Disusun Oleh :
Hanung N. Prasetyo, S.Si, M.T. dkk hanungnp@telkomuniversity.ac.id
Hanya dipergunakan untuk kepentingan pengejaran di Lingkungan Telkom University
DMH1D3-Proses Bisnis
Semester Ganjil 2016 - 2017
Fakultas Ilmu Terapan
Universitas Telkom
www.telkomuniversity.ac.id
PENGANTAR
Sebagaimana telah dijelaskan dalam pertemuan sebelumnya bahwa Proses bisnis dalam perusahaan sejatinya memang sudah ada, baik disampaikan secara lisan maupun telah didokumentasikan. Secara prinsip, proses bisnis dibuat untuk membuat proses menjadi lebih efisien, efektif dan adaptif. Maka proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang selalu adaptif dengan perkembangan zaman dan kebutuhan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi. Sehingga dalam
‘perjalanan’-nya proses bisnis selalu senantiasa mengalami perbaikan.
MENGAPA DOKUMENTASI PENTING?
jika Anda tidak tahu bagaimana proses yang
dijalankan hari ini, maka akan sangat sulit
untuk mengetahui bagaimana inisiatif
perbaikan dapat dimulai.
TUJUAN DOKUMENTASI PROSES
Memberikan wawasan ke dalam proses bisnis
Membantu dalam transfer pengetahuan antara manusia, proses, dan waktu
Memberikan dasar untuk analisis dan
evaluasi proses bisnis
DOKUMENTASI PROSES
Aturan awal dalam membangun atau memperbaiki proses bisnis adalah: mengetahui kondisi saat ini
Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat dilakukan pada proses dan apakah akan berhasil
Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan bisnis dalam sebuah organisasi
Process
Documentation
Performance Measurement
Self assessment
& Performance Evaluation
Improvement
Planning Improvement
KAPAN DOKUMENTASI?
PROSES DILAKUKAN
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua kondisi yang berbeda:
1. Keseluruhan di awal yang bersifat umum ketika organisasi/
perusahaan baru memulai aktivitasnya
2. Perbaikan proses bisnis yang ada
1) DOKUMENTASI PROSES DI AWAL KETIKA PERUSAHAAN /ORGANISASI BARU BERDIRI
Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis
Keuntungan pendekatan ini adalah:
Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi dalam peningkatan aktivitasnya
Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu
Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan performansinya
2) DOKUMENTASI PROSES UNTUK MEMPERBAIKI
Proses baru didokumentasikan sebagai bagian dari kebutuhan organisasi atau perusahaan:
Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
Pemahaman bersama dalam organisasi atau yang terlibat dalam proses tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan
siapa yang melakukan setiap langkah
Cakupan proses didefinisikan termasuk juga menentukan batasan terhadap proses
Pendefinisian problem/masalah yang terjadi secara lebih spesifik di dalam proses tersebut
Pendekatan cara ini sesuai untuk kondisi:
Perusahaan yang kekurangan sumber daya
Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat misalnya : kebutuhan akan teknologi informasi
KONDISI PROSES SEPERTI APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN?
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna, banyak perusahaan saat telah memiliki kerangka yang baik untuk dokumentasi proses dalam bentuk prosedur yang dikembangkan untuk sertifikasi ISO 9000
Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari suatu aktivitas seringkali menunjukkan kondisi ideal
bukan yang sesungguhnya . Sehingga sejatinya
proses bisnis yang didokumentasikan sehasusnya benar-
benar menggambarkan kondisi yang sesungguhnya.
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
Terdapat dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:
1.
Membuat daftar seluruh proses yang ada di perusahaan Misalkan berdasarkan standar sertifikasi ISO-9000
2.
Memetakan urutan elemen berikut:
Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh
Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memiliki
Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui
Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan produksi produk/servis ini
TAHAPAN DOKUMENTASI PROSES
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses melalui observasi. Sehingga menjawab pertanyaan berikut; contohnya seperti
Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Bagaimana aktivitas aliran prosesnya?
2. Konstruksikan secara sederhana tahapannya
TIPE DOKUMENTASI YANG BIASA DIGUNAKAN
Block Diagram
Standard Flowchart
Cross-Functional Flowchart
Functional Time Line Flowchart
Geographical Flowchart
Relationship Mapping
Several-leveled Flowchart
BLOCK DIAGRAM
FLOWCHART
Flowchart digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan secara grafik daripada dengan kata- kata
Ada berbagai cara untuk menggambarkan
flowchart. Cara paling sederhana adalah dengan
menggunakan simbol yang berbeda untuk
mewakili aktivitas, dan panah untuk
menggambarkan hubungan antar aktivitas
FLOWCHART SYMBOLS
decision process
terminator input / output
connector
document
STANDARD FLOWCHART
CONTOH FLOWCHART
digambarkan flowchart untuk proses supply dalam memenuhi permintaan konsumen.
