PEMBUATAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING DENGAN KERANGKA KERJA ZACHMAN DI KOPERASI MAHASISWA UAD YOGYAKARTA

(1)

PEMBUATAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING

DENGAN KERANGKA KERJA ZACHMAN DI KOPERASI

MAHASISWA UAD YOGYAKARTA

1

Muhammad Nurul Imam (08018157)

,

2

Sri Handayaningsih (0530077701)

1,2

Program Studi Teknik Informatika

Universitas Ahmad Dahlan

Prof. Dr. Soepomo, S.H., Janturan, Umbulharjo, Yogyakarta 55164

1

ABSTRAK

Koperasi mahasiswa UAD adalah salah satu UKM yang ada di Universitas

Ahmad Dahlan dan koperasi mahasiswa yang masih aktif di Yogyakarta.

Permasalahan yang saat ini muncul adalah sistem informasi yang dibangun

belum mewakili semua proses bisnis yang berlangsung hanya mewakili proses

bisnis pendaftaran anggota, serta belum adanya perencanaan yang strategis

sesuai dengan visi dan misi yang menyangkut teknologi informasi dan belum

tersedianya model SI/TI sehingga menyebabkan arah pengembangan SI/TI

menjadi tidak jelas. Sistem informasi sangat bermanfaat untuk membantu

kelancaran proses bisnis atau kegiatan suatu enterprise. Kebijakan yang

berkaitan dengan pembangunan sistem informasi harus direncanakan secara

matang sebelumnya agar sistem yang dibangun mampu menopang kinerja

Enterprise secara efektif dan efisien sesuai kebutuhan visi, misi, dan rencana

jangka panjang sasaran strategis bisnis.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Enterprise Architecture

Planning dengan kerangka kerja Zachman. Sedangkan metode pengumpulan

data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan studi pustaka. Proses

analisis dimulai dengan tahapan perencanaan, pemahaman kondisi saat ini,

analisis SWOT yang kemudian pembuatan model SI menggunakan kerangka

kerja Zahcman,tahapan selanjutnya adalah pembuatan portofolio aplikasi dan

melakukan pengujian model SI yang meliputi arsitektur data, informasi,

aplikasi dan teknologi serta beberapa rekomendasi kepada koperasi

mahasiswa UAD.

Hasil penelitian yang dilakukan adalah model yang berisi dokumen

perencanaan pengembangan sistem informasi yang meliputi arsitektur data,

informasi, aplikasi, teknologi, sumber daya, waktu dan motivasi. Hasil uji

kelayakan model terhadap 6 responden mendapatkan hasil 100% yang

menyatakan model yang dibuat layak diterapkan di koperasii mahasiswa UAD.

Kata Kunci

: Enterprise Architecture Planning, Kerangka Kerja Zachman,

KOPMA, koperasi mahasiswa UAD.

(2)

1.1 Pendahuluan

Koperasi adalah suatu wadah atau sistem hubungan kerjasama antara orang-orang yang

mempunyai kepentingan yang sama dan bermaksud mencapai tujuan yang ditetapkan

bersama-sama. Koperasi mahasiswa adalah koperasi yang beranggotakan mahasiswa Perguruan Tinggi

tertentu dimana koperasi tersebut didirikan. Keberadaan koperasi mahasiswa selain untuk

kepentingan bisnis, juga bertujuan sebagai wadah dan sarana belajar mahasiswa dalam

mengelola suatu usaha. Bidang usaha Koperasi mahasiswa biasanya berupa toko, kantin, kafe,

pembiayaan, penyewaan dan sebagainya. Salah satu koperasi mahasiswa yang ada yaitu

koperasi mahasiswa UAD. Koperasi mahasiswa UAD mempunyai empat bidang area kerja,

yakni Adhum, Keuangan, usaha dan PSDA.

Sebagai Koperasi mahasiswa yang di tuntut untuk mensejahterakan dan memberikan

informasi seluas-luasnya terhadap anggota secara khusus dan masyarakat secara umum,

koperasi mahasiswa UAD ini pun mempunyai

webblog yang beralamat

http://Koperasi

mahasiswa-uad.blogspot.com

,

pada

webblog

tersebut berisikan tentang profil Koperasi

mahasiswa UAD, kepengurusan, unit usaha, lembaga, agenda, kritik dan saran serta layanan

pendaftaran anggota secara online namun data-data yang dihasilkan aplikasi bisnis tersebut

tetap harus di cetak secara manual sehingga ketika data dibutuhkan memerlukan waktu untuk

mendapatkan datanya, karena data yang dihasilkan masih disimpan dalam bentuk arsip.

