APLIKASI PENCATATAN PERSEDIAAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN DENGAN METODE PERPETUAL (STUDI KASUS DI PERUSAHAAN PAKAIAN RAJUT KARIMAKE)

(1)

APLIKASI PENCATATAN PERSEDIAAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN

DENGAN METODE PERPETUAL

(STUDI KASUS DI PERUSAHAAN PAKAIAN RAJUT KARIMAKE)

INVENTORY, SALES, AND ORDER RECORDING APPLICATION

USING PERPETUAL METHOD

(CASE STUDY AT KARIMAKE KNIT CLOTHING COMPANY)

Amiennia Rektiani, Anak Agung Gde Agung, Renny Sukawati Prodi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom

amiennia06@gmail.com, agung@tass.telkomuniversity.ac.id, renny@tass.telkomuniversity.ac.id Abstrak

Karimake merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai pakaian rajut. Karimake menerapkan dua tipe produksi, yaitu make to stock atau produksi yang bertujuan untuk dijadikan stok di toko dan make to order atau produksi yang bertujuan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan. Masalah yang masih dihadapi oleh perusahaan Karimake adalah pemilik tidak dapat mengetahui jumlah persediaan produk jadi secara langsung ketika tidak berada di toko, serta pernah ditemukan ketidaksesuaian jumlah uang yang didapatkan dengan jumlah produk jadi yang terjual. Oleh sebab itu dibutuhkan pencatatan secara terkomputerisasi yang memudahkan dalam mengecek persediaan, penjualan, serta pesanan yang terjadi. Aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Aplikasi ini bertujuan untuk melakukan pencatatan penjualan produk jadi, pencatatan pesanan, pencatatan persediaan produk jadi, pembuatan kartu stok persediaan dengan metode average, dan menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, serta laporan penjualan. Terdapat beberapa fungsionalitas untuk mencapai tujuan tersebut yaitu kelola persediaan, kelola penjualan, kelola pesanan, kelola kartu stok persediaan, kelola laporan. Aplikasi ini dapat mencatat dan menghitung penjualan produk jadi, pesanan, persediaan produk jadi, membuat kartu stok persediaan dengan metode average, dapat menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, dan laporan penjualan. Kata kunci : Karimake, Aplikasi, Pencatatan, Perpetual, Kartu Stok Persediaan

Abstract

Karimake is manufacturing company which manufactures a wide range of knitwear. Karimake apply two types of production, make to stock or production that aims to become the stock and make to order or production that aims to fulfill orders from customers. Problems that still faced by the company is the owner couldn’t determine the amount of finished products directly when he’s not in the store, and they ever found differences between the amount of money they got and the amount of finished product they sold. Therefore, a computerized recording is needed to facilitate checking inventory, sales, and orders that occur. Inventory, sales, and order application using perpetual method was using programming language PHP and MySQL database. This application aims to record sales and inventory of finished products, order, make card stock inventory using average method, and display journal, general ledger, inventory report, and sales report. There is some functionality to achieve these objectives that is manage inventory, manage sales, manage orders, manage card stock inventory, and manage report. This application could record and calculate the sales of finished products, orders, inventories of finished products, could make card stock inventories using the average method, could display the journal, general ledger, inventory report, and sales report.

Keywords: Karimake, Application, Recording, Perpetual, Card Stock Inventory

1. Pendahuluan

Karimake ialah salah satu perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai pakaian rajut. Perusahaan ini tergolong perusahaan baru karena didirikan sejak tahun 2012. Karimake menerapkan dua tipe produksi, yaitu make

to stock atau produksi yang bertujuan untuk dijadikan stok di toko dan make to order atau produksi yang bertujuan

untuk memenuhi pesanan dari pelanggan. Jika tidak terdapat pesanan, Karikame dapat memproduksi 30 lusin pakaian rajut dengan jenis yang berdeda-beda dalam satu minggu, dan jika terdapat pesanan maka produksi akan dikonsentrasikan untuk memenuhi pesanan tersebut. 1 lusin pesanan pakaian rajut dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari. Hingga saat ini Karimake telah memiliki 30 orang pegawai dan 15 mesin rajut yang dapat beroperasi dengan baik.

