BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.3. Pengertian Sistem Temu Balik Informasi
Sistem Temu Balik Informasi (Information Retrieval System - IRS) merupakan salah satu tipe sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
Meadow (1992:2) menyatakan, “ information retrieval is a communication process. In one sense it is a means by which authors or creators of records communicate with readers, but indirectly and with a possibly long time lag between creation of a message or text and its delivery to the IR system user”. Pendapat di atas menyatakan sistem temu kembali informasi adalah sebuah proses komunikasi, dikatakan sebuah proses komunikasi berarti penulis atau pencipta berkomunikasi dengan pembaca, tetapi tidak langsung hanya berbeda jeda waktu yang mungkin panjang antara penciptaan pesan atau teks dan pengiriman kepada pengguna sistem temu kembali informasi. Pencarian istilah sistem informasi dapat mencakup database, tetapi mungkin atau tidak mungkin nya terjadi pemanggilan tergantung pada konteks atau query yang digunakan (Meadow 1992:2) .
Pernyataan di atas menyerupai dengan pendapat Harter (1986:2) An information retrieval system is a device interposed between a potential user of information and theinformation collection itself. For a given information problem, the purpose of the system is to capture wanted items and to filter out unwanted items (sistem temu balik informasi merupakan seperangkat hubungan antara pengguna potensial informasi dengan pengumpul informasi itu sendiri. Dengan tujuan untuk memberi informasi yang dibutuhkan dan menyaring informasi yang kurang relevan atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna).
Sistem temu balik informasi di perpustakaan dapat berupa katalog online atau OPAC. Mery Liu Kao (1995:8) menyatakan bahwa online public access katalog as OPAC, this catalog is a listing of the library materials on a computer terminal. Defenisi Kao diatas menyatakan bahwa Online Publik Access Catalog adalah singkatan dari OPAC, yaitu daftar dari bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan pada komputer terminal). Selanjutnya menurut Ingwerson dalam Hasugian (1992) menyatakan bahwa sistem temu balik informasi adalah proses yang berkaitan representasi dan penyimpanan (storage), pencarian dan pemanggilan informasi dan relevan dengan permintaan yang diinginkan oleh user.
Menurut Sulistiyo Basuki sistem temu balik informasi yaitu ” sejumlah kegiatan yang bertujuan menyediakan dan memasok informasi bagi pengguna sebagai jawaban atas permintaan pemakai ”. Temu balik informasi (information retrieval) merujuk keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) samapai ke pengambilan (access). Menurut Salton dalam Hasugian (1989) menyebutkan bahwa STBI suatu proses untuk mengidentifikasi, mengenali dan memanggil
dokumen tertentu dalam rangka memberikan jawaban atas permintaan informasi. Dari pendapat Salton diatas dapat disimpulkan bahwa, ”Terpanggilnya tidaknya suatu dokumen tergantung dengan kesamaan query dengan wakil dokumen”. Selain itu bebarapa para ahli juga memberikan pengertian tentang sistem temu balik informasi. Semua ini harus memudahkan pemakai sistem informasi untuk memperoleh apa yang diinginkannya. Sementara itu, data retrieval memiliki lingkup yang sempit, yaitu bagaimana mencocokkan antara kata – kata terkandung di sebuah dokumen dengan kata – kata yang digunakan seseorang dalam mencari informasi.
Dari semua defenisi diatas dapat dinyatakan bahwa sistem temu balik informasi adalah suatu proses temu balik atau penemuan kembali informasi yang tersimpan dengan menggunakan sarana temu balik yaitu katalog manual ataupun online dan dalam penelusuran menggunakan perwakilan dari suatu dokumen atau disebut juga dengan query agar dengan mudah menemukan informasi yang relevan dengan pengguna.
2.2. Komponen Sistem Temu Balik Informasi
Penelusuran informasi secara online adalah bahagian dari sistem temu balik informasi (information retrieval system). Penelusuran informasi secara online adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan query (Salton dalam Hasugian 1999). Permintaan informasi ke dalam sistem informasi dirumuskan dalam bentuk query. Penelusuran secara online (terhubung dengan
komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu intranet (terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal) dan internet (terhubung dengan jaringan global atau internasional). Untuk layanan elektronik yang bersifat online-intranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik. Sedangkan untuk layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik.
