13 BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1 Sistem Temu Kembali Informasi
2.1.1 Pengertian Temu Kembali Informasi
Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem temu kembali (information retrieval system) merupakan salah satu sistem informasi khususnya di perpustakaan. Sistem temu kembali informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu kembali informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia.
Pengertian yang sama mengenai sistem temu kembali informasi menurut Sulistyo-Basuki dalam artikel penelusuran informasi: sebuah pengenalan, pengertian sistem temu kembali informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya.
Defenisi lain menurut Taque-sutcliffe yang dikutip oleh Lubis (2007:5), yang mengemukakan bahwa:
“Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai.”
Sedangkan menurut Stubiz yang dikutip oleh Barasa (2009:8), sistem temu kembali informasi merupakan ilmu pengetahuan yang berfungsi dalam penempatan sejumlah dokumen dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Hasugian (2006:73), dasar dari sistem temu balik informasi (STBI) adalah proses untuk mengidentifikasi kecocokan (match) diantara permintaan (query) dengan representasi atau indeks dokumen, kemudian mengambil (retrieve)
14
dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan tersebut STBI pada prinsipnya bekerja berdasarkan ukuran antara istilah query dengan istilah yang menjadi representasi dokumen. Pengertian lain menurut Ingwerwon yang dikutip oleh Hasugian (2006:2), yang menyatakan bahwa STBI adalah proses yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian, dan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna. Pendapat ini menunjukkan bahwa dalam STBI terkandung sejumlah kegiatan yang meliputi proses identifikasi kecocokan, representasi, penyimpanan, pengambilan, serta pencarian atau penulusuran dokumen yang relevan atau sesuai, dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Maksud (purpose) STBI didesain untuk mengambil dokumen atau informasi yang dibutuhkan (required) oleh masyarakat pengguna.
Maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen dari/dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Sistem temu kembali informasi memiliki tujuan akhir, yaitu memberikan kepuasan informasi bagi pengguna sistem. Jadi, temu kembali informasi merujuk pada keseluruhan.
Kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access).
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi
Sistem temu kembali informasi merupakan salah satu elemen penting dalam kegiatan temu kembali koleksi dan informasi yang dibutuhkan pengguna di perpustakaan. Menurut Lancaster (1979:32), fungsi utama sistem temu kembali informasi dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Untuk menganalisis isi sumber informasi suatu dokumen.
2. Mempresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk ditemukan dengan pernyataan (querty pengguna). 3. Mempresentasikan pernyataan (query) pengguna dengan cara tertentu yang
memungkinkan untuk dipertemukan dengan sumber informasi yang terdapat dalam basis data perpustakaan.
4. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
15
6. Menyempurnakan untuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.
Tujuannya adalah untuk mempelajari proses temu kembali, membentuk, membangun dan mengevaluasi sistem temu kembali yang dapat memberikan informasi yang diinginkan secara efektif antara pengarang dan pemakai.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi yang utama dari suatu sistem temu kembali informasi adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengidentifikasi informasi yang relevan kepada masyarakat pemakai.
2. Untuk meneliti muatan/indeks dari dokumen.
3. Untuk menghadirkan muatan/indeks dari sumber yang diteliti dengan pemakai.
4. Untuk meneliti query pemakai dan untuk menghadirkannya dalam suatu format yang akan menghasilkan temuan dokumen yang sesuai pada basis data.
5. Untuk memenuhi statement pencarian dengan database yang disimpan.
2.1.3 Jenis-Jenis Sistem Temu Kembali Informasi
Menurut Hasugian (2009:54), terdapat empat model klasik dalam sistem temu balik informasi yaitu:
a) Logical models, sejak lama menggunakan boolean magic (and, or, not)
alternatiff temuan hanya dua: cocok atau tidak cocok.
b) Vector processing models, memperlakukan indeks sebagai
multidimensional information space. Dokumen atau query diwakili oleh nilai-nilai vektor sehingga keduanya memperlihatkan posisi dekat atau jauh. Non binary, degree of similarity.
c) Probabilistic models. Berasumsi bahwa sistem temu balik informasi
bertugas membuat urutan (ranking) dokumen yang sesuai dengan kemungkinannya dalam menjawab kebutuhan informasi menggunakan teori probabilitas untuk menghitung nilai relevansi dokumen; dan
d) Cognitive models, memfokuskan diri pada interaksi antara pengguna
dengan sistem IR. Tidak hanya dalam persoalan dokumen dan query melainkan lebih mempersoalkan antar-muka (interface) daripada proses komputasi penemuan dokumen.
