PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEUANGAN LKM - SEKRETARIAT

(1)

(2)

(3)

PETUNJUK TEKNIS

PENGELOLAAN KEUANGAN

LKM - SEKRETARIAT

ROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM)

MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh:

(4)

(5)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI |i

BAB I | PENGELOLAAN KEUANGAN LEMBAGA KESWADAYAAN

MASYARAKAT (LKM)

BAB II | PENCATATAN DAN PELAPORAN OLEH SEKRETARIAT LKM

2.1. Pengantar | 14

BAB III | PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PLPBK

(6)

BAB IV | PENCATATAN PELAPORAN KEGAIATAN PLPBK

4.1. Pengantar | 60

BAB V | PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT

5.1 Kebijakan‐Kebijakan Pengelolaan Dana Fixed Costs | 68 5.2 Prosedur Pengelolaan Fixed Costs | 68 5.3 Sistem Pembukuan Dana Fixed Costs | 72

BAB VI | PENCATATAN PELAPORAN KEGIATAN MASYARAKAT

( FIXED COST)

6.1 Pengantar | 74

(7)

PETUNJUK TEKNIS Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) 1

BAB I

PENGELOLAAN KEUANGAN

LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM)

(8)

1.1 PENGANTAR

Penerapan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan dalam lembaga menjadi bagian yang penting dalam menentukan kesuksesan mencapai tujuan organisasi. Petunjuk teknis pengelolaan keuangan untuk LKM ini memuat sejumlah aturan main dasar yang mengacu pada Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan. Meskipun demikian, dalam penerapannya diperlukan tambahan kebijakan yang disesuaikan dengan kondisi LKM.

Secara runut penyajian dipisah menjadi dua bagian. Bagian pertama pembahasan umum yang meliputi; pengantar, tujuan, peran dan fungsi LKM, kebijakan‐kebijakan utama tentang pengelolaan keuangan, sistem pembukuan, penyusunan anggaran, pelaporan dan pematauan, dan pelaporan keuangan (periode). Bagian dua memuat formulir‐formulir yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan keuangan, dan cara pengisian formulir.

Dengan adanya petunjukan teknis ini diharapkan pelaksanaan pengelolaan di level LKM memenuhi standar yang berlaku umum. Seluruh kegiatan pengelolaan keuangan terorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat membantu proses pengambilan keputusan dan merealisasikan visi dan misi lembaga.

1.2 TUJUAN

a. Anggota LKM mampu menunjukkan kepada pendana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi terlindungi, karena adanya proses pengecekan dan pengendalian dalam pengelolaannya.

b. Lembaga dan nama baik lembaga terlidungi dari kegiatan kesalahan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh anggota LKM, maupun unit operasionalnya (sekretariat dan UP‐UP)

c. Melindungi kepentingan masyarakat, unit operasional, dan anggota LKM.

d. Menjaga hubungan baik antara anggota LKM, Sekretariat dan UP‐UPnya dalam pengelolaan keuangan dan adanya penetapan peran dan tanggung jawab yang jelas. e. Adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas dan tegas dalam proses persetujuan dan pengeluaran keuangan f. Keputusan keuangan didukung dengan pertimbangan yang cukup sebelum diputuskan g. Sesuai dengan standar, aturan, dan ketentuan yang berlaku umum.

1.3 PERAN DAN FUNGSI LKM

Prinsip dasar yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan adalah adanya kejelasan peran dan pemisahan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Sehingga, setiap transaksi keuangan harus disiapkan oleh seseorang dan dilihat kembali oleh orang lain. Prinsip ini harus diterapkan, tidak tergantung pada jumlah sedikit atau banyaknya anggota LKM.

Pada akhirnya tanggung jawab utama dalam pengelolaan keuangan berada di anggota LKM. Karena, anggota LKM berfungsi untuk menjamin bahwa semua aset dan keuangan LKM telah dikelola secara tepat. Disamping itu, menjamin bahwa Sekretariat dan UP‐UP sepenuhnya bertanggung jawab. Prinsip dasar ini harus sudah dimuat dalam klausul Anggaran Dasar (AD) LKM.

(9)

a. Lembaga Keswadayaan Masyarakat (d.h. BKM)

Peran Kunci LKM

1. LKM menjamin bahwa seluruh aset lembaga digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sebagai penerima manfaat.

2. LKM menjamin bahwa catatan dan buku akuntasi digunakan dengan tepat, laporan dan catatan bulanan dan tahunan disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. LKM dan semua unit operasionalnya menjamin bahwa sistem dan prosedur keuangan lembaga selalu ditaati, dan melaporkan segera setiap terjadi perbedaan atau penyimpangan. Kasus yang terjadi di level unit pengelola dilaporkan ke manajer UP kemudian diteruskan ke level LKM. Kasus di level anggota LKM dilaporkan ke Rapat LKM.

