KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN I
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR SE-03/PJ/2014
TENTANG
PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK TAHUN 2014
PANDUAN PENGISIAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
Menu-menu pada modul Workload Analysis dapat dipilih jika telah melakukan login aplikasi SIKKA. Menu aplikasi Workload Analysis berada pada Home > Kepegawaian > Aplikasi > Analisis Beban Kerja. Tampilan awal modul Workload Analysis adalah sebagai berikut:
1. Otorisasi User
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > OTORISASI USER
Otorisasi user berfungsi untuk memberikan otorisasi kepada Pelaksana dari pejabat eselon IV yang bersangkutan untuk dapat membantu pengisian Analisis Beban Pajak.
Selain memberikan otorisasi kepada Pelaksananya, pejabat eselon IV sebagaimana dimaksud pada huruf 1a, huruf 1b dan huruf 1c juga berkewajiban memberikan otorisasi kepada pejabat fungsional.
a. Pejabat Eselon IV yang terkait dengan fungsional Pemeriksa Pajak.
1) Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di Kantor Pelayanan Pajak;
2) Kepala Seksi Bimbingan Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di Lingkungan Kanwil DJP.
b. Pejabat Eselon IV yang terkait dengan fungsional Penilai PBB
1) Kepala Seksi Ekstensifikasi Perpajakan di Kantor Pelayanan Pajak; dan 2) Kepala Seksi Bimbingan Penilaian di Lingkungan Kanwil DJP.
c. Pejabat UPK juga diwajibkan untuk memberikan otorisasi kepada Pejabat Fungsional (Kepala Subbag Umum Kepegawaian pada Sekretariat DJP, Kepala Subbag Rumah Tangga dan Kepegawaian di PPDDP, Kepala Subbag Tata Usaha di lingkungan Direktorat KPDJP, Kepala Subbag Tata Usaha dan Kepatuhan Internal pada UPD (KPDE, KLIP serta KPDDP).
Kepala Subbag Umum Kepegawaian KPDJP juga berkewajiban untuk melakukan otorisasi terhadap pelaksana yang ditugaskan pada Tenaga Pengkaji untuk membantu pengisian beban kerja Tenaga Pengkaji.
Langkah-langkah untuk melakukan otorisasi user:
a. Klik Tab Otorisasi User.
Selanjutnya klik tombol "Tambah" untuk memilih Pelaksana yang akan diberikan otorisasi untuk membantu pengisian data ABK pada unit eselon IV tersebut.
b. Klik radio button yang akan menampilkan para Pelaksana pada unit kerja eselon IV tersebut.
Kemudian pilih salah satu pegawai yang diberikan otorisasi dan klik tombol Simpan.
c. Hasilnya akan menjadi seperti ini.
2. Perekaman Form A
USER : Pejabat Eselon IV
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FORM A
Form A adalah formulir yang digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan proses yang secara formal terdapat alur/prosedur kerjanya dengan tahapan-tahapan langkah yang jelas diatur dalam Prosedur Kerja.
Untuk SOP milik eselon II/III, masing-masing seksi mengisi kegiatan seksi tersebut dan mengisi kegiatan milik pejabat eselon II/III. Apabila output dari kegiatan eselon II/III itu merupakan produk gabungan, maka cukup salah satu seksi saja yang mengisi, untuk seksi yang lain isi kegiatan sebagai tidak dilakukan.
Untuk SOP milik eselon IV, masing-masing seksi mengisi kegiatan masing-masing dan pemilik SOP itu mengisikan kegiatan pejabat eselon II/III. (jika ada).
Langkah-langkah untuk mengisi form A adalah:
a. Setelah login aplikasi ABK, pilih menu Form A.
Aplikasi secara otomatis akan menampilkan Form A yang memuat SOP yang menjadi tanggung jawab Seksi/Subbag pegawai yang bersangkutan;
b. Kemudian klik radio button dari suatu SOP yang hendak diisi data ABK-nya dan akan muncul uraian kegiatan dari SOP tersebut;
c. Selanjutnya pada SOP yang sudah di "pilih" akan muncul status isian berupa jumlah uraian yang harus diisi responden yang bersangkutan yang merupakan uraian kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja responden tersebut.
d. Isi uraian proses kegiatan tersebut dengan data jumlah volume kerja selama satu tahun dan waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan proses tahapan tersebut (satuan waktu adalah menit).
Apabila proses tidak dilakukan maka klik kotak pada kolom "Tidak dilakukan" sehingga pengisian dianggap selesai dan dapat disimpan.
Setelah semua uraian proses kegiatan diisikan, klik tombol "Simpan" untuk menyimpan data yang sudah diisikan tersebut.