Ada lima komponen dalam penelusuran informasi atau temu balik informasi yaitu menurut Lancaster, yaitu :
a. User (pengguna/pemakai) b. Query
c. Dokumen d. Indeks
e. Machine (Match Function) 2.6.1. User (Penngguna/Pemakai)
Pengguna merupakan hal yang paling utama dalam sistem temu balik informasi Tujuan dari database dalam suatu sistem yaitu memberikan kebutuhan informasi kepada pengguna. Pada dasarnya pengguna membutuhkan data, informasi, atau pengetahuan. Dalam memenuhi kebutuhan informasi, pengguna dapat mengekspresikan kebutuhan informasinya dengan menggunakan bantuan pustakawan dan sarana penelusuran seperti OPAC yang akan membantu pengguna untuk memenuhi kebutuhannya. Untuk mendapatkan informasi yang relevan maka pengguna harus merumuskan secara rinci informasi apa yang
diperlukan. pengguna (user) juga merupakan mekanisme komunikasi antara pengguna dengan sistem. Meadow (1992 : 17) antarmuka pemakai (User Interface) dapat menerima informasi dari pengguna dan memberikan informasi kepada pengguna untuk membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu solusi. user interface, berfungsi untuk menginputkan pengetahuan baru ke dalam basis pengetahuan sistem pakar (ES), menampilkan penjelasan sistem dan memberikan panduan pemakaian sistem secara menyeluruh step by step sehingga user mengerti apa yang akan dilakukan terhadap suatu sistem. Yang terpenting dalam membangun user interface adalah kemudahan dalam memakai/ menjalankan sistem, interaktif, komunikatif, sedangkan kesulitan dalam mengembangkan/ membangun suatu program jangan terlalu diperlihatkan
Pengguna juga mereka yang melakukan penelusuran atau pencarian informasi pada sistem informasi (end user). Selain itu, mereka yang mengoperasikan sistem bukan untuk keperluan pencarian/penelusuran informasi juga disebut pengguna sistem (operator system, administrator system dsb). Dilihat dari sisi kemampuannya, pengguna sistem dapat dikategorikan sebagai pengguna pemula (novice) dan pengguna terampil (expert).
a. Novice adalah pemula / pengguna tahap awal merupakan pengguna yang kemampuannya menggunakan STBI masih dalam kategori pemula, belum menguasai teknik-teknik sistem penelusuran informasi, belum mengenal karakteristik database yang diakses secara lengkap. Pengguna pemula ini masih membutuhkan bantuan dari pustakawan atau penelusur lainnya, artinya dirinya masih belum dapatmandiri dalam melakukan penelusuran.
b. Expert pengguna yang telah memiliki kemampuan yang baik dalam melakukan penelusuran informasi, menguasai teknik-teknik penelusuran informasi, mengenal karakteristik dari berbagai database dansudah dapat melakukan penelusuran inforamasi tanpa mendapat bantuan dariorang lain.
Dari kesimpulan di atas, dapat kita temukan bahwa yang menjadi temu balik informasi adalah mereka yang ahli dalam informasi atau pelayanan informasi, selain itu dapat dikatakan siapa sajapun bisa menjadi pengguna profesional. Pengguna mengekspresikan kebutuhannya akan informasi (Express the information need) ada yang pergi ke berbagai agen informasi (some information agency=broker information) dimana ada seseorang/person atau mesin yang kepadanya user bisa menyampaikan kebutuhannya. Person itu disebut sebagai seorang “search intermediary” atau “perantar penelusur”, fungsinya adalah menerjemahkan informasi.
2.6.2. Query
Query adalah istilah (terms) yang dirumuskan oleh pengguna dan selanjutnya diinput kedalam sistem untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan. Sebuah 'informasi yang ingin' awalnya muncul dalam pikiran seorang pengguna, yang kemudian mengekspresikan dalam bahasa alami baik untuk dirinya sendiri atau operator sistem. Dalam rangka melaksanakan proses pencocokan lagi tombol indeks ekspresi alam-bahasa harus diubah menjadi sebuah query tepat terstruktur. Vickery (1987) menyatakan query tersebut bisa berbeda dari pernyataan alam-bahasa dalam beberapa cara seperti berikut :
2. Pertanyaan sebagai pengganti dan perwakilan dari kata-kata penting atau dari pernyataan yang menggunakan terminologi baku dari thesaurus dan akan digunakan dalam pemrosesan pencarian informasi.
