MP/03/11E Page 1 of 6
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE: SPMI – UNDIP
MP/ 03/ 11E
JUDUL: PROSEDUR PENYUSUNAN
RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)
TANGGAL DIKELUARKAN 10 AGUSTUS 2011
AREA: BIDANG MANAJEMEN LEMBAGA
NO. REVISI: 01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)
==============================================================
1. TUJUAN
MP penyusunan Renstra merupakan penyusunan rencana 5 tahun Fakultas Ekonomi Undip berdasar mekanisme Aplikasi Plan, Do, Chek, Action (PDCA) untuk menjamin pelaksanaan penjaminan mutu secara terus menerus.
2. PENGERTIAN
Renstra adalah dokumen perencanaan yang berisi perumusan program, tujuan, sasaran dan kegiatan untuk 5 tahun ke depan.
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat diselenggarakan melalui pelbagai model manajemen kendali mutu. Salah satu model manajemen yang dapat digunakan adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi.
a. "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.
b. PDCA (Plan-Do-Check-Act), sebuah konsep yang memandang bahwa proses-proses yang terjadi dalam setiap kegiatan atau kinerja yang bermutu merupakan suatu lingkaran. Dalam setiap kegiatan atau usaha perbaikan mutu, ada empat langkah yang dilakukan dan keseluruhannya merupakan lingkaran, yaitu :
c. Plan : Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjalankannya? Menyusun rencana yang akan dilakukan,atau menentukan masalah yang akan diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
d. Do : Kerjakan apa yang telah direncanakan. Melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaannya.
e. Check : Apakah hasil yang terjadi sesuai dengan perencanaan ? Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, disamping hal-hal yang sudah benar dilakukan. Berdasarkan kelemahan-kelemahan terasebut disusun rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya.
MP/03/11E Page 2 of 6 f. Act : Bagaimana tindak lanjut untuk meningkatkannya di kemudian hari ?
Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan, termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan.
3. REFERENSI
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2002 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-undang Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
3. Surat Keputusan Menteri pendidikan Nasional tentang Statuta Universitas Diponegoro. 4. Keputusan Rektor Universitas Diponegoro Nomor: . ……… tentang Peraturan
Akademik Universitas Diponegoro
5. Keputusan Rektor Universitas Diponegoro Nomor: . ……… tentang Manual Mutu Universitas Diponegoro
6. Buku Pedoman Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro. 4. PROSEDUR
A. Umum
1. Konsep siklus PDCA ini dapat dijabarkan kedalam setiap proses-proses yang ada dalam unit kerja dan pada sistem secara keseluruhan dalam lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro.
2. Penerapannya bukan hanya terbatas pada proses-proses yang bersifat strategis seperti perencanaan sistem manajemen mutu atau tinjauan manajemen; tetapi juga untuk kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional seperti proses-proses pada bagian pengajaran dan akademik, bagian administrasi dan umum, bagian keuangan dan bagian rumah tangga dan perbekalan.
3. Untuk unit kerja teknis atau operasional siklus PDCA penjabarannya dapat diterapkan sebagai berikut:
a. Plan : merumuskan wewenang dan tanggungjawab, mengembangkan rencana mutu, sasaran mutu dan identifikasi aktivitas unit kerja dalam proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil sesuai rencana mutu, sasaran mutu unit kerja dan kebijakan mutu organisasi.
b. Do : melaksanakan dan menerapkan prosedur-prosedur kerja dan instruksi kerja sesuai aktivitas yang telah terjadi dalam unit kerja bersangkutan.
c. Check : memantau dan mengukur proses dan hasil yang terjadi apakah sesuai dengan rencana mutu, sasaran mutu, persyaratan produk yang telah ditetapkan, mengevaluasi dan melaporkan hasilnya.
d. Act : mengambil tindakan perbaikan terhadap proses-proses yang tidak sesuai hasilnya dan berupaya untuk meningkatkan perbaikan terhadap proses-proses yang tidak sesuai secara berkesinambungan sehingga meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja unit kerja yang bersangkutan.
