HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA
SKRIPSI
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial pada Universtas Sumatera Utara
Oleh :
KRISTINA TRITANTI PASARIBU
110903122
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat, kasih dan penyertaan-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Hubungan Pengelolaan Kearsipan
Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Tapanuli Utara”.
Skripsi ini adalah salah satu syarat dalam melengkapi persyaratan untuk
menyelesaikan program studi Strata 1 (S1) Departemen Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Skripsi
ini juga salah satu sarana pengembangan kemampuan berfikir penulis alam dunia
akademis yang telah diperoleh selama berada di dunia kampus.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini
tidak luput dari kekurangan dan kelemahan dalam berbagai hal, baik dalam
penyajian maupun penguraiannya. Namun berkat bimbingan dan arahan dari
berbagai pihak, maka penulisan skripsi ini dapat terselesaikan.
Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof.Dr.Badaruddin Tarigan, M.Si. selaku Dekan fakultas Ilmu-ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Drs.Zakaria, M.SP.selaku pembantu Dekan 1 Fakultas ilmu-ilmu
sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. Rasudyn Ginting,M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
4. Ibu Dra. Elita Dewi, MSP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi
memberikan bimbingan dan mengarahkan penulis dalam proses penyelesaian
skripsi ini
5. Staff Pegawai Administasi yang ada di Departemen Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu-Ilmu sosial dan Ilmu politik Universitas Sumatera Utara yang telah
membantu segala urusan administrasi penuis di lingkungan kampus hingga
terselesaikan penuisan skripsi ini.
6. Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara Drs.
Jamel Panjaitan yang telah membantu dalam melaksanakan penelitian ini
7. Terimakasih kepada Kedua orang tua tercinta Bapak Benteng Pasaribu dan
Mamak tercinta Irma Uli Hutagalung, Abangku Benarto Pasaribu, Abang Ivan
Pasaribu beserta kedua adikku yang tercinta Melissa pasaribu dan Vera Pasaribu
Terimakasih selalu mendoakan, memberikan motivasi dan dukungan yang luar
biasa untuk putrimu dan adik mu tercinta ini. Syukur yang luar biasa penulis
ucapkan kepada Tuhan Yesus untuk ditempatkan menjadi bagian dari keluarga
ini.
8. Terimakasih Kepada teman-teman tercinta Feby, faris reza dan devi atas
dukungan dan motivasinya selama ini mudah- mudah kita dapat menjadi orang
yang sukses yang dapat membahagiakan kedua orang tua dikemudian hari
9. Terimakasih kepada kelompok magang ku “Seven Icon” para pria-pria kami
Candra, Reza, Obed Dan Saiful beserta Wanita-wanita yang kece abis yang
mempunyai kepribadian tersendiri Devi Nurindah, Feby, Siska, Lia, Cewek kalem
kami Gio, Grace, dan clara m.
11. Terimakasih Kepada satu Kost ku G. Senina No.20 yang sudah alumni atau
yang masih menetap terima kasih atas dukungan dan motivasinya gak terasa
sudah 4 Tahun hidup bersama kepada Kakak tertua dulu Kak dumora yang sudah
nikah,Kak yusni yang sudah jadi Guru, melissa Simanungkalit jauh dirantau, Santi
Pasaribu, Marudut Tarihoran, Bahagia Baene, Bidan Kita Kak Elisabet
pandiangan dan Risma purba.
Tak ada gading yang tak retak. Penelitian in juga tak luput dari Kesalahan.
