Politeknik Negeri Nusa Utara

(1)

(2)

Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan

P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara

i

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

15 PROSEDUR MUTU

BIDANG KEMAHASISWAAN

Politeknik Negeri Nusa Utara

(3)

(4)

i

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

KATA SAMBUTAN

Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas perkenaanNya sehingga penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Politeknik Negeri Nusa Utara dapat terselesaikan dengan baik. Dokumen SPMI ini sangat penting fungsinya dalam upaya untuk menjamin mutu pendidikan tinggi secara internal. Berdasarkan Undang Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada pasal 52 telah menegaskan bahwa Penjaminan mutu Pendidikan Tinggi wajib dilakukan secara sistimatis untuk meningkatkan mutu Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan, dalam Permenristekdikti no 44 tahun 2015 juga telah ditentukan Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang meliputi Standar Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat yang merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh Pendidikan Tinggi.

Sementara itu untuk menjamin sebuah perguruan tinggi dapat melaksanakan kewajibannya maka pemerintah juga telah mengatur secara spesifik dalam Permenristekdikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) yang terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Hal inilah menjadi dasar bagi Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara mandiri guna mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu dan berdaya saing.

Dalam pelaksanaannya Sistem Penjaminan Mutu Internal yang ada di Politeknik Negeri Utara dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P3MP) dimulai dari proses Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian serta Peningkatan. P3MP telah melakukan pengembangan dokumen SPMI yang ada sejak pertengahan tahun 2018 hingga akhirnya telah disetujui Senat Polnustar dan ditetapkan oleh Direktur pada bulan Desember 2018. Dengan demikian Politeknik Negeri Nusa utara telah memiliki

(5)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

dokumen SPMI sah untuk digunakan dalam proses penjaminan mutu pendidikan tinggi sehingga diharapkan dapat menjamin Standar Nasional Dikti telah berjalan dengan baik dan sesuai.

Saya selaku direktur Politeknik Negeri Nusa Utara menyambut baik dokumen SPMI yang telah tersusun, serta menyampaikan ucapan terimakasih kepada Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P3MP), Para Pimpinan dilingkungan Polnustar dan seluruh pihak yang terlibat dalam penyusunan dokumen SPMI ini. Sambil terus menghimbau kepada seluruh civitas akademika Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan standar, prosedur serta kebijakan yang telah disahkan.

Akhirnya semoga apa yang tertuang dalam dokumen SPMI ini dapat memberi manfaat bagi kita semua segenap civitas akademika Politeknik Negeri Nusa Utara, terlebih dapat diaplikasikan secara sungguh-sungguh dalam mewujudkan upaya peningkatan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi di Indonesia.

Tahuna, Februari 2019

Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara

(6)

iii

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

KATA PENGANTAR

Puji syukur dihaturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karna anugerah-Nya sehingga penyusunan buku Standar Opersional Prosedur (SOP) bidang Kemahasiswaan Politeknik Negeri Nusa Utara (Polnustar) bisa diselesaikan dengan baik. Pengelolaan kegiatan bidang kemahasiswaan yang baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi sebagai lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaannya.

Standar Oprasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan dengan tata kerja. Tujuan penyusunan SOP Kemahasiswaan adalah menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja bidang kemahasiswaan di Politeknik Negeri Nusa Utara guna mewujudkan good

governance.

Untuk itu kami menyampaikan terima kasih untuk semua yang terlibat dalam penyusunan SOP bidang kemahasiswaan ini. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Tahuna Agustus 2019

Wakil Direktur bidang Kemahasiswaan

(7)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(8)

v

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(9)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

DAFTAR ISI KATA SAMBUTAN ... i

KATA PENGANTAR ... iii

PERATURAN DIREKTUR POLITEKNIK NEGERI NUSA UTARA ... iv

DAFTAR ISI ... vi

1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI ... 2

2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI ... 9

3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI ... 13

4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK ... 18

5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN ... 22

6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI... 26

7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI ... 31

8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN ... 34

9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA ... 38

10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA ... 41

11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA ... 45

12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS KEMAHASISWAAN ... 49

13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI ... 53

14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT NASIONAL ... 57

(10)

1 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(11)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:

Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada waktunya.

Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar.

Standar

Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan

oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan berpotensi akademik dan non akademik yang baik untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria

untuk menempuh pendidikan program

Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .

Prosedur 1. Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang kuota penerima. beasiswa

2. Surat permohonan pembentukan Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK Direktur.

3. Direktur menetapkan nama-nama Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK

4. Rapat Panitia Pengelolah untuk

menentukan jadwal serta syarat-syarat.

5. Pengelolah memberitahukan tawaran

beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah dengan melakukan sosialisasi.

(12)

3 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

6. Calon penerima melakukan pendaftaran serta pemasukan berkas dengan mengisi formulir dan melengkapi persyaratan.

7. Menginput daftar nama-nama calon

penerima beasiswa di Sim BidikMisi. 8. Proses Seleksi :

a. Verifikasi Berkas b. Wawancara

c. Verifikasi/Survei lapangan

9. Rapat penetapan penerima beasiswa.

10. Pengumuman penetapan penerima beasiswa melalui papan pengumuman, website Ponustar dan radio RRI Tahuna.

11. Penerima beasiswa melakukan registrasi dan pendaftaran ulang untuk kelengkapan administrasi.

12. Surat permohonan pembuatan SK

Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur. 13. Direktur menetapkan nama-nama penerima

beasiswa melalui SK.

14. Menginput daftar nama-nama penerima beasiswa di Sim BidikMisi.

15. Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.

16. Mahasiswa penerima beasiswa

menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.

17. Mahasiswa penerima melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.

(13)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

18. Pelaporan perkembangan akademik

penerima beasiswa. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Pengelola Pusat 2. Direktur 3. Wadir III 4. Pengelola Polnustar 5. Calon Penerima 6. Mahasiswa 7. Bank Bagan alir Prosedur

Dapat dilihat di bawah

Catatan

Referensi 1. Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.

(14)

5 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart N o Aktivitas Pengelo la Pusat Direk tur Wadir III Pengelola Polnustar Calon Pener ima Maha siswa Bank

1 Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang kuota penerima. Beasiswa 2 Surat permohonan pembentukan Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK Direktur. 3 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK 4 Rapat Panitia Pengelolah untuk menentukan jadwal serta syarat-syarat. 5 Pengelolah memberitahukan tawaran beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah dengan melakukan sosialisasi. 6 Calon penerima melakukan pendaftaran serta pemasukan berkas dengan mengisi formulir dan melengkapi persyaratan.

(15)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

7 Menginput daftar nama-nama calon penerima beasiswa di Sim BidikMisi. 8 Proses Seleksi : a.Verifikasi Berkas b.Wawancara c.Verifikasi/Survei lapangan 9 Rapat penetapan penerima beasiswa. 10 Pengumuman penetapan penerima beasiswa melalui papan pengumuman, website Ponustar dan radio RRI Tahuna. 11 Penerima beasiswa melakukan registrasi dan pendaftaran ulang untuk kelengkapan administrasi. 12 Surat permohonan pembuatan SK Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur. 13 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui

(16)

7 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

14 Menginput daftar nama-nama penerima beasiswa di Sim BidikMisi. 15 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan. 16 Mahasiswa penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa. 17 Mahasiswa penerima melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester. 18 Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa.

(17)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(18)

9 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan :

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar.

Standar -

Definisi istilah Beasiswa BidikMisi adalah beasiswa yang diberikan

oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan berpotensi akademik dan non akademik yang baik untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .

Prosedur 1. Surat permohonan pembuatan buku

rekening ke Bank terkait dengan melampirkan SK penetapan penerima beasiswa.

2. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai daftar nama yang diajukan.

3. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama penerima.

4. Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.

(19)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

5. Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Bagian Keuangan.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP

1. Pengelola Polnustar 2. Bank Terkait

Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah

Catatan

(20)

11 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart N o Aktivitas Pengelo lah Pusat Direkt ur Wadir III Pengel olah Polnus tar Calon Pener ima Maha siswa Bank 1 Surat permohonan pembuatan buku rekening ke Bank terkait dengan melampirkan SK penetapan penerima beasiswa. 2 Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai daftar nama yang diajukan.

3 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama penerima. 4 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat. 5 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Bagian Keuangan.

(21)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(22)

13 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar..

Standar -

Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan

oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan berpotensi akademik dan non akademik yang baik untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria

untuk menempuh pendidikan program

Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .

Prosedur 1. Mengacu pada Pedoman Bidik Misi dan Peraturan Akademik.

2. Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan.

3. Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan. 4. Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke

Direktur.

