GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI.

PENGURUSAN PELAJAR

LUAR KAMPUS

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

GARIS

PANDUAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI No. 2, Menara 2,

Jalan P5/6, Presint 5, 62200 Putrajaya, Malaysia

www.mohe.gov.my

EDISI PERTAMA (2020)

EDITOR

Dr. Mohd Suzeren Md Jamil Dr. Nik Aziz Nik Ali

Mohamad Fiddezuan Ahmad Murad

Disediakan oleh:

Bahagian Mahasiswa Holistik, JPT, KPT

Majlis Perumahan Universiti Universti Awam Malaysia (MAPUM)

Unit Pengurusan Non Residen, Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UiTM

Kandung an

Kata Aluan

01 Pengenalan

Pengurusan Pelajar Luar Kampus

02

Jawatankuasa Penyediaan Garis Panduan Pengurusan Pelajar Luar Kampus

46

07 ^{BAHAGIAN 1} Pembangunan Pelajar Luar Kampus

23 ^{BAHAGIAN 3} Pengurusan Kebajikan Pelajar Luar Kampus

35 ^{BAHAGIAN 5} Jaringan Masyarakat Pelajar Luar Kampus

15 ^{BAHAGIAN 2} Perkhidmatan Pelajar Luar Kampus

31 ^{BAHAGIAN 4} Pengurusan Rumah Sewa

Pelajar Luar Kampus

Kata Aluan

Segala pujian ke hadrat Ilahi, dengan izin- Nya, Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Malaysia dengan kerjasama Majlis Perumahan Universiti-universiti Awam Malaysia (MAPUM) telah berjaya menyediakan Garis Panduan Pengurusan Pelajar Luar Kampus Edisi Pertama bagi semua Institusi Pengajian Tinggi (IPT) di Malaysia. Usaha menyediakan garis panduan ini selaras dengan dasar KPT yang prihatin akan kebajikan dan keselamatan pelajar luar kampus. Di samping itu juga, garis panduan ini diharap dapat membantu meningkatkan citra IPT di Malaysia agar setanding dengan institusi pengajian tinggi luar negara yang tersohor dalam konteks pembangunan kemudahan, penyediaan perkhidmatan dan pengurusan kebajikan pelajar luar kampus di universiti masing-masing.

Pengurusan dan pembangunan perkhidmatan berkaitan kemudahan pelajar luar kampus sangat penting dalam memastikan pelajar menjalani kehidupan di samping menimba ilmu pengetahuan dengan suasana yang selesa, selamat dan sejahtera. Segala skop

pengurusan yang perlu dititikberatkan melalui garis panduan ini melibatkan pembangunan dari segi perkhidmatan dan kemudahan bagi membantu melahirkan pelajar yang holistik serta meningkatkan sahsiah diri agar menjadi modal insan kelas pertama bagi pembangunan negara. Justeru itu, garis panduan ini diwujudkan berteraskan kepada konsep KPT Prihatin bagi memfokuskan penekanan terhadap semua aspek kebajikan, perkhidmatan dan pembangunan pengurusan pelajar luar kampus.

Sehubungan itu, adalah menjadi harapan saya agar Garis Panduan ini boleh menjadi paksi dan rujukan yang jelas kepada Unit Pengurusan Luar Kampus (UPLK) di setiap IPT dalam mentadbir dan mengurus pelajar luar kampus. Semoga Unit Pengurusan Luar Kampus melalui Garis Panduan ini dapat diuruskan dengan lebih cekap dan berkesan oleh semua pengurusan universiti di Malaysia dalam usaha membantu KPT merealisasikan cita-cita untuk melihat IPT di Malaysia setaraf dengan institusi pengajian tinggi tersohor di luar negara.

YB DATUK SERI DR. NORAINI BINTI AHMAD Menteri Pengajian Tinggi

Pengurusan dan pembangunan perkhidmatan berkaitan

kemudahan pelajar luar kampus sangat penting

dalam memastikan pelajar menjalani kehidupan di samping menimba ilmu pengetahuan dengan suasana yang selesa, selamat dan sejahtera”

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

8 9

PENGENALAN

PENGURUSAN PELAJAR

LUAR KAMPUS

Garis Panduan ini diwujudkan bagi memastikan Unit Pengurusan Pelajar Luar Kampus (UPLK) dapat dijalankan secara selaras dan sepadu di semua kampus di IPT. Ianya boleh menjadi bahan rujukan pegawai-pegawai yang menguruskan pelajar luar kampus agar pengurusannya lebih teratur dan berkualiti.

Garis Panduan ini menjelaskan bagaimana sesebuah UPLK boleh ditadbir dengan baik dengan 5 aspek penting dalam pengurusan pelajar Luar Kampus seperti Perkhidmatan Pelajar Luar Kampus, Kebajikan Pelajar Luar Kampus, Pembangunan Pelajar Luar Kampus, Pengurusan Rumah Sewa Siswa serta Jaringan Kemasyarakatan. Secara amnya Garis Panduan ini boleh digunakan untuk rujukan oleh :

a. Timbalan Naib Canselor / Rektor Hal Ehwal Pelajar

b. Pengetua Luar Kampus

c. Pengurus Asrama Luar Kampus

d. Penolong Pengurus Asrama Luar Kampus e. Ketua Unit Pengurusan Luar Kampus

Cawangan

f. Staf Kediaman Luar Kampus

g. Pembantu Tadbir Unit Pengurusan Luar Kampus

h. Pembantu Operasi Unit Pengurusan Luar Kampus

Carta fungsi Pengurusan Luar Kampus menyatakan dengan jelas hala tuju pengurusan pelajar-pelajar luar kampus.

