2. LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi
2.1.1. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu kumpulan atau seperangkat komponen yang berhubungan dan mendukung dengan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi. Hasil dari proses tersebut digunakan pihak manajemen sebagai suatu dasar dalam pembuatan keputusan organisasi.
Selain itu, sistem informasi yang baik juga dapat membantu dalam hal penganalisaan dan visualisasi masalah (Moekijat, 1996).
2.1.2. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh, terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan (Moekijat, 1996).
Dengan kata lain Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
2.1.3. Unsur-unsur Sistem Informasi Sederhana
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output). Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya (Malik, 2006).
2.1.4. Integerasi Sistem Informasi
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari Sistem Informasi Manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diintegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya (Malik, 2006).
Keuntungan dari integrasi:
• Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
• Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
2.1.5. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu sebagai berikut: (Davis, 1995).
a. Komponen/elemen/subsistem
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap
subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat merugikan dan bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap terjaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.6. Konsep Dasar Informasi
Informasi mempunyai arti hasil olahan data sehingga lebih memberikan arti bagi penerimanya. Karena dengan melihat data saja, seseorang tidak dapat menangkap arti yang diberikan, oleh karena itu harus diolah. Sedangkan definisi dari data adalah beberapa angka, huruf, simbol, asal bisa mewakili kenyataan sebenarnya (kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian sebenarnya).
Suatu informasi dikatakan baik apabila:
a. Informasi tersebut tepat guna.
b. Informasi tersebut tepat waktu.
c. Informasi tersebut akurat.
d. Informasi tersebut mampu mengurangi hal-hal yang tidak mungkin.
e. Informasi tersebut dapat menakjubkan, yaitu dapat memberi manfaat yang besar.
f. Informasi tersebut dapat dipercaya.
Kategori informasi dapat dibedakan dalam suatu organisasi perusahaan.
Adapun kategori utama dari informasi adalah sebagai berikut: (Davis, 1995).
a. Informasi keuangan yang menyangkut arus sumber-sumber keuangan melalui organisasi.
b. Informasi logistik yang menyangkut arus fisik persediaan barang dan sumber-sumber didalam dan melalui organisasi.
c. Informasi kepegawaian yang menyangkut orang-orang yang bekerja untuk organisasi.
d. Informasi pemesanan yang menyangkut pasar-pasar untuk hasil produksi organisasi dan alat-alat untuk melayani pasar-pasar tersebut.
2.1.7. Konsep Dasar Manajemen
Manajemen mempunyai definisi suatu usaha mengalokasikan dan mengevaluasi penggunaan sumber daya (baik mesin, manusia, dan informasi) dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Selain itu manajemen mempunyai fungsi sebagai perencanaan, pengopersaian, penyusunan staff, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengendalian.
Manajemen dibagi dalam tiga jenjang atau tingkatan yaitu:
a. Top Management b. Middle Management c. Operational Management
Pembagian manajemen ke dalam tiga jenjang ini memudahkan pengkoordinasian dan masing-masing punya job description dan karakteristik yang berbeda.
2.2. Supply Chain
2.2.1. Definisi Supply Chain
Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik (Pujawan, 2004).
Pada supply chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola, yaitu:
• Aliran barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream).
• Aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu.
• Aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya.
2.2.2. Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain Management merupakan jaringan organisasi yang melibatkan hubungan upstream dan down stream dalam proses dan aktivitas yang berbeda yang memberi nilai dalam bentuk produk dan jasa pada pelanggan.
2.2.2.1. Elemen-elemen SCM
Dalam Supply Chain Management ada beberapa elemen (pemain utama) yang merupakan perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu: (Tanjung, 2007).
a. Suppliers
Jaringan bermula dari sini, yang merupakan sumber yang menyediakan bahan pertama, dimana mata rantai penyaluran barang akan dimulai. Bahan pertama ini bisa dalam bentuk bahan baku, bahan mentah, bahan penolong, bahan dagangan, subassemblies, suku cadang, dan sebagainya. Sumber pertama ini dinamakan suppliers. Dalam artinya yang murni, ini termasuk juga sub-suppliers. Jumlah supplier bisa banyak atau sedikit.
