PENDAHULUAN
Latar Belakang Kerja Praktek
Tujuan Kerja Praktek
Manfaat Kerja Praktek
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Profil Kantor Camat Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara
Visi dan Misi Kantor Camat Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara10
Ruang Lingkup Kantor Camat Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara21
Spesifikasi Tugas
- Laporan Agenda Selama Kerja Praktek
- Uraian Pekerjaan
Target yang Diharapkan
Pendaftaran e-KTP adalah kegiatan pendaftaran e-KTP untuk mencatat data kependudukan karena seseorang diharuskan memiliki KTP, foto, sidik jari, iris dan tanda tangan. Hasil pendaftaran KTP (foto, sidik jari, iris mata dan tanda tangan) akan dikirimkan ke pusat dan akan diverifikasi apabila data dianggap tunggal maka data siap dicetak. Dan ketika ingin menyerahkannya ke Cam Secretary, sebaiknya jadwalkan surat pengantar tersebut di buku agenda surat pengantar.
Tujuan yang diharapkan dalam merencanakan surat keluar adalah agar pemerintah mengetahui terlebih dahulu surat ini ditujukan kepada siapa dan untuk apa, karena pihak pemerintah ini juga harus mengetahui surat ini dibuat dari bagian apa dan mengecek kembali surat tersebut. yang ingin direncanakan jika ada kesalahan dalam surat tersebut, dan serahkan kepada masyarakat dan tenaga administrasi untuk memberikan nomor surat tersebut. Maksud yang diharapkan saat membuat surat undangan adalah kita perlu mengetahui tujuan dari surat undangan ini untuk instansi mana, surat ini undangan resmi atau tidak resmi. Sebelum dicetak kami harus menunjukkan surat undangan ini kepada atasan kami apakah benar atau tidak.
Saat mencetak surat undangan, surat undangan ini harus kita susun sesuai dengan daftar yang telah ditetapkan agar pengiriman surat undangan tidak menyulitkan pihak pengirim. Tujuan yang diharapkan dalam pengarsipan surat-surat kita adalah untuk menggandakan dokumen-dokumen tersebut seperti surat masuk, surat keluar. Tujuan yang diharapkan adalah pihak yang terlibat dapat memperoleh hard copy dari dokumen cetak tersebut.
Tujuan yang diharapkan adalah pihak yang bersangkutan dapat memperoleh e-KTP dari pendaftaran e-KTP yang dilakukan di bagian pemerintah kecamatan.
Perangkat Lunak dan Perangkat Keras yang Digunakan
- Perangkat Lunak
- Perangkat Keras
Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan
- Peralatan
- Perlengkapan
Fungsi printer adalah membuat cetakan berupa tulisan atau gambar dari komputer pada media kertas atau sejenisnya. Kamera digital berfungsi untuk mengambil foto paspor/merekam wajah warga dan berfoto dengan warga dalam kondisi khusus (cacat). Tripod kamera berfungsi sebagai penyangga kamera untuk melindungi kamera agar hasil rekaman dapat sempurna.
Filing cabinet digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting di kantor agar terhindar dari kerusakan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal seperti : serangga atau kebakaran. Map pada umumnya digunakan untuk menyimpan berbagai berkas untuk kemudian diserahkan kepada Camat, Sekretaris Camat atau Kepala Bagian Wewenang untuk ditindaklanjuti. Amplop digunakan untuk menyimpan surat sehingga surat yang dikirim akan tersimpan dengan rapi dan tidak berantakan.
Kop surat digunakan agar penerima surat dapat lebih mudah mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.
Data-Data yang Diperlukan
Pada saat pencatatan e-KTP terjadi mati listrik, pada saat itu data input akan hilang dan tidak dapat disimpan. Solusi mengatasi kendala saat melaksanakan kerja praktek di Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara antara lain. Solusi untuk mengatasi masalah yang terjadi saat data survey e-KTP terkirim di jaringan lambat dan wifi terputus adalah dengan memberitahukan kepada staff di ruangan untuk memperbaikinya dan menyarankan pegawai lain untuk mengurangi penggunaan wifi.
Dengan selesainya kerja praktek (KP) di Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara untuk meningkatkan kualitas pelajar dan mahasiswa, penulis dapat mengetahui tentang dunia kerja. Selama pelaksanaan kerja praktek (KP) di Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara di lingkungan Dinas Pemerintahan yang dilakukan antara lain: pendistribusian surat masuk, penjadwalan surat keluar, penulisan surat, pencetakan dokumen, pengarsipan surat masuk surat, pengarsipan surat surat keluar, pencetakan dokumen dan e-rekaman -KTP. Sasaran yang diharapkan pada saat pelaksanaan kerja praktek di Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara adalah sasaran yang diharapkan pada saat penyerahan surat masuk yang telah direncanakan pada Bagian Pelayanan dan Administrasi Umum dan diserahkan kepada Bagian Pemerintahan sebelumnya kita tindak lanjuti surat masuk itu, harus kita pahami dulu surat masuknya dari mana, kita harus rencanakan surat masuk itu di buku agenda surat masuk di bagian Pemerintahan.