KANDUNGAN GARIS PANDUAN BAHAGIAN 1:

Pembangunan Pelajar Luar Kampus

a. Pelantikan staf kediaman luar kampus (berdasarkan keperluan)

b. Penubuhan jawatankuasa pelajar luar kampus

c. Aktiviti pelajar luar kampus

BAHAGIAN 2:

Perkhidmatan Pelajar Luar Kampus

a. Sistem Pangkalan Data Pelajar Luar Kampus (e-LK)

b. Khidmat Nasihat Pelajar Luar Kampus c. Pusat Khidmat Pelajar Luar Kampus

BAHAGIAN 3:

Pengurusan Kebajikan Pelajar Luar Kampus

Walaubagaimanapun ia akan berubah dari semasa ke semasa ekoran dari kejadian-kejadian baru berdasarkan pendekatan atau keperluan yang berbeza. UPLK perlu menanamkan sikap proaktif dalam berdepan dengan sebarang situasi agar core values sentiasa terjaga.

Selain dari carta fungsi, dasar Bahagian Hal Ehwal Pelajar juga perlu dirujuk dan difahami matlamatnya. Core business Pembangunan dan Perkhidmatan pelajar mesti difahami agar hala tuju dan perjalanan pengurusan luar kampus tidak tersasar. Ketua unit harus memastikan hala tuju organisasi sentiasa berada di landasan yang betul serta perlu menerapkan elemen penambahbaikan secara berterusan seperti yang dinyatakan oleh prinsip pengurusan.

SKOP PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS

Garis Panduan ini mengandungi beberapa jenis pengurusan meliputi skop berikut :

a. Pembangunan Pelajar Luar Kampus b. Perkhidmatan Pelajar Luar Kampus c. Pengurusan Kebajikan Pelajar Luar

Kampus

d. Pengurusan Rumah Sewa Luar Kampus e. Jaringan Masyarakat Pelajar Luar Kampus

Garis Panduan ini dibangunkan agar boleh menjadi paksi dan rujukan yang jelas UPLK dalam mentadbir dan mengurus pelajar luar kampus di universiti . Ini akan menjamin kesinambungan dan kelicinan pengurusan pelajar luar kampus

kerana garis panduan ini sentiasa terbuka untuk penambahbaikan dari semasa ke semasa.

KEPERLUAN GARIS PANDUAN

Garis panduan ini dibangunkan bersama beberapa prosedur bagi mencapai objektif pengurusan yang ditetapkan oleh pengurusan universiti.

Pengurusan UPLK adalah melibatkan pegawai-pegawai dan kakitangan berikut*:

a. Pengetua / Ketua Luar Kampus b. Pengurus Asrama

c. Penolong Pengurus Asrama d. Pembantu Tadbir

e. Pembantu Operasi

* Semua perjawatan adalah tertakluk kepada keperluan UPLK bagi setiap universiti

BAHAGIAN 4:

Pengurusan Rumah Sewa Pelajar Luar Kampus

a. Pendaftaran Pangkalan Data

b. Garis panduan Umum Rumah Sewa

BAHAGIAN 5:

Jaringan Masyarakat Pelajar Luar Kampus

a. Pemantauan pelajar luar kampus bersama Jawatankuasa Penduduk Setempat dan Pihak Berkuasa Tempatan

b. Mesyuarat bersama Pusat Berkuasa Tempatan, Jawatankuasa Penduduk Setempat, UPLK bersama Pegawai Pembangunan Pelajar dan Jawatankuasa Perwakilan Luar Kampus

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

12 13

Pengenalan

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

14 15

PENTADBIRAN AM

Menyediakan perancangan strategik dan perancangan bajet UPLK Perancangan Latihan Sumber Manusia UPLK Menyediakan laporan kehadiran, cuti serta prestasi staf UPLK Memantau kebajikan staf.

FUNGSI UNIT PENGURUSAN LUAR KAMPUS

PENGURUSAN PEMBANGUNAN/

AKTIVITI PELAJAR LUAR

KAMPUS

PENGURUSAN PERKHIDMATAN

PELAJAR LUAR KAMPUS

PENGURUSAN KEBAJIKAN / KECEMASAN PELAJAR LUAR

KAMPUS

PENGURUSAN RUMAH SEWA PELAJAR LUAR

KAMPUS

JARINGAN MASYARAKAT

• Menjadi penasihat kepada aktiviti pelajar

• Pemantauan dan

memastikan program- program pelajar luar kampus dilaksanakan dengan baik

• Perancangan aktiviti dengan PBT dan Jawatankuasa Penduduk setempat (Mesyuarat berkala)

• Menyelaras maklumat pelajar luar kampus

• Membantu menyelaras perkhidmatan- perkhidmatan yang

disediakan pengurusan universiti kepada pelajar luar kampus

• Mengurus bantuan kecemasan pelajar (sakit / kemalangan / bencana)

• Pemudah cara dan penasihat kepada pelajar yang menghadapi masalah dengan tuan rumah/kawan serumah

• Lawatan mesra ke kediaman pelajar- pelajar.