b. Suppliers Manufacturer
Rantai pertama dihubungkan dengan rantai kedua, yaitu manufacturer atau bentuk lain yang melakukan pekerjaan membuat, memfabrikasi, assembling, merakit, mengkonversikan ataupun menyelesaikan barang. Bentuk yang bermacam-macam tersebut bisa disebut sebagai manufacturer. Hubungan dengan rantai pertama ini sudah mempunyai potensi untuk melakukan penghematan. Misalnya, inventori bahan baku, bahan setengah jadi, dan bahan jadi yang berada di pihak suppliers, manufacturer, dan tempat transit merupakan target untuk penghematan ini. Tidak jarang penghematan sebesar 40%-60%, bahkan lebih, dapat diperoleh dari inventory carrying cost di mata rantai ini. Dengan menggunakan konsep supplier partnering misalnya, penghematan ini dapat diperoleh.
c. Suppliers Manufacturer Distribution
Barang sudah jadi yang dihasilkan oleh manufacturer sudah mulai harus disalurkan kepada pelanggan. Walaupun tersedia banyak cara untuk penyaluran barang ke pelanggan, yang umum adalah melalui distributor dan ini biasanya ditempuh oleh sebagian besar supply chain. Barang dari pabrik melalui gudangnya disalurkan ke gudang distributor atau wholesalaer atau pedagang besar dalam
jumlah besar, dan pada waktunya nanti pedagang besar menyalurkan dalam jumlah yang lebih kecil kepada retailers atau pengecer.
d. Suppliers Manufacturer Distribution Retail Outlets
Pedagang besar biasanya mempunyai fasilitas gudang sendiri atau dapat juga menyewa dari pihak lain. Gudang ini digunakan untuk menimbun barang sebelum disalurkan lagi ke pihak pengecer. Sekali lagi di sini ada kesempatan untuk memperoleh penghematan dalam bentuk jumlah inventories dan biaya gudang, dengan cara melakukan desain kembali pola-pola pengiriman barang baik dari gudang manufacturer maupun ke toko pengecer (retail outlets).
e. Suppliers Manufacturer Distribution Retail Outlets Customers Dari rak-raknya, para pengecer atau retailers ini menawarkan barangnya langsung kepada para pelanggan atau pembeli atau pengguna barang tersebut. Yang termasuk outlets adalah toko, warung, toko serba ada, pasar swalayan, toko koperasi, mall, dan sebagainya, pokoknya dimana pembeli akhir melakukan pembelian. Walaupun secara fisik dapat dikatakan bahwa ini merupakan mata rantai yang terakhir, sebetulnya masih ada satu mata rantai lagi, yaitu dari pembeli (yang mendatangi retail outlet tadi) ke real customers atau real user, karena pembeli belum tentu pengguna sesungguhnya. Mata rantai supply baru betul-betul berhenti setelah barang bersangkutan tiba di pemakai langsung (pemakai yang sebenarnya) barang atau jasa dimaksud.
2.2.2.2. Tujuan dan Kegunaan SCM
Berdasarkan beberapa definisi tentang SCM di atas, SCM mempunyai tujuan: (Tanjung, 2007).
a. SCM menyangkut pertimbangan mengenai lokasi setiap fasilitas yang memiliki dampak terhadap aktivitas dan biaya dalam rangka memproduksi produk yang diinginkan pelanggan dari supplier dan pabrik hingga disimpan di gudang dan pendistribusiannya ke sentra penjualan.
b. Mencapai efisiensi aktivitas dan biaya seluruh sistem, total biaya sistem dari transportasi hingga distribusi persediaan bahan baku, proses kerja dan barang jadi.
Adapun kegunaan menerapkan SCM adalah: (Tanjung, 2007).
a. Mengurangi inventori barang
Inventori merupakan asset perusahaan yang berkisar antara 30%-40%, sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang yang disimpan.
b. Menjamin kelancaran arus barang
Rangkaian perjalanan dari bahan baku sampai menjadi barang jadi dan diterima oleh pemakai/pelanggan merupakan suatu mata rantai yang panjang yang perlu dikelola dengan baik.
c. Menjamin mutu
Jaminan mutu juga merupakan serangkaian mata rantai panjang yang harus dikelola dengan baik karena mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksi tetapi juga oleh mutu bahan mentahnya dan mutu keamanan dalam pengirimannya.