16 2.1.4 Efektifitas Temu Kembali Informasi
Efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tepat untuk mencapai tujuan. Dalam memanfaatkan efektifitas temu kembali informasi, harus digunakan parameter untuk mengevaluasinya agar hasil yang diberikan sistem sesuai dengan permintaan pengguna. Evaluasi dilakukan untuk menjelaskan bagaimana sistem beroperasi atau mengetahui mengapa sistem berfungsi pada tingkat efisiensi tertentu. Efektifitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang lebih dikaitkan dengan hasil kerja.
Menurut pendapat lain efektifitas sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu database sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan sistem temu kembali informasi yaitu rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precision). Sulistyo-Basuki menyatakan bahwa rasio perolehan (recall) adalah perbandingan dokumen relevan dalam sistem. Sedangkan rasio ketepatan (precision) adalah perbandingan antara dokumen relevan dengan jumlah dokumen yang ditemu balik dalam penelusuran.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perolehan (recall) dan ketepatan (precision) merupakan suatu hal yang sangat bertentangan. Sebab perolehan merupakan jumlah keseluruhan dokumen yang terpanggil oleh sistem dan belum tentu relevan dengan permintaan pengguna. Sedangkan ketepatan merupakan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan permintaan pengguna. Dengan demikian apabila recall tinggi maka precision rendah dan jika precision tinggi maka recall rendah. Oleh karena itu, precision yang biasanya menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk menilai keefektifan suatu sistem temu kembali. (Zubair,2011:1)
2.2 Program Aplikasi Berbasis Web 2.2.1 Pengertian Aplikasi Berbasis Web
Aplikasi Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang diakses melalui internet atau internet, dan pada sekarang ini ternyata lebih banyak dan lebih luas
17
dalam pemakainya. Banyak dari Perpustakaan yang menggunakan Aplikasi Berbasis Web dalam merencanakan sumber daya mereka dan untuk mengelola perpustakaan mereka.
Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan yang berbeda. Sebagai contoh, Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk membuat invoice dan memberikan cara mudah dalam penyimpanan data di database. Aplikasi ini juga dapat dipergunakan untuk mengatur persediaan; karena fitur tersebut sangat berguna khususnya bagi mereka yang berbisnis ritel. Bukan hanya itu, Aplikasi Berbasis Web juga dapat bekerja memonitoring sistem dalam hal tampilan. Bahkan jumlah dari Aplikasi Berbasis Web sudah tak terhitung lagi, yakni dapat di desain dan disesuaikan untuk berbagai jenis perpustakaan.
Selain fungsi-fungsi tersebut, salah satu keunggulan kompetitif dari Aplikasi Berbasis Web adalah bahwa aplikasi tersebut ‘ringan’ dan dapat diakses dengan cepat melalui browser dan koneksi internet atau internet ke server. Ini berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perpustakaan mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop dimana pengguna harus menginstal perangkat lunak atau aplikasi yang diperlukan hanya untuk mengakses data/informasi (WEBARQ, 2010:1).
2.2.2 Keunggulan Program Aplikasi Berbasis Web
1. Bisa diakses dari mana saja. Aplikasi terpasang di server, kita bisa mengakses aplikasi tersebut dari mana saja dan dengan komputer apa saja. 2. Multi platform artinya bisa digunakan pada sistem operasi apa pun. Karena berbasis Intranet/Internet dan diakses melalui browser, maka kita bisa mengakses aplikasi tersebut dengan sistem operasi apa pun. Diakses dengan sistem operasi Linux, Windows atau Mac OS, kita hanya perlu menggunakan browser dan aplikasi itu akan berjalan dengan sempurna. 3. Program yang kita perlukan hanyalah browser (Mozilla Firefox, Internet
Explorer maupun browser lainnya), tidak perlu menginstall program lain, yang pasti sudah tersedia langsung di dalam sistem operasi. Tentu ini memudahkan kita karena tidak perlu lagi menginstall untuk menggunakan
18
suatu aplikasi. Keuntungan ini sangat terasa sekali apabila suatu perusahaan mempunyai ribuan komputer. Kalau sebelumnya aplikasi tersebut harus diinstall satu per satu di semua komputer yang digunakan, sekarang tidak perlu lagi menginstall program apapun.
