BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan
Salah satu alat utama bagi pimpinan perusahaan dalam membuat agar perusahaannya produktif adalah akuntansi yang modern, karenanya pimpinan perusahaan memerlukan alat bantu yang berperan dalam mengarahkan, mengendalikan dan melindungi perusahaan. Dalam hal ini pimpinan mengharapkan peranan controller dalam mengarahkan tindakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian peranan menurut Soerjono Soekanto (2002 : 243-244) adalah sebagai berikut :
“ Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan.”
Peranan mungkin mencakup tiga hal yaitu:
1. Peranan meliputi norma-norma yang dibutuhkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat.
2. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.
3. Peranan juga dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur social masyarakat.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa peranan mempunyai arti fungsi dan pola perilaku yang diharapkan dari seseorang dalam kelompok atau yang menjadi
karakteristiknya dalam manajemen dan ditentukan berdasarkan status yang ada padanya.
2.2. Controller
2.2.1 Pengertian Controller
Controller dalam struktur organisasi perusahaan, biasanya dipergunakan untuk menunjukkan jabatan kepala departemen akuntansi yang bertanggung jawab atas bidang statistik dan pengendalian keuangan.
Dalam perusahaan umumnya, controller dianggap sebagai kepala bagian akuntansi yang mengatasi dan menyelenggarakan catatan-catatan keuangan perusahaan. Pandangan yang demikian sudah ketinggalan zaman. Controller tidak harus membatasi peranannya hanya dalam fungsi pencatatan tetapi memperluas fungsi akuntansi pada aplikasi manajemen nya.
Menurut Willson dan Campbell yang diterjemahkan oleh Tjiintjin Fenix Tjendera (2002 : 11) pengertian controller yaitu :
“Controler merupakan sebutan atau title yang dipergunakan untuk menunjukkan jabatan kepala departemen akuntansi yang bertanggung jawab untuk bidang statistik dan pengendalian keuangan.”
Sedangkan menurut Supriyono ( 2004 : 27 )mendefinisikan controller sebagai berikut :
“ Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi anggota organisasinya agar melaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi, sistem pengendalian manajemen terdiri atas struktur dan proses “.
Horngren (2003 : 754) mendefinisikan controller sebagai berikut :
“ A management control system is a means of gathering and using information to aid and coordinate the planning and control decision throught out the organization and to guide behavior of its managers and employees.’
Definisi tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian manajemen sebagai pemrolehan dan penggunaan informasi untuk membantu dan mengkoordinasikan pembuatan perencanaan dan pengambilan keputusan melalui organisasi dan untuk memandu perilaku manajer dan karyawan.
Controller juga harus mampu membuat laporan-laporan, menganalisis, menginterpretasikan laporan yang diberikannya serta memberikan saran dan informasi lainnya kepada pimpinan perusahaan. Hal ini penting sebagai suatu konsep yang memandang ke depan, yaitu suatu pendekatan terarah yang memberikan kesinambungan bagi sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. Pandangan ini sesuai dengan pengertian controller menurut Usry yang diterjemahkan oleh Krista (2004 : 9) yaitu ;
“ Controller adalah manajer eksekutif yang beranggung jawab aas fungsi akuntansi . Controller mengkoordinasikan partisipasi manajemen dalam bidang perencanaan dan pengendalian dari pencapaian tujuan, dalam menentukan efektivitas dari kegiatan dan dalam menciptakan struktur organisasi dan proses. Controller jg bertanggung jawab untuk melakukan observasi atas metode perencanaan dan pengendalian diseluruh perusahaan dan mengusulkan perbaikan atas metode-metode tersebut.”
Jadi secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa controller adalah akuntan dalam suatu organisasi atau perusahaan yang menyediakan laporan-laporan berikut interpretasinya, yang dapat diandalkan bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dan secara tidak langsung membantu pimpinan perusahaan dalam mengendalikan perusahaan.
2.2.2 Fungsi Controller
Dalam perkembangannya, fungsi controller berkembang kepada aplikasi manajemen nya, yaitu sebagai penyedia data dan penafsiran laporan keuangan yang dapat dijadikan dasar bagi manajemen dalam menentukan arah perusahaan sesuai dengan tujuannya.
Pendapat tersebut didukung oleh Ray H.Garrison (2002 : 10) sebagai berikut : “ By supplying and interpreting relevant and timely data, the controller has a significantly influence on decisions on this plays a key part in the directing on organization toward its subjectives.”
Secara terperinci fungsi-fungsi dari controller, menurut Willson and Campbell (2002 : 12-13) yang dialih bahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera yaitu :
1. Perencanaan (Planning)
Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, menganalisis, merevisi (bila perlu), mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.
2. Pengendalian (Control)
Mengembangkan dan revisi norma-norma (standard) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan, dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar.
