SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SERTIFIKASI DAN PELATIHAN BERBASI WEB DAN ANDROID
1Agus Prayogi, 2Muhammad Miftakhun Nizar
1,2Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
Jalan Raya Rungkut Madya Gunung Anyar Surabaya
Email: 1agusprayogi.if@gmail.com, 2muhammadnizar50@gmail.com
Abstrak. Program pelatihan dan sertifikasi saat ini masih sering menggunakan cara manual (offline) dalam hal pendaftarannya, dengan kata lain para pendaftar secara tidak langsung diharuskan datang langsung ke lokasi pendaftaran untuk melakukan registrasi. Hal ini juga dapat mempengaruhi minat pendaftar untuk mengikuti program tersebut . Karena hal ini dibuatlah sebuah sistem informasi berbasis web dan andoid (online) yang dapat memudahkan pendaftar untuk melakukan registrasi secara fleksibel. Sistem informasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrogramman java native untuk androidnya, framework CI 3 untuk websitenya, basis data MySQL, Atom dan Android Studio sebagai media editornya.
Kata Kunci: Pendaftaran Online, Sistem Berbasis Web dan Android, Fleksibel
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat kini juga memacu kebutuhan masyarakat akan informasi. Hal ini mendorong berbagai perusahaan untuk memanfaatkan sistem yang berbasis web dan android untuk meningkatkan efektivitas dan fleksibilitas sistem perusahaannya. Semua sistem yang bersifat offline kini mulai berpindah ke sistem yang bersifat online, begitu juga dengan pendaftaran pelatihan maupun sertifikasi yang sering diadakan secara offline atau manual.
Masalah umum terjadi sebagai resiko dari bentuk sistem manual antara lain:
1. Penggunaan berkas kertas yang pada tingkat tertentu menyulitkan penyimpanan karena harus menyediakan ruangan fisik yang cukup. Selain itu juga menyulitkan pencarian informasi dan validasi data.
2. Transfer data atau berkas antar pihak menjadi sulit karena komunikasi dan koordinasi berlangsung secara fisik yang tergantung waktu dan tempat.
Beberapa penelitian terkait yang terkait dengan sistem informasi pendaftaran online seperti, registrasi calon siswa baru berbasis mobile android di SMAN 9 Manado [1]
hanya menggunakan media mobile android saja. Begitu juga pada perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web di SMP Plus Barussalam Bandung [2]
yang hanya menggunakan media website
saja. Keduanya mempermasalahkan data yang rentan hilang. Ada juga Aplikasi mobile berbasis android untuk Administrasi Pemeriksaan Poliklinik Rawat Jalan di RSUD Kota Salatiga [3] yang dibuat untuk menghindari antrian yang panjang di bagian poli nya. Sama halnya dengan sistem informasi pendaftaran pasien pada klinik dr.
Veri kajen di kabupaten pekalongan yang berbasis android [4] dan dapat digunakan untuk mendaftar periksa. Banyak lagi penelitian-penelitian yang pernah dilakukan serupa untuk mengatasi masalah yang sama ini seperti aplikasi pencarian rumah makan berbasis android [5] yang dibuat untuk mempermudah pengguna dalam pencarian informasi. Namun sering kali sistem yang dibuat berbasis pada web saja ataupun website saja.
Permasalahan
Masalah umum terjadi sebagai resiko dari bentuk sistem manual antara lain:
1. Penggunaan berkas kertas yang pada tingkat tertentu menyulitkan penyimpanan karena harus menyediakan ruangan fisik yang cukup. Selain itu juga menyulitkan pencarian informasi dan validasi data.
