EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN
STUDI KASUS PT SIGMA ENERGY
COMPRESSINDO
Tomy Johnny
Iswandi SE., Ak., MM., CA
BINUS UNIVERSITY, Jl. Kemanggisan Ilir III/45, Palmerah Jakarta Barat, 021-53276730
Kaito_3010@yahoo.com
ABSTRAK
Tujuan penelitian, ialah untuk mengevaluasi pengendalian internal pada sistem
penggajian yang terjadi pada perusahaan Sigma Energy Compressindo. Pengendalian
internal yang baik sangatlah penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan untuk
mencapai tujuan. Metoda dan objek penelitian yang digunakan adalah berdasarkan teori
Committee of Sponsoring Organization atau sering disebut COSO. Analisisnya dengan
membandingkan teori pengendalian internal yang dibuat COSO dengan pengendalian
internal yang digunakan pada perusahaan. Hasil yang dicapai adalah terdapat lemahnya
kontrol pada bagian HRD dalam melakukan absensi. Dari hasil penelitian maka perusahaan
disarankan untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal yang ada pada perusahaan
dan melakukan perbaikan terhadap kelemahan sistem pengendalian internal. ( TJ )
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi sekarang ini persaingan antar perusahaan semakin ketat. Selain harus mempertahankan eksistensi perusahaan di pasar, perusahaan juga harus berupaya untuk menyeimbangkan setiap pemasukan dan pengeluaran perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba yang optimal. Untuk tercapainya laba yang maksimal perlu dilakukan pengawasan internal dan konsisten serta menerapkan pengendalian internal yang memadai dalam rangka membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan efektifitas kegiatan perusahaan.
Sistem penggajian dan upah lembur karyawan harus diberikan sesuai aturan yang berlaku di perusahaan , jumlah yang benar dan waktu yang tepat. Dalam hal ini tentunya sistem penggajian karyawan sangatlah penting untuk diperhatikan oleh perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai sistem penggajian dan cara menghitung gaji karyawan berdasarkan penilaian perusahaan.Dalam hal penggajian dapat juga terjadi kecurangan dan manipulasi seperti mencantumkan nama dan jumlah pegawai secara fiktif, karyawan yang absen dianggap masuk, karyawan yang terlambat bahkan telah berhenti atau meninggal dunia pun masih saja tercatat sebagai penerima tunjangan dan gaji tanpa ada yang mengoreksi. Hal ini dapat dicegah jika ada pengawasan dan pengendalian internal yang dilaksanakan dengan memadai.
Pengendalian internal sangat penting di dalam perusahaan karena pengendalian internal merupakan sebuah metode atau prosedur yang sangat penting dalam perusahaan untuk meminimalkan tindakan penyelewengan dan segala tindakan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Tujuan dari pengendalian internal ini dapat tercapai apabila unsur-unsur yang ada dalam pengendalian internal tersebut dapat terpenuhi. Agar pengendalian dapat berjalan dengan efektif dan efisien kita harus mengawasi dan mengontrol aktivitas yang ada di dalam perusahaan apakah sudah efektif dan efisien. Untuk mempermudah pegawasan dalam hal tersebut diperlukan bagian tersendiri untuk mengawasi kegiatan tersebut Dalam penulisan skripsi ini, penulis mengunakan PT. Sigma Energy Compressindo sebagai objek yang akan diteliti.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian di PT. Sigma Energy Compressindo, penulis menggunakan pendekatan data kualitatif yaitu penelitian tentang riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Sumber data didapat dari pemilik perusahaan itu sendiri (data primer).
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dimana peneliti mencari referensi dan teori-teori yang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi. Penelitian lapangan dilakukan dengan beberapa cara, yaitu dengan pengamatan (observasi) dimana peneliti melakukan pengamatan langsung. Cara wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung Bagian yang terkait dalam penggajian yaitu Ibu Wenny dan Bapak Herry sebagai narasumber. Serta dengan cara dokumentasi dimana peneliti menelusuri bukti-bukti dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan yang diteliti.
