DAFTAR ISI DAFTAR ISI
Halaman Halaman KEPUTUSAN DIREKTUR RS
KEPUTUSAN DIREKTUR RS REKSA WALUYA...REKSA WALUYA... DAFTAR ISI
DAFTAR ISI... ... ii BAB I DEFINISI & KONSEP DASAR
BAB I DEFINISI & KONSEP DASAR ... ... ... 11 A.
A. Konsep Konsep Dasar Dasar ... ... 11 B.
B. Definisi Definisi ... ... 22 BAB II RUANG LINGKUP
BAB II RUANG LINGKUP... ... 44 A.
A. Tujuan Tujuan ... 4... 4 B.
B. Dasar Hukum Dasar Hukum ... 5... 5 C.
C. Perencanaan Ketenagaan Perencanaan Ketenagaan / SDM / SDM ... ... 55 D.
D. Sebab - Sebab - Sebab Permintaan SDM Sebab Permintaan SDM ... ... 66 E.
E. Unit Unit Terkait Terkait ... ... 77 F.
F. Ruang Ruang Lingkup Lingkup / Kewenangan / Kewenangan Kepala Seksi Kepala Seksi Personalia dan Personalia dan Umum Umum ... ... 77 G.
G. Penanggung Penanggung Jawab Jawab ... ... 77 H.
H. Fasilitas dan Peralatan Fasilitas dan Peralatan ... ... 88 BAB III TATA LAKSANA
BAB III TATA LAKSANA... ... 99 A.
A. Perencanaan SDM Perencanaan SDM ... ... 99 B.
B. Alur Alur Perencanaan KPerencanaan Ketenagaan Terintegrasi etenagaan Terintegrasi ... .... 1212 C.
C. Metode Metode WISN WISN ... ... 1212 D.
D. Prinsip PenyPrinsip Penyusunan Fusunan Formasi ormasi ... .... 1313 E.
E. Hal-Hal Yang Hal-Hal Yang Mempengaruhi Mempengaruhi ... ... 1313 F.
F. Tahapan Tahapan dalam dalam Menghitung Menghitung Ketenagaan Ketenagaan dengan dengan Metode Metode WISN WISN ((WorkloadWorkload Indicators Of Staffing Need
Indicators Of Staffing Need ) ...) ... .... 1515 BAB IV DOKUMENTASI
Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya Nomor
Nomor : 701/II-F/III/2017: 701/II-F/III/2017 Tanggal
Tanggal : : 14 14 Maret Maret 20172017
PANDUAN PERENCANAAN KETENAGAAN PANDUAN PERENCANAAN KETENAGAAN
BAB I BAB I
DEFINISI & KONSEP DASAR DEFINISI & KONSEP DASAR
A.
A. Konsep DasarKonsep Dasar
Pengembangan tenaga kesehatan sudah menjadi tanggung jawab pihak rumah Pengembangan tenaga kesehatan sudah menjadi tanggung jawab pihak rumah sakit dalam upaya menjaga mutu pelayanan kesehatan. Tercapainya mutu sakit dalam upaya menjaga mutu pelayanan kesehatan. Tercapainya mutu pelayanan
pelayanan di di rumah rumah sakit sakit dapat dapat melalui melalui kegiatan kegiatan manajemen manajemen sumber sumber dayadaya manusia atau yang disebut juga manajemen ketenagaan di Rumah Sakit yang manusia atau yang disebut juga manajemen ketenagaan di Rumah Sakit yang meliputi analisis kini dan mendatang tentang kebutuhan tenaga,
meliputi analisis kini dan mendatang tentang kebutuhan tenaga, rekruitment rekruitment ,, seleksi, penempatan yang sesuai (
seleksi, penempatan yang sesuai ( placement placement ), promosi, pensiun (), promosi, pensiun ( separation separation),), pengembangan karier,
pengembangan karier, pendidikan dan pendidikan dan pelatihan (pelatihan (Aditama, 2004). Aditama, 2004). Ilyas (2004)Ilyas (2004) berpendapat
berpendapat bahwa bahwa program program pendidikan pendidikan dan dan pelatihan pelatihan SDM SDM perlu perlu terusterus dilakukan untuk meningkatkan kualitas agar mampu mengelola SDM dengan dilakukan untuk meningkatkan kualitas agar mampu mengelola SDM dengan sebaik-baiknya. Griffith JR dalam buku
sebaik-baiknya. Griffith JR dalam buku The Well Managed CommunityThe Well Managed Community Hospital
Hospital (1987, dalam Aditama, 2004) mengatakan bahwa kegiatan dalam(1987, dalam Aditama, 2004) mengatakan bahwa kegiatan dalam perencanaan
perencanaan meliputi meliputi mengantisipasi mengantisipasi jumlah jumlah dan dan jenis jenis pekerjaan pekerjaan yangyang dibutuhkan, jadwal waktu untuk
dibutuhkan, jadwal waktu untuk recruitment recruitment , retraining dan pemutusan, retraining dan pemutusan hubungan kerja bila dibutuhkan, gaji dan kompensasi yang akan diberikan hubungan kerja bila dibutuhkan, gaji dan kompensasi yang akan diberikan dikaitkan dengan kondisi sosial ekonomi yang ada serta berbagai kemungkinan dikaitkan dengan kondisi sosial ekonomi yang ada serta berbagai kemungkinan perubahan