Fungsi Koordinator LKM

 Mengamati dan memantau ketaatan seluruh pelaksana prosedur keuangan yang ditetapkan dalam dokumen kebijakan BKM

 Memberi saran dan dukungan kepada Sekretariat, UP‐UP dan LKM mengenai masalah‐ masalah manajemen keuangan

 Menyajikan atau memberikan gambaran masalah‐masalah yang berkaitan dengan manajemen keuangan LKM

 Bertanggung jawab atas auditor yang ditunjuk dan menyajikan laporan akuntansi tahunan yang teraudit pada saat Rembug Pertanggungjawaban Tahunan (RPJT)

Fungsi Anggota LKM

 Menyetujui dan menetapkan sistem, prosedur, dan manajemen keuangan  Menyetujui dan menetapkan rencana anggaran biaya (RAB) tahunan  Memantau penerimaan dan pengeluaran keuangan

 Menyetujui semua honorarium/insentif, pos‐pos baru, dan perjanjijan‐perjanjian yang telah disepakati.  Melakukan otorisasi dan menandatangani semua rekening bank

b. Fungsi Sekretariat

 Mencatat semua penerimaan dan memastikan pengamanannya sampai dengan disetor ke bank

 Memelihara catatan semua aset selalu terbaharui dan melakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan pengamanannya

 Menyiapkan dokumen pengeluaran (bukti kas keluar) untuk diotorisasi oleh koordinator atau anggota LKM yang ditetapkan

 Mengelola dana opeasional tunai, bertanggung jawab atas penghitungan dan pengecekannya apabila diperlukan.

(10)

c. Fungsi Unit Pengelola (UP)

 Fungsi UP adalah menjamin bahwa semua sistem keuangan dan prosedur‐prosedur khusus dalam kebijakan LKM ditaati dan dijalankan. Pada saat ditemukan/diketahui pelanggaran, segera melaporkan hal tersebut kepada Koordinator atau anggota LKM yang ditunjuk, dan LKM segera mengambil tindakan disiplin terhadap pihak yang diketahui melakukan pelanggaran.

 Manajer UP, terutama UPK dimungkinkan untuk melimpahkan kepercayaannya kepada petugas administrasi (pembuku) untuk menjamin terlaksananya operasional keuangan UPK setiap hari.

1.4 KEBIJAKAN‐KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEUANGAN

a. Pengamanan Rekening Bank

Meskipun banyak lembaga masyarakat yang tidak memiliki rekening bank ketika memulai kegiatannya, namun sangat penting untuk memastikan bahwa rekening bank dibuka pada kesempatan yang paling awal (dimana hal itu memungkinkan). Seberapapun besarnya transaksi keuangan lembaga, hal yang realistis dan mudah dikendalikan adalah menangani transaksi tersebut melalui rekening bank, bukan transaksi kas (tunai). Karena, sangat jauh lebih mudah untuk memantau transaksi bank dari pada transaksi tunai, disamping bank merupakan tempat yang paling aman untuk menyimpan dana.

1) Aturan Pengamanan Rekening Bank

a) Jumlah minimal transaksi bank adalah lebih atau sama dengan Rp.5.000.000,‐ Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan minimal sebelum rekening bank dibuka. b) Transfer bank hanya dilakukan dengan bukti kas keluar yang sudah ditandatangani oleh BKM dan disertai Berita Acara persetujuan pemanfaatan. c) Semua dokumen bank, seperti contoh tanda tangan dari penandatangan rekening bank disimpan dalam file yang aman bersama dengan catatan keuangan lainnya. d) Memastikan bahwa rekening bank BKM/LKM menggunakan nama organisasi

bukan nama pribadi

e) Pembukaan rekening bank BKM/LKM harus ditandatangani oleh tiga orang anggota LKM.

f) Rekening bank untuk UPK harus ditandangani oleh dua orang anggota LKM dan satu orang UPK (Manajer). Jika rekening tersebut dianggap perlu dengan pertimbangan UPK telah mampu mengelola sendiri dan sudah diatur dalam AD/ART.

g) Setiap ada penyetoran (deposit) ke dalam rekening bank harus diotorisasi oleh Koordinator LKM.

(11)

2) Penandatanganan Penarikan Dana dari Rekening Bank

a) Setiap penarikan dana dari rekening bank harus ditandatangani oleh tiga nama penandatangan yang didasarkan pada hasil rapat dan didukung atau dilampiri Berita Acara (BA) hasil rapat.

b) Penarikan atau transfer dana lebih dari Rp.5.000.000,‐ harus diketahui oleh Kordinator LKM.

b. Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana dari LKM

1) Semua pembayaran dengan Bukti Kas Keluar (BKK) harus dirangkum per kuartal dan dilakukan inspeksi oleh Koordinator LKM.

2) BKK ditandatangani oleh penerima, penyetuju, dan pembuku.

3) Semua pengeluaran BKK dicatat dalam sistem pembukuan yang berlaku dan dilakukan uji silang dengan daftar pengeluaran (bukti kas keluar), sifat atau jenis pembayarannya harus teridentifikasi secara jelas.

4) Semua lembar copy BKK harus diselesaikan pada saat pembayaran dan disimpan sesuai dengan aturan penyimpanan (diodner dan urut tanggal transaksi).

5) Tidak ada BKK yang ditandatangani tanpa adanya dokumen pendukung yang membuktikan jenis dan sifat pembayaran.

6) Blanko BKK yang masih kosong tidak diperkenankan ditandatangani.

7) Anggota LKM yang ditunjuk menjadi penandatangan BKK harus anggota BKM yang tercantum dalam Akta Notaris. LKM membuat aturan yang terkait dengan tanggung jawab penandatanganan selama yang bersangkutan diberi tanggung jawab sebagai penandatangan.

