PERANCANGANTEKNIK INDUSTRI
A. Modul Perancangan Organisasi
Definisi / Pengertian Manajemen dan Organisasi
Definisi manajemen menurut Oei Liang Lee, adalah suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuanya yang telah ditetapkan. Definisi manajemen menurut James A.F, adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya
Maka, Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin.
Tujuan
Perusahaan adalah lembaga yang diorganisir dan dijalankan untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan motif profit.
Sebagai lembaga, perusahaan merupakan suatu wadah yang terorganisir didirikan dan diterima dalam tata kehidupan masyarakat. Karena itu perusahaan merupakan lembaga sosial yang tidak ubahnya seperti lembaga-lembaga lainnya dalam upaya mencari tujuan.
Organisasi sangat penting untuk semua bidang, karena dari organisasi dapat diketahui apa yang akan dilakukan oleh masineg-masing bagian, baik sendiri atau bersama bagian lain untuk mencapai tujuan. Dalam menangani masalah rumah tangga perusahaan, organisasi merupakan wadah dan sarana untuk merealisir segala aktivitas yang terkait. Untuk melaksanakan aktivitas dalam organisasi tersebut, diperlukan suatu area yang relevan dan memadai, baik area untuk aktivitas secara langsung (dalam arti area untuk perkantoran), maupun area untuk pendukung aktivitas (dalam arti area untuk fasilitas pelayanan).
Berawal dari uraian diatas, maka jelas sekali tujuan dari pembuatan struktur organisasi ini adalah untuk memberikan dasar dari rencana manajemen perusahaan yang akan didirikan berkenaan dengan orientasi dari masalah yang ada.Dalam hal ini dikemukakan pula jumlah personil dalam organisasi, serta fungsi dan tanggung jawab masing-masing, yang follow up-nya terhadap total luas area yang digunakan oleh semua personil organisasi dalam melakukan aktivitasnya.
Kriteria Umum Pemilihan Alternatif Bentuk Badan Hukum dan Struktur Organisasi Pemilihan badan hukum dan struktur organisasi dalam perusahaan merupakan suatu hal yang diputuskan melalui rapat umum dari investor dan anggota organisasi.
Pada umumnya alternatif yang diputuskan mempunyai relevansi dengan manajemen perusahaan, jangkauan perusahaan dan orientasi produk. Karena alternatif yang dipilih mutlak berpengaruh terhadap legitimasi perusahaan beserta produknya serta pengorganisasian perusahaan, maka dalam pemilihannya perlu mempertimbangkan berbagai aspek yang mendukung.
Pada perusahaan yang mempunyai orientasi produksi dan menajemen yang relatif sederhana, masih cukup mampu untuk dikendalikan oleh satu orang sebagai sentral pemantauan. Tetapi setelah melakukan ekspansi jelas sekali harus dilakukan pemecahan tanggung jawab ke dalam bagian-bagian dalam kaitannya dengan pengendalian perusahaan. Hal ini berarti bahwa alternatif terpilih mempunyai fleksibilitas yang cukup.
Bentuk Badan Hukum
Badan hukum suatu usaha merupakan suatu bentuk untuk mendapatkan kelancaran proses produksi seperti yang dikehendaki semula dalam kaitannya dengan status yang formal.
Di bawah ini akan diuraikan beberapa bentuk badan hukum secara global. a. Usaha perorangan
Usaha perorangan ini dimiliki oleh seorang atau perorangan yang bertanggung jawab penuh terhadap segala kekayaan dan hutang-hutang perusahaan. Dengan demikian tidak ada pemisah antara kekayaan perusahaan dan kekayaan pribadi.
Orientasi produk umumnya sangat kecil dan sederhana, dengan jangkauan yang relatif sempit, pola manajemen yang sangat sederhana.
b. Firma
Adalah suatu badan usaha yang dimiliki oleh dua orang atau lebih, mereka bertanggung jawab secara bersama-sama dan tak terbatas terhadap hutang-hutangnya.
Pendirian firma dilakukan dihadapan notaris dalam kaitannya dengan tanggung jawab juridis yang menyatakan bahwa setiap firma berhak bertindak atas nama firma, dengan resiko ditanggung bersama secara tak terbatas. Perbandingan keuntungan berdasarkan atas besar modal yang ditanam. Anggota biasa pada firma mendapatkan keuntungan sama dengan prosentasi keuntungan dari investor dengan investasi terkecil.
c. Perseroan Terbatas
Yaitu suatu perseroan yang memperoleh modalnya dengan jalan mengeluarkan surat saham. Tiap orang memiliki satu atau lebih saham, tanggung jawabnya hanya terbatas sampai modal yang dikeluarkan untuk saham-sahamnya.