3. Pelaporan ( Reporting )
Menyusun, menganalisis, dan menginterpretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasi ; menyiapkan dan menyampaikan berkas-berkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, instansi keuangan, para pelanggan dan masyarakat umum.
4. Akuntansi (Accounting)
Mendesain, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik dan per satuan untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern (Internal Control) yang memadai.
5. Tanggung Jawab utama lainnya
Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi, misalnya fungsi perpajakan termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak ; memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern ; mengadakan dan menata program-program asuransi ; mengembangkan dan memelihara sistem dan prosedur ; mengembangkan program penyimpanan catatan ; mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan ; membentuk program
mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.
2.2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Controller.
Dalam perusahaan controller berperan sebagai seorang fungsi staf, yang mempunyai wewenang lini. Peran staf ini mempunyai tanggung jawab untuk memberikan pelayanan kepada manajer lain, termasuk memberikan saran dan bantua dalam menyusun anggaran, menganalisis penyimpangan, menetapkan harga dan membantu dalam membuat keputusan-keputusan khusus.
Menurut James D.Wilson dan John B.Campbell, controller sebagai fungsi staf mempunyai ciri-ciri sebagai berikut ;
1. Controller sanggup mengembangkan suatu organisasi dalam sistem perkiraan, kebijaksanaan, catatan dan prosedur yang akan menyediakan data yang dapat dianalisis dan diinterpretasikan oleh pimpinan fungsional lain dalam pengendalian keputusan untuk mencapai sasaran tujuan perusahaan. 2. Controller harus sanggup memahami dan menjalin hubungan data
masalah-masalah fungsional lainnya agar efektif dan dapat membantu memecahkan masalah.
3. Controller harus mengkomunikasikan fakta-fakta, informasi dan data sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh mereka yang membutuhkannya.
4. Controller harus memiliki kesanggupan menterjemahkan fakta dan data statistik kedalam bentuk arah (trends) dan hubungan-hubungannya. Trends
dan khususnya keadaan masa yang akan datang, perlu dipahami untuk dapat memaksimumkan penggunaan sumberdaya dan menaikkan kemampuan laba.
5. Controller harus cermat dalam temuan (Findings) dan pelaporannya, akan tetapi dia juga harus memiliki kesanggupan untuk melihat kedepan dan sanggup memberikan penilaian terhadap masa yang akan datang.
6. Controller harus dapat mengembangkan dan menyediakan informasi secepatnya karena perusahaan bersifat dinamis dan kondisi-kondisi selalu berubah sehingga penting untuk secepatnya membuat analisis.
7. Controller harus mengadakan tindak lanjut (follow up) terhadap penilaian dan interpretasinya.
8. Controller harus dapat diandalkan oleh para pemimpin dengan menyediakan informasi yang cermat dan segera disertai suatu sikap ingin membantu. 9. Controller harus jujur dan tidak memihak. Fungsi controllership mempunyai
tugas mengukur pelaksanaan dari semua satuan perusahaan dan melaporkannya dengan cermat.
10.Controller harus sanggup memasarkan atau menjual ide kemampuan analitis dan dengan cermat.
11.Controller harus juga menyadari keterbatasannya.
2.2.4 Kualifikasi Controller.
Seorang controller harus memenuhi kualifikasi tertentu sebagai anggota tim manajemen dan pimpinan eksekutif agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya membuat controller harus berhubungan dengan seluruh aspek maupun fungsi dari suatu bidang usaha.
Kualifikasi dari controller yang efektif menurut Willson dan Campbell (2002 : 19-20) yang dialihbahasakan oeh Tjintjin Fenix Tjendera, yaitu sebagai berikut :
1. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi.
2. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
3. Pemahaman umum mengenai jenis industri dalam mana perusahaan tergolong, dan pemahaman tentang kekuatan social, ekonomi, dan politik yang terlibat.
4. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi dan lingkungannya.
5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat dan pemasaran.
6. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis atau pun dalam penyajian yang informatif.
7. Kemampuan menggerakkan orang-orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif..
Controller harus mampu bekerja sama dengan orang-orang pada semua tingkatan, menghargai ide-ide dan pendapat orang lain dan memiliki kemampuan mencari jalan keluar untuk menghadapi semua tantangan.
2.3 Penjualan
2.3.1 Pengertian Penjualan.
Salah satu kegiatan yang penting bagi perusahaan adalah penjualan, hal ini disebabkan karena penjualan salah satu sumber pendapatan bagi perusahaan.
Menurut Basu Swasta (2001 ; 180) pengertian penjualan adalah sebagai berikut : ‘’ menjual adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan.’’
Sedangkan Kotler dan Amstrong (2001 ; 18) mendefinisikan tentang konsep penjualan yaitu :
“ The idea that consumers will not by enough of the organization’s product unless the organization undertakes a large scale selling and promotion effort.”
