PROSEDUR PENTADBIRAN BERKAITAN PELANJUTAN PENUTUPAN KAMPUS UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

(1)

Rujukan Pekeliling Naib Canselor 10/2020 Bertarikh 04 Disember 2020

1/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 PROSEDUR PENTADBIRAN BERKAITAN

PELANJUTAN PENUTUPAN KAMPUS UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

1.0 LATAR BELAKANG

1.1 Arahan Pentadbiran ini dikeluarkan bagi menjelaskan mengenai prosedur pentadbiran berkaitan Pelanjutan Penutupan Kampus Universiti Tun Hussein Onn Malaysia dengan rujukan Pekeliling Naib Canselor Bil. 10/2020 bertarikh 04 Disember 2020.

1.2 Sebagai langkah membendung penularan wabak COVID-19, Universiti Tun Hussein Onn Malaysia telah mengumumkan pelanjutan

penutupan keseluruhan premis, bermula 6 Disember 2020 (Ahad) sehingga 12 Disember 2020 (Sabtu). Pelanjutan penutupan

sementara keseluruhan Universiti Tun Hussein Onn Malaysia akan melibatkan Kampus Induk Parit Raja (termasuk Kampus Bandar) dan Kampus Cawangan Pagoh, serta Pusat Minda Emas (PuMAS) di Tanjung Laboh.

2.0 PELAKSANAAN OPERASI SECARA MINIMUM BAGI URUSAN

PENUTUPAN AKAUN AKHIR TAHUN

2.1 Bagi memastikan urusan berkaitan kewangan terutama yang melibatkan proses penutupan akaun akhir tahun dapat dilaksanakan dengan baik, PTJ dibenarkan untuk beroperasi secara minimum dan berjadual mulai 6 hingga 10 Disember 2020 (Ahad – Khamis).

2.2 Maksimum 3 orang staf sahaja setiap PTJ dibenarkan hadir ke

pejabat dan staf yang hadir MESTILAH BUKAN dalam kategori berikut: i. Staf yang disahkan positif COVID-19

ii. Staf di bawah kategori PUI (sedang menunggu keputusan ujian swab)

(2)

04 Disember 2020

2/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 2.3 Jadual kehadiran PTJ mengikut hari dan slot masa adalah sebagaimana

berikut:

2.4 PTJ yang berada dalam kategori kritikal (seperti di para 3.1) adalah tidak termasuk di dalam senarai kehadiran PTJ dalam jadual di atas dan operasi PTJ yang berkaitan adalah tertakluk kepada perincian pada perkara 3.0.

2.5 Staf yang diarahkan untuk hadir ke pejabat bagi menyelesaikan urusan berkaitan kewangan ini dikategorikan sebagai Bekerja Dari Rumah dan hendaklah merakamkan kehadiran menggunakan aplikasi UTHM Attendance (https://attendance.uthm.edu.my), mengikut tempoh waktu bekerja yang telah ditetapkan di bawah dasar Waktu Bekerja Fleksi. 2.6 Staf yang diarahkan hadir perlu mengikut slot masa yang telah

ditetapkan dan perlu segera pulang setelah selesai tugasan yang hendak dilaksanakan. Staf tidak perlu lagi merakamkan kehadiran di mesin perakam kehadiran semasa berada di pejabat.

2.7 Senarai nama staf yang hadir ke pejabat akan ditentukan oleh Ketua PTJ sebelum atau pada 6 Disember 2020 (Ahad), jam 8.00 pagi, melalui Google Form yang boleh diakses menggunakan link berikut http://tiny.cc/stafkewangankekampus MASA / TARIKH 06/12/2020 (AHAD) 07/12/2020 (ISNIN) 08/12/2020 (SELASA) 09/12/2020 (RABU) 10/12/2020 (KHAMIS) 9.00 pg – 12.00 tghari NC TNCAA PC BSM BGov PTTA PNCPPFI PTM FKAAB FKMP FKEE FPTP ICC FSKTM BPOK BGov PPKK PNCPSPK ICRC PSPR PCU PSU PPD PPB PAB I2E FPTV BGov CAD TF PPS RMC PENERBIT PPUK 2.00 – 5.00 ptg TNCPI TNCHEPA PBP PKKA PTP UAD PC APEL CGOL PIslam TRANSFORM MYRIVET FAST PBU BIZDO CEC PWE FTK UTHM KCP PC TF SCO PUU IASWJ OSHE