• Menyedia dan menyelaras maklumat rumah sewa di sekitar universiti

• Menyediakan platform kepada pemilik rumah sewa untuk mendaftar / mengiklankan rumah sewa

• Menjadi perunding atau penasihat kepada pelajar luar kampus berhubung isu sewaan

• Menyelaras pemantauan Pelajar Luar Kampus bersama Jawatankuasa Penduduk Setempat dan Pihak Berkuasa Tempatan

PEMBANGUNAN

PELAJAR LUAR KAMPUS

BAHAGIAN 1

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

18 19

BAHAGIAN

01

02 03 04 05

PENDAHULUAN

Staf kediaman luar kampus berfungsi sebagai pentadbir, penasihat dan pemantau kepada pelaksanaan program/aktiviti pelajar luar kampus yang dirancang dan dijalankan selain menjaga kebajikan pelajar. Oleh itu, mereka ini juga berfungsi sama seperti staf di kolej- kolej kediaman. Permohonan pelantikan hendaklah dibuat kepada pihak pengurusan atasan berdasarkan kepada jumlah pelajar luar kampus yang berdaftar. Berdasarkan keperluan, dicadangkan nisbah bilangan seorang staf kepada pelajar , adalah bernisbah 1:700 orang pelajar luar kampus atau bersesuaian dengan bilangan pelajar luar kampus yang berdaftar di universiti.

PUNCA KUASA

a. Surat Arahan pelantikan Pengetua / Ketua Kediaman Luar Kampus

b. Surat pelantikan Felo Luar Kampus c. Surat pelantikan Staf Kediaman Luar

Kampus

d. Atau lain-lain kemudahan sekiranya perlu

BIDANG KUASA

Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP) bagi urusan sahsiah pelajar, pembangunan pelajar, penasihat program serta kesejahteraan pelajar yang tinggal di luar kampus.

Pelantikan Staf Kediaman Luar

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

Staf universiti daripada kumpulan pengurusan dan profesional serta staf sokongan yang dilantik sebagai Staf Kediaman Luar Kampus (berdasarkan keperluan)

SUMBER KEWANGAN

Peruntukan pengurusan BHEP.

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Membantu perihal kesejahteraan pelajar seperti membantu pelajar mendapatkan rawatan dan perubatan, memberi khidmat kaunseling serta menziarah pelajar yang menghadapi hal kecemasan atau bencana.

b. Lawatan ke kediaman pelajar berjadual c. Sebagai penasihat kepada program dan

aktiviti pelajar luar kampus.

d. Membantu menjayakan program yang diarahkan oleh BHEP dari semasa ke semasa.

e. Membantu merancang seterusnya melaksanakan perhubungan dan kerjasama dengan organisasi luar.

f. Menyediakan laporan lawatan ke rumah pelajar dan laporan bertugas.

> Mula

> Pengetua / Ketua Unit mengenalpasti bilangan staf yang diperlukan berdasarkan nisbah 1:700

> Kertas kerja di kemukakan kepada pengurusan atasan BHEP untuk dipertimbang dan proses kelulusan

> Rekod dan fail

> Menyediakan kertas kerja / surat permohonan pelantikan staf

> Serah surat pelantikan (tempoh bergantung kepada pengurusan tertinggi Bahagian HEP) dan sediakan senarai tugas

> Tamat

ALIRAN PROSES

1

2

4

6 3

5

7

Tidak Lulus, Mohon Semula

Lulus

PROSES KERJA

CARTA ALIR

PERLANTIKAN STAF KEDIAMAN LUAR KAMPUS

> Mula

> Mengiklan tawaran JPLK dan mengedarkan borang kepada pelajar

> Proses kelulusan dan mencadangkan senarai nama kepada TNC HEPA / Pengarah HEP

> Rekod dan fail.

> Memproses borang permohonan dan menyemak profil pelajar

> Serah surat pelantikan (tempoh bergantung kepada pengurusan tertinggi Bahagian HEP) dan sediakan senarai tugas

> Tamat

ALIRAN PROSES

1

2

4

6 3

5

7

Tidak Lulus

Lulus

PROSES KERJA

CARTA ALIR

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PELAJAR LUAR KAMPUS (JPLK)

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

20 21

BAHAGIAN

01

02 03 04 05

PENDAHULUAN

Penubuhan Jawatankuasa Pelajar Luar Kampus (JPLK) adalah selaras dengan amalan sedia ada di kolej-kolej kediaman di mana satu jawatankuasa perlu dibentuk bagi mewakili pelajar-pelajar yang tinggal di luar kampus supaya pihak pengurusan mendapat maklumbalas dari pelajar sendiri. Di samping itu fungsi jawatankuasa ini adalah menerima penurunan kuasa dari BHEP untuk memimpin aktiviti pelajar yang dijalankan dengan pemantauan Pengetua Luar Kampus atau Pengarah Hal Ehwal Pelajar (HEP) dan Staf Kediaman Luar Kampus

BIDANG KUASA

Mengeluarkan tawaran dan pekeliling untuk memaklumkan kepada pelajar tentang pengambilan ahli baru JPLK melalui Pengarah HEP / Timbalan Dekan HEP Fakulti, papan kenyataan dan laman sesawang.

