JABATAN BENDAHARI
GARIS PANDUAN PENGURUSAN AKAUN
AMANAH
UPSI (ISO)/BEN/P03/GP01
DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH :
NAMA : NOOR HAFIZAH BT ABD
GANI
NAMA : HJ MOHAMAD NAJIB BIN HJ
MOHAMED
JAWATAN : PENOLONG BENDAHARI JAWATAN : TIMBALAN BENDAHARI
KANAN
TARIKH : 1 JULAI 2019 TARIKH : 1 JULAI 2019
BIL KANDUNGAN MUKASURAT
1 Punca Kuasa Penubuhan Akaun Amanah 2 2 Objektif Penubuhan Akaun Amanah 2 3 Peraturan Am
3.1 Definasi 3
3.2 Kuasa Melulus 9
4 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah
4.1 Penubuhan Akaun Amanah 9
4.2 Surat Arahan Akaun Amanah 11
4.3 Jawatankuasa Pemegang Amanah 12 5 Pengendalian Akaun Amanah
5.1 Pematuhan kepada Peraturan Kewangan 16 5.2 Penyelenggaraan Rekod-rekod Kewangan 16
5.3 Urusan Terimaan 17
5.4 Urusan Bayaran 18
5.5 Penyata Tahunan 20
5.6 Penutupan Akaun Amanah 20
6 Penutup 21
1. PUNCA KUASA PENUBUHAN AKAUN AMANAH
1.1. Seksyen 39 & 40 Akta Universiti dan Kolej Universiti (Pindaan 2009).
1.2. Perkara 33, Bab 4 Peraturan Kewangan dan Perakaunan, Universiti Pendidikan Sultan Idris (PKPU UPSI).
1.3. Secara konsep, akaun amanah merupakan akaun dalam sistem kewangan Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi sesuatu maksud amanah yang nyata dan jelas dan memastikan kawalan dilakukan dengan sebaik mungkin supaya memenuhi matlamat penubuhannya.
2. OBJEKTIF PENUBUHAN AKAUN AMANAH
2.1 Objektif penubuhan akaun amanah adalah seperti berikut :-
a) Bagi membolehkan pengendalian dan pentadbiran akaun amanah tersebut dibuat secara berasingan dan mengikut tujuan, objektif dan matlamat program/aktiviti yang telah ditetapkan.
b) Bagi membolehkan setiap program / aktiviti yang dijalankan mempunyai wang sendiri (self-financing) dan tidak bergantung kepada peruntukan wang mengurus UPSI.
3. PERATURAN AM
3.1 Definisi
a) Kumpulan Wang Amanah
Semua wang dan harta yang diterima daripada pihak-pihak tertentu tertakluk kepada maksud amanah dan digunakan mengikut terma-terma amanah. Perbelanjaan kumpulan wang ini adalah berasaskan tunai yang diterima.
b) Surat Arahan Akaun Amanah
i) Surat Arahan Akaun Amanah Induk
Bermaksud Arahan bagi Akaun Amanah Induk berkenaan yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU), setelah diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK).
ii) Surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari
Bermaksud Arahan bagi Akaun Amanah Subsidiari yang diluluskan oleh Bendahari Universiti.
c) Jawatankuasa Pemegang Amanah
i) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk
Jawatankuasa Induk pengurusan keseluruhan akaun amanah yang ditubuhkan untuk tujuan mengawasi perlaksanaan aktiviti semua Akaun Amanah.
i. Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari
Jawatankuasa yang ditubuhkan bagi setiap Akaun Amanah Subsidiari yang ditubuhkan untuk tujuan mengawasi perlaksanaan aktiviti di bawah Akaun Amanah Subsidiari berkenaan.
d) Urusetia Akaun Amanah
Urusetia Akaun Amanah ialah urusetia di Unit Kumpulan Wang, Jabatan Bendahari yang mengendalikan keseluruhan pengurusan akaun amanah di UPSI.
e) Pusat Tanggungjawab (PTj)
Pusat Tanggungjawab iaitu Jabatan, Fakulti, Institut, Pusat dan sebagainya. Ketua PTj adalah Ketua Jabatan, Dekan, Pengarah dan sebagainya yang berkaitan.
f) Jabatan Bendahari
Jabatan yang bertanggungjawab menguruskan hal-hal kewangan UPSI.
g) Laporan Bulanan Jabatan Bendahari
Laporan yang dikeluarkan setiap bulan oleh Jabatan Bendahari yang mengandungi semua urus niaga yang diperakaunkan oleh Jabatan Bendahari pada bulan tersebut.
h) Jenis–jenis Akaun Amanah Induk
1) Akaun Amanah Penyelidikan
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan penyelidikan.
