LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Juni 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 04 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
I. DIAGRAM ALIR MANUVER FISCHES DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
2
-M. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
N. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
P. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
Q. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DAFTAR DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan identifikasi arsip
2 Menyusun rencana teknis penyusunan daftar 3 Melakukan penelusuran
sumber dan referensi 4 Membuat skema sementara
5 Merekonstruksi arsip
6 Mendeskripsi arsip (transliterasi dan transkripsi arsip)
7 Membuat skema definitif
8 Manuver fisches (kartu deskripsi)
9 Memberi nomor definitif
10 Manuver fisik arsip
11 Memberi label
12 Menata arsip dalam boks
13 Menulis daftar
14 Menilai dan menelaah daftar arsip
15 Menyempurnakan daftar
16 Mengesahkan
4
-DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 1 Membuat dan mengajukan
rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan ke Direktur Pengolahan
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip 6 Kasubdit Pengolahan Arkon
Setelah Tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi
7 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip
Konvensional
8 Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip
Norma Waktu : 10 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 9 Melaksanakan identifikasi fisik,
sistem dan provenance arsip ke Depo
10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi
11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 12 Menyampaikan laporan identifikasi ke Direktur Pengolahan 13 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar
6
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
Norma waktu: 3 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Mengajukan draft rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan daftar, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang
penyusunan rencana teknis 3 Merevisi draft rencana teknis
setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 4 Mengajukan program rencana
teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draft penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan
diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis
8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis
DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Peyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
1 Membuat draft surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait
2 Mengajukan draft surat kepada Kasubdit
Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draft surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 5 Memberi paraf dan
mengajukan draft surat ke Direktur Pengolahan 6 Memberikan arahan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip 7 Melakukan penyempurnaan
terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan 8 Membuat nota dinas
sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait
8
-Norma waktu: 10 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Peyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh di instansi terkait
11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip pada instansi terkait 12 Menindaklanjuti hasil
identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap
daftar/inventaris arsip pada instansi terkait
15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait 16 Menyampaikan laporan ke
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan/koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 4 Melakukan perbaikan atas
koreksi skema sementara
10
-DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP STATIS
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 1 Menyiapkan arsip yang
akan direkonstruksi 2 Memilah antara arsip dan
non arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya. 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya. 5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis dan informasi arsip
DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan arsip yang
akan dideskripsi
2 Membaca keseluruhan informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches
5 Melakukan transliterasi terhadap arsip yang berbahasa asing dan melakukan transkripsi terhadap arsip yang beraksara daerah 6 Menentukan bentuk
redaksi
7 Menentukan inti
informasi yang terkandung dalam arsip
8 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
9 Menentukan tingkat perkembangan arsip
10 Menentukan bentuk luar arsip
11 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam fisches kemudian membungkus fisik arsip menggunakan kertas kising
12
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan skema
sementara yang akan diubah/ditetapkan 2 Memeriksa kembali
kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara
4 Mengurangi atau
menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara 5 Melakukan konsultasi
pada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
DIAGRAM ALIR
MANUVER FISCHES (KARTU DESKRIPSI)
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu
deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu secara kronologis
5 Kartu fisches (kartu deskripsi) tersusun sesuai skema
14
DIAGRAM ALIR
PENOMORAN DEFINITIF
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melakukan penomoran
definitif pada fisches berdasarkan hasil manuver fisches
2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali fisches yang sudah diberi nomor definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip
DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan fisik arsip
2 Mengelompokkan fisik arsip sesuai dengan skema definitif dan hasil dari manuver fisches
3 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif
4 Memberi nomor definitif pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitif pada fisches 5 Arsip sudah tersusun
berdasarkan nomor definitif
16
-DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan label arsip
dan perekat untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama lembaga pencipta arsip dan nomor urut arsip 2 Menempelkan label arsip
pada sampul arsip
3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks yang terdiri atas: nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip dan nomor urut boks
DIAGRAM ALIR
PENATAAN ARSIP DALAM BOKS
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan arsip
yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks
2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan
3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks
4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan
sebelumnya
5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks 6 Melaporkan kegiatannya
kepada Kasubdit
Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
18
-DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
Norma waktu: 20 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan data dan
fisches (kartu deskripsi) yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar 2 Membuat judul daftar
sesuai fonds
3 Menuangkan deskripsi dari fisches (kartu
deskripsi) ke dalam daftar 4 Menentukan kurun waktu
arsip berdasarkan arsip yang ditata
5 Membuat kata pengantar
6 Membuat daftar isi
7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
8 Mengoreksi
daftar yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENELAAHAN
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
Norma waktu: 5 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan daftar yang telah tersusun 2 Melakukan pengecekan
antara informasi dan fisik arsip
3 Mengajukan draft daftar ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 4 Memberikan arahan kepada
Arsiparis mengenai penulisan daftar 5 Merevisi draft daftar
setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 6 Mengajukan draft daftar ke
Direktur Pengolahan 7 Memberikan arahan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip
20
-DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi
1 Mengajukan draft daftar ke Kasubdit PengolahanArkon Setelah Tahun 1945
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
3 Merevisi draft daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan 5 Memberikan arahan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip 6 Merevisi draft daftar teknis
yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
7 Melakukan uji petik terhadap daftar
8 Memutuskan daftar telah final berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan
Norma waktu: 5 hari kerja
DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DAFTAR
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
NO Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Pemanfaatan Direktur Preservasi 1 Memeriksa kelengkapan
daftar yang akan disahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan 3 Menandatangani daftar tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 untuk menggandakan daftar dan menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 4 Menggandakan daftar dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional
Norma waktu: 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)
DIREKTUR PENGOLAHAN,
-PROSEDUR TETAP
NOMOR 04 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang sangat bernilai tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945.