Catatan Penting:

Pertimbangkan secara jelas masalah‐masalah praktis pada saat pertemuan (rapat rutin) untuk membahas persyaratan minimal penandatanganan BKK atau bukti penarikan dana dari bank (specimen Bank), seperti lokasi tempat tinggal orang‐orang yang akan dilibatkan dalam penandatanganan BKK.

Namun, jika kondisinya memungkinkan diharapkan secara rutin hadir maka sudah seharusnyalah BKK atau bukti penarikan dana dari bank dalam jumlah besar tersebut ditandatangani oleh Koordinator BKM, dan setiap kali selesai rapat LKM disusun rencana atau jadwal kegiatan (penandatanganan) untuk waktu yang akan datang.

c. Kebijakan Kas

LKM harus memutuskan mengenai jumlah maksimal dana kas yang harus ada pada rentang waktu tertentu. Koordinator LKM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aturan main pengelolaan dana kas ditaati. Kisaran besarnya dana kas biasanya ditentukan untuk operasional dalam jangka waktu satu minggu.

(12)

1) Pedoman Pengelolaan Kas

a) Jumlah dana (saldo) kas ditetapkan tidak lebih dari Rp. 1.500.000,‐ dalam 2x24 jam, yang disimpan di cash box terkunci. b) Kas dikelola oleh Sekretariat (nama orang yang harus tidak menandatangai BKK atau spesimen bank) c) Semua transaksi kas harus menggunakan BKK atau BKM (Bukti Kas Masuk) dan disetujui oleh anggota LKM

2) Pedoman Pengelolaan kas kecil (operasional)

a) Dana kas kecil (operasional) dibentuk dari dana kas yang ada dan diperuntukkan transaksi‐transaksi operasional (selain insentif). b) Jumlah dana kas kecil/operasional maksimal Rp. 100.000,‐

c) Semua pembayaran kas yang dilakukan dari dana kas kecil, tidak langsung menerima penggantian uang

d) Semua klaim dana kas kecil harus didukung dengan bukti dokumen pendukung, dan diotorisasi oleh selain yang melakukan klaim

e) Kebutuhan pengisian kembali kas kecil harus dibuat oleh orang yang bertanggungjawab terhadap kas kecil, menunjukkan bahwa pengeluaran‐ pengeluaran telah mencapai pada tingkat dimana dibutuhkan untuk dilakukan pengisian kembali senilai yang ditetapkan. f) Selain dengan kas kecil, pembayaran atas barang atau jasa senilai atau lebih dari Rp. 100.000,‐ harus dilakukan dengan menggunakan persetujuan LKM. g) Saldo dana kas kecil disimpan di sekretariat dan dimonitor secara periodik oleh anggota LKM.

3) Inspeksi mendadak Kas (Surprise Cash Count)

Untuk memastikan bahwa dana kas dikelola dengan baik, cara pengendalian yang baik bagi LKM adalah dengan melakukan inspeksi mendadak secara periodik. Koordinator LKM, harus melakukan cara pengendalian ini dari waktu ke waktu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan form inspeksi Kas (Form Kas Opname) lihat Lampiran‐1, demikian juga untuk penghitungan tiap akhir bulan.

Siapapun yang melakukan penghitungan hendaknya menanyakan saldo kas saat ini sesuai buku kas kepada penanggungjawab keuangan, selanjutnya mencatatnya di bagian atas form. Lakukan penghitungan phisik semua dana kas yang tersimpan di tempat penyimpan (cash box) dan catatlah semua pecahan uang kertas dan logam (coins) besarta jumlahnya ke dalam form. Jika saldo di buku kas tidak sesuai dengan hasil penghitungan, maka catatlah alasan‐alasan yang menyebabkan ketidakseimbangan tersebut pada form.

(13)

d. Honor/Insentif Tenaga Unit Operasional

Komponen paling penting (signifikan) atas pengeluaran setiap bulan kemungkinan besar untuk honorarium/insentif tenaga unit operasional. Oleh sebab itu, penting sekali transaksi ini dikelola dengan hati‐hati disesuaikan dengan prosedur praktik terbaik yang dimengerti oleh semua pihak.

Pengelolaan Honorarium/Insentif (Sekretariat & UP‐UP)

a) Catatan mengenai seluruh Sekretariat dan UP‐UP harus disimpan secara terpisah dari catatan pembayarannya dan pengecekan silang kedua catatan dari waktu ke waktu dilakukan oleh LKM untuk memastikan bahwa tidak ada data Sekretariat dan UP‐UP yang ’fiktif’

b) Besarnya honorarium/insentif ditetapkan oleh LKM. Setiap perubahan honorarium/insentif harus disetujui oleh LKM, termasuk kenaikan honorarium/ insentif tahunan di setiap awal tahun keuangan baru

c) Jika memungkinkan pembayaran semua honorarium/insentif dilakukan melalui transfer bank. Tidak ada persekot honorarium/ insentif atau pinjaman lain yang dilakukan tanpa persetujuan khusus dari LKM.

d) Pembayaran honorarium/insentif secara tunai mungkin diperlukan untuk beberapa lokasi, dan harus ditandatangani oleh penerima.

e) Harus disiapkan daftar honorarium/insentif setiap bulan untuk menunjukkan berapa besar honorarium/insentif yang telah dihitung dan harus dibayar. f) Nilai honorarium/insentif bersih yang tercantum dalam daftar harus sesuai

dengan jumlah uang yang diterimakan, sebagaimana yang ditunjukkan dalam buku kas atau buku bank.

g) Setiap potongan atas honorarium/insentif dicatat pada daftar honorarium/insentif, termasuk pembayaran persekot honorarium/insentif yang dibayarkan selama bulan tersebut. Jumlah tersebut selanjutnya dikurangkan ketika penghitungan honorarium/insentif bersih.