2) Akaun Amanah Pelajar
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan aktiviti pelajar, kebajikan dan pembangunan pelajar.
3) Akaun Amanah Fakulti/PTj
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan tertentu di setiap Fakulti/PTj. Bagi Akaun Amanah Fakulti/PTj terdapat satu (1) kumpulan Surat Arahan Akaun Amanah (S.A.A) dan satu (1) kumpulan Pemegang Amanah untuk semua Akaun Amanah Fakulti/PTj berkenaan yang terdiri daripada Dekan/Pengarah, Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah dan Penolong Pendaftar.
4) Akaun Amanah Endowmen
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan endowmen.
5) Akaun Amanah Asrama
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan pentadbiran asrama.
6) Akaun Amanah Perundingan
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan perundingan.
7) Akaun Amanah Pinjaman Staf
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan pinjaman staf.
8) Akaun Amanah Pengkomersilan
Akaun dalam sistem kewangan UPSI yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi tujuan pengkomersilan.
9) Akaun Amanah Khas
Akaun Amanah selain daripada akaun amanah yang tersebut di atas yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti, setelah diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) UPSI.
i) Akaun Amanah Subsidiari
Akaun Amanah kecil yang ditubuhkan di bawah jenis akaun amanah Induk di perenggan 3.1(h). Akaun Amanah Subsidiari terdiri daripada dua (2) kategori iaitu:
1) Akaun Amanah Subsidiari Berterusan
Akaun Amanah yang berbentuk berterusan, bukan sementara dan bertempoh jangka panjang.
2) Akaun Amanah Subsidiari One-Off
Akaun Amanah yang berbentuk sementara dan bertempoh jangka pendek.
3.2 Kuasa Melulus
a) Akaun Amanah Induk
Kuasa melulus untuk penubuhan Akaun Amanah Induk adalah Lembaga Pengarah Universiti (LPU).
b) Akaun Amanah Subsidiari
Kuasa melulus untuk penubuhan Akaun Amanah Subsidiari adalah Bendahari UPSI.
4.0 TATACARA PENGURUSAN AKAUN AMANAH
4.1 Penubuhan Akaun Amanah
4.1.1 Penubuhan Akaun Amanah Induk
a) Permohonan untuk menubuhkan Akaun Amanah hendaklah dikemukakan kepada Urusetia Akaun Amanah di Jabatan Bendahari dengan mengemukakan :
i) Surat Arahan Akaun Amanah Induk (termasuk cadangan Pemegang Amanah) seperti di Lampiran 1.
ii) Dokumen sokongan termasuk MoU / MoA / minit atau kertas kerja dan lain-lain dokumen yang berkaitan;
b) Urusetia Akaun Amanah di Jabatan Bendahari akan menyediakan kertas kerja kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) UPSI untuk perakuan, sebelum diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU).
4.1.2 Penubuhan Akaun Amanah Subsidiari
a) Permohonan membuka Akaun Amanah Subsidiari perlu dibuat oleh pemegang amanah yang terlibat dengan aktiviti / program yang akan dijalankan.
b) Permohonan perlu dibuat melalui Ketua PTj dan permohonan tersebut perlu dikemukakan kepada Unit Kumpulanwang, Jabatan Bendahari bersama Borang Permohonan Membuka Akaun Amanah dan Surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari untuk disemak dan diluluskan oleh Bendahari. Contoh Borang Permohonan Membuka Akaun Amanah dan Surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari adalah seperti di Lampiran 2.
c) Perkara-perkara yang perlu disertakan bersama permohonan pembukaan akaun amanah subsidiari terdiri daripada :-
i) Kertas Kerja aktiviti / program.