3. Permintaan yang dinyatakan sebagai formulasi, sering tidak sesuai dengan yang diinginkan dan tidak memadai mungkin perlu diperluas atau diubah.
Pengguna mencari informasi dari dan ke dalam database dan/atau ke situs Web di internet adalah dengan merumuskan query. Relevan tidaknya dokumen yang diperoleh dari penelusuran sangat ditentukan oleh baik tidaknya rumusan query. Query dapat berupa istilah tunggal misalnya, Biologic, Management, Technologi. Dapat juga berupa frasa (phrase), misalnya: Management Ekonomic, Information Retrieval. Istilah yang digunakan untuk penelusuran informasi (query) dapat diformulasikan dengan menggunakan sejumlah operator misalnya operator Boolean (Boolean logic). Query juga dapat berupa single term (kosa kata tunggal) dan double term (kosa kata ganda). Ada beberapa cara dalam membangun Query :
a. Mengidentifikasi kebutuhan (mengenali)
b. Perkenankan user mengekspresikan kebutuhannya c. Mencatat atau merekam search expresión
d. Rumuskan kebutuhan tersebut menjadi beberapa istilah sebanyak mungkin cocok.
e. Lakukan penyaringan / seleksi istilah tersebut yang relevan
f. Jika sudah ditentukan istilah lakukan penelusuran (single term), sedangkan double terms istilah harus dirangkaikan.
2.6.3. Dokumen
Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (ejournal),atau dokumen lain dalam format eletronik. Buku elekronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik.
Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainya, tetapi saat ini sudah banyak tersedia dan dilanggan secara online.
Journal elektronik (e-Journal) pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan buku elektronik, muatan isi dalam jurnal elektronik sama dengan versi cetaknya. Akan tetapi pada umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online apakah per judul atau dalam bentuk paket. Biasanya bila perpustakaan melanggan jurnal elektronik selalu disertai back issu. Dokumen lain yang tersedia dalam format elektronik adalah seperti kamus elektronik, ensiklopedia elektronik dan sebagainya. Khusus dokumen elektronik yang dilanggan, dilakukan dengan cara melanggan salah satu atau beberapa atau paket dokumen elektronik yang dimiliki oleh vendor tertentu.
Perpustakaan mengikat perjanjian (kontrak) berlangganan dengan salah satu vendor dokumen elektronik apakah e-book atau ejournal. Langganan biasanya per tahun. Misalnya, Kluwer Academik Publisher menawarkan langganan e-book secara online. Perpustakaan dapat memilih judul-judul buku yang akan dilanggan dari ribuan judul buku yang tersedia dalam database mereka.
Database dapat disebut sebagai tempat penyimpanan dokumen. Dan berbagai macam data informasi yang disusun secara sistematis. Database merupakan tempat dan berbagai dokumen disimpan dan dari sanalah penelusuran akan mencari dan memanggil informasi. Suatu database didesain untuk menghindari duplikasi data dan juga untuk memperoleh temubalik informasi untuk memberi kepuasan yang puas bagi kebutuhan infromasi pemakai. Sifat utama dari database adalah :
a. Terintegrasi dengan ketentuan – ketentuan untuk aplikasi yang berbeda. b. Menghapuskan atau mengurangi duplikasi data
c. Mempertinggi kebebasan data dengan memperbolehkan program aplikasi untuk tidak melakukan perubahan – perubahan dalam database.
Menurut Harter (1986 : 6) pada dasarnya database terbagi atas :
a. Reference database yaitu yang menyediakan informasi sekunder danmenunjukan informasi kepada source.
b. Source database yaitu database yang memuat database, berisi text penuh dan beris numerik database.
2.2.4. Indeks
Index sering disebut dengan Daftar kata / istilah yang dapat digunakan sebagai petunjuk untuk mendapatkan dokumen atau informasi. Selain itu, indeks dokumen juga merupakan istilah (terms) yang dijadikan sebagai representasi dan/atau wakil dokumen. Indeks dokumen ini dapat berupa kata atau istilah yang menjadi subjek dokumen dan dapat juga berupa kata yang mewakili judul dan/atau pengarang.
Menurut Rijsbergen (1979) sebuah bahasa indeks adalah bahasa yang digunakan untuk menggambarkan dokumen dan permintaan. Unsur-unsur dari bahasa indeks adalah indeks istilah, yang mungkin berasal dari teks dokumen
yang akan menggambarkan perwakilan dokumen. Bahasa Indeks mungkin menjelaskan adalah pra-koordinat atau pasca-coordonite, yang pertama menunjukkan bahwa istilah dikoordinasikan pada saat pengindeksan dan yang terakhir pada saat pencarian .