2.2.2.3. Integrated Supply Chain Management
Untuk mencapai SCM yang terintegrasi terdapat beberapa tahapan, yaitu:
a. Baseline (Dasar)
Posisi dari kebebasan fungsional yang lengkap dimana masing-masing fungsi bisnis seperti produksi dan pembelian melakukan aktivitas mereka sendiri-sendiri dan terpisah dari fungsi bisnis yang lain.
b. Integrasi Fungsional
Perusahaan telah menyadari perlunya sekurang-kurangnya ada penggabungan antara fungsi-fungsi yang melakukan aktivitas hampir sama. Contoh antara bagian distribusi dan manajemen persediaan atau pembelian dengan pengendalian material.
c. Integrasi secara Internal
Diperlukan pengadaan dan pelaksanaan perencanaan kerangka kerja end-to- end.
d. Integrasi secara Eksternal
Integrasi supply chain yang sebenarnya dengan konsep menghubungkan dan koordinasi yang dicapai pada tahap baseline (dasar), integrasi fungsional, dan integrasi secara internal yang diperluas dengan bagian supplier dan pelanggan.
2.3. Distorsi Informasi dan Bullwhip Effect
Distorsi Informasi adalah suatu keadaan dimana terjadi kesalahpahaman dalam menerima informasi. Distorsi informasi dalam supply chain merupakan salah satu sumber kendala dalam menciptakan supply chain yang efisien. Sering kali, informasi tentang permintaan konsumen terhadap suatu produk relatif dari waktu ke waktu, namun order dari toko ke penyalur dan dari penyalur ke pabrik jauh lebih fluktuatif dibandingkan dengan pola permintaan dari konsumen tersebut (Pujawan, 2004).
Dengan kata lain, permintaan yang sebenarnya relatif stabil di tingkat pelanggan akhir berubah fluktuatif di bagian hulu supply chain dan semakin ke hulu peningkatan tersebut semakin besar. Fenomena ini disebut dengan bullwhip effect.
2.3.1. Penyebab Bullwhip Effect
Empat penyebab utama bullwhip effect yaitu:
a. Demand Forecast Updating
Tingkat akurasi ramalan biasanya meningkat ketika kita semakin mendekati periode yang diramalkan karena informasi seperti order dari pelanggan, situasi pasar, dan sebagainya menjadi semakin jelas. Untuk mengamodasikan informasi dan pengetahuan terbaru dalam ramalan, setiap perusahaan harus melakukan pembaharuan (updating) terhadap ramalan tersebut. Model ramalan yang digunakan juga bisa berpengaruh terhadap intensitas bullwhip effect. Untuk permintaan yang bersifat acak dengan distribusi yang identik bullwhip effect bisa lebih besar kalau retail menggunakan model peramalan exponential smoothing dibandingkan dengan metode moving average. Ramalan yang lebih halus bisa mengurangi bullwhip effect. Misalnya perusahaan menggunakan model peramalan exponential smoothing, koefisien alpha yang lebih kecil (yang berarti bahwa peramalan terkini diberikan bobot yang kecil) bisa mengurangi bullwhip effect.
b. Order Batching
Jika ukuran pesanan terlalu kecil akan mengakibatkan ongkos-ongkos pesan yang terlalu besar. Semakin besar ongkos-ongkos tetap pemesanan, semakin besar pula ukuran pesanan yang ekonomis.
c. Fluktuasi Harga
Hal ini terjadi dimana sebuah agen dari retail memberi diskon untuk produk- produk tertentu, sehingga retailer melakukan forward buying. Hal ini menyebabkan pusat distribusi untuk memesan produk yang lebih banyak lagi dan hal ini diresponi oleh pabrik dengan melakukan lembur dan subkontrak. Setelah tidak diberikan diskon barang-barang menjadi menumpuk di gudang pabrik.
d. Rationing and Shortage Gaming
Pada situasi dimana permintaan lebih tingggi dari persediaan, penjual sering melakukan apa yang dinamakan rationing, yakni hanya memenuhi 100% pesanan pelanggan, namun hanya sekian persen dari volume yang dipesan. Cara yang seperti ini merusak informasi pasar pada supply chain. Pemain yang ada di bagian hulu tidak akan pernah mendapatkan informasi pasar yang mendekati kenyataan akibat motif gaming dan spekulatif yang dilakukan oleh pelanggan mereka.