perubahan dalam dalam kebijakan kebijakan kesehatan. kesehatan. Dimasa Dimasa depan, depan, manajemen manajemen SDMSDM menjadi hal yang sangat potensial untuk diperhatikan oleh para pemimpin menjadi hal yang sangat potensial untuk diperhatikan oleh para pemimpin rumah sakit. Ketepatan dalam pemilihan, penerimaan, pengelolaan dan rumah sakit. Ketepatan dalam pemilihan, penerimaan, pengelolaan dan pengembangan
pengembangan SDM SDM rumah rumah sakit sakit merupakan merupakan kunci kunci sukses sukses rumah rumah sakit sakit untukuntuk dapat berkembangan dimasa depan (Ilyas, 2004).
B. Definisi
1. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan seba gai 2. proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan
kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
3. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis
lebih bermanfaat”.
4. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan (Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, 2004).
5. Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM.
6. Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategis dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat
dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
7. Faktor Ketenagakerjaan merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki organisas/ perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan.
8. Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing.
9. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, agar bisa menerapkan motto "the right man on the right place at the right time" ada beberapa hal yang harus diketahui.
10. Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
11. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Teknik penghitungan yang baru harus melalui cara yang lebih mudah dan dapat diaplikasikan dalam semua unit pelayanan yang ada di Rumah Sakit, sehingga penyebaran dan penyamaan perhitungan dalam masing-masing unit mempunyai standar
yang sama dengan pola pengembangan yang berbeda di masing-masing unit pelayanan.
BAB II
RUANG LINGKUP
A. Tujuan
1. Tujuan Umum:
Perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan RS pada masa yang akan datang dan menghindari kesalahan manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
2. Tujuan Khusus
a. Dasar bagi penyusunan kebutuhan pegawai dan proses perhitungan secara logis dan teratur untuk menentukan jumlah dan kualifikasi tenaga yang dibutuhkan organisasi, sehingga mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan.
b. Sebagai dasar bagi penyusunan program kerja dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan
ditetapkan organisasi.
c. Memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam organisasi secara lebih baik.
d. Meningkatkan efektivitas kerja apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
e. Meningkatkan produktivitas kerja apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diik uti oleh sumber daya
manusia.
f. Dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
g. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi organisasi terutama yang memiliki sumber daya manusia yang besar untuk melakukan mobilisasi tenaga.
h. Sebagai acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
B. Dasar Hukum
1. KMK 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit.
2. Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004
3. Kep.Men. Kes Nomor 53 tahun 2012 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja
C. Perencanaan Ketenagaan / SDM
Perencanaan ketenagaan/SDM merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, serta perencanaan karir. Kesimpulannya, perencanaan sumber daya manusia (PSDM) memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh,kapan tenaga kerja dibutuhkan, pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat yang harus diketahui dalam perencanaan SDM antara lain: 1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. 2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. 3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan
situasi persediaan SDM.
4. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatan g. 5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. 6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
D. Sebab - Sebab Permintaan SDM
1. Faktor internal
Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM.