Berdasarkan pengertian tersebut gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup besar kecuali organisasi mengadakan usaha penjualan dan promosi berskala besar.
Kusnadi, (2000 : 341) menjelaskan tentang penjualan sebagai berikut :
‘ Dari sudut pandang hukum, Penjualan terjadi bilamana hak milik sudah dipindah tangankan dan timbul claim atau tuntutan untuk pembayaran. Karena adanya teknis seperti tersebut dalam pemindah tanganan maka pada umumnya para akuntan mengakui bahwa penjualan terjadi pada saat dilakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Disamping pengakuan tersebut, penjualan juga diakui pada saat barang secara fisik dipisahkan atau diberi tanda untuk langganan, sesudah langganan tersebut menyatakan kesediaannya untuk membeli.”
Menurut Kusnadi (2000 : 341-342) ada tiga criteria yang lebih tepat untuk mengakui adanya penjualan, yaitu ;
1. adanya bukti definitif bahwa pembeli bermaksud utnuk membeli dan penjual bermaksud menjual.
2. Mengidentifikasikan barang tertentu yang dimaksud dalam criteria pertama barang yang akan dijual.
3. Persetujuan antara pihak pembeli dengan pihak penjual tentang harga produk ataupun persetujuan atas penggunaan formula tertentu dalam menentukan harga.
2.3.2 Faktor-faktor yang mempengaruh kegiatan penjualan.
Dalam praktek, kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut Basu Swasa (2001 ; 129) ada lima faktor yang mempengaruhi kegiatan penjualan, yaitu ;
1. kondisi dan kemampuan penjual.
Penjual harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan. Untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan yaitu :
a. Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan. b. Harga produk.
c. Syarat penjualan, seperti : pembayaran, pengiriman, pelayanan purna jual, garansi dan sebagainya. Selain itu manajer perlu memperhatikan jumlah serta sifat dan tenaga penjual yang akan dipakai.
2. Kondisi pasar
Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan. Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang harus diperhatikan adalah ;
a. Jenis pasarnya, apakah pasar konsumen, pasar industri, pasar penjual, pasar pemerintah, atau pasar internasional.
b. Kelompok pembeli atau segmen pasar. c. Daya belinya.
d. Frekuensi pembeliannya e. Keinginan dan kebutuhannya. 3. Modal
Akan lebih sulit bagi penjual untuk menjual barangnya apabila barang yang akan dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual. Dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dulu atau membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan tugas tersebut diperlukan adanya saran serta usaha yang hanya dapat dilakukan apabila penjual memiliki sejumlah modal.
4. Kondisi organisasi perusahaan
Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ini ditangani oleh bagian tersendiri (bagian penjualan) yang dipegang orang-orang tertentu atau ahi dibidang penjualan. Lain halnya dengan perusahaan kecil, dimana masalah penjualan ditangani oleh orang yang juga melakukan fungsi-fungsi lain. Hal ini juga disebabkan karena jumlah tenaga kerjanya sedikit, sistem organisasinya lebih sederhana, dan masalah-masalah yang dihadapi serta sarana yang dimilikinya juga tidak sekompleks perusahaan besar.
5. Faktor lain.
Faktor-faktor lain seperti : periklanan, peragaan, kampane, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan.
2.3.3 Klasifikasi penjualan.
Transaksi penjualan dapat diklasifikasikan oleh La Midjan dan AzharSusanto (2001 :170) sebagai berikut ;
1. Penjualan secara tunai
Yaitu penjualan yang bersifat “Cash and Carry” yang pada umumnya terjadi secara kontan. Dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan.
2. Penjualan secara kredit.
3. Penjualan secara tender.
Yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. Untuk memenangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (bid bond) dan lain-lain, juga harus dapat bersaing dengan pihak lainnya.
4. Penjualan Ekspor.
Yaitu penjualan yang dilaksanakan oleh pihak luar negeri yang mengimpor barang tersebut. Biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur Letter Of Credit (L/C).
5. Penjualan secara konsinyasi.
Yaitu menjual barang secara “titipan” kepada pembeli tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pabrik atau importer dengan pedagang/toko eceran.
Perusahaan melakukan aktivitas penjualan secara tunai dan kredit pada umumnya. Dalam penjualan yang dilakukan secara kredit, pada saat penyerahan barang atau jasa, penjual menerima tanda bukti penerimaan barang dari pembeli sekaligus merupakan pernyataan untuk melakukan penagihan dikemudian hari. Bukti inilah yang menimbulkan adanya penagihan dari pihak penjual.
Dalam penjualan secara tunai, hasil dari penjualan tersebut langsung terealisasikan dalam bentuk kas yang dibutuhkan perusahaan untuk mempertahankan likuiditasnya tetapi saat ini umumnya pembelian dilakukan secara kredit.