Pendirian PT dilakukan dihadapan notaris, yang selanjutnya diteruskan kepada Menteri Kehakiman melalui Pengadilan setempat, yang kemudian diumumkan melalui/dalam lembaran berita negara.
Struktur Organisasi
Suatu usaha untuk menjamin fleksibilitas dalam usaha pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi dirancang sesederhana mungkin. Agar proses tersebut berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hunbungan infromal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial. Singkatnya, struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut.
1. Macam pokok-pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll.) 2. Pembagian menjadi kelompok atau sub sistem.
3. Adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan. 4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, meliputi jalur vertikal
dan horizontal.
Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area, dan matriks. a. Organisasi Fungsional
Disebut demikian karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit-unit berdasarkan fungsinya. Mereka yang mengerjakan pekerjaan sejenis dikelompokkan ke dalam satu unit yang dinamakan bidang atau departemen. Dengan maksud yang sama, bidang dipecah lagi menjadi sub unit yang lebih kecil.
Ciri utama organisasi fungsional adalah memeliki struktur piramidal, dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut.
1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan.
2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal.
4. Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan (policy), dan petunjuk pelaksanaan.
5. Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.
Struktur organisasi fungsional banyak dijumpai dan berhasil baik di perusahaan atau lembaga yang melaksanakan kegiatan operasional rutin dan relatif stabil (tidak sering menghadapi perubahan). Mengelompokkan dan mengelola kegiatan yang serupa kedalam satu bidang seperti di atas akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut.
1. Memudahkan pengawasan dan kepenyeliaan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.
2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.
3. Konsentrasi perhatian personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.
4. Penggunaan sumber daya yang semakin efisien sebagai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.
5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal, dan mutu produk.
Bila perusahaan tumbuh, misalnya -karena jumlah maupun jenis produksi meningkat atau karena pengembangan ke daerah-daerah lain, atau karena menghadapi kegiatan baru yang sifatnya dinamis, dan non rutin- maka mulai terasa keterbatasan struktur fungsional tersebut. Keterbatasan itu misalnya adalah.
1. Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran (output) masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.
2. Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan. Ini menunjukan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.
3. Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak di luar organisasi.
Gambar 1 Organisasi Fungsional
b. Organisasi Produk dan Area
Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional.
Sebagai contoh adalah suatu perusahaan penghasil mesin-mesin. Divisi X menghasilkan mesin-mesin ringan yang berhubungan dengan keperluan rumah tangga, sedangkan divisi Y memproduksi mesin berat. Sebagai salah satu jalan keluar dibentuk divisi yang bersifat setengah mandiri, seperti diberi kekuasaan untuk merancang, memproduksi, dan memasarkan sendiri produk dari divisi tersebut. Di dalam divisi ini kemudian dibentuk subdivisi yang pembagian kerjanya didasarkan pada fungsi.
Berbeda dengan struktur fungsional maka struktur produk ini bersifat otonomi, artinya bertanggung jawab atas laba-rugi divisi yang bersangkutan. Kepala divisi tetap melapor ke kantor pusat/pucuk pimpinan perusahaan untuk mendapatkan keputusan-keputusan yang menyangkut perusahaan secara menyeluruh.
Gambar 2 Struktur Organisasi berorientasi ke produk/area
c. Organisasi Matriks
Menurut J.A.F. Stoner (1982) organisasi matriks pertama kali dipraktekan pada industri dirgantara Amerika Serikat, sewaktu industri tersebut menerima pesanan pesawat terbang dalam jumlah yang besar dari pemerintahnya. Agar dapat memantau kemajuan dan prestasi proyek-proyek yang dibentuk dalam rangka memenuhi pesanan tersebut, Pemerintah Amerika Serikat menginginkan adanya wakil tunggal pada proyek-proyek bersangkutan yang bertanggung jawab atas kemajuan dan prestasi penyelenggaraan proyek. Untuk itu dibentuk manajer proyek atau pimpro yang berbagi otoritas dan tanggung jawab dengan manajer fungsional yang telah ada. Pengaturan sementara ini kemudian berkembang menjadi struktur formal yang dikenal sebagai organisasi matriks.
Aspek-Aspek dalam Manajemen dan Organisasi
Setiap pemilik modal menginginkan investasinya pada usaha-usaha yang diperkirakan memberikan keuntungan yang layak baginya. Untuk menjajaki apakah pada proyek dapat dipertanggung jawabkan baik secara teknis maupun ekonomisnya dibutuhkan suatu penelitian yang mencakup beberapa aspek sebagai berikut.