MP/03/11E Page 3 of 6 B. Mekanisme Implementasi PDCA dalam Wewenang dan Tanggung Jawab
1. Dekan membentuk Tim Penyusun Renstra yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, anggota yang terdiri dari Unsur Jurusan dengan SK Dekan.
2. Tim Penyusun Renstra mempelajari referensi - referensi dan menyusun draft awal Renstra di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar yang akan dicapai selama lima tahun ke depan berdasar mekanisme PDCA.
3. Fakultas menyelenggarakan loka karya penyusunan Renstra.
4. Tim Penyusun Renstra merevisi draft Renstra dan menyerahkannya kepada Dekan. 5. Rapat Senat Fakultas membahas dan menyetujui Renstra.
6. Dekan membuat SK Dekan tentang pengesahan dan pemberlakuan Renstra.
7. Tim Penyusun Renstra menyusun Rencana Anggaran Penerimaan dan Belanja FE Undip di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, serta kerjasama dengan pihak luar.
8. Dekan melalui Pembantu Dekan II melaksanakan dan mengendalikan Anggaran Penerimaan dan Belanja FE Undip di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, serta kerjasama dengan pihak luar.
Pihak yang terlibat: 1. Dekan
2. Pembantu Dekan 3. Ketua Jurusan 4. Senat Fakultas
5. Kepala Tata Usaha Fakultas 6. Kasubbag.
7. Dosen
MP/03/11E Page 4 of 6 Diagram Alir: Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra)
MP/03/12B Page 1 of 6
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE: SPMI – UNDIP
MP/ 03/ 12B
JUDUL: PENGISIAN KRS ON-LINE
TANGGAL DIKELUARKAN: 5 Januari 2011AREA: BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI: 01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
PENGISIAN KRS ON-LINE
==============================================================
1. TUJUAN
MP pengisian KRS on-line ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilalui oleh seorang mahasiswa untuk dapat melakukan pengisian KRS secara on-line.
2. PENGERTIAN
Pengisian KRS on-line merupakan kegiatan formal yang harus dilakukan oleh mahasiswa di masa registrasi untuk mengajukan sejumlah mata kuliah yang direncanakan akan diikuti pada satu semester selanjutnya dengan mengisi KRS secara on-line. Pengisian mata kuliah yang direncanakan dengan memperhatikan serangkaian persyaratan, antara lain perolehan IP semester sebelumnya dan mata kuliah prasyarat dan semi prasyarat yang harus dipenuhi sebelum mengambil mata kuliah tertentu.
3.
REFERENSI1. Peraturan Akademik Undip 2. Buku Pedoman Fakultas Ekonomi 4.
PROSEDUR
1. Mahasiswa melakukan registrasi keuangan berupa pembayaran SPP dan kewajiban lainnya secara on-line melalui bank yang ditunjuk (Bank Mandiri).
2. SIMAWEB mengunduh data (yang berisi NIM, Nama Mahasiswa, tanggal pembayaran, jenis pembayaran) dari BAUK Undip sehari 2 kali selama masa registrasi keuangan. 3. SIMAWEB menentukan tanggal registrasi berdasarkan angkatan dan prodi.
4. Mahasiswa konsultasi dengan Dosen Wali tentang mata kuliah yang akan diambil. 5. Mahasiswa mengisi KRS secara online.
6. Dalam 2 minggu pertama perkuliahan, mahasiswa mempunyai kesempatan/hak untuk melakukan perubahan KRS dengan langsung klik perubahan KRS di SIMAWEB.
7. Setelah masa perubahan KRS selesai, SIMAWEB mencetak KRS semester yang bersangkutan untuk diserahkan dan ditandatangani oleh Dosen Wali (sebagai dokumentasi).
8. Dalam 6 minggu pertama perkuliahan mahasiswa dapat melakukan pembatalan mata kuliah setelah konsultasi dengan Dosen Wali dengan jalan mengisi form 12B-1 (Permohonan Pembatalan Mata Kuliah) yang disediakan di Loket 4.