1.5 SISTEM PEMBUKUAN LKM

Sistem pencatatan yang digunakan mengacu pada ketentuan umum dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan, yaitu sistem pembukuan berpasangan dengan cash dan accrual basis. Pembukuan berpasangan merupakan cara pencatatan yang lebih memungkinkan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran dengan mencatat di kedua akun tersebut. Sistem ini memudahkan untuk melakukan pengecekan seberapa besar perbedaannya jika dibandingkan dengan anggrannya masing‐masing.

Sistem pembukuan LKM disusun sedemikian rupa, lengkap dengan dokumen dan aturan main pelaksanaannya. Dokumen‐dokumen bukti dan buku catatan, serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian‐2, PENCATATAN DAN PELAPORAN Oleh SEKRETARIAT LKM.

(14)

1.6 PENYUSUNAN ANGGARAN

Anggaran tahunan LKM disusun berdasarkan rencana tahunan (Renta) LKM yang sesuai dengan PJM Pronangkis. Disamping itu, LKM harus menyusun rencana anggaran biaya operasional. Setiap tahun akuntansi, LKM dibantu oleh Sekretariat dan UP‐UP harus menyusun anggaran yang tepat dan realistik dalam menaksir penerimaan dan pengeluaran lembaga dan disampaikan pada Rapat LKM. Beberapa kegiatan penyusunan anggaran dapat didelegasikan, tetapi persetujuan akhir dan otorisasinya menjadi kewenangan LKM.

Catatan Penting:

Bagi banyak lembaga, penyusunan draft anggaran tahunan pertama kali akan memunculkan celah (selisih) yang cukup tinggi (signifikan) antara pengeluaran yang direncanakan dengan penerimaan (pendapatan) yang diketahui atau diharapkan akan diperoleh (sebagai antisipasi). Hal penting yang perlu diketahui, pada penyusunan draft anggaran untuk kedua kalinya perbedaan antara pengeluaran dan penerimaan (pendapatan) hendaknya memiliki nilai nol (zero) atau yang disebut ‘zero budgeting’. Bentuk zero budgeting ini dimungkinkan dengan prinsip penghematan dalam melaksanakan pekerjaan, mungkin juga dengan mengeluarkan item‐item pengeluaran yang kurang penting dari anggaran, disamping adanya jaminan tambahan penerimaan (pendapatan).

Jika penerimaan (pendapatan) lembaga kurang atau tidak aman, maka langkah terbaik yang harus diambil adalah dengan melakukan review dan up‐date anggaran tiap‐tiap kuartal, dengan persetujuan LKM, dan mulai saat itu semua penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran baru harus dapat dipertemukan. Perbedaan yang terjadi antara penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran harus selalu ditarik mundur ke titik zero (nol).

Perhatikan dengan benar tips penyusunan anggaran di Lampiran‐2.

Proses Penyusunan Anggaran

1) Pendifinisian parameter, meliputi periode waktu anggaran yang digunakan (apakah misalnya, 1 April‐31 Maret atau 1 Januari‐31 Desember), dan apa mata uang yang digunakan (Rupiah atau yang lain).

2) Identifikasi semua jenis pengeluaran langsung, tidak langsung, dan sumber penerimaan (pendapatan) anggaran (tetapi belum sampai pada berapa jumlahnya). Selanjutnya kelompokkanlah ke dalam katagori dan subkatagori, misalnya sebagai berikut:

 Pengeluaran langsung (Honorarium/insentif tenaga operasional, biaya‐biaya kegiatan yang dikerjakan oleh KSM, dan alokasi dana untuk modal atau tambahan modal kegiatan pinjaman bergulir)

 Pengeluaran tidak langsung (Biaya transport, biaya kesekretariatan, dan lain‐lain)  Penerimaan atau Pendapatan (semua sumber penerimaan –baik dari BLM atau

pemda setempat, donasi, pihak peduli, dan penerimaan dari pembagian sisa pendapatan UPK)

(15)

3) Berilah Kode tiap‐tiap item pengelompokan pada tahap‐2 di atas. Gunakanlah kode yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam penyusunan anggaran. 4) Pindahkan (Transfer) item‐item tersebut ke dalam struktur kertas kerja anggaran, lihat lampiran‐3. Pastikan dalam struktur tersebut meliputi hal‐hal berikut:  Pengeluaran meliputi seluruh jenis pengeluaran anggaran, yaitu:  Kode dan item Pengeluaran langsung  Kode dan Item Pengeluaran tidak langsung  Baris total pengeluaran  Penerimaan (Pendapatan)  Item penerimaan (pendapatan)  Baris total penerimaan (pendapatan) 5) Memperjelas gambaran pembiayaan melalui konsolidasi  Penetapan pembiayaan tiap‐tiap item berdasarkan analisis dan estimasi anggaran  Penghitungan jumlah nilai tiap kolom baik ke samping dan ke bawah untuk semua item pengeluaran

 Memindahkan gambaran perolehan penerimaan (pendapatan) pada kertas kerja anggaran

 Menghitung tingkat surplus atau defisit anggaran. Lakukanlah analisis terhadap hasilnya.