Alasan ini terdiri dari:
a. Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional. b. Faktor prediksi produk dan penjualan.
c. Faktor pembiayaan (cost ) SDM.
d. Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis). e. Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan.
f. Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2. Faktor eksternal
Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategi dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan tersebut terdiri dari:
a. Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global) b. Faktor Sosial, Politik dan Hukum
c. Faktor Teknologi
d. Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing 3. Faktor Ketenagakerjaan
Faktor ini merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki organisasi/perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat
diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan.
Beberapa dari faktor ini adalah:
a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.
b. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harus diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal.
c. Prediksi yang meninggal dunia.
E. Unit Terkait
1. Seluruh Kepala Bagian/ Bidang Rumah Sakit Reksa Waluya. 2. Seluruh Kepala Unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.
F. Ruang Lingkup / Kewenangan Kepala Seksi Personalia dan Umum 1. Menyusun Prosedur perencanaan SDM.
2. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. 3. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
4. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. 5. Menetapkan beberapa alternatif.
6. Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana kerja. 7. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
G. Penanggung Jawab
1. Kepala Bagian Administrasi Rumah Sakit Reksa Waluya. 2. Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya.
H. Fasilitas dan Peralatan
1. Tersedia dokumen rencana strategi/ bisnis plan dari Rumah Sakit Reksa Waluya, sebagai acuan didalam merencanakan/ mengatur kebutuhan ketenagaan.
2. Tersedia dokumen tentang analisis beban kerja dari setiap profesi sebagai dasar penghitungan kebutuhan ketenagaan dengan metode WISN.
BAB III
TATA LAKSANA
A. Perencanaan SDM
(PSDM) adalah alat atau sistem yang digunakan untuk membantu organisasi mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Metode PSDM dikenal atas metode non ilmiah dan metode ilmiah.
1. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
2. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan ( forecasting ) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Dalam panduan ini akan dijabarkan langkah-langkah yang dilakukan dalam perencanaan dengan metode ilmiah antara lain:
a. Analisis lingkungan eksternal
Analisis lingkungan eksternal merupakan proses penelitian terhadap lingkungan diluar organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman (SWOT analisis) yang dihadapi organisasi. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana organisasi yang berdampak pada perencanaan SDM (PSDM) untuk menunjang kegiatan organisasi. Disamping itu setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja, yang juga memasok tenaga kerja yang sama pada perusahaan lain
yang sejenis. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain:
1) Kebijakan pemerintah 2) Kondisi perekonomian
3) Masalah kependudukan dan persaingan 4) Komposisi tenaga kerja dan pola kerja b. Analisis lingkungan internal
Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai suplai SDM internal yaitu:
1) Auditing Pekerjaan dan Keahlian
Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang.
2) Inventarisasi Kemampuan Organisasi
Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini. 3) Perencanaan Strategik Organisasi (Renstra)
Lihat visi & misi organisasi, apa yang ingin dicapai organisasi kedepannya. Program/ rencana pengembangan yang dicanangkan organisasi, dan ini dikaitkan dengan rencana kebutuhan SDM
a) Dari rencana operasional/ rencana pengembangan bisnis organisasi, lakukan analisa tenaga kerja (SDM) yang sudah ada saat ini, lakukan maping dari tenaga yang ada (peramalan SDM yang ada)
b) Lakukan analisa kebutuhan tenaga yang diperlukan terkait dengan program pengembangan yang telah direncanakan oleh organisasi. Hitung jumlah kebutuhan tenaga yang diperlukan dengan menghitung beban kerja (peramalan SDM yang
dibutuhkan dengan metode WISN (Work Load
IndicatorStaffing Need)
c) Bandingkan kondisi ketenagaan antara peramalan SDM yang ada dan peramalan SDM yang dibutuhkan:
(1) Bila tenaga yang tersedia sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan saat ini maka tidak perlu menambah tenaga baru. Namun yang perlu diperhatikan adalah kompetensi yang dimiliki karyawan tersebut, apakah sudah sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan. Bila kompetensinya belum memadai, maka perlu direncanakan untuk
mengikuti pelatihan/ pendidikan.