Penulis menggunakan metode evaluasi dengan metode COSO, dimana dalam metode ini, penulis mempelajari perusahaan mengenai lingkungan pengendalian,pengendalian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pengawasan.
HASIL DAN BAHASAN
Hasil evaluasi pengendalian internal pada sistem penggajian yang di teliti dari PT. Sigma Energy Compressindo menggunakan 5 unsur pengendalian COSO yang terdiri dari: evaluasi lingkungan pengendalian, evaluasi resiko pengendalian, evaluasi informasi dan komunikasi, evaluasi aktivitas pengendaliann dan evaluasi pemantauan disimpulkanpada tabel berikut
Standar COSO Kondisi yang terjadi pada perusahaan Penyebab Kes imp ulan 1 1.Lingkungan Pengendalian :
A. Integritas dan nilai etika
- mengkomunikasikan kepada
semua karyawan baik verbal
maupun pernyataan tertulis
mengenai kebijakan dan kode etik berperilaku.
Pada saat penerimaan karyawan baru, bagian HRD memberikan penjelasan tentang kebijakan, tata tertib serta sanksi yang diberikan perusahaan apa bila terjadi pelanggaran Co mpl y - B. Komitmen terhadap kompetensi
-untuk mencapai tujuan entitas, karyawan pada setiap tingkatan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif
- manajemen merencanakan
pelatihan kepada karyawan untuk
mendapatkan karyawan yang
berkompetensi
- perusahaan melakukan tes kepada karyawan baru agar
mendapat karyawan yang
memiliki keahlian yang
dibutuhkan perusahaan
- manajemen perusahaan
mengadakan pelatihan untuk
karyawan apabila dirasa
dibutuhkan tetapi tidak
dilakukan secara berkala.
Co mpl y
- C. Struktur organisasi
- struktur organisasi memiliki kontribusi pada perusahaan dalam
mencapai tujuan perusahaan.
Struktur organisasi harus mampu menyediakan kerangka kerja yang menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan pengendalian dan pemantauan aktivitas karyawan.
- dalam perusahaan terdapat
kelemahan pada struktur
organisasi HRD, yaitu
perusahaan tidak menyediakan sistem pengawasan pada bagian HRD saat melakukan proses absensi.
Perusahaan tidak
menyadari kelemahan yang terdapat pada bagian HRD .
Not com ply
- D. Pemberian wewenang dan
tanggung jawab
- pemberian wewenangdan
tanggung jawab ditujukan untuk menjelaskan bahwa kepada siapa wewenang dan tanggung jawab atas tindakan yang di lakukan karyawan dibebankan. Dan setiap
karyawan harus mengetahui
bagaimana tindakannya saling berhubungan dengan karyawan
lainnya dalam memberikan
kontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
- perusahaan memberikan
wewenang yang kepada bagian finance dalam menghitung dan
membagikan gaji. bagian
finance bertanggung jawab
dalam menghitung gaji setelah itu membagikan gaji yang telah di hitung tanpa adanya koreksi atau verifikasi dari pihak atasan. Perusahaan mempercayai bagian finance melakukan perhtungan dan pembagian gaji karena menurut perusahaan
perhitungan gaji yang dilakukan
berdasarkan surat
keputusan golongan
gaji jadi menurut
perusahaan tidak akan terjadi kecurangan. Not Co mpl y
- E. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Agar pengendalian internal
berjalan dengan efektif maka bagian HRD harus menjamin bahwa kebijakan dan tata tertib yang ada pada perusahaan telah diterapkan dan menjamin bahwa
karyawan memiliki tingkat
integritas, nilai etika dan
kompetensi yang diharapkan.
Komponen kebijakan dan praktik
- bagian HRD telah membuat kebijakan tentang penerimaan karyawan baru, pemberhentian kerja karyawan, pengangkatan
jabatan serta sanksi atas
pelanggaran kerja.
