1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi sekarang ini, perusahaan-perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengembangkan usahanya. Selain itu teknologi informasi juga dapat digunakan untuk membantu fungsi-fungsi manajemen yang baik, yaitu planning, organizing, implementation, dan control. Salah satu cara agar fungsi-fungsi manajemen tersebut dapat tercapai adalah dengan menerapkan sistem informasi akuntansi. Menurut Siamak Nejadhosseini Soudani dalam jurnalnya yang berjudul “The Usefulness of an Accounting Information
System for Effective Organizational Performance“ (2012: 141)
mengemukakan bahwa AIS menjadi faktor penting dalam membangun performa organisasi melalui pengumpulan, menyimpan dan mengolah data finansial dan akuntansi untuk dievaluasi berdasarkan dampaknya terhadap proses pengambilan keputusan, kualitas dari informasi akuntansi, evaluasi performa, pengendalian internal dan memfasilitasi transaksi perusahaan.
Bagi semua perusahaan, penganggaran (budgeting) merupakan komponen yang penting dalam sebuah perusahaan. Menurut Manouchehr Najafi dan Ahmad Ahmadkhani dalam jurnalnya yang berjudul “The Advantage of Using Operational Budgeting on Governmental Organization” (2011: 106) mengemukakan bahwa pengganggaran operasional mengalokasikan proporsi anggaran yang diperlukan untuk pengukuran kinerja, penganggaran mengarahkan biaya terhadap tujuan perusahaan dan akan menyebabkan perusahaan mempunyai anggaran yang transparan. Dalam menyusun anggaran dalam suatu perusahaan dibutuhkan suatu perencanaan yang matang agar pada pelaksanaannya dana yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhannya dan tidak menyimpang dari kebutuhannya
Salah satu cara untuk mengatasi masalah yang berhungan dengan anggaran yaitu dengan sistem informasi yang baik yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Dengan penerapan sistem informasi pada proses penyusunan anggaran, maka perusahaan dapat mengurangi kesalahan dalam penghitungan anggaran yang dibutuhkan untuk menjalakan proses bisnis
perusahaan. Selain itu sistem informasi pada anggaran juga akan memudahkan dalam menganalisa dan mengontrol biaya-biaya yang dibutuhkan agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan anggaran.
Berdasarkan hal-hal diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam merencanakan anggaran diperlukan adanya perencanaan keuangan yang benar-benar matang dan akurat sehingga pengeluaran perusahaan dapat disajikan dengan jelas. Anggaran juga dapat berfungsi sebagai acuan untuk peningkatan kinerja perusahaan dan untuk memaksimalkan laba yang akan diterima perusahaan.
PT Welldone Communications adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Promosi Pemasaran dengan fokus pada aktivitas Brand Activations dan Event Management walaupun tidak tertutup untuk kegiatan Promosi Pemasaran lainnya seperti komunikasi bidang Periklanan, Sosial Media dan lainnya. PT Welldone Communications telah berdiri sejak tahun 2004 dan sejak itu telah menangani berbagai macam event yang meliputi antara lain Product Launching, Loyalty Program, Sales Promotions, CSR, Sampling & Selling, Incentive Program (outing, tour) dan Mainstream Advertising. Masalah yang ada dalam perusahaan ini adalah kurangmya pengendalian terhadap orang atau bagian yang menerima proyek untuk dikerjakan. Proyek dapat diterima oleh management (CEO atau COO), account team (account manager atau account executive), dan project manager sehingga dapat membuat kinerja karyawan tidak maksimal. Selain itu, data yang tidak akurat dan tidak lengkap juga menjadi masalah dalam perusahaan ini. Data yang tidak akurat dan lengkap menyulitkan management dalam pengambilan keputusan untuk perusahaan.
Dalam persaingan bisnis saat ini, perusahaan perlu meningkatkan pengelolaan perusahaannya sehingga perusahaan dapat menjadi lebih produktif dalam menghasilkan profit/laba. Manajemen perusahaan merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan dengan baik oleh perusahaan, khususnya fungsi dari manajemen yaitu perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian. Oleh karena itu, dalam membuat suatu event perlu dilakukan perencanaan yang matang dan baik, guna membuat pengendalian perusahaan yang baik, serta pengkoordinasian yang baik juga.
Dalam hal ini, penulis tertarik untuk merancang suatu sistem yang dapat digunakan untuk menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran yang akan mempermudah karyawan perusahaan untuk melakukan permintaan dan pengawasan terhadap pembagian tugas dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk suatu event.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan perancangan sistem dengan judul, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Anggaran Pendapatan dan Pengeluaran PT Welldone Communications”.