Lapisan 1
Aspek Pemasaran
Pasar adalah tempat dimana transaksi jual beli barang maupun jasa terjadi antara produsen dan konsumen. Oleh karena itu maka pasar merupakan aspek yang cukup berpengaruh terhadap kelangsungan hidup suatu perusahaan. Dalam evaluasi aspek pasar, pemasaran yang diteliti antara lain: kedudukan produk yang direncanakan pada saat ini, komposisi dan perkembangan permintaan produksi dari masa yang lampau sampai sekarang, proyeksi permintaan dimasa mendatang, sistem distribusi, rencana jumlah market share penjualan, dan peranan pemerintah dalam menunjang perkembangan pemasaran hasil produksi.
Aspek Teknis/Produksi
Bilamana hasil evaluasi pasar dan pemasaran menunjukan gambaran masa depan yang cukup cerah bagi proyek yang direncanakan, maka penelitian dapat diteruskan dengan aspek teknis/produksi. Evaluasi aspek teknis meliputi penentuan kapasitas produksi, jenis teknologi serta penggunaan mesin dan peralatan.
Disamping itu perlu juga diteliti mengenai lokasi proyek dan letak pabrik yang paling menguntungkan dilihat dari berbagai macam segi. Dari sini dapat disusun perkiraan jumlah biaya pengadaan yang diperlukan untuk mendirikan pabrik, seperti biaya pembelian tanah, peralatan/mesin, konstruksi maupun instalasi.
Aspek Finansial
Aspek Finansial memperlihatkan aliran keluar masuknya uang perusahaan, jadi dapat dipakai sebagai ukuran keberhasilan perusahaan tersebut. Disini juga akan terlihat sejauh mana usaha perusahaan didalam mengembalikan modal kerja yang telah dikeluarkan.
Informasi dari aspek finansial ini dapat dimanfaatkan antara lain untuk, a. Kebutuhan modal kerja tambahan dan sumber dana tambahan b. Pola pengembalian pinjaman
c. Depresiasi
d. Menentukan ongkos produksi harga pokok dan harga jual e. Perkiraan rugi laba
f. Ratio-ratio keuangan perusahaan g. Proyeksi peredaran uang
Aspek Sosial Ekonomi
Setiap perusahaan tidak terlepas dari dampak-dampak yang terjadi terhadap lingkungan sekitarnya, baik itu dampak positif maupun dampak negatif. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai hal ini, antara lain dengan mewawancarai masyarakat di sekitar perusahaan, pekerja dan pimpinan perusahaan yang dijadikan sampel penelitian. Berdasarkan respon dari sampel tersebut, maka dapat disimpulkan sejauh mana dampak yang terjadi terhadap lingkungan sosial ekonomi setempat.
Aspek Kelayakan
Penelitian aspek-aspek tersebut diatas biasanya disebut dengan studi kelayakan. Mengenai studi kelayakan ini dapat dikemukakan beberapa hal,
a. Studi kelayakan intinya berisi uraian penilaian dan penjelasan dari suatu gagasan usaha, atau tujuan yang berupa investasi baru, maupun pengembangan usaha. Studi memuat keterangan dan data kuantitatif mengenai usul proyek apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan menurut perbandingan biaya dengan hasil yang diperoleh untuk cara kerja dan jangka waktu tertentu.
b. Studi kelayakan mencakup perkiraan dan perhitungan mengenai aspek teknis dan ekonomis dan hal-hal lain mengenai proyek yang diusulkan.
c. Studi kelayakan merupakan bahan pertimbangan bagi bank untuk menganalisis permohonan kredit apakah sesuai dengan kebijakan bank, syarat-syarat teknis bank dan kemanan mengenai pembayaran kembali kerdit tepat pada waktunya.
d. Studi kelayakan dilakukan jika ada gagasan baru tentang menanamkan modal dalam proyek baru yang bersifat prasarana atau menghasilkan pendapatan, menanamkan modal dalam usaha baru yang ditujukan untuk memperoleh hubungan, mengubah dan memperbaiki sistem kerja dalam suatu kegiatan tertentu dalam usaha yang sedang berjalan agar dapat dicapai tingkat efisiensi yang tinggi.
e. Sebagai kesimpulan suatu usaha penelitian untuk mendirikan proyek baru atau mengembangkan suatu usaha yang sudah ada dengan tujuan membantu pemilik modal guna menghindari resiko-resiko ketidakpastian ditinjau dari segi teknis maupun ekonomis.
