Bab II Tinjauan Pustaka 7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Peranan Arsip
Organisasi sektor publik maupun privat, dalam kegiatan administrasi akan selalu berkaitan dengan arsip. Arsip yang dimiliki sebuah organisasi dapat menyajikan informasi yang penting dan yang dibutuhkan bagi jalannya organisasi.
dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan.
Peranan arsip yang penting dalam kegiatan organisasi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai media pengawasan, yang diperlukan dalam kegiatan proses perencanaan, proses analisa, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2013).
Mengingat pentingnya peranan arsip dalam pengambilan keputusan dan sebagai bukti akuntabilitas, maka arsip yang tersimpan dalam organisasi haruslah dikelola dengan baik karena merupakan sumber informasi dari organisasi yang bersangkutan dengan menyampaikan informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tanpa perlu adanya kesimpangsiuran maupun kebingungan dalam memproses informasi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan manajemen arsip yang mudah dan cepat, baik dikelola secara konvensional maupun elektronik.
2.1.2 Fungsi Arsip
Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43/2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa fungsi arsip adalah :
Bab II Tinjauan Pustaka 1. Arsip Dinamis
Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. arsip dinamis menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip aktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
b. Arsip inaktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
c. Arsip vital
Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
d. Arsip terjaga
Merupakan arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
2. Arsip Statis
Merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
2.1.3 Jenis-jenis Arsip
Berdasarkan UU NO. 43 Tahun 2009, jenis-jenis arsip meliputi :
1. Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam proses kegiatan administrasi tinggi dan/atau terus-menerus.
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang masih digunakan dalam proses kegiatan administrasi tetapi frekuensi penggunaannya telah menurun.
Bab II Tinjauan Pustaka 4. Arsip statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
5. Arsip terjaga, yaitu arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
6. Arsip umum, yaitu arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Dalam istilah kearsipan, sering digunakan pembagian jenis arsip berdasarkan nilai gunanya yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Pembagian arsip berdasar nilai guna tersebut, terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang mempunyai nilai guna primer dan masih digunakan secara langsung oleh penciptanya dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. arsip statis adalah arsip yang mempunyai nilai guna sekunder, digunakan oleh bukan hanya pencipta arsip tetapi juga publik, terkait dengan bukti pertanggungjawaban nasional, dan disimpan selamanya. Arsip dinamis dikelola oleh unit pencipta arsip, kecuali arsip inaktif yang mempunyai masa simpan lebih dari 10 tahun. Arsip statis dikelola oleh lembaga kearsipan.
Berdasarkan jenis fisiknya arsip dapat dikelompokkan menjadi : a. Arsip konvensional
Arsip konvensional yaitu arsip yang format/bentuk fisiknya berupa kertas.
Termasuk kategori arsip jenis ini adalah arsip tekstual, kartografi, gambar teknik, dan kearsitekturan.
b. Arsip audiovisual
Arsip audiovisual adalah arsip yang isi informasinya dapat dipandang dan/atau didengar. Termasuk kategori jenis arsip ini adalah :
- Arsip foto
Arsip yang isi informasinya berupa gambar static (still image), yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus.
Bab II Tinjauan Pustaka - Arsip kaset/sound recording
Arsip yang isi informasinya berupa suara/audio (sound) yang terekam dalam media magnetik.
- Arsip film
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus.
c. Arsip elektronik
Dalam UU No. 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi Elektronik disebut sebagai dokumen elektronik yaitu setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, disimpan, dan dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik.
2.1.4 Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Bab II Tinjauan Pustaka g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai, identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
2.1.5 Asas Penyelenggaraan Kearsipan
Asas penyelenggaraan kearsipan menurut Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang- undangan, keputusan, keadilan dalam kebijakan penyelenggaraan negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan Negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
b. Asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpengang pada asas menjaga keaslian dan ketepercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
c. Asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan ketepercayaan arsip.
d. Asas “asal usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalan satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
e. Asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
f. Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
Bab II Tinjauan Pustaka g. Asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
h. Asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
i. Asas “keresponsifan” adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.
j. Asas “keantisipatifan” adalah penyelengaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara.
Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
k. Asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
l. Asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memerhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bias merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
m. Asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
n. Asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
o. Asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Bab II Tinjauan Pustaka 2.2 Teori Judul
2.2.1 Aplikasi
Menurut Habibi dan Karnvovi (2020:14) Aplikasi adalah program siap pakai yang bisa dipakai untuk menjalankan sejumlah perintah dari pengguna aplikasi dengan tujuan untuk memperoleh hasil yang lebih akurat dengan tujuan pembuatan aplikasi tersebut.
2.2.2 Pengarsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sesuai dengan yang dijelaskan dalam UU Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan (dalam Sattar, 2019:6).
2.2.3 Data
Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi data Indrajani (2018:2). Sedangkan Menurut Kristanto (2018:7), “Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata”.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian data adalah fakta atau observasi mentah yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
2.2.4 Pembelian
Pembelian adalah suatu usaha yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Secara umum definisi pembelian adalah usaha pengadaan barang atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan sendiri, untuk kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali, baik dengan atau tanpa proses, dalam proses pembelian yang ada, agar kegiatan pembelian dapat dilakukan dengan benar.
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Bab II Tinjauan Pustaka 2.2.5 Penjualan
Penjualan merupakan kegiatan pelengkap atau suplemen dari pembelian, untuk memungkinkan terjadinya transaksi (Abdullah, 2017:23). Jadi kegiatan pembelian dan penjualan merupakan satu kesatuan untuk dapat terlaksananya transfer hak dan transaksi”.