Penjualan kredit tidak segera menghasilkan pendapatan kas, tetapi menimbulkan piutang. Kerugian secara kredit yaitu adanya biaya administrasi piutang dan kerugian akibat adanya piutang tak tertagih.
2.4 Pengendalian.
2.4.1 Pengertian pengendalian.
Pengendalian termasuk kedalam suatu kegiatan penting dalam perusahaan, karena dengan pengendalian proses pengukuran dan perbaikan dalam pelaksanaan dapat dilakukan, sehingga tujuan perusahaan dan rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan tercapai.
Pengertian pengendalian menurut Supriyono (2004 : 19) adalah sebagai berikut : “ Pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang mengadakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.”
Pengertian pengendalian yang dikemukakan oleh Usry yang diterjemahkan oleh Krista (2004 : 6) sebagai berikut :
“ Pengendalian merupakan usaha sistematis manajemen untuk mencapai tujuan aktivitas-aktivitas dimonitor terus-menerus untuk memastikan bahwa hasilnya berada pada batasan yang diinginkan. Hasil actual untuk setiap aktivitas dibandingkan dengan rencana dan jika ada perbedaan yang signifikan, tindakan perbaikan dapat dilakukan.”
Sedangkan menurut Hansen dan Women (2006 ; 925) pengertian pengendalian adalah ;
“ Controll the process of setting standard, reviving feed back on actual performance, and taking corrective action when ever actual performance deviated significantly from planned performance.”
Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian adalah proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja yang sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Dengan kata lain, pengendalian merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk mendeteksi adanya penyimpangan atau ketidaksesuaian antara hasil yang dicapai dengan tolak ukur atau standar yang telah direncanakan. Setelah itu melakukan tindakan koreksi yang diperlukan dengan titik tolak penyimpangan tersebut.
Kerangka dasar pengendalian secara umum menurut Willson dan Campbell (2002 : 83) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera yaitu :
1.Menetapkan suatu norma standar pengukuran.
2.Membandingkan pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar. 3.Mencari sebab-sebab terjadinya penyimpangan atau varians.
4.Mengambil tindakan koreksi yang perlu.
2.4.2 Fungsi Pengendalian.
Fungsi pengendalian menurut Willson dan Campbell (2002 : 14) yang dialihbahasakan oleh Tjinjin Fenix Tjendera adaah sebagai berikut :
“Fungsi pengendalian manajemen adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian manajemen mencoba agar pelaksanaan sesuai dan cocok dengan rencana satu standar”.
Willson dan Campbell (2002 :16) yang dialihbahasakan Tjintjin Fenix Tjendera, hasil akhir dari pengendalian tidak hanya berupa satu laporan atas prestasi kerja, melainkan juga mencakup pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :
1. Bantuan dalam menetapkan norma-norma pengendalian.
2. Evaluasi terhadap norma standar, termasuk analisis yang berhubungan dengan itu.
3. Pelaporan tentang prestasi pelaksanaan jangka pendek yang sesungguhnya dibandingkan prestasi kerja yang telah distandarkan.
4. Pengembangan trends dan hubungan-hubungan untuk membantu para pimpinan operasional.
5. Memastikan bahwa melalui tinjauan yang berkesinambungan, sistem dan prosedur dapat menyediakan data yang diperlukan dan yang paling berguna atas basis yang paling praktis dan ekonomis.
2.4.3 Pengertian Pengendalian Penjualan.
Pengertian pengendalian penjualan menurut Willson dan Campbell (2002 : 259) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera adalah :
“ Pengendalian penjualan meliputi analisis, penelaahan, penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor, yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi ( Return On Investment = ROI )”.
Pengendalian penjualan memerlukan laporan-laporan yang menganalisis kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan-hubungan atau
penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, anggaran, atau standar yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.
Pengertian pengendalian penjualan menurut Amin Widjaja Tunggal (2001 : 232) sebagai berikut :
“ Pengendalian penjualan adalah meliputi analisis dan telaahan yang diperlukan bersama-sama dengan tindakan lanjutannya, kegiatan sebenarnya, kebijakan, dan metode yang diperlukan untuk memperoleh volume penjualan yang diinginkan dengan biaya yag wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal yang bersangkutan.”
Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat direalisir hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara keempat faktor yaitu : Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas, volume penjualan, biaya operasi (operating expense) dan laba kotor.