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

a. Pengetua Luar Kampus / Pengarah HEP;

b. Staf Kediaman Luar Kampus;

c. Pengurus Asrama / Ketua Unit / Pusat;

d. Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Luar Kampus; dan

e. Lain – lain berdasarkan keperluan universiti

Penubuhan

Jawatan Kuasa Pelajar

SUMBER KEWANGAN

Tabung Kegiatan Pelajar / HEP

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Mengeluarkan pekeliling tawaran diedarkan kepada pelajar

b. Mendaftarkan pelajar yang berminat melalui borang pencalonan Jawatankuasa Pelajar Luar Kampus

c. Menganjurkan latihan kepimpinan melalui Kursus Pengurusan Organisasi setiap tahun

d. Mengeluarkan surat pelantikan melalui pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (TNC HEPA) / Pengarah HEP

BORANG YANG DIGUNAKAN

Borang pencalonan jawatankuasa pelajar luar kampus

> Mula

> Perancangan aktiviti pada awal semester

> Proses Kelulusan oleh Pusat Kegiatan Pelajar, Bahagian HEP

> Penyediaan laporan aktiviti oleh pelajar seminggu selepas program tamat

> Memproses borang permohonan dan menyemak profil pelajar

> Pelajar menjalankan aktiviti

> Rekod dan fail.

> Tamat

ALIRAN PROSES

1

2

4

6 3

5

7

8

Tidak Lulus

Lulus

PROSES KERJA

CARTA ALIR

MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR LUAR KAMPUS

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

22 23

BAHAGIAN

01

02 03 04 05

PENDAHULUAN

Program aktiviti pelajar luar kampus dirancang dan dilaksanakan adalah untuk memberi peluang, ruang dan suasana yang boleh merangsang pelajar luar kampus untuk bergiat cergas dalam aktiviti peringkat pelajar yang selari dengan elemen kemahiran insaniah UA

BIDANG KUASA

Memantau perjalanan dan membantu aktiviti pelajar serta memberi khidmat nasihat kepada JPLK cara yang betul untuk menjayakan sesuatu aktiviti dari peringkat kertas cadangan sehingga laporan aktiviti dikeluarkan

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

a. Pengetua Luar Kampus / Dekan HEP / Pengarah HEP.

b. Staf Kediaman Luar Kampus.

c. Pengurus Asrama Unit Pengurusan Luar Kampus.

SUMBER KEWANGAN

a. Tabung Amanah Am HEP ; dan atau b. Tabung Kegiatan Pelajar

Penganjuran

Aktiviti Pelajar Luar

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Menggalakkan aktiviti yang boleh meningkatkan kesedaran dan praktis pelajar, menyemarakkan semangat patriotisme, ketaatan dan rasa cintakan negara. Merancang aktiviti yang memberi penekanan terhadap aktiviti sukan, kerohanian, moral, kepimpinan, khidmat masyarakat dan keusahawanan

b. Menyediakan model aktiviti yang boleh melatih pelajar untuk di ketengahkan sebagai pemimpin masa depan c. Melaporkan hasil program dan maklumbalas yang berteraskan kemahiran berkomunikasi, kemahiran kerja berpasukan dan etika dan moral profesional

DOKUMEN RUJUKAN UTAMA

a. Borang Perancangan aktiviti b. Laporan Aktiviti Program.

c. Kertas kerja aktiviti yang dijalankan.

d. Surat kelulusan aktiviti yang dijalankan.

PERKHIDMATAN

PELAJAR LUAR KAMPUS

BAHAGIAN 2

> Mula

> Pelajar melayari portal pelajar / sistem e-HEP

> Maklumat tidak lengkap perlu isi semula

> Tamat

> Pelajar mengisi borang di e-LK Mengemaskini maklumat pelajar:

• Nombor telefon • Maklumat rumah sewa • E-mel

> Sistem aplikasi pelajar dibuka

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

Tidak Lengkap, Mohon semula

Lengkap

PROSES KERJA

6

CARTA ALIR

PENDAFTARAN e-LK

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

26 27

BAHAGIAN

02

01

03 04 05

PENDAHULUAN

Sistem Pangkalan Data Pelajar Luar Kampus (e-LK) merupakan satu platform pemudah cara kepada pengurusan universiti untuk mengumpul dan menyelaras maklumat pelajar luar kampus di universiti masing-masing.

BIDANG KUASA

Sistem e-LK membolehkan pengurusan pelajar luar kampus mendapatkan maklumat terkini pelajar seperti maklumat rumah sewa terkini, alamat kediaman terkini, nombor telefon, maklumat kenderaan, maklumat waris terdekat dan lain-lain maklumat penting yang berkaitan.

Pelajar juga mengemaskini data atau maklumat diri secara atas talian melalui sistem ini. Dengan pelaksanaan sistem ini, pengurusan pelajar luar kampus juga dapat mengeluarkan pelbagai maklumat seperti statistik taburan pelajar luar kampus mengikut lokasi, jantina, agama, bidang pengajian dan tahun pengajian.

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN/

PIHAK BERTANGGUNGJAWAB

a. Staf Unit Pengurusan Luar Kampus (UPLK)

b. Staf Pengurusan Teknologi Maklumat (PTM) / Pusat Komputer Universiti

Sistem

Pangkalan Data Pelajar Luar

SUMBER KEWANGAN

Sistem ini dibangunkan oleh Unit UPLK dan PTM.

DEFINISI

Bagi tujuan pemakaian Garis Panduan ini:

e-LK bermaksud sistem elektronik yang dibangunkan bagi tujuan pengumpulan maklumat terkini pelajar LK seperti rumah sewa terkini, nombor telefon dan maklumat kenderaan serta statistik data penempatan pelajar.

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Pendaftaran pelajar Luar Kampus.

b. Pelajar akan mendaftar sebagai Pelajar Luar Kampus melalui sistem yang dibangunkan oleh pengurusan universiti / portal pelajar. Antara maklumat penting yang perlu di isi adalah nombor telefon pelajar, e-mel dan alamat rumah sewa.

BORANG YANG DIGUNAKAN

Borang pendaftaran pelajar Luar Kampus (Online)

> Mula

> Pelajar menghubungi UPLK

> Sesi khidmat nasihat / kaunseling

> Tamat

> UPLK menetapkan temu janji khidmat Nasihat

> UPLK akan menghubungi semula pelajar bagi mendapatkan maklum balas selepas perkhidmatan

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

Tidak Selesai

Sesi khidmat nasihat selesai

PROSES KERJA

6

CARTA ALIR

KHIDMAT NASIHAT PELAJAR LUAR KAMPUS

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

28 29

BAHAGIAN

02

01

03 04 05

PENDAHULUAN

Perkhidmatan ini diwujudkan bagi memberi khidmat nasihat kepada pelajar berkaitan aduan atau sebarang masalah yang dihadapi. Melalui khidmat ini UPLK dapat membantu pelajar dalam menguruskan permasalahan mereka.

BIDANG KUASA / SKOP

Perlaksanaan perkhidmatan ini adalah bertujuan bagi membantu pelajar mendapatkan khidmat nasihat di saluran yang tepat. Perkhidmatan ini dapat membantu mengurangkan tekanan yang dialami oleh pelajar dalam menjalani kehidupan di luar kampus.

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

Pihak bertanggungjawab memberikan bantuan khidmat nasihat :

a. Staf UPLK

b. Staf Unit Kaunseling c. Pihak Berkuasa Tempatan

Khidmat

Nasihat Pelajar Luar

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Temu janji Khidmat Nasihat

b. Pelajar akan menghubungi pihak LK bagi mendapatkan perkhidmatan khidmat nasihat.

SESI KHIDMAT NASIHAT

Pihak UPLK akan mengadakan khidmat nasihat berhubung masalah yang dihadapi seperti khidmat nasihat perjanjian sewaan rumah, khidmat kaunseling dan perkara yang difikirkan perlu bagi membantu pelajar LK.

> Mula

> Pelajar mengisi borang penggunaan lounge pelajar luar kampus (Buku Log Penggunaan Lounge Pelajar)

> Pelajar menggunakan Lounge Pelajar

> Tamat

> Pihak UPLK akan menyemak log permohonan penggunaan

> Pihak UPLK akan menyimpan log penggunaan sebagai rujukan.

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

Tidak Selesai

Sesi khidmat nasihat selesai

PROSES KERJA

6

CARTA ALIR

KHIDMAT NASIHAT PELAJAR LUAR KAMPUS

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

30 31

BAHAGIAN

02

01

03 04 05

PENDAHULUAN

Pusat Khidmat Pelajar Luar Kampus adalah kemudahan yang dicadangkan disediakan untuk pelajar luar kampus berdasarkan keperluan.

Fungsi utama pusat ini adalah memberi kemudahan santai, Internet, permainan dalaman serta ruang diskusi pelajar. Pelajar luar kampus boleh menggunakan pusat ini bagi memenuhi waktu senggang antara masa kuliah.

BIDANG KUASA

Perlaksanaan kemudahan pusat khidmat pelajar bertujuan memudahkan pelajar yang tinggal di luar kampus berehat sambil bersantai sementara menunggu waktu kuliah bermula.

Pusat ini disediakan samada di dalam atau di luar kampus. Antara kemudahan yang disediakan di pusat khidmat pelajar seperti Lounge Pelajar, kemudahan Internet dan permainan dalaman.

Pusat Khidmat Pelajar Luar

Kampus

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

a. Pihak bertanggungjawab menguruskan Pusat Khidmat Pelajar Luar Kampus : b. Staf UPLK

SUMBER KEWANGAN

Kewangan yang diluluskan oleh pengurusan universiti

KEBAJIKAN

PELAJAR LUAR KAMPUS

BAHAGIAN 3

PENGURUSAN

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

34 35

BAHAGIAN

03

01 02

04 05

PENDAHULUAN

UPLK Kampus bertanggungjawab menjaga kebajikan pelajar -pelajar yang menginap di luar Kolej Kediaman.

OBJEKTIF

Kebajikan pelajar luar kampus merangkumi seperti berikut:

a. Keselamatan – Aspek yang merangkumi tubuh badan, harta benda & kediaman.

b. Kesihatan – Aspek yang merangkumi mental & fizikal.

c. Kecemasan – Aspek yang merangkumi kemalangan & kematian.

d. Bencana – Aspek yang merangkumi kebakaran, banjir & penyakit berjangkit.

e. Libat sama pelajar – Ramah mesra ke kediaman pelajar

JAWATANKUASA / KEANGGOTAAN

Pihak Terlibat Dalam Keanggotaan ini seperti berikut:

a. Staf Pengurusan Luar Kampus b. Pengetua dan Felo Luar Kampus c. Pusat Kesihatan Universiti

d. Wakil Bahagian / Unit Keselamatan e. Jawatankuasa Pelajar Luar Kampus f. Wakil Pusat/Unit Kerjaya & Kaunseling g. Pusat Islam Universiti