Kiranya sebagai bahan untuk pembelajaran selanjutya. Akhir kata, Penulis dengan
sangat bahagia mengucapkan terima kasih dan semoga skripsi ini bermanfaat bagi
semua.Amin
Medan, Agustus 2015
Penulis
Kristina Tritanti Pasaribu
ABSTRAK
HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANKABUPATEN TAPANULI UTARA
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang kelancaran aktifitas kantor dalam menghemat waktu dan biaya dan dapat menjadi suatu data yang akurat disaat pemimpin membutuhkan informasi guna untuk pengambilan keputusan yang baik.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan sebesar 0,689. Berdasarkan uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 6,57 hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan tingkat pengaruh 47,4%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan dengan pengambian keputusan dapat diterima
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I: PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ... 1
1.2Rumusan Masalah ... 4
1.3Tujuan Penelitian ... 5
1.4Manfaat Penelitia ... 5
1.5Kerangka teori ... 6
1.5.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 6
1.5.2 Peranan Arsip ... 8
1.5.3 Fungsi Arsip ... 8
1.5.4 Nilai Guna Arsip ... 9
1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik ... 11
1.5.6 Peralatan Kearsipan ... 12
1.5.7 Pengelolaan Kearsipan ... 15
1.5.8 Penemuan Kembali Arsip ... 17
1.5.9 Peminjaman Arsip ... 17
1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan ... 19
1.5.11 Proses Mengambil Keputusan ... 19
1.5.12 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan ... 25
1.5.13 Aspek-Aspek Pengambilan Keputusan ... 25
1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik ... 26
1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan ... 27
1.6Hipotesis ... 28
1.7Defenisi Konsep ... 28
1.8Defenisi Operasional ... 29
BAB II : METODE PENELITIAN 2.1Bentuk Penelitian ... 31
2.2Lokasi Penelitian ... 31
2.3Subyek Penelitian ... 32
2.5Teknik Pengumpulan Data ... 33
2.6Teknik Pengukuran Skor ... 34
2.7Teknik Analisa Data ... 35
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara ... 41
3.2Visi dan Misi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara... 44
3.3Struktur Organisasi pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara ... 45
3.4Tugas dan Wewenang ... 48
3.5Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara ... 58
3.6Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ... 59
BAB IV : PENYAJIAN DATA 4.1Deskripsi Data Penelitian ... 62
4.2Tanggapan Responden Terhadap Variabel X Pengelolaan Kearsipan ... 64
4.3Tanggapan Responden Terhadap variabel Y Pengambilan Keputusan ... 80
BAB V : ANALISIS DATA 5.1Klasifikasi Jawaban Responden ... 87
5.2Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai ... 90
Koefisien Korelasi Product Moment ... 90
Uji Signifikasi ... 92
Uji Signifikasi ... 94
BAB VI : PENUTUP ... 99
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1: Karakteristik responden menurut jenis Kelamin di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 63
Tabel 4.2: Karakteristik Responden Menurut usia di Kantor Dinas Pndidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 63 Tabel 4.3: Karakteristik Responden Menurut lama Bekerja di Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 64 Tabel 4.4: Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas
Secara Rutin ... 65 Tabel 4.5: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat
Naskah Dinas ... 65 Tabel 4.6: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada
Penerimaan Naskah Dinas ... 66 Tabel 4.7: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan
Lampiran Naskah Dinas ... 67 Tabel 4.8: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas
Penting atau Naskah Dinas Biasa ... 67 Tabel 4.9: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi
dan Indeks ... 68 Tabel 4.10: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan
Surat Masuk dan Surat Keluar ... 69
Tabel 4.11: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana
Dan Prasarana Kearsipan ... 69 Tabel 4.12: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting
Dicatat dalam Kartu Kendali ... 71 Tabel 4.13: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya
Kartu kendali BerdasarkanUrutan Nomor Kode ... 72
Tabel 4.15: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip ... 73 Tabel 4.16: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan
Di Tempatyang Mudah Dijangkau ... 74 Tabel 4.17: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip
di Rak Katalog Cocok ... 74 Tabel 4.18: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan
Cepat Bila Diperlukan ... 75 Tabel 4.19: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur
Tertentu dalam Meminjam Arsip ... 76 Tabel 4.20: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti
Peminjaman Bagi Instansi Lain ... 76 Tabel 4.21: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu
dalam Peminjaman Arsip ... 77 Tabel 4.22: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila
Terlambat Mengembalikan Arsip ... 78 Tabel 4.23:Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan
Arsip ... 78 Tabel 4.24: Apakah Bapak/ibu/saudara membuat daftar arsip terhadap arsip yang
dimusnakan ... 79 Tabel 4.25: Distribusi Jawaban Responden Tentang membuat suatu identifikasi
dan defenisi masalah sebelum pembuatan keputusan ... 80 Tabel4.26:Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan suatu
pengumpulan dan pengolahan informasi yang relevan sebelum pengambilan keputusan ... 81 Tabel 4.27:Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan pencarian alternatif
pemecahan masalah sebelum pengambilan keputusan ... 82 Tabel 4.28:Distribusi Jawaban Responden Tentang Melaksanakan pengkajian
berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan ... 83 Tabel 4.29: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penentuan pilihan
Tabel 4.30: Distribusi Jawaban Responden Tentang melaksankan keputusan yang telah diambil ... 84 Tabel 4.32: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penilaian terhadap
keputusan yang telah diambil ... 85 Tabel 5.1: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban
Responden Untuk Variabel X ... 88 Tabel 5.2: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban
Responden Untuk Variabel Y ... 89 Tabel 5.3: Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi ... 92
DAFTAR GAMBAR
BAGAN 3.1: Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 47
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1: Kuesioner Penelitian ... 102
LAMPIRAN 2 : Distribusi Skor Jawaban Pertanyaan Variabel X dan Variabel Y . 107
LAMPIRAN 3: Tabel Frekuensi Jawaban Responden ... 114
LAMPIRAN 4 : Hasil Uji Coba Validitas dan Realibilitas Variabel X dan Y ... 124