1.7 PELAPORAN DAN PEMANTAUAN

Salah satu faktor kunci sukses dan keberlanjutan LKM adalah adanya sistem pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, atau bagaimana sumberdaya digunakan. Oleh sebab itu, kebanyakan stakeholder menjadikan sistem ini sebagai prasyarat. LKM kemungkinan akan mengalami kegagalan mendapatkan pendanaan, jika tidak memenuhi persyaratan sistem monitoring dan pelaporan keuangan yang disyaratkan.

Laporan Pengelolaan Dana Bulanan

Standar terbaik yang minimal adalah Sekretariat LKM harus menghasilkan laporan pengelolaan keuangan bulanan bagi LKM, yang menjelaskan secara rinci perubahan keuangan dalam satu periode bulanan.

1) Rekonsiliasi Kas

Saldo buku kas periode berjalan harus tepat sesuai dengan jumlah tunai dalam kotak kas kecil. Saldo ini harus dicek dengan melakukan penghitungan uang tunai pada akhir bulan dengan mengisi Form Kas Opname. Setiap perbedaan yang terjadi harus dijelaskan, dan selanjutnya dilakukan penyesuaian (Lihat Inspeksi Mendadak Kas).

2) Monitoring Pengeluaran terhadap Anggaran

Laporan ini disajikan minimal per kuartal untuk LKM dan harus dikompilasi untuk memantau pengeluaran terhadap anggaran. Hal terpenting yang harus diperhatikan:

(16)

a) Lakukan pengecekan secara kumulatif terhadap jumlah pengeluaran yang dialokasikan dalam anggaran terhadap setiap katagori atau sub‐katagori pengeluaran.

b) Analisis apakah ada selisih antara pengeluaran sesungguhnya dengan yang dianggarkan.

c) Berapa besar persentase selisih tersebut.

Meskipun semua pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan program yang dijalankan LKM tercakup dalam satu sistem akuntansi, adalah merupakan keharusan dan kewajiban bagi LKM untuk membagi informasi tersebut kepada penerima manfaat langsung. Informasi dimaksud minimal berupa laporan keuangan yang dipasang di lima titik strategis.

3) Pengauditan laporan keuangan

Elemen yang sangat penting dalam pelaporan keuangan adalah pengauditan. Di samping pemeriksaan eksternal yang harus dilakukan oleh auditor independen setiap tahun, LKM hendaknya memiliki sistem pemeriksaan internal yang setidaknya telah dilakukan secara rutin pada dua tahun terakhir (sebagaimana yang dilakukan pada siklus review partisipatif: review keuangan). Personal yang ditugasi untuk melakukan pemeriksaan internal haruslah yang mengenal kelembagaan LKM, tetapi independen terhadap kegiatan administrasi dan keuangan.

Catatan Penting:

Untuk melakukan pemeriksaan internal, pemeriksa harus mengetahui seluruh isi kebijakan keuangan. Setiap kesalahan yang ditemukan harus dijelaskan secara jelas dan bersama dengan itu disertakan pula rekomendasi untuk tindakan koreksi.

Pemeriksaan internal yang dilakukan pertama kali (oleh Tim Review Keuangan) dapat memakan waktu yang cukup lama, namun untuk selanjutnya mungkin hanya memerlukan beberapa hari saja. Ketika pemeriksa internal selesai melakukan pemeriksaan, maka tim review harus meyajikan laporan atas temuannya kepada LKM disertai daftar rekomendasinya.

Dengan dibantu oleh LKM, sekretaris dan UP‐UP bertanggung jawab penuh untuk menjamin bahwa rekomendasi tersebut diimplementasikan.

1.8 PELAPORAN KEUANGAN: PERIODE

LKM menyajikan laporan keuangan dalam beberapa penyajian. Meliputi laporan khusus dan laporan periodik.

(17)

a. Laporan‐laporan Periodik

1) Bulanan  Rekonsiliasi Kas. BKM harus mengotorisasi saldo kas kecil  BKM harus melakukan sidak (pemeriksaan mendadak) penghitungan kas

 Sekretariat harus menyajikan laporan keuangan (laporan pemasukan dan pengeluaran dana BKM)

2) Tahunan

 Setiap akhir tahun akuntansi(buku), Sekretariat dengan berdasar pada pedoman auditor, harus menyajikan laporan untuk periode tahun yang bersangkutan. Laporan ini akan dijadikan dasar pertimbangan oleh BKM sebelum dimulainya audit tahunan.  Sekretariat, UP‐UP dan BKM akan berpartisipasi dalam setiap diskusi dengan auditor

mengenai draft pembukuan yang diaudit.

 Hasil dari auditor dijadikan bahan masukan oleh BKM dalam rangka pelaksanaan RPJT.

b. Laporan‐laporan Khusus

 Laporan kuartalan yang merupakan perbandingan anggaran dan realisasinya untuk periode kuartal yang sebelumnya dan perbandingan pengeluaran dengan kuartal yang sama pada tahun sebelumnya, jika tersedia.