1.2 Ruang Lingkup
Agar hasil yang di dapatkan dari penelitian sesuai dengan tujuan penelitian maka ditentukan batasan – batasan yang jelas dari proses penelitian yaitu :
1. Proses penyusunan anggaran pendapatan dengan menyusun anggaran pendapatan berdasarkan proyek yang dikerjakan sesuai dengan kesepakatan kerjasama dengan klien.
2. Proses penyusunan anggaran pengeluaran dengan menyusun anggaran pengeluaran berdasarkan proyek-proyek yang dikerjakan.
3. Proses realisasi anggaran seperti proses penagihan, permintaan pengeluaran anggaran, dan pencatatan realisasi anggaran. 4. Pembuatan sistem yang dapat mempermudah penyusunan dan
pencatatan bukti – bukti anggaran pendapatan dan pengeluaran yang terjadi pada saat event sedang berlangsung.
5. Membuat proses pelaporan yang disajikan yaitu laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, laporan piutang, laporan hutang, dan laporan jurnal.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan dan masalah dalam penyusunan dan realisasi anggaran dengan menggunakan event-event yang telah dilaksanakan yang meliputi dokumen, prosedur, dan proses bisnis yang terjadi.
2. Menentukan jumlah estimasi pendapatan yang akan diterima untuk mendapatkan profit yang dialokasikan untuk kesejahteraan karyawan, fasilitas kerja, dan target keuntungan perusahaan.
3. Memberikan rekomendasi terhadap kelemahan dan masalah yang ada pada sistem yang berjalan sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang ada dan dapat mengatasi masalah yang ada dalam penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran.
4. Merancang sebuah sistem informasi yang dapat digunakan oleh PT Welldone Communications dengan berdasarkan analisis penyusunan anggaran, realisasi anggaran, dan pelaporan anggaran.
Manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Perusahaan dapat mengetahui masalah dalam penyusunan anggaran dan realisasi anggaran.
2. Perusahaan dapat mengetahui jumlah profit yang diterima dari proyek-proyek yang dikerjakan.
3. Membantu mengatasi kelemahan dalam penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran berdasarkan rekomendasi yang diberikan. 4. Membantu perusahaan dalam proses penyusunan anggaran, realisasi anggaran, dan pembuatan laporan anggaran sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari perusahaan.
1.4 Metodologi Penelitian
Adapun metodologi penelitian yang akan dilakukan penulis dalam pembuatan skripsi adalah :
1. Studi Literatur
Studi literatur yang dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran data dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, serta
bacaan lainnya sehingga mendapatkan teori yang mendukung pembahasan topik skripsi, seperti praktek terbaik dari sistem penganggaran, sistem informasi akuntansi, dan sistem pengendalian internal.
2. Penelitian Lapangan
Penelitian lapangan akan dilakukan dengan melakukan wawancara kepada Manajemen untuk mengetahui proses penganggaran dan realisasi pendapatan dan pengeluaran, struktur organisasi, kebijakan perusahaan yang berlaku, kinerja perusahaan selama beberapa tahun terakhir, karakteristik pelanggan, jenis jasa yang ditawarkan, dan proses bisnis pada PT Welldone Communications.
3. Perancangan Sistem
Metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem yang baru yang akan dikembangkan dengan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD), yang terdiri dari tahap analisis dan perancangan akan mengikuti metode Satzinger dan dipresentasikan melalui notasi Unified Modelling Language (UML Diagram). Berikut tahapan – tahapannya :
1. Tahapan Analisis
a. Membuat Activity Diagram b. Membuat Event Table
c. Membuat Use Case Diagram d. Membuat Use Case Description e. Membuat System Sequence Diagram f. Membuat Domain Class
2. Tahapan Perancangan
a. Membuat First-Cut Class Diagram
b. Membuat Completed Three-Layer Sequence Diagram c. Membuat Updated Class Diagram
d. Membuat User Interface
1.5 Sistematika Penulisan
Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, berikut diuraikan isi gambaran dari tiap – tiap pembahasan dari tiap bab :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang akan dilakukan pada skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini akan dibahas mengenai landasan – landasan teori dan kerangka berpikir yang akan digunakan sebagai dasar dari penelitian dan perancangan sistem. Teori yang dihunakan adalah teori mengenai penerapan anggaran pendapatan dan pengeluaran kas serta perancangan sistem yang digunakan untuk perusahaan.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, seperti latar belakang perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, gambaran sistem yang berjalan, serta analisis permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML).
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang simpulan yang dihasilkan dari penelitian yang telah dilaksanakan, dan juga saran – saran bagi perusahaan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.
