FOCUS GROUP DISCUSSION (FGD)
PT.BRANTAS ABIPRAYA
1. Pendahuluan
Unsur penting dalam pengelolaan perusahaan dan menjadi dasar bagi aktivitas operasional Perusahaan yang sehat dan aman adalah dengan penerapan sistem
pengendalian internal yang efektif.
Terselenggaranya sistem pengendalian internal yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab dari pimpinan setiap level Manajemen Perusahaan.
Sistem Pengendalian Internal Perusahaan perlu mendapatkan perhatian Manajemen Perusahaan, mengingat bahwa salah satu faktor penyebab terjadinya kesulitan usaha perusahaan secara umum adalah karena adanya berbagai kelemahan dalam pelaksanaan atau penerapan pengendalian internal, antara lain :
a. Kurangnya komitmen di setiap level manajemen perusahaan untuk melakukan proses pengendalian internal dan penerapan sanksi yang tegas terhadap pelanggaran ketentuan, kebijakan dan prosedur yang ditetapkan, serta kegagalan dalam mengembangkan budaya pengendalian internal pada seluruh jenjang perusahaan.
b. Pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko dari kegiatan operasional perusahaan yang kurang memadai.
c. Tidak ada atau gagalnya aktivitas pengendalian terhadap kegiatan operasional perusahaan
d. Lemahnya mekanisme supervisi dan tidak jelasnya akuntabilitas dari manajemen perusahaan.
e. Program audit internal dan kegiatan pemantauan lainnya yang dilakukan oleh manajemen masih kurang memadai atau kurang efektif.
2. Komitmen Perusahaan Menerapkan Sistem Pengendalian Internal
PT Brantas Abipraya ( Persero ) berkomitmen menerapkan Sistem Pengendalian Internal Perusahaan dalam rangka memberikan jaminan yang memadai untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi Perusahaan dan menjamin tersedianya laporan keuangan maupun laporan manajemen yang benar, lengkap dan tepat waktu serta meningkatkan kepatuhan Perusahaan terhadap ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Seluruh unit kerja / unit bisnis dan pegawai PT Brantas Abipraya (Persero) wajib berpartisipasi dalam penerapan sistem pengendalian internal Perusahaan dengan secara aktif turut serta :
1. Membangun lingkungan pengendalian yang mendukung efektivitas penerapan komponen pengendalian internal lainnya.
2. Melakukan penilaian risiko dalam menjalankan tugas dan fungsinya
3. Menyusun dan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa arahan Direksi dilaksanakan.
4. Mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya dalam waktu dan bentuk yang
tepat untuk memudahkan pelaksanaan pengendalian dan pertanggungjawabannya.
5. Menilai kualitas sistem pengendalian internal Perusahaan melalui pemantauan rutin terhadap kegiatan yang sedang berjalan dan evaluasi menyeluruh oleh SPI atau pihak independen yang ditunjuk.
Pernyataan komitmen sistem pengendalian internal Perusahaan ini disampaikan kepada seluruh pegawai untuk dilaksanakan secara konsisten dan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Tujuan FGD
Tujuan FGD Internal Control System adalah :
(a) Memberikan pemahaman tentang Sistem Pengendalian Internal serta memupuk kesadaran tentang arti penting penerapannya pada seluruh proses bisnis di Perusahaan.
(b) Pemetaan terhadap infrastruktur (peraturan, kebijakan & prosedur) Perusahaan yang sudah ada atau yang masih harus diperbaiki atau yang masih harus dibangun agar prinsip-prinsip atau parameter sistem pengendalian intern bisa diterapkan secara efektif, serta fungsi yang harus dipenuhi dalam setiap atribut Sistem Pengendalian Internal.
