GARIS PANDUAN PENGURUSAN DANA ENDOWMEN UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN
MALAYSIA (UTHM)
1.0 PENDAHULUAN
Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada staf Universiti berkaitan pengurusan dana endowmen yang melibatkan proses penerimaan dan pengeluaran dana dari tabung Endowmen UTHM
2.0 TAKRIFAN
2.1 Endowmen atau Al-Waqaf ialah aset kewangan yang didermakan kepada institusi yang tidak berteraskan keuntungan samada dalam bentuk wang tunai, saham, tabung pelaburan atau harta modal yang cara-cara penggunaanya telah dipersetujui bersama-sama.
2.2 Endowmen boleh diterima dalam pelbagai bentuk samada wang ringgit, saham- saham pelaburan, aset, pembinaan bangunan dan infrastuktur, keuntungan pelaburan dan atauapa-apa bentuk sumbangan endowmen yang telah dipersetujui bersama.
3.0 PENTADBIRAN TABUNG ENDOWMEN UNIVERSITI
3.1 Urustadbir Tabung Endowmen
Tabung Endowmen Universiti ini akan ditadbir oleh dua jawatankuasa seperti berikut:
1. Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen Universiti
2. Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen Universiti
3.3 Fungsi dan Tanggungjawab Jawatankuasa
3.3.1 Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen adalah seperti berikut:
1) Menentukan, mengesahkan dan memastikan pengurusan endowmen mematuhi misi dan matlamat Universiti.
2) Mewujudkan, menetapkan dan mengkaji dasar, perancangan, peraturan dan sumber untuk mencapai matlamat penubuhan endowmen.
3) Membuat keputusan ke atas semua perkara yang mungkin mewujudkan kesan kewangan yang ketara, atau yang isu-isu lain yang memberi kesan kepada endowmen Universiti.
4) Meluluskan strategi penambahan dana endowmen dan memastikan perancangan adalah relevan dan mengikut peredaran zaman.
5) Meluluskan belanjawan tahunan, laporan tahunan, akaun atau apa-apa laporan lain sebelum diterbitkan.
6) Mempunyai kuasa untuk menubuhkan jawatankuasa baharu dan melantik mana-mana orang bagi membantu Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen Universiti dalam pengurusan endowmen.
7) Mempunyai kuasa untuk melantik Ahli atau Ahli Turut Hadir dalam Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen Universiti bagi membantu dalam pengurusan endowmen.
8) Mewujudkan dan mengkaji Terma Rujukan (Term of Reference) bagi Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen Universiti atau jawatankuasa baharu yang ditubuhkan.
9) Bertanggungjawab dalam semua aktiviti yang telah diluluskan bagi pengumpulan dan penggunaan dana.
10) Mengurus dan memastikan perolehan dana dibuat mengikut prosedur dan peraturan Universiti serta mengikut persetujuan bersama pihak penderma.
11) Meluluskan had pengeluaran dan penggunaan dana endowmen Universiti.
12) Memantau dan mengurus prestasi dana endowmen seperti yang dipersetujui dalam strategi dan Key Performance Index (KPI) bagi Universiti.
13) Meluluskan pengeluaran dan penggunaan dana bagi membiayai kos pengurusan dan operasi serta aktiviti endowmen yang telah diluluskan oleh Universiti terhad kepada nilai RM50,000.00 ke atas (>RM50,000.00).
3.3.2 Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen adalah seperti berikut:
1) Merancang strategi dan melaksanakan inisiatif-inisiatif endowmen bagi mencapai dasar-dasar atau matlamat yang telah ditetapkan.
2) Merangka polisi, peraturan dan garis panduan berhubung tatacara pengurusan, perakaunan dan pengauditan akauan amanah endowmen.
3) Memastikan segala terimaan dan perbelanjaan yang dibuat kepada, dan dari, Akaun Amanah Endowmen diperakaunkan di Pejabat Bendahari Universiti dengan betul dan sempurna.
4) Bertanggungjawab dalam penyediaan laporan dan penyata seperti ditetapkan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen.
5) Memupuk dan membangunkan hubungan masyarakat, global dan antarabangsa berhubung dengan inisiatif endowmen Universiti.
6) Meluluskan pengeluaran dan penggunaan dana bagi membiayai kos pengurusan dan operasi serta aktiviti endowmen yang telah diluluskan oleh Universiti terhad kepada nilai RM50,000.00 ke bawah (<RM50,000.00).
7) Meluluskan pembayaran insentif kepada pegawai yang terlibat dengan pemasaran dan promosi endowmen Universiti tertakluk kepada had kelulusan yang dibenarkan
4.0 SUMBER TABUNG ENDOWMEN
Sumber Tabung Endowmen diperolehi melalui:
1. Sumbangan / derma daripada orang perseorangan, syarikat dan juga termasuk dari kalangan staf Universiti.
2. Dana penyelidikan bersama daripada pihak luar.
3. Apa-apa bentuk sumber kewangan yang dipersetujui oleh Lembaga Pengarah Universiti seperti penyediaan bangunan, peralatan penyelidikan dan lain-lain.
5.0 TATACARA PENGGUNAAN DANA ENDOWMEN
5.1 Membiayai aktiviti-aktiviti yang melibatkan penyelidikan dan inovasi.
5.2 Membiayai aktiviti-aktiviti yang berteraskan kepada kebajikan pelajar UTHM.
5.3 Membiayai kos berkaitan pembetukan Kursi Profesor seperti membayar elaun dan aktiviti penyelidikan.
5.4 Membiayai insentif pencapaian pegawai yang terlibat dengan penjanaan dana endowmen tertakluk kepada kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah Universiti.