ii) Anggaran pendapatan dan cadangan perbelanjaan aktiviti / program.
iii) Senarai Akaun Amanah di bawah kawalan setiap pemegang amanah. Universiti menetapkan seorang pemegang amanah tidak boleh memiliki lebih dari 3 Akaun Amanah di bawah kawalannya; kecuali bagi kes Akaun Amanah Fakulti/PTj yang mempunyai satu (1) kumpulan pemegang amanah seperti di klausa 3.1 (h)(3). Selain itu, dalam kes-kes tertentu Jabatan Bendahari boleh membenarkan seorang pemegang amanah mempunyai lebih dari 3 Akaun Amanah di bawah kawalannya tertakluk kepada permohonan oleh pemohon dan justifikasi yang diberikan kepada Jabatan Bendahari.
d) Selepas penubuhan Akaun Amanah Subsidiari berkenaan diluluskan oleh Bendahari, Unit Kumpulan Wang Jabatan Bendahari akan membuat pendaftaran kod projek khusus bagi Akaun Amanah Subsidiari tersebut.
e) Para pemegang amanah akan dimaklumkan melalui memo mengenai kod projek Akaun Amanah Subsidiari mereka supaya setiap urusan berkaitan kewangan di Jabatan Bendahari akan menggunakan kod projek tersebut.
f) Urusetia Akaun Amanah, Jabatan Bendahari akan melaporkan Akaun Amanah Subsidiari yang telah diluluskan oleh Bendahari di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk yang bermesyuarat dua (2) kali setahun untuk perakuan.
Carta Alir dan Proses Kerja Penubuhan Akaun Amanah Subsidiari UPSI adalah seperti di Lampiran 3.
4.2 Surat Arahan Akaun Amanah
a) Setiap jenis akaun amanah, sama ada Akaun Amanah Induk atau Akaun Amanah Subsidiari mempunyai Surat Arahan Akaun Amanahnya sendiri. Akaun-akaun Amanah Subsidiari turut mempunyai Surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari mengikut jenis Akaun Amanah Induk seperti yang terdapat di perenggan 3.1(h).
b) Kandungan Surat Arahan Akaun Amanah antara lain adalah seperti berikut : i. Nama Akaun Amanah
ii. Tujuan Akaun Amanah
iii. Jawatankuasa Pemegang Amanah iv. Pengawalan Akaun Amanah
v. Sumber kewangan dan penggunaan wang di dalam Akaun Amanah
vi. Penutupan Akaun Amanah
vii. Tarikh kuatkuasa Surat Arahan Akaun Amanah
c) Pengendalian operasi sesuatu akaun amanah adalah tertakluk kepada Surat Arahan Akaun Amanah dan lain-lain garis panduan Universiti yang berkuat kuasa. Walau bagaimanapun, sekiranya penaja ada menyatakan terma-terma dan syarat-syarat sumbangan secara bertulis, terma dan syarat itu hendaklah diikuti.
4.3 Jawatankuasa Pemegang Amanah
4.3.1 Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk
a) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk hendaklah ditubuhkan dan dianggotai oleh pegawai-pegawai berikut:
i. Timbalan Naib Canselor (P&I) - Pengerusi ii. Pendaftar
iii. Bendahari
iv. Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Inovasi (PPP&I)
v. Dekan
vi. Timbalan Pendaftar Kanan (HEPA) vii. Penolong Bendahari - Setiausaha
b) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk adalah diwujudkan dengan fungsi dan tanggungjawab seperti berikut :
i. Mengesah / melulus dan memastikan dasar dan tatacara berhubung dengan penerimaan dan penggunaan wang di dalam semua akaun amanah selaras dengan tujuan penubuhan akaun amanah tersebut seperti yang dinyatakan di dalam Surat Arahan Akaun Amanah;
ii. Memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan semua akaun amanah berkenaan disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Surat Arahan Akaun Amanah, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Garis Panduan berkaitan;
iii. Melulus / mengesah / memastikan anggaran bajet bagi aktiviti Akaun Amanah Induk;
iv. Memastikan Akaun Amanah Induk senantiasa berbaki kredit.
c) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk perlu mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dan korum perlu sekurang-kurangnya empat (4) orang ahli termasuk Bendahari/wakil.
d) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk adalah bersama-sama turut bertanggungjawab bagi pengendalian semua akaun amanah di UPSI.
e) Sekiranya terdapat pertukaran di kalangan ahli Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk akibat perubahan atau penamatan jawatan, Urusetia Akaun Amanah perlulah membuat pindaan terhadap Surat Arahan Akaun Amanah Induk.
f) Selain daripada fungsi dan tanggungjawab di atas, fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk boleh ditambah bergantung kepada keperluan semasa semua akaun amanah berkenaan.