(2)

Masalah yang masih dihadapi oleh perusahaan Karimake ini adalah pemilik perusahaan tidak dapat mengetahui jumlah persediaan produk jadi yang ada di toko secara langsung ketika ia sedang pergi ke luar kota atau sedang tidak berada di toko. Sang pemilik harus menghubungi salah satu pegawai yang ada di toko untuk menghitung jumlah persediaan produk jadi yang ada, kemudian menginfokannya ke pemilik. Produk jadi disini adalah pakaian rajut yang diproduksi untuk mengisi persediaan di toko dan tujuannya yaitu untuk dijual secara satuan. Pencatatan atas penjualan produk jadi yang ada di toko atau ketika mereka membuka stand di event tertentu hanya ditulis ke dalam satu buku atau di lembaran kertas saja, dan terkadang ketika pemilik sendiri yang melayani pelanggan, pemilik hanya mencatatnya di handphone saja. Pada suatu waktu juga pernah ditemukan ketidak sesuaian jumlah uang yang didapatkan dengan jumlah produk yang terjual. Pencatatan untuk pesanan juga hanya dicatat di lembaran kertas saja dan tidak di-backup ke dalam PC (Personal Computer).

Oleh sebab itu sangat penting untuk sebuah perusahaan memiliki pencatatan persediaan yang terkomputerisasi sehingga mudah dalam melihat jumlah persediaan produk jadi yang ada di toko secara langsung tanpa harus menghitungnya kembali. Serta pencatatan penjualan atas produk jadi serta produk berdasarkan pesanan dengan jelas sehingga dapat diketahui kecocokan antara barang yang dijual dengan uang yang didapat, maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola persediaan produk jadi yang ada, mencatat penjualan produk jadi serta produk berdasarkan pesanan, menampilkan jurnal, buku besar, kartu stok persediaan, laporan persediaan, laporan penjualan.

Adapun tujuan dari penelitian ini berdasarkan rumusan masalah diatas adalah sebagai berikut:

1. Membangun aplikasi yang dapat mencatat transaksi penjualan produk jadi;

2. Membangun aplikasi yang dapat mencatat transaksi pesanan produk;

3. Membangun aplikasi yang dapat mengelola persediaan yaitu meliputi pencatatan persediaan produk jadi,

serta pembuatan kartu stok persediaan produk jadi dengan penilaian persediaan metode average;

4. Membangun aplikasi yang dapat menghasilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, laporan penjualan.

Adapun batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi hanya membahas tentang persediaan produk jadi sampai dengan penjualan produk;

2. Aplikasi ini tidak menangani retur penjualan, biaya pengemasan, dan biaya angkut;

3. Aplikasi ini tidak menangani perhitungan harga pokok pesanan;

4. Pencatatan pesanan yaitu mulai dari produk selesai diproduksi;

5. Metode pencatatan yang digunakan adalah perpetual;

6. Metode penilaian persediaan yang digunakan adalah average;

7. Aplikasi akan menampilkan jurnal, buku besar, kartu stok persediaan, laporan persediaan, dan laporan

penjualan;

8. Tahap pengembangan aplikasi hanya sampai tahap implementasi dan pengujian;

9. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySQL.

2. Tinjauan Pustaka

2.1 Metode Pengerjaan

Penelitian ini akan dikerjakan menggunakan metodologi Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model

Waterfall (air terjun). SDLC adalah frase yang meliputi perencanaan, analisis, desain, dan tahap pelaksanaan siklus

hidup sistem. Tahap-tahap dari model waterfall adalah sebagai berikut. [1]

Sistem/Rekayasa Informasi

Analisis Desain Pengodean Pengujian

(3)

2.2 Akuntansi

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), akuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah menyediakan data kuantitatif, terutama yang mempunyai sifat keuangan, dari kesatuan usaha ekonomi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi dalam memilih alternative-alternatif dari suatu keadaan. [2]

2.3 Chart of Account (COA)

Chart of account adalah kumpulan account number (nomer perkiraan) yang dipakai perusahaan. Account number adalah nomor perkiraan yang digunakan untuk menggolongkan transaksi-transaksi sejenis. Di dalam suatu

account number biasanya terdapat informasi tempat terjadinya pendapatan atau biaya (cost center) dan nama perkiraannya. Setiap perusahaan memiliki pola dan format chart of account yang berbeda-beda. [3]

2.4 Jurnal

Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (berdasarkan urut waktu terjadinya) dengan menunjukkan akun yang harus didebet dan dikredit beserta jumlah rupiah masing-masing. Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, sebelum dibukukan ke buku besar, harus dicatat dahulu dalam jurnal. Oleh karena itu buku jurnal sering disebut sebagai buku catatan pertama (book of original entry). [4]

Format jurnal adalah sebagai berikut.