Masalah yang ada pada kopma UAD yaitu sistem informasi ini masih belum mewakili

semua kegiatan yang ada di koperasi mahasiswa UAD, namun sistem informasi yang ada hanya

mewakili proses bisnis yang berkaitan dengan pendaftaran anggota.

Bukan hanya itu, dalam

pengelolaan usaha yang ada di unit usaha kopma UAD yang masih dilakukan secara manual

yakni yang ada di kampus 1 UAD dan kampus 3 UAD juga terjadi ketidaksingkronan dalam

pengelolaan keuangan yakni terjadi perbedaan data keuangan yang dihasilkan, rekap data

keuangan tidak sesuai dengan laporan penghasilan hal ini dikarenakan perpindahan data antar

pengurus tidak berjalan dengan baik, karena rekap penghasilan terkadang dilakukan bukan

hanya oleh satu orang. Belum ada perencanaan strategi sistem informasi di kopma UAD ke depan

sebagai panduan untuk pembangunan sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan bisnis.

Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk membuat perancangan arsitektur enterprise yang

dapat memberikan arah dan kontrol dalam pembangunan sistem informasi agar salaras dengan

kebutuhan dan strategi bisnis yang ada di kopma UAD, Mewujudkan rencana perancangan

sistem informasi dalam bentuk arsitektur enterprise yang memberikan gambaran konseptual

data, aplikasi dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis, Untuk membuat

rencana implementasi agar arsitektur enterprise yang dibangun dapat diimplementasikan oleh

organisasi untuk perencangan sistem informasinya. Sehingga dari tujuan tersebut menghasilkan

suatu maanfaat bagi kopma UAD yaitu terbentuknya perencanaan sistem informasi dan

menghasilkan sebuah arsitektur enterprise yang dapat dijadikan sebagai arah dan kontrol, serta

acuan proses bisnisnya agar dapat berjalan lancar, sehingga dapat mempercepat proses menuju

sasaran yang diinginkan untuk pengembangan sistem informasi di kopma UAD ke depan.

(3)

2.1 Kajian Terdahulu

Penelitian yang pernah dilakukan oleh Husniati Mafatihus Solehah yang berjudul

“Perencanaan Sistem Informasi Di Fakultas Teknologi Industri Universitas Ahmad Dahlan

Menggunakan Kerangka Kerja Zachman” Penelitian ini bertujuan untuk Menghasilkan model

perencanaan arsitektur untuk pengelolaan dan pengembangan sistem informasi bagi

kepentingan layanan terhadap publik atau mahasiswa menggunakan perancangan arsitektur

enterprise serta membangun model perencanaan arsitektur

enterprise yang terdiri dari model

proses bisnis berdasarkan analisis kondisi terakhir, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan

arsitektur teknologi [2]. Dan penelitian yang dilakukan oleh Azhar Basir tentang “

Perancangan

Enterprise Arsitectur Planning Produksi Gula Dengan Zachman Framework” (Studi Kasus :

PG.Madu Baru Yogyakarta)”

penelitian ini bertujuan pada bidang bina sarana tani dan strategi

bisnis pengendalian persediaanya sehingga menghasilkan integrasi rancangan sistem yang

berkaitan dengan proses bisnis Bina Sarana Tani [3].

2.1.1 Zachman Framework

Zachman framework merupakan sebuah kerangka kerja arsitektur enterprise yang

dikemukakan oleh John Zachman pada tahun 1987. Framework ini melihat sebuah enterprise

dari berbagai perspektif berbagai aspek yang terdapat dalam enterprise dan digambarkan

dalam bentuk matriks yang terdiri atas baris dan kolom

Baris merepresentasikan sudut pandang dari berbagai perspektif orang-orang yang terlibat

dalam proses pengembangan sistem. Perspektif-perspektif tersebut adalah sebagai berikut :

1. Scope (Planner’s view)

2. System Model (Designer’s view)

3. Technology Model (Builder’s view)

4. Detailed Representation (Sub-contractor’s view)

5. Functioning Enterprise

Sedangkan kolom mempresentasikan aspek-aspek yang ada dalam proses pengembangan

sistem yaitu :

1. Data (what)

2. Function (how)

3. Network (where)

4. People (who)

5. Time (when)

6. Motivation (why)

Keuntungan dari zachman framework adalah mudah dipahami dan menyediakan kerangka

kerja yang komprehensif untuk arsitektur enterprise.