4. Selalu mendapatkan versi terbaru dari aplikasi. Karena aplikasi tersebut terpasang di server Intranet/Internet, perusahaan pembuat aplikasi bisa memperbarui aplikasinya terus-menerus. Begitu kita mengakses aplikasi itu, yang kita dapatkan pasti adalah versi terbaru. Tidak perlu lagi kita melakukan upgrade, menginstall service pack, maupun berbagai hal lainnya yang merepotkan (Fadjar, 2010:1).
Secara sederhana, bahwa Aplikasi Berbasis Web adalah aplikasi yang dijalankan melalui web browser. Aplikasi berbasis web cukup sekali diinstall pada web server dan dapat diakses dari manapun, selama terdapat koneksi ke server (menggunakan intranet atau internet). Bandingkan dengan Aplikasi Desktop, untuk menggunakannya, Anda harus menginstall aplikasi tersebut berulang kali pada tiap komputer yang ingin Anda gunakan.
Selengkapnya, keunggulan menggunakan Aplikasi Berbasis Web antara lain:
1. Platform Independent: artinya aplikasi ini dapat dijalankan dari sistem operasi windows, linux, BSD, Mac.
2. Untuk dijalankan di banyak komputer, anda tidak perlu install di aplikasi disetiap komputer, cukup copy script programnya ke server atau salah satu komputer. Untuk komputer lain yang ingin menjalankan program ini cukup buka browsernya dan membuka alamat host server dimana program ini disimpan.
3. Aplikasi ini dapat dijalankan dari jarak jauh dengan menggunakan internet.
4. Aplikasi dapat dijalankan menggunakan PDA/Smartphone yang telah menggunakan browser canggih (Jaya, 2010:1).
19 2.2.3 Pengertian Senayan
Menurut Wicaksono (2009:13-15) Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan tur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, Senayan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (in-trane) maupun Internet.
Senayan adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementerian Pendidikan Nasional. Aplikasi Senayan dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versit Git. Pada tahun 2009, Senayan mendapat penghargaan tingkat pertama dalam ajang INAICTA 2009 untuk kategori open source.
Ketika dirilis pertama kali, Senayan baru diunduh 704 kali. Angka ini melonjak menjadi 6.000 kali lebih pada Desember 2007 dan 11 ribu lebih Januari 2008. Adapun pada Oktober lalu program itu sudah diunduh hampir 27 ribu kali. Dengan demikian, total sudah 250 ribu kali lebih program itu diunduh. Saat ini Senayan telah digunakan luas oleh berbagai perpustakaan, baik di dalam maupun luar negeri (perpusdiknas, 2001:1).
2.2.4 Fitur-Fitur Senayan
Sebagai sebuah sistem informasi perpustakaan yang lengkap, Senayan memiliki beragam fitur yang dapat digunakan secara mudah dan cepat. Berikut beberapa fitur yang ditawarkan sistem informasi perpustakaan open source berbasis web ini:
1. OPAC (Online Public Access Catalog): untuk mempublikasikan daftar
katalog ke public atau pemustaka.
2. Bibliography: untuk pengelolaan data katalog dan juga items.
3. Circulation: untuk membantu proses pengembalian, peminjaman dan
20
4. Membership: unutk pengelolaan data anggota patron perpustakaan. 5. Stock Take: untuk membantu proses Stok Opname koleksi perpustakaan. 6. Master File: untuk pengelolaan data-data master/referensial (master table). 7. System: untuk pengelolaan user aplikasi, grup user, hak akses, bakcup, log
viewer dan juga konfigurasi global sistem.
8. Serial Control: untuk pengelolaan data langganan jurnal, majalah, dan terbitan berseri lainnya (Mamuaya, 2009:2).
2.3 Katalog Perpustakaan
2.3.1 Pengertian Katalog Perpustakaan
Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Hunter (1991:1) menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan pustaka bisa ditemukan.
Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk menemubalikkan suatu bahan pustaka dari koleksi suatu perpustakaan. Gates (1989:62) menyatakan bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog. Katalog memuat informasi deskriptif mengenai berbagai hal, seperti pengarang, judul, penerbit dan sebagainya. Dengan perkataan lain, pada suatu katalog dicatat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka.