(2) Bila tenaga yang tersedia lebih dari yang dibutuhkan, maka perlu dipikirkan untuk membatasi penerimaan karyawan, mengurangi jam kerja, pensiun dini, pemberhentian sementara, dll
(3) Bila tenaga yang tersedia kurang dari yang dibutuhkan, lakukan rekrutmen. Ada dua sumber persediaan SDM yaitu internal dan eksternal.
(a) Suplai Internal
Persediaan/suplai internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer atau didemosi untuk mengisi lowongan baru.
Suplai eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan sesuai dengan persyaratan yang diperlukan (standar minimal
kebutuhan tenaga yang diperlukan)
B. Alur Perencanaan Ketenagaan Terintegrasi
C. Metode WISN
Didalam menentukan jumlah ketenagaan, Rumah Sakit Reksa Waluya menggunakan metode Penghitungan Ketenagaan Dengan WISN. Karena teknik penghitungan dengan metode WISN lebih mudah dan dapat diaplikasikan dalam semua unit pelayanan, sehingga penyebaran dan penyamaan perhitungan
PERENCANAAN SDM PERHITUNGAN SDM YANG DIBUTUHKAN KOMPARASI KEBUTUHAN & KETERSEDIAAN SDM PERHITUNGAN SDM TERSEDIA KEBUTUHAN < KETERSEDIAAN KEBUTUHAN SESUAI KETERSEDIAAN KEBUTUHAN > KETERSEDIAAN MEMBATASI PENERIMAAN, MEMBATASI JAM KERJA, PENSIUN DINI, PEMBERHENTIAN SEMENTARA
REKRUITMEN
INTERNAL
EKSTERNAL PERENCANAAN
di masing-masing Unit/Seksi/Instalasi mempunyai standar yang sama. Adapun kelebihan metode tersebut adalah:
1. Mudah dilakukan, menggunakan data yang sudah dikumpulkan dan sudah tersedia.
2. Mudah digunakan, hasil perhitungan dapat berkontribusi pada kebijakan staffing di pelayanan kesehatan.
3. Komprehensif , hasilnya dapat diterima oleh manajemen, misalnya yang berhubungan dengan keuangan.
4. Realistis, hasilnya tidak membebani budgetingdan alokasi sumber daya.
D. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi ketenagaan hendaknya diperhatikan prinsip- prinsip sebagai berikut:
1. Setiap jenjang jabatan jumlah karyawannya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik karena adanya mutasi atau promosi, dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah karyawan
tidak berubah.
E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi
Dalam menghitung formasi karyawan, perlu mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
1. Perubahan target-target
Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkanprogram-program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah bebanpekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang
a. Tingkat kompleksitas dan lamanya kebutuhan perawatan
b. Tipe klien sesuai dengan penyakitnya, usia maupun faktor spesifik. c. Jumlah klien dan fluktuasinya.
d. Keadaan sosial ekonomi yang mempengaruhi kesehatannya. e. Harapan klien dan keluarganya.
2. Perubahan fungsi-fungsi
Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan.
3. Perubahan komposisi karyawan
Komposisi karyawan dapat digambarkan dalam penempatan karyawan dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi karyawan berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pensiun, promosi, mutasi, tingkat pendidikan dan pengalaman karyawan, kelangkaan tenaga spesialis, kebijakan pengaturan dinasatau karena hal lain. Perubahan komposisi karyawan merupakan perubahan jumlah karyawan dalam formasi.
4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi
Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa peningkatan mutu pelayanan, perubahan kebijakan pembinaan dan pengembangan,misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahanpekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pulakepada jumlah beban kerja.
5. Faktor lingkungan yang sangat berpengaruh pada : a. Tipe dan lokasi
b. Lay out ruang keperawatan
c. Fasilitas dan juknis pelayanan yang diberikan. d. Kelengkapan peralatan medik, diagnostik e. Pelayanan penunjang dari unit lain.
f. Macam kegiatan yang dilaksanakan : penyuluhan, kunjungan rumah, dll.
F. Tahapan dalam Menghitung Ketenagaan dengan Metode WISN (
Workload I ndicators Of Staffing Need
)Meliputi:
1. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia, diperoleh dari waktu kerja yang tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan dalam penghitungan adalah :
a. Hari kerja (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Reksa Waluya atau Peraturan Daerah setempat)
b. Cuti tahunan
c. Pendidikan dan pelatihan (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Reksa Waluya)
d. Hari Libur Nasional
e. Ketidak hadiran kerja (sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin
f. Waktu kerja
RUMUS :
Kode Faktor Kategori Ket.
Perawat Dokter
a Hari Kerja 296 296 Hari/ tahun b Cuti Tahunan 12 12 Hari/ tahun
c Pendidikan dan pelatihan
6 10 Hari/ tahun d Hari Libur Nasional 15 15 Hari/ tahun Waktu Kerja Tersedia = {a-(b+c+d+e)} x f
f Waktu Kerja 7 7 Hari/ tahun Waktu Kerja Tersedia 1.799 1.771 Jam/tahun
Hari Kerja Tersedia 257 253 Hari
kerja/tahun
2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber Daya Manusia
Menentukan unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan. Data-data yang dibutuhkan meliputi :
a. Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit Reksa Waluya dan uraian tugas pokok unit/seksi/instalasi.
b. Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya tentang pembentukan unit kerja (struktural dan fungsional).
c. Data karyawan yang bekerja pada tiap unit kerja di Rumah Sakit Reksa Waluya.
d. PP 32 tahun 1996 tentang SDM Kesehatan.
e. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
f. Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.
Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM
Unit Rawat Jalan
Poli Umum 1. Dokter umum 2. Perawat
Poli Gigi 1. Dokter gigi 2. Perawat Poli Penyakit Dalam 1. Dr. Sp.PD
2. Perawat Poli Syaraf 1. Dr. Sp.S 2. Perawat Poli Bedah 1. Dr. Sp.B 2. Perawat Poli Mata 1. Dr. Sp.M 2. Perawat
Poli Obgyn 1. Dr. Sp.OG 2. Perawat/ Bidan Poli Orthopaedi 1. Dr. Sp.OT
2. Perawat
Poli Anak 1. Dr. Sp.A
2. Perawat Poli Patologi Klinik 1. Dr. SP.PK
2. Perawat Poli Jantung 1. Dr. SP.J 2. Perawat Poli Paru 1. Dr. Sp.P 2. Perawat Poli THT 1. Dr. Sp.THT 2. Perawat
Instalasi Gawat Darurat 1. Dokter umum
2. Perawat
Unit Rawat Inap 1. Semua dokter
spesialis 2. Perawat
Unit Kamar Operasi 1. Dr. Sp.B
2. Dr. Sp.OT 3. Dr. Sp.OG 4. Dr. Sp.THT 5. Dr. SP.An 6. Perawat Anesthesi 7. Perawat
Unit Rawat Intensif 1. Dokter Spesialis
2. Dokter Umum 3. Perawat Kepala Unit Labotatorium 1. Dr. Sp.PK 2. Analis
Kepala Unit Radiologi 1. Dr. Sp.R
2. Radiografer
Kepala Unit Farmasi 1. Apoteker
2. Asisten Apoteker Kepala Unit
Rehabilitasi Medik
1. Dr. Sp. KFR 2. Fisioterapis
3. Menyusun Standar Beban Kerja
Beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
dan waktu yang tersedia per tahun. Rumus:
Contoh :
a. Jika operasi mayor membutuhkan waktu rata-rata 2 jam, maka berapa standar beban kerja dokter dengan waktu kerja 1.771 jam/tahun. Standar beban kerja = 1.771 / 2 = 885,5 operasi mayor/tahun. Hal ini tidak berarti bahwa dokter diharapkan mengoperasi 885,5 kali/tahun. Operasi mayor hanyalah salah satu komponen beban kerja dokter, hasil ini bermakna bahwa operasi mayor akan menghabiskan 1/885,5 waktu kerja dokter/tahun.
b. Untuk kategori B (staf pendukung), waktu kerja per ta hun 1.799 jam. Operasi mayor membutuhkan rata-rata 2,5 jam (15 menit persiapan, 2 jam operasi, 15 menit pembersihan), maka Standar beban kerja untuk operasi besar: Standar beban kerja = 1.799 / 2,5 = 719 operasi besar/tahun
4. Menyusun Standar Kelonggaran
Jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung dengan kegiatan pokok/pelayanan.