5. Direktur menetapkan nama pengganti penerima beasiswa dengan SK.

6. Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan

permohonan pembukaan rekening bagi

mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait. 7. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai

dengan surat permohonan.

8. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.

9. Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.

10. Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.

11. Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.

12. Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.

(23)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

13. Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. Ketua Jurusan 4. Pengelolapolnustar 5. Calon Penerima 6. Mahasiswa 7. Bank Bagan alir Prosedur

Catatan

(24)

15 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart N o Aktivitas Pengel olapol nustar Dire ktur Wadir III Ketua Jurus an Calon Peneri ma Mahas iswa Bank 1 Mengacu pada Pedoman BidikMisi dan Peraturan Akademik. 2 Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan. 3 Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan. 4 Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke Direktur. 5 Direktur menetapkan nama pengganti penerima beasiswa dengan SK. 6 Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan permohonan pembukaan rekening bagi mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait. 7 Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai dengan surat permohonan. 8 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.

(25)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

9 Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat. 10 Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan. 11 Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa. 12 Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester. 13 Pelaporan

perkembangan akademik penerima beasiswa.

(26)

17 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(27)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK

Tujuan Prosedur

SOP ini bertujuan :

1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses dan administrasi dan seleksi pengusulan penerima beasiswa PPA.

Standar

Definisi istilah Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) adalah beasiswa bagi mahasiswa POLNUSTAR yang kurang mampu dan berprestasi untuk meringankan biaya pendidikan.

Prosedur 1. Bagian Kemahasiswaan menyampaikan informasi

lewat papan pengumuman dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa. 2. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa

Wadir III dengan menyerahkan berkas persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian Kemahasiswaan.

3. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan

menyerahkan daftar usulan nama-nama

mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai penerima beasiswa kepada Wadir III .

4. Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK Direktur.

5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

(28)

19 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

6. Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK.

7. Pengumuman penerima beasiswa dan proses pencairan dana.

8. Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang ke Bagian Kemahasiswaan.

9. Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. Staf Kemahasiswaan 4. Mahasiswa Bagan alir Prosedur

Catatan

(29)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

Flowchart No Aktivitas Staf Kemahasi swaan Mahasisw a Wadir III Direktu r 1 Bagian Kemahasiswaan

menyampaikan informasi lewat papan pengumuman dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa.

2 Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa Wadir III dengan menyerahkan berkas persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian Kemahasiswaan.

3 Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan menyerahkan daftar usulan nama-nama mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai penerima beasiswa kepada Wadir III

4 Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK Direktur.

5 Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

6 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK. 7 Pengumuman penerima beasiswa

dan proses pencairan dana. 8 Mahasiswa melengkapi berkas

persyaratan yang kurang ke Bagian Kemahasiswaan.

9 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.

(30)

21 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(31)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN

1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses dan administrasi dan seleksi pengusulan penerima beasiswa

Standar -

Definisi istilah Beasiswa BUMN adalah beasiswa bagi mahasiswa Polnustar yang diberikan oleh pihak luar kampus untuk membantu mahasiswa sesuai syarat yang telah ditentukan.

Prosedur 1. Menerima surat tawaran Beasiswa dari pihak

BUMN.

2. Bagian Kemahasiswaan memberikan surat kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi calon mahasiswa penerima.

3. Kaprodi memberikan rekomendasi calon mahasiswa penerima.

4. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi

rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan ke Wadir III untuk ditetapkan.

5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

6. Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa penerima dengan SK.

(32)

23 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

8. Mahasiswa penerima beasiswa mengurus penerimaan beasiswa.

9. Mengirim daftar nama-nama penerima ke BUMN.

10. Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.

11. Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan 12. Pelaporan. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. Kaprodi 4. Bagian Kemahasiswaan 5. Mahasiswa

Catatan

(33)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

Flowchart

No Aktivita _kturDire Wadir _III Kapro_di

Bagian Kemah asiswa an Mahasi swa 1 Menerima surat tawaran Beasiswa

dari pihak BUMN.

2 Bagian Kemahasiswaan memberikan surat kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi calon mahasiswa penerima.

3 Kaprodi memberikan rekomendasi calon mahasiswa penerima. 4 Bagian Kemahasiswaan

menyeleksi rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan ke Wadir III untuk ditetapkan. 5 Surat permohonan pembuatan SK

penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

6 Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa penerima dengan SK. 7 Pengumuman penerima beasiswa. 8 Mahasiswa penerima beasiswa

mengurus penerimaan beasiswa. 9 Mengirim daftar nama-nama

penerima ke BUMN.

