Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu ii POLTEKKES KEMENKES PALU KODE : SPMI-POLTEK- PLW.05.2019 TANGGAL: SEPTEMBER 2019 KEBIJAKAN MUTU SPMI REVISI : - KEBIJAKAN MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL POLTEKKES KEMENKES PALU
Proses Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda tangan Tanggal
Perumusan Rina Tampake, S.Pd, S.Kep.Ns., M.Med.Ed Ka Pusat Penjaminan Mutu Pemeriksa 1 Lisnawati, S.Kep.Ns., MPH Pembantu Direktur I
Pemeriksa 2 Amsal, SKM.,M.Kes
Pembantu Direktur 2
Pemeriksa 3 SST.,M.Kes Masudin,
Pembantu Direktur 3
Penetapan Nasrul, SKM.,Kes Direktur
Pengendalian Rina Tampake, S.Pd, S.Kep.Ns., M.Med.Ed
Ka Pusat Penjaminan
VISI MISI POLTEKKES KEMENKES PALU: VISI:
Menjadi institusi pendidikan tinggi kesehatan yang menghasilkan lulusan yang berkarakter, unggul, professional dan tanggap terhadap kemajuan IPTEKS berdasarkan Pancasila tahun 2023.
MISI:
1. Menyelenggarakan program pendidikan tinggi yang bermutu, modern dan relevan dengan kebutuhan pembangunan kesehatan baik untuk kebutuhan daerah, nasional dan internasional sesuai dengan revolusi industri 4.0 2. Menyelenggarakan kegiatan penelitian terapan dan pengkajian IPTEKS
kesehatan secara berkelanjutan dan melakukan publikasi hasil penelitian 3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berbasis riset dan
melakukan publikasi kegiatan
4. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kemahasiswaan dan alumni agar dapat bekerja dengan memiliki budi pekerti yang luhur, berahlak mulia dan tanggap terhadap lingkungan
5. Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan dukungan manajemen pendidikan tinggi kesehatan dan penyediaan sarana dan prasarana secara efisien, efektif, akuntabel, dan transparan
6. Menyelenggarakan kegiatan kerja sama baik dalam negeri maupun luar negeri dan penjaminan mutu pendidikan tinggi
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu ii KATA PENGANTAR
Poltekkes Kemenkes Palu merupakan Perguruan Tinggi Kesehatan yang ada di Kota Palu Propinsi Sulawesi Tengah yang tetap berupaya menjaga reputasi baik di kalangan masyarakat. Oleh karenanya Poltekkes Kemenkes Palu perlu menjaga dan meningkatkan kepercayaan kepada masyarakat baik internal maupun eksternal dalam hal kualitas dari produk sebuah perguruan tinggi. Berdasarkan keinginan tersebut, maka Poltekkes Kemenkes Palu mencanangkan untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
Pelaksanaan budaya mutu diawali dengan membuat dokumen mutu. Poltekkes Kemenkes Palu telah tersusun berdasarkan perintisan penerapan penjaminan mutu sejak 2014 -2018 dilanjutkan peninjauan kembali untuk periode 2019-2023 melalui workshop sehingga tersusun dokumen-dokumen mutu. Dokumen kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ini berisi tentang garis besar pelaksanaan SPMI di Poltekkes Kemenkes Palu sehingga dapat menjamin mutu setiap kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Dokumen kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) bertujuan untuk mengkomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan tentang SPMI dan dijadikan landasan, arah dalam dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu di Poltekkes Kemenkes Palu sehingga dapat menjamin mutu setiap kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Palu, September 2019 Direktur
Poltekes Kemenkes Palu
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul i
Halaman Pengesahan ii
Surat Keputusan (SK) Tentang Kebijakan Mutu iii
Visi Misi Poltekkes Kemenkes iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vi
Daftar Gambar vii
BAB I. PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Menjalankan SPMI 1
B. Visi Poltekkes Kemenkes Palu 2
C. Misi Poltekkes Kemenkes Palu 2
D. Tujuan Poltekkes Kemenkes Palu 3
E. Sejarah Singkat Poltekkes Kemenkes Palu 4
F. Istilah dan Definisi 6
BAB II. KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
9
A. Lingkup Kebijakan SPMI 9
B. Pihak-pihak yang terkait Kebijakan 9
C. Garis Besar Kebijakan SPMI 9
BAB III. DAFTAR DOKUMEN SPMI 22
A. Daftar Standar SPMI 22
B. Daftar Manual SPMI 23
C. Daftar Standar Operasional Prosedur 23
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu 8 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. ... Siklus PPEPP Model Kaizen ... 13 Gambar 2. Sistem Penjaminan Mutu – PerguruanTinggi ... 15
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Menjalankan SPMI
Rintisan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Kemenkes Palu sudah mulai dirintis sejak disusunnya dokumen SPMI pada tahun 2014, namun demikian implementasinya dilakukan secara bertahap. Dokumen utama dari penjaminan mutu (Kebijakan Akademik, Standar Akademik) di tingkat Poltekkes sudah terbentuk dan disyahkan oleh senat Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palu. Dalam hal pengelolaan, Poltekkes Kemenkes Palu juga telah membentuk Unit Penjaminan Mutu di tingkat Poltekkes dan Sub Unit Penjaminan Mutu di tingkat jurusan.
Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI), diperlukan agar dalam menjalankan dan melaksanakan penjaminan mutu dapat secara sistimatis, konsisten dan berkelanjutan. Pelaksanaan penjaminan mutu yang sistimatis, konsisten dan berkelanjutan tersebut mutlak dilakukan agar : (a) Visi, misi dan tujuan dapat dicapai, (b) Kepentingan dan tuntutan para pihak terkait atau pemangku kepentingan (stakeholders) dapat terpenuhi, (c) Mematuhi dan memenuhi ketentuan peraturan dan undang undang terkait yang berlaku.
Dalam rangka menjamin terlaksananya SPMI maka dokumen Kebijakan SPMI atau Kebijakan Mutu ini dijadikan arah dalam dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu di Poltekes Kemenkes Palu sehingga dapat menjamin mutu setiap kegiatan sesuai dengan standar yang telah
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu 10 ditetapkan.
B. Visi Poltekkes Kesehatan Kementerian Kesehatan Palu
“Menjadi institusi pendidikan tinggi kesehatan yang menghasilkan lulusan yang berkarakter,unggul, professional dan tanggap terhadap kemajuan IPTEKS berdasarkan Pancasila tahun 2023.
Penjelasan visi:
1. Berkarakter berarti menghasilkan mahasiswa yang bertanggungjawab, sopan santun, jujur, saling menghargai dan disiplin.
2. Unggul berarti menghasilkan mahasiswa yang mempunyai keunggulan sesuai dengan profesinya.
3. Profesional berarti menghasilkan mahasiswa yang mampu bekerja sesuai dengan profesinya.
4. Tanggap terhadap kemajuan IPTEK adalah mahasiswa memiliki kemampuan dalam menggunakan teknologi terkini sesuai dengan profesinya.
C. Misi Poltekkes Kesehatan Kementerian Kesehatan Palu
1. Menyelenggarakan program pendidikan tinggi yang bermutu, modern dan relevan dengan kebutuhan pembangunan kesehatan baik untuk kebutuhan daerah, nasional dan internasional sesuai dengan revolusi industri 4.0
2. Menyelenggarakan kegiatan penelitian terapan dan pengkajian IPTEKS kesehatan secara berkelanjutan dan melakukan publikasi hasil penelitian
3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berbasis riset dan melakukan publikasi kegiatan
4. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kemahasiswaan dan alumni agar dapat bekerja dengan memiliki budi pekerti yang luhur, berahlak mulia dan tanggap terhadap lingkungan
5. Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan dukungan manajemen pendidikan tinggi kesehatan dan penyediaan sarana dan prasarana secara efisien, efektif, akuntabel, dan transparan
6. Menyelenggarakan kegiatan kerja sama baik dalam negeri maupun luar negeri dan penjaminan mutu pendidikan tinggi
D. Tujuan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palu
1. Meningkatnya mutu penyelenggaraan program pendidikan dan pembelajaran yang berbasis kompetensi yang membentuk sumber daya manusia kesehatan yang bermutu, modern dan relevan dengan kebutuhan pembangunan kesehatan baik untuk kebutuhan daerah, nasional dan internasional
2. Meningkatnya mutu penyelenggaraan kegiatan penelitian dan pengkajian IPTEKS kesehatan serta publikasi hasil penelitian yang berkelanjutan dan menghasilkan daya ungkit terhadap program pembangunan kesehatan dan berpotensi memperoleh paten
3. Meningkatnya mutu penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat yang berhasil guna dan berdaya guna bagi peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu 12 4. Meningkatnya upaya pembinaan kemahasiswaan dan alumni dalam rangka mencapai budi pekerti yang luhur, berakhlak mulia dan tanggap terhadap lingkungan.
5. Meningkatnya mutu pengelolaan manajemen pendidikan tinggi kesehatan secara efisien, efektif dan akuntabel serta transparan secara berkelanjutan kepada semua pihak terkait.
E. Sejarah Singkat Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palu Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan (Poltekkes Kemenkes) Palu adalah institusi pendidikan tinggi kesehatan di bawah Kementerian Kesehatan Republic Indonesia yang menghasilkan lulusan Diploma III, Diploma IV (Sarjana Terapan) dan Pendidikan Profesi. Sejarah berdirinya Poltekkes Kemenkes Palu merupakan penggabungan (merger) beberapa akademik sebelumnya yaitu Akademik Keperawatan Palu, Akademi Keperawatan Poso, Akademi Kesehatan Lingkungan Dan Akademi Kebidanan Palu, sesuai SK Menkes-Sos RI. Nomor : 293/Menkes-Sos/SK/IV/2001 tanggal 16 April 2002, sehingga secara otomatis nama Akademi Kesehatan milik pusat yang berada di Sulawesi Tengah dinyatakan diganti dengan resmi menjadi Politeknik Kesehatan Palu.