MP/03/12B Page 2 of 6 9. SIMAWEB menerima form 12B-1 yang telah diisi dan disetujui oleh Dosen Wali.
10. SIMAWEB melakukan pembaruan data peserta kuliah. Pihak – pihak yang terlibat:
1. Mahasiwa 2. SIM
3. Dosen Wali 4. Bank
MP/03/12B Page 3 of 6 Diagram Alir: Prosedur Pengisian KRS On-line
MP/03/12B Page 4 of 6 PERMOHONAN PEMBATALAN MATA KULIAH
Nama : ………..
NIM : ………..
Jur./Semester : ………..
Dosen Wali : ………..
Program : Reg. I/Reg.II/D.III (Coret yang tidak perlu)
No Kode MK Mata Kuliah SKS Kelas
1 2 3
Petugas yang membatalkan : ………
Pembatalan MK tanggal : ……… Semarang, ………. Mengetahui, Pemohon Dosen Wali ……… ……… Pembantu Dekan I
Prof. Dr. H. Arifin S, MCom, Hons, Akt. NIP. 131 696 214
PERMOHONAN PEMBATALAN MATA KULIAH
Nama : ………..
NIM : ………..
Jur./Semester : ………..
Dosen Wali : ………..
Program : Reg. I/Reg.II/D.III (Coret yang tidak perlu)
No Kode MK Mata Kuliah SKS Kelas
1 2 3
Petugas yang membatalkan : ………
Pembatalan MK tanggal : ……… Semarang, ………. Mengetahui, Pemohon Dosen Wali ……… ……… Pembantu Dekan I
Prof. Dr. H. Arifin S, MCom, Hons, Akt. NIP. 131 696 214
MP/03/12C Page 1 of 4
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
FAKULTAS
KODE: SPMI – UNDIP
MP/ 03/ 12C
JUDUL: PROSEDUR PEMBUATAN DAN
PENDISTRIBUSIAN KHS
TANGGAL DIKELUARKAN: 5 Januari 2011
AREA: BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI: 01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
PROSEDUR PEMBUATAN DAN PENDISTRIBUSIAN KHS
==============================================================
1. TUJUAN
MP pembuatan dan pendistribusian KHS ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilalui oleh seorang mahasiswa untuk dapat memperoleh KHS.
2. PENGERTIAN
Pembuatan dan pendistribusian KHS merupakan kegiatan formal yang harus dilakukan oleh SIMAWEB dan dibantu Sub Bag Akademik dalam menyediakan informasi tentang hasil studi mahasiswa dalam satu semester dan IP kumulatifnya.
3.
REFERENSI1. Peraturan Akademik Undip 2. Buku Pedoman Fakultas Ekonomi 4.
PROSEDUR
1. SIMAWEB menerima dan meng-entry nilai mata kuliah dari Sub Bag Akademik. 2. Mahasiswa dapat melihat nilai secara on-line.
3. Tim Verifikasi Nilai melakukan tugas verifikasi nilai.
4. Setelah nilai semua mata kuliah diverifikasi, SIMAWEB mencetak KHS.
5. Sub Bag Akademik menerima KHS cetakan dan mendistribusikan kepada Dosen Wali. 6. Dosen Wali menandatangani dan melayani pengambilan KHS oleh mahasiswa.
Pihak – pihak yang terlibat: 1. Mahasiwa
2. SIMAWEB 3. Dosen Wali
4. Sub Bag Akademik 5. Tim Verifikasi Nilai
MP/03/12C Page 2 of 4 Diagram Alir: Prosedur Pembuatan dan Pendistribusian KHS
MP/03/12D Page 1 of 2
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE: SPMI – UNDIP
MP/ 03/ 12D
JUDUL: PROSEDUR UPLOAD JUDUL
SKRIPSI DAN ABSTRAK
TANGGAL DIKELUARKAN: 5 Januari 2011
AREA: BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI:01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
UPLOAD JUDUL SKRIPSI DAN ABSTRAK
==============================================================
1. TUJUAN
Tujuan mengup-load judul skripsi dan abstrak adalah untuk mendeteksi kejenuhan tema atau judul skripsi, untuk menghindari plagiasi dan untuk menyediakan bahan referensi bagi pihak yang memerlukan.