Tabel 1 Format Jurnal

Jurnal Halaman: 1

Tanggal Keterangan Ref Jumlah

Debet Kredit

(1) (2) (3) (4) (5)

2.5 Buku Besar

Setelah transaksi dianalisis dan dicatat ke dalam jurnal, langkah selanjutnya adalah mem-posting (memindah-bukukan) setiap saldo akun yang terdapat pada jurnal ke dalam buku besar untuk masing-masing akun. Intinya adalah bahwa setiap saldo akun yang masih “tercerai berai” dalam jurnal akan diakumulasikan ke dalam buku besar sesuai masing-masing akun. Nantinya, buku besar untuk masing-masing akun ini akan memperlihatkan secara terperinci mengenai setiap perubahan (mutasi debet dan mutasi kredit) yang ditimbulkan dari seluruh transaksi yang terjadi selama periode akuntansi. Dengan kata lain, buku besar untuk masing-masing akun merupakan rincian akumulasi saldo akun terkait yang terdapat dalam jurnal. [5]

Contoh pencatatan buku besar adalah sebagai berikut. [6] Tabel 2 Contoh Buku Besar Kas

Kas No: 111

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit Saldo

1 Jan 2015 Saldo Awal Rp 5.000.000

4 Jan 2015 Rp 195.000 Rp - Rp 5.195.000

5 Jan 2015 Rp 1.000.000 Rp - Rp 6.195.000

9 Jan 2015 Rp 1.310.000 Rp - Rp 7.505.000

2.6 Persediaan

Persediaan adalah aktiva yang ditujukan untuk dijual atau diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi dan kemudian dijual sebagai kegiatan utama perusahaan. Dalam pengertian ini, aktiva yang dimiliki perusahaan bukan untuk dijual tidak akan diperlakukan sebagai persediaan. [7]

1. Pengelompokan Persediaan

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan dikelompokkan menjadi 3 golongan: a. Persediaan barang jadi, adalah hasil produksi yang telah jadi dan siap untuk dijual;

(4)

b. Persediaan barang dalam proses, adalah bagian dari barang yang diproduksi yang telah mulai diproses tetapi belum selesai;

c. Persediaan bahan mentah, adalah bahan dasar yang akan digunakan dalam produksi, tetapi belum diproses. [4]

2. Sistem Pencatatan Persediaan Terus-menerus/Perpetual

Sistem persediaan perpetual merupakan suatu sistem pengelolaan persediaan di mana pencatatan mutasi persediaan dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan sehingga mutasi persediaan selama satu periode termonitor dan setiap saat jumlah maupun nilai persediaan dapat diketahui tanpa melakukan perhitungan secara fisik.

Walaupun menggunakan sistem pencatatan terus-menerus, bukan berarti perhitungan secara fisik tidak diperlukan. Perhitungan fisik tetap diperlukan untuk menguji kebenaran pencatatan atau untuk mengetahui hal-hal yang mengakibatkan terjadinya perbedaan antara pencatatan dan keadaan secara fisik. [7]

3. Metode Penilaian Persediaan Rata-rata Tertimbang (Weighted Average)

Dalam metode ini barang-barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata-rata. [2]

Metode biaya perolehan rata-rata mengalokasikan biaya perolehan barang yang siap dijual atas dasar biaya perolehan rata-rata tertimbang per unit yang terjadi. [4]

Metode ini didasarkan pada suatu asumsi bahwa nilai persediaan akhir merupakan himpunan harga pokok rata-rata dari persediaan itu sendiri.

Berikut adalah contoh kartu persediaan dengan metode perpetual average. [7] Tabel 3 Kartu Stok Perpetual Average

3. Pembahasan

3.1 Analisis Sistem Usulan

Gambaran sistem usulan untuk perusahaan Karimake adalah sebagai berikut.

