PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DENGAN PERANGKAT LUNAK XAMPP
Studi Kasus Realia Inggris, Yogyakarta
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh: Wenny Marinda NIM : 162114034
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
i
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DENGAN PERANGKAT LUNAK XAMPP
Studi Kasus Realia Inggris, Yogyakarta
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh: Wenny Marinda NIM : 162114034
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Mintalah, maka akan diberikan kepadamu; carilah, maka kamu akan mendapat; ketoklah, maka pintu akan dibukakan bagimu. Karena setiap orang yang meminta, menerima dan setiap orang yang mencari, mendapat dan setiap
orang yang mengetok, baginya pintu dibukakan.” (Matius 7:7-8) “Karena itu Aku berkata kepadamu: apa saja yang kamu minta dan doakan,
percayalah bahwa kamu telah menerimanya, maka hal itu akan diberikan kepadamu.” (Markus 11:24)
Karya ini kupersembahlan kepada: Allah Tritunggal yang senantiasa menyertaiku Keluarga yang selalu mendukungku Sahabat yang selalu menyemangatiku Teman Seperjuangan yang ada bersamaku
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Batasan Masalah ... 4
D. Tujuan Penelitian... 4
E. Manfaat Penelitian ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
A. Sistem Informasi Akuntansi ... 8
B. Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah ... 11
C. UML Diagram ... 12
D. Flowchart ... 17
E. XAMPP ... 21
F. Studi Kelayakan TELOS ... 22
x
BAB III METODE PENELITIAN ... 26
A. Jenis Penelitian ... 26
B. Subyek dan Obyek Penelitian ... 26
C. Teknik Pengumpulan Data ... 27
D. Teknik Analisis Data ... 28
BAB IV GAMBARAN UMUM ... 32
A. Sejarah Singkat ... 32
B. Misi, Tujuan, dan Program Kelas ... 33
C. Lokasi dan Kontak ... 37
D. Struktur Organisasi dan Tugas ... 37
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 42
A. Identifikasi Sistem Berjalan ... 42
B. Analisa Kebutuhan Sistem ... 48
C. Perancangan Sistem ... 49 D. Implementasi Sistem ... 78 E. Pengujian Sistem ... 90 BAB VI PENUTUP ... 93 A. Kesimpulan ... 93 B. Keterbatasan ... 93 C. Saran ... 94 DAFTAR PUSTAKA ... xv LAMPIRAN ... xvi
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel i Simbol-simbol Use Case Diagram ... 12
Tabel ii Simbol-simbol Class Diagram ... 14
Tabel iii Simbol-simbol Activity Diagram ... 15
Tabel iv Simbol-simbol Sequence Diagram ... 16
Tabel v Simbol-simbol Flowchart – Input/Output ... 18
Tabel vi Simbol-simbol Flowchart – Proses ... 19
Tabel vii Simbol-simbol Flowchart – Penyimpanan ... 20
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar i Struktur Organisasi Realia Inggris ... 38
Gambar ii Use Case Diagram – Kepala Divisi ... 50
Gambar iii Use Case Diagram – Koordinator Akademik ... 51
Gambar iv Use Case Diagram – Koordinator Keuangan ... 52
Gambar v Use Case Diagram – Koordinator Pemasaran ... 52
Gambar vi Use Case Diagram – Koordinator Guru ... 53
Gambar vii Use Case Diagram – Koordinator Staf Administrasi ... 54
Gambar viii Activity Diagram – Pendapatan ... 55
Gambar ix Activity Diagram – Pengeluaran ... 57
Gambar x Class Diagram I ... 58
Gambar xi Class Diagram II ... 61
Gambar xii Sequence Diagram - Program ... 64
Gambar xiii Sequence Diagram - Student ... 66
Gambar xiv Sequence Diagram - Corporation ... 67
Gambar xv Sequence Diagram - Transaction ... 69
Gambar xvi Sequence Diagram – Payment List ... 71
Gambar xvii Sequence Diagram - Category ... 73
Gambar xviii Sequence Diagram - Record ... 74
Gambar xix Flowchart dokumen - Pendapatan ... 76
Gambar xx Flowchart dokumen - Pengeluaran... 77
Gambar xxi Tampilan login ... 79
Gambar xxii Tampilan login (lanjutan) ... 79
Gambar xxiii Tampilan menu dashboard ... 80
Gambar xxiv Tampilan menu dashboard (lanjutan) ... 80
Gambar xxv Tampilan menu role ... 81
Gambar xxvi Tampilan menu program... 82
Gambar xxvii Tampilan menu student ... 82
xiii
Gambar xxix Tampilan menu transaction ... 84
Gambar xxx Tampilan menu payment list ... 85
Gambar xxxi Tampilan menu category... 86
Gambar xxxii Tampilan menu record ... 86
Gambar xxxiii Tampilan menu income ... 87