Tujuan yang diharapkan saat merencanakan surat keluar adalah pertama-tama kita perlu mengetahui kepada siapa surat ini ditujukan dan tentang apa, kita juga perlu mengetahui surat ini terbuat dari bagian apa dan mengecek kembali surat tersebut. Setelah selesai menulis surat, kita harus menanyakan dulu benar tidaknya surat ini kepada atasan kita saat itu sebelum meminta tanda tangan camat. Tujuan yang dimaksud saat mengajukan surat-surat kami adalah untuk menggandakan dokumen asli yang kami ajukan.
Tujuan yang diharapkan adalah agar pihak yang berkepentingan mendapatkan hardcopy dan dokumen cetak, tujuan yang diharapkan adalah pada saat pendaftaran e-KTP kita harus mengisi data sesuai KK dan ijazah dari masyarakat serta melengkapi pendaftaran sesuai dengan petunjuk di Aplikasi Benroller 5.0. Perangkat keras yang digunakan oleh Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanul Utara pada Bagian Pemerintahan adalah komputer, sedangkan perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft word, Microsoft excel dan Benroller 5.0. Pada saat pendaftaran e-KTP terjadi mati listrik, pada saat itu data input akan hilang dan tidak dapat disimpan.
Selama melakukan kerja praktek di Kantor Kecamatan Sipahutar Kabupaten Tapanuli Utara, penulis dapat memberikan saran sebagai berikut. Sebaiknya sebelum menggunakan komputer di dalam ruangan, kami meminta bantuan pegawai kantor Kecamatan Sipahutar untuk melakukan pengecekan komputer yang akan digunakan sebelum digunakan pada jam kerja. Kita harus meminta bantuan kepada pegawai kantor kecamatan Sipahutar yang bisa memperbaiki peralatan yang masih layak pakai, seperti printer dan komputer yang lemot.
Dokumen yang Dihasikan
Kendala-Kendala yang dihadapi
Pemadaman listrik terjadi saat melakukan pekerjaan seperti pendaftaran e-KTP, mencetak surat, menulis surat balasan dan lain-lain. Terjadi kerusakan jaringan (lambat) dan Wi-Fi terputus sehingga data registrasi e-KTP yang tertunda tidak terkirim. Solusi menghadapi kendala saat melakukan pendaftaran e-KTP pembuatan surat adalah dengan menunggu hingga listrik menyala.
Solusi untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam pencetakan dokumen adalah memanggil teknisi untuk perbaikan printer, pencetakan selesai. Hal ini akan menjadi pedoman bagi para penulis untuk membuka mata dan mempersiapkan diri menyongsong dunia kerja yang penuh tantangan, kreatifitas dan kedisiplinan dalam bekerja. Berdasarkan uraian yang disampaikan oleh penulis pada bab-bab sebelumnya, penulis akan memberikan kesimpulan dan saran pada bab terakhir ini. Penulis menyadari sepenuhnya kekurangan dan keterbatasan penulis dalam menyajikan materi serta memberikan kesimpulan dan saran yang secara keseluruhan masih jauh dari kesempurnaan.
50 yang ingin dijadwalkan, jika sudah benar maka bagian umum baru dapat menjadwalkan surat keluar. Tujuan penulisan surat yang diharapkan adalah berhati-hati dalam menulis surat seperti surat balasan, surat undangan, surat keluar. Oleh karena itu tujuan dari kita yang menulis surat haruslah menulis surat dengan arti yang jelas agar yang membacanya mengerti arti dari surat tersebut.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan antara lain kamera digital, kamera tripod, bantalan tanda tangan, pemindai sidik jari, pemindai iris, perangko, perforator, stapler, printer dan mesin fotokopi, lemari arsip, folder pesanan, folder biola, amplop dan kop surat. Informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan berupa korespondensi, yang digunakan untuk menghasilkan surat-surat seperti undangan dan lainnya. Dalam kerja praktek, terjadinya pemadaman listrik saat melakukan tugas-tugas seperti pencatatan e-KTP, mengetik surat, menulis jawaban, dan lain-lain menjadi kendala.
Dalam penyelenggaraan dinas pemerintahan, kita harus mengikuti tahapan-tahapan yang telah ditetapkan oleh SOP, seperti menyusun surat, mengarsipkan surat, membalas surat, pencatatan e-KTP dilakukan untuk satu orang per pos, namun perlu kita terima dan bekerja sama dalam satu pekerjaan, jadi kami bekerja dalam satu hari.
Solusi Menghadapi Kendala yang Dihadapi
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