Kolom yang harus diisi ditandai dengan warna hijau.
e. Apabila seluruh uraian kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja responden telah terisi, maka pada status isian otomatis terdapat tanda "√" ;
f. Ulangi langkah huruf b s.d. huruf e untuk melakukan pengisian terhadap SOP yang lain.
g. Pada pelaksanaan ABK tahun 2014 ini, sebagian isian norma waktu pada Form A sudah disable sehingga user hanya mengisikan volume beban kerjanya saja. Kolom yang perlu diisi beban kerja atau norma waktu akan diberi tanda atau warna tertentu.
h. Perlu diperhatikan bahwa apabila langkah huruf c tidak dilakukan maka SOP yang bersangkutan tidak dapat diedit/update.
i. Jika terjadi kesalahan dalam melakukan pengisian data, langkah-langkahnya sebagai berikut 1) Pilih Kode SOP yang akan dilakukan perbaikan data
2) Lakukan perbaikan isian data yang salah. Setelah data diperbaiki, klik Tombol "Simpan"
3) Perekaman Form A Tambahan
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FORM A TAMBAHAN
1) Pilih menu Form A Tambahan.
a. Apabila pada pengisian data ABK di tahun 2013, unit kerja responden tidak
mengisi data pada Form A Tambahan ini maka pada tabel Form A Tambahan akan kosong.
i. Untuk dapat menambahkan SOP baru, responden mengklik tombol
"Tambah" untuk dapat membuat judul SOP baru dan menguraikan tahapan kegiatan serta data ABK SOP tersebut;
ii. Isikan Nama Produk yang akan dihasilkan, kemudian klik tombol "Tambah Form A Tambahan" sehingga produk tersebut muncul dalam daftar SOP Tambahan;
iii. Dari daftar SOP ini, klik uraian proses untuk membuat urutan proses/tahapan kegiatan;
iv. Istilah semua parameter yang diminta untuk membuat tahapan Form A Tambahan tersebut. Setelah semua kegiatan diisi, klik tombol "Simpan";
v. Apabila terdapat kesalahan dalam pengisian klik tombol "Edit" pada kolom Fungsi, kemudian lakukan pembetulan pada isian yang salah;
vi. Klik tombol "Simpan" setelah selesai mengedit isian yang perlu perbaikan.
b. Apabila pada tahun 2013 responden sudah melakukan isian pada Form A Tambahan, maka untuk mengisi kembali Form A tersebut dengan langkah-langkah sebagai berikut:
i. Pilih Menu Input Form A Tambahan;
ii. Klik button pada nama produk tambahan hasil isian tahun 2012 yang akan diisikan data ABKnya;
iii. Klik "Load Kegiatan ABK" pada nama produk tersebut untuk membuka tahapan kegiatan yang telah diinput pada tahun 2013. Kemudian akan
muncul notifikasi dan klik "OK" untuk melanjutkan ke proses pengisian data volume kerja dan waktu pengerjaan dari tahapan tersebut;
iv. Isilah semua parameter yang diminta (jumlah volume kerja selama tahun 2013, waktu pengerjaan dalam satuan menit). Setelah selesai, klik tombol
"Simpan";
v. Apabila terdapat kesalahan pengisian, ulangi langkah pada huruf a poin v di atas untuk melakukan update data;
vi. Apabila Form A Tambahan hasil isian tahun 2013 sudah tidak dilakukan, klik tanda "Delete" pada kolom Fungsi.
4. Perekaman Form B
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > INPUT FORM B
Form B adalah formulir yang digunakan untuk produk yang prosedurnya sulit diuraikan.
Sebagai contoh adalah kegiatan rapat, konsinyering dan diklat.
Langkah-langkah untuk mengisi form B adalah sebagai berikut:
1) Pilih menu Input Form B
2) Isilah semua paramater yang diminta dalam Form B. Setelah semua parameter diisi, klik tombol "Simpan"
3) Apabila terdapat kesalahan dalam pengisian klik tombol "Edit", kemudian lakukan pembetulan pada isian yang perlu perbaikan;
4) Klik tombol "simpan" setelah dilakukan perbaikan
5. Persetujuan Pejabat Eselon IV
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > PERSETUJUAN PJB ES IV
Persetujuan Pejabat Eselon IV adalah pernyataan kelengkapan dan kebenaran pengisian ABK.
Tampilan awal menu persetujuan adalah sebagai berikut:
Langkah-langkah melakukan Persetujuan:
a. Setelah klik Fungsi "Lakukan Persetujuan" maka tampilannya seperti berikut ini:
b. Setelah me-review bahwa seluruh isian data ABK untuk unit kerja eselon IV-nya telah lengkap dan akurat, maka pejabat Eselon IV melakukan persetujuan dengan melakukan klik button "Setuju".
c. Apabila masih terdapat uraian kegiatan yang kosong pada SOP yang menjadi tanggung jawab unit kerja eselon IV tersebut, maka fungsi persetujuan belum dapat dilakukan.