Pengurusan Kebajikan

Pelajar Luar

KETERANGAN / AKTIVITI UTAMA Keselamatan –

Aspek yang merangkumi tubuh badan, harta benda & kediaman.

a. Pelajar perlu membuat laporan kepada pihak berkuasa Polis Diraja Malaysia (PDRM) yang berdekatan

b. Pelajar perlu memaklumkan kepada UPLK c. UPLK memaklumkan kepada unit

keselamatan universiti

d. UPLK membuat lawatan ke kediaman pelajar

e. UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

Kesihatan –

Aspek yang merangkumi mental & fizikal.

a. Pelajar perlu mendapatkan rawatan di Hospital / Klinik Kesihatan Kerajaan / Klinik Panel yang diiktiraf pihak universiti yang berdekatan

b. Pelajar perlu memaklumkan kepada UPLK c. UPLK memaklumkan kepada pusat

kesihatan universiti (sekiranya perlu untuk pengeluaran Surat Jaminan (GL) dan sebagainya)

d. UPLK membuat lawatan ke kediaman pelajar / hospital

e. UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

Kecemasan –

Aspek yang melibatkan kematian pelajar sahaja.

a. Rakan pelajar perlu melaporkan kepada UPLK

b. UPLK akan melaporkan kepada pihak berkuasa Polis Diraja Malaysia (PDRM) yang berdekatan / waris / pengurusan universiti

c. Menguruskan urusan kewangan pengurusan jenazah

d. Menguruskan urusan pengurusan jenazah termasuk kenderaan jenazah sekiranya perlu

e. UPLK membuat lawatan ziarah ke rumah keluarga pelajar

f. Mendapatkan salinan sijil kematian dan salinan permit pengebumian bagi tujuan tuntutan insurans

g. UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

Bencana –

Aspek yang merangkumi kebakaran, banjir &

penyakit berjangkit.

a. Pelajar perlu membuat laporan kepada pihak berkuasa yang berkenaan

b. Pelajar perlu memaklumkan kepada UPLK c. UPLK memaklumkan kepada pihak

jawatankuasa bencana universiti

d. UPLK memaklumkan kepada pihak Kolej Kediaman bagi tujuan penginapan sementara

e. UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

Libat sama pelajar –

Ramah mesra ke kediaman pelajar.

a. Mengenal pasti bilangan dan lokasi kediaman pelajar.

b. Mengatur sesi lawatan bersama pelajar.

c. UPLK memaklumkan kepada Jawatankuasa Pelajar Luar Kampus dan Jawatankuasa penduduk (komuniti setempat) bagi tujuan lawatan /

penganjuran program.

d. UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti.

> Mula > Mula

> Pelajar perlu membuat laporan kepada pihak

berkuasa Polis Diraja Malaysia (PDRM) yang berdekatan

> Pelajar perlu mendapatkan rawatan di Hospital / Klinik Kesihatan Kerajaan / Klinik Panel yang diiktiraf pihak universiti yang berdekatan

> PELAJAR > PELAJAR

> UPLK memaklumkan kepada unit keselamatan universitikepada TNC HEPA / Pengarah HEP

> UPLK memaklumkan kepada pusat kesihatan universiti (sekiranya perlu untuk pengeluaran Surat Jaminan (GL) dan sebagainya)

> UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

> UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

> PELAJAR

> Pelajar perlu memaklumkan

kepada UPLK > Pelajar perlu memaklumkan > PELAJAR

kepada UPLK

> UPLK membuat lawatan ke kediaman pelajar

> UPLK membuat lawatan ke kediaman pelajar / hospital

> Tamat > Tamat

ALIRAN

PROSES ALIRAN

PROSES

1 1

2 2

4 4

6 6

3 3

5 5

7 7

PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

> UPLK > UPLK

> UPLK > UPLK

> UPLK > UPLK

CARTA ALIR KESELAMATAN

ASPEK YANG MERANGKUMI TUBUH BADAN, HARTA BENDA & KEDIAMAN

CARTA ALIR KESIHATAN

ASPEK YANG MERANGKUMI MENTAL & FIZIKAL

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

36 37

BAHAGIAN

03

01 02

04

05

> Mula

> Rakan pelajar perlu melaporkan kepada unit pengurusan luar kampus

> PELAJAR

> Menguruskan urusan

kewangan pengurusan jenazah

> UPLK membuat lawatan ziarah ke rumah keluarga pelajar

> UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

> PELAJAR

> UPLK akan melaporkan kepada pihak berkuasa Polis Diraja Malaysia (PDRM) yang berdekatan / waris / pengurusan universiti

> UPLK membuat lawatan ke kediaman pelajar

> Mendapatkan salinan sijil kematian dan salinan permit pengebumian bagi tujuan tuntutan insurans