2.5 Anggaran Penjualan. 2.5.1 Anggaran Penjualan
Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal ang sangat penting bagi perusahaan karena dapat dikatakan bahwa anggaran penjualan merupakan dasar dilakukannya aktivitas-aktivitas lain, dan pada umumnya anggaran penjualan disusun terlebih dahulu dari anggaran-anggaran yang lain. Anggaran penjualan menggambarkan juga revenue yang akan diterima sebagai akibat dilakukannya penjualan-penjualan pada periode yang akan datang. Penyusunan anggaran harus mempertimbangkan beberapa faktor pembatas, seperti pengakuan menjual yang dimiliki perusahaan. Akibatnya penyusunan anggaran penjualan memerlukan teknik forecasting (peramalan) yang tepat,
dengan estimasi kegiatan dimasa depan, dengan berdasarkan diri pada pengalaman-pengalaman masa lalu. Perlu juga diperhatikan kemungkinan terjadinya perubahan-perubahan dimasa yang akan datang seperti : Perubahan selera konsumen, Perubahan tingkat harga, Penemuan-penemuan baru (kemajuan teknologi).
Anggaran Penjualan jangka panjang merupakan anggaran yang disusun secara garis besarnya saja yang akan memperlihatkan gambaran penjualan jangka panjang didalam perusahaan tersebut. Sedangkan anggaran penjualan jangka pendek merupakan pedoman bagi pelaksanaan penjualan produk perusahaan yang akan digunakan didalam perusahaan yang bersangkutan.
Definisi Anggaran menurut M.Nafarin (2004 : 12) sebagai berikut :
“ Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuanuang untuk jangka waktu tertentu.”
Secara umum, semua anggaran termasuk anggaran penjualan mempunyai tiga fungsi, yaitu sebagai alat perencanaan, sebagai alat pengkoordinasian kerja, dan sebagai alat pengendalian yang membantu manajemen dalam mengelola jalannya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran penjualan berguna sebagai dasar penyusunan semua anggaran yang ada pada perusahaan, sebab bagi perusahaan yang menghadapi persaingan pasar, anggaran penjualan harus disusun paling awal dari pada anggaran-anggaran lainnya yang ada didalam perusahaan.
Dalam penyusunan anggaran penjualan, perlu diperhatikan pengaruh-pengaruh yang ada baik dari dalam maupun dari luar. Pengaruh internal mencakup trends penjualan, kapasitas pabrik, produk-produk baru, perluasan pabrik, produk-produk
musiman, perkiraan penjualan, serta penetapan kuota untuk salesman dan wilayah penjualan. Sedangkan pengaruh eksternal meliputi : kebijakan pemerintah, pesaing, keadaan ekonomi dalam negeri, tingkat harga, daya beli masyarakat, perubahan kebiasaan membeli.
2.5.2 Tujuan Penyusunan Anggaran penjualan.
Penyusunan anggaran dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan rencana kerja seperti : pangsa pasar, produk, dan teknologi produksi, kepegawaian, keuangan, sistem informasi manajemen dengan biaya yang sesuai direncanakan.
Menurut M.Nafarin (2004 : 15) tujuan dari anggaran adalah sebagai berikut :
1. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.
2. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan.
3. merinci jeni sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat memudahkan pengawasan.
4. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
5. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
6. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
2.5.3 Manfaat dan Kelemahan Penyusunan anggaran penjualan.
Manfaat dari anggaran menurut M.Nafarin (2004 : 15-16) adalah sebagai berikut :
1. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.
2. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai.
3. Dapat memotivasi pegawai.
4. Dapat menimbulkan rasa tanggung jawab pada pegawai. 5. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
6. Sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.
7. Alat pendidikan bagi para manajer.
Anggaran, selain mempunyai banyak manfaat, juga memiliki kelemahan, antara lain :
a. Anggaran dibuat berdasarkan taksiran dan asumsi, sehingga mengandung unsur ketidakpastian.
b. Menyusun anggaran yang cermat memerlukan waktu, uang, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mampu menyusun anggaran secara lengkap (komprehensif) dan akurat.
c. Pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran dapat menggerutu dan menentang, sehingga pelaksanaan anggaran dapat menjadi kurang efektif.
2.5.4 Mekanisme Penyusunan Anggaran Penjualan.
Tahap-tahap yang perlu ditempuh dalam penyusunan anggaran menurut Gunawan dan Marwan (2003 : 127-128) ada lima yaitu :
1. Penentuan dasar-dasar anggaran :
a. Penentuan relevan variabel yang mempengaruhi penjualan. b. Penentuan tujuan umum dan khusus yang diinginkan. c. Penentuan strategi pemasaran yang dipakai.
2. Penyusunan rencana anggaran penjualan. a. Melakukan analisis ekonomi.
Analisis ekonomi dengan mengadakan proyeksi terhadap aspek-aspek makro, seperti :
- Moneter - Kependudukan
- Kebijakan-kebijakan pemerinttah dibidang ekonomi - Teknologi
b. Melakukan analisis sendiri.