(4)

2.1.2 Perencanaan Arsitektur

Enterprise

Enterprise Architecture Planning (EAP) adalah proses pendefinisian arsitektur penggunaan

informasi dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikannya. EAP

merupakan metodelogi yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise dan

bagian dari mencapai misi sistem informasi dalam waktu jangka panjang.

EAP mengadopsi dua baris dan tiga kolom pertama dari Zachman Framework dan

menghasilkan blue-print dari data, aplikasi dan teknologi pada aras tinggi. EAP merupakan

sebuah metodelogi yang didasarkan pada dorongan bisnis dan dorongan data terlihat pada

gambar 2 [surendro, 2009]:

1. Model bisnis yang stabil (bebas dari batasan organisasi, sistem dan prosedur) adalah

pondasi untuk arsitektur enterprise.

2. Data didefinisikan terlebih dahulu sebelum mendefinisikan aplikasi.

3. Ketergantungan dan menemukan rangkaian dalam mengimplementasikan sistem

aplikasi.

Gambar 2. Metodelogi EAP dalam Zachman Framework [surendro,2009]

Gambar 3 Tahapan dalam metodelogi EAP [surendro,2009]

3.1 Metode Penelitian

3.1.1 Tahap Pengembangan EAP

Tahap penelitian yang dilakukan adalah EAP dengan menggunakan kerangka kerja

Zachman.

(5)

4.1 Hasil Pembahasan

4.1.1 Inisiasi Perencanaan

Tahap awal dalam pembuatan EAP pada kopma UAD yaitu dengan melakukan inisiasi

perencanaan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menemukan kondisi saat ini, dan proses

bisnis yang ada di kopma UAD. Tahap awal yang dilakukan adalah pencarian data proses

bisnis yang mencakup seluruh aktivitas dalam bentuk tujuan yang ada pada kopma UAD,

deskripsi tugas serta struktur organisasi kopma UAD, kemudian berlanjut pada tahap

prosedur, alur kerja dan fungsi bisnis.

4.1.2 Tahap Analisis Pemahaman Kondisi saat ini

4.1.2.1 Pemodelan Bisnis

Yaitu tahap untuk menentukan model bisnis yang akan dipakai untuk membangun suatu

basis pengetahuan mengenai data, proses bisnis, aplikasi dan sistem informasi yang

digunakan kopma UAD saat ini. Dalam perencanaan Arsitektur Enterprise, pemodelan

bisnis dilakukan dalam dua bagian terpisah yaitu model bisnis awal, yang diikuti dengan

model bisnis lengkap. Terdapat tiga langkah kegiatan untuk menyusun model bisnis

awal.

4.1.2.1.1 Proses bisnis saat ini

Fungsi Bisnis

Masalah

Analisis

Pendaftaran anggota baru

pada proses ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu datang langsung ke kantor kopma UAD atau melalui webblog Kopma UAD penghambat dari proses ini yaitu pada kebutuhan data anggota yang memerlukan waktu untuk mendapatkan datanya sehingga dengan adanya perbaikan pada bagian pendaftaran anggota akan memudahkan proses penyimpanan data pendaftaran anggota.

Pada proses bisnis yang diharapkan proses yang berlangsung berjumlah 17 proses karena sudah diselesaikan oleh sistem informasi. Dengan sistem informasi Pendaftaran anggota, data-data anggota dapat terdokumentasi dengan baik, sistem mengirimkan prosedur anggota secara otomatis kepada anggota.

Penyuluhan anggota Pada proses ini penyampaian informasi ke anggota cukup lama, karena belum adanya sistem khusus penyampaian informasi.