> Tamat

ALIRAN PROSES

1

2

4

6

8 3

5

7

9

PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

> UPLK

> UPLK

> UPLK

> UPLK / HEPA

> UPLK

CARTA ALIR KECEMASAN

ASPEK YANG MELIBATKAN KEMATIAN SAHAJA

> Mula

> Pelajar perlu membuat laporan kepada pihak berkuasa yang berkenaan

> PELAJAR

> UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

> PELAJAR

> Pelajar perlu memaklumkan kepada UPLK

> Tamat

ALIRAN PROSES

1

2

4

6 3

5

7

PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

> UPLK memaklumkan kepada pihak Jawatankuasa bencana universiti

> UPLK

> UPLK memaklumkan kepada pihak Kolej Kediaman

bagi tujuan penginapan sementara

> UPLK

> UPLK

CARTA ALIR BENCANA

ASPEK YANG MERANGKUMI KEBAKARAN, BANJIR & PENYAKIT BERJANGKIT

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

38 39

BAHAGIAN

03

01 02

04

05

> Mula

> Mengenal pasti bilangan dan lokasi kediaman pelajar

> PELAJAR

> UPLK memaklumkan kepada Jawatankuasa Pelajar Luar Kampus dan Jawatankuasa penduduk (komuniti setempat) bagi tujuan lawatan /

penganjuran program

> Tamat

> PELAJAR

> Mengatur sesi lawatan bersama pelajar

> UPLK membuat laporan kepada pihak pengurusan universiti

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

> UPLK

> UPLK

CARTA ALIR STUDENT ENGAGEMENT

ZIARAH UKHUWAH KE KEDIAMAN PELAJAR

6

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

40 41

RUMAH SEWA

PELAJAR LUAR KAMPUS

BAHAGIAN 4

PENGURUSAN

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

44 45

BAHAGIAN

04

01 02 03

05

PENDAHULUAN

Pengurusan rumah sewa pelajar luar kampus ini merangkumi panduan asas kepada penyewa dan pemilik rumah kediaman.

OBJEKTIF

Panduan pengurusan rumah sewa merangkumi seperti berikut:

a. Pangkalan Data

b. Garis Panduan Umum Rumah Sewa i. Pemilik Rumah

ii. Penyewa

KETERANGAN / AKTIVITI UTAMA

Pendaftaran Pangkalan Data

a. Pemilik rumah sewa berhubung dengan UPLK atau pendaftaran melalui Portal Rumah Siswa bagi pengiklanan rumah sewa

b. Pemilik rumah sewa mengisi maklumat kediaman secara atas talian. Maklumat yang diperlukan adalah seperti berikut:

i. Nama pemilik ii. Jenis Kediaman iii. Status pemilikan

Pengurusan Kebajikan

Pelajar Luar

iv. Alamat rumah kediaman v. No. Telefon pemilik vi. Kadar Sewa bulanan vii. Tempoh Kontrak sewaan viii. Kemudahan

ix. Muatan / Kapasiti x. Jantina

xi. Jarak ke Kampus

xii. Lain-lain sekiranya perlu

c. Lawatan atau pengesahan rumah sewa berdasarkan permohonan oleh UPLK d. UPLK / Pegawai Penyelaras Portal

Rumah Siswa membuat pengesahan dan mengiklankan di portal.

Garis Panduan Umum Rumah Sewa

a. Pemilik Rumah

i. Pemilik rumah perlu menyediakan dokumen perjanjian sewaan

ii. Pemilik rumah perlu memastikan pelajar merupakan pelajar yang berdaftar dengan Universiti iii. Pemilik rumah perlu menyediakan

senarai semak aset unit kediaman iv. Dokumen perjanjian perlu

ditandatangani oleh kedua belah pihak dan disertakan dengan duti

setem b. Penyewa

i. Sebelum Sewaan Rumah

- Periksa keadaan, kesahihan, lokasi dan persekitaran rumah serta pemilik.

- Pastikan memilih rakan serumah yang sesuai.

- Meneliti dan memahami perjanjian sewaan rumah.

- Dapatkan khidmat nasihat

berkaitan perjanjian sewaan dengan Unit Pengurusan Luar Kampus.

ii. Semasa Menyewa Rumah

- Mematuhi segala terma perjanjian yang telah ditandatangani

- Menjaga sensitiviti kejiranan - Menjaga nama baik Universiti - Mengemukakan notis penamatan

sewaan kepada pemilik dalam tempoh yang ditetapkan

iii. Selepas Menyewa Rumah

- Memastikan rumah dalam keadaan baik sepertimana asal.

- Menyelesaikan segala bil – bil utiliti - Mengadakan pemeriksaan bersama

pemilik rumah sebelum menyerahkan kunci rumah - Memaklumkan kepada Unit

Pengurusan Luar Kampus

DOKUMEN RUJUKAN UTAMA

a. Laman sesawang Pengurusan Luar Kampus

b. Sistem pengurusan data

c. Buku Panduan Pelajar Luar Kampus

> Mula

> Pemilik rumah sewa berhubung dengan UPLK atau pendaftaran melalui Portal Rumah Siswa bagi pengiklanan rumah sewa

> Tamat

> Pemilik rumah sewa mengisi maklumat kediaman secara atas talian

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

PROSES KERJA

> Lawatan atau pengesahan rumah sewa berdasarkan permohonan oleh UPLK

> UPLK / Pegawai Penyelaras Portal Rumah Siswa membuat pengesahan dan mengiklankan di portal

CARTA ALIR

PENDAFTARAN PANGKALAN DATA

6

Tidak

Ya

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

46 47

BAHAGIAN

04

01 02 03

05

MASYARAKAT

PELAJAR LUAR KAMPUS

BAHAGIAN 5

JARINGAN

> Mula

> Merancang lokasi pemantauan berdasarkan pembahagian zon dan maklumat pelajar luar kampus yang sedia ada yang telah buat bersama ahli jawatankuasa penduduk

> Tamat

> Maklumkan kepada pihak berkuasa (Polis) tentang pemantauan yang akan dijalankan

ALIRAN PROSES

1

2

4 3

5

PROSES KERJA

> Pemantauan dijalankan dan sediakan laporan pemantauan (jika perlu)

> Rekod dan fail

CARTA ALIR

PEMANTAUAN DAN TINDAKAN PENCEGAHAN

6

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

50 51

BAHAGIAN

05

01 02 03 04

PENDAHULUAN

Perlaksanaan pemantauan pelajar luar kampus dijalankan oleh UPLK bersama Staf Kediaman Luar Kampus. Aktiviti pemantauan ini dijalankan di sekitar kawasan kediaman pelajar LK.