4. Peserta FGD a. Daftar Peserta PESERTA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Dwi Kridayani MZ Fatah Maruji Ratna Rinto Kusharjono Haruna Ismed Suaedy Pramono M. Mabrury Budi Sumarjono Zulhelmy Rina Tarigan Firmansyah Ibnu H Gunawan Yusuf Wibisono Ony Agtiffantono Dian Sovana Tumpang M Miftakhul Anas Bambang Setyawan Nuraini Pou Nurtjahja Aries Zuswana Lalita Pawar Arief Junaedi 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Khuswatun Khasanah Heri Sunarko Endang Marthaningsih Sulistyarto Widagdo Irawan Mirza Ciptadi Agus Andrianto
Dynna Tiara Kamil
Rudi Pudianto Supiyanto Budi Hartono Satiyobudi Santoso Aoufun M. Shaleh Mustafa Nahdi Dwityo Prabowo Ngawitiono Dody Setiawan Ponco Wardoyo Agus Suhandoko Anwar Khairuddin Dani Dodi Perbawanto Pudji Tarjono Yudi Armansyah 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 Agustinus Sudrajat Awan Pangaribuan Radhman Siahaan John Manik Agus Subiyantoro Herman Dwi Haryanto
Sulistijowati Kardiyat Rachmat Djauhari Darwis Achmad Ahmad Sutcipto Farid Fayedi Hardianto Prasetyadi Andang Risharyanto Joko Widyantoro Sutjipto Sunarko Ambarmojo Sukarno Rahmatullah
b. Pembagian Group FGD PEMBAGIAN 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 GROUP 1 Dwi Kridayani Irawan Mirza Ciptadi Pramono Mustafa Nahdi Sulistyarto Widagdo GROUP 2 Maruji Ratna Agus Andrianto John Manik Dwityo Prabowo Supiyanto GROUP 3 MZ Fatah Sutjipto Yusuf Wibisono Dody Setiawan Budi Sumarjono Hery Sunarko GROUP 4 Arief Junaedi Dian Sovana Satiyobudi Santoso Ponco Wardoyo Radhman Siahaan GROUP 5 Agustinus Sudrajat Khuswatun Khasanah Anwar Khairuddin Rahmatullah Nuraini Pou 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 GROUP 6 Dani Agus Subiyantoro Rudi Pudianto Dodi Perbawanto Lalita Pawar Ahmad Sutcipto GROUP 7 Miftakhul Anas Herman Dwi Haryanto Zulhelmi
Endang Marthaningsih Dynna Tiara Kamil Satria Fitri GROUP 8 Aries Zuswana Darwis Achmad Aoufun M. Shaleh Kardiyat Prasetyadi GROUP 9 Bambang Setyawan Rinto Kusharjono Farid Fayedi Sukarno Puji Taryono GROUP 10 M. Mabrury Andang Risharyanto Haruna Ismed Suaedy Yudi Armansyah Budi Hartono 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 GROUP 11 Firmansyah Ibnu H Joko Widyantoro Awan Pangaribuan Rina Tarigan Ngawitiono GROUP 12 Sunarko Ambarmojo Ony Agtiffantono Ruddy Widiono Agus Suhandoko Nurtjahja GROUP 13 Tumpang M Sulistijowati Hardianto Rachmat Djauhari Ruddy Widiono Catatan :
Masing-masing group agar menentukan sendiri organisasi groupnya (Ketua, Sekretaris, Anggota).
c. Panitia Pengarah
Panitia Pengarah : - Suhartono (Kepala SPI)
- Subarjono (Adkon Dep-Produksi)
5. Topik FGD
a. Topik FGD ditetapkan berdasarkan atas komponen, unsur dan atribut dalam Sistem Pengendalian Internal, sebagai berikut :
Komponen Unsur Jumlah
atribut Nomor atribut A Lingkungan
Pengendalian
1 Penegakan integritas dan nilai etika 5 1 ~ 5 2 Komitmen terhadap kompetensi 4 6 ~ 9 3 Kepemimpinan yang kondusif 5 10 ~ 14 4 Pembentukan struktur organisasi
yang sesuai dengan kebutuhan
5 15 ~ 19 5 Pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab
3 20 ~ 22 6 Kebijakan dan praktik pembinaan
sumber daya manusia
3 23 ~ 25 7 Perwujudan peran Satuan
Pengawasan Intern yang efektif
3 26 ~ 28 8 Peran Dewan Komisaris dan
Komite Audit
5 29 ~ 33
B Penilaian Risiko 1 Penetapan tujuan perusahaan secara keseluruhan
4 34 ~ 37 2 Penetapan tujuan pada tingkatan
kegiatan 7 38 ~ 44 3 Identifikasi risiko 3 45 ~ 47 4 Analisis risiko 2 48 ~ 49 C Kegiatan Pengendalian
1 Reviu kinerja perusahaan 2 50 ~ 51 2 Pembinaan sumber daya manusia 8 52 ~ 59 3 Pengendalian atas Pengelolaan
Sistem Informasi
2 60 ~ 61 4 Pengendalian fisik atas aset 2 62 ~ 63 5 Penetapan dan riviu atas indikator
dan ukuran kinerja
1 64 6 Pemisahan fungsi 1 65 7 Otorisasi atas transaksi dan
kejadian penting
1 66 8 Pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas kejadian dan transaksi
1 67 9 Pembatasan akses dan
akuntabilitas atas sumber daya dan pencatatannya
2 68 ~ 69 10 Dokumentasi yang baik atas
kejadian dan transaksi pengendalian 1 70 D Informasi dan Komunikasi 1 Informasi 2 71 ~ 72 2 Komunikasi 2 73 ~ 74 3 Bentuk dan sarana komunikasi 3 75 ~ 77
E Pemantauan 1 Pemantauan berkelanjutan 6 78 ~ 83 2 Evaluasi terpisah 4 84 ~ 87 3 Penyelesaian Audit 3 88 ~ 90
T o t a l 90
Catatan :
● Uraian masing-masing atribut (90 atribut) beserta penjelasan atribut bisa dilihat dalam lampiran atau softcopy
● Khusus untuk nomor atribut 26 ~ 28 dan 29 ~ 33 dikerjakan oleh panitia untuk contoh bagi peserta FGD, sehingga sisa yang dikerjakan oleh 13 group FGD sebanyak 82 nomor atribut.
