terkait.
Model keunggulan kompetitif tetap merupakan model yang sah untuk penganalisisan strategi, bahkan jika memperhitungkan dampak teknologi internet. Teknologi internet telah mempengaruhi struktur industri dengan memberikan teknologi yang mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada pasar. Keuntungan juga makin berkurang karena internet secara dramatis meningkatan informasi yang tersedia bagi para pelanggan dalam hal perbandingan harga, dengan demikian meningkatkan kekuatan penawaran mereka. Walaupun internet bisa memberikan keuntungan, misalnya pengadaan saluran-sauran baru bagi pelanggan konsumen dan efisiensi pengoperasian baru, namun perusahaan tidak bisa mendapatkan keuntungan kompetitif kecuali mereka mengintegrasikan fungsi-fungsi internet ke dalam strategi dan operasional mereka secara keseluruhan.
Di hampir setiap industri yang anda periksa , Anda akan menemukan bahwa beberapa perusahaan melakukan lebih baik daripada kebanyakan perusahaan lain. Ada hampir selalu sebuah perusahaan yang berdiri sendiri . Dalam industri otomotif, Toyota dianggap sebagai pemain unggul. Dalam ritel online murni, Amazon adalah pemimpin, di off-line ritel Walmart, pengecer terbesar di dunia, adalah pemimpin. Dalam musik online, Apple iTunes dianggap pemimpin dengan lebih dari 75 persen pasar musik download, dan di industri terkait pemutar musik digital, iPod adalah pemimpin. Dalam pencarian Web, Google dianggap pemimpin.
(efisiensi), yang semuanya pada akhirnya dalam jangka panjang diterjemahkan ke dalam lebih tinggi valuasi pasar saham dari pesaing mereka.
4.4. Tantangan yang Ditimbulkan oleh Sistem Informasi Strategis
Menerapkan sistem strategis sering memerlukan perubahan organisasi yang luas dan transisi dari satu tingkat sociotechnical yang lain. Perubahan seperti ini disebut transisi strategis dan sering sulit dan menyakitkan untuk mencapai. Selain itu, tidak semua sistem strategis yang menguntungkan, dan mereka dapat mahal untuk membangun. Banyak sistem informasi strategis yang mudah ditiru oleh perusahaan lain sehingga keuntungan strategis tidak selalu.
Disamping Peluang, teknologi informasi juga memberikan tantangan bagi para pelaku sistem akuntansi manajemen kontemporer yaitu para akuntan manajemen. Perubahan yang cepat dalam bidang teknologi dan pemrosesan informasi telah merubah bagaimana suatu organisasi dikelola di masa yang akan datang. Sebagai akibatnya akuntan manajemen sudah seharusnya bertindak sebagai agen perubahan. Tantangan yang paling penting adalah perlunya akuntan manajemen untuk mengembangkan keahlian baru dalam sejumlah bidang seperti misalnya strategi, sumberdaya manusia, manajemen keuangan, dan teknologi informasi. Selanjutnya, tantangan yang tak kalah menarik adalah peran akuntan manajemen untuk menyesuaikan kemampuan teknologi informasi dengan kebutuhan akan infomasi akuntansi manajemen dalam perusahaan, hal ini membuat peran akuntan manajemen menjadi semakin berarti. Akuntan manajemen dituntut tidak hanya tahu bagaimana menjalankan sistem akan tetapi harus juga tahu apa yang harus diperbuat pada sistem sehingga informasi yang akan dihasilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Misalnya saja, pada saat dilaksanakannya proyek ERP atau impelementasi perangkat lunak akuntansi yang baru peran akuntan manajemen menjadi semakin banyak, yaitu sebagai pengembang, penganalisa, pembeli perangkat lunak, konsultan dan pelatih.
4.5. Implementasi Sistem Informasi di Dunia Pertambangan
Setiap perusahaan umumnya saat ini telah implementasikan sistem informasi sesuai dengan aktivitas bisnisnya. Implementasi sistem informasi yang berhubungan dengan akuntansi pada perusahaan pertambangan batu bara adalah penggunaan aplikasi ICONS (Invoice Control System).