- bagian HRD
mengkomunikasikan serta
menjelaskan mengenai semua
kebijakan yang ada di
perusahaan pada saat
penerimaan karyawan baru.
- Co
mpl y
sumberdaya adalah
- kebijakan perekrutan karyawan baru
- orientasi karyawan baru
terhadap budaya dan gaya operasi perusahaan
- kebijakan pelatihan untuk
menambah kompetensi karyawan - tindakan pendisiplinan untuk
prilaku pelanggaran yang
dilakukan karyawan
- pengevaluasian hasil kerja
karyawan
-mempromosikan karyawan
berdasarkan kinerja periodik
- kebijakan mengenai pelatihan tidak rutin diadakan oleh perusahaaan karena pelatihan yang diadakan membutuhkan
dana, sehingga apabila
perusahaan menganggap
pelatihan tersebut penting untuk
karyawan, maka barulah
pelatihan tersebut diadakan. - perusahaan mempromosikan karyawan secara periodik setiap tahun sekali dilihat dari hasil
kinerja karyawan. Dan
perusahaan memiliki acara
tahunan yang pada acara itu dihadiri semua karyawan dan direktur utama beserta
wakil-wakil direktur memilih
karyawan terbaik untuk
diberikan hadiah dan
penghargaan berupa piagam dan sertifikat karyawan terbaik.
2 2.Penilaian resiko :
Perusahaan mengidentifikasi
risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis
risiko sebagai dasar untuk
menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
Perusahaan mempertimbangkan
potensi penipuan dalam menilai
resiko terhadap pencapaian
tujuan. Resiko yang mungkin terjadi pada sistem penggajian adalah:
A. Perubahan surat keputusan
golongan gaji oleh pihak yang tidak berwenang. Surat keputusan golongan gaji adalah dokumen yang selalu akan digunakan menjadi daftar perhitungan gaji karyawan. Pada surat keputusan golongan gaji
terdapat informasi yang
menjelaskan bahwa karyawan yang bersangkutan berhak atas sejumlah gaji yang disahkan oleh pimpinan perusahaan
- Perusahaan memiliki surat keputusan golongan gaji yang berisi tentang nama karyawan dan informasi mengenai gaji pokok karyawan serta tunjangan
karyawan. Surat tersebut
ditandatangani oleh vice
president. Pada perusahaan
kemungkinan perubahan surat keputusan golongan gaji tidak ditemukan dikarenakan yang
dapat mengakses surat
keputusan golongan gaji hanya
VP Finance, HRD and
Administration Manager.
Bagian finance hanya mendapat daftar golongan gaji sehingga tidak ada kemungkinan bagian finance dapat merubah surat keputusan golongan gaji.
- Co
mpl y
- B. Data jam kerja dan
kehadiran yang tidak akurat Data kehadiran karyawan atau daftar absensi adalah data yang
berisi tentang kehadiran
karyawan sampai dengan periode tertentu (biasanya bulanan). Data
absensi ini dipakai sebagai
perhitungan gaji yang diterima karyawan per bulan.
- perusahaan memiliki daftar absensi yang di isi oleh bagian HRD setiap harinya. Kelemahan terhadap sistem pengabsenan pada perusahaan adalah tidak ada yang bertugas mengecek hasil absensi yang dibuat oleh bagian HRD. Perusahaan masih menggunakan pencatatan secara manual sehingga pengawasannya kurang efektif Not Co mp y - C. Pengolahan atau
perhitungan gaji karyawan yang
- Bagian finance atau bagian
keuangan yang merangkap
Perusahaan
berpendapat bahwa
Not com
tidak akurat
Perhitungan gaji seharusnya
dilakukan oleh bagian payroll lalu di verifikasi oleh atasan setelah
itu diberikan kepada bagian
keuangan untuk tahap pembagian gaji.