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan masyarakat menyerap produk sejenis yang dihasilkan oleh industri.
c. Melakukan analisis prestasi penjualan-penjualan masa lalu.
d. Melaksanakan analisis penentuan prestasi penjualan yang akan datang. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan mencapai target penjualan dimasa depan, dengan memperhatikan faktor-faktor produksi seperti :
- Bahan mentah - Tenaga kerja - Kapasitas produksi - Keadaan permodalan e. Menyusun forecast penjualan
Yaitu meramalkan jumlah penjualan yang diharapkan dengan anggapan segala sesuatu berjalan seperti masa lalu (forecasted sales)
3. Menentukan jumlah penjualan yang dianggarkan (Budgeted sales ) 4. Menghitung laba atau rugi yang mungkin diperoleh (Budgeted profit)
5. Mengkomunikasikan rencana penjualan yang telah disetujui pada pihak yang lebih berkepentingan.
2.6 Standar Penjualan
Standar digunakan untuk mengukur prestasi penjualan. Menurut Willson dan Campbell (2002 : 258) yang dialih bahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera mengemukakan bahwa :
“ Suatu standar telah didefinisikan sebagai suatu tolak ukur prestasi pelaksanaan yang telah dikembangkan secara ilmiah.”
Terdapat tiga persyaratan utama dalam mengembangkan alat-alat untuk para eksekutif, yaitu :
1. Standar penjualan merupakan hasil penelitian dan analisis yang diteliti terhadap prestasi yang lalu.
Standar-standar penjualan menggambarkan pendapat dari mereka yang dianggap cakap untuk memutuskan atau menilai bagaimana prestasi pelaksanaan yang memuaskan itu seharusnya. Pertimbangan mengenai seluk beluk operasi harus bergantung, sebagian besar pada para eksekutif penjualan. Pendapat mengenai kondisi-kondisi umum perusahaan yang diperkirakan dan potensi-potensi pasar, harus merupakan hasil pertumbuhan bersama dari staf eksekutif, termasuk direktur utama, manajer penjualan, dan controller.
2. Standar penjualan harus merupakan tolak ukur yang adil dan wajar dari prestasi pelaksanaan.
Tidak ada yang lebih merusak moral, dari pada suatu kuota penjualan atau standar lain yang ditetapkan terlalu tinggi. Pengalaman menunjukkan bahwa standar-standar yang terlalu tinggi itu akan diabaikan begitu saja oleh para pelaksana. Standar seharusnya ditetapkan sedemikian rupa, sehingga dapat dicapai dengan kemampuan para tenaga salesman yang dianggap representatif. 3. Standar penjualan perlu ditinjau kembali dan direvisi dari waktu ke waktu.
Bila kondisi-kondisi penjualan sering berubah, demikian juga tolak ukurnya harus berubah.
2.7 Analisis Penjualan.
Analisis penjualan merupakan suatu alat penyelidik yang digunakan untuk para eksekutif penjualan untuk mengerahkan usaha penjualan.
Analisis penjualan dapat mendukung manajemen penjualan dalam mengambil keputusan disamping itu juga mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti : Potensi
penjualan, persaingan, pelaksanaan historis, perbandingan dengan industri yang sama, dan lain-lain.
Menurut Willson Campbell (2002 : 260) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, jenis-jenis analisis yang sering dipergunakan adalah sebagai berikut :
1. Produk : Jenis, warna, harga, model, kuantitas dari barang-barang yang dijual. 2. Daerah : Wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan, yaitu propinsi,
kota, desa, area pemasaran lain.
3. Saluran distribusi : Grosir, pengecer, maklar, agen
4. Metode penjualan : Pengiriman langsung, kunjungan dari rumah ke rumah, dan sebagainya.
5. Pelanggan : Dalam negeri dan luar negeri, konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta, dan pelanggan pemerintah., yang ditabulasikan menurut volume pembelian.
6. Besarnya order : Ukuran rata-rata dari setiap pembelian..
7. Syarat penjualan : Kontan, COD (Cash On Delivery), secara kredit (Piutang), secara cicilan, dan lain-lain.
8. Organisasi : Cabang, department
9. Tenaga wiraniaga : Perorangan atau kelompok
Analisis diatas dapat berdiri sendiri atau merupakan suatu analisis yang saling berhubungan dan secara keseluruhan digunakan untuk mengetahui posisi atau market share.
Kegunaan-kegunaan lain dari analisis penjualan yang dapat dipertimbangkan menurut Willson dan Campbell (2002 : 270-274) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera adalah ;
1. Untuk perencanaan penjualan dan penetapan kuota penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini. 2. Untuk pengendalian persediaan.
Untuk merencanakan persediaan secara layak, perusahaan harus mengenal baik penjualan dimasa yang lalu dan kemungkinan tendensinya dimasa yang akan datang dalam hubungannya dengan fluktuasi musiman dan jenis produk.
3. Untuk penetapan berbagai standar penjualan.
Juga, disini pengalaman yang lalu merupakan faktor yang penting.