(3)

3/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 2.8 Staf diminta untuk berhenti di pos pengawal bagi tujuan pemeriksaan

suhu dan pengesahan kebenaran kehadiran yang akan disemak oleh Pengawal Keselamatan bertugas. Staf yang tidak tersenarai di dalam senarai kehadiran tidak akan dibenarkan masuk ke kampus.

3.0 PELAKSANAAN OPERASI PADA KADAR MAKSIMUM 30% KEHADIRAN KE PEJABAT BAGI PERKHIDMATAN KRITIKAL

3.1 Staf yang berada di dalam kategori kritikal iaitu Bahagian Keselamatan, Pusat Kesihatan Universiti, Kolej-Kolej Kediaman, Pejabat HEP dan Pusat Perumahan Pelajar, termasuk Pejabat Bendahari adalah dibenarkan untuk beroperasi secara TERHAD pada kadar maksimum 30% kehadiran ke pejabat, secara penggiliran atau mengikut keperluan yang diarahkan oleh Ketua PTJ.

3.2 Ketua PTJ perlu mengemukakan senarai nama staf yang hadir mengikut jadual penggiliran yang ditetapkan, kepada Bahagian Governan bagi tujuan rekod. Jadual penggiliran ini hendaklah mengambilkira tarikh bertugas bermula 06 hingga 10 Disember 2020. 3.3 Semua staf yang hadir secara fizikal ke pejabat perlu hadir penuh

mengikut tempoh Waktu Bekerja Fleksi yang telah ditetapkan, dan merakamkan kehadiran menggunakan mesin perakam kehadiran di pejabat.

3.4 Bagi staf yang tidak termasuk di dalam senarai penggiliran hadir ke pejabat, staf akan diberikan status Bekerja Dari Rumah dan hendaklah merakamkan kehadiran menggunakan aplikasi UTHM Attendance (https://attendance.uthm.edu.my), mengikut tempoh waktu bekerja yang telah ditetapkan di bawah dasar Waktu Bekerja Fleksi.

3.5 Penetapan jadual penggiliran ini hendaklah mengambilkira jumlah maksimum staf yang boleh berada di dalam premis PTJ, berdasarkan kapasiti ruang yang telah ditetapkan.

3.6 Ketua PTJ hendaklah memastikan bahawa tiada perjumpaan / pertemuan / aktiviti berkumpul beramai-ramai dibuat dalam kalangan staf yang hadir terutama di pantri dan musolla, dan staf diminta kekal di stesen kerja masing-masing.

(4)

4/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020

4.0 PELAKSANAAN SEBARANG AKTIVITI PDP / PENYELIDIKAN / MESYUARAT / MAJLIS / KURSUS DAN LAIN-LAIN KEPERLUAN KERJA SERTA KEPERLUAN MENDESAK

4.1 Kesemua aktiviti bersemuka melibatkan pengajaran dan pembelajaran (PdP), penyelidikan melibatkan staf dan pelajar dan program-program Universiti yang telah dirancang adalah DITANGGUHKAN, manakala aktiviti dalam talian akan DITERUSKAN.

4.2 Sebarang kebenaran bagi melaksanakan kerja atas keperluan mendesak hanya boleh dikeluarkan oleh Ketua PTJ berkaitan sahaja. Keperluan mendesak yang dimaksudkan adalah melibatkan kerja-kerja pembaikan kerosakan, dan penyenggaraan kecemasan yang sekiranya tidak dilaksanakan, akan menyebabkan kerosakan lebih besar, pengabaian dan membawa kerugian kepada Universiti.