4.3.2 Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari
a) Setiap Akaun Amanah Subsidiari memerlukan tiga (3) orang
terlibat secara langsung dengan program/aktiviti yang akan dijalankan. Pemegang amanah ini adalah terdiri daripada Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari. Bagi Akaun Amanah di peringkat PTj, Pengerusi pemegang amanah hendaklah terdiri daripada Ketua PTj manakala Setiausaha dan Bendahari terbuka kepada mana-mana pegawai di PTj tersebut.
b) Tanggungjawab Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari adalah:-
i. Memutuskan dasar dan tatacara berhubung dengan penggunaan wang di dalam akaun amanahnya selaras dengan tujuan, objektif dan matlamat akaun amanah tersebut.
ii. Mengawasi supaya Akaun Amanah Subsidiarinya sentiasa
berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan pada setiap
masa. Sekiranya akaun amanah berbaki debit, Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan sumber-sumber kewangan bagi menampung baki debit berkenaan.
iii. Bertanggungjawab mengesahkan setiap pengeluaran wang dari Akaun Amanah Subsidiari berkenaan dengan menandatangani setiap arahan pembayaran yang dikemukakan kepada Jabatan Bendahari.
iv. Perincian lanjut tugas-tugas pemegang amanah, terutamanya Bendahari Akaun Amanah adalah seperti berikut :-
1. Menyediakan pelan perancangan kewangan keseluruhan Akaun Amanah tersebut.
2. Menyediakan senarai perincian pendapatan dan perbelanjaan yang perlu untuk aktiviti tersebut.
3. Membuat tindakan mendapatkan yuran penyertaan / sumbangan / tajaan bagi akaun amanah sebelum aktiviti dijalankan iaitu :
(a) Menyediakan surat sumbangan / tajaan.
(b) Menyediakan sebutharga penyertaan dan makluman tuntutan bayaran kepada para peserta / agensi terlibat.
(c) Menghantar ke Jabatan Bendahari dokumen-dokumen tuntutan bayaran seperti Pesanan Belian (P/O) / Pesanan Tempatan (L/O) untuk penyediaan bil hutang.
(d) Menyerahkan penerimaan bayaran sama ada melalui cek, wang tunai dan wang pos ke Jabatan Bendahari untuk dilaraskan masuk ke akaun amanah yang berkaitan.
4. Membuat senarai semak penerimaan dan memantau semua amaun terimaan bagi akaun amanah tersebut. 5. Membuat tindakan susulan bagi tuntutan hutang dari
peserta/organisasi yang terlibat dengan akaun amanah tersebut.
6. Memastikan semua prosedur perolehan yang berkuatkuasa di UPSI dipatuhi semasa membuat perolehan.
7. Mendapatkan sebutharga bagi semua perbelanjaan seperti penginapan / makanan / bekalan dan sebagainya dan memastikan semua perbelanjaan tersebut dalam anggaran yang ditetapkan serta melibatkan kos yang paling rendah/munasabah dan sesuai dengan aktiviti yang dilaksanakan.
8. Membuat senarai semak perbelanjaan dan memantau semua amaun perbelanjaan.
9. Mengesahkan setiap pembayaran keluar.
10. Memantau kedudukan kewangan bagi aktiviti yang akan / telah dijalankan dari semasa ke semasa sehingga penutupan akaun amanah.
c) Sekiranya terdapat pertukaran ahli Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari akibat perubahan atau penamatan jawatan, Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari perlulah membuat pindaan terhadap surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari dengan mengisi borang seperti di Lampiran 4.
