1 1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi dan digital, perkembangan teknologi kian hari kian maju. Kemudahan dalam mengakses data mempermudah semua orang untuk mengakses sampai menyebarluaskan informasi keseluruh dunia tanpa ada batasan ruang, waktu, dan dimensi, sehingga menciptakan suatu media baru yaitu Internet. Kemudahan dalam mengakses informasi membuat pemilihan saluran dan media pengiriman dan pencarian informasi menjadi faktor yang perlu di perhatikan karena menyangkut dalam efektivitas penyebaran dan pengaksesan informasi tersebut.
Pesatnya teknologi menyebabkan banyak orang yang mulai bergantung dengan internet. Dalam mengakses internet yang dahulu hanya bisa dikases melalui komputer, kini kemudahan dalam mengkases internet dapat dilakukan dengan mobile phone dan smart phone. Dengan semakin banyaknya perangkat yang memudahkan mengaskses melalui internet, menandakan saat ini semakin mudah semua orang dalam mengkases informasi tiap detiknya.
Dengan menggunakan internet memudahkan masyarakat mengetahui peristiwa apa saja yang terjadi saat ini. Dengan hanya mengetikan info apa yang di cari, dan mengklik search, semua infromasi yang berkaitan dengan kata kunci tersebut akan muncul dalam hitungan detik. Informasi yang di akses oleh penggunanya memiliki manfaat dan kegunaannya masing-masing baik untuk
pemenuhan lifestyle, kebutuhan pribadi, transaksi keuangan sampai penggunaan media sosial.
Sama hal dengan kebutuhan tiap orang, seorang karyawan dari suatu perusahaan juga membutuhkan informasi mengenai perusahaan dimana tempat mereka bekerja. Kebutuhan informasi mengenai perusahaan baik mengenai kegiatan apa saja yang dilakukan perusahaan, produk/jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, sampai dengan regulasi yang dibuat oleh para petinggi, hingga regulasi yang dibuat oleh pemerintah yang dapat mempengaruhi keberlangsungan dari perusahaan tersebut.
Dalam menyampaikan informasi tersebut, Public Relations sebagai penyambung lidah dari perusahaan ke karyawan membutuhkan suatu media yang dapat menyampaikan informasi dengan cepat dan tepat sasaran. Maka dari itu
website sebagai media yang sesuai akan kebutuhan tersebut.
Website yang digunakan oleh Public Relations dalam menyampaikan informasi tersebut dengan menggunakan website internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawan yang keperluan infromasinya hanya untuk internal.
Website sebagai sarana komunikasi yang pertama kali dan paling populer dilihat oleh individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi. Website merupakan gambaran menyeluruh dan reperesentsai dari sebuah institusi yang menampilkan menu-menu seputar institusi beserta kegiatannya.
Namun dalam website internal seperti yang dikatakan sebelumnya, publikasi informasi bertujuan untuk menjaga public internal sutau organisasi mendapatkan informasi yang cukup yang dibutuhkan oleh para karyawan.
Dalam menarik perhatian para pembaca website diperlukan website yang menarik dengan informasi yang kreatif, beragam, kuantitas, visibilitas, legalibilitas dan kemudahan dalam mengakses.
Kelebihan website sebagai media publikasi informasi dipergunakan juga oleh Public Relations dari Perusahaan BUMN atau Badan Usaha MIlik Negara Perum Peruri. Sebagai sebuah peruasahaan yang bergerak di bidang Integrated Security Printing And System, Perum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) berkantor pusat di Jl. Palatehan No.4 Kebayoran Baru – Jakarta Selatan, merupakan Badan Usaha Milik Negara yang dibentuk tahun 1971, adalah gabungan dari PN (Perusahaan Negara) Artha Yasa yang mencetak uang logam dan bediri tahum 1954, serta PN Percetakan Kebayoran yang mencetak Uang Kertas berdiri pada tahun 19521, memerlukan media komunikasi yang cepat tepat dan tetap terjaga kerahasiannya, maka itulah Perum Peruri membuat website
internal untuk memnuhi kebutuhan tersebut.
Seperti website internal pada umumnya, website “Portal Peruri” berisikan informasi mengenai kegiatan apa saja yang dilaksanakan oleh Perum Peruri sampai dengan pengumuman penting yang harus diketahui oleh para karyawan. Menurut Bapak Arief dari Departement TI, “Portal Peruri pertama kali dibuat
pada tahun 2012, saat itu lebih difokuskan untuk mengelola persuratan yang ada di perusahaan. Selanjutnya dilakukan penyempurnaan pada tahun 2013. Penyempurnaan tersebut memperluas fungsi portal dari yang hanya untuk mengelola persuratan saja menjadi pintu gerbang ke berbagai aplikasi lain dan informasi yang dibutuhkan”.