Pada proses bisnis sebelumnya untuk proses pada entitas PSDA yang sebelumnya berjumlah 8 proses sedangkan pada proses bisnis yang diharapkan untuk proses pada entitas PSDA berjumlah 4 proses, hal ini dikarenakan sebagian tugas-tugas PSDA dapat diselesaikan oleh sistem informasi. penerimaan kerjasama

dengan pihak luar

Kebutuhan data kerjasama pengelolaannya masih tercatat secara manual maka segala bentuk pengolahannya juga dilakukan secara manual, hal ini dilakukan berkali-kali setiap dibutuhkan (disusun, dihitung atau dibuat laporannya secara manual) cara ini membutuhkan ekstra tenaga dan waktu

Perbedaan dengan proses bisnis sebelumnya proses dalam mempelajari proposal kerjasama dilakukan oleh bidang adhum sedangkan proses bisnis yang diharapkan dilakukan oleh bidang riset & pengembangan dan sudah dibantu dengan sistem informasi sehingga keakuratan hasil dari penentuan kerjasama bisa dipertanggung jawabkan.

pengajuan kerjasama dengan pihak luar

Belum mempunyai konsep dan tujuan yang jelas, sehingga berdampak terhadap kebutuhan maupun keuntungan yang berikan dari kerjasama yang didapatkan kurang maksimal sesuai yang diinginkan, serta kebutuhan data kerjasama pengelolaannya masih tercatat secara manual maka segala bentuk pengolahannya juga dilakukan secara manual, hal ini dilakukan berkali-kali setiap dibutuhkan (disusun, dihitung atau dibuat laporannya secara manual) cara ini membutuhkan ekstra tenaga dan waktu.

Pada proses bisnis yang sudah disertai dengan sistem informasi pada pengajuan kerjasama dengan mitra luar dapat mempercepat proses analisa terhadap kerjasama yang berkaitan dengan informasi kebutuhan serta keuntungan kerjasama dan data kerjasama terdokumentasi dengan baik jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diakses dengan mudah.

(6)

Fungsi Bisnis

Masalah

Analisis

sistem informasi yang digunakan. Simpanan

anggota yang masuk dicatat di buku besar yang nantinya disalin untuk dijadikan laporan ke bagian keuangan akan tetapi dalam proses pencatatan dalam buku besar ini sering terjadi ketidak singkronan laporan karena tidak dikelola hanya oleh satu orang.

dengan sistem informasi pada simpanan anggota dapat mempermudah dalam proses penyimpanan data simpanan anggota serta pengakumulasian poin yang di dapatkan anggota dari simpanan sukarela dan pemantauan jumlah simpanan yang di miliki oleh anggota dapat di lihat kapan saja dan dimana saja. Perbedaan dengan proses bisnis sebelumnya jumlah proses pada bidang keuangan berkurang karena dibantu dengan sistem informasi simpanan anggota.

rasionaliasi anggota Proses bisnis ini bidang PSDA mengalami kendala dalam menyediakan data anggota karena data-data anggota masih tercatat secara manual maka segala bentuk pengolahannya juga dilakukan secara manual serta belum adanya database anggota Kopma UAD menyebabkan keakuratan, ketepatan waktu dan kerelevanan dalam menyediakan informasi masih belum efektif sehingga mengakibatkan pengelolaan data-data anggota membutuhkan waktu dan tenaga ketika dibutuhkan

Pada rancangan proses bisnis rasionalisasi anggota yang akan datang bidang PSDA menjadi lebih mudah dan cepat dalam mengolah data-data anggota serta sistem menyimpan data update anggota yang aktif maupun tidak aktif. Perbedaan dengan proses bisnis sebelumnya jumlah proses lebih sedikit yakni 7 proses sedangkan proses bisnis sebelumnya 10 proses.

Penjualan Proses bisnis ini implementasi dari pemberian poin kepada anggota belum dilakukan sesuai yang diharapkan karena terkadang anggota setelah melakukan pembelian tidak memasukkan bukti transaksi kedalam tempat yang telah disediakan. Sehingga poin yang didapatkan anggota dari jumlah transaksi tidak dapat di akumulasikan sesuai dengan ketentuan yang ada yakni setiap transaksi Rp.5000,00 dan kelipatannya mendapatkan 1 poin, hal ini justru merugikan anggota dalam pembagian SHU, pendataan indentifikasi kebutuhan barang juga belum di manajemen dengan baik sehingga menyebabkan penumpukan stok barang, serta dalam pembuatan laporan penghasilan terkadang terjadi ketidak singkronan antara bukti transaksi yang ada dengan penghasilan yang didapat hal ini karena proses manajemen belum terdokumentasi dengan baik.

Dengan adanya sistem informasi penjualan memudahkan dalam indentifikasi kebutuhan barang,menentukan suplier,menghitung poin yang didapatkan anggota setiap melakukan pembelian dan menyimpan seluruh data penjualan yang nantinya dapat memudahkan dalam pembuatan laporan penghasilan karena data penjualan terdokomentasi dengan baik. Perbedaan dengan proses sebelumnya jumlah proses yang ada jauh lebih sedikit, yakni hanya 16 proses sedangkan proses sebelumnya berjumlah 29 karena pada bisnis yang diharapkan sudah dibantu dengan sistem informasi.