Rumus:
Waktu Kerja Tersedia
Standar Beban Kerja = ---Rata-rata waktu kegiatan pokok
Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Standar Kelonggaran =
Waktu Kerja Tersedia 1.799 Jam/tahun Faktor kelonggaran (Rapat
staf)
12 x 2 jam = 24 Jam/ tahun
Standar kelonggaran 0,01
Apabila kategori SDM Kepala Unit Rawat Inap memiliki waktu kerja tersedia 1.799 jam/tahun dan faktor kelonggaran Rapat Staf 2 jam/bulan maka Standar Kelonggaran yang dimilikinya adalah sebesar 0,01 SDM. Hal ini juga dapat diartikan bahwa kegiatan Rapat Staf membutuhkan/ menyita 1 % waktu kerja tersedia perawat.
5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga per Unit Kerja
Diperoleh dari jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun. Data-data yang dibutuhkan dalam penyusunan kebutuhan tenaga per unit kerja meliputi :
a. Data yang diperoleh darilangkah-langkah sebelumnya yaitu : 1) Waktu kerja tersedia
2) Standar beban kerja
3) Standar kelonggaran masing masing kategori SDM
b. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahun disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun
1) Disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja rumah sakit selam kurun waktu satu tahun.
2) Jika data hanya tersedia 7 bulan, maka data kuantitas kegiatan pokok 5 bulan berikutnya ditetapkan berdasarkan angka rata-rata
6. Bedasarkan Beban Kerja. (Untuk Menghitung tenaga Medis, Perawat/Bidan, Tenaga Kesehatan lainnya).
Beban Kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu atau Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh pembagian kerja ( job distribution), ukuran kemampuan kerja ( standard rate of performance) dan waktu yang tersedia dengan menggunakan pola penghitungan kebutuhan tenaga dengan metode WISN (
Workload I ndicator Of Staffi ng Need
).Langkah-langkah penyusunan:
a) Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknis (Poli Penyakit Dalam, Poli Mata, dst) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Dokter spesialis.
No Unit Kerja Kategori SDM Kegiatan Pokok
1. Poli Penyakit Dalam 1. Dokter Spesialis Penyakit Dalam 2. Dokter Umum 3. Dst.. Rawat jalan : 1. Pemeriksaan pasien lama. 2. Pemeriksaan pasien baru. Rawat Inap :
1. Visite pasien lama. 2. Tindakan Medis
Kecil.
b) Menetapkan waktu kerja dan Volume kerja yang tersedia selama satu tahun.
(1) waktu kerja
Kode Faktor Dr. Sp Dr. Um Ket
a Hari kerja 296 296 Hari/ tahun b Cuti Tahunan 12 12 Hari/ tahun c Diklat 10 10 Hari/ tahun d Libur Nasional 15 15 Hari/ tahun
e Ketidakhadiran kerja 6 6 Hari/ tahun
f Waktu kerja 7 7 Hari/ tahun
Waktu Kerja Tersedia 1.771 1.771 Jam/tahun
Hari Kerja Tersedia 253 253 Hari
kerja/tahun
(2) Volume Kerja
No Volume Pekerjaan Jumlah
(Tahun) Ket 1 Rawat jalan : 1. Pemeriksaan pasien lama. 2. Pemeriksaan pasien baru. Rawat Inap :