2. PENGERTIAN
Up-Load judul skripsi dan abstrak merupakan serangkaian prosedur kegiatan formal yang dilakukan oleh unit Perpustakaan Fakultas untuk meng-upload judul skripsi dan abstrak setelah mahasiswa dinyatakan lulus ujian skripsi.
3.
REFERENSI1. Peraturan Akademik Universitas Diponegoro 2. Buku Pedoman Fakultas Ekonomi Undip 4.
PROSEDUR
1. Subbag Akademik menyerahkan skripsi yang dijilid hard cover dan CD berisi skripsi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus ujian skripsi kepada unit Perpustakaan.
2. Unit perpustakaan melakukan katalogisasi dan indexing.
3. Unit perpustakaan mengekstrak file skripsi dari CD berupa judul, nama mahasiswa, tahun penyusunan, abstrak dan abstract, kata kunci dan key words.
4. Unit perpustakaan mengup-load hasil ekstraksi ke e-prints repository Undip.
5. Unit perpustakaan menata skripsi jilid hard cover pada rak yang sesuai dan menyimpan CD.
Pihak yang terlibat: 1. Subbag Akademik 2. Unit Perpustakaan
MP/03/12D Page 2 of 2 3. Mahasiswa
MP/03/13A Page 1 of 4 UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR
KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 13A JUDUL: PROSEDUR KERJASAMA DALAM
NEGERI
TANGGAL DIKELUARKAN: 5 Januari 2011
AREA: BIDANG KERJASAMA NO. REVISI:01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
PROSEDUR KERJASAMA DALAM NEGERI
==============================================================
1. TUJUAN
MP kerjasama dalam negeri ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilakukan untuk dapat menjalin kerjasama dengan mitra.
2. PENGERTIAN
Pihak-pihak yang terlibat:a. Rektor b. Dekan
c. Pembantu Rektor IV
d. Pembantu Dekan IV (Koord. Kerjasama dan Pengembangan Fakultas) e. Tim Fakultas
f. Mitra Kerjasama
Waktu yang dibutuhkan: ….. hari
3. REFERENSI
1. Standar Operating Prosedur Universitas Diponegoro
4.
PROSEDUR
1. Pihak Fakultas diwakili oleh Pembantu Dekan IV melakukan penjajagan rencana kerjasama bersama dengan mitra yang akan bekerjasama dan melakukan inventarisasi jenis kerjasama yang akan dilakukan.
2. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas mengusulkan draft naskah kesepahaman / Memorandum of Understanding (MoU) kepada Pembantu Rektor IV.
3. Pembantu Rektor IV menyetujui adanya kerjasama dengan mitra ditandai dengan memberi persetujuan pada konsep naskah MoU.
MP/03/13A Page 2 of 4 4. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas membuat draft Surat Perjanjian Kerjasama
(SPK) dengan mitra.
5. Pembantu Dekan IV mengirim SPK kepada mitra dan Pembantu Rektor IV untuk dipelajari dan disetujui.
6. Setelah draft naskah kesepahaman (MoU) dan draft Surat Perjanjian Kerjsama disetujui oleh Pembantu Rektor IV dan mitra kerjasama, Pembantu Dekan IV melakukan persiapan penandatanganan MoU dan SPK dengan melakukan koordinasi dengan instansi / lembaga mitra kerjasama.
7. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas mengecek seluruh kebutuhan tempat, dekorasi, peralatan, alat tulis, plakat, perlengkapan, dokumentasi, konsumsi, naskah MoU dan SPK, dan susunan acara.