Dimana informasi yang ada di portal secara umum dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu informasi umum untuk seluruh pegawai, informasi khusus untuk kebutuhan unit kerja, informasi pribadi untuk individu pegawai. Informasi umum untuk seluruh pegawai berupa liputan kegiatan perusahaan, peraturan perusahaan, informasi ulang tahun pegawai, serta artikel lain yang bersifat umum. Informasi khusus untuk kebutuhan unit kerja yang ada di portal disesuaikan dengan kebutuhan tiap unit kerja, misalnya laporan transaksi keuangan yang hanya muncul di unit kerja tertentu seperti manajemen aset, akuntansi, dan keuangan. Informasi pribadi meliputi berbagai data pegawai seperti gaji, cuti, pendidikan, mutasi, dan lain-lain. Informasi pribadi dan informasi khusus untuk kebutuhan unit kerja berasal dari pengolahan data yang berada pada sistem informasi lain, seperti ERP dan HCMS.
Dalam Portal Perum Peruri juga terdapat kolom-kolom Home, Persuratan Dinas, Kalender, Aplikasi Backoffice, IT Services Desk, Saran & Pertanyaan, WEB PERURI, Struktur Organisasi, dan FAQs. Selain itu juga terdapat bebrapa kolom kriteria berita, seperti Pengumuman, General, Berita Direktorat Utama, Direktorat SDM & Umum, Direktorat Keuangan, Direktorat Pemasaran & Pengembangan Usaha, Direktorat Teknik dan Produksi, dan Teknologi Informasi.
Website dengan pengunjung mencapai 245 pengunjung tiap harinya, memiliki kelebihan yakni menjadi pintu gerbang ke aplikasi lain, sehingga pengguna tidak perlu menghafal alamat dari tiap aplikasi yang ada di perusahaan. Kemudian menampilkan informasi berbagai aplikasi lain sesuai kebutuhan masing-masing unit kerja seperti informasi pribadi dari pengunjung website. Informasi pribadi yang dimiliki berupa, plafton kesehatan, diklat yang pernah diikuti, gaji, cuti, pendidikan, mutasi, dan lain-lain. Selian itu juga, dapat menjaring aspirasi pengguna lewat jajak pendapat dan dapat menjadi wadah pegawai menyampaikan komentar terhadap sebuah isu. Kemudian kelebihan yang dimiliki adalah aplikasi persuratan seperti Nota Dinas, Anggaran, Penilaian Kerja, SK, Permohonan Cuti, dan sebagainya yang bertujuan mempermudah tiap divisi dalam melakukan pekerjannya.
Menurut Bapak Taufik dari Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko, yang merupakan salah satu yang menjadi pendiri dari website Portal Peruri mengatakan, “tujuan dibentuknya website internal adalah sebagai media komunikasi dua arah untuk seluruh karyawan peruri yang cepat dan efesien. Maka dari itu sangatalah penting penggunaan Website portal Peruri sebagai media komunikasi internal pada karyawan, dikarenakan tidak hanya komunikasi satu arah saja, namun karyawan juga ikut berpartisipasi di dalam komunikasi tersebut. Dan efektivitasa dari penggunaan Website Portal dalam menyampaikan berbagai informasi kepada seluruh pegawai menghasilkan informasi yang lebih cepat dan efesien”.
Pada penelitian ini juga digunakan untuk tujuan evaluasi. Semenjak berdirinya website Portal Peruri belum dilakukan evaluasi, sehingga dalam penelitian ini peneliti tidak hanya ingin meneliti mengenai keefektivan Portal Peruri namun juga menjadi bahan evaluasi bagi Perum Perui, sehingga bermanfaat bagi tiap komunikasi internal yang dilakukan oleh perusahaan khusunya bagi Biro Komunikasi Perusahaan.
Oleh karena itu, peneliti mencoba untuk meneliti sejauh mana efektivitas
website portal Perum Peruri sebagai media komunikasi internal pada karyawan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat ditarik permaslahan penelitian adalah sebagai berikut:
Sejauhmana Efektivitas Website Portal Perum Peruri Sebagai Media Komunikasi Internal Pada Karyawan “Survei, Terhadap Karyawan Dari 13 Divisi Perum Peruri”?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah dirumuskan diatas, maka tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menjelaskan efektiv atau tidaknya website portal peruri sebagai media komunikasi internal pada karyawan.
1.4 Kegunaan Penelitian
Selain dari tujuan tersebut diatas, terdapat manfaat pada penelitian ini. manfaat dari penelitian ini adalah:
1.4.1 Kegunaan Akademis
Dalam hal ini apabila dikaitkan dengan dalam ilmu komunikasi, maka hal yang terdapat di dalamnya mengenai komunikasi massa yang lebih sepesifikasi di dalam Komunikasi Internal, khususnya menegani Website
Internal yang digunakan untuk keperluan publikasi informasi mengenai kegiatan apa saja yang dilakukan peusahaan, produk/jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, sampai dengan regulasi yang dibuat oleh para petinggi, hingga regulasi yang dibuat oleh pemerintah yang dapat mempengaruhi keberlangsungan dari perusahaan tersebut. Selain itu pula dapat menjadi acuan dan dapat memperdalam teori-teori mengenai yang berhubungan dengan studi komunikasi untuk memajukan ilmu komunikasi itu sendiri seiring dengan perkembangan jaman.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Sebagai bahan acuan dan masukan bagi penulis lain yang ingin meneliti tentang Website Internal Sebagai Media Komunikasi Internal dari sebuah organisasi. Kemudian meneliti mengenai Efektivitas Website Portal Peruri Sebagai Media Komunikasi Internal Pada Karyawan