2.2.6 Barang Dagang
Barang dagang merupakan aset barang yang dibeli oleh penjual untuk dijual kembali kepada pembeli. Pada perusahaan dagang, barang dagang yang diperjualbelikan tidak mengalami perubahan bentuk. Perusahaan dagang hanya menjual kembali barang dagang yang dibeli dari pemasok.
2.2.7 Website
Menurut Hidayatullah (2017:1), “Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang berisi informasi data digital baik berupa teks, gambar, animasi, suara dan video atau gabungan dari semuanya yang disediakan melalui jalur koneksi internet sehingga dapat diakses dan dilihat oleh semua orang di seluruh dunia”.
2.3 Analisis Sistem
Analisis Sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang sudah utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan tujuan dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai macam permasalahan maupun hambatan yang terjadi pada sistem sehingga nantinya dapat dilakukan perbaikan atau pengembangan. Pada analisis system terdapat Data Flow diagram (DFD), ERD (Entity Relationship Diagram), flow chart dan kamus data.
2.3.1 Kamus Data
Kristanto (2018:72), “Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem”.
Bab II Tinjauan Pustaka Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam Kamus Data
Simbol Keterangan
= Disusun atau terdiri dari
+ Dan
[I] Baik … atau…
{}” n Kali diulang/ bernilai banyak
() Data Opsional
*...* Batas Komentar Sumber : Kristanto (2018:72).
2.3.2 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Kristanto (2018:61), “DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut”.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
No Notasi Keterangan
1. Proses adalah kegiatan atau aktivitas
yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
2. File atau basis data atau penyimpanan
(storage) pada pemodelan perangkat lunak yang akan diimplementasikan dengan pemrograman terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harus di- buat menjadi tabel-tabel basis data yang dibutuhkan, tabel-tabel
ini juga harus sesuai dengan perancangan tabel-tabel pada basis data Entity
Relationship Diagram
(ERD), Conceptual Data Model (CMD), Physical Data Model.
Catatan :
nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya kata benda.
3. Entitas luar (external entity) atau
masuk- an (input) atau keluaran (output) atau orang yang memakai/
Berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang dimodelkan.
Catatan :
Nama yang digunakan pada masukan (input) atau keluaran (output)
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
4. Aliran data : Merupakan data yang
dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke masukan (input) atau keluaran (output).
Catatan :
Nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata benda, dapat di- awali dengan kata data misalnya “data siswa” atau tanpa kata data misalnya
“siswa”.
Sumber : kristanto (2018:61)
2.3.3 Flowchart
Rifka (2017:168), “Flowchart atau diagram alir adalah sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang tertuang dalam diagram tersebut menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang dsimbolkan dalam bentuk kotak beserta urutannya”.
Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart
No Simbol Nama Fungsi
1. Terminal Menyatakan permulaan atau
akhir sebuah program
2. Preparation Simbol ini digunakan untuk
mempersiapkan harga awal/nilai suatu variable yang akan diproses dan digunakan untuk proses loop untuk proses Loop
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart
3. Decision Simbol ini digunakan untuk
pengujian suatu kondisi yang sedang di proses
4. Proses Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan suatu proses yang sedang di eksekusi
5. Input/Output Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan proses input (read) maupun proses output (print)
6.
Subroutine
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pemanggilan subprogram dari main program
7. Flowline Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arus proses dari suatu kegiatan ke kegia- tan lain
9. Page
Conector
Simbol ini digunakan sebagai penghubung antara suatu proses dengan proses lainnya, tetapi berpindah halaman
10. Manual
Operation
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan suatu kegiatan atau proses yang bersifat
Manualisasi
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart
11. Printer Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan suatu dokumen atau suatu kegiatan mencetak suatu informasi dengan mesin printer
12. Console Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan suatu kegiatan menampilkan data atau informasi melalui monitor
atau CRT
13. Disk Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan suatu kegia- tan membaca atau menulis data menggunakan media magnetic
Disk.
14. Manual
Input
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pem- asukan data melalui media
Keyboard.
15. Tape Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan suatu kegia- tan membaca atau menulis data menggunakan media magnetic
Tape.
Sumber: Rifka (2017:168)
Bab II Tinjauan Pustaka 2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Ladjamudin (dalam Nafiudin, 2018:59) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram (ERD), yaitu:
Tabel 2.4 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram (ERD)
Atribut Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam suatu entitas
Simbol Deskripsi
Entitas/ entity Entitas merupakan data inti yang akan disimpan; bakal table pada basis data; benda yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi
computer; penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan
belum merupakan nama tabel Nama_entitas
Nama_atribut
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.4 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram (ERD) Atribut Kunci Primer Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan; biasanya berupa id; kunci primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik
(berbeda tanpa ada yang sama)
Relasi Relasi yang menghubungkan antar
entitas; biasanya diawali dengan kata kerja
Nama_relasi Nama_kunci_primer
Bab II Tinjauan Pustaka Lanjutan Tabel 2.4 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram (ERD) Asosiasi / association
N
Penghubung antara relasi dan entitas di mana kedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian. Kemungkinan jumlah maksimum keterhubungan antara entitas yang satu dengan entitas yang lain disebut dengan kardinalitas.
Misalkan ada kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to many menghubungkan entitas A
dan entitas B Sumber : Ladjamudin (dalam Nafiudin, 2018:59)