2. Transfer data atau berkas antar pihak menjadi sulit karena komunikasi dan koordinasi berlangsung secara fisik yang tergantung waktu dan tempat.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem perangkat lunak berbasis web dan android yang dapat memudahkan pengolahan data dan proses registrasi yang fleksibel. Fleksibel yang dimaksud ini adalah bagaimana semua calon peserta pelatihan maupun sertifikasi dapat melakukan proses registrasi dimana saja dan kapan saja, dapat melakukan pencarian data informasi, melakukan pengecekan data, serta mengelola informasi yang dibutuhkan oleh user.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah memberikan kemudahan dalam pengelolaan data peserta pelatihan maupun sertifikasi dan memudahkan para pendaftar dalam melakukan registrasi secara lebih fleksibel, yang tentunya sangat bermanfaat khususnya bagi admin penyelenggara maupun pihak peserta. Kemudahan pengelolaan data peserta ini tidak hanya menghilangkan kebutuhan ruangan fisik untuk penyimpanan data, tapi juga berkaitan dengan kemudahan pencarian informasi, validasi data dan upaya perbaikan yang dapat dilakukan berdasarkan informasi yang disediaan secara otomatis oleh sistem yang dibangun melalui penelitian ini.
I. Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah metode analisis deskriptif. Analisis deskriptif adalah suatu metode yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang diperlukan melalui tahap pengumpulan data dan tahap pembangunan perangkat lunak [6]. Pengumpulan data diawali dengan melakukan studi literatur dan wawancara ke pihak perusahaan untuk mendapatkan informasi dan menentukan apa saja yang dibutuhkan oleh sistem. Kemudian memulai tahap pembangunan perangkat lunak meliputi basis data, desain web dan android, serta membangun web service dan aplikasi androidnya.
Langkah-langkah Penelitian
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan penelitian ini antara lain:
1. Tahap Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan studi literatur dan wawancara yang bertujuan untuk menentukan visi, ruang lingkup sistem dan mengidentifikasi kebutuhan user terhadap sistem. Mengumpulkan berbagai dokumen, referensi, buku, sumber dari internet, dan sumber lain yang diperlukan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem aplikasi yang akan dibangun.
2. Perancangan Aplikasi
Dari tahap pengumpulan data, akan dibuat deskripsi umum sistem perancangan pendaftaran online berbasis web dan android.
Selain itu juga dilakukan perancangan awal aplikasi yang akan dibuat, sehingga akan dihasilkan desain antar muka dan proses yang siap untuk diimplementasikan.
Berikut adalah rancangan web yang dibuat untuk user:
Mulai
Memasuki Homepage
Memilih Menu
Home Jenis Pelatihan Jenis Sertifikasi Pendaftaran
Menuju Tampilan awal dan berita acara
Menuju dan Menampilkan Produk
Pelatihan
Menuju dan Menampilkan Produk
Sertifikasi
Menuju dan Menampilkan From
Registrasi
Cara Pembayaran
Menuju dan Menampilkan Informasi Cara Pembayaran Menuju dan Menampilkan
Lampiran Informasi Pembayaran
Pilih Menu Lagi?
Gambar 1. Flowchart web untuk user
a. Menu Home
Merupakan halaman pertama yang akan dilihat oleh pengguna saat mengakses website. Pada menu ini memuat tentang pesan selamat datang, informasi-informasi terbaru dari website atau berita acara, serta informasi mengenai perusahaan terkait
b. Menu Jenis Pelatihan
Merupakan halaman yang berisi beberapa produk jual dari website, yaitu macam-macam produk pelatihan yang bisa diikuti oleh calon peserta. Pada halaman ini, masing- masing produk juga berisi informasi mengenai produk seperti penjelasan acara, jadwal, lokasi, dan harga produk.
c. Menu Jenis Sertifikasi
Merupakan halaman yang berisi beberapa produk jual dari website, yaitu macam-macam produk pelatihan yang bisa diikuti oleh calon peserta. Pada halaman ini, masing- masing produk juga berisi informasi mengenai produk seperti penjelasan acara, jadwal, lokasi, dan harga produk.
d. Menu Pendaftaran
Merupakan halaman yang berisi form pendaftaran sertifikasi maupun pelatihan yang harus diisi oleh calon peserta yang akan medaftar untuk mengikuti program pelatihan ataupun sertifikasi.
Login
Memasuki Homepage
Memilih Menu
Dashboard User Berita Manajemen
Layanan
Menuju Tampilan
awal fitur admin CRUD User CRUD Berita
Acara
CRUD Jenis Layanan Pilih Menu Lagi?