 Catatan atas laporan perbandingan pengeluaran sesungguhnya dengan anggaran untuk kuartal sebelumnya. Catatan yang dimaksud dengan menjelaskan semua selisih yang signifikan

(18)

(19)

BAB II

PENCATATAN DAN PELAPORAN

OLEH SEKRETARIAT LKM

(20)

PENCATATAN DAN PELAPORAN

Oleh SEKRETARIAT LKM

2.1 PENGANTAR

Bagian ini menyajikan secara rinci seluruh aspek pencatatan dan pelaporan yang menjadi tangung jawab Sekretariat LKM. Urut‐urutan penyajian dimulai dengan pengantar, formulir‐ formulir yang digunakan, dan cara pengisian formulir beserta contoh singkat penggunaan formulir tersebut.

Formulir dibedakan menjadi tiga bagian yaitu: bukti transaksi (Model A, B dan C), buku‐buku pencatatan (S1‐ S9), dan form laporan (LS‐01). Bukti transaksi yang digunakan untuk merekam transaksi kas dan non kas meliputi; Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti Kas Keluar (BKK), dan Bukti Pemindahbukuan (BP). Selanjutnya formulir buku‐buku catatan meliputi; Buku Bank (S1), Buku Kas (S2), Buku Lingkungan (S3), Buku Sosial (S4), Buku Ekonomi Bergulir (S5), Buku Biaya Operasional (S6), dan Buku Inventaris (S7). Formulir Laporan bulanan (LS‐01).

Cara pengisian formulir dan contoh singkat penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian‐2. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir sesuai kebutuhannya.

(21)

IDENTITAS LKM

Nama LKM : ... Terbentuk (Tgl/Bulan/Tahun) : ... Notaris : ... Alamat kantor Sekretariat LKM : ... No Telp : ... Kelurahan : ... Kecamatan : ... Kota/ Kabupaten : ...

Propinsi : ... Jumlah Anggota LKM : ... orang

Laki-laki : ... orang Perempuan : ... orang Nama Koordinator LKM : ... Alamat Rumah : ... No Telp/ Hp : ... Nama Sekretariat LKM : ... Alamat Rumah : ... No Telp/ Hp : ...

(22)

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM)

PNPM MP (P2KP)

Mulai Tahun 1999 sd Sekarang

1. Pagu BLM Pertama : Rp ...

2. No Rekening LKM (1) : ... Bank ... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (2) : ... Bank ... Status (Aktif/Tidak) No Rekening LKM (3) : ... Bank ... Status (Aktif/Tidak) 3. Pencairan Tahap I : (...%)

a. Tanggal pencairan : ... b. Jumlah yang dicairkan oleh

KPPN : Rp ... c. Digunakan untuk:  Kegiatan Lingkungan : Rp ...  Kegiatan Sosial : Rp ...  Kegiatan Ekonomi : Rp ...  BOP : Rp ... 4. Pencairan Tahap II (...%) a. Tanggal pencairan :

b. Jumlah yang dicairkan oleh

KPPN : Rp ... c. Digunakan untuk:  Kegiatan Lingkungan : Rp ...  Kegiatan Sosial : Rp ...  Kegiatan Ekonomi : Rp ...  BOP : Rp ...

5. Pencairan Tahap III (...%) a. Tanggal pencairan :

KPPN : Rp ... c. Digunakan untuk:  Kegiatan Lingkungan : Rp ...  Kegiatan Sosial : Rp ...  Kegiatan Ekonomi : Rp ...  BOP : Rp ... Jumlah Pencairan BLM

(23)

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM)

PNPM MP (P2KP)

Mulai Tahun 1999 sd Sekarang

1. Pagu BLM Kedua : Rp ...

(24)

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM)

PNPM MP (P2KP)

Mulai Tahun 1999 sd Sekarang

1. Pagu BLM Ketiga : Rp ...

(25)

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM)

PNPM MP (P2KP)

Mulai Tahun 1999 sd Sekarang

1. Pagu BLM Keempat : Rp ...

(26)

FLOW CHART PEMBUKUAN SEKRETARIAT LKM

Transaksi Bukti Kas Keluar Bukti Kas Masuk Bukti Pemindahbukuan Buku

Bank Buku Kas Lingkungan Buku Sosial Buku

Buku Ekonomi Bergulir Buku BOP Buku Inventaris Laporan Pemasukan dan Pengeluaran LKM

(27)

Nama LKM :……….. Model: IA-L1

Kelurahan/Desa :...……….. Kecamatan :...……….. Kota/ Kabupaten :...

No. Transaksi : .../um/.../...

BUKTI KAS MASUK

Terima dari : ……… Keterangan : ……… Jumlah yang diterima : Rp ………

Terbilang ……… ………

………, ……… 20………… Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penyetor

(………) (………) (………)

L1: Penyetor L2: Arsip Sekretariat LKM

Nama LKM :……….. Model: IA-L2

No. Transaksi : .../um/.../...

BUKTI KAS MASUK

Terima dari : ……… Keterangan : ……… Jumlah yang diterima : Rp ………

Terbilang ……… ………

………, ……… 20………… Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penyetor

(………) (………) (………)

L1: Penyetor L2: Arsip Sekretariat LKM

(28)

Nama LKM :……….. Model: IB-L1

No. Transaksi : .../uk/.../...