Customer demands
Ordering
Customer order
Production planning
Production plan
Procurement needs
Procurement Purchased
parts Manufacturing
Products
Delivery Customer Satisfaction
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
Flowchart biasa pada dasarnya hanya
menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart memberikan informasi
tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di
departemen apa.
FLOWCHART BIASA SETELAH DILENGKAPI DENGAN INFO
DEPARTEMEN DAN SIAPA YANG
MELAKUKAN AKAN MENJADI….
Customer demands
Ordering
Customer order
Production planning
Production plan
Procurement needs
Procurement Purchased
parts Manufacturing
Products
Delivery Customer Satisfaction
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART UNTUK PROSES SUPPLY
Customer Planning Department
Procurement Department
Manufacturing Department
Distribution Department
Customer demand
Ordering
Production Planning
Procurement
Manufacturing
Delivery Satisfied
customer
Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyak waktu dibandingkan dengan flowchart biasa namun memberikan gambaran yang lebih jelas
Umumnya disarankan untuk memakai cross-functional flowchart
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS FUNCTIONAL -FLOWCHART DENGAN
TOOLS BPMN
INFORMASI LAIN DALAM CROSS- FUNCTIONAL FLOWCHART
Cross functional flowchart dapat digunakan untuk menampilkan informasi lebih lanjut.
Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam format landscape), dapat ditambahkan informasi berikut:
Waktu yang dihabiskan dalam proses
Biaya yang dikeluarkan
Value added
Tingkat penyelesaian
Process Ownership (kepemilikan proses)
PROCESS OWNERSHIP
Siapa yang bertanggung jawab terhadap sebuah proses bisnis?
Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai pemilik dari proses bisnis di dalam perusahaan
Penunjukan dilakukan oleh manajemen
Orang yang terlibat dalam proses dengan otoritas tertinggi dalam organisasi atau mempengaruhi sebagian besar proses adalah pemilik proses!
FUNCTIONAL TIME-LINE FLOWCHART
GEOGRAPHIC FLOWCHART
Dokumen tata letak fisik dari daerah atau daerah di mana proses diselesaikan
Tempatkan label pada tata letak untuk menggambarkan berbagai daerah
Mengidentifikasi setiap input atau output, mengidentifikasi semua gerakan sumber daya (yaitu di mana ia berasal, apapun penyimpanan sementara, di mana ia ditempatkan atau diarahkan pada akhir proses)
Tambahkan setiap gerakan sumber daya untuk flowchart.
Gunakan garis putus-putus untuk mewakili pergerakan sumber daya di seluruh proses
Beri label setiap baris untuk mengidentifikasi sumber daya
GEOGRAPHIC FLOWCHART
RELATION MAP (Pemetaan relasi)
Sales Planning
Purchasing
Manufacturing
Suppliers
C u s t o m
e r s
Discussion/
Negitiation Flow of goods
Order
Information
PEMETAAN RELASI
Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan antar satu pihak dengan yg lain
Pemetaan relasi tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya
Pemetaan relasi dibuat dengan:
Menggambarkan berbagai unit, departemen atau
individual yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses
Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda
Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari map
Map digambar ulang
SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
CONTOH SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
Satisfied customer Customer demand
Ordering 1.0
Production Planning 2.0
Procurement 3.0
Manufacturing 4.0
Delivery 5.0
Manufacturing Procurement
list
Selecting supplier 3.1
Negotiating price 3.2
Placing an order 3.3
Receiving order information 3.4
Registering a delivery order 3.5
Level 0-chart
Level 1-chart procurement
ALAT-ALAT DOKUMENTASI
Visio
Powerdesigner
ARIS Tool Set (Business Process Modeling)
BPMN Modeler (Visio Integration)
Ex: Visual Paradigma, yEd, dsb
DAFTAR PUSTAKA
Slide perkuliahan, Analisis Proses Bisnis, Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya
Slide Perkuliahan, rekayasa Proses Bisnis, Program Studi Teknik Industri, Universitas Telkom