4. Untuk distribusi yang lebih baik dari usaha penjualan dalam berbagai daerah. Mungkin terbukti bahwa perusahaan mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah yang terlalu terbatas. Pertimbangan mengenai penjualan yang potensial, kondisi persaingan dan faktor biaya dapat menunjukkan faktor keharusan unuk dapat memperluas daerah tersebut.
5. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk.
Suatu penelitian mengenai penjualan dan potensi penjualan dapat menunjukkan adanya pembatasan usaha penjualan pada berbagai produk dan pengabaian produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi produk-produk yang lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan.
6. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan.
Analisis per pelanggan harus mengungkapkan trends dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masing-masing pelanggan. Juga, perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalam mendapatkan jumlah penjualan yang sebesar-besarnya dan menguntungkan. Analisis per pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manajer penjualan akan menunjukkan beberapa pelanggan yang tidak mungkin mencapai volume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan. Informasi seperti ini akan memungkinkan perusahaan melakukan usaha penjualan yang akan lebih besar ditempat lain yang lebih menguntungkan.
2.8 Laporan Penjualan.
Dalam perusahaan kecil, pemilik atau manajer dapat melakukan pengendalian yang segera terhadap penjualan dengan cara meneliti order yang diterima, dan lain-lain. Sedangkan, dalam perusahaan yang lebih besar, kontrak perorangan tersebut harus dilengkapi dengan laporan-laporan yang menunjukkan kondisi dan tendensi pada masa sekarang dan juga prestasi pelaksanaan yang sedang berjalan pada saat sekarang.
Salah satu fungsi conroller adalah menyediakan informasi kepada para eksekutif penjualan. Akan tetapi pemberian informasi merupakan suatu hal yang belum mencukupi karena masih perlu melihat fakta-fakta yang dimengerti dan telah dijadikan sebagai dasar untuk bertindak. Agar informasinya dapat dimengerti, controller harus
menyesuaikan laporan dengan para pembacanya. Isi laporan penjualan harus berbeda- beda sesuai keperluan dan personalitas pemakai.
Para eksekutif penjualan mempunyai banyak gaya (cara) kepemimpinan dan latar belakang. Oleh karena itu controller harus mengembangkan laporan-laporan utnuk memenuhi berbagai macam kebutuhan. Pengguna bagan, grafik, dan Ikhtisar akan sangat meningkatkan komunikasi data penjualan kepada pimpinan penjualan. Sedangkan frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada kebutuhan masing-masing eksekutif.
Hal-hal yang dapat dimasukkan dalam suatu laporan penjualan, menurut Willson dan Campbell (2002 : 281) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, mencakup bidang yang luas, laporan tersebut meliputi :
1. Pelaksanaan penujualan yang sebenarnya, dengan angka-angka untuk bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.
2. Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode berjalan.
3. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, melipui presentase dari total.
4. Analisis penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadi penyimpangan.
5. Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya biaya per order yang diterima.
6. Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan quota per salesman.
7. Data harga jual perunit. 8. Data laba kotor.
2.9 Pengertian Efektivitas.
Pengertian Efektivitas menurut Anthony dan Govindarajan (2004 : 150) adalah:
“ Effectiveness is a determined by the relationship between a responsibility center’s out put and objectives “.
Dari pengertian terdahulu dapat disimpulkan bahwa efektivitas ditentukan antara output yang dihasilkan oleh pusat pertanggung jawaban dengan tujuan jangka pendek.
Aren’s (2003 : 738) mengemukakan pengertian efektivitas adalah sebagai berikut:
“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve these objectives”.
Berdasarkan definisi tersebut, secara garis besar efektivitas dapat diartikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuannya.
2.10 Peranan controller dalam pengendalian penjualan untuk menunjang efektivitas penjualan.
1. Dalam pengendalian, fungsi controller merupakan hasil dari kebutuhan akan pengecekan dan kesinambungan dalam perusahaan, controller tidak mengendalikan namun dengan adanya lapran-laporan tentang prestasi
dan pemberian saran kepada semua tingkat manajemen oleh controller, kontribusinya perlu diperhitungkan.
2. Peranan diberikan controller dalam masalah pengendalian adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat dicapai.
b. Pengembangan arah (trends) dan hubungan-hubungan unuk membantu pimpinan operasional.
c. Membantu memberikan pemikiran terhadap langkah yang akan diambil sebelum dimulainya tindakan operasi.
d. Pelaporan prestasi kerja jangka pendek yang sesungguhnya dengan prestasi yang telah diterapkan.
3. Penjualan merupakan aktivitas yang dinamis disertai dengan kondisi yang selalu berubah, sehingga sering timbul masalah-masalah pokok. Berdasarkan fungsi dan kualifikasi yang dimiliki oleh controller, maka controller dapat membantu manajer penjualan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
4. Tingkat bantuan yang dapat diberikan controller dalam memecahkan masalah penjualan menurut Willson dan Campbell (2002 ; 260-262) yang dialhbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, yaitu :
a. Masalah Produk.
