commit to user
BAB IV
DESKRIPSI INSTANSI DAN HASIL PENGAMATAN A. Deskripsi Lembaga/Instansi
1. Lokasi Pengamatan
Penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57126 Telp (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sebelumnya bertempat di jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo ( tempat untuk penyimpanan ) arsip. Karena ada perbaikan kantor maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Santor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya Bagian Umum. Namun setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerahpemerintah kota Surakarta menjadi pola maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No. 061/029056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan
commit to user
pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan peda tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebutlah disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian peraturan daerah diubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan Keduan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri : D No. 12.
Adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka
commit to user
penyeleggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Adanya Undang-undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Perturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang pedoman Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 2001 No. 14 Seri : D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Adanya Perturan Daerah No. 6 Tahu 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Wlikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Visi dan Misi
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut yaitu :
1. VISI
"Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi"
2. MISI
commit to user
2. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.
3. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern
4. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknolog (IPTEK),sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.
5. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.
4. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
1. Tugap pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Walokota melalui Sekretaris Daerah. Tugas Pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi, dan pelaporan
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
5. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
commit to user
Gambar 4.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dibawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Kepala kantor Tugas pokok :
Melaksanakan urusan pemerintah di bidang kearsipan dan perpustakaan. Uraian tugas : SUB BAGIAN TATA USAHA STAF STAF STAF JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS PUSTAKAWAN STAF STAF STAF SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN STAF STAF STAF SEKSI PENGELOLAAN ARSIP STAF STAF STAF SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KEPALA
1) Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor sesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda)
2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas masing masing agar tercapai pemerataan tugas.
3) Mengawasi pelasanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.
4) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
5) Menilai hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta jalan keluarnya.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Tugas pokok :
Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja sub bagian tata usaha berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor 2) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
3) Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi dan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.
4) Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan, kenaikan pengkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai. 5) Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan
pembangunan serta melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membutuhkan paraf
commit to user c. Seksi Pengelolaan Arsip
Tugas pokok :
Melaksanakan pembinaan teknik kearsipan, mengelola arsip dinamis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelolaan arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip.
3) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan. 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
5) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Tugas pokok :
Melaksanakan pengadan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelolaan perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
2) Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka 3) Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah
ditentukan.
4) Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi, klasifikasi, kategorisasi, shelving dan filling.
e. Seksi Pelayanan Perpustakaan Tugas pokok :
Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
Uraian tugas :
1) Menyusun program dan rincian kerja seksi pelayanan perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2) Melaksanakan pelayanan sirkulasi referensi.
3) Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi.
4) Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan pelatihan perpustakaan.
5) Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stok opname). Dibawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala kantor, subbagian dan seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang dan tugas masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala kantor, subbagian dan seksi dan pejabat fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik kedalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan pemerintah daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
commit to user
d. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi bertanggungjawab dalam memimpin, mengkoordinasikan, dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
e. Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala kantor, kepala subbagian dan kepala seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h. Kepala subbagian, kepala seksi, dan pejabat fungsional menyampaikan laporan kepada kepala kantor dan berdasarkan hal tersebut kepala subbagian tata usaha menyusun laporan berkala kepala kantor kepada Walikota melalui Setda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Meliputi :
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala kantor, Kepala subbagian, Kepala seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip terutama arsip dinamis, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut, adapun mengenai pegawai seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu :
a. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Kepala seksi pengelolaan arsip saat ini di jabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S. Sos, M. Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :
1) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
2) Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 3) Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas. 4) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
5) Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan
6) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
7) Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. 8) Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
9) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
10) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
11) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
12) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
13) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan b. Arsiparis
Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :
1) Menyusun progran dan rincian kerja seksi pengelola arsip bardasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
commit to user
3) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
4) Melaksanakan pelayanan kearsipan
5) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
6) Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
7) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
8) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
9) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
10) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan c. Staf Pengelola Arsip
Staf pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari.
1. Mahalani Kurniawati, SE. 2. Slamet
3. Budi Sofyan Hadi 4. Agus Sudarnoto
Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut : 1) Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip. 2) Melaksanakan pelayanan kearsipan.
3) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
commit to user
B. Hasil Pengamatan
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk dapat menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip dinamis dibutuhkan prosedur dan penanganan yang tepat oleh pegawai yang ahli di bidang kearsipan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah lembaga/instansi daerah yang mempunyai tugas untuk mengelola arsip-arsip yang ada di instansi Pemerintah Kota Surakarta.
Pada bab ini penulis menguraikan hasil pengamatan yang dilakukan selama kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 4 Maret sampai dengan 19 April 2013 di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Di dalam bab ini penulis akan membahas tentang prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
1. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif dan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang keduanya saling berkaitan. Arsip dinamis aktif mempunyai masa penggunaan tertentu, setelah masa tersebut berakhir arsip dinamis aktif tersebut dipindah menjadi arsip dinamis inaktif dengan melalui prosedur tertentu. Prosedur-prosedur tersebut yaitu :
1. Tahap penciptaan
Tahap penciptaan meliputi pengurusan surat masuk dan keluar pada unit pengolah dan unit kearsipan dengan prosedur berbeda pada setiap unitnya. Yang akan di bahas disini adalah pengurusan surat pada unit kearsipan, yakni pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengurusan surat dibagi
commit to user a. Pengurusan surat masuk
1) Peneriamaan surat
a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. b) Apabila surat dikirim lewat pos maka harus
memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikannya bila terjadi kesalahan alamat yang tercantum pada surat.
c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.
d) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup. e) Membuka surat terbuka dan memeriksa
kelengkapannya.
f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di belakang surat (Berlaku untuk surat rahasia).
2) Pengarahan surat
a) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi bila berkaitan dengan kebijakan.
b) Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis.
3) Penilaian surat
Menentukan surat penting, rahasia, atau biasa. 4) Pencatatan surat
a) Surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi.
b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda (putih, hijau, merah).
commit to user
c) Mencatat pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap. Lembar pengantar berfungsi untuk mencatat surat mesuk dan keluar baik itu yang bersifat surat biasa ataupun surat rahasia.
5) Penyimpanan surat
a) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapat tanggapan dari pengolah dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan ke dalam map sesuai dengan kode klasifikasi arsip.
b) Bila surat masuk dikembalikan ke sekretariat dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum naskah tersebut dikirim harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.
c) Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukkan kedalam map sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan bila suatu saat surat tersebut diperlukan maka pencarian kembali surat bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.
6) Penyampaian surat a) Surat penting
Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku agenda
Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga pada tata usaha.
commit to user b) Surat biasa
Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.
Menerima lembar pengantar kedua setelah paraf sebagai tanda terima.
c) Surat rahasia
Menyampaiakan surat dalam keadaan tertutup baserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.
Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima.
b. Pengurusan surat keluar 1) Penerimaan
a) Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha atau unit pengolah
b) Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.
c) Menyiapkan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar kedua.
2) Pengiriman
a) Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan ke dalam amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar (dua rangkap).
b) Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khusus atau biasa).
Apabila surat masuk atau surat keluar selesai dikelola, maka data dari surat tersebut dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis, atau yang biasa disebut SIMARDI, yaitu sistem otomasi kearsipan yang dimiliki oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan aplikasi Simardi ini, data dari surat masuk dan surat keluar disimpan dalam suatu database yang dapat membantu mempermudah dalam menemukan kembali surat atau arsip.
2. Tahap penggunaan
Pada tahap ini dokumen masih perlu digunakan sebagai informasi sehingga perlu dilakukan penataan. Arsip surat masuk dan surat keluar digabung menjadi satu dan dikelompokkan berdasarkan permasalahan masing-masing. Tahap-tahap penataan berkas di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu :
a. Memisahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang akan dimusnahkan. Arsip yang tidak diperlukan antara lain amlop, blangko kosong, dan lain-lain untuk dimusnahkan. b. Memeriksa lampiran apakah sesuai dengan yang tersebut dalam
surat.
c. Menyisihkan salinan yang rangkap untuk dimusnahkan salah satu.
d. Menentukan kode dan indeks.