Pendapat lain menyatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang merepresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis
21
bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya (Taylor, 1992:6). Uraian ini menekankan keberadaan katalog perpustakaan yang merupakan representasi dari berbagai bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan. Jika pengguna ingin mencari suatu dokumen di perpustakaan, maka ia dapat menggunakan katalog yang tersedia, karena katalog tersebut adalah representasi dari koleksi yang dimiliki.
2.3.2 Tujuan dan Fungsi Katalog Perpustakaan
Tujuan katalog perpustakaan pertama sekali ditemukan oleh Cutter (1867), yaitu:
1. To enable a person to find a book about which one of the following is known: the author, the title, the subject.
2. To show what the library has by a given author, on a given subject, in a given kind of literature.
3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character literry or tropical” (Hartley, 1993:320).
Tujuan di atas memberi penekanan yang luas akan fungsi catalog perpustakaan. Tujuan pertama menyatakan bahwa katalog perpustakaan dapat digunakan oleh pengguna unbtuk menemukan bahan pustaka yang diinginkannya berdasarkan pengarang, judul, maupun subjeknya. Pengertian ini menekankan fungsi katalog perpustakaan sebagai sarana alat bantu dalam temu balik informasi (informationretrieval) di suatu perpustakaan.
Tujuan kedua menyatakan bahwa katalog dapat menunjukkan dokumen apa saja yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi sebagai suatu sistem komunikasi yang dapat menunjukkan kekayaan koleksi yang dimilikinya. Artinya, suatu perpustakaan melalui katalognya mengkomunikasikan kepada pengguna, koleksi apa saja yang dimilikinya, seberapa banyak koleksi tersebut dan sebagainya. Katalog perpustakaan di satu sisi dapat berfungsi sebagai sistem komunikasi, dan di sisi lain berfungsi sebagai daftar inventaris dari seluruh bahan pustaka yang dimilikinya.
22
Tujuan ketiga menyatakan bahwa katalog dapat membantu pada pemilihan sebuah buku berdasarkan edisinya, atau berdasarkan karakternya - sastra atau topik.
Uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi katalog perpustakaan adalah sebagai sarana temubalik informasi, sistem komunikasi dan sebagai daftar inventaris koleksi di suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi sebagai inventaris dokumen sebuah perpustakaan sekaligus berfungsi sebagai sarana temu balik (Sulistyo-Basuki, 1991:317).
2.3.3 Bentuk Katalog Perpustakaan
Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan nampak dari perubahan bentuk fisiknya. Sebelum katalog terpasang (online) muncul, telah dikenal berbagai bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum digunakan ialah catalog kartu (Horgan, 1994:2). Katalog perpustakaan yang ada pada saat ini terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, katalog berbentuk buku (book catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog), katalog berbentuk mikro (microform catalog), catalog komputer terpasang (online computer catalog) (Taylor, 1992:8).
Katalog berbentuk buku telah lama digunakan di perpustakaan, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (prtinted catalog). Keuntungan dari katalog berbentuk buku ialah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain. Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi. Kelemahan dari katalog berbentuk buku ialah cepat usang atau ketinggalan jaman. Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat suplemen.
Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes. Biaya pembuatan katalog berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah. Karena biaya membuat katalog berbentuk
23
buku cenderung mahal, dan cepat usang, maka perpustakaan meninggalkannya dan kemudian secara bertahap beralih ke bentuk katalog yang lain, terutama katalog kartu.
Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi bibliografinya dicatat pada kartu berukuran 7.5 x 12.5 cm. katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog. Katalog kartu masih banyak digunakan pada berbagai jenis perpustakaan di Indonesia hingga saat ini. Keuntungan dari katalog kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada. Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil terkecuali jika perpustakaan terbakar.
Kelemahannya ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna sering harus antri menggunakannya, terutama bila melakukan penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya.
Bentuk fisik katalog perpustakaan lainnya ialah katalog berbentuk mikro. Katalog berbentuk mikro semakin terkenal sejalan dengan pengembangan computer – output microform (COM). COM dibuat pada salah satu bentuk microfilm atau microfiche. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah dibanding dengan katalob berbentuk buku, dan terbukti bahwa biaya pemeliharaannya lebih murah dari pada katalog kartu. Bentuknya ringkas dan mudah menyimpannya. Namun di sisi lain, banyak pelanggan menemukan versi microfiche yang tidak menyenangkan digunakan (Taylor, 1992:11).
Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan online public access catalogue (OPAC), adalah bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC cepat menjadi pilihan katalog yang digunakan diberbagai jenis perpustakaan. Dari berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, ternyata OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor, 1992:11).
24 2.4 Online Public Access Catalog 2.4.1 Pengertian OPAC
Salah satu sarana penelusuran yang ada di perpustakaan adalah katalog perpustakaan. Melalui katalog perpustakaan, maka pengguna dapat menelusur informasi maupun koleksi yang tersedia di perpustakaan. Sarana penelusuran dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sarana dalam bentuk manual seperti katalog kartu, bibliografi dan lainnya. Sedangkan yang berbentuk digital (memanfaatkan komputer) yaitu internet dan OPAC.
Pengertian katalog sebenarnya hampir sama dengan bibliografi, hanya pada katalog, data tentang bahan yang terdaftar lebih lengkap sehingga lebih mampu menggambarkan bentuk fisik buku atau media yang bersangkutan. Katalog memuat semua informasi tentang buku, mulai dari nomor buku (call mamber), nama pengarang, judul buku, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, keterangan tentang gambar, tabel, ukuran buku, keterangan seri jika buku yang bersangkutan merupakan karya berseri, dan keterangan lain tentang buku tersebut yang dianggap perlu.
Di dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 160), dijelaskan bahwa katalog terhubung adalah sistem katalog terautomasi. Cantuman katalog disimpan dalam bentuk terbaca mesin, dan dijangkau terhubung oleh pengguna perpustakaan melalui komputer.
Pendit (2007:93) menyatakan bahwa katalog adalah sistem perwakilan yang menjadi cara bagi perpustakaan mengatur himpunan pengetahuannya. Menurut Horgan yang dikutip oleh Hasugian (2009:154), menyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks.
2.4.2 Keunggulan OPAC
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog terhubung adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Akan tetapi perpustakaan masih banyak yang menggunakan katalog kartu. Adapun alasan menggunakan katalog kartu yaitu: data koleksi lama belum dimasukkan seluruhnya dalam komputer. Katalog kartu dipertahankan karena
25
mahalnya harga perangkat kerasnya dan kebanyakan perpustakaan belum sanggup untuk mengadakan komputer dalam jumlah yang sepadan dengan jumlah pengunjungnya. Akan tetapi katalog yang terautomasi menawarkan lebih banyak kelebihan bila dibandingkan dengan katalog kartu.
Subsistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengan komputer dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem temu balik informasi yang disediakan memberikan kemudahan kepada para pengguna untuk mendapatkan koleksi-koleksi apa yang diinginkannya. Pada perpustakaan yang sudah melakukan automasi sistem temu balik informasi yang digunakan adalah OPAC.
2.4.3 Pemanfaatan OPAC oleh Pengguna
Menurut Sukino (2006:14-17), kronologi perkembangan dan pemanfaatan sistem OPAC adalah sebagai berikut:
1. Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an
Pada tahun 1960-an, komputer telah digunakan berbagai perpustakaan umum dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu pengoperasian sistem komputer masih berada pada model atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelurusan informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan.
2. Pertengahan Tahun 1970-an
Pada masa ini komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. Sistem komputer digunakan dengan tujuan pengumpulan data, khususnya pencatatan peminjaman. COM (computer output on microfilm) menjadi model terkenal yang digunakan untuk menghasilkan katalog. Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dnegan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama pada berbagai perpustakaan. Sistem kerjasama ini menghasilkan cantuman katalog pada komputer untuk sejumlah perpustakaan yang berpartisipasi, baik dalam bentuk COM, maupun kartu katalog.
3. Akhir Tahun 1970-an dan awal tahun 1980-an
Penggunaan komputer mikro pada masa ini menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (0nline) terhadap berbagai simpanan file dalam sistem sirkulasi. Perkembangan lain yang terjadi pada masa ini, ialah menyediakan paket perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) atau trunkey system untuk perpustakaan oleh beberapa perusahaan. Sistem tersebut menggabungkan sejumlah fasilitas, diantaranya fasilitas penelusuran dan sistem sirkulasi. Karena sistem yang digunakan pada saat itu di perpustakaan mampu
26
menelusur cantuman bibliografi secara online, sehingga sistem itu disebut sebagai sistem OPAC. Munculnya sistem OPAC disejumlah perpustakaan tertentu merupakan perkembangan utama yang terjadi dalam automasi perpustakaan sampai awal tahun 1980-an.