Gambar xxxiv Report - Income Statement ... 88
Gambar xxxv Tampilan menu invoice ... 88
Gambar xxxvi Report - Invoice ... 89
xiv ABSTRAK
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN PERANGKAT LUNAK XAMPP
Studi Kasus Realia Inggris, Yogyakarta
Wenny Marinda NIM : 162114034 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2020
Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi dengan perangkat lunak XAMPP sehingga dapat bermanfaat bagi proses bisnis Realia Inggris. Aplikasi dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dan mengatasi kendala yang dihadapi ketika menggunakan sistem yang sedang berjalan. Sistem yang ada belum dapat memenuhi kebutuhan Realia Inggris dikarenakan pencatatan dan dokumentasi masih banyak dilakukan secara manual.
Penelitian yang menggunakan pendekatan studi kasus dengan subyek penelitian Realia Inggris ini menggunakan wawancara, dokumentasi, dan observasi untuk mengumpulkan data. Sementara analisis dilakukan mulai dari mengidentifikasi sistem berjalan, menganalisa kebutuhan sistem, merancang sistem baru menggunakan UML Diagram dan Flowchart dokumen, mengimplementasikan sistem baru, dan menguji sistem baru.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancangan sistem informasi akuntansi dengan perangkat lunak XAMPP sungguh bermanfaat bagi proses bisnis Realia Inggris. Simpulan ini berdasarkan analisis studi kelayakan TELOS yang menyatakan bahwa aplikasi dipercaya dapat memberikan manfaat sebagaimana seharusnya sehingga aplikasi ini disarankan untuk digunakan karena memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan data maupun informasi penting.
Kata Kunci: Pengembangan Aplikasi, Sistem Informasi Akuntansi, UML Diagram, Flowchart Dokumen, Studi Kelayakan TELOS.
xv ABSTRACT
THE DEVELOPMENT OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM USING XAMPP
(Case Study Realia Inggris, Yogyakarta)
Wenny Marinda NIM : 162114034 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2020
This research was conducted to develop an accounting information system using XAMPP so that it can benefit the business process of Realia Inggris. This application is designed to meet information needs and overcome the obstacles encountered when using the existing system. The existing system hasn’t been able to meet their needs because the process of recording and documentation are still done manually.
This research which uses the case study approach with its subject, Realia Inggris, uses interviews, documentation, and observation to collect the data. The analysis is carried out starting from identifying existing systems, analyzing system requirements, designing new system using UML Diagram and document flowchart, implementing the new system, and testing the new system.
Based on the research that has been done, it can be concluded that the design of accounting information system using XAMPP is beneficial for Realia Inggris business process. This conclusion is based on the TELOS feasibility analysis stating that this application is believed to provide benefits and so it is made to be used for making recording, processing, also storing data and important information a lot easier.
Keywords: Application Development, Accounting Information System, UML Diagram, Document Flowchart, TELOS Feasibility Analysis.
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Bisnis dan teknologi informasi kini menjadi dua hal yang saling berkaitan dengan erat dan sulit untuk dipisahkan. Para entitas bisnis dibenturkan dengan kebutuhan informasi dengan harapan bahwa pemenuhan tersebut dapat membantu proses bisnis menjadi lebih sistematis, sehingga pekerjaan menjadi efisien dan efektif. Seiring berjalannya waktu dan berkembangnya teknologi, entitas bisnis mulai menyadari urgensi pemanfaatan sistem informasi dalam mendukung keberlangsungan usahanya, terutama karena revolusi industri 4.0. Hal ini berhubungan erat dengan penyediaan informasi yang dibutuhkan oleh entitas bisnis sehingga muncul kebutuhan akan sistem informasi yang memadai guna mendukung pencatatan akuntansi dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan.