e. Arsip dikelompokkan sesuai dengan masalah, jenis, atau proses dalam suatu kegiatan.
f. Menentukan titel atau indeks berkas, yaitu menentukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam tab folder.
g. Penempatan sekat dan folder serta disimpan dalam filling cabinet.
commit to user
Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip yaitu : a. Folder (sampul arsip)
Folder adalah tempat atau wadah untuk menyimpan arsip. Folder berbentuk seperti map tanpa daun penutup.
b. Guide (sekat atau petunjuk)
Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokan yang dipilih pada klasifikasi arsip.
c. Tab
Tab adalah bagian menonjol berukuran 1x3 cm yang berada pada tepi guide untuk menempatkan kode atau indeks arsip. Letak tab sesuai dengan tingkat klasifikasi. Tab pada ujung kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah). Tab pada kedudukan lebih ke kanan untuk menyekat sub masalah. Dan selanjutnya untuk menyekat
d. Filling cabinet
Filling cabinet adalah lemari yang terdiri dari laci laci besar untuk penyimpanan arsip secara vertikal.
3. Tahap penyimpanan aktif
Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sitem nomor. Arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka. Setelah surat atau arsip siap disimpan, maka tahap pertama dibuatlah kerangka penataan berkas dengan memberi kode nomor penyimpanan sesuai dengan penggolongan surat dan diurutkan berdasarkan kode nomor tersebut. Guide dan folder diberi judul berkas (titel) pada setiap tab sesuai dengan kode yang telah
commit to user
ditentukan menurut pola klasifikasi. Selanjutnya surat yang telah siap disimpan dimasukkan ke dalam folder-folder tersebut.
Untuk penemuan kembali arsip, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartu kendali, agar penemuan kembali arsip dinamis aktif dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Kartu kendali ditata berdasarkan indeks, sesuai dengan penataan berkas pada filing cabinet, atau secara alfabetis nama instansi. Dalam boks kartu kendali digunakan juga sekat penunjuk (tab) dengan ukuran kecil, demikian pula folder yang menampung kartu kendali mempunyai ukuran kecil.
Tahap penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari b. Mancari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalah
c. Mencari arsip berdasarkan kode yang terdapat dalam kartu kendali
d. Mengambil arsip dari filing cabinet.
e. Setelah selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil kemudian dikembalikan pada tempat semula.
4. Tahap pemindahan penyimpanan menjadi inaktif a. Pemindahan arsip
Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inaktif. Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas pengelola arsip aktif kepada petugas pengelola arsip inaktif. Atau dapat pula dari unit pengolah di SKPD dengan petugas pengelola arsip pada unit kearsipan di Kantor Arsip
commit to user
Bertumpuknya arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disebabkan karena pemindahan arsip dari unit pengolah SKPD dalam keadaan berantakan serta kurangnya tempat untuk penyimpanan arsip. Peralatan yang digunakan juga masih sederhana sehingga proses penataan arsip inaktif membutuhkan waktu yang lama.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah SKPD ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara :
Pemindahan arsip ini dapat dilakukan dengan beberapa metode, yaitu :
1) Pemindahan berkala
Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari unit pengolah ke kantor arsip hanya pada waktu tertentu saja, misalnya setiap satu tahun. Pemindahan berkala ini dilakukan pada selang waktu tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke lemari arsip inaktif atau ke ruang penyimpanana arsip inaktif. Berikut hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam pemindahan arsip dengan metode pemindahan berkala.
a) Menentukan waktu
Pemindahan arsip aktif menjadi dinamis ini berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota Surakarta. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
commit to user
Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat kepentingan arsip tersebut.
b) Menentukan arsip yang akan dipindahkan
Menyeleksi arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip untuk mengetahui arsip yang masa penyimpanan aktifnya telah berakhir, sehingga arsip tersebut perlu dipindahkan ke penyimpanan inaktif dengan membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapat persetujuan dari pimpinan. Daftar pertelaan arsip adalah daftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang di susun berdasarkan hasil deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saat pendataan.
c) Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
Arsip yang telah dibuatkan daftar pertelaan arsip dan telah mendapat persetujuan, maka arsip tersebut disiapkan dengan cara dimasukkan ke dalam box arsip sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip.