2.3.2. Cara Mengurangi Bullwhipp Effect
Pengurangan bullwhip effect bisa dilakukan apabila penyebabnya dimengerti dengan baik oleh pihak-pihak pada supply chain. Pendekatan yang bisa digunakan untuk mengurangi bullwhip effect tentunya berkorespondensi dengan penyebabnya. Beberapa pendekatan yang bisa mengurangi bullwhip effect adalah:
a. Information Sharing
Memberikan informasi secara transparan kepada semua pihak yang terlibat dalam supply chain, sehingga kesalahan ramalan di seluruh lini supply chain dapat dikurangi dengan adanya pertukaran informasi yang lebih baik. Model kolaborasi seperti Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment (CPFR) merupakan solusi baik untuk menyamakan ramalan di sepanjang supply chain.
b. Memperpendek atau Mengubah Struktur Supply Chain
Mengubah struktur supply chain sehingga menjadi lebih pendek atau memungkinkan terjadinya pertukaran informasi dengan lebih lancar.
c. Pengurangan tngkos-ongkos tetap
Melakukan inovasi manajemen transportasi dan distribusi dengan demikian menciptakan efisiensi pengiriman.
d. Menciptakan stabilitas harga
Melakukan pengurangan harga secara kontinu sehingga tidak terjadi forward buying yang sebenarnya tidak berpengaruh kepada pemakai akhir. Atapun jika diadakan promosi atau diskon, semua pihak pada supply chain harus mengetahui progam tersebut dengan baik sehingga tidak keliru dalam menaksir permintaan yang sesungguhnya.
e. Pemendekan Lead Time
Lead Time bisa dikurangi dengan mengubah struktur/konfigurasi supply chain (misalnya dengan menggunakan pemasok lokal), mengubah metode transportasi (dari pengapalan ke pengiriman udara), atau dengan cara-cara inovatif seperti crossdocking dan perbaikan manajemen penanganan order, penjadwalan produksi maupun pengiriman yang lebih baik.
2.4. Standard Operation Procedure (SOP)
Standard Operation Procedure merupakan suatu rangkaian kegiatan pelaksanaan yang menguraikan tanggung jawab dan wewenang secara umum dari masing-masing pihak. Dalam standard procedure aktivitas yang dilakukan dijelaskan lebih detail dan memuat hubungan antara suatu bagian dengan bagian lain dari seluruh jenis kegiatan. Melakukan perancangan dokumen perlu pengamatan secara langsung dan melakukan interview agar proses perancangan standard procedure sesuai dengan kondisi dan aktivitas yang dilakukan di dalam perusahaan (Ralph, 1996).
Pembuatan SOP ditentukan dengan kondisi yang berlangsung di lapangan untuk memberikan gambaran aktivitas yang dikerjakan selama ini.
Tahap ini dapat dilakukan salah satunya dengan cara benchmarking terhadap suatu perusahaan sejenis. Kemudian dilakukan analisis bila ada kejadian yang tidak sesuai.
Manfaat dari Standard Operation Procedure (Ralph, 1996):
1. Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanan suatu pekerjaan.
2. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
3. Dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staff baru, sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
4. dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.
5. Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi.
2.5. Cause and Effect Diagram
Cause and effect diagram merupakan salah satu dari tujuh seven tools yang penulis gunakan dalam melakukan perancangan. Cause and effect diagram atau yang sering disebut fishbone diagram menunjukkan hubungan antara sebab akibat. Sebab-sebab yang ada pada umumnya dikelompokkan menjadi lima sebab, yaitu mesin (machine), manusia (man), material, metode (method), dan environment (Reinhold, 1993).
Pada dasarnya fishbone diagram dapat dipergunakan untuk kebutuhan- kebutuhan berikut:
• Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah.
• Membantu menemukan ide untuk solusi suatu masalah.
• Membantu dalam penyelidikan atau pencarian.
Dibawah ini adalah contoh dari fishbone diagram:
Gambar 2.1. Contoh Fishbone Diagram