sebagai bagian payroll untuk menghitung gaji pegawai lalu membagikan gaji pegawai
tidak mungkin terjadi
kecurangan karena
bagian finance hanya akan menghitung gaji
berdasarkan surat keputusan golongan gaji. ply - D. Kemungkinan adanya pegawai fiktif
Pegawai fiktif adalah pegawai yang tidak ada di perusahaan
tetapi dimasukkan ke daftar
pembagian gaji. Pegawai fiktif biasa ditemukan dalam kasus seorang karyawan telah berhenti dari perusahaan, tetapi bagian HRD masih tetap mencatatnya pada daftar hadir, sehingga tetap dilakukan perhitungan gaji
- kemungkinan adanya pegawai fiktif dari karyawan yang sudah berhenti sangat kecil karena pada saat karyawan berhenti,
VP Finance, HRD and
Administration akan langsung menghapuskan nama karyawan tersebut dalam daftar gaji.
Co mpl y
3 3. Aktifitas kontrol :
Aktifitas kontrol pada perusahaan dapat dikategorikan menjadi - pemisahan tugas
- sistem otorisasi atas transaksi dan aktifitas
- dokumen yang digunakan - pengendalian fisik atas aktiva dokumen
- pemeriksaan independen atas kinerja
- pemisahan tugas yang
dilakukan oleh perusahaan
sudah cukup baik. Perusahaan
memiliki bermacam-macam
divisi untuk menunjang
operasional perusahaan.
- sistem otorisasi yang dibuat
perusahaan telah dijalankan
dengan baik. Tidak terdapat
pihak yang menjalankan
tugasnya melebihi wewenang
dan tanggung jawab yang
seharusnya dijalankan
- dokumen yang digunakan sudah cukup lengkap
- perusahaan memiliki tempat
penyimpanan khusus untuk
menyimpan dokumen
perusahaan
- Co
mpl y
4 4. Informasi dan komunikasi :
Informasi dan komunikasi sudah seharusnya tersampaikan dengan baik kepada setiap karyawan yang ada di perusahaan. Informasi
mencakup tentang data-data
karyawan seperti, daftar riwayat hidup karyawan, daftar absensi karyawan, surat golongan gaji karyawan, surat pengangkatan
karyawan, serta surat
pemberhentian karyawan.
Sedangkan komunikasi mencakup tentang pemahaman karyawan mengenai kebijakan perusahaan, tugas dan tanggung jawab yang
seharusnya dikerjakan oleh
karyawan
- Informasi berupa data
karyawan yang meliputi daftar riwayat hidup, golongan gaji karyawan disimpan oleh VP
finance, HRD and
administration. Sehingga
apabila terjadi penambahan data
atau pengubahan data, hal
tersebut harus melalui VP
finance, HRD and
administration.
- Bagian HRD menjelaskan kepada setiap karyawan baru mengenai hak dan kewajiban karyawan. Kewajiban karyawan
mencakup tugas kerja
karyawan, lokasi kerja
karyawan, waktu kerja
karyawan, tata tertib perusahaan
yang harus di taati
karyawan,serta sanksi yang
com ply
diberikan atas pelanggaran
kerja. Bagian HRD juga
menjelaskan tentang hak
karyawan yaitu gaji dan
tunjangan
5 5. Pemantauan :
proses menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada waktu tertentu. Pemantauan melibatkan
penilaian, rancangan dan
pengoperasian pengendalian dan
menjadi dasar dari sebuah
evaluasi lalu melakukan tindakan perbaikan.
Pemantauan yang dilakukan
perusahaan meliputi :
1. Data karyawan
VP finance, HRD and
administration melakukan
pemantauan atas seluruh data karyawan untuk memastikan bahwa karyawan yang telah keluar, tidak terhitung dalam
pembagian gaji. Aktifitas
pemantauan juga dilakukan
untuk memastikan bahwa
pengendalian internal yang ada di perusahaan telah berjalan dengan baik
2. Kinerja
karyawan
Perusahaan memiliki quisioner yang wajib di isi oleh para peserta training yang diadakan oleh perusahaan. Hal ini dapat menjadi evaluasi bahwa training yang diadakan bermanfaat atau tidak bagi karyawan, serta sebagai bahan untuk pihak HRD
dalam mengadakan training
berikutnya.