d) Persiapan ruang simpan
Sebelum arsip dipindahkan harus melakukan koordinasi dengan unit kearsipan untuk mempersiapkan ruangan untuk menampung arsip yang akan dipindahkan sesuai dengan lokasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
e) Penerimaan arsip
Setelah ruang simpan dipersiapkan, maka tahap selanjutnya adalah proses penerimaan arsip. Penerimaan arsip ditandai dengan penandatanganan berita acara serah terima oleh unit pengolah ke Kantor Arsip dan
commit to user
tanggungjawab arsip tersebut beralih kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Setelah diterima, tahap selanjutnya adalah memeriksa kondisi fisik arsip serta kelengkapan informasi arsip yang diserahkan, sesuai dengan daftar pertelaan arsip dan berita acara.
2) Metode minimum dan maksimum
Dengan metode ini pemindahan arsip ditentukan waktu minimal dan maksimal. Setelah waktu yang ditentukan menurut JRA maka arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan arsip di setiap satuan kerja ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3) Metode berulang
Cara ini dilakukan untuk unit pengolah yang tidak mempunyai gudang tempat penyimpanan arsip (depo arsip), sehingga setiap kali retensi arsip telah habis maka segera dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Hal ini hanya boleh dilakukan apabila persoalan yang ada dalam arsip telah selesai di proses seluruhnya.
b. Penataan dan penyimpanan
Tahap-tahap penataan arsip adalah sebagai berikut : 1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk meneliti kesesuaian antara arsip yang diserahkan dengan daftar pertelaan arsip serta untuk memilah arsip dengan jangka waktu simpan pendek yaitu 1 tahun dengan arsip dengan jangka waktu simpan panjang yaitu selama 8 tahun. Jika arsip tidak sesuai dengan daftar pertelaan arsip maka arsip akan dikembalikan kepada unit pengolah.
commit to user 2) Pendiskripsian
Arsip yang telah diperiksa kemudian didiskripsikan pada kartu fisis yang berfungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada.dalam pendiskripsian pada kartu fisis ada beberapa unsur yang harus diperhatikan yaitu :
a) Bentuk redaksi b) Isi informasi c) Tingkat perkembangan d) Tanggal e) Bentuk luar 3) Sortir
Sortir adalah kegiatan mengurutkan atau mengelompokkan arsip berdasarkan jangka waktu penyimpanan serta pengelompokan arsip yang dinilai kembali (inaktif) dan arsip permanen (statis). Setelah tahap sortir selesai maka dibuatkan skema arsip dengan mengelompokkan arsip menurut klasifikasi arsip kemudian diberi nomor definitif. Pola klasifikasi kearsipan pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 000 UMUM 010 URUSAN DALAM 020 PERALATAN 030 KEKAYAAN DAERAH 040 KEARSIPAN 050 PERENCANAAN 060 ORGANISASI
commit to user 080 KOMPENSASI 090 PERJALANAN DINAS 100 PEMERINTAHAN 200 POLITIK 300 KEAMANAN/KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 500 PEREKONOMIAN 600 PEKERJAAN UMUM/KETENAGAAN 700 PENGAWASAN 800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN 910 ANGGARAN 911 Rutin 912 Pembangunan
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 4) Penataan arsip dalam box
Arsip yang telah diberi nomor definitif kemudian diurutkan sesuai dengan fisis yang ada dan di tata dalam box arsip. Dalam penataan arsip ke dalam box disesuaikan dengan daya tampung box. Box arsip di beri lubang untuk sirkulasi udara agar arsip di dalam box tidak lembab, kemudian box arsip yang telah berisi arsip ditata berdasarkan nomor urut box arsip dari atas paling kiri untuk nomor terkecil sampai dengan kanan bawah untuk arsip dengan nomor urut paling besar.