Tampilannya adalah sebagai berikut:
d. Jika terjadi hal yang demikian maka klik "Lihat daftar pekerjaan yang belum lengkap"
untuk mengisi data pada SOP yang belum lengkap. (Lihat Kode SOP dan kembali ke Form A untuk melengkapi isian data yang belum lengkap).
e. Setelah data isian secara lengkap, klik tombol "Setuju" untuk melakukan persetujuan.
f. Klik tombol "Kembali ke halaman Utama".
Persetujuan terhadap isian data sudah dilakukan dengan tampilan sebagai berikut:
6. Monitoring
USER : Seluruh pejabat struktur dan seluruh anggota Tim ABK Pusat MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > MONITORING
Menu Monitoring berguna untuk mengetahui dan memantau pelaksanaan pengisian data beban kerja yang dilakukan oleh pejabat eselon IV, pejabat fungsional, dan pelaksana di unit kerja masing-masing, sehingga dapat diketahui apakah pelaksanaan pengisian beban kerja berjalan lancar atau terdapat permasalahan yang perlu untuk ditindaklanjuti.
Ruang lingkup progress isian data ABK adalah sebagai berikut:
a. KPP;
Kepala KPP dan para pejabat pejabat Eselon IV termasuk Pejabat UPK di KPP hanya dapat memonitor progress isian data ABK pada unit KPP-nya masing-masing;
b. Kanwil
1) Kepala Kanwil DJP, Kepala Bagian Umum, dan pejabat UPK dapat mengakses data monitoring untuk pengisian data ABK di lingkungan Kanwil dan pada KPP yang berada di bawah wilayah kerja Kanwil yang bersangkutan;
2) Pejabat Eselon III selain Kepala Bagian Umum dan pejabat Eselon IV selain pejabat UPK hanya dapat mengakses data monitoring pengisian data pengisian data ABK di lingkungan Kanwil.
c. Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat, dan PPDDP:
Pejabat Eselon II, pejabat Eselon III, dan pejabat Eselon IV di lingkungan KPDJP dan PPDDP dapat mengakses monitoring data pengisian ABK pada lingkungan unit kerja eselon II-nya masing-masing;
d. Tim ABK Pusat:
Seluruh anggota Tim ABK Pusat dapat mengakses data monitoring pengisian ABK pada seluruh unit kerja di DJP.
Adapun tampilannya adalah sebagai berikut:
7. Calculator ABK
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK/Seluruh Pegawai
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > CALC
Menu ini berguna untuk membantu dalam mengonversi waktu dalam mengisi Form A Baru dan Form B.
Adapun langkah untuk mengkonversi waktu adalah sebagai berikut:
a. Pilih menu Calc;
b. Masukkan waktu yang akan dikonversi ke dalam satuan menit, misalnya 1 jam.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan berikut ini.
8. FP2
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP2
FP 2 merupakan rekapitulasi jumlah beban kerja jabatan berdasarkan produk.
9. FP3
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP3
FP3 merupakan perhitungan kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi jabatan (EJ) dan prestasi kerja jabatan.
Pejabat Eselon IV selain UPK dapat mengakses form FP3 untuk unit kerja eselon IV-nya masing-masing. Kepala unit kerja dan pejabat UPK dapat mengakses data FP 3 dari seluruh unit kerja eselon IV di unit kerjanya.
10. FP4
USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP4
FP4 merupakan kebutuhan rekapitulasi kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi unit (EU) dan prestasi kerja unit.
Pejabat Eselon IV selain UPK dapat mengakses form FP4 untuk unit kerja eselon IV-nya masing-masing. Kepala unit kerja dan pejabat UPK dapat mengakses data FP4 dari seluruh unit kerja eselon IV di unit kerjanya.
11. Deskripsi Singkat Hasil Isian Beban Kerja USER : Pejabat UPK
MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > DESKRIPSI SINGKAT HASIL ISIAN BEBAN KERJA
Dalam pelaksanaan ABK tahun 2014, Pejabat UPK diwajibkan untuk membuat deskripsi/penjelasan singkat hasil perhitungan ABK dan penjelasan lainnya seperti saran/masukan pelaksanaan ABK, kualifikasi pendidikan kebutuhan pegawai pada masing masing unit kerja di lingkungan DJP serta saran/masukan pelaksanaan ABK di lingkungan DJP.
Deskripsi singkat Hasil Isian Beban Kerja dibuat setelah seluruh pejabat eselon IV melakukan approval/persetujuan atas isian data yang menjadi tanggung jawabnya.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Setelah data di input dan dilakukan persetujuan oleh pejabat eselon IV, maka pejabat UPK dapat membuat deskripsi dimaksud.