10 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.

11 Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan

(34)

25 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(35)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:

1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam mengikuti kegiatan Porseni.

2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti kegiatan Porseni.

Ormawa Polnustar.

Standar Proposal Porseni

Definisi istilah Pekan Olahraga dan Seni (PORSENI) Politeknik Se-Indonesia merupakan puncak dari ajang kegiatan program Kemahasiswaan Politeknik Se-Indonesia di bidang Olahraga dan Seni, sebagai salah satu bentuk partisipasi Politeknik se-Indonesia dalam mendukung pembangunan sumber daya manusia Indonesia yang diharapkan mampu meningkatkan reputasi Indonesia di kancah global.

Prosedur 1. Penentuan cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.

2. Penandatanganan kontrak kerja dengan pelatih. 3. Membuat surat edaran/ Pengumuman ke

Ormawa untuk melakukan rekrutmen

mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/ peserta kontingen Polnustar.

4. Seleksi calon atlet/ peserta oleh tim pelatih di masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.

5. Pengumuman nama-nama atlet/ peserta yang dinyatakan lolos seleksi.

6. Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos seleksi.

7. Sarana dan Prasarana latihan.

8. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.

9. Pendaftaran ke Panitia Pelaksana : a. Kontingen.

b. Cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan.

c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial.

d. Pembayaran biaya kontribusi

(36)

27 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

a. Surat ijin atlet/ peserta yang akan mengikuti Porseni ke Kabag Akademik. b. Surat tugas, SPPD dan dokumen

persyaratan keabsahan altet/ peserta serta Offisial.

c. Penyediaan Transportasi dan Akomodasi selama mengikuti kegiatan.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. BAUK 4. Ormawa 5. Staf Kemahasiswaan 6. Tim Pelatih Bagan alir Prosedur

Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta aktif dalam kegiatan Kemahasiswaan.

(37)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

Flowchart No Aktivitas Wadir _III

Staf Kemaha siswaan Direk tur BAUK Orma wa Tim Pelatih 1 Penentuan cabang

olahraga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti. 2 Penandatanganan

kontrak kerja dengan pelatih. 3 Membuat surat edaran/ Pengumuman ke Ormawa untuk melakukan rekrutmen mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/ peserta kontingen Polnustar. 4 Seleksi calon atlet/

peserta oleh tim pelatih di masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti. 5 Pengumuman

nama-nama atlet/ peserta yang dinyatakan lolos seleksi.

6 Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos seleksi.

7 Sarana dan Prasarana latihan.

(38)

29 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

8 Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur. 9 Pendaftaran ke Panitia Pelaksana : a. Kontingen. b. Cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial. d. Pembayaran biaya kontribusi

keikutsertaan kontingen, atlet/ peserta dan offisial. 10 Pembentukan

Kontingen Polnustar :

a.Surat ijin atlet/ peserta yang akan mengikuti Porseni ke Kabag Akademik. b.Surat tugas, SPPD dan dokumen persyaratan keabsahan altet/ peserta serta Offisial. c.Penyediaan

Transportasi dan Akomodasi selama mengikuti kegiatan.

(39)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(40)

31 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan untuk menjamin masa orientasi

pengenalan program studi dan pengenalan Kampus di lingkungan Politeknik Negeri Nusa Utara terlaksana dengan baik, lancar, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Mahasiswa baru Politeknik Negeri Nusa Utara dan Mahasiswa Lama yang belum mengikuti OPPS

Standar SK Panitia OPPS, Jadwal Pelaksanaan OPPS

Definisi istilah Orientasi Pengenalan Program Studi adalah suatu kegiatan yang memberikan pembekalan kepada mahasiswa tentang kehidupan kampus baik dari segi akademik maupun non akademik.

Prosedur 1. Surat permohonan pembentukan Panitia

dengan SK Direktur.

2. Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK.

3. Proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur. 4. Pelaksanaan Kegiatan : a. Pembukaan; b. Penutupan. 5. Pelaporan. 1. Direktur 2. Wadir III 3. Wadir II 4. Panitia pelaksana

Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah Catatan

(41)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

Flowchart Ket No Aktivitas Wadir III Direktur Wadir

II Panitia Pelaksa na 1 Surat permohonan pembentukan Panitia dengan SK Direktur. 2 Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK. 3 Panitia mengajukan proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur. Jika disetujui, disposisi permohonan anggaran ditujukan ke Wadir II. Jika tidak disetujui, permohonan anggaran dikembalikan ke Panitia. 4 Pencairan anggaran

melalui Wadir II.

5 Pelaksanaan Kegiatan :

a. Pembukaan; b. Penutupan. 6 Pelaporan.

(42)

33 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(43)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN

1. Tujuan Prosedur

SOP ini bertujuan:

Sebagai acuan Ormawa/ panitia pelaksana kegiatan

yang dibentuk oleh Ormawa untuk

meminjam/menggunakan sarana dan prasarana dalam pelaksanaan kegiatan.

2. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya

Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.

3. Standar SK ormawa,. Permohonan kegiatan

4. Definisi istilah Peminjaman/penggunaan sarana dan prasarana adalah

suatu kegiatan yang dilakukan oleh Ormawa/ panitia pelaksana kegiatan yang dibentuk oleh Ormawa untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan.

5. Prosedur 1. Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat

permohonan peminjaman/ penggunaan sarana dan prasarana kepada Direktur.

2. Direktur mendisposisikan surat peminjaman kepada bidang kemahasiswaan.

3. Direktur memberikan tanggapan dan

mendisposisikan kepada WADIR III .

4. WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan Direktur dan memberitahukan kepada Ormawa/ Panitia pelaksana.

5. Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka

Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat

meminjam/ menggunakan sarana dan

prasarana.

6. Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan sarana dan prasarana yang telah dipinjam/ digunakan.

(44)

35 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

6. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. BAUK 4. Staf Kemahasiswaan 5. Ormawa 6. Tim Pelatih 7. Bagan alir Prosedur

8. Catatan

(45)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

Diagram Alir

No Aktivitas Wadi_{r III}

Staf Kemah asiswa an Direktu r BAU Orma wa Tim Pelatih 1 Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat permohonan peminjaman/ penggunaan sarana dan prasarana kepada WADIR III.

2 WADIR III mendisposisikan surat peminjaman kepada staf kemahasiswaan. 3 Direktur memberikan tanggapan dan mendisposisikan kepada WADIR III .

4 WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan Direktur dan memberitahukan kepada Ormawa/ Panitia pelaksana. 5 Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat meminjam/ menggunakan sarana dan prasarana. 6 Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan sarana dan prasarana yang telah dipinjam/ digunakan.

(46)

37 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

(47)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA

1. Tujuan Prosedur

SOP ini bertujuan:

1. Sebagai acuan untuk proses pelayanan pengajuan legalitas ormawa.

2. Memberikan kepastian hukum tentang

keberadaan Ormawa di lingkungan Polnustar khususnya Ormawa yang telah membentuk struktur kepengurusan yang baru..

2. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya

Mulai dari prosedur pengajuan ijin, syarat-syarat pengurusan legalitas ormawa yang wajib dilengkapi.

3. Standar surat pengantar kepada Direktur. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa

4. Definisi istilah Ormawa adalah Organisasi Kemahasiswaan yang bertanggungjawab langsung kepada Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan (Wadir III). Ormawa Politeknik Negeri Nusa Utara terdiri dari, BEM, DEMAH dan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa).

5. Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III. 2. WADIR III mempelajari surat permohonan

dan mendisposisikan kepada Staf

Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.

3. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti

disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur.

4. Direktur merekomendasikan/ menolak

pengurusan legalitas ormawa.

5. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa

6. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1 Direktur 2 WADIR III 3 Staf Kemahasiswaan 4 Ormawa 7. Bagan alir Prosedur

8. Catatan

(48)

39 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart No Aktivitas Orma wa WADIR III Staf Kemahas iswaan Direktur 1 Ormawa mengajukan surat

permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III.

2 WADIR III mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.

3 Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur. 4 Direktur merekomendasikan/ menolak pengurusan legalitas ormawa. 5 Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa

(49)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(50)

41 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:

Sebagai acuan bagi mahasiswa dan unit kerja terkait dalam proses pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).

Prosedur ini mengatur semua proses pembuatan KTM baik untuk mahasiswa baru atau habis masa berlaku.

Standar PDPT Mahasiswa dan kartu rencana studi

Definisi istilah Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu tanda

pengenal sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Nusa Utara yang wajib dimilik oleh setiap mahasiswa yang masih aktif dan harus dapat menunjukkan sewaktu-waktu dibutuhkan.

Prosedur 1. Mahasiswa mengisi data pada formulir

pendaftaran untuk pembuatan kartu

mahasiswa yang disediakan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti slip pembayaran semester dan menyerahkan kepada Staf Kemahasiswaan.

2. Staf Kemahasiswaan memeriksa formulir pendaftaran dan bukti pembayaran serta

kelengkapan data dan melakukan

pengambilan foto mahasiswa.

3. Staf Kemahasiswaan mencetak Kartu Tanda Mahasiswa.

4. Bagian Kemahasiswaan menyerahkan Kartu Tanda Mahasiswa kepada mahasiswa.

(51)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

5. Mahasiswa menerima Kartu Tanda

Mahasiswa. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Mahasiswa 2. Staf Kemahasiswaan 3. Bagian Kemahasiswaan

Catatan - Mahasiswa dapat mengambil Kartu Tanda Mahasiswa 1 minggu setelah melakukan pendaftaran.

- Kartu mahasiswa berlaku selama mahasiswa tersebut masih aktif di program studi tersebut.

(52)

43 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart No Aktivitas Maha siswa Staf Kemahasiswaan Bagian Kemahasiswaan 1 Mahasiswa mengisi data

pada formulir pendaftaran untuk pembuatan kartu mahasiswa yang disediakan

oleh Bagian

Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti slip pembayaran semester dan menyerahkan kepada Staf Kemahasiswaan.

2 Staf Kemahasiswaan memeriksa formulir pendaftaran dan bukti pembayaran serta kelengkapan data dan melakukan pengambilan foto mahasiswa.

3 Staf Kemahasiswaan mencetak Kartu Tanda Mahasiswa.

4 Bagian Kemahasiswaan menyerahkan Kartu Tanda Mahasiswa kepada mahasiswa.

5 Mahasiswa menerima Kartu Tanda Mahasiswa.

(53)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(54)

45 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA

Untuk memfasilitasi dalam proses pencairan dana guna memperlancar kegiatan dalam menunjang proses belajar mengajar dan pengembangan serta untuk peningkatan mutu pendidikan.

Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.

Standar SK Direktur pengurus ormawa/ kontrak kegiatan/

undangan kegiatan dengan proposal kegiatan di ajukan dengan proposal kegiatan ke Direktur

Definisi istilah Bagian kemahasiswaan merupakan bidang yang menyelenggarakan dan memfasilitasi kegiatan kemahasiswaan.

Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan

dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)

2. Wadir III menyetujui kegiatan dan

mendisposisikan pencairan dana ke Staf Kemahasiswaan.

3. Staf Kemahasiswaan mengajukan surat

permohonan pencairan dana ke Direktur disertai lampiran proposal kegiatan.

4. Direktur menyetujui / menolak surat permohonan pencairan dana.

5. Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan kepada Wadir II.

6. Wadir II mengoreksi anggaran kegiatan. 7. Mencairkan dana kegiatan.

(55)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

8. Mempertanggungjawabkan dana dan membuat laporan kegiatan. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. Wadir III 3. Bendahara 4. Tim Pelatih 5. Staf Kemahasiswaan

Catatan

(56)

47 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart

No Aktivitas Wad_{ir III}

Staf Kemaha siswaan Direk tur Benda hara Orma wa Tim Pelatih 1 Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)

2 Wadir III menyetujui kegiatan dan mendisposisikan pencairan dana ke Staf Kemahasiswaan. 3 Staf Kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pencairan dana ke Direktur disertai lampiran proposal kegiatan. 4 Direktur menyetujui / menolak surat permohonan pencairan dana. 5 Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan kepada Wadir II. 6 Wadir II mengoreksi

anggaran kegiatan. 7 Mencairkan dana

kegiatan.

8 Mempertanggungjawa bkan dana dan membuat laporan kegiatan.

(57)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(58)

49 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS KEMAHASISWAAN

Sebagai acuan mahasiswa untuk meminjam barang inventaris kemahasiswaan dalam pelaksanaan kegiatan mahasiswa.

Prosedur dan tata cara peminjaman barang inventaris kemahasiswaan

Standar BEM menandatangani formulir permohonan

peminjaman barang inventaris kemahasiswaan, Staf Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan pengantar kepada Satpam serta mengisi buku peminjaman.

Definisi istilah Peminjaman barang inventaris kemahasiswaan adalah mekanisme yang dilakukan oleh Ormawa atau individu mahasiswa untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.

Prosedur 1. Mahasiswa (yang mewakili

UKM/Himaju/Himapros dibuktikan

dengan memo dari pengurus) mengisi formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan di Sekretariat BEM.

2. BEM menandatangani formulir

permohonan peminjaman barang

inventaris kemahasiswaan.

3. Mahasiswa membawa formulir

permohonan peminjaman barang

inventaris kemahasiswaan ke bagian kemahasiswaan.

(59)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

4. Staf Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan pengantar.

5. Mahasiswa memberikan pengantar kepada Satpam serta mengisi buku peminjaman. 6. Satpam mendampingi mahasiswa untuk

mengambil barang inventaris di gudang Kemahasiswaan.

7. Satpam mengontrol buku peminjaman dan menghubungi mahasiswa apabila belum dikembalikan.

8. Mahasiswa mengembalikan barang

inventaris yang telah dipinjam kepada satpam dan mengisi buku peminjaman serta bersama satpam mengembalikan barang yang telah dipinjam ke gudang kemahasiswaan. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Staf Kemahasiswaan 2. BEM 3. Mahasiswa 4. Satpam Bagan alir Prosedur

Catatan

(60)

51 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Diagram Alir No Aktivitas Maha siswa BEM Staf Kemaha siswaan Satpam 1 Mahasiswa (yang mewakili

UKM/Himaju/Himapros

dibuktikan dengan memo dari pengurus) mengisi formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan di Sekretariat BEM.

2 BEM menandatangani formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan

3 Mahasiswa membawa formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan ke bagian kemahasiswaan.

4 Staf Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan pengantar.

5 Mahasiswa memberikan pengantar kepada Satpam serta mengisi buku peminjaman. 6 Satpam mendampingi mahasiswa

untuk mengambil barang inventaris di gudang Kemahasiswaan.

7 Satpam mengontrol buku peminjaman dan menghubungi mahasiswa apabila belum dikembalikan.

8 Mahasiswa mengembalikan barang inventaris yang telah dipinjam kepada satpam dan mengisi buku peminjaman serta bersama satpam mengembalikan barang yang telah dipinjam ke gudang kemahasiswaan. v v v v v v

(61)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(62)

53 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI

Sebagai pedoman untuk memberikan keterangan tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa berprestasi.

Mahasiwa Polnustar yang berprestasi.

Standar SK Panitia Pemilihan Mawapres dari direktur; Karya Tulis Mahasiswa

Definisi istilah Mahasiswa Berprestasi adalah mahasiswa yang

berhasil mencapai prestasi tinggi, baik kurikuler, kokurikuler, maupun ekstrakulikuler sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Prosedur 1. Prodi melaksanakan seleksi untuk memilih

mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis, IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan yang diunggulkan.

2. Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia Pelaksana.

3. Informasi dari Dikti.

4. Bidang kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pembentukan Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK Direktur.

5. Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar melalui SK

(63)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

6. Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK, Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya Tulis dan Wawancara.

7. Juara tingkat perguruan tinggi diikutkan untuk mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan mengunggah video yang berisi tentang rekaman penyampaian ringkasan secara lisan ke laman Youtube dengan mencantumkan alamat (URL) video yang diunggah.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Dikti 2. Wadir 3. Direktur 4. Panitia pelaksana 5. Prodi 6. Mahasiswa Bagan alir Prosedur

Catatan

Referensi 1. Buku Pedoman Mahasiswa Berprestasi Diploma

2. Standart Penilaian Pembelajaran Politeknik Negeri Nusa Utara Tahun 2018

(64)

55 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Diagram Alir

NO Aktivitas Dik_ti Wadir _III Direk_tur

Panitia Pelaks

ana

Prodi Mahasisw_a 1 Prodi melaksanakan seleksi

untuk memilih mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis, IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan yang diunggulkan.

2 Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia Pelaksana.

3 Informasi dari Dikti.

4 Bidang kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pembentukan Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK Direktur.

5 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar melalui SK

6 Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK, Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya Tulis dan Wawancara. 7 Juara tingkat perguruan

tinggi diikutkan untuk mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan mengunggah video yang berisi tentang rekaman penyampaian ringkasan secara lisan ke laman Youtube dengan mencantumkan alamat (URL) video yang diunggah.

(65)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(66)

57 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT NASIONAL

1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam mengikuti kegiatan MTQ.

2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti kegiatan MTQ.

Mahasiwa Polnustar yang memiliki kemampuan untuk mengikuti MTQ

Standar Seleksi tingkat Polnustar. Pemenang tingkat polnustar akan mengikuti MTQMN

Definisi istilah MTQ mahasiswa tingkat nasional antar perguruan tinggi merupakan salah upaya dalam peningkatan pemahaman, penghayatan serta pengamalan isi

kandungan Al-Qur’an dan juga untuk

mengaktualisasikan nilai-nilai kandungan Al-Qur’an dalam kehidupan mahasiswa.

Prosedur 1. Menerima informasi kegiatan MTQMN

2. Membuat surat ke Badan Tadzkir untuk melakukan perekrutan calon peserta untuk diseleksi.

3. Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar. 4. Pengumuman nama-nama peserta yang

dinyatakan lolos seleksi.

5. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.

6. Pelaksanaan Kegiatan

a. Surat ijin peserta yang akan mengikuti MTQ ke Kabag Akademik.

(67)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

b. Surat tugas, SPPD dan dokumen persyaratan keabsahan peserta serta Offisial.

c. Penyediaan Transportasi dan

Akomodasi selama mengikuti

kegiatan. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Panita pelaksana 2. Kabag Akademik 3. Staf Kemahasiswaan 4. Badan Tadzkir 5. Mahasiswa

Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta terdapat di PDPT aktif dalam kegiatan Kemahasiswaan.

(68)

59 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

Flowchart No Aktivita Panita pelaks ana Staf Kemaha siswaan Badan Tadzkir Kabag Akademi k Mahasi swa 1 Menerima informasi kegiatan MTQMN 2 Membuat surat ke Badan

Tadzkir untuk melakukan perekrutan calon peserta untuk diseleksi.

3 Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar.

4 Pengumuman nama-nama peserta yang dinyatakan lolos seleksi.

5 Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.

6 Pelaksanaan Kegiatan a. Surat ijin peserta yang

akan mengikuti MTQ ke Kabag Akademik. b. Surat tugas, SPPD dan

dokumen persyaratan keabsahan peserta serta Offisial. c. Penyediaan Transportasi dan Akomodasi selama mengikuti kegiatan.

(69)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

(70)

61 15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SI

SW

AA

N

15. SOP PEMINJAMAN/PENGGUNAAN FASILITAS KEMAHASISWAAN

1. Sebagai acuan prosedur peminjaman dan

penggunaan fasilitas

2. kemahasiswaan kepada pihak terkait dari luar lingkungan Polnustar.

Sebagai tahapan dalam mengatur peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan Polnustar.

Tata cara proses peminjaman dan penggunaan fasilitas oleh pihak-pihak terkait yang terlibat dalam proses peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan.

Standar

Definisi istilah Fasilitas kemahasiswaan adalah fasilitas berupa

Lapangan olahraga, alat-alat musik (beserta soundsystem, bola (voli, sepakbola, futsal), net voli beserta rods, kaostim yang merupakan aset Polnustar.

Prosedur 1. Peminjam mengajukan surat permohonan

peminjaman/ penggunaan fasilitas

kemahasiswaan kepada Direktur.

2. WADIR III mendapatkan disposisi dengan

Direktur mengenai permohonan

peminjaman/ penggunaan fasilitas

kemahasiswaan.

3. WADIR III memberikan tanggapan setelah

berkoordinasi dengan Direktur dan

mendisposisikan kepada Staf

Kemahasiswaan untuk ditindaklanjuti. 4. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti sesuai

dengan tanggapan WADIR III dan menyampaikan surat kepada pengguna.

(71)

15 PR

OS

ED

UR

MUT

U K

EMA

HA

SIS

W

AA

N

5. Apabila disetujui maka Peminjam dapat

meminjam/ menggunakan fasilitas

kemahasiswaan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

6. Peminjam mengembalikan fasilitas

kemahasiswaan yang telah dipinjam/ digunakan. Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP 1. Direktur 2. WADIR III 3. Staf Kemahasiswaan 4. Peminjam Bagan alir Prosedur

Catatan

Referensi Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang milik Negara Jo. No. 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Pengelolaan Barang Milik Negara