ICONS (Invoice Control System) adalah suatu aplikasi yang berbasis under web yang berfungsi untuk mengontrol posisi invoice baik invoice OI (Order Invoice) dan NOI (Non Order Invoice). Suatu program yang mengintegrasikan antara pembuatan permohonan pembayaran untuk transaksi NOI dan OI di Head Office dan proses identifikasi transaksi masih beredar melalui Web Application. Program ini dilakukan secara on line mulai dari Pengajuan User, Persetujuan Dept.Head, Persetujuan Divisi/Direktur, sampai dengan persetujulan transaksi oleh Accounting Dept.Head untuk dilakukan proses di Ellipse.
ICONS dibangun karena banyaknya transaksi setiap bulannya baik transaksi OI dan NOI. Proses transaksi OI dan NOI melibatkan berbagai departemen dan perusahaan tempat saya berkerja, seperti departemen supply management, general services, Information Technology, dan semua department dalam perusahaan. Karena melibatkan berbagai department dokumen (invoice berserta dokumen) terkadang ada yang terselip dan tidak mengetahui posisi dokumen. Sehingga proses pembayaran pun terlambat bahkan sampai over due. Oleh karena itulah dibangun aplikasi ICONS tersebut.
Permohonan pembayaran untuk transaksi NOI masih dibuat manual dimasing-masing department dan belum terintegrasi dengan budget yang diajukan. Belum ada system untuk menghitung“leadtime”dokumen, dari proses pembuatan di PIC dibagian Account Payable. Pembuatan tanda terima atas invoice supplier masih dilakukan secara manual. Resiko kehilangan dokumen yang sedang beredar, disebabkan input tanda terima belum akurat
Kelemahan-kelemahan dan penggunaan aplikasi ICONS adalah sebagai berikut:
a. Proses transaksi Order Invoice belum memberikan tools create PR, PO dan WO, dimana proses create PR, PO dan WO sangat mempengaruhi transaksi OI dikarenakan berhubungan dengan kode barcode setiap spare parts unit (dalam hal ini berkaitan dengan departemen supply management dan plant management). Hal tersebut akan menambah perkerjaan bagian akuntasi untuk mengolah data persedian spare parts.
b. Aplikasi ICONS hanya sebagai aplikasi yang digunakan untuk mengetahui posisi dokumen (jembatan proses invoice antara departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan) dalam hal ini belum sepenuhnya mensupport untuk pembuatan laporan keuangan setiap periode. Sehingga bagian akuntansi dalam pembuatan lapaoran akuntansi harus mengolahnya terlebih dahulu.
c. Berkaitan dengan proses perpajakan belum bisa mendeteksi adanya nomor seri pajak double, sehingga department pajak harus melakukan rekonsiliasi setiap akhir periode antara file soft copy yang di download dari ICONS dengan bukti otentik fisik faktur pajak yang diterima.
BAB V
KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
Kelangsungan hidup suatu organisasi, harus disadari bahwa lingkungan usaha akan selalu berubah, termasuk teknologi informasi yang juga mengalami perkembangan. Kehadiran teknologi informasi memberikan manfaat bagi perusahaan, seperti meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu efisiensi operasi perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Selain menghasilkan manfaat, perkembangan teknologi informasi juga dapat menimbulkan beberapa dampak negatif bagi perusahaan, seperti tertutupnya kesempatan kerja, timbulnya resistance to change serta timbulnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi yang dapat merugikan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hapzi Ali, 2016, Modul Sistem Informasi & Pengendalian Internal. Mercu Buana
2. http://ekarachmansulistia.blog.upi.edu/2015/10/05/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi/
3. https://datakata.wordpress.com/2014/03/30/sistem-informasi-manajemen-sistem-informasi-organisasi-dan-strategi/