Transformasi bisnis ke arah digital menjadi konsen para pelaku bisnis, terutama karena banyaknya dampak positif yang dapat diperoleh bagi pengembangan bisnisnya. Pemanfaatan sistem informasi menawarkan kemudahan dalam perolehan dan pemrosesan informasi, menghemat biaya-biaya operasional, serta meningkatkan efisiensi dalam proses pengambilan keputusan. Semua ini ditawarkan melalui sebuah sistem terintegrasi yang menjadi jawaban kegundahan proses bisnis yang semakin kompleks mengikuti perkembangan teknologi informasi.
Kemunculan sistem informasi kini telah menjadi tren terutama bagi para pelaku bisnis. Pemanfaatan sistem informasi secara masif ini disebabkan oleh
2
berbagai alternatif kemudahan yang ditawarkan. Salah satu tawaran yang amat diminati adalah penyajian informasi yang akurat namun tidak menghabiskan banyak waktu, sebab dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas yang berimbas pada pengambilan keputusan yang tepat waktu. Adanya persaingan bisnis yang semakin ketat, yang berasal dari jarak umur yang variatif pun mendorong pemanfaatan teknologi berupa perangkat lunak yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut sehingga permintaan menjadi bertambah karena dirasa tepat untuk digunakan dalam persaingan bisnis di era teknologi ini.
Penelitian ini dilakukan terhadap Realia Inggris yang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan kursus bahasa Inggris yang memiliki prinsip mengajar relationship-driven. Prinsip mengajar ini mengutamakan nilai-nilai seperti safe and personal, valuable and active, successful
and accountable, dan friendly and caring. Prinsip ini menjelaskan bahwa Realia
Inggris mengutamakan fokusnya terhadap tiap individu sehingga proses belajar-mengajar dapat terjadi dengan lebih efektif. Semenjak awal perintisan, lembaga ini sudah mengalami peningkatan transaksi yang kini semakin kompleks. Selain itu, Realia Inggris pun hendak mengubah jenis usahanya menjadi PT (Perseroan Terbatas). Perubahan pada bisnis tentu berdampak langsung pada pencatatan dan laporan yang dihasilkan, sehingga menjadi jelas bahwa Realia Inggris perlu untuk memperbarui sistem informasi yang digunakan untuk terus menyokong proses bisnisnya. Di sisi lain, dalam menjalankan bisnisnya Realia Inggris belum memiliki sistem yang cukup memadai untuk mengokohkan kinerjanya, khususnya pada siklus pendapatan dan pengeluaran yang merupakan konsen utama dalam
3
menjalankan bisnis. Realia Inggris menggunakan metode pancatatan akuntansi berbasis kas yang mencatat transaksi hanya saat menerima dan mengeluarkan kas. Dengan harapan bahwa Realia Inggris dapat meningkatkan kinerjanya dan siap bersaing dengan bisnis serupa, maka dibutuhkan pengembangan atas sistem informasi akuntansi untuk siklus pendapatan dan pengeluaran yang selama ini telah diterapkan. Pengembangan sistem dapat meminimalisir penyimpangan yang terjadi dengan pencatatan yang terstruktur dan dapat menghasilkan dokumen terkait pencatatan tersebut.
Dari latar belakang yang telah dijabarkan, penulis memutuskan untuk melakukan sebuah penelitian guna mengembangkan sistem informasi yang digunakan pada Realia Inggris. Adapun penelitian yang dilakukan adalah mengembangkan sistem informasi keuangan menggunakan perangkat lunak XAMPP. Perangkat lunak ini menjadi pilihan karena keunggulannya, yaitu dapat diunduh dan dipergunakan secara cuma-cuma, mempunyai interface yang mudah dipahami secara umum, serta memiliki komunitas yang sudah besar dan suportif dalam menjawab kebutuhan ataupun masalah yang dihadapi ketika menjalankan perangkat lunak XAMPP. Untuk mendukung proses bisnis Realia Inggris dalam menghadapi persaingan di dunia bisnis pada era teknologi informasi, maka dikembangkan sistem informasi keuangan menggunakan perangkat lunak XAMPP.