Pengelolaan karyawan Pada proses bisnis ini sudah sesuai dengan SOP akan tetapi untuk memudahkan bagian personalia dalam proses perekrutan karyawan maka proses bisnis ini akan dibantu dengan sistem pendukung keputusan, hal ini di karenakan kebutuhan akan karyawan yang memiliki keterampilan yang tinggi dan berkualitas mendorong Kopma UAD harus sangat selektif dalam memperhatikan keahlian dan pengalaman. Jika hal ini tidak diperhatikan, maka kopma UAD akan menerima karyawan yang kurang memiliki kualitas sesuai dengan yang diharapkan.

Pada rancangan proses bisnis yang akan datang pengelolaa karyawan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan penerimaan karyawan dan memudahkan pengurus dalam mengelola data karyawan. Perbedaan dengan proses bisnis sebelumnya jumlah proses lebih sedikit yakni 15 proses, pada proses bisnis sebelumnya jumlah prosesnya yakni 18 proses.

Permohonan bantuan Proses bisnis permohonan bantuan yang ada saat ini sudah sesuai dengan SOP akan tetapi belum ada sistem informasi untuk mendata baik bantuan maupun donatur akibatnya sulit untuk menemukan data yang di butuhkan

Pada rancangan proses bisnis rasionalisasi anggota yang akan datang bidang PSDA menjadi lebih mudah dan cepat dalam mengolah data-data anggota serta sistem menyimpan data update anggota yang

(7)

Fungsi Bisnis

Masalah

Analisis

dalam kegiatan permohonan bantuan dengan

cepat.

aktif maupun tidak aktif. Perbedaan dengan proses bisnis sebelumnya jumlah proses lebih sedikit yakni 7 proses sedangkan proses bisnis sebelumnya 10 proses.

4.1.2.1.2 Sistem dan Teknologi Saat Ini

Saat ini terdapat satu aplikasi bisnis yang ada pada KOPMA UAD yaitu

aplikasi

webblog yang beralamat

http://kopma-uad.blogspot.com. Pada webblog

tersebut berisikan tentang profil KOPMA UAD yang meliputi kepengurusan, unit

usaha, lembaga, agenda kritik dan saran serta terdapat layanan pendaftaran anggota.

namun data pendaftaran yang dihasilkan aplikasi bisnis tersebut tetap harus di cetak

secara manual sehingga ketika data dibutuhkan memerlukan waktu untuk

mendapatkan datanya, karena data yang dihasilkan masih disimpan dalam bentuk

arsip.

4.1.3 Tahapan Analisis SWOT

Analisis SWOT yang dimiliki kopma UAD terlihat pada tabel 1 :

Tabel 1. Analisis SWOT kopma UAD

SWOT

1. Strengths

(kekuatan)

1.1 Memiliki visi,misi, tujuan dan sasaran yang jelas

1.2 Terdapatnya statuta dan tata kerja yang mengatur organisasi, serta supaya peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia

1.3 Memiliki lokasi yang strategis 1.4 Memiliki badan hukum

1.5 Memiliki sistem pengawasan yang demokratis

2. Weakness

(kelemahan)

2.1 Mahasiswa memiliki keterbatasan waktu dengan Perkembangan teknologi informasi yang semakin maju dapat menutupi kelemahan dari kendala waktu 2.2 Anggota Kurang pemahaman tentang koperasi dengan Terdapatnya statuta

dan tata kerja yang mengatur organisasi, serta supaya peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia dapat menutupi kelemahan kurangnya pemahaman tentang koperasi

2.3 Modal tergantung dari anggota dengan memiliki sistem pengawasan yang demokratis dapat menunjang kepercayaan anggota.

2.4 Terbatasnya kemampuan dan kepakaran serta jumlah sumber daya manusia sistem informasi dan teknologi informasi dengan melaksanakan pelatihan tentang IT sedikit membantu KOPMA dalam pengoperasian sistem informasi yang ada.