b. Pembagian topik FGD
GROUP NOMOR KOMPONEN/
UNSUR NOMOR ATRIBUT JUMLAH ATRIBUT
GROUP 1 A.1 1 ~ 5 5 A.2 6 1 GROUP 2 A.2 7 ~ 9 3 A.3 10 ~ 12 3 GROUP 3 A.3 13 ~ 14 2 A.4 15 ~ 18 4 GROUP 4 A.4 19 1 A.5 20 ~ 22 3 A.6 23 ~ 24 2 GROUP 5 A.6 25 1 B.1 34 ~ 37 4 B.2 38 1 GROUP 6 B.2 39 ~ 44 6 GROUP 7 B.3 45 ~ 47 3 B.4 48 ~ 49 2 C.1 50 ~ 51 2 GROUP 8 C.2 52 ~ 57 6 GROUP 9 C.2 57 ~ 59 3 C.3 60 ~ 61 2 C.4 62 ~ 63 2 GROUP 10 C.5 64 1 C.6 65 1 C.7 66 1 C.8 67 1 C.9 68 ~ 69 2 C.10 70 1 GROUP 11 D.1 71 ~ 72 2 D.2 73 ~ 74 2 D.3 75 ~ 77 3 GROUP 12 E.1 78 ~ 83 6 GROUP 13 E.2 84 ~ 87 4 E.3 88 ~ 90 3 6. Mekanisme FGD
6.1. Sesuai dengan tujuan FGD, masing-masing group FGD membuat pemetaan terhadap infrastruktur (peraturan, kebijakan & prosedur) Perusahaan yang sudah ada atau yang masih harus diperbaiki atau yang masih harus dibangun agar prinsip-prinsip atau parameter sistem pengendalian intern bisa diterapkan secara efektif, serta pemetaan terhadap fungsi yang harus dipenuhi dalam setiap atribut Sistem Pengendalian Internal.
6.2. Seluruh pemetaan dituangkan dalam contoh formulir kertas kerja yang telah disediakan, baik berupa hardcopy maupun softcopy (bisa didownload di :
https://www.dropbox.com/preview/Materi%20FGD%20Internal%20Control%20
6.3. Khusus pemetaan terhadap infrastruktur (peraturan, kebijakan &
prosedur), masing-masing peserta dituntut pengetahuan yang memadai (meskipun tidak detail) terhadap peraturan, kebijakan dan prosedur yang sudah ada, baik intern Perusahaan maupun ekstern.
6.4. Masing-masing group FGD mempresentasikan hasil diskusi dengan alokasi waktu ± 30 menit. Presentasi dilaksanakan dengan menggunakan software
Microsoft Powerpoint.
Format presentasi masing-masing group FGD :
Komp./ Unsur
Atribut Pemetaan Infrastruktur Prinsip/Fungsi yang harus dipenuhi untuk setiap atribut
No Uraian Yang sudah
dimiliki
Yang perlu dibangun
Uraian Sdh Blm
A.1 1 Perusahaan telah menyusun dan menerapkan aturan perilaku atau kebijakan lainnya serta mengkomunikasikan standar perilaku etis, praktik yang dapat diterima, dan praktik yang tidak dapat diterima termasuk benturan kepentingan
... ... PIC : ...
7. Rundown FGD
Rundown FGD sesuai dengan surat penugasan FGD dari Direktur Keuangan dan SDM Nomor :119/D/UM/VII/2017 tanggal 25 Juli 2017
Selamat bekerja...!!!
Spirit for giving the best
Jakarta, 28 Juli 2017 Panitia Pengarah FGD