Detail Layanan Logout
CRUD Layanan/
Produk
Gambar 2. Flowchart web fitur admin
Gambar 2 merupakan rancangan flowchart untuk fitur admin pada web. Fitur ini hanya tersedia pada website dan tidak tersedia pada aplikasi android. Fitur ini digunakan admin untuk mengelola informasi, produk, dan data website.
Gambar 2. Usecase aplikasi android untuk user
Aktor yang terlibat pada use case diagram aplikasi android ini hanya satu yaitu user. Use case pada aplikasi pendaftaran pelatihan dan sertifikasi berbasis android ini yaitu register, login, beranda, lihat daftar pelatihan, lihat daftar sertifikasi, pendaftaran.
Pada use case register hanya calon user yang dapat mendaftar. Pada usecase login hanya user juga yang dapat mendaftar admin hanya dapat login di web service.
3. Pembuatan Aplikasi
Pada tahap ini model dan perancangan aplikasi yang telah dibuat akan diimplementasikan melalui pembuatan kode program dan antarmuka sistem. Pembuatan kode program akan menggunakan Framework CI 3 dan Android Studio, sehingga proses pengembangan aplikasi lebih mudah dan terstruktur.
4. Uji coba dan Evaluasi
Pada tahap ini aplikasi yang telah dibuat ini akan dilakukan beberapa skenario uji coba dan proses evaluasi untuk kelayakan penggunaan sistem.
II. Hasil dan Pembahasan
Pembuatan website untuk sistem informasi ini sebenarnya ditujukan untuk admin dalam mengelola data dan memberikan informasi seputar pelatihan maupun sertifikasi ke dalam web agar bisa diterima oleh calon pendaftar. Namun halaman website user juga disediakan untuk melakukan pendaftaran dan mencari informasi seputar pelatihan dan sertifikasi yang telah disediakan oleh admin. Beberapa fitur admin yang tersedia di web service antara lain adalah:
Gambar 1. Login Admin
Gambar 2. Fitur User Admin
Fitur ini dibuat agar admin dapar mengelola role pendaftar di aplikasi android.
Admin dapat mengubah role masing-masing pendaftar sesuai sistem yang ada.
Gambar 3. Fitur Berita Admin
Fitur berita digunakan oleh admin untuk menambahkan berita acara yang kemudian akan ditampilkan di home website user.
Gambar 4. Fitur Manajemen Layanan Admin
Fitur ini digunakan oleh admin untuk membagi jenis layanan menjadi 2, yaitu Pelatihan dan Sertifikasi yang kemudian akan diberi id untuk memudahkan input pada fitur detail layanan.
Gambar 5. Fitur Detail Layanan Admin
Fitur ini digunakan oleh admin untuk menambahkan produk pelatihan maupun
sertifikasi yang akan ditawarkan pada user web maupun android.
Gambar 6. Tampilan web untuk user
Gambar 7. Form Pendaftaran Web
Form pendaftaran ini ditujukan kepada user web atau calon pendaftarn yang ingin mendaftar melalui website.
Sejumlah fasilitas yang tersedia dalam aplikasi SIPPSBWA yang dikembangkan melalui penelitian ini antara lain:
1. Splash screen merupakan halaman pembuka atau halaman pemanis ketika pertama kali membuka aplikasi sebagaimana pada gambar 8.
2. Login merupakan halaman setelah splash screen, jika user belum mempunyai akun maka user harus membuat terlebih dulu di register, namun jika sudah maka langsung bisa memasukkan username dan password sebagaimana dapat dilihat pada gambar 9.
3. Register merupakan halaman untuk membuat akun baru , dengan mengisi data seperti username, password dan email sebagaimana dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 8. Tampilan Splash Screen
Gambar 9. Tampilan Login
Gambar 10. Tampilan Register
4. Beranda merupakan halaman utama dari aplikasi ini, halaman ini menampilkan informasi terbaru berupa text dan gambar
sebagaimana dapat dilihat pada gambar 11.
.
5. Lihat daftar sertifikasi dan pelatihan merupakan dua menu yang berbeda tetapi menggunakan design dan logic yang sama hanya dibatasi oleh perbedaan jenis sebagaimana dapat dilihat pada gambar 12.