Pemantauan dijalankan secara lawatan mesra ke rumah pelajar, rondaan serta perjumpaan bersama persatuan penduduk.

BIDANG KUASA

Perlaksanaan pemantauan pelajar LK dijalankan bagi memantau aktiviti dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pelajar LK dan penduduk sekitar luar kampus. Aktiviti pemantauan ini dijalankan dengan beberapa pendekatan seperti rondaan di sekitar kawasan kediaman pelajar, lawatan mesra ke rumah pelajar bagi mengetahui masalah pelajar LK serta mesyuarat berkala bersama jawatankuasa penduduk dan pihak berkuasa tempatan.

Pemantauan Pelajar Luar Kampus

JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

a. Staf Kediaman Luar Kampus

b. Jawatankuasa Perwakilan Luar Kampus c. Wakil Persatuan Penduduk

d. Wakil Pihak Berkuasa Tempatan / Polis / Jabatan Agama

SUMBER KEWANGAN

Peruntukan pengurusan BHEP

KETERANGAN/ AKTIVITI UTAMA

a. Pihak UPLK / Staf Kediaman Luar Kampus akan mengenalpasti rumah sewa yang didiami pelajar.

b. Staf UPLK / Staf Kediaman Luar Kampus dan JPLK akan melawat rumah pelajar yang dikenalpasti bagi mendekati masalah yang dihadapi pelajar LK.

c. Maklumat penghuni rumah dikumpul untuk direkodkan.

INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI (IPT)

53

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

52

PENASIHAT KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

YBHG. PROF. DATO' SERI DR. MOHAMED

MUSTAFA BIN ISHAK Ketua Pengarah Pendidikan Tinggi YBHG. PROF. DR. MOHD CAIRUL IQBAL

BIN MOHD AMIN Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan

Tinggi (Penyelidikan dan Antarabangsa) YBRS. DR. MOHD SUZEREN BIN MD JAMIL Pengarah Bahagian Mahasiswa Holistik

PENASIHAT MAJLIS PERUMAHAN UNIVERSITI-UNIVERSITI AWAM MALAYSIA (MAPUM)

YBRS. PROF. MADYA DR HAFIZ BIN

ZAKARIYA Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar

dan Alumni) Universiti Malaysia Terengganu (UMT) merangkap Pengerusi MAPUM

YBRS. PROF. DR. AZIZAN BIN ABDULLAH Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar ) Universiti Teknologi Mara (UiTM) merangkap Timbalan Pengerusi MAPUM

AHLI JAWATANKUASA IPT

Universiti Malaya (UM)

Encik Rozaini Bin Abdul Rahim Universiti Sains Malaysia (USM) Prof. Madya Dr Nazarudin Bin Zainun Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

Prof. Madya Sr Ts. Dr. Adi Irfan Bin Che Ani Universiti Putra Malaysia (UPM)

Encik Mohamed Shukri Bin Mohamed Noor Encik Mohd Azlan Bin Ibrahim

Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Prof. Ir. Dr. Sharul Kamal Bin Abdul Rahim Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UiAM)

Puan Noorzamzarina Bin Mohd Noor

JAWATANKUASA

PENYEDIAAN GARIS PANDUAN

PENGURUSAN PELAJAR LUAR KAMPUS

Universiti Utara Malaysia (UUM)

Puan Roslina Bin Abdullah Universiti Malaysia Sabah (UMS) Encik Talib Bin Abdullah Shani Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)

Puan Noor Hamidah Bin Mohd Halimi Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) Encik Muhammad Hafeez Bin Khuzair Universiti Teknologi Mara (UiTM)

Encik Amizar Bin Mohd Amin Encik Hisyam Bin Che Mat Puan Ikhwana Binti Misnan

Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Ts. Dr. Nik Aziz Bin Nik Ali

Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM)

Prof. Madya Ts. Dr. Mohd Rasidi Bin Ibrahim Universiti Teknologi Malaysia Melaka Puan Mazne Binti Ja’affar

Universiti Malaysia Pahang (UMP)

Encik Zainal Bin Hj. Bahari Universiti Malaysia Perlis (UniMAP) Dr. Hirwan Jasbir Bin Jaafar

Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA)

Encik Mohd Rasyidin Bin Ismail Universiti Malaysia Kelantan (UMK) Encik Mohd Tarmizi Bin Mohd Yusoff Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM)

Encik Mohd Khairi Bin Rosli

SEKRETARIAT BAHAGIAN MAHASISWA HOLISTIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Encik Kaliyapan A/L Rajakumaran Puan Mardhiah Binti Ismail Niza Encik Mohamad Fiddezuan bin Ahmad Murad Puan Noornaziha Binti Ab Majid Puan Fairuz Shazlin Binti Ahmat Fathil