4. Pada pertengahan sampai akhir tahun 1980-an
Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan sistem OPAC semakin meningkat. Peamsok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi (integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau subsistem yang berbeda seperti pengatalongan, akuisisi, sirkulasi, pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC.
5. Tahun 1990-an
Pada tahun 1990-an, perangkat lunak untuk server menyediakan pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer lain. Agar client dan server dapat saling berhubungan tanpa hambatan, maka dalam protokol komunikasi antar client dan server (client server communication protocol) ditetapkan aturan-aturan yang digunakan untuk keperluan tersebut. Contoh protokol semacam ini adalah ISO standar untuk penelusuran dan temu balik (ISO 10162/10163) yang diimplementasikan di Amerika Serikat. Dengan protokol ini maka data katalog perpustakaan tertentu bisa diakses dari internet.
2.5 Koleksi Perpustakaan
2.5.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan
Dalam perkembangan sekarang ini, koleksi/bahan perpustakaan mempunyai arti yang sangat luas. Secara umum koleksi perpustakaan adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk baik tercetak maupun noncetak yang disimpan secara sistematis di perpustakaan.
Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:580), koleksi adalah kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:3) dinyatakan bahwa koleksi adalah sejumlah bahan pustaka tentang suatu perkara tertentu, atau jenis tertentu, yang dikumpulkan dan dikelola untuk dibaca, dipelajari dan dirujuki oleh seseorang atau suatu perpustakaan.
Koleksi merupakan salah satu bagian yang penting pada perpustakaan sekolah untuk melayani pengguna perpustakaan sekolah. Kata koleksi berasal dari Bahasa Inggris yaitu collection yang berarti kumpulan. Dalam Kamus Ilmiah Populer Kontemporer, kata koleksi berarti pengumpulan; kumpulan (Alex, 2005:321). Pengertian koleksi perpustakaan menurut Juliati (2000:4), “Yang
27
dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan perpustakaan yang dikumpulkan, dioleh dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat, guna memenuhi kebutuhan akan informasi”.
Dari pendapat diatas, bahwa koleksi adalah kumpulan informasi baik tercetak maupun tidak dicetak yang disimpan secara sistematis di perpustakaan sehingga dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.
2.5.2 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan
Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah: 1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi :
a. Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan, penyediaan anggaran.
b. Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai
c. Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan.
d. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain.
2. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka 3. Survei minat pemakai
4. Survei bahan pustaka
5. Membuat dan menyusun desiderata
Menurut Siregar, (1999:2) jenis-jenis bahan pustaka di perpustakaan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk
28
kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan. Beberapa jenis buku antara lain sebagai berikut: Buku teks (buku wajig), yang telah digariskan oleh pemerintah.
Contoh: Berbagai buku wajib yang dikeluarkan oleh pemerintah yang digunakan di SD, SMP, SMA serta penunjang perkuliahan.
b. Buku Penunjang; buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan di sekolah-sekolah, dan buku penunjang untuk kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu.
c. Buku fiksi serta buku bergambar yang dapat mempengaruhi rasa ingin tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.
d. Buku popular (umum), merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan popular.
e. Buku rujukan (referensi) merupakan buku yang menggambarkan isi yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan (referensi) tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku.
2. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan berseri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
a. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain.
b. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka c. Survei minat pemakai
d. Survei bahan pustaka
Menurut Siregar, (1999:2): jenis-jenis bahan pustaka di perpustakaan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
29 3. Karya Dalam Bentuk Elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Contoh: video, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film.
2.5.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Pemanfaatan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan utama di perpustakaan, yaitu membaca koleksi di perpustakaan maupun meminjam koleksi dari bagian sirkulasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Lancaster yang dikutip oleh Yulfimar (2003:15), pengertian keterpakaian di ruang baca dibatasi dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut:
1. Jika koleksi diambil dari rak dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi tersebut sudah dimanfaatkan?
3. Jika koleksi ada di atas meja/ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi tersebut sudah dimanfaatkan?
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:711), pemanfaatan berasal dari kata manfaat yang memiliki arti guna, faedah, laba, untung. Sedangkan pemanfaatan merupakan proses, cara, perbuatan memanfaatkan sumber dan untuk pembangunan.