5) Pembuatan daftar pertelaan arsip
Daftar pertelaan arsip dibuat untuk penemuan kembali arsip yang ada di rak dan di dalam box tersebut apabila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Pelayanan arsip inaktif
Pelayanan arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya dilakukan apabila sudah mendapat izin dari pihak pemilik arsip. Karena arsip dinamis inaktif bersifat tertutup (rahasia). Untuk mempermudah dalam pertanggungjawaban, perlu diatur dalam pelayanannya. Prosedur pelayanan arsip inaktif antara lain :
1) Pihak yang berwenang memberi izin peminjaman arsip 2) Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
3) Jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu diketahui peminjam : 1) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas
2) Tidak boleh menambah dan mengurangi isi berkas
3) Setiap perpanjangan peminjam harus meminta izin pusat penyimpanan arsip
Berikut ini adalah contoh lembat peminjaman arsip :
Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip
DEPARTEMEN :……… PUSAT PENYIMPANAN ARSIP.
No. : ……….
LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
*Arsip-arsip tercantum dibawah ini dipinjamkanhanya untuk keperluan dinas.
*Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas. *Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada pusat pentimpanan arsip. Nomor
Urut
Indeks Kode & pokok Masalah Kode & Masalah Jumlah Berkas Lokasi Penyimpanan catatan
commit to user Nama peminjam : ……….. Jabatan : ……….. Unit pengolah : ……….. Tanggal Peminjaman : ……….. Tanggal Pengembalian : ……….. (tiap perpanjangan peminjam harus Seizin Pusat Penyimpanan Arsip)
………. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Ska
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 5. Tahap pemusnahan
Jika arsip sudah habis masa inaktifnya, maka akan dimusnahkan. Hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional yang tidak dimusnahkan, dan disimpan sebagai arsip statis. Memusnahkan arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan menggunakan bahan kimia.
Sebelum dimusnahkan, dilakukan penyeleksian terhadap arsip yang retensinya telah habis berdasarkan jadwal retansi arsip. Setelah arsip tersebut diseleksi maka perlu dibuat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan, yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali. Untuk melakukan pemusnahan hendaknya dibuatkan berita acara pemusnahan, serta menghadirkan saksi-saksi pada saat pelaksanaan pemusnahan.
Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA
DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIP Nomor : ……… Nomor Urut Tgl/Bln/ Tahun Berkas Kode & pokok Masalah Kode & Masalah Jenis Fisik Jumlah Berkas Ket. Tanggal : ………
Pemusnahan dilakukan pada tanggal : ………..
………. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Ska
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip
commit to user
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Nomor : ………..
Pada hari ini ………. Tanggal ……….. yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No. ………… tanggal ………. dan Surat Tugas No. …………. tanggal ………….. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir dengan cara *)
Penghancuran Pembakaran
Peleburan secara kimia *)coret yang tidak perlu
………
Kepala Bagian Umum
……….… Petugas Kearsipan ………. Sekretaris Lembaga ………. .
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Berdasarkan pengamatan diatas, dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani secara maksimal. Hal ini dikarenakan arsip yang berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani semuanya. Akan tetapi langkah-langkah dalam pengelolaannya telah sesuai dengan prosedur yang benar, hanya saja dalam pelaksanaannya kurang maksimal karena terbatasnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pengelolaan arsip. Dari uraian tersebut, terdapat beberapa kendala yang menghambat optimalisasi pengelolaan arsip
dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut :
a. Kurangnya sumber daya manusia
Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapar 5 orang sebagai pengelola arsip, yang harus mengelola arsip yang berjumlah ribuan. Hal ini yang mengakibatkan proses pengololaan arsip dinamis menjadi kurang optimal.
b. Kurangnya sarana dan prasarana
Gedung dan ruangan yang kurang memadai serta kurangnya peralatan akan mengakibatkan arsip belum dapat dikelola seluruhnya oleh pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
c. Perawatan yang sederhana
Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta perawatan arsip hanya dilakukan dengan cara sederhana. Yaitu dengan di bungkus kertas payung dan di bersihkan dari debu yang menempel.
d. Pencarian secara manual
Pencarian arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih dilakukan secara manual. Hal tersebut dapat mengakibatkan kurangnya efisiensi waktu dalam penemuan kembali, karena harus mencari daftar pertelaan arsip sangat banyak dan memakan waktu lama untuk menemukannya.