- Co
mpl y
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil observasi di PT. Sigma Energy Compressindo ditemukan bahwa pelaksanaan penggajian sudah cukup baik namun masih terdapat beberapa kelemahan yang ditemukan, seperti pada proses absensi tidak ada yang bertugas mengecek hasil absensi yang dilakukan oleh bagian HRD. Tidak adanya absensi pada saat jam makan siang. Pencatatan absensi hanya mencatat kehadiran saja tidak mencatat jam hadir karyawan. Selain itu pada proses perhitungan gaji, perhitungan potongan pajak dicatat pada dokumen yang terpisah dari dokumen slip gaji.
Dari hasil evaluasi yang dilakukan penulis, secara keseluruhan pengendalian internal yang dilakukan perusahaan telah sesuai dengan komponen pengengdalian internal yang dibuat oleh COSO..
Saran yang diberikan dari hasil observasi yang dilakukan penulis adalah :
a. Pada prosedur pencatatan absensi perusahaan direkomendasikan untuk merubah prosedur
absensi yang dilakukan oleh bagian HRD menjadi, masing-masing karyawan melakukan absensi sendiri dengan menulis jam masuk dan menandatangani daftar absennya. Lalu bagian HRD melakukan pengecekan absen setiap harinya. Selain itu sebaiknya perusahaan juga mambuat jadwal absensi saat makan siang. Sehhingga karyawan tidak ada yang pulang dan tidak kembali ke perusahaan.
b. Perusahaan harusnya mencantumkan perhitungan potongan pajak pada slip gaji karyawan
c. Perusahaan dapat melakukan perbaikan fungsi verifikasi hasil perhitungan gaji yang dilakukan oleh bagian finance atau perusahaan dapat menambah bagian payroll untuk menghitung gaji karyawan dan bagian finance yang mentransfer gaji.
d. Sebaiknya perusahaan menambahkan fungsi pengawasan internal audit untuk dapat
mengetahui kelemahan-kelemahan pada sistem pengendalian internal yang diterapkan perusahaan
REFERENSI
Anastasia Diana, Lilis Setiawati. (2012). Sistem Informasi Akuntansi, Perancangan, Proses dan Penerapan. Edisi I. Yogyakarta: Andi Yogyakarta
Arens, Elder, Beasley . (2010). Auditing and Assurance Service An Integrated Approach, 14th Global Edition. Upper Saddle River : Pratice Hall, Inc.
Boynton, C.W., Raymond, N.J., Walter, G.K. (2003). Modern Auditing 8th Edition. Jakarta: Erlangga COSO. International Control Integrated Frame Work, Edition in two volumes, Comitte of Sponsoring Organization of The Tradeaway Commission, July 1997
Gondodiyoto, S. (2007). Audit sistem informasi dengan pendekatan COBIT. Jakarta : Yayasan Pustaka Nusantara
http://sinerco.co.id diakses pada tanggal 23 maret 2014
Institut Akuntan Publik Indonesia; (2011). Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Jakarta: Salemba Empat
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
Rama, D.V.,Jones, F.L .(2008). Sistem Informasi Akuntansi buku 1. Jakarta : Salemba Empat
Romney, Marshall B. (2009). Accounting Information System Edisi 11. New jersey : Pearson Education.
Sawyer , Dittenhofer, dan Scheiner. (2005). Internal Auditing. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., dan Keiso, Donald E. (2010). Accounting Princilpes 9. Asia: John Wiley and Sons (Asia) Pte Ltd.
RIWAYAT PENULIS
Tomy Johnny lahir di kota Bandar Lampung 30 oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ekonomi Akuntansi pada tahun 2014. Penulis aktif di organisasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi pada divisi web,design and merchandice, selain itu aktif juga pada organisasi Student Advisory Center - Binus University sebagai Buddy Coordinator.
