SALINAN DOKUMEN TERKAWAL. PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN PK.UiTM FSSR (P).07 SALINAN DOKUMEN TERKAWAL PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

(1)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).07 No. Keluaran : 02 MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN No. Pindaan : 02 Tarikh Kuatkuasa : 22/9/2013 Muka Surat : 1/9 FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

MESYUARAT KAJI SEMULA

PENGURUSAN

PK.UiTM FSSR (P).07

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

Prof Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain

(A.I.S) Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan

(Akademik) Dekan Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

(2)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).07 No. Keluaran : 02 MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN No. Pindaan : 02 Tarikh Kuatkuasa : 22/9/2013 Muka Surat : 2/9 FSSR

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA

Tarikh No. Pindaan No. Para Muka surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

22/09/2013

02/01

4.2 5 Timbalan Dekan diubah kepada Timbalan Dekan (Akademik) 02/01 5 5 Penambahbaikan singkatan WP kepada WPF 18/05/2015 02/02 Muka hadapan

Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur 12/01/2016 02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar

baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan

(3)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).07 No. Keluaran : 02 MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN No. Pindaan : 02 Tarikh Kuatkuasa : 22/9/2013 Muka Surat : 3/9

FSSR

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan

6. Tanggungjawab dan Tindakan

7. Rekod Kualiti 8. Lampiran 4 4 4 5 5 6-9 10 11

(4)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan proses kaji semula pengurusan dilaksanakan secara terancang, berkesan dan

profesional di bawah kaedah yang ditetapkan oleh pengurusan FSSR.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Dekan FSSR semasa merancang dan melaksanakan kaji semula pengurusan FSSR.

3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.FAKULTI.UITM.02

Seksyen 5.6 - Kaji Semula Pengurusan Seksyen 5.6.1 - Am

Seksyen 5.6.2 - Input Kaji Semula Seksyen 5.6.3 - Output Kaji Semula

(5)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

4.0 DEFINISI

4.1 Kaji Semula Pengurusan

Kajian yang dilaksanakan oleh Dekan melalui Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan selaras dengan keperluan Seksyen 5.6 Manual Kualiti.

4.2 Pengurusan Atasan

Pengurusan Atasan adalah Dekan, Timbalan Dekan (Akademik) dan Timbalan Pendaftar FSSR.

5. SINGKATAN

FSSR Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka MKSP Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan WPF Wakil Pengurusan FSSR

UiTM Universiti Teknologi Mara TP Timbalan Pendaftar PE Pegawai Eksekutif

PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab LPHA Laporan Penemuan Hasil Audit A/MP Aduan/ Maklumbalas Pelanggan

(6)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D Arahkan Timbalan Pendaftar membuat persediaan merancang, menjadual dan mengendalikan MKSP.

WPF 2. Lantik TP sebagai setiausaha mesyuarat. 3. Arahkan TP untuk menyediakan agenda. 4. Pastikan persediaan yang menyeluruh bagi MKSP.

5. Tetapkan tarikh untuk MKSP.

TP/PE

A. Tindakan Sebelum MKSP

6. _{Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli} sekurang-kurangnya 7 hari bekerja sebelum mesyuarat.

7. Dapatkan daripada PYB semua laporan lengkap seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.

(7)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

TP/PE _8. _{Sediakan agenda MKSP merangkumi} perkara-perkara berikut :

i. Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti FSSR;

ii. Laporan Prestasi Pengurusan Perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran;

iii. Laporan LPHA; iv. Laporan A/MP;

v. Laporan Tindakan Pembetulan; vi. Laporan Tindakan Pencegahan;

vii. Laporan Cadangan Penambahbaikan; viii. Laporan Pengurusan Latihan;

ix. Kesedaran Mengenai Sistem Kualiti.

WP B. Pengendalian Mesyuarat

9. Bentangkan Laporan Pencapaian Pelaksanaan Pengurusan FSSR.

10. Arahkan PYB bentangkan laporan berkaitan. 11. Pastikan TP catatkan perbincangan dan keputusan

(8)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

TP _C. _{Tindakan Selepas Mesyuarat}

12. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 13. Buat pembetulan dan pengemaskinian pindaan.

Maklumkan kepada PYB untuk laksanakan keputusan MKSP secara rasmi.

PYB _{14. Laksanakan tindakan susulan yang perlu dalam} tempoh masa yang ditetapkan.

15. Majukan laporan maklumbalas mengenai keberkesanan tindakan yang telah diambil kepada TP.

TP _{16. Semak dan pastikan laporan maklumbalas} diterima selaras dengan keputusan MKSP.

17. Jika tindakan yang diambil tidak berkesan, bincang dengan PYB untuk tindakan pembetulan.

18. Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan Keputusan MKSP untuk mesyuarat akan datang.

(9)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

PENGURUSAN

FSSR

7. REKOD KUALITI

Bil.

Jenis/ Rekod

Rujukan

Lokasi

Tempoh

Simpanan

1. Minit MKSP 600-FSSR (PT. 12/10/5) Bah.Pentadbiran FSSR 7 Tahun

8. LAMPIRAN

(10)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

CARTA ALIR PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

PK. UiTM. FSSR (P).07

TANGGUNG JAWAB

CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA

MULA

D

Arahkan Timbalan Pendaftar membuat persediaan merancang, menjadual dan mengendalikan MKSP.

WPF

Lantik TP sebagai setiausaha mesyuarat. Arahkan TP untuk menyediakan agenda.

Pastikan persediaan yang menyeluruh bagi MKSP dan tetapkan tarikh untuk MKSP.

TP/ PE

Tindakan Sebelum MKSP

Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli sekurang-kurangnya 7 hari bekerja sebelum mesyuarat.

Dapatkan daripada PYB semua laporan lengkap seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.

Sediakan agenda MKSP mengikut prosedur.

WPF

Pengendalian Mesyuarat

Bentangkan Laporan Pencapaian Pelaksanaan Pengurusan FSSR.

Pastikan TP catatkan perbincangan dan keputusan mesyuarat.

(11)

SALINAN

DOKUMEN

TERKAWAL

sambungan

TP

Tindakan Selepas Mesyuarat

Siapkan minit mesyuarat dan edarkan. Buat pembetulan dan pengemaskinian pindaan. Maklumkan kepada PYB untuk laksanakan keputusan MKSP

PYB

Laksanakan tindakan susulan yang perlu. Majukan laporan maklumbalas mengenai keberkesanan tindakan yang telah

diambil kepada TP.

TP

Semak dan pastikan laporan

maklumbalas diterima selaras dengan keputusan MKSP. Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan Keputusan MKSP untuk mesyuarat akan datang.