8. Pembantu Dekan IV membuat dan mengirim undangan penandatanganan MoU dan SPK kepada warga Undip dan mitra.
9. Rektor dan mitra kerjasama menandatangani MoU. 10. Dekan dan mitra kerjasama menandatangani SPK. 11. Tim Fakultas melakukan kegiatan sesuai dengan SPK.
12. Tim Fakultas membuat laporan kegiatan untuk dilaporkan kepada Pembantu Dekan IV, Dekan Fakultas Ekonomi dan Rektor/Pembantu Rektor IV.
MP/03/13A Page 3 of 4 Diagram Alir: Prosedur Kerjasama Dalam Negeri
MP/03/13B Page 1 of 3
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE: SPMI – UNDIP
MP/ 03/ 13B
JUDUL: PROSEDUR KERJASAMA LUAR
NEGERI
TANGGAL DIKELUARKAN: 5 Januari 2011
AREA: BIDANG KERJASAMA
NO. REVISI:01
MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP
PROSEDUR KERJASAMA LUAR NEGERI
==============================================================
1. TUJUAN
MP kerjasama dalam negeri ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilakukan untuk dapat menjalin kerjasama dengan mitra.
2. PENGERTIAN
Pihak-pihak yang terlibat:a. Rektor b. Dekan
c. Pembantu Rektor IV
d. Pembantu Dekan IV (Koord. Kerjasama dan Pengembangan Fakultas) e. Tim Fakultas
f. Mitra Kerjasama
Waktu yang dibutuhkan: ….. hari
3. REFERENSI
1. Standar Operating Prosedur Universitas Diponegoro
4.
PROSEDUR
1. Pihak Fakultas diwakili oleh Pembantu Dekan IV melakukan penjajagan rencana kerjasama bersama dengan mitra yang akan bekerjasama dan melakukan inventarisasi jenis kerjasama yang akan dilakukan.
2. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas mengusulkan draft naskah kesepahaman / Memorandum of Understanding (MoU) kepada Pembantu Rektor IV.
3. Pembantu Rektor IV menyetujui adanya kerjasama dengan mitra ditandai dengan memberi persetujuan pada konsep naskah MoU.
MP/03/13B Page 2 of 3 4. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas membuat draft Surat Perjanjian Kerjasama
(SPK) dengan mitra.
5. Pembantu Dekan IV mengirim SPK kepada mitra dan Rektor cq. Pembantu Rektor IV untuk dipelajari dan disetujui.
6. Rektor mengirim naskah MoU dan SPK kepada Diknas (Biro Kerjasama Luar Negeri) sebagai laporan dan permohonan persetujuan.
7. Rektor menerima surat persetujuan kerjasama Undip dengan mitra dari Diknas.
8. Setelah draft naskah kesepahaman (MoU) dan draft Surat Perjanjian Kerjasama disetujui oleh Rektor, Diknas dan mitra kerjasama, Pembantu Dekan IV melakukan persiapan penandatanganan MoU dan SPK dengan melakukan koordinasi dengan instansi / lembaga mitra kerjasama.
9. Pembantu Dekan IV beserta Tim Fakultas mengecek seluruh kebutuhan tempat, dekorasi, peralatan, alat tulis, plakat, perlengkapan, dokumentasi, konsumsi, naskah MoU dan SPK, dan susunan acara.
10. Pembantu Dekan IV membuat dan mengirim undangan penandatanganan MoU dan SPK kepada warga Undip dan mitra.
11. Rektor dan mitra kerjasama menandatangani MoU. 12. Dekan dan mitra kerjasama menandatangani SPK. 13. Tim Fakultas melakukan kegiatan sesuai dengan SPK.
14. Tim Fakultas membuat laporan kegiatan untuk dilaporkan kepada Pembantu Dekan IV, Dekan Fakultas Ekonomi dan Rektor/Pembantu Rektor IV.
MP/03/13B Page 3 of 3 Diagram Alir: Prosedur Kerjasama Luar Negeri