2
-B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam pembuatan daftar pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945.
Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip Statis, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif, Manuver Fisches, Penomoran Definitif, Manuver Fisik Arsip, Pemberian Label, Penataan Arsip Dalam Boks, Penulisan Daftar, Penilaian Dan Penelaahan, Penyempurnaan Daftar, dan Pengesahan Daftar.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Daftar Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berupa daftar arsip dari suatu khasanah arsip lembaga pencipta arsip atau khasanah arsip suatu lembaga kearsipan yang berisi uraian deskripsi dari suatu khasanah arsip.
2. Deskripsi Arsip adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.
3. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 4. Manuver Fisches (kartu deskripsi) adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu
deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat.
5. Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar dan inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip serta pada daftar dan inventaris.
6. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada boks arsip dan bungkus arsip (kertas kising). Label boks berisi nama lembaga pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan nomor boks arsip, sedangkan label arsip berisi lembaga pencipta arsip dan nomor urut arsip.
7. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
9. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh.
4
-10. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip. Boks arsip terdiri dari 2 ukuran yaitu ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm) dan ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm).
11. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui daftar apakah informasi yang ada di dalam daftar sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi.
12. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi baik dari perpustakaan maupun ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.
13. Pengesahan terhadap daftar adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
14. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah. Nomor definitif ini menjadi dasar penyusunan nomor urut berkas pada daftar arsip.
15. Penulisan Daftar adalah kegiatan penyusunan daftar arsip dari suatu khasanah arsip lembaga pencipta arsip atau khasanah arsip suatu lembaga kearsipan yang berisi deskripsi arsip dalam berbagai rincian dari suatu khasanah arsip
16. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap daftar yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.
17. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
18. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
19. Transkripsi aksara daerah yaitu suatu kegiatan menyusun data informasi arsip konvensional dari aksara daerah (Jawa Kuno, Arab Melayu dan lain-lain) ke dalam bentuk tulisan bahasa Indonesia sesuai informasi yang terkandung di dalam arsip.
20. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam arsip dari bahasa daerah ke dalam bahasa Indonesia yang baku.
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi arsip
Penyusunan daftar arsip konvensional setelah tahun 1945 dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan daftar selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis. 2. Penyusunan Rencana teknis
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi.
3. Penelusuran sumber dan referensi
Tahapan selanjutnya dari penyusunan daftar adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan melakukan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait yaitu lembaga pencipta arsip. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.
4. Pembuatan skema sementara
Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip. 5. Rekonstruksi arsip
Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.
6. Deskripsi arsip
Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam fisches (kartu deskripsi) yang terdiri atas 5 (lima) unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan
6
-mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Apabila arsipnya berbahasa asing sekaligus melakukan transliterasi arsip, kemudian untuk arsip yang beraksara daerah sekaligus melakukan transkripsi arsip. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif. 7. Pembuatan skema definitif
Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu manuver fisches (kartu deskripsi)
8. Manuver fisches (kartu deskripsi)
Kegiatan manuver fisches (kartu deskripsi) dilakukan dengan mengelompokkan fisches disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisches ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif.
9. Penomoran definitif
Setelah manuver kartu fisches selesai maka dilakukan penyusunan urut definitif pada fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip.
10. Manuver fisik arsip
Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu pemberian label.
11. Pemberian label
Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas nama lembaga pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penataan dalam boks.
12. Penataan dalam boks
Kegiatan selanjutnya adalah penataan arsip dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penulisan daftar arsip.
13. Penulisan daftar
Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap daftar arsip yang dituangkan dalam format daftar arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi daftar arsip yang terdiri dari komponen halaman judul dan daftar arsip berupa kolom-kolom yang terdiri dari nomor berkas, keterangan (isi informasi), kurun waktu, tingkat perkembangan dan jumlah (volume). Keberhasilan dalam tahapan penulisan daftar arsip ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan.
14. Penilaian dan penelaahan
Penulisan draft daftar arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap daftar yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaahan ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan daftar.
15. Penyempurnaan daftar
Apabila dalam terdapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar daftar arsip tersebut dapat disahkan dan ditandatangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan daftar arsip ini akan mempermudah proses penyusunan daftar arsip selanjutnya yaitu pengesahan.
16. Pengesahan
Tahap terakhir setelah penyempurnaan daftar tersebut diatas adalah pengesahan daftar oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan bahwa penyusunan daftar tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.
8
-BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional setelah Tahun 1945 dalam menyusun daftar arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