5.0 PENGENDALIAN AKAUN AMANAH
5.1 Pematuhan kepada Peraturan Kewangan
a) Pengendalian akaun amanah hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma Surat Arahan Akaun Amanah, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti Pendidikan Sultan Idris (PKPU UPSI), peraturan-peraturan kewangan lain yang berkaitan dengan akaun amanah dan apa-apa surat arahan lain yang dikeluarkan oleh Universiti dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun, sekiranya penaja ada menyatakan terma-terma dan syarat-syarat sumbangan secara bertulis, terma dan syarat itu hendaklah diikuti.
b) Akaun amanah yang diwujudkan hendaklah direkodkan sebagai ekuiti.
5.2 Penyelenggaraan Rekod-rekod Kewangan
a) Penyelenggaraan rekod-rekod kewangan bagi semua Akaun Amanah Induk dan Akaun Amanah Subsidiari di UPSI diuruskan oleh Unit Kumpulanwang, Jabatan Bendahari dan segala rekod transaksi adalah melalui Sistem MyFIS.
b) Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk dan Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari hendaklah menyelenggara rekod-rekod kewangan dengan lengkap dan teratur.
c) Rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan Jabatan yang dibeli melalui peruntukan Akaun Amanah hendaklah juga diselenggarakan berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil. 1/2009 - Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori Universiti dan Pekeliling Bendahari Bil.8/2009 - Garis Panduan Pengurusan Stok Universiti atau mana-mana Pekeliling atau Garis Panduan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun, PTj hendaklah memastikan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang dibeli dengan menggunakan peruntukan Akaun Amanah direkodkan secara berasingan;
d) Surat Arahan Akaun Amanah dan dokumen berkaitan pengendalian Akaun Amanah disimpan dengan teratur dan selamat.
e) Unit Kumpulanwang Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab untuk memantau/menyelia kewangan Akaun-Akaun Amanah di UPSI dengan menyemak penyata kewangan akaun-akaun tersebut pada setiap akhir bulan.
5.3 Urusan Terimaan
a) Semua terimaan atau pendapatan untuk akaun-akaun amanah hendaklah dibuat melalui cek / bank draf / wang pos yang berpalang dan dibayar atas nama Bendahari UPSI. Semua terimaan termasuk tunai perlu diserahkan ke kaunter Pejabat Am Bendahari.
b) Semua terimaan hendaklah berserta dokumen yang lengkap (contohnya surat daripada PTj dan penaja) dan pemegang amanah perlu menyatakan dengan tepat nombor kod projek Akaun Amanah semasa menghantar semua terimaan ke Jabatan Bendahari bagi memastikan terimaan-terimaan tersebut dikreditkan ke kod projek yang betul.
5.4 Urusan Bayaran
a) Bayaran-bayaran daripada peruntukan akaun amanah hanyalah untuk projek/program/aktiviti yang dibenarkan oleh Surat Arahan Akaun Amanah sahaja.
b) Semua tatacara perolehan dalam Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Bendahari serta Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPSI perlulah dipatuhi semasa membuat perolehan berkaitan urusan Akaun Amanah.
c) Semua urusan bayaran hendaklah mematuhi sepenuhnya tatacara pembayaran dalam Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Bendahari serta Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPSI.
d) Segala perbelanjaan atau pembayaran daripada akaun amanah perlu
diperakukan oleh semua pemegang amanah serta disahkan oleh Ketua PTj atau wakil yang dilantiknya secara bertulis beserta minit mesyuarat atau perakuan ke atas persetujuan pembayaran atau perolehan yang dibuat bagi maksud sebagaimana di Surat Arahan Amanah (SAA). Jabatan Bendahari akan memastikan bahawa segala perbelanjaan adalah selaras dengan penubuhan sesuatu akaun dan dibenarkan dalam Surat Arahan Akaun Amanah sahaja sebelum bayaran dapat diluluskan.
e) Semua catatan bayaran dalam rekod kewangan akaun amanah hendaklah dilengkapkan dengan nombor-nombor rujukan yang sesuai seperti nombor baucer, jernal dan sebagainya.
f) Pegawai yang menandatangani atau mengesahkan baucer bayaran hendaklah berpuas hati bahawa :
i) Butiran perbelanjaan atau aktiviti itu adalah dibenarkan dalam Surat Arahan Akaun Amanah berkenaan.