Dalam penyelenggaraan perpustakaan, tujuan utama yang ingin dicapai adalah mengupayakan agar semua koleksi serta layanan dilayankan dapat dimanfaatkan dengan optimal oleh penggunanya. Akan tetapi, apabila pmanfaatan
30
perpustakaan belum optimal, maka perlu diadakan pendidikan pemakai agar pengguna lebih memahami fungsi perpustakaan dan diharapkan akan memanfaatkan koleksi perpustakaan secara maksimal.
2.5.4 Tingkat Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:87), kata “tingkat” memiliki arti ‘frekuensi’, ‘level’, ‘jenjang’. Tingkat pemanfaatan memiliki makna yaitu frekuensi penggunaan.
Setiap sivitas perpustakaan memiliki tingkat pemanfaatan yang berbeda-beda tergantung oleh kebutuhan masing-masing. Maka dari itu tingkat pemanfaatannya merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pengguna memanfaatkan koleksi perputakaan.
2.5.5 Cara Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Untuk pemanfaatan koleksi perpustakaan, pengguna menggunakan cara-cara dari kebiasaan yang sudah ada. Cara pemanfaatan koleksi bagi setiap pengguna berbeda-beda. Hal tersebut dikarenakan faktor-faktor tertentu.
Menurut Zulkarnaen (1997:04), cara pemanfaatan koleksi pada perpustakaan secara umum dikategorikan seperti berikut :
a. Meminjam
Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi setelah mendapatkan buku yang diinginkan. Dengan melakukan peminjaman, pengguna memiliki waktu yang lebih banyak untuk membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang dan kemudian dapat dikembalikan lagi ke meja sirkulasi
b. Membaca ditempat
Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku untuk dibaca dan menghabiskan waktunya pada perpustakaan. Cara seperti ini dibatasi oleh jam layanan perpustakaan.
c. Mencatat Informasi dari Buku
Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti itu, pengguna dapatkan informasi ringkas tentang berbagai masalah dari berbagai buku yang berbeda.
d. Memperbanyak (menggunakan jasa fotocopy)
Dengan memanfaatkan fasilitas mesin fotocopy, pengguna dapat memiliki sendiri informasi informasi yang diinginkan. Cara seperti ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Bagi
31
perpustakaan dan pengguna terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.
Dari uraian diatas, dapat dilihat beberapa cara pemanfaatan koleksi yang sudah biasa dilakukan oleh pengguna. Cara-cara tersebut dipengaruhi oleh faktor-faktor antara lain waktu, kenyamanan dan materi.
2.5.6 Teknik Mengukur Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Perpustakaan sering sekali mendapatkan minimnya pengguna memanfaatkan koleksi yang disediakan. Hanya sebagian besar saja dari koleksi yang sering digunakan oleh pengguna. Untuk dapat menemukan koleksi yang sering dimanfaatkan maupun koleksi yang kurang dimanfaatkan atau yang tidak dimanfaatkan sama sekali dapat dilihat melalui dua hal evaluasi yaitu pengguna perpustakaan dan evaluasi koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
Mount Saint Vincent University Library dalam Yulfimar (2003:11) mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfaatan koleksi, yaitu:
1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui: a. Katalog perpustakaan
b. Bibliografi subjek c. Analisis sitasi d. Review essye
e. Bibliografi khusus ; dan f. Daftar dari staf pengajar 2. Sistem data perpustakaan
Mencakup keseluruhan judul dalan subjek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman dan statistik silang layan.
3. Menguji cara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku dan
4. Survey penggunaan tentang cakupan, kedalaman kesesuaian dan kemutakhiran koleksi
Sedangkan menurut George Boon dalam Evans yang dikutip oleh Kosasih (2009:4) mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi pemanfaatan koleksi, yaitu:
1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki perpustakaan 2. Pengecekan daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3. Pengumpulan pendapat dari pengguna 4. Pemeriksaan koleksi langsung ke rak
32
5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan menfaat relatif dari kelompok khusus.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa cara mengukur tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan perlu memperhatikan data statistik perpustakaan mencakup keseluruhan judul dalam subjek tertentu yang berhubungan dengan pengadaan. Pengumpulan pendapat seperti survei pengguna tentang cakupan kedalaman dan kemutakhiran koleksi. Pemeriksaan koleksi langsung ke rak meliputi pengecekan riwayat sirkulasinya melalui slip pengembalian yang tercantum didalam buku. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen yang berarti perpustakaan perlu membuat kuesioner yang disebarkan kepada pengguna untuk mengetahui seberapa besar perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pengguna.