B. Rumusan Masalah
Sebuah penelitian ada untuk menjawab masalah penting yang tengah terjadi. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat
4
dirumuskan bahwa rumusan masalah dari penelitian ini adalah apakah pengembangan sistem informasi akuntansi dengan perangkat lunak XAMPP bisa diterapkan oleh Realia Inggris.
C. Batasan Masalah
Batasan masalah perlu ditentukan untuk membatasi luasnya penelitian. Maka dari itu batasan masalah dalam penelitian ini dijabarkan sebagai berikut:
1. Penelitian ini hanya berfokus pada sistem pencatatan siklus pendapatan dan pengeluaran serta pelaporan laba/rugi pada Realia Inggris.
2. Pengembangan aplikasi diajukan sebagai sebuah rekomendasi bagi Realia Inggris.
D. Tujuan Penelitian
Setiap penelitian selayaknya memiliki sebuah tujuan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi dengan perangkat lunak XAMPP sehingga bisa diterapkan oleh Realia Inggris.
E. Manfaat Penelitian
Dalam melakukan sebuah penelitian tentu penulis berharap penelitian dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak. Hasil akhir dari penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut.
1. Bagi Realia Inggris
Hasil dari penelitian diharapkan mampu menjawab kebutuhan akan sistem pencatatan keuangan dan pelaporan laba/rugi. Melalui
5
pemenuhan kebutuhan tersebut diharapkan pula Realia Inggris dapat memberikan pelayanan yang lebih maksimal melalui informasi keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi yang sistematis.
2. Bagi Mahasiswa/i:
Penelitian dapat menambah koleksi pustaka sehingga dapat menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang tertarik pada bidang sistem informasi akuntansi maupun mahasiswa/i yang membutuhkan informasi berhubungan dengan sistem pencatatan keuangan dan pelaporan laba/rugi. Penelitian dapat memberikan manfaat yang utuh bagi yang membutuhkan informasinya.
3. Bagi Penulis:
Hasil penelitian ini dapat dijadikan pengalaman dan wawasan baru yang menyenangkan untuk dipelajari yang bekaitan dengan pengembangan sistem informasi akutansi menggunakan perangkat lunak XAMPP. Penelitian ini dapat meningkatkan inovasi dan kreativitas penulis melalui pengembangan yang dilakukan.
F. Sistematika Penulisan
Sebuah penelitian membutuhkan sistematika penulisan guna memperjelas informasi sehingga informasi yang didapat oleh pembaca adalah tepat. Penelitian ini terdiri dari enam bab dan disajikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
6
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, dan manfaat penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi uraian teori yang menjadi dasar-dasar dalam penelitian, yang berasal dari sumber yang dapat dipercaya.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini terdiri dari desain, waktu dan tempat, subyek dan data penelitian, serta teknik pengumpulan dan analisis data yang digunakan.
BAB IV GAMBARAN UMUM
Bab ini mendeskripsikan gambaran umum obyek penelitian meliputi sejarah singkat, misi, tujuan, dan program kelas, lokasi dan kontak Realia Inggris, serta struktur organisasi dan tugas yang diemban masing-masing peran.
BAB V PEMBAHASAN
Bab ini membahas analisis yang dilakukan terhadap obyek penelitian termasuk sistem berjalan yang sedang digunakan, dan pembahasan mengenai hasil penelitian berdasarkan perancangan, implementasi, dan pengujian sistem rekomendasi.
7
BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian, keterbatasan yang ada, dan saran membangun atas penelitian yang dilakukan.
8 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Sistem informasi secara teknikal juga dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan serta mengendalikan organisasi (Laudon & Laudon, 2006, p14).
Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk para pengambil keputusan (Romney & Steinbart, 2016). Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi yang memiliki fungsi untuk mengolah data dalam transaksi akuntansi untuk menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan.
Menurut Romney & Steinbart (2016), ada enam komponen Sistem Informasi Akuntansi, antara lain:
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi. 2. Instruksi dan prosedur, baik yang manual maupun yang terotomatisasi,
berkaitan dengan proses mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
9
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, perangkat sekeliling, serta mengirimkan data dan informasi.
6. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang menjaga data di dalam sistem informasi akuntansi.
Adapun keberadaan SIA tentunya memiliki kegunaan tersendiri. Menurut Rama dan Jones (2008), SIA memiliki kegunaan sebagai berikut:
1. Mendukung perencanaan dan pengendalian
SIA dapat membantu membandingkan antara laporan anggaran dan operasi aktual sehingga membantu aktivitas perencanaan dan pengendalian untuk masa mendatang.
2. Menerapkan pengendalian internal
SIA yang terkomputerisasi ketika dibangun dapat memelihara keakuratan data keuangan dan melindungi data perusahaan dari kehilangan maupun kerusakan. Di sinilah pengendalian internal diterapkan karena keberadaan SIA.
3. Menghasilkan laporan eksternal
SIA menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan, seperti investor, kreditor, pemerintah, dan lain sebagainya.
4. Mendukung aktivitas rutin
SIA membantu menangani dan menjaga aktivitas operasional yang rutin dilakukan selama siklus operasional berjalan.
10 5. Mendukung pengambilan keputusan.
SIA membantu mendukung pengambilan keputusan dari informasi yang dihasilkan.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima siklus transaksi (Romney & Steinbart, 2016). Siklus transaksi ini terkait serangkaian aktivitas untuk memproses informasi secara terus-menerus. Siklus transaksi terdiri dari :
1. Siklus pendapatan (Revenue cycle)
Perusahaan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima uang sebagai bentuk pembayaran atas penyediaan barang dan jasa tersebut.
2. Siklus pengeluaran
Perusahaan melakukan pembelian dan pembayaran berkaitan dengan persediaan maupun barang dan jasa untuk dijual dan menerima uang sebagai bentuk pembayaran atas penyediaan barang dan jasa tersebut.
3. Siklus produksi
Perusahaan melakukan pembuatan produk dengan mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
4. Siklus sumber daya manusia
Perusahaan mempekerjakan karyawan untuk dilatih, diberi kompensasi, dievaluasi kinerjanya, dipromosikan, maupun diberhentikan. Dengan kata lain, siklus ini mengelola kemampuan pegawai.
11 5. Siklus pembiayaan
Perusahaan menjual saham kepada investor atau meminjam uang dan membayar dividen serta bunga.
B. Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah merupakan standar akuntansi keuangan yang berdiri sendiri dan dapat digunakan oleh entitas yang memenuhi pengertian dalam SAK ETAP dan karakteristik dalam Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Standar ini mengatur transaksi yang umum terjadi atau dilakukan oleh EMKM dengan memperhitungkan biaya historis. Standar ini berlaku efektif mulai 1 Januari 2018 dan EMKM cukup mencatat aset dan liabilitasnya sebesar biaya (Ikatan Akuntansi Indonesia, 2018).
Dalam penyusunan laporan keuangan harus berdasarkan pada konsep entitas bisnis, baik perseorangan, badan usaha tidak berbadan hukum, maupun badan usaha berbadan hukum dengan pemisahan yang jelas. Hal ini berlaku pula terhadap transaksi yang dilakukan sehubungan dengan kegiatan bisnis maupun transaksi pemilik bisnis. Dalam penyajian laporan keuangan, entitas wajib menyediakan informasi mengenai aset, liabilitas, dan ekuitas pada tanggal tertentu guna melengkapi Laporan Posisi Keuangan beserta informasi mengenai penghasilan dan beban selama periode pelaporan dalam Laporan Laba/Rugi. Pengakuan harus memiliki manfaat ekonomis bagi entitas untuk diakui sebagai unsur laporan keuangan, begitu pula biaya yang harus diukur dengan andal. Manajemen dalam
12
menyusun laporan keuangan membuat penilaian kemampuan perusahaan berkaitan dengan keberlangsungan usahanya.
C. UML Diagram
Menurut Siau dan Cao (2001:26), Unified Modeling Language adalah sebuah bahasa pemodelan visual yang dirancang khusus untuk pengembangan dan analisis sistem berorientasi objek dan desain. Dalam membantu memodelkan aplikasi perangkat lunak berorientasi objek, UML menyediakan 4 diagram antