PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

(1)

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 1/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian

prasiswazah calon warganegara dan bukan warganegara.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan

unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan

kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001

Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

-

Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008

-

Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik

Prasiswazah) 2014

-

Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

-

Pengunjuran Pelajar Tahun 2011 hingga 2018

-

Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf

dan Lepasan SPM/Setaraf

-

Manual Pengguna SMP - Pengambilan dan Kemasukan (PnK)

-

Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama

-

Manual Pengguna System e-MAS (disediakan oleh Bahagian

Pengurusan Maklumat KPM)

-

Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan

STPM/Setaraf

-

Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf

-

Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

(2)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 2/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Kod Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/PU/PS/AK005

A

Penyediaan Cadangan Unjuran

Pengambilan Pelajar Baharu

B

Penyediaan Syarat Kemasukan

C

Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf

D

Temu duga Program Bukan ISMP

E

Pengurusan Ujian MEdSI dan Temu duga

ISMP

F

Mesyuarat Pemilihan Bersama

KPM-IPTA

G

Rayuan Kemasukan

H

Tawaran Kemasukan (Perdana dan

Rayuan)

UPM/PU/PS/AK013

Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu

Program Pengajian Prasiswazah Bukan

Warganegara

http://upu.moe.gov.my

Laman Web Rasmi Permohonan Ke IPTA, TEVT

dan ILKA

http://www.moe.gov.my

Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi

http://www.upm.edu.my

Laman Web UPM

http://www.akademik.upm. edu.my

Laman Web Bahagian Akademik

http://www.smp.upm.edu.my/temuduga

Laman Web Semakan Calon Temu Duga

Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar

Baharu

http://www.smp.upm.edu.my/tawaran

Laman Web Semakan Permohonan

Kemasukan Ke UPM

(3)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 3/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

BK

:

Bahagian Kemasukan

Asasi

:

Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara

(UiTM)

BHEP

:

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

KB(HEPA)

:

Ketua Bahagian (HEPA)

BPKP

:

Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar

Bukan Warganegara

:

Penduduk Tetap/Pemastautin/Antarabangsa

Fakulti

:

Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian

IPTA

:

Institusi Pengajian Tinggi Awam

JPPBW

:

Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara

KBK

Ketua Bahagian Kemasukan

Ketua PTJ

:

Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian

KPAA

:

Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa

KPM

:

Kementerian Pendidikan Malaysia

Matrikulasi

:

Matrikulasi KPM

PKU

Pusat Kesihatan Universiti

Prasiswazah

:

Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor

PTM

Pegawai Teknologi Maklumat

PT

:

Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan

PT PTJ

:

Penolong Pendaftar PTJ

PT(P/O)

:

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

PTJ

:

Pusat Tanggungjawab

SMP PnK

:

Sistem Maklumat Pelajar – Modul Pengambilan dan Kemasukan

SPM

:

Sijil Pelajaran Malaysia

STPM

:

Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia

STPM/Setaraf

:

Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi

Diploma/Setaraf

:

Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi (Bukan Tahun

Semasa)

TDA

:

Timbalan Dekan Akademik

TNC (A&A)

:

Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

TWP

:

Timbalan Wakil Pengurusan

UPM

:

Universiti Putra Malaysia

(4)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 4/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan

Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan.

(5)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 5/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

6.0 CARTA ALIR

Tanggung

jawab Carta alir Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan Ketua PTJ, KPAA, PT PT PT 6.0 Mula 6.1 Rancang Pengambilan Pelajar 6.2 Warganegara Ya A Tidak 6.3 Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara 6.1 6.2 6.3 B

Rancang Pengambilan Pelajar

6.1.1 Buat perancangan pengambilan pelajar

baharu berdasarkan:

6.1.1.1 Pengunjuran Pelajar Tahun 2011 hingga 2018

6.1.1.2 Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar

(UPM/PU/PS/AK005)- A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan

B. Penyediaan Syarat Kemasukan) 6.1.1.3 Keperluan semasa berdasarkan

Penawaran Program Baharu,

Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu.

6.1.2 Sedia dan semak Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar

(UPM/PU/PS/AK005) - A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. P e n y e d i a a n Syarat)

Warganegara?

6.2.1 Jika ya, ikut langkah 6.5 6.2.2 Jika tidak, ikut langkah 6.4

Pengambilan Pelajar Baharu Bukan

Warganegara

Rujuk Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu

Program Pengajian Prasiswazah Bukan

Warganegara (UPM/PU/PS/AK013) dan proses tamat.

(6)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 6/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Tanggung

Rekod/ Dokumen Rujukan KPAA,PT S/U Senat S/U Senat PT,PT(P/O) KPAA, PT, PT(P/O) KETUA PTJ A

6.5 Sedia Kertas Senat

6.6 Lulus

Ya

6.8 Hantar Ke BPKP

6.9 Saring Permohonan Calon

C Tidak 6.5 6.6 6.7 Buat Pindaan 6.7 6.8 6.9

Sedia Kertas Senat

6.5.1 Terima dan semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan daripada Fakulti.

6.5.2 Sediakan Kertas Senat Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan dan bawa ke Senat selewat- lewatnya pada akhir minggu kedua bulan November. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)

– A. P e n y e d i a a n Cadangan

Pengambilan Pelajar Baharu dan B. Syarat Kemasukan).