Tata kelola dan Tata Pamong Poltekkes seluruh Indonesia diatur berdasarkan SK Menkes dan Kessos No 298/Menkes.Kessos/SK/2001 tanggal 16 April 2001 yang dipernaharui dengan SK Menkes RI No. 890/Menkes/Pera/VIII/2007 tanggal 02 Agustus 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatan. Dimasa awal pendiriannya, Poltekkes Palu
mempunyai 3 (tiga) jurusan meliputi : Jurusan D3 Kebidanan (Prodi Kebidanan Palu dan Prodi Kebidanan Poso), Jurusan D3 Keperawatan (Prodi Keperawatan Palu Dan Prodi Keperawatan Poso) dan Jurusan Kesehatan Lingkungan. Namun dalam perkembangannya tahun 2007, Poltekkes Kemenkes palu telah membuka Program D4 Keperawatan Gawat Darurat sedangkan tahun 2009 membuka Program D4 Bidan Pendidik. Tahun 2012 untuk pertama kalinya membuka jurusan D3 Gizi dan pada tahun 2013 membuka Program Studi D4 Keperawatan dan D4 Kebidanan dengan menerima mahasiswa baru yang berasal dari lulusan SMU sederajat (nol tahun). Pada tahun 2016 pembukaan Program Profesi Ners dan mulai menerima mahasiswa baru pada tahun akademik 2017/2018. Pembukaan beberapa prodi baru adalah wujud dari kebutuhan tenaga kesehatan dan tantangan pembangunan kesehatan di Provinsi Sulawesi Tengah. Tahun 2010 seluruh prodi di Poltekkes Kemenkes Palu masih diakreditasi oleh Pusdiknakes Depkes RI dengan akreditasi seluruh prodi adalah B.
Pada tahun 2012 dikeluarkan surat Keputusan Mendikbud RI Nomor 355/E/O/2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada Politeknik Kesehatan dari Kementerian Kesehatan kepada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dengan terbitnya SK tersebut, untuk kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu, dibina dan diselenggarakan oleh Kemendikbud sedangkan urusan kepangkatan dan pengelolaan kepegawaian dibina dan diselenggarakan oleh Kemenkes. Berdasarkan Permenkes Nomor 36 Tahun 2018 tentang klarifikasi Politeknik
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu 14 Kesehatan, Poltekkes Kemenkes Palu berada pada klasifikasi kelas III berdasarkan kriteria klasifikasi UPT.
Pada tahun 2018, Poltekkes Kemenkes Palu memperoleh sertifikat akreditasi dengan peringkat B berdasarkan penilaian tim akreditasi BAN-PT Kesehatan. Tahun 2018 terjadi penggabungan Perguruan Tinggi Kesda (Akper Pemda Toli-Toli) ke Poltekkes Kemenkes Palu berdasarkan kepmenristek v dikti RI Nomor 678/KPT/I/2018 tentang izin pembukaan Prodi di luar kampus utama yang diselenggarakan oleh Poltekkes Kemenkes Palu di Kabupaten Toli-Toli. Penggabungan perguruan tinggi yang berasal dari pemda tersebut didasarkan atas regulasi pemerintahan yang tidak memperkenankan penyelenggaraan pendidikan di luar institusi pendidikan pemerintahan.
F. Istilah Dan Definisi
1. Kebijakan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang sesuatuhal.
2. Kebijakan SPMI adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan Poltekkes Kemenkes Palu mengenai SPMI yang berlaku di Poltekkes Kemenkes Palu dan juga menjelaskan bagaimana memahami, merancang dan melaksanakan SPMI dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikantinggi.
3. Manual SPMI adalah dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana menjalankan atau melaksanakan SPMI.
4. Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang harusdicapai/dipenuhi.
5. Evaluasi diri adalah kegiatan setiap jurusan / prodi / sub bagian / urusan / unit dalam Poltekkes Kemenkes Palu secara periodic untuk me- meriksa, menganalisis dan menilai kinerjanya sendiri selama kurun waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dankekurangannya.
6. Audit SPMI adalah kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal Poltekkes Kemenkes Palu untuk me meriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai / dipenuhi oleh setiap jurusan / prodi / sub bagian / urusan / unit dalam lingkungan Poltekkes KemenkesPalu.
7. Auditor Internal adalah orang atau sekelompok orang yang mempu- nyai kualifikasi tertentu untuk melakukan audit internal SPMI.
8. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik/digital,CD,dll)
9. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang memberikan bukti tentang kegiatan yang dilakukan
10. Dokumen pendukung adalah dokumen-dokumen lain sebagai acuan da- lam melakukan kegiatanoperasional
11. Poltekkes adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kemenkes yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan PPSDM Kesehatan.
12. Unit Penjaminan Mutu adalah unit fungsional yang dibentuk oleh Direktur sesuai ORTALA Kemenkes RI dan diberi tugas untuk mengembangkan System Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Politeknik Kesehatan KemenkesPalu.
13. Jurusan adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan pendidikan profesional dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan / atau kesehatan tertentu serta sebagai wadah yang memfasilitasi pelaksanaan programstudi.
14. Progam studi adalah program yang mencakup kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan pendidikanyang diselenggarakan atas
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu 16 dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar peserta didik dapat menguasai pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum.