Luas Lantai Perkantoran
Dalam perhitungan luas lantai, terlebih dahulu harus diketahui bagian-bagian dari perkantoran dan pelayanan pabrik yaitu,
a. Bagian Umum, merupakan fungsi yang melayani seluruh pabrik, misalnya Tool Room (tempat penyimpanan peralatan), Tool Crib (tempat meyimpan atau memperbaiki peralatan yang rusak), ruang rapat, ruang tunggu.
b. Bagian Produksi, merupakan bagian yang melayani organisasi produksi. Misalnya Teknik Industri (standar kerja, metoda, material handling, proses), production control (perencanaan, penjadwalan), quality control (receiving, in process, finished good), plan engineering.
c. Bagian Personil, merupakan fungsi yang melayani atau menangani kebutuhan orang. Misalnya fasilitas kesehatan, kantin, WC/ kamar mandi, daerah rekreasi atau taman, lapangan parkir, telepon umum, dll.
d. Bangunan Fisik, merupakan bagian yang berhubungan dengan kebutuhan fasilitas fisik bangunan, peralatan, utilitas, dsb. Misalnya fasilitas pemasaran, pembangkit tenaga, garasi, pemadam kebakaran, bengkel perawatan, dll.
Yang harus diperhatikan dalam menyusun perkantoran
1. Departemen yang berhubungan ditempatkan berdasarkan satu sama lain. a. Lebar lorong minimal 0,9 meter.
b. Jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan merupakan dasar departementasi. c. Tiap pekerja membutuhkan kurang lebih 4,5 s/d 25 m2.
d. Cahaya yang datang dari kiri dan/atau dari belakang lebih baik.
e. Bila pekerja harus duduk saling membelakangi, maka harus dipisahkan minimal melebar 1 meter diantara kursi.
2. Persyaratan Umum Perkantoran
a. Satu kantor yang luas merupakan unit kerja yang lebih efisien daripada sejumlah ruangan-ruangan kecil dengan luas yang sama, karena:
- Memudahkan pengawasan - Komunikasi bisa lebih lancar
- Cahaya dan ventilasi dapat lebih baik
b. Lebar lorong untuk sirkulasi utama 1,5 s/d 2,5 m. jika tidak seberapa penting cukup 1 s/d 1,5 m.
c. Jarak meja dengan kursi minimal 45 cm.
d. Jarak antara meja dengan meja atau dengan tembok berkisar antara 60 s/d 90 cm. e. Untuk menghindari kebisingan, maka peralatan seperti mesin tik dan mesin stensil
sebaiknya diletakkan terpisah.
3. Ketentuan dalam pemilihan fasilitas pelayanan
Dalam memilih fasilitas pelayanan harus disesuaikan dengan kondisi manajemen perusahaan yang direncanakan. Dalam arti bahwa untuk perusahaan besar jelas memiliki jenis dan ukuran fasilitas pelayanan yang berbeda dengan perusahaan kecil. Sebagai gambaran berikut disajikan jenis fasilitas pelayanan berikut luasnya.
a. ... Ruang rapat / gedung serbaguna ... 8 x 10 m b. ... Ruang tamu 5 x 6 m c. ... Mushola 10 x 15 m d. ... Kantin 10 x 10 m
e. ... Balai pengobatan ... 6 x 5 m f. ... Lapangan parkir umum perusahaan ... 20 x 20 m g. ... Lapangan parkir pabrik ... 20 x 20 m h. ... Pos keamanan ... 3 x 3 m 4. ... Ketentuan khusus dalam luas lantai kantor
Kondisi ideal untuk perbandingan tenaga kerja tak langsung dengan tenaga kerja langsung berkisar antara 1 : 6 sampai 1 : 10.
Untuk ukuran luas lantai, pada level organisasi pertama 5 x 5 m, level organisasi kedua 4 x 4 m, level organisasi ketiga 3 x 3 m, level organisasi keempat dibuat dalam satu ruangan dengan luas perorang 2 x 2 m.
Referensi
Pedoman Praktikum Sistem Produksi II, Fakultas Teknik Universitas Pasundan, Bandung, 1994.
Soeharto Iman, Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Erlangga, Jakarta, 1995.
Tugas Minggu 1 : Struktur Organisasi dan Badan Hukum
- Tentukan Badan Hukum
- Buat Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerjanya
- Tentukan Jumlah Personil
a. Pimpinan
b. Karyawan
c. Buruh d. Dll.
- Buat Luas Lantai Perkantoran dan Fasilitas / Service