3. Opportunities

(peluang)

3.1 Kepercayaan warga universitas, dengan meningkatnya jumlah pendaftar anggota baru setiap tahunnya

3.2 Meningkatnya peluang untuk melebarkan sayap bisnis di lingkungan UAD 3.3 Perkembangan teknologi informasi yang semakin maju

3.4 Kebutuhan mahasiswa relatif homogen

4. Threads (tantangan)

4.1 Mudahnya pesaing baru untuk masuk ke dalam pasar dengan memiliki lokasi yang strategis dapat menutupi ancaman mudahnya pesaing untuk masuk kedalam pasar.

4.2 Belum seimbangnya perkembangan IPTEK dengan kemampuan SDM pada bidang IT

(8)

4.1.4 Pembanggunan Arsitektur Enterprise

4.1.4.1 Pemodelan dengan analisis rantai nilai

Analisa Value Chain

dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang

ada pada kopma UAD menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan

aktivitas pendukung terlihat dalam tabel 2 sebagai berikut :

Tabel 2. Analisis rantai nilai dengan dekomposisi fungsi kopma UAD

A k ti v it a s Pe n d u k u n g

Pengelolaan sarana dan prasarana

Administrasi dan keuangan

Infrastruktur Teknologi

Manajemen Sumber Daya manusia

A

kti

v

it

as

U

ta

m

a

Logistik inbound

Proses

Logistik outbound

Perencanaan strategis anggota baru

Penyusunan prosedure pendaftaran dan publikasi informasi prosedur penerimaan anggota baru Perkenalan lingkungan organisasi kopma UAD Menyiapkan formulir pendaftaran anggota

Pengisian formulir pendaftaran oleh calon anggota, pengelolaan seleksi calon anggota baru, update data penerimaan anggota, cetak Kartu anggota dan membuat laporan pendaftaran anggota

Penerimaan proposal kerjasama pihak luar

Mempelajari proposal kerjasama, membuat surat penerimaan maupun penolakan proposal kerjasama dari pihak luar dan Kesepakatan Penerimaan kerjasama (Mou)

Evaluasi hasil penerimaan kerjasama dan Pembuatan laporan serta Penghentian hasil penerimaan kerjasama Perencanaan Pengajuan kerjasama dengan pihak luar

Penyusunan proposal, mengajukan proposal kerjasama, menerima surat penerimaan maupun penolakan pengajuan kerjasama dan melakukan kesepakatan kerjasama (surat kontrak kerjasama)

Evaluasi hasil pengajuan kerjasama dan Membuat laporan hasil pengajuan kerjasama dengan pihak luar serta monitoring kerjasama

Perencanaan kegiatan penyuluhan

Penyusunan agenda kegiatan penyuluhan, Update informasi agenda penyuluhan, Pelaksanaan kegiatan penyuluhan, pengisian absensi kehadiran kegiatan penyuluhan, Rekap absensi kehadiran kegiatan penyuluhan dan evaluasi kegiatan penyuluhan

Membuat laporan kegiatan penyuluhan dan Pemberian poin kepada anggota berdasarkan kehadiran kegiatan penyuluhan Perencanaan prosedur

penyimpanan

Penyusunan prosedur penyimpanan, update informasi penyimpanan, anggota membayar uang

simpanan,penerimaan simpanan wajib dan simpanan sukarela dan di catat dalam buku

simpanan,pengambilan simpanan oleh anggota

Pembuatan laporan simpanan anggota

Perencanaan rasionalisasi anggota

Penyusunan prosedur rasionalisasi anggota,update informasi agenda rasionalisasi anggota,seleksi anggota,menerima daftar ulang (pembayaran penunggakan simpanan pokok) anggota dan mengeluarkan anggota yang tidak melakukan daftar ulang,pencatatan simpanan pokok bagi anggota yang melakukan daftar ulang, update data hasil rasionalisasi anggota Menyampaikan informasi agenda rasionalisasi anggota dan evaluasi dan pembuatan laporan rasionaliasi anggota

(9)

Menentukan kebijakan penjualan oleh bidang usaha

Penyusunan kebijakan yang terkait dengan penjualan dan update informasi agenda penyuluhan Menyampaikan informasi kebijakan penjualan kepada anggota Anggota melakukan transaksi pembelian dan memasukkan bukti transaksi pada tempat yang di sediakan

Pegawai menerima transaksi dan membuat bukti transaksi dan pencatatan transaksi penjualan oleh pegawai Kopma UAD