Gambar 2. Sistem Usulan

Jumlah Harga Total Jumlah Harga Total Jumlah Harga Total

2005 1 - - - - 200 Rp 100 Rp 20.000 Jan 12 400 Rp 120 Rp 48.000 - - - 600 Rp 113 Rp 68.000 16 - - - 500 Rp 113 Rp 56.665 100 Rp 113 Rp 11.335 26 300 Rp 110 Rp 33.000 - - - 400 Rp 111 Rp 44.335 29 - - - 200 Rp 111 Rp 22.168 200 Rp 111 Rp 22.167 30 100 Rp 120 Rp 12.000 - - - 300 Rp 114 Rp 34.167 800 Rp 93.000 700 Rp 78.833 300 Rp 34.167 Persediaan Pembelian Pemakaian Sisa

Tanggal Pembelian Pemakaian

Kartu Stok Persediaan

Persediaan Penjualan Pesanan

Buku Besar Jurnal

(5)

3.2 Perancangan Sistem

Berikut adalah perancangan sistem dari aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual. 1.0 Kelola Persediaan Pegawai Data pengadaan, data produk jadi,detail pengadaan

Database persediaan

Database

Jurnal Data pengadaan,

data produk jadi, detail pengadaan 2.0 Kelola Penjualan Data penjualan, detail penjualan Database Penjualan Data penjualan, Detail penjualan Daftar persediaan 3.0 Kelola Pesanan Data pesanan Database Pesanan Data pesanan 5.0 Kelola Laporan jurnal Database Akun Daftar akun Jurnal Daftar penjualan Daftar persediaan Daftar pengadaan, daftar persediaan

Database Pembayaran Data pembayaran Data pesanan Data pembayaran Pemilik Buku Besar Daftar Pembayaran 4.0 Kelola Kartu Stok Persediaan Nama Bulan, tahun Nama produk jadi Detail persediaan Detail penjualan

Kartu stok persediaan Data pengadaan,

data produk jadi, detail pengadaan Daftar persediaan Data penjualan, Detail penjualan Daftar Pesanan Daftar Pembayaran Daftar persediaan Daftar pesanan jurnal Nama akun, bulan, tahun Daftar Akun jurnal Daftar akun jurnal jurnal Daftar akun

Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0 Keterangan:

Di dalam DFD level 0, terdapat lima proses, yaitu sebagai berikut.

1.0 Kelola Persediaan merupakan proses mengelola persediaan produk jadi.

2.0 Kelola Penjualan merupakan proses mengelola transaksi penjualan produk jadi secara tunai.

3.0 Kelola Pesanan merupakan proses mengelola transaksi pesanan produk dan juga pembayaran atas pesanan produk tersebut.

4.0 Kelola Kartu Stok Persediaan adalah proses pembuatan kartu stok persediaan dan penghitungan harga pokok persediaan.

(6)

3.3 Perancangan Basis Data

Berikut adalah Entity Relation Diagram (ERD) dari aplikasi pencatatan persediaan, penjualan, dan pesanan dengan metode perpetual.

barang pengadaan penjualan akun memiliki kode_barang nama_barang stok harga_jual kode_pengadaan tgl_pengadaan total_pengadaan harga_awal jumlah sub_total memiliki jumlah sub_total kode_penjualan tgl_penjualan total_penjualan no_akun nama_akun mengacu

pesanan memiliki pembayaran

kode_bayar tgl_bayar total_bayar kode_pesanan tgl_pesan nama no_telp alamat nama_brg uraian_brg jumlah harga total uang_muka tgl_selesai sisa_bayar status_pesanan status_barang posisi_dr_cr nominal n n n n n n 1 1 1 n n 1 1 jenis_barang kode_jenis nama_jenis memiliki n 1 id tgl_jadi jurnal memiliki memiliki 1 1 memiliki memiliki memiliki n n n

Gambar 4. Entity Relationship Diagram 3.4 Implementasi Aplikasi

1. Input Persediaan Produk Jadi Baru dan Input Persediaan Produk Jadi

Gambar 5. Input Persediaan Produk Jadi Baru (Kiri) dan Input Persediaan Produk Jadi (Kanan)

2. Daftar Pengadaan dan. Daftar Persediaan Produk Jadi

(7)

3. Jurnal dan Buku Besar

Gambar 7. Jurnal (Kiri) dan Buku Besar (Kanan)

4. Kartu Stok Persediaan

Gambar 8. Kartu Stok Persediaan 3.5 Pengujian Fungsionalitas Aplikasi

1. Pengujian Input Persediaan Produk Jadi Baru

Input persediaan merupakan proses memasukkan data persediaan ke dalam aplikasi. Aplikasi akan mengecek apakah data yang dimasukkan benar dan lengkap, kemudian akan menyimpannya ke database.

Tabel 4 Pengujian Input Persediaan Produk Jadi Baru

Nama Field Masukan Keluaran yang

Diharapkan Hasil Keluaran Kesimpulan

Kode Pengadaan

Kosong Muncul pesan “Please

fill out this field”. Muncul pesan “Please fill out this field”.

Berhasil [{a-z}{A-Z}{0-9}]

+ karakter spesial

Tersimpan Tersimpan Berhasil

Tanggal Pengadaan

mm/dd/yyyy Tersimpan Tersimpan Berhasil

fill out this field”.

Muncul pesan “Please fill out this field”.

Berhasil Kode Produk Jadi Otomatis mengambil dari database

Tersimpan Tersimpan Berhasil

Jumlah

fill out this field”.

Muncul pesan “Please fill out this field”.

Berhasil [{a-z}{A-Z}] +

karakter special

Muncul pesan “Please

enter a number”. Muncul pesan “Please enter a number”.

Berhasil

Angka <= 0 Muncul pesan “Value

must be greater than or equal 1”.

Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”.

Berhasil

{0-9} Tersimpan Tersimpan Berhasil

Harga Awal

fill out this field”. Muncul pesan “Please fill out this field”.

Berhasil [{a-z}{A-Z}] +

karakter special

Muncul pesan “Please enter a number”.

Berhasil

Angka <= 0 Muncul pesan “Value

must be greater than or equal 1”.

Muncul pesan “Value must be greater than or equal 1”.

Berhasil

{0-9} Tersimpan Tersimpan Berhasil

(8)

2. Pengujian Melihat Kartu Stok Persediaan

Aplikasi mengambil data dari tabel pengadaan, detail_pengadaan, penjualan, detail_penjualan yang ada di

database, kemudian menghitung harga pokok persediaan dan menampilkannya.

Tabel 5 Pengujian Melihat Kartu Stok Persediaan

Masukan Keluaran yang

Diharapkan Hasil Keluaran Kesimpulan

Tabel pengadaan,

detail_pengadaan, penjualan, detail_penjualan dari database; nama akun.

Menghitung harga pokok persediaan, menampilkan kartu stok persediaan.

Berhasil

Kesimpulan: Keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi sudah sesuai dengan yang diharapkan.

4. Kesimpulan

Berdasarkan analisis terhadap aplikasi serta evaluasi yang dilakukan sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan pengujian fungsionalitas, manual, serta aplikasi, aplikasi ini dapat mencatat dan menghitung transaksi penjualan produk jadi;

2. Aplikasi dapat mencatat dan menghitung transaksi pesanan;

3. Aplikasi dapat mencatat dan menghitung persediaan produk jadi, serta membuat kartu stok persediaan dengan metode average untuk setiap produk jadi yang diinputkan.

4. Aplikasi dapat menampilkan jurnal, buku besar, laporan persediaan, laporan penjualan. Berikut adalah saran yang dapat menjadi masukan dalam pengembangan aplikasi:

1. Penambahan fungsionalitas seperti menentukan harga pokok produksi yang nantinya dapat digunakan sebagai harga awal dari produk jadi, fungsionalitas retur penjualan dengan memodifikasi basis data pesanan yang sudah ada, dan pembuatan laporan hingga laporan laba rugi dengan menambahkan biaya-biaya yang ada dan menggunakan perhitungan pendapatan dari penjualan yang telah ada.

2. Penambahan fitur seperti notifikasi untuk mengingatkan stok persediaan produk jadi telah mencapai batas minimum.

5. Daftar Pustaka

[1] Rosa and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung: Informatika, 2013.

[2] Z. Baridwan, “Intermediate Accounting,” dalam Intermediate Accounting, Yogyakarta, 2010, pp. 150-166. [3] H. I. Yunarto, Business Concepts Implementation Series: In Sales and Distribution Management, Jakarta:

PT Elex Media Komputindo, 2006.

[4] A. H. Jusup, Dasar-dasar Akuntansi Jilid 1 Edisi 7, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2011, pp. 418-430.

[5] Hery, Pengantar Akuntansi 1, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 2008. [6] Suradi, Akuntansi Pengantar 1, Yogyakarta: Gava Media, 2009.

[7] I. Santoso, Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate Accounting), Bandung: PT Refika Aditama, 2010, pp. 241-256.