1. Visite pasien lama. 2. Visite pasien baru.
3. Tindakan Medis Kecil.
5026 9351 4522 8255 755
(3) Menyusun Standar Beban Kerja
No Kategori SDM
Unit Kerja/ Kegiatan Pokok Waktu mengerjakan (menit) Waktu Kerja Tersedia (menit) Standar Beban Kerja a b c = b/a 1 Dokter Spesialis Penyakit Dalam
Poli Penyakit Dalam - Pemeriksaan pasien lama 7’ 106,260 15.180 - Pemeriksaan pasien baru 9’ 11.806
Rawat Inap Penyakit Dalam
- Visite pasien lama
6’ 17.710
- Visite pasien baru 8’ 13.282
22 A B C E Faktor Koreksi ( 15 %) No. Kategori SDM Waktu Kerja Tersedia (WKT) Rata-Rata Waktu per Kegiatan Standar Beban Kerja (SBK) Kwantitas Kegiatan Pokok (KKP) Standar Kelonggaran (SKG) Kebutuhan
Tenaga Kebutuhan Tenaga
Dokter Spesialis Penyakit Dalam (Menit) Total Pasien Per tahun Poli Penyakit Dalam
1 Pemeriksaan pasien lama
106260 7 15.180 5026 0,01 0,34 0,39
2 Pemeriksaan pasien baru
106260 9 11.807 9351 0,01 0,80 0,92
Rawat Inap Penyakit Dalam
3 Visite pasien lama
106260 6 17.710 4522 0,01
4 Visite pasien baru
106260 8 13.283 8255 0,01 0,63 0,73
5 Tidakan medis kecil
106260 15 7.084 755 0,01 0,12 0,13
2 2
E = B : A + C
BAB IV DOKUMENTASI
Dokumentasi perencanaan ketenagaan harus mendapatkan perhatian dari pimpinan rumah sakit karena sangat menentukan mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. Perencanaan ketenagaan ini mencakup seluruh profesi yang ada, terutama yang langsung memberikan pelayanan kepada pasien. Perencanaan ketenagaan ini harus selalu dimonitoring dan dievaluasi agar tidak terjadi kesenjangan yang dapat menghambat pelayanan. Proses dokumentasi dilakukan dengan mengisi:
Format Kebutuhan Tenaga
No Nama Jabatan
Kualifikasi staf yang dibutuhkan Jumlah tenaga yang dibutuhkan Formal Informal 1. Dokter Umum S1 Kedokteran/ Kedokteran Gigi 1. Mengikuti pelatihan PPGD, ATLS, ACLS 2. Memiliki STR yang masih berlaku. 3. Memiliki SIP di RS Reksa Waluya 7
2. Apoteker Apoteker 1. Memiliki STR yang masih berlaku. 2. Memiliki SIPA di RS Reksa Waluya 3 3. Asisten apoteker D3/S1 Farmasi 1. Memiliki STR yang masih berlaku. 2. Memiliki SIP di RS Reksa Waluya 12
mempunyai STR yang masih berlaku. 1. Diutamakan mempunyai sertifikat PPR. 5. Perawat mahir anestesi D3 Keperawatan/ S.Kep.Ns 1. Diutamakan mempunyai STR yang masih berlaku. 2. Mengikuti pelatihan
Anestesi, BLS, ECG. 3. Pernah mengikuti masa
orientasi dibidangnya 3-6 bulan.
4. Mampu melaksanakan dan memahami asuhan keperawatan pasien dalam proses pembiusan dan Pembedahan 6. Perawat mahir bedah D3 Keperawatan/ S.Kep.Ns 1. Diutamakan mempunyai STR yang masih berlaku. 2. Mengikuti pelatihan
Bedah, BLS.
3. Pernah mengikuti masa. orientasi di Ruang Bedah min 2-3 bulan.
4. Mampu melaksanakan dan memahami asuhan keperawatan medical bedah. 7. Analis kesehatan D3 Analis Kesehatan 1.Memiliki STR yang masih berlaku. 4 8. Perekam Medis D3 Perekam
Medis
1. Diutamakan mempunyai STR yang masih berlaku. 2. Diutamakan paham
coding.
3.Mempunyai pengalaman dibidangnya 2 tahun.
9. Teknik Elektro Medik
D3 ATEM 1. Memiliki STRTTK yang masih berlaku.
2. Menguasai berbagai alat-alat kesehatan.
3. Mengetahui cara-cara penggunaannya serta cara
memperbaikinya.
1
10. Ahli Gizi D3/ S1 Gizi 1. Memiliki STR yang masih berlaku.
2. Memiliki SIP yang berlaku 2 11. Fisioterapis D3 Fisioterapis 3. Memiliki STR yang masih berlaku.
4. Memiliki SIP yang berlaku
1
12. Sanitarian D3 Sanitasi 1
Ditetapkan di : Mojokerto Pada tanggal : 14 Maret 2017
---Rumah Sakit Reksa Waluya
Direktur