Banyak strategi pencarian yang lebih canggih yang diimplementasikan dengan cara yang cocok aa fungsi. Ini adalah fungsi mirip dengan mengukur asosiasi, tetapi berbeda dalam ukuran fungsi yang cocok dengan hubungan antara permintaan dan profil
dokumen atau cluster, sedangkan langkah asosiasi diterapkan ke objek sifat yang sama: mereka hanya berbeda dalam interpretasi mereka
Indeks dokumen dapat berupa istilah yang bersifat kosa kata terkendali (controlled vocabularies) dan kosa kata tak terkendali (uncontrolled vocabularies), terkecuali stopwords (kata tak terindeks) seperti dan, yang, karena, oleh, that, why, and dan sebagainya.
Ada beberapa fungsi index (Information Searching Tools), yaitu :
a. Sebagai representasi atau wakil dokumen, artinya dalam penelusuran indeks dokumen mewakili dokumen . Katalog perpustakaan adalah juga sebagai indeks karena katalog adalah juga wakil dari koleksi yang ada dalam sebuah perpustakaan.
b. Mempermudah penelusuran informasi, dengan indeks pencocokan Queri dengan dokumen lebih cepat.
c. Sebagai alat atau perkakas penelusuran. Contoh indeks majalah seperti Index Medicus, Index majalah yang diterbitkan oleh PDII dan sebagainya.
2.2.5. Machine (Match Function)
Terjadinya pemanggilan dokumen dari simpanan (file) adalah melalui pencocokan yang dilakukan oleh komputer (machine matcher) yaitu mencocokkan istilah penelusuran (query) dengan indeks dokumen. Menurut Meadow (1997 : 131) menyatakan matching adalah membandingkan antara istilah (term) yang tercantum dalam pertanyaan pemakai (query) dengan istilah yang tercantum dalam dokumen. Misalnya, pengguna menginput istilah ”goverment” ke dalam sistem, maka oleh mesin istilah tersebut adakan dicocokkan dengan seluruh indeks dokumen pada file indeks, jika dalam pencocokan dijumpai sejumlah dokumen yang diwakili oleh istilah ”goverment” maka dokumen tersebut akan dipanggil. Jumlahnya akan dilaporkan (diposting) dan jumlah dokumen yang terpanggil disebut recall.
Keberhasilan penelusuran informasi secara online sangat dipengaruhi oleh infrastruktur informasi. Infrastruktur yang diperlukan adalah berupa komputer server, komputer personal (PC), jaringan internet yang terhubung ke salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan koneksi ke vendor penyedia dokumen elektronik tertentu. Upaya yang dilakukan agar pertanyaan pemakai cocok (match) dengan dokumen yang relevan dalam pangkalan data (basisdata) disebut match fungtion (fungsi pencocokan).
2.7. Katalog Sebagai Sistem Temu Balik Informasi di Perpustakaan 2.3.1 Pengertian Katalog Perpustakaan
Salah satu sarana penelusuran yang ada di perpustakaan adalah katalog perpustakaan. Melalui katalog perustakaan, maka pengguna dapat menelusur informasi maupun koleksi yang tersedia di perpustakaan. Sarana penelusuran
dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sarana dalam bentuk manual seperti katalog kartu, bibliografi dan lainnya. Sedangkan yang berbentuk digital (memanfaatkan komputer) yaitu internet dan OPAC (Online Public Access Catalog. Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Katalog merupakan system temu balik informasi yang utama di perpustakaan. Tanpa katalog, pengguna akan mengalami kesulitan untuk melakukan pencarian terhadap sumber daya informasi yang tersedia di perpustakaan. Hunter (1991:1) menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan perpustakaan lainnya. Katalog juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan perpustakaan bisa ditemukan. Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk menemubalikkan suatu bahan perpustakaan dari koleksi suatu perpustakaan. Sama halnya dengan pendapat Fathmi, (2004:6) menyatakan katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.
Selain itu menurut Gates dalam Hasugian (1989:62) menyatakan bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan – bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat lain menyatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang mempresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis
bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya (Taylor dalam Hasugian 1992: 6).