ii) Perbelanjaan itu telah diluluskan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah atau apa-apa kaedah lain seperti yang telah ditetapkan di dalam Surat Arahan Akaun Amanah.
iii) Perbelanjaan itu adalah mengikut peraturan, kadar yang dipersetujui oleh penaja, kadar yang berkuat kuasa atau kadar yang sesuai mengikut profesion, kelayakan dan pengalaman penerima bayaran.
iv) Semua pembayaran atau perbelanjaan adalah dibuat berdasarkan baki tunai terkini serta mengambilkira tanggungan perbelanjaan (jika ada) dalam Akaun Amanah tersebut. Mekanisme pengawalan kewangan ini dilakukan untuk memastikan tidak ada Akaun Amanah yang terlebih belanja atau berbaki debit.
g) Jika ada pembelian yang dibuat tetapi tidak dinyatakan dalam Surat Arahan Akaun Amanah, permohonan perlulah dibuat ke Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk untuk pertimbangan dan kelulusan.
h) Sekiranya Surat Arahan Akaun Amanah membenarkan penggunaan Akaun Amanah untuk perjalanan ke luar negara, apa-apa perjalanan ke luar negara menggunakan Akaun Amanah tersebut perlulah selaras dengan
Garis Panduan dan Surat Pekeliling dan/atau mana-mana peraturan yang berkuatkuasa di UPSI dari semasa ke semasa berkaitan perjalanan ke luar negara.
5.5 Penyata Tahunan
Penyata Tahunan perlu disediakan bagi semua Akaun Amanah pada setiap tahun sebagai jadual sokongan kepada Penyata Kewangan UPSI yang dikemukakan kepada pihak Jabatan Audit Negara/Audit Luar untuk diaudit. Penyata Akaun Amanah akan dikemukakan kepada pihak penyumbang pada bila-bila masa diperlukan.
5.6 Penutupan Akaun Amanah
a) Akaun Amanah Induk akan ditutup sekiranya terdapat keperluan selepas dirujuk kepada Jawatankuasa Pemegang Amanah Induk, diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) UPSI dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU).
b) Akaun Amanah Subsidiari Berterusan akan ditutup sekiranya ia didapati tidak aktif dalam tempoh satu (1) tahun.
c) Akaun Amanah Subsidiari One-off akan ditutup selepas enam (6) bulan dari tarikh tamat aktiviti/program yang terdapat dalam Surat Arahan Akaun Amanah Subsidiari.
d) Permohonan secara bertulis oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari perlu diajukan kepada Unit Kumpulanwang, Jabatan Bendahari untuk sebarang penangguhan atau perlanjutan aktiviti bagi mengelakkan akaun amanah tersebut ditutup.
e) Sekiranya didapati Akaun Amanah Subsidiari sudah tamat tempoh atau tidak aktif mengikut masa di para b) dan c) di atas, tindakan berikut akan diambil:-
i) Unit Kumpulanwang, Jabatan Bendahari akan bertindak mengemukakan memo pengesahan penutupan kepada Jawatankuasa Pemegang Amanah Subsidiari yang terbabit.
ii) Sekiranya tiada permohonan bertulis untuk penangguhan atau perlanjutan tempoh program / aktiviti akaun amanah tersebut, ianya akan ditutup oleh Jabatan Bendahari.
iii) Baki (jika ada) dalam akaun amanah perlu dikembalikan kepada pihak penyumbang sepertimana yang dinyatakan di dalam dokumen perjanjian atau Surat Arahan Akaun Amanah. Sekiranya dokumen perjanjian atau Surat Arahan Akaun Amanah tidak menetapkan cara pengagihan, baki akaun amanah akan dikreditkan ke akaun yang ditetapkan oleh UPSI selaras dengan Perkara 9.3 Surat Arahan Akaun Amanah.
Carta Alir dan Proses Kerja Penutupan Akaun Amanah UPSI adalah seperti di
Lampiran 5.
6.0 PENUTUP
Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah ini hendaklah dibaca bersekali dengan semua peraturan kewangan UPSI yang