BAB II KEBIJAKAN PMI A. Lingkup Kebijakan SPMI
Lingkup kebijakan SPMI Poltekkes Kemenkes Palu meliputi aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Poltekkes Kemenkes Palu, yang berfokus pada bidang akademik , bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Kebijakan SPMI Poltekkes Kemenkes Palu berlaku untuk semua unit dalam Poltekkes Kemenkes Palu, yaitu : semua jenjang strata pendidikan Diploma Kesehatan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu, dan semua unit yang ada di jurusan dan prodi.
B. Pihak-Pihak Yang Terkait Kebijakan
Pihak- pihak yang terkait dengan kebijakan SPMI dalam Poltekkes Kemenkes Palu, yaitu : Direktorat, Jurusan, Program Studi, Sub Bagian, Urusan dan Unit-Unit Operasional Lainya.
C. Garis Besar Kebijakan SPMI
1. Pernyataan Kebijakan SPMI
a. Untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan secara efektif, efisien dan akuntabel, maka setiap jurusan / prodi / sub bagian / urusan / unit di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu dalam merancang serta melaksanakan tugas, fungsi dan pelayanannya harus mengacu pada visi yang telahditetapkan.
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 18 penyelenggaraan pendidikan tinggi yaitu pada kegiatan akademik yang mencakup pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,
c. Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada Poltekkes Kemenkes Palu berlaku sebagai arah bagi pelaksanaan SPMI di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu baik di jurusan/program studi. d. Pusat Penjaminan Mutu ditingkat rektorat menyediakan
dokumen-dokumen SPMI Poltekkes Kemenkes Palu untuk dilakukan dan dievaluasi dan dikendalikan.
e. Sub Unit Penjaminan Mutu di Jurusan/Prodi mengembangkan kebijakan / dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Direktorat sesuai dengan kompetensi lulusan masing-masing programstudi.
f. Manual Mutu, Standar mutu, dan prosedur yang ditetapkan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Poltekkes Kemenkes Palu secara periodik dilakukan evaluasi diri serta audit internal mutu. 2. Tujuan Kebijakan SPMI
a. Menjamin bahwa setiap unit kerja akademik/non akademik Poltekkes Kemenkes Palu dalam menjalankan tugas pelayanan dan fungsinya sesuai dgn visi dan misi yg telahditetapkan.
b. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas Poltekkes Kemenkes Palu kepada para pemangku kepentingan (stakeholders).
c. Mengajak semua pihak di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpatokan pada standar dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkanmutu.
d. Mewujudkan peningkatan mutu pendidikan melalui mutu Input, Proses, Output dan Outcome sebagaimana tertuang dalam undang-
undang No.12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. Input dinyatakan bermutu bila sesuai atau melebihi stándar sarana prasarana, stándar isi, standar pendidik dan tenaga kependidikan. Proses dinyatakan bermutu apabila sesuai atau melebihi stándar kurikulum. Out-put (hasil jangka pendek) dinyatakan bermutu apabila hasil belajar akademik dan non akademik siswa tinggi. Outcome (hasil jangka menengah dan panjang) dinyatakan bermutu apabila lulusan mudah terserap di dunia kerja.
3. Manajemen SPMI
SPMI pada Poltekkes Kemenkes Palu dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya berkelanjutan dengan berdasarkan pada model Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian Peningkatan (PPEPP). Dengan model ini, maka Poltekkes akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui rencana strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, die- valuasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.
Dengan model manajemen PPEPP, maka setiap jurusan/ program studi / bagian / unit dalam lingkungan Poltekkes Kemenkes Palu secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unit- nya sendiri dengan menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan, seluruh staf pada yang terlibat. Terhadap hasil evaluasi diri pimpinan akan
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 20 membuat keputusan tentang langkah atau tindakan yang harus dilakukan un- tuk memperbaiki dan meningkatkan mutu.
Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PPEPP mengha- ruskan setiap unsur dalam Poltekkes bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan Poltekkes, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor.
Semua proses tersebut dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi pada Poltekkes Kemenkes Palu terjamin mutunya, dan bahwa SPMI Poltekkes pun juga selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahannya sehing- ga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan.
Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model manajemen PPEPP adalah kesiapan semua prodi dalam Poltekkes Kemenkes Palu untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal baik oleh BAN-PT ataupun lembaga akreditasi yang kredibel.
Gambar 1. Siklus PPEPP model Kaizen
Model Manajemen PPEPP Prinsip Dalam Melaksanakan SPMI Pol- tekkes Kemenkes Palu : Untuk mencapai tujuan SPMI Poltekkes tersebut di atas dan juga untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan Poltekkes, maka civitas academik dalam melaksanakan SPMI pada setiap aras dalam Poltekkes selalu berpedoman pada prinsip :
a. Berorientasi kepada pemangku kepentingan internal daneksternal b. Mengutamakan kebenaran
c. Tanggung jawab sosial
d. Pengembangan kompetensi pegawai e. Partisipatif dan kerjasama
f. Keseragaman metode
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 22 4. Strategi SPMI Poltekkes Kemenkes Palu
Dalam pelaksanaan SPMI Poltekkes Kemenkes Palu:
a. Melibatkan secara aktif semua civitas akademika dari tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI
b. Melibatkan organisasi profesi, alumni, dunia usaha dan pemerintah sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penyusunan visi danmisi
c. Melakukan sosialisasi secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, serta kepada pemangku kepentingan dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal Strategi Poltekkes Kemenkes Palu di dalam melaksanakan SPMI adalah :
a. Perencanaan
Perencanaan adalah tindakan yang harus dilakukan sebelum suatu kegiatan dilaksanakan. Perencanaan ada tiga macam yaitu perencanaan jangka pendek (1 tahun), perencanaan jangka menengah (5 tahun). Perencanaan suatu kegiatan sekurang-kurangnya harus berisi judul, latar belakang, tujuan, prosedur mencapai tujuan, jumlah dan sumber dana yang dibutuhkan, waktu pelaksanaan, indikator keberhasilan, keberlanjutan, dan penanggung jawab kegiatan.