2. Setelah itu akan muncul beban kerja tinggi dan beban kerja yang rendah pada unit kerja yang menjadi tanggung jawab.
3. Pejabat UPK akan membuat uraian singkat mengenai penyebab beban kerja tinggi maupun rendah pada isian nomor 3 dan 4.
4. Dari data yang diisikan juga akan diketahui kelebihan/kekurangan pegawai
5. Pejabat UPK diminta untuk mengisi rencana aksi terkait dengan kekurangan/kelebihan
pegawai tersebut.
6. Pejabat UPK juga diminta untuk mengisikan kualifikasi pendidikan terkait dengan kekurangan pegawai di unit kerjanya masing-masing serta memberi saran/masukan terkait pelaksanaan ABK di lingkungan DJP.
7. Setelah semua parameter diisikan maka klik button "Simpan".
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal Januari 2014 DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
ttd.
A. FUAD RAHMANY
NIP 195411111981121001
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
LAMPIRAN II
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR SE-03/PJ/2014
TENTANG
PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK TAHUN 2014
PERMASALAHAN YANG SERING TERJADI PADA PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
Kementerian Keuangan khususnya Direktorat Jenderal Pajak telah melaksanakan analisis beban kerja dalam beberapa tahun. Namun demikian, masih terdapat beberapa permasalahan antara lain:
1. Pelaksanaan ABK menggunakan data tahun lalu sehingga menyulitkan dalam pengisian volume dan norma waktunya.
Untuk mengurangi permasalahan ini, sebelum pelaksanaan ABK tahun 2014 telah terbit Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak tentang Persiapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2014.
2. Isian pejabat Eselon II dan III
Untuk isian pejabat eselon II dan Eselon III dilakukan oleh pejabat eselon IV yang mempunya SOP yang melibatkan Eselon II dan Eselon III tersebut. Untuk SOP yang melibatkan semua seksi maka setiap pejabat eselon IV mengisikan volume yang dikerjakan oleh seksi/subbag masing-masing yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Kegiatan Sensus Pajak Nasional (Sensus Pajak)
Pada pelaksanaan ABK tahun 2014, kegiatan Sensus Pajak sudah mempunyai SOP sehingga dalam pengisiannya dimasukkan dalam Form A. Adapun kegiatan yang terkait dengan Sensus Pajak dapat dilihat pada beberapa SOP dibawah ini.
KPP00-0023 TATA CARA PENYUSUNAN RENCANA KERJA SENSUS PAJAK NASIONAL DI KANTOR PELAYANAN PAJAK
KPP00-0024 TATA CARA PERSETUJUAN/PERUBAHAN RENCANA KERJA SENSUS PAJAK NASIONAL DARI KANTOR PELAYANAN PAJAK
KPP00-0025 TATA CARA PENERBITAN USULAN PEMERIKSAAN UNTUK TUJUAN LAIN DALAM RANGKA PENERBITAN NPWP DARI HASIL SENSUS PAJAK NASIONAL
KPP00-0026 TATA CARA PENERBITAN DAFTAR PENUGASAN SENSUS/DAFTAR KESIMPULAN HASIL SENSUS (DPS/DKHS) SENSUS PAJAK NASIONAL
KPP00-0027 TATA CARA PENERBITAN SURAT TUGAS DAN SURAT PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN KEGIATAN SENSUS PAJAK NASIONAL
KPP00-0028 TATA CARA PELAKSANAAN PENCACAHAN SENSUS PAJAK NASIONAL
KPP30-0088 TATA CARA PEMBENTUKAN TIM SENSUS PAJAK NASIONAL DI KANTOR PELAYANAN PAJAK KPP30-0089 TATA CARA PENERBITAN NPWP SECARA JABATAN BERDASARKAN HASIL SENSUS PAJAK
NASIONAL
KPP30-0090 TATA CARA PENERBITAN SURAT HIMBAUAN PENDAFTARAN NPWP HASIL SENSUS PAJAK NASIONAL
KPP60-0058 TATA CARA PENERBITAN SURAT HIMBAUAN PEMENUHAN KEWAJIBAN PERPAJAKAN WP OP BARU HASIL SENSUS PAJAK NASIONAL
4. Penerimaan SPT Tahunan
Penerimaan SPT Tahunan sudah terdapat SOP nya sehingga masuk dalam Form A. SOP dimaksud adalah sebagai berikut:
KPP30-0009 TATA CARA PENERIMAAN DAN PENGOLAHAN SPT TAHUNAN PPh
5. Terdapat beberapa SOP yang menyebabkan beban kerja yang sangat tinggi dan data menjadi tidak wajar.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal Januari 2014 DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
ttd.
A. FUAD RAHMANY
NIP 195411111981121001