5.5 Membiayai kos pengurusan dan operasi berkaitan endowmen (tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen Universiti / Jawatankuasa baharu yang ditubuhkan).
5.6 Membiayai aktiviti yang difikirkan sesuai tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen Universiti.
7.0 PELAPORAN
7.1 Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen hendaklah melaporkan setiap tahun kepada Lembaga Pengarah Universiti.
7.2 Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen hendaklah melaporkan setiap tahun kepada Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen.
8.0 SEKRETARIAT PENGURUSAN ENDOWMEN UNIVERSITI
Sekretariat bagi pengurusan endowmen Universiti ditempatkan di bawah Pejabat Penolong Naib Canselor (Kelestarian Kewangan).
9.0 PENGURUSAN TABUNG ENDOWMEN
9.1 Akaun Tabung Endowmen ini diselenggara oleh Pejabat Bendahari. Semua penerimaan dan pembayaran tunai hendaklah dibuat melalui Pejabat Bendahari. Wakil dari Fakulti/ Jabatan/ Bahagia tidak dibenarkan untuk membuka akaun bank sendiri untuk tujuan penerimaan atau bayaran.
9.2 Semua terimaan dalam bentuk kewangan boleh dibuat melalui cek, bank draf, wang pos atau kiriman wang berpalang hendaklah dibuat atas nama UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA.
9.3 Semua dokumen berkaitan sumbangan hendaklah dialamatkan kepada Sekretariat Endowmen Universiti, Pejabat Pengurusan Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan (ORICC), UTHM.
10.0 PROSEDUR PENERIMAAN DANA ENDOWMEN UNIVERSITI
10.1 Semua makluman penerimaan dari penderma sama ada dari Fakulti ataupun PTj perlu melalui Sekretariat Endowmen Universiti. Penderma boleh menggunakan Borang Sumbangan Dana Endowmen yang disediakan.
10.2 Sumbangan yang diterima akan direkodkan dan diagihkan mengikut jenis sumbangan sama ada tunai ataupun bentuk barangan.
10.3 Penerimaan sumbangan dalam bentuk barangan akan diagihkan terus kepada sasaran penerima untuk sumbangan tersebut.
10.4 Penerimaan sumbangan dalam bentuk wang tunai pula akan diserahkan kepada Bendahari untuk dimasukkan ke dalam Tabung Endowmen dan juga pengeluaran resit.
10.5 Pihak urusetia akan bertanggungjawab untuk menyediakan surat penghargaan kepada penderma. Carta Alir Penerimaan Dana Endowmen Universiti seperti di Lampiran 1.
11.0 PROSEDUR PERMOHONAN DANA ENDOWMEN UNIVERSITI
11.1 Pemohon perlu mengemukakan Borang Permohonan Dana Endowmen kepada Sekretariat Endowmen Universiti.
11.2 Permohonan akan disaring di peringkat urusetia sebelum dibawa masuk ke dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen atau Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen untuk proses kelulusan.
11.3 Surat tawaran atau salinan perjanjian akan dikeluarkan untuk permohonan yang telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen atau Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen.
11.4 Permohonan perlulah mengemukakan borang-borang permohonan yang berkaitan pembelian mengikut sistem kewangan yang sedia ada di Universiti dan diserahkan kepada pihak Urusetia Endowmen berdasarkan prosedur dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Carta Alir Permohonan Dana Endowmen Universiti seperti di Lampiran 2.
12.0 PENGAUDITAN
Tabung ini akan diaudit bersama-sama dengan akaun Universiti yang lain pada setiap tahun yang berakhir pada 31 Disember.
13.0 PENUTUPAN TABUNG ENDOWMEN UNIVERSITI
13.1 Tabung amanah ini boleh ditutup sekiranya:
1. Tujuan atau maksud penubuhannya sudah tidak bersesuaian dengan keadaan semasa.
2. Atas arahan Universiti.
13.2 Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti mempunyai kuasa untuk menutup akaun tersebut dan memindahkan bakinya (jika ada) ke mana-mana akaun Univeristi lain yang bersesuaian dengan mendapat persetujuan dari pihak-pihak yang berkepentingan.
14.0 PINDAAN
Garis panduan ini boleh dipinda dari semasa ke semasa dengan kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti bagi menambahbaik garis panduan yang dilaksanakan.
LAMPIRAN 1
CARTA ALIR PENERIMAAN DANA ENDOWMEN
Mula
Selesa i
Klasifikasi jenis sumbangan - Tunai
- Barangan
- Geran Penyelidikan
Kemasukkan data industri/ penyumbang Terima sumbangan Tunai Barangan Serahan - ORICC - Bendahari
Pengeluaran resit dari Bendahari
Surat Penghargaan
Laporan:
1. Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen
2. Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endwomen
3. Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
Agihan kepada sasaran penerima Barangan & rekod
Ya Tidak
LAMPIRAN 2
CARTA ALIR PERMOHONAN DANA ENDOWMEN
Ya
Tidak
Lengkap / Tidak Lengkap Terima Borang Permohonan Mula
Kelulusan
Keluarkan surat tawaran dan salinan perjanjian kepada Penderma
Serahkan dokumen perjanjian kepada Penderma
Selesai
Hantar dan rekod permohonan bayaran ke Bendahari
Mesyuarat Jawatankuasa Pemegang Amanah Endowmen / Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Amanah Endowmen Semak
Ya Tidak
Ya
Hantar dan rekod permohonan bayaran ke Bendahari