Gambar 2. Sistem Penjaminan Mutu – Perguruan Tinggi b. Pelaksanaan
Pelaksanaan adalah tindakan melaksanakan rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan atau mutu yang telah ditentukan dalam perencanaan.
c. Pengendalian
Pengendalian adalah tindakan mengamati, mengukur, dan mencatat hasil pengamatan dan pengukuran yang dilakukan sebelum, selama, dan sesudah suatu kegiatan dilaksanakan untuk menjamin bahwa tujuan atau mutu yang telah dijanjikan dapat tercapai. Pengendalian di Poltekkes Kemenkes Palu ada tiga macam yaitu monitoring, audit internal, dan audit eksternal. Monitoring adalah pengendalian yang dilakukan oleh pelaku kegiatan dan dapat dilaksanakan setiap saat. Audit internal adalah pengendalian yang dilakukan oleh auditor Poltekkes Kemenkes Palu, sedangkan audit eksternal adalah pengendalian yang dilakukan oleh auditor dari luar Poltekkes Kemenkes Palu. Audit dilakukan setiap periode
Standa r Baru DIRI AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL KOREKSI MUTU MONITORING PELAKSANAAN STANDAR
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 24 tertentu oleh auditor. Auditor adalah seseorang yang telah mempunyai kemampuan mengaudit (menilai secara sistematis, transparan, dan objektif) suatu kegiatan.
d. Monitoring
Monitoring (pengukuran dan pencatatan hasil kegiatan) dilakukan oleh pelaku kegiatan ketika proses berlangsung dan paling lambat setiap enam bulan sekali. Semua hasil monitoring serta catatan tindakan pencegahan dan perbaikan yang dilakukan disimpan sebagai dokumen Catatan Mutu. Jika terjadi penyimpangan dari hasil suatu proses dan hasil penyimpangan tersebut ingin diabaikan atau diberi perkecualian, maka harus jelas personel yang memberikan pengecualian tersebut dan harus diyakinkan bahwa yang bersangkutan memang berwenang. Jika dari hasil monitoring terjadi penyimpangan maka unit kerja bersangkutan melakukan tindakan perbaikan untuk menjamin tidak terulangnya penyimpangan dan menjamin hasil yang dicapai sesuai dengan sasaran (indikator kinerja yang telah ditetapkan).
Dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan, pimpinan unit kerja (direktur, pudir, ketua jurusan atau ketua prodi) melakukan monitoring dan membangun komunikasi internal baik secara langsung maupun tidak langsung (melalui media elektronik dan/atau cetak).
Komunikasi langsung secara formal dilakukan melalui penyelenggaraan rapat dengan:
a. Senat minimal satu kali dalam satu semester;
b. Para pembantu direktur/kajur/kaprodi minimal satu kali dalam satu bulan;
c. Dosen dan staf administrasi minimal satu kali dalam satu tahun.
Komunikasi Poltekkes Kemenkes Palu dengan stakeholder dilaksanakan melalui tracer study dan berbagai kegiatan seperti promosi, ekspo, dan diskusi. Hasil komunikasi internal digunakan sebagai salah satu bahan dalam Rapat Pimpinan (Rapim).
a. Audit Internal
Audit internal hasil kegiatan akademik dilakukan setiap tahun sekali oleh tim auditor. Hasil audit yang berupa data dan atau informasi dikumpulkan, dibandingkan dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam dokumen standar mutu akademik. Jika hasil audit belum sesuai dari pada rencana (standar yang telah ditetapkan), maka penyebabnya dicari dan alternatif pemecahan penyebab dirumuskan sebagai bahan masukan pada acara rapim.
b. Audit Eksternal
Audit eksternal bertujuan untuk menilai kelayakan program institusi pendidikan tinggi dan memberi saran peningkatan dalam upaya peningkatan kualitas berkelanjutan. Akreditasi eksternal tersebut dilakukan oleh suatu badan akreditasi yang bersifat mandiri (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi atau lembaga lainnya). Parameter dan metoda pengukuran ditetapkan oleh lembaga bersangkutan.