Seleksi dalam lini produk, ukuran, dan warna pada umumnya harus didasarkan pada pertimbangan mengenai pemasaran oleh
manajer penjualan, masalah produksi oleh eksekutif pabrikase, dan pertimbangan biaya oleh controller.
b. Masalah Harga.
Dalam banyak perusahaan, prosedur penetapan harga tidak ditinjau secara periodic atau secara metodis. Controller harus sanggup menyediakan semua informasi yang ada. Dalam menganalisis volume penjualan dan harganya dapat ditemukan bahwa penyimpangan (variances) yang tidak menguntungkan sering terjadi karena tenaga salesman atau manajer penjualan memiliki kewenangan yang terlalu besar dalam menetapkan harga jual. Jadi, bila biaya produksi berubah, informasi tersebut harus dikomunikasikan kepada para eksekutif penjualan untuk mempertimbangkan perubahan-perubahan harga yang selayaknya dan harus diberikan bantuan dalam menetapkan potongan harga untuk order-order yang besar jumlahnya.
c. Masalah disribusi.
Terhadap pemecahan masalah ini, controller harus mengkontribusikan analisis biaya yang diperlukan, dan meneliti secara statistik tendensi-tendensi yang tidak menguntungkan. Selain itu controller dapat menyediakan indikasi mengenai biaya penjualan untuk berbagai saluran distribusi penjualan.
d. Masalah Metode Penjualan.
Controller dapat membantu dengan menyediakan informasi mengenai biaya-biaya histories dan menyiapkan estimasi biaya alternatif untuk berbagai metode. Struktur biaya yang khusus dapat dikembangkan untuk menetapkan efektivitas biaya ; tentunya dalam jangka panjang, metode yang terbaik harus dapat menghasilkan volume penjualan yang sebesar-besarnya, disertai hasil pengembalian yang paling memuaskan atas investasi. e. Masalah Organisasi.
Oleh karena fungsi manajemen adalah dinamis, maka diperlukan perubahan-perubahan ini, informasi yang berhubungan dengan potensi penjualan per produk atau per daerah dapat membantu untuk menata kembali tenaga salesman atau mempekerjakan tenaga salesman yang baru.
f. Masalah Perencanaan dan Pengendalian.
Dalam bidang perencanaan dan pengendalian, kontribusi-kontribusi yang dapat diberikan adalah sebagai berikut :
a. Anggaran dan quota penjualan.
b. Anggaran dan standar biaya distribusi.
c. Laporan penghasilan dan biaya perbulan atau periodic : 1. per daerah.
2. per jenis produk 3. per tenaga penjualan.
4. per metode penjualan. 5. per pelanggan.
6. per divisi organisasi operasi.
d. Analisis khusus untuk memperlihatkan kondisi-kondisi yang memerlukan perbaikan atau sebagai audit terhadap prestasi pelaksanaan :
1. Rencana insentif penjualan. 2. Biaya kantor cabang dan gudang. 3. Biaya pengembangan pelanggan. 4. Kompensasi dan biaya bagi salesman.
Disamping Rekomendasi atas perbaikan dari penyimpangan. Tindakan itu, kontribusi yang diberikan controller dalam pengendalian akan membantu manajer penjualan dalam menjalankan proses pengendalian penjualan, yaitu:
a. Penetapan standar penjualan.
b. Pengukuran pelaksanaan yang sebenarnya dibandingkan dengan yang dianggarkan.
c. Evaluasi penyimpangan yang terjadi. d. koreksi, follow up dan monitoring.
e. Rekomendasi atas perbaikan dari penyimpangan.
Pengendalian penjualan yang efektif akan tepat apabila manajer melaksanakan kelima proses pengendalian penjualan diatas tersebut dengan baik, disertai informasi yang memadai dari controller.
Kontribusi yang dapat diberikan oleh controller dalam pengendalian penjualan adalah sebagai berikut :
1. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan.
2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam analisis terhadap pelaksanaan penjualan.
4. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam pelaporan penjualan.
Gambar 2.1
Model hubungan antar variable. Controller dalam pengendalian penjualan Berfungsinya controller secara normatif. Kontribusi controller ang memadai dalam pengendalian penjualan Kualifikasi
controller yang kuat.
Memberikan informasi dan saran yang berhubungan dengan
pengendalian penjualan kepada manajemen.
Dijadikan masukan bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan.
Berbagai keputusan manajemen mencakup :
Perencanaan, organisasi, akuntansi, dan pengendalian yang
khususnya berhubungan dengan penjualan.
Pelaksanaan kebijakan pada manajemen tingkat
bawah. Informasi lainnya. Terwujudnya perilaku manajemen tingkat bawah mendukung pelaksananan, antara lain; kedisiplinan, efisiensi, dll Tercapainya efektivitas penjualan