4.3 Kebenaran Kerja Melibatkan Staf (Bagi Keperluan Mendesak)

i. Kebenaran boleh dikeluarkan oleh Ketua PTJ kepada staf dan sebarang permohonan perlu dimaklumkan terlebih dahulu kepada Pengarah Bahagian Governan bagi tujuan pengesahan

kesesuaian dan kepentingan tugas. Ketua PTJ akan diberikan

akses untuk melengkapkan Google Form melalui link berikut : http://tiny.cc/keperluanmendesak

ii. Hanya dua (2) orang staf SAHAJA yang dibenarkan hadir bagi

melaksanakan kerja-kerja yang berkaitan dalam satu-satu masa. iii. Proses saringan akan dibuat di pos pengawal dan staf yang tidak

tersenarai di dalam senarai kebenaran PTJ tidak akan dibenarkan masuk ke kampus.

4.4 Kebenaran Kerja Melibatkan Kontraktor Luar (Bagi Keperluan Mendesak)

i. Kebenaran boleh dikeluarkan oleh Ketua PTJ kepada kontraktor dan sebarang permohonan perlu dimaklumkan terlebih dahulu kepada Pengarah Bahagian Governan bagi tujuan pengesahan

kesesuaian dan kepentingan tugas. Ketua PTJ akan diberikan

akses untuk melengkapkan Google Form melalui link berikut :

http://tiny.cc/keperluanmendesak

ii. Hanya dua (2) orang SAHAJA yang dibenarkan hadir bagi

(5)

5/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 iii. Ketua PTJ yang berkaitan adalah bertanggungjawab memastikan

kontraktor dari luar UTHM melengkapkan Borang Saringan

Kesihatan yang boleh diperolehi di Pos Pengawal, mengikut hari kemasukan bekerja. Borang ini perlu dilengkapkan dan

dikemukakan kepada Pengawal Keselamatan yang bertugas semasa proses saringan masuk dibuat. Individu yang tidak tersenarai di dalam senarai kebenaran tidak akan dibenarkan masuk ke kampus.

iv. Borang Saringan Kesihatan akan dikumpulkan oleh Bahagian Keselamatan mengikut hari kemasukan, dan dihantar ke Bahagian Governan bagi tujuan rekod.

4.5 Kebenaran Kerja Melibatkan Pengusaha Kafeteria dan Koperasi Kolej Kediaman

i. Kebenaran bertugas melibatkan pengusaha kafeteria dan koperasi di Kolej Kediaman adalah tertakluk kontrak sedia ada. ii. Bilangan pekerja yang dibenarkan perlu dihadkan mengikut

kesesuaian.

iii. Pengusaha kafeteria dan koperasi diwajibkan untuk melengkapkan Borang Saringan Kesihatan yang boleh

diperolehi di Pos Pengawal, mengikut hari kemasukan bekerja. Borang ini perlu dilengkapkan dan dikemukakan kepada

Pengawal Keselamatan yang bertugas semasa proses saringan masuk dibuat.

iv. Individu yang terlibat perlu menunjukkan Kad Pekerja Luar yang dikeluarkan oleh pihak Universiti dan individu yang gagal berbuat demikian tidak dibenarkan masuk ke kampus.

v. Borang Saringan Kesihatan akan dikumpulkan oleh Bahagian Keselamatan mengikut hari kemasukan, dan dihantar ke Bahagian Governan bagi tujuan rekod.

5.0 PEMATUHAN SOP KESIHATAN DAN KESELAMATAN

5.1 Setiap warga UTHM adalah diwajibkan untuk mematuhi dan mengamalkan SOP yang ditetapkan, pada setiap masa ketika berada di dalam dan di luar kampus, berdasarkan saranan kesihatan dan keselamatan oleh pihak Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM), sebagaimana berikut:

i. Melaksanakan penjarakan fizikal (physical distancing) sekurang-kurangnya satu (1) meter daripada orang lain.

(6)

6/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 ii. Mengamalkan standard kebersihan diri seperti memakai pelitup

mulut dan hidung, kerap membasuh tangan dengan menggunakan air dan sabun atau menggunakan hand sanitizer.

iii. Mengelakkan bersalaman atau bersentuhan dengan orang lain. iv. Mengamalkan transaksi secara atas talian (online).

v. Merekodkan pergerakan keluar masuk kampus melibatkan semua staf, pekerja luar dan pelawat untuk tujuan pemantauan.

5.2 Kawalan masuk ke kampus akan dilaksanakan oleh Bahagian Keselamatan di pintu masuk utama Universiti, dan mana-mana staf atau pihak luar yang tidak melepasi saringan suhu (melebihi 37.2o_{C) akan} dirujuk terus ke Pusat Kesihatan Universiti atau mana-mana fasiliti kesihatan berdekatan.

5.3 Staf DIWAJIBKAN untuk menggunakan aplikasi MySejahtera dengan mengimbas QR code yang disediakan pada pintu masuk di PTJ / lokasi yang berkaitan.

6.0 TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ

6.1 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab dalam memastikan setiap staf yang diarahkan hadir ke pejabat berada dalam keadaan sihat, tidak bergejala dan tidak mempunyai kontak rapat dengan kes PUI COVID-19.

6.2 Ketua PTJ perlu memastikan setiap staf sama ada yang diarahkan hadir secara fizikal atau Bekerja Dari Rumah, perlu menyelesaikan tugasan yang diarahkan.

6.3 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk memastikan staf mematuhi SOP kesihatan dan keselamatan yang ditetapkan pada setiap masa semasa berada di pejabat.

7.0 TANGGUNGJAWAB STAF BERSTATUS BEKERJA DARI RUMAH

7.1 Staf perlu memastikan bahawa beliau boleh dan sedia dihubungi dalam tempoh bekerja rasmi mengikut Waktu Bekerja Fleksi. Sekiranya terdapat panggilan atau arahan melalui emel atau media sosial, pegawai perlu segera memberikan maklum balas yang diperlukan. Staf perlu sentiasa bersedia sekiranya diarahkan untuk hadir ke pejabat pada bila-bila masa.

(7)

7/7

Bahagian Governan, Pejabat Pendaftar Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 05 Disember 2020 7.2 Semua dokumen berkaitan tugasan perlu dihantar melalui medium

komunikasi elektronik yang bersesuaian dan tahap keselamatannya tidak mudah diceroboh. Oleh itu, staf perlu memastikan bahawa capaian internet di kediaman adalah baik agar segala proses kerja yang diagihkan dapat diselesaikan.

7.3 Staf perlu menyediakan ruang kerja khas yang kondusif di kediaman masing-masing agar tidak mengganggu tugasan rasmi yang diberikan dan menjadualkan waktu rehat yang sesuai semasa berada di rumah.

8.0 Tanggungjawab Staf Yang Perlu Hadir Bekerja Di Pejabat

8.1 Staf perlu hadir dan tampil bersedia ke pejabat mengikut tatacara pakaian dan etika seorang penjawat awam.

8.2 Staf perlu segera menyelesaikan tugasan yang diberikan dan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap tingkah laku dan tindakan semasa berada di pejabat dengan memastikan kesemua SOP kesihatan dan keselamatan dipatuhi pada setiap masa.

9.0 TARIKH KUATKUASA

Arahan Pentadbiran ini adalah terpakai bagi tempoh penutupan kampus bermula 06 hingga 12 Disember 2020 atau sebarang tarikh yang akan

dimaklumkan oleh pihak Universiti dari semasa ke semasa. Tindakan

tatatertib boleh diambil terhadap staf yang gagal mematuhi perkara-perkara yang dinyatakan di atas dan staf adalah tertakluk kepada Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 (Akta 605) dan peraturan-peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa yang mana bersesuaian.