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 26 c. Penyempurnaan
Penyempurnaan adalah tindakan yang dilakukan setelah data atau informasi hasil pengendalian diperoleh, dianalisis, dan dievaluasi untuk memperbaiki dan menyempurnakan dokumen Manual Mutu dan Prosedur Mutu Poltekkes Kemenkes Palu agar mutu yang telah dijanjikan dapat dicapai lebih efektif (dalam waktu lebih pendek) dan efisien (dengan biaya lebih murah). Data merupakan hasil kerja auditor setelah mengaudit suatu kegiatan. Selanjutnya,data diolah dan dianalisis oleh Unit Penjaminan Mutu. Hasil olahan dan analisis data berupa alternatif penyempurnaan isi dan format Manual Mutu dan atau Prosedur Mutu Poltekkes Kemenkes Palu. Alternatif penyempurnaan ini kemudian dievaluasi dalam rapim atau tinjauanmanajemen.
Luaran tinjauan manajemen harus mencakup tindakan untuk mencegah kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana dan memperbaiki tindakan yang telah dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatantersebut.
Tindakan pencegahan diambil untuk menghilangkan penyebab utama atau penyebab potensial ketidaksesuaian antara rencana dan hasil kegiatan. Semua perubahan dokumen yang menjadi hasil tindakan pencegahan harus diterapkan dan dicatat. Tindakan pencegahan dapat mencakup:
1. Penggunaan sumber-sumber informasi yang sesuai seperti proses dan operasi kerja yang memengaruhi mutu produk, hasil audit mutu
internal, catatan mutu, laporan pelayanan, serta keluhan stakeholder untuk mendeteksi, menganalisis, dan menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian;
2. Penetapan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menangani masalah- masalah yang membutuhkan tindakanpencegahan;
3. Mengambil tindakan pencegahan dan penerapan pengendaliannya untuk memastikan keefektifan tindakan;
4. Memastikan bahwa informasi yang relevan atas tindakan yang diambil untuk diteruskan pada tinjauanmanajemen.
Tindakan perbaikan (penyempurnaan pelaksanaan kegiatan) untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan dilaksanakan secara rutin oleh pelaku kegiatan (jurusan/prodi Poltekkes). Tindakan perbaikan yang diambil harus dapat menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian. Semua perubahan dokumen yang menjadi hasil tindakan perbaikan harus diterapkan dan dicatat. Tindakan perbaikan harus mencakup:
1. Penanganan yang efektif terhadap keluhan stakeholder dan laporan proses yang tidak sesuai;
2. Penyelidikan penyebab ketidak sesuaian yang berhubungan dengan pelaku, proses, dan dokumen serta pencatatan hasil penyelidikan; 3. Penetapan tindakan perbaikan yang dibutuhkan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian;
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 28 perbaikan telah diambil dan efektif.
d. Unit PenjaminanMutu
Unit Penjaminan Mutu adalah unit penunjang teknis di bidang penjaminan mutu yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Secara teknis fungsional dibina dan melakukan konsultasi kepada Pembantu Direktur I, serta berkoordinasi dengan Sub Unit Penjaminan Mutu Jurusan melalui KetuaJurusan.
Sesuai Pedoman Organisasi dan Tatalaksana Politeknik Kesehatan Departemen Kesehetan RI tahun 2008, Unit Penjaminan Mutu mempunyai tugas melakukan penjaminan mutu secara bertahap, sistematis, dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas.
Sedangkan Fungsi Unit Penjaminan Mutu Adalah:
1. Perencana dan pelaksana sistem penjaminan mutu akademik secara keseluruhan di Poltekkes.
2. Penyusun perangkat dokumen yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik.
3. Pengembang sistem penjaminan mutu akademik.
4. Pelaksana monitoring sistem penjaminan mutu akademik.
5. Pelaksana audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik.
akademik.
7. Melakukan koordinasi dengan Sub.Unit Penjaminan Mutu di masing-masing jurusan.
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 30 BAB III
DAFTAR DOKUMEN SPMI A. Daftar Standar SPMI
Sebagaimana Kebijakan SPMI Poltekkes Kemenkes Palu yang dibedakan antara kebijakan akademik dan kebijakan non akademik, maka Standar SPMI Poltekkes Kemenkes Palu juga dibedakan antara standar akademik dan standar non akademik. Berikut ini adalah daftar Standar SPMI Poltekkes Kemenkes Palu untuk akademik
NO NAMA STANDAR NOMOR
Standar Pendidikan
1 Standar Kompentensi Lulusan SPMI-POLTEK-PLW.06.01 2 Standar Isi Pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.02 3 Standar Proses Pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.03 4 Standar Penilaian Pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.04 5 Standar Dosen dan tenaga Kependidikan SPMI-POLTEK-PLW.06.05 6 Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.06 7 Standar Pengelolaan pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.07 8 Standar pembiayaan pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.08 9 Standar Pendidik dan tenaga Kependidikan SPMI-POLTEK-PLW.06.09 10 Standar Penilaian Pembelajaran SPMI-POLTEK-PLW.06.10
Standar Penelitian
1 Standar Hasil Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.01 2 Standar Isi Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.02 3 Standar Proses Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.03 4 Standar Penilaian Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.04 5 Standar Peneliti SPMI-POLTEK-PLW.07.05 6 Standar Sarana dan Prasarana Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.06 7 Standar Pengelolaan Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.07 8 Standar Pendanaan dan pembiayaan
Penelitian SPMI-POLTEK-PLW.07.08
Standar Pengabdian Kepada Masyarakat
1 Standar Hasil Pengabdian Kepada
Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.01
2 Standar Isi Pengabdian Kepada Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.02 3 Standar Proses Pengabdian Kepada
B. Daftar Manual SPMI
No. Nama Manual Nomor
1 Manual Mutu SPMI-POLTEK-PLW.04
2 Instruksi Kerja IK – POLTEK – PLW -
C. Daftar Standar Operasional Prosedur (SOP) 4 Standar Penilaian Pengabdian Kepada
Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.04
5 Standar Pelaksana Pengabdian Kepada
Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.05
6 Standar Sarana dan Prasarana Pengabdian
Kepada Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.06 7 Standar Pengelolaan Pengabdian Kepada
Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.07
8 Standar Pendanaan dan pembiayaan
Pengabdian Kepada Masyarakat SPMI-POLTEK-PLW.08.08
NO NAMA SOP NOMOR
SOP ADUM
1 Penataan Lingkungan Kerja dan Pengendaliannya
ADUM – 01 2 Disiplin dan Pembinaan Pegawai
Poltekkes Kemenkes Palu
ADUM – 02 3 Waktu Kerja Pegawai dan pramubakti ADUM – 03 4 Waktu Kerja Pegawai Administrasi ADUM – 04
5 Usulan Kenaikan Pangkat Reguler ADUM – 05
6 Usulan Jabfung Dosen ADUM – 06
7 Usulan Jabfung Pustakawan ADUM – 07
8 Pengangkatan Pertama dalam Jabfung Dosen
ADUM – 08 9 Analisis Informasi Kebutuhan Pegawai ADUM – 09
10 Pengembangan Staf Studi Lanjut ADUM – 10
11 Pengembangan Pegawai Administrasi ( Magang dan Pelatihan)
ADUM – 11
12 Cuti PNS ADUM – 12
13 Pembentukan Panitia Pelaksanaan Kegiatan Di Kantor Pusat Poltekkes Palu
ADUM – 13
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 32
15 Pemberian Sanksi Terhadap PNS ADUM – 15
16 Pembuatan Daftar Usul Pelaksanaan Anggaran
ADUM – 16
17 Pemilihan Pegawai Teladan ADUM – 17
18 Pengendalian Jam Kerja Pegawai ADUM – 18
19 Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS ADUM – 19
20 Perjalanan Dinas ADUM – 20
21 Rekrutmen PNS ADUM – 21
22 Surat Masuk ADUM – 22
23 Surat Keluar ADUM – 23
24 Usulan Kenaikan Pangkat Jabfung Dosen
ADUM – 24
25 Pengembangan Dosen Studi Lanjut ADUM – 25
26 Pengendalian Dosen Magang ADUM – 26
27 Pemeliharaan Kebersihan Kampus ADUM – 27
28 Pengendalian Dosen Pelatihan ADUM – 28
29 Penjaminan Barang Milik Negara ADUM – 29
30 Dosen Studi Lanjutan ADUM – 30
31 Peminjaman Ruangan ADUM – 31
32 Sasaran Kinerja Pegawai ADUM – 32
33 Pengendalian Jam Kerja Dosen ADUM – 33
34 Security ADUM – 34
35 Penggunaan Laboratorium Terpadu ADUM – 35
36 Jaminan Sosial dan Kesejahteraan Pegawai
ADUM – 36 37 Perbaikan inventaris dan Peralatan
Kantor
ADUM – 37
38 Penyusunan Lakip ADUM – 38
39 Batas Usia Pensiuan ADUM – 39
40 Pelaporan Kinerja & pembayaran TUKIN
ADUM – 40
41 Pemilihan Direktur ADUM – 41
42 Penerimaan Pegawai ADUM – 42
43 Sanksi Pegawai ADUM – 43
44 Pemindahan Jabatan ADUM – 44
45 Surat Izin Tidak Masuk Kerja ADUM – 45
46 Pensiun & Pemberhentian ADUM – 46
47 Peminjaman Auditorium ADUM – 47
48 Tubel ADUM – 48
SOP ADAK
1 Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SIPENSIMARU)
ADAK – 01
3 Pelaksanaan Pengendalian Program Studi Mahasiswa Baru
ADAK – 03 4 Prosedur Penertiban Pendistribusian
dan Pengarsipan KHS
ADAK – 04
5 Analisa dan Evaluasi Yudisium ADAK – 05
6 Penatalaksanaan Wisuda ADAK – 06
7 Pemilihan Dosen Berprestasi ADAK – 07
8 Monitoring dan Pengumpulan Data Pencapaian Kinerja
ADAK – 08
9 Penanganan Kebakaran ADAK – 09
10 Penetapan Dosen Pembimbing KTI ADAK – 10
11 Alat Pemadam Api Ringan (APAR) ADAK – 11
12 Alur Penanggulangan Kebakaran ADAK – 12
13 Pengendalian Kalender Akademik ADAK – 13
14 Penyusunan Jadwal Kuliah ADAK – 14
15 Penertiban Ijasah ADAK – 15
16 Her Registrasi Mahasiswa Lama ADAK – 16
17 Pembuatan KTM ADAK – 17
18 Pembuatan Surat Pengembalian Tubel ADAK – 18
19 Peserta Didik ADAK – 19
20 Pembuatan SK Tim Tugas ADAK – 20
SOP UPM
1 Audit Mutu Internal UPM – 01
2 Standar Ujian Proposal Karya Tulis Ilmiah
UPM – 02
3 Ujian Karya Tulis Ilmiah UPM – 03
4 Pembimbing dan Penguji Karya Tulis Ilmiah
UPM – 04
5 Kepuasan Pelanggan UPM – 05
6 Penetapan Dosen Penguji Karya Tulis Ilmiah
UPM – 06 SOP PROSES PEMBELAJARAN
1 Penyusunan Jadwal Perkuliahan PBL – 01
2 Pengendalian Kalender Akademik PBL – 02
3 Pengendalian PBL PBL – 03
4 Pelaksanaan Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester
PBL – 04 5 Pemberian Nilai Mata Kuliah
Praktik Laboratorium
PBL – 05
6 Penyusunan Laporan Pembelajaran PBL – 06
7 Pembuatan RPS dan RPP PBL – 07
8 Evaluasi Akhir Proses Pembelajaran PBL – 08
Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Palu Page 34
10 Pembelajaran Teori PBL – 10
11 Pengembangan Kurikulum PBL – 11
12 Implementasi Kurikulum PBL – 12
13 Penyusunan Soal UTS & UAS PBL – 13
SOP KEUANGAN
1 Forcasting KEU – 01
2 Pendistribusian Honorarium Perjalanan Dinas
KEU – 02
3 Pencairan Anggaran KEU – 03
4 Pencairan Anggaran GUP RM PNP KEU – 04
5 Pencairan Anggaran LS Honorarium RM PNP
KEU – 05
6 Pencairan Anggaran LS Pengadaan KEU – 06
7 Pencairan Tunjangan Profesi KEU – 07
8 Pencairan Uang Makan KEU – 08
9 Pengarsipan Dokumen Pencairan Dokumen Pelaporan
KEU – 09 10 Pencairan Gaji Induk / Kekurangan
Gaji / Gaji Susulan
KEU – 10
11 Pengelolaan Keuangan KEU – 11
12 Pengelolaan Pajak KEU – 12
13 Pengelolaan SISKA KEU – 13
14 Rekonsiliasi SAI KEU – 14
15 Pencairan Dana DIPA RM dan PNBP KEU – 15
16 Pertangungjawaban Keuangan KEU – 16
17 Penataan Administrasi Keuangan KEU – 17
18 Pencairan Dana Tubel KEU – 18
SOP SARANA DAN PRASARANA
1 Pengadaan Barang SARPRAS – 01
2 Pendistribusian Barang SARPRAS – 02
3 Sisitem Informasi (Pemeliharaan Perbaikan Internet)
SARPRAS – 03
4 Alat Tulis Kantor SARPRAS – 04
5 Peminjaman Kenderaan Dinas SARPRAS – 05
6 Rumah Hunian SARPRAS – 06
7 SOP PERPUSTAKAAN
8 Sirkulasi Koleksi Bahan Pustaka PERPUS – 01
9 Bebas Pinjaman Pustaka PERPUS – 02
10 Denda Keterlambatan Bahan Pustaka PERPUS – 03
11 Kunjungan Pemustaka PERPUS – 04
12 Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka PERPUS – 05
13 Pelayanan Referensi PERPUS – 06
15 Pengadaan Bahan Pustaka PERPUS – 08
16 Pengembalian Bahan Pustaka PERPUS – 09
17 Pengelolahan Bahan Pustaka PERPUS – 10
18 penyerahan Karya Tulis Ilmiah PERPUS – 11
19 Perpanjangan Bahan Pustaka PERPUS – 12
20 Unit Perpustakaan PERPUS – 13
21 Layanan Pendaftaran PERPUS – 14
SOP PENGABMAS
BAB IV REFERENSI REFERENSI
1. Undang Undang RI nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
2. Undang Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
3. Undang Undang RI nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen 4. Undang-Undang No.: 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
5. Peraturan Pemerintah RI nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
6. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor: OT.02.03/I/4/03440.1 tanggal 1 Juli 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tatalaksana Politeknik Kesehatan Departemen Kesehatan.
7. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. : HK.03.2.4.1.444.1 tanggal 13 Februari 2004 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Politeknik Kesehatan Departemen Kesehatan RI
8. Keputusan Menteri Kesehatan No. KP.04.04.3.1.A.1531 tanggal 27 Maret 2006 tentang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan Direktur Politeknik Kesehatan di lingkungan Departemen Kesehatan RI
9. Permenristekdikti RI Nomor 62 tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
10. Surat Keputusan Mendikbud RI nomor: 355/E/O/2012 tanggal 10 Oktober 2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada Poltekkes Kemenkes dari Kementerian Kesehatan kepada Kemendikbud.
11. Tim Pengembang SPMI-PT Direktorat Akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2010. SPMI-PT (Bahan Pelatihan). Jakarta: Ditjen Dikti.