Pendapat di atas menunjukkan pandangan yang sama terhadap pengertian katalog perpustakaan. Katalog perpustakaan adalah daftar koleksidari suatu perpustakaan tertentu yang disusun secara sistematis. Sulistyo-Basuki dalam Hasugian (1991:317) menyatakan hal yang senada yaitu, katalog perpustakaan adalah senarai dokumen yang dimiliki sebuah perpustakaan atau kelompok perpustakaan.
2.8. Bentuk Katalog Perpustakaan
Bentuk katalog yang digunakan diperpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan nampak dari perubahan fisiknya. Sebelumnya katalog terpasang (online) muncul, telah dikenal berbagai bentuk katalog perpustakaan dan bentuk yang paling umum digunakan ialah katalog kartu (Horgan dalam 1994, 2). Katalog perpustakaan terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, katalog berbentuk buku (book catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog) katalog berbentuk mikro (microform catalog), katalog komputer terpasang (online computer catalog) (Taylor 1992, 8).
a. Katalog cetak atau katalog buku (printed catalog)
Bentuk katalog buku berupa daftar judul – judul bahan pustaka yang ditulis atau dicetak pada lembaran – lembaran yang berbentuk buku. Keuntungan menggunakan katalog buku :
1. Biaya pembuatannya murah 2. Mudah dicetak
4. Mudah dibawa kemana – mana
5. Dapat dibuat dalam jumlah eksemplar yang cukup banyak 6. Tidak memerlukan filling seperti kartu katalog
Selain itu katalog cetak tentu memiliki kelemahan,seperti berikut :
a. Tidak fleksibel karena penyisipan dan pengeluaran entri katalog tidak mudah dilakukan.
b. Katalog Kartu (card catalog)
Bentuk katalognya menggunakan kartu berukuran 7,5 cm x 12,5 cm. Kelebihan katalog berbentuk kartu ini adalah :
1. Awet dan tahan lama
2. Fleksibel, yaitu penyisipan entri baru dan pengeluaran entri yang tidak diperlukan mudah dilaksanakan
3. Ringkas, yaitu hemat dalam tempat
4. Akses langsung, yaitu dapat digunakan kapan saja oleh pegawai dan beberapa pengguna sekaligus
5. Tersedia lebih dari satu pendekatan, yaitu kartu katalog pengarang, kartu katalog judul, dan kartu katalog subjek
6. Dapat diperbanyak dengan mudah, murah, dan cepat
7. Ekonomis, tidak memerlukan biaya tinggi dalam pembuatanya.
Kelemahan dalam menggunakan katalog kartu (card catalog) yaitu satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna harus antri menggunakannya terutama bila melakukan penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika pada jumlah yang besar, karena harus memilah – milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya.
c. Katalog Berbentuk COM (Computer Output Microform)
Dalam COM rekaman bibliografinya dibuat dengan microfilm atau microfis sehingga biayanya mahal. Dan untuk dapat menggunakan katalog ini, diperlukan alat khusus yaitu microreader. Keuntungan menggunakan katalog ini adalah : 1. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah dibanding catalog buku
2. Biaya pemeliharaannya lebih murah dari katalog kartu 3. Bentuknya ringkas dan mudah penyimpanannya Kelemahan dalam menggunakan katalog COM yaitu :
1. Menggunakan alat microreader dan banyak para pelanggan menemukan versi microfiche tidak menyenangkan untuk digunakan.
d. Katalog komputer terpasang (online computer catalog)
Katalog ini sering disebut dengan OPAC (Online Public Access Catalogue). Pada umumnya program aplikasi yang digunakan diperpustakaan seperti CDS/ISIS, inmagic, VTLS, Tinlib, Senayan, SIPUS, dll. Keuntungan menggunakan katalog ini yaitu :
1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu 3. Jajaran tertentu tidak perlu di file
4. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit, dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran boolean logic
6. Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan yaitu dengan menggunakan sistem jaringan LAN (Local Area, Network) dan WAN (Wide Area Network).
2.5. OPAC (Online Public Access Catalog)
Pengertian katalog online sama dengan istilah katalog terpasang, dan ada juga yang tetap menyebutnya dengan OPAC. Selain itu, ada juga perpustakaan yang menyebutnya dengan Katalog Akses Umum Talian, disingkat KAUT (Siregar, 1999:5). Menurut Horgan (2007 : 3) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu system temu balik informasi, dengan satu sisi masukkan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks.hal ini dapat menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusuri sebagai sisi keluaran (output)dari sistem. Sedangkan menurut Corbin (1985 : 255) menyebut OPAC dengan online public catalog, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnestic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog. Selain sebagai alat bantu penelusuran , OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC, pengguna juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan suatu bahan pustaka melalui nomor kelas yang telah ditentukan.
Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query) merupakan aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah untuk
menjawab query tertentu. Melakukan penelusuran informasi melalui OPAC, biasanya menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem komputer perpustakaan.
Menurut Feather dalam Hasugian (1997: 330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan fungsi lain dari OPAC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan koleksi dari suatu perpustakaan tertentu. Melalui OPAC, pengguna akan dapat mengetahuiseberapa banyak judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari koleksi suatu perpustakaan tertentu.
Sama halnya dengan pendapat Harrod (1990 : 448) menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terautomasi. Katalog itu disimpan dalam bentuk yang terbaca mesin (machine readable), dapat diakses secara online oleh pengguna perpustakaan melalui terminal dan menggunakan perangkat lunak yang mudah dioperasikan.
Katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian pula katalog elektronis dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem seperti OPAC dari sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan automasi. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan (Arif 2003).
Katalog online atau OPAC merupakan sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini memberikan informasi bibliografis dalam letak koleksinya. Katalog biasanya dirancang untum mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya (user friendly) (Saleh dan Mustafa 1992).
Menurut Christie (1986) penggunaan jaringan dalam OPAC dapat memberikan beberapa keuntungan, yaitu penelusuran katalog menjadi lebih cepat sehingga waktu untuk penemuan kembali bahan pustaka yang dicari lebih efisien, serta pengguna dapat langsung mengakses koleksi data, melakukan download data bibliografis, abstrak, artikel lengkap, dan informasi lain yang tersedia.
OPAC bekerja dalam sistem jaringan, baik LAN maupun WAN. LAN digunakan untuk keperluan hubungan kerja dalam suatu ruangan atau bangunan, sedangkan WAN untuk keperluan kerja dalam lingkup yang lebih luas, yaitu antar wilayah misalnya menggunakan internet.
Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem temu balik informasi yang disediakan memberikan kemudahan kepada para pengguna utuk mendapatkan koleksi-koleksi apa yang diinginkannya. Pada perpustakaan yang sudah melakukan automasi sistem temu balik informasi yang digunakan adalah OPAC (Online Public Acces Catalogue). Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan
apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd, 1993:141). Pengguna lebih menyukai OPAC daripada kartu katalog karena : a) Menelusur di OPAC menyenangkan, b) Menelusur di OPAC menghemat waktu, c) OPAC menyediakan layanan baru, dan d) OPAC menyediakan ciri khas yang baru (Markey 2009 : 166). OPAC mempunyai kemampuan untuk menyediakan bantuan pengguna dalam berbagai cara dan tingkatan, yang bisa langsung dibaca pengguna pada sistem. Mitev dalam Fattahi (1995 : 51) menggolongkan empat kategori bantuan yaitu, bantuan temu balik (retrieval aids), bantuan bahasa (linguistic aids), bantuan menjelajah (navigational aids), dan bantuan arti kata (semantic aids). Bantuan penelusuran seperti ini, tidaklah mungkin ditemukan pada penelusuran menggunakan katalog kartu dan katalog manual lainnya. Kepuasan pengguna merupakan salah satu indikator keberhasilan layanan perpustakaan. Hasil penelusuran melalui sistem OPAC dapat ditampilkan secara sistematis dan bervariasi. Tampilan informasi bibliografi adalah hal lain yang utama yang membedakan OPAC dengan katalog kartu. Bentuk dan isi cantuman bibliografi pada katalog kartu selalu berada pada format yang sama, sedangkan pada OPAC dimungkinkan pada format yang fleksibel, dengan kemungkinan tampilan informasi bilbiografi dalam berbagai variasi dan pada level yang berbeda. Tingkat deskripsi bilbiografi pada OPAC biasanya luwes dan bisa didesain sesuai dengan kebutuhan pengguna. OPAC dapat diakses melalui terminal pada tempat yang berbeda dari dalam atau dari luar gedung perpustakaan,
melalui local area networks (LAN) dan wide area networks (WAN), sedangkan pada katalog kartu dan katalog manual lainnya hal itu tidak mungkin dilakukan. Pengguna yang berbeda, yang berada di dalam atau di luar gedung perpustakaan dimungkinkan menggunakan sistem OPAC secara bersama, sekalipun menelusur cantuman yang sama pada waktu yang bersamaan, sedangkan bila menggunakan katalog kartu, hal itu tidak mungkin dapat dilakukan. Kelemahan penggunaan sistem OPAC ialah dipengaruhi faktor luar seperti terputusnya aliran listrik.