BUKTI KAS KELUAR

Dibayarkan kepada, Nama penerima/KSM/Toko*) : ……… Untuk pembayaran : ………..………… Jumlah pembayaran : Rp ……… Terbilang ……… ……… ………, ……… 20………… Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penerima

(………) (………) (………)

*) Bukti/rincian/nota terlampir

L1: Sekretariat LKM L2: Penerima

Nama LKM :……….. Model: IB-L2

No. Transaksi : .../uk/.../...

BUKTI KAS KELUAR

Dibayarkan kepada, Nama penerima/KSM/Toko*) : ……… Untuk pembayaran : ………..………… Jumlah pembayaran : Rp ……… Terbilang ……… ……… ………, ……… 20………… Koordinator/ Anggota LKM Sekretariat Penerima

(………) (………) (………)

*) Bukti/rincian/nota terlampir

(29)

Nama LKM :……….. Model: IC Kelurahan/Desa :...……….. Kecamatan :...……….. Kota/Kabupaten :...

BUKTI PEMINDAHBUKUAN

No.Bukti: …../bp/…../20...

Uraian Debet Kredit

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Keterangan transaksi: ………... ………... ...………, ...……….. 20…... Sekretariat (...) Nama LKM :……….. Model: IC Kelurahan/Desa :...……….. Kecamatan :...……….. Kota/Kabupaten :...

BUKTI PEMINDAHBUKUAN

No.Bukti: …../bp/…../20...

Uraian Debet Kredit

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Keterangan transaksi: ………... ………... ...………, ...……….. 20…... Sekretariat (...)

(30)

Nama LKM : Buku : S1 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab :

BUKU BANK

Bulan :……… 20…..

Tanggal Uraian No.Bukti Transaksi Saldo

D K D (1) (2) (3) (4) (5) (6) ...,...20.... Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...)

(31)

Nama LKM : Buku : S2 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU KAS Bulan :……… 20…..

(32)

Nama LKM : Buku : S3

Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab :

BUKU SARANA DAN PRASARANA (LINGKUNGAN)

Bulan :……… 20…..

D K K (1) (2) (3) (4) (5) (6) ...,...20.... Mengetahui Koordinator/Anggota LKM Sekretariat LKM (...) (...)

(33)

Nama LKM : Buku : S4 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU SOSIAL Bulan :……… 20…..

(34)

BUKU EKONOMI BERGULIR

Bulan :……… 20…..

(35)

BUKU BIAYA OPERASIONAL (BOP)

Bulan :……… 20…..

(36)

Nama LKM : Buku : S7 Kelurahan : Kecamatan : Kota/Kab : BUKU INVENTARIS Bulan :……… 20…..

(37)

(38)

PENJELASAN PENGISIAN BUKU BANK SEKRETARIAT LKM

(Buku S1)

Buku Bank digunakan untuk mencatat transaksi pemasukan maupun pengeluaran yang terjadi di rekening Bank LKM seperti; Terima transfer dana dari KPPN, terima dana dari sumber lainnya, pencairan dana untuk prasarana, sosial, ekonomi dll serta mencatat Saldo uang yang ada di rekening Bank LKM. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti pemindahbukuan (No/bp/bln/tahun) 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada transfer atau penyetoran ke rekening LKM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengambilan tunai atau transfer dari rekening LKM 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Bank (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(39)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp 1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp 60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 1. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 2. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 3. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp 1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Beli ATK sebesar Rp 250.000,‐, beli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 1. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 2. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 3. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 4. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Bank” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU BANK Bulan Nopember 2008

Tanggal Uraian Nomor Bukti Debet Kredit Saldo

(D) 03 Setor awal untuk buka rekening 01/UK/XI/08 1.000.000,‐ ‐ 1.000.000,‐ 12 Terima transfer dana PNPM BLM termin I dari KPPN 01/BP/XI/08 60.000.000,‐ ‐ 61.000.000,‐ 14 LKM menarik dana untuk BOP 02/UM/XI/08 ‐ 1.000.000,‐ 60.000.000,‐ 17 Penarikan tunai 03/UM/XI/08 ‐ 21.750.000,‐ 38.250.000,‐ Jumlah 61.000.000,‐ 22.750.000,‐

(40)

PENJELASAN PENGISIAN BUKU KAS SEKRETARIAT LKM

(Buku S2)

Buku Kas digunakan untuk mencatat penerimaan/ pengambilan uang Kas (tunai) dari Bank, mencatat pengeluaran uang kas (tunai) serta mencatat saldo kas (tunai). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/um/uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada penerimaan uang kas 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengeluaran uang kas 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Kas (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(41)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 4. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 5. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 6. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 5. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 6. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 7. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 8. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐

(42)

Pencatatan transaksi dalam “Buku Kas” sebagai berikut:

Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang

BUKU KAS

Bulan Nopember 2008

(D) 03 Dana pihak ke 3 (Bapak Ihsan) 01/UM/XI/08 1.000.000,‐ ‐ 1.000.000,‐ Setoran awal untuk buka rekening Bank 01/UK/XI/08 ‐ 1.000.000,‐ ‐ 14 LKM menarik dana di Bank 02/UM/XI/08 1.000.000,‐ ‐ 1.000.000,‐ Biaya transpot ke Bank 02/UK/XI/08 ‐ 15.000,‐ 985.000,‐ 15 Biaya konsumsi rapat persiapan pencairan dana BLM kepada KSM 03/UK/XI/08 ‐ 100.000,‐ 885.000,‐ 16 Pembelian ATK 04/UK/XI/08 250.000,‐ Pembelian 1 unit meja 05/UK/XI/08 350.000,‐ Pembelian 3 unit kursi @ Rp 50.000,‐ 150.000,‐ 135.000,‐ 17 LKM menarik dana di Bank 03/UM/XI/08 21.750.000,‐ ‐ 21.885.000,‐ Pencairan ke KSM Maju Bersama termin 1 (30%) 06/UK/XI/08 ‐ 3.000.000,‐

(43)

PETUNJUK PENGISIAN BUKU LINGKUNGAN SEKRETARIAT LKM

(Buku S3)

Buku Lingkungan digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan lingkungan, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan lingkungan, serta mencatat sisa/ saldo dana lingkungan. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan lingkungan oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan lingkungan 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana lingkungan (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(44)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 7. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 8. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 9. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 9. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 10. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 11. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 12. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II:Rp.6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Lingkungan” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU LINGKUNGAN Bulan Nopember 2008

(K) 12 Alokasi dana lingkungan 01/BP/XI/08 52.500.000,‐ 52.500.000,‐ 17 Pencairan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) 06/UK/XI/08 3.000.000,‐ Pencairan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) 07/UK/XI/08 6.000.000,‐ Pencairan KSM Peduli termin 1 (30%) 08/UK/XI/08 6.750.000,‐ 36.750.000,‐ Jumlah 15.750.000,‐ 52.750.000,‐

(45)

PETUNJUK PENGISIAN BUKU SOSIAL SEKRETARIAT LKM

(Buku S4)

Buku Sosial digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan Sosial, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan sosial, serta mencatat sisa/ saldo dana sosial. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan sosial oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan sosial 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana sosial (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(46)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 10. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 11. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 12. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 13. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 14. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 15. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 16. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp.6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Sosial” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU SOSIAL Bulan Nopember 2008

(K) 12 Alokasi dana sosial 01/BP/XI/08 ‐ 6.000.000,‐ 6.000.000,‐ 17 Pencairan KSM Mawar RW II 09/UK/XI/08 6.000.000,‐ ‐ ‐ Jumlah 6.000.000,‐ 6.000.000,‐

(47)

PETUNJUK PENGISIAN BUKU EKONOMI BERGULIR

SEKRETARIAT LKM

(Buku S5)

Buku Ekonomi Bergulir digunakan untuk mencatat alokasi dana ekonomi/ pinjaman bergulir, serta mencatat saldo alokasi dana pinjaman bergulir sedangkan penyaluran pinjaman bergulir kepada KSM melalui UPK. Aturan main pencairan dana pinjaman bergulir dimulai pada pencairan BLM Tahap II (bagi lokasi baru PNPM MP). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana pinjaman bergulir ke KSM melalui UPK 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk dana pinjaman bergulir 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana pinjaman bergulir (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(48)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 13. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 14. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 15. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp 1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 17. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 18. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 19. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 20. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Ekonomi Bergulir” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU EKONOMI BERGULIR Bulan Nopember 2008

(K) 12 Alokasi dana pinjaman bergulir ‐ ‐ ‐ Jumlah ‐ ‐

(49)

PETUNJUK PENGISIAN BUKU BOP SEKRETARIAT LKM

(Buku S6)

Buku BOP digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk membiayai kegiatan operasional LKM, Sekretariat serta UP‐UP, serta untuk mencatat saldo alokasi dana BOP. Catatan khusus: Bilamana

UPK belum melaksanakan kegiatan pinjaman bergulir maka kebutuhan operasional UPK dibebankan pada BOP LKM, jika UPK sudah melaksanakan kegiatan pinjaman bergulir maka biaya operasional UPK dibebankan pada pendapatan UPK. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No /uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pengeluaran biaya operasional 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk BOP 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Kredit dikurangi dengan jumlah kolom di Debet menjadi saldo dana BOP (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

(50)

Contoh Kasus:

Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 16. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 17. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 18. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 21. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 22. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 23. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 24. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp.6.000.000,‐

(51)

Pencatatan transaksi dalam “Buku BOP” sebagai berikut:

Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang

BUKU BOP

Bulan Nopember 2008

(K) 12 Alokasi dana BOP 01/BP/XI/08 ‐ 1.500.000‐, 1.500.000,‐ 14 Biaya transpot ke Bank 02/UK/XI/08 15.000,‐ ‐ 1.485.000,‐ 15 Biaya konsumsi rapat persiapan pencairan dana BLM kepada KSM 03/UK/XI/08 100.000,‐ ‐ 1.385.000,‐ 16 Pembelian ATK 04/UK/XI/08 250.000,‐ ‐ Pembelian 1 unit meja 05/UK/XI/08 350.000,‐ ‐ Pembelian 3 unit kursi @ Rp.50.000,‐ 150.000,‐ ‐ 635.000,‐ Jumlah 865.000,‐ 1.500.000,‐