Pemberian poin kepada anggota yang melakukan transaksi pembelian minimal Rp.5000, dan membuat laporan hasil transaksi penjualan oleh pegawai Identifikasi kebutuhan barang oleh bidang usaha

Pencatatan kebutuhan barang,melakukan pemesanan barang dan cek ulang data kebutuhan barang Menerima barang pemesanan dan menyimpan bukti transaksi pemesanan Identifikasi suplier Pemilihan suplier dan cek ulang data suplier Penggantian suplier Penerimaan berkas

lamaran

Melakukan seleksi calon karyawan,pengangkatan dan pelatihan karyawan dan pengecekan data karyawan

Mengundurkan diri atau pemecetan karyawan Pengelolaan data

absensi karyawan

Pengecekan absensi karyawan dan rekap absensi karyawan

Administrasi penggajian

Pembayaran gaji dan Pemberian bonus atas kinerja karyawan

Perencanaan kebutuhan bantuan

Penyusunan proposal permohonan bantuan dan pencatatan kebutuhan bantuan

Validitas proposal oleh ketua umum Identifikasi donatur Mengajukan proposal permohonan bantuan, penerimaan

dan penolakan permohonan bantuan dan pencatatan penerimaan permohonan bantuan

Membuat laporan penerimaan permohonan bantuan

4.1.4.2 Pembangunan Arsitektur Informasi

Pendefinisian Arsitektur informasi membahas informasi-informasi apa saja yang

nantinya akan kan dikelola kopma UAD terkait dengan proses bisnis yang ada pada

kopma UAD. Arsitektur informasi memberikan sebuah pandangan masa depan

dukungan informasi bagi bisnis yang berjalan di kopma UAD. Hasil dari arsitektur

informasi pada kopma UAD dapat dilihat pada gambar 4.

(10)

Informasi yang ada pada Gambar 4 merupakan hasil dari arsitektur informasi yang

dapat digunakan untuk memberikan dukungan informasi terkait proses bisnis yang sedang

berjalan dan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi anggota.

4.1.4.3 Membangun Arsitektur Data

Arsitektur data dibuat melalui identifikasi entitas fungsi bisnis dan entitas data

yang ada di organisasi. Satu proses bisnis bisa berhubungan dengan beberapa

entitas data, dan sebaliknya beberapa proses bisnis dapat berhubungan dengan satu

entitas data. Matriks proses vs. entitas data diatur sedemikian rupa susunannya

sehingga sel-sel yang mengandung penanda “CUR” tersusun secara diagonal dari

kiri atas menuju kanan bawah, dengan tetap mempertahankan konsistensi

hubungan dan pengelompokkan area fungsi bisnis.

Pengurus

Calon anggota Memegang

angkat Cetak Daftar Terima berhenti n 1 Anggota n 1 Kartu anggota Jabatan 1 1 1 n 1 n Penyuluhan Adakan 1 n ikut 1 n Simpanan 1 Kelola n bayar n n berhenti transaksi n n 1 barang n Pegawai Suplier angkat n pilih punya n n n 1 1 1 Pesan n 1 n 1 Calon pegawai daftar n 1 Pelatihan 1 ikut n 1 Adakan kelola n 1 Surat donatur beri 1 bantuan n terima n 1 n proposal Surat kontrak setujui 1 n n terima 1 n buat 1 Mitra n terima 1 1 1 setujui 1 1 ajukan terima 1 1 1 n kerjasama ambil n n bayar n keluarkan 1 n Daftar ulang n 1 catat n 1 peralatan data n 1 n

Gambar 5. ER Diagram

4.1.4.4 Membangun Arsitektur Aplikasi

Pembangunan aplikasi tidak terlepas dari pertimbangan pengguna dalam hal ini

pengurus sebagai pemegang kendali terhadap penggunaan aplikasi yang telah

dibangun. Pemetaan pengguna aplikasi dengan aplikasi yang menjadi tanggung

jawabnya tersaji dalam gambar 6 berikut ini:

(11)

Gambar 6 Arsitektur Sistem yang Terdistribusi

4.1.4.5 Membangun Arsitektur Teknologi

Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan

untuk pengelolaan data. Langkah awal untuk melakukannya adalah dengan

mendefinisikan landasan dan prinsip teknologi. Hasilnya berupa jaringan

konseptual enterprise seperti pada Gambar 7 di bawah.

(12)

PEMBUATAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING DENGAN KERANGKA KERJA ZACHMAN DI KOPERASI MAHASISWA UAD YOGYAKARTA