Perkembangan sistem OPAC tidak pernah terpisahkan dari sejarah automasi perpustakaan. Semakin berkembang sistem automasi pada perpustakaan maka semakin berkembang juga sistem OPAC dan penggunaannya. Baik dari segi penelusuran yang semakin mudah untuk menemukan informasi atau bahan pustaka dari terminal. Perkembangan OPAC semakin bertambah tahun semakin pesat dan canggih. Menurut The Kang Hai (1995 : 2-4) bahwa perkembangan sistem automasi perpustakaan dapat dikategorikan kepada tiga tahap. Tahap pertama dimulai pada awal tahun 1960-an, yaitu penggunaan teknologi komputer untuk mengautomasi sejumlah proses kerja diperpustakaan untuk mencapai penyelesaian yang cepat terhadap berbagai masalah ynag mendesak.. Tahap kedua, dimulai pada permulaan tahun 1980-an yaitu tahap konsolidasi yang diikuti oleh pengembangan sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi, dan tahap ketiga berlangsung pada akhir tahun 1980-an, yaitu menyebarluaskan sumber daya informasi perpustakaan melalui sistem automasi perpustakaan.
Dari penjelasan diatas mengenai OPAC, berikut salah satu contoh tampilan OPAC yang terdapat disalah satu perpustakaan, yang merupakan sarana bagi pengguna dalam penemuan informasi yang dibutuhkan.
Gambar 1 : OPAC Perpustakaan USU 2.6. Prosedur Penggunaan OPAC
Dalam proses sistem temu balik informasi pemakai merupakan komponen yang paling penting. Pada dasarnya pemakai memiliki kebutuhan, seperti data, informasi, dan pengetahuan. Kemudian pemakai mencatat apa yang akan menjadi kebutuhannya sebagai perwakilan untuk proses input dalam sistem. Pemakai tidak hanya mencatat, selain itu juga menganalisa query yang sesuai atau relevan dengan kebutuhan pemakai. Setelah menyeleksi lakukan penelusuran informasi dengan memasukkan kata kunci (keyword) pada mesin pencari atau OPAC. Penelusuran menggunakan alat temu balik atau sebuah mesin pencari seperti OPAC, kemudian masukkan query atau keyword yang telah di analisa, sehingga terjadilah proses pemanggilan dalam sistem. Proses pemanggilan terjadi dan menghasilkan sebuah hasil yang diinginkan pemakai, seperti daftar judul-judul yang dicari pengguna dan disertai nama pengarang, subjek, nomor kelas, dan lain sebagainya.
Namun tidak selamanya hasil yang muncul relevan dengan kebutuhan pengguna, maka dari itu pemakai mengevaluasi hasil yang telah ada sesuai dengan kebutuhan nya dan sesuai dengan query yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil tersebut tentu ada yang relevan dengan pemakai dan ada juga yang tidak relevan dengan kebutuhan pemakai. Kemudian informasi yang relevan tersebut kembali kepada pemakai/ pengguna dan informasi yang tidak relevan tersebut diulang kembali dengan menentukan query yang cocok agar menampilkan hasil yang relevan.
Gambar 2 : Prosedur penelusuran pada OPAC (sumber : Arief Surachman)
Sistem penelusuran (searching ) pada katalog perpustakaan USU dibedakan dalam dua kategori yaitu pencarian sederhana (simple search) dan pencarian kompleks (advanced search). Dengan demikian pengguna lebih muda untuk memperoleh informasi baik secara umum maupun spesifik. Dengan
Pemakai Kebutuhan Pencatatan Analisa
Alat /
S
b
Penelusuran
Hasil
Evaluasi
menggunakan OPAC berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya OPAC ini sangat membantu pengguna perpustakaan dalam menelusur informasi di perpustakaan. Idealnya, fitur yang tersedia pada OPAC antara lain penelusuran (searching), pemesanan buku dan perpanjangan masa pinjam buku, seperti tampilan yang berikut.