Gambar 11. Tampilan Beranda
Gambar 12. Tampilan Pelatihan dan Sertifikasi
6. Halaman pendaftaran merupakan halaman terpenting dalam aplikasi pendaftaran pelatihan dan sertifikasi berbasis android, halaman ini menampilkan form pendaftaran yang disertai library AwesomeValidation yang berfungsi sebagai validasi pada form pendaftaran. Sebagaimana dapat dilihat pada gambar 13.
7. Halaman akun adalah halaman terakhir dalam aplikasi ini, pada halaman ini
terdapat tombol logout yang menjadi jalan keluar user dari aplikasi ini.
Sebagaimana dapat dilihat pada gambar 14.
Gambar 13. Tampilan Halaman Pendaftaran
Gambar 14. Tampilan Halaman Akun
8. Menampilkan analisis hasil penilaian.
Hasil penilaian dapat dilihat secara terurut berdasarkan nilai pencapaian yang diperoleh maupun tingkat / persentase pencapaian dari setiap poin penilaian borang, sebagaimana ditunjukkan melalui Gambar 6, 7, 8 dan 9.
Pada gambar 6, ditunjukkan hasil penilaian yang diurutkan berdasarkan nilai pencapaian dari tinggi ke rendah.
Sedangkan pada gambar 7, hasil penilaian diurutkan berdasarkan nilai pencapaian dari rendah ke tinggi.
III. Simpulan
Berdasarkan hasil uji coba penelitian yang telah dilakukan, diperoleh sejumlah simpulan antara lain:
1. Untuk membuat sebuah aplikasi berbasis web dan android
membutuhkan framework
codeigniter untuk pembuatan web dan se-buah tools yang bernama android studio, yang merupakan IDE resmi yang dikeluarkan oleh google bagi pengembang aplikasi android.
2. Untuk menghubungkan antara aplikasi android dengan web service dibutuhkan API.
3. Sistem informasi yang dibangun dapat memberikan informasi kegiatan pelatihan maupun sertifikasi berbasis android dan website.
4. Sistem informasi yang dibangun memberikan fasilitas kepada penyelenggara internal mengelola data kegiatan pelatihan dan sertifikasi.
5. Sistem informasi yang dibangun memberikan fasilitas agar admin dapat saling berbagi informasi kepada user mengenai kegiatan pelatihan maupun sertifikasi yang akan diselenggarakan.
IV. Daftar Pustaka
[1] Kenneth Y. R. Palilingan, Alicia A.
E. Sinsuw, Xaverius B. N. Najoan, Registrasi Calon Siswa Baru Berbasis Mobile Android di Sekolah Menengah Atas Negeri 9 Manado, ISSN: 2301-8402, E-journal Teknik Elektro dan Komputer, 2014.
[2] Regi Witanti, Hanhan Hanafiah Solihin, Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis WEB (Studi Kasus: SMP Plus Barussalam Bandung), Volume 1, No.1, ISSN: 2548-1932, Jurnal Infotronik, 2016.
[3] Nanang aryanto, Aplikasi mobile berbasis android untuk Administrasi Pemeriksaan Poliklinik Rawat Jalan di RSUD Kota Salatiga. , A12.2009.03749, Jurnal Dinus, 2004.
[4] Aslam Fatkhudin, Dwi Nur Alifiani.
Sistem informasi pendaftaran pasien pada klinik Dr. Veri kajen kabupaten pekalongan berbasis android, Volume 4, No.1, ISSN: 2407-4489, Jurnal Ilmiah Edutic, 2017.
[5] Faris Sifauttijani, Tri Listyorini, Rizkysari Meimaharani, Pencarian Rumah Makan Berbasis Android, Volume 8, No,1 ISSN: 2252-4983, Jurnal Simetris ,2017.
[6] Susrama I. G., Setyawan A., Kholis M. (2018). Rancang Bangun Aplikasi
“W-Mass (Weight Monitor Assistant)” Berbasis Android Studio dengan Bahasa Native Java. Jurnal Penelitian Poltekbang Surabaya, Vol 3 (4). Hal 1-9.