Lulus?

Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan.

6.7.1 Jika ya, ikut langkah 6.8

6.7.2 Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut langkah 6.7

Buat Pindaan

Buat pindaan Cadangan Unjuran Pengambilan

Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan

sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. (Jika ada)

Hantar ke BPKP

6.8.1 Masukkan Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan ke BPKP melalui Sistem e-MAS mengikut tempoh yang ditetapkan.

6.8.2 Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu. 6.8.3 Buat pengesahan dan cetak untuk

kegunaan mesyuarat.

Saring Permohonan Calon

Laksanakan saringan permohonan calon. Rujuk :( Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)).

i. C. Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf ii. E. Temu duga Bukan ISMP

iii. F. P e n g u r u s a n U j i a n M E d S I d a n Temu duga ISMP

(7)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 7/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Tanggung

Rekod/ Dokumen Rujukan KPAA/PT KPAA/PT Calon KPAA, PT KPAA, PT, PT(P/O) KP BHEP PT(P/O) PT(P/O) PT C 6.10 Pilih Calon 6.11 Berjaya ? Ya 6.15 Buat Tawaran Masuk

6.16 Lapor Diri Pelajar Baharu E Tidak Ya 6.12 Buat Rayuan 6.13 Pilih Calon Rayuan 6.14 Berjaya Tidak D 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15 6.16 Pilih Calon

7.10.1 Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM dan IPTA. (Rujuk :Arahan

Kerja Urusan Pengambilan Pelajar

(UPM/PU/PS/AK005) – D. Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM-IPTA)

Berjaya?

Buat Rayuan

Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP.

Pilih Calon Rayuan

Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : Arahan

Kerja Urusan Pengambilan Pelajar

(UPM/PU/PS/AK005) – H. Rayuan Kemasukan)

Berjaya?

Buat Tawaran Masuk

Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya. Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar(UPM/PU/PS/AK005) - I. Tawaran Kemasukan)

Lapor Diri Pelajar Baharu

6.16.1 Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan

Kampus UPMKB. (Rujuk: Prosedur

Persediaan Penempatan dan

Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004).

6.16.2 Dapatkan Borang Pembetulan

Nama/Kad Pengenalan

(PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran.

6.16.3 Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang.

(8)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 8/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Tanggung

Rekod/ Dokumen Rujukan PT E 6.17 Sedia laporan 6.18 Tamat D B 6.17 Sedia Laporan

Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat selewat-lewatnya sebulan hari bekerja selepas pendaftaran pelajar baharu berakhir.

(9)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 9/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

8.0 REKOD KUALITI

1. Rekod disimpan di Bahagian Kemasukan UPM

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat

dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

1.

UPM/600-2/1/12

MESYUARAT BERSAMA KPM-IPTA

1. Surat/ email/ notis

panggilan/minit mesyuarat a. Panduan b. Semakan Syarat c. Teknikal d. Precouncil 1 dan 2 e. Pemilihan bersama SPM dan STPM setaraf f. Rayuan g. Post mortem

PT (P/O) PT Dokumen dan

Rekod AKD 5 tahun

KPAA

2.

UPM/600-2/1/1

CADANGAN UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

1. Cadangan Unjuran

Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat daripada BPKP)

2. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian

(UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Fakulti) 3. Cadangan Unjuran

Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Fakulti)

4. Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu

(UPM/PU/PS/SS01/AMB)

5. Surat Peringatan kepada

Fakulti yang belum

menghantar Cadangan

Unjuran Pengambilan Pelajar

PT(P/O) PT Pusat

Dokumen dan Rekod AKD

5 tahun

(10)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 10/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tempat

dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

Baharu. Jika perlu. 6. Penawaran program baru.

(jika ada)

7. Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu. 8. Petikan Minit Mesyuarat Senat

Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu

9. Unjuran Kemasukan Ke IPTA Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf. (Sistem e-MAS) 10. Surat lain yang berkaitan

3.

UPM/600-2/1/2

SYARAT KEMASUKAN

1. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Surat Kepada Fakulti)

2. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Surat Jawapan dari Fakulti) 3. Senarai Semak Syarat

kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu.

4. Surat peringatan kepada F a k u l t i yang belum

menghantar syarat kemasukan. (Jika ada)

5. Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan Pelajar Baharu

6. Petikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan

7. Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-MAS lepasan STPM/ Setaraf dan SPM/Setaraf 8. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PT Dokumen dan

Rekod AKD 5 tahun

Ketua PTJ

4.

UPM/600-2/1/4

PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF

1. Notis penyerahan data daripada BPKP

2. Notis Penyerahan Data Pemohon

PT (P/O) PT Pusat

Dokumen dan Rekod AKD

5 tahun

(11)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 11/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tempat

dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

4. Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB) 5. Notis Mesyuarat Pemilihan

Aplikasi Dalam Talian (EFMPB) daripada BPKP

6. Senarai nama jaya kategori E dan F

7. Surat lain yang berkaitan

5.

UPM/600-2/1/7

TEMU DUGA

1. Notis penyerahan data pemohon p r o g r a m t e m u d u g a daripada BPKP 2. Borang Pengesahan

Penerimaan Data

(PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC. 3. Surat panggilan mesyuarat

Pemilihan Calon Temuduga / Ujian MEDSI Bersama Fakulti. 4. Senarai nama calon Ujian

MEDSI

5. Senarai nama calon temu duga (program bukan pendidikan) (PU/PS/BR07/AMB).

6. Senarai nama calon jaya Ujian MEDSI

7. Senarai nama calon temu duga

(program pendidikan) 8. Senarai calon jaya temu duga

(program bukan pendidikan) 9. Senarai calon jaya temu duga

(program pendidikan) 10. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD KPAA

6.

UPM/600-2/1/6 TAWARAN

1. Penerimaan data calon jaya (Surat daripada BPKP)

2. Laporan pengambilan dan kemasukan pelajar baharu 3. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun KPAA

(12)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 12/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tempat

dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

9.

UPM/600-2/1/9 RAYUAN

1. Unjuran Kekosongan Tempat Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.

2. Terima Data Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah daripada BPKP

3. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC. 4. Borang Pembetulan Maklumat

Calon (PU/PS/BR04/AMB) – Jika ada

5. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti untuk kategori E dan F (jika perlu) 6. Borang Cadangan Pemilihan Ke

Program Bacelor Kes Rayuan ( K a t e g o r i E d a n

F ) (PU/PS/BR08/AMB) (jika ada) 7. Surat dan Senarai calon jaya

kepada Fakulti 8. Surat lain yang berkaitan

PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun KPAA

11.

UPM/600-2/1/10

PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU BUKAN WARGANEGARA

1. Surat panggilan Mesyuarat

Pemilihan Bersama Fakulti/surat penghantaran Borang

Permohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/BR12 /AMB) kepada fakulti.

2. Surat/Memo maklum balas

status Borang Permohonan Calon Bukan Warganegara (PU/PS/BR12 /AMB) oleh fakulti.

3. Surat panggilan Mesyuarat

Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara.

4. Kertas Cadangan Pengambilan

Pelajar Baharu Bukan

PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun KPAA

(13)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 13/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tempat

dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

PKU/ Bendahari/ BHEP/Bahagian Antarabangsa/ Bahagian Keselamatan.

7. Senarai nama calon pelajar

bukan warganegara yang ditawarkan.

8. Senarai nama calon pelajar

bukan warganegara yang mendaftar.

9. Kertas Laporan Pengambilan

Pelajar Baharu Bukan Warganegara.

10. Petikan Minit Senat Berkaitan. 11. Surat lain yang berkaitan.

(14)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 14/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

2. Rekod di simpan di PTJ

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/1

CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

1. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian

(UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti)

2. Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti mengenai Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu.

3. Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu. 4. Surat lain yang berkaitan.

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 2 tahun KPAA 2. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/2

SYARAT KEMASUKAN SESI

1. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. 2. Syarat Kemasukan Bagi Program

Pengajian Prasiswazah. 3. Surat peringatan kepada Fakulti

yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada)

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 2 tahun Ketua PTJ 3. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/4

PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF

1. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama 2. Borang Cadangan Pemilihan

Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB). 3. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat

Dokumen dan Rekod PTJ

2 tahun

(15)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 15/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/7 TEMU DUGA

1. Senarai calon temu duga 2. Senarai calon jaya temu duga 3. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PTJ

(Fakulti yang terlibat dengan proses temu duga

sahaja) PT PTJ Dokumen dan Rekod PTJ 2 tahun Ketua PTJ 5. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/6 TAWARAN

1. Senarai nama calon jaya. 2. Surat lain yang berkaitan

PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 2 tahun Ketua PTJ 6. UPM/600-2/1/9 RAYUAN

1. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama fakulti 2. Surat dan Senarai calon jaya

kepada Fakulti

PT (P/O) PT PTJ Pusat

Dokumen dan Rekod PTJ

2 tahun

(16)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003

Halaman: : 16/16

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU

PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH

Tarikh: 05/06/2015

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNCAA WP 03/01/2011 02 01 35/2011 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 5/2011 TNCAA WP 12/09/2011 02 02 45/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 4/2012 (Khas) TNCAA WP 09/05/2012 02 03 71/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 7/2012 (Khas) TNCAA WP 14/08/2012 02 04 18/2013 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 14/2013 (Khas) TNCAA WP 30/04/2013 02 05 1/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke- 20 (1/2015)

TNCAA WP 12/02/2015

02 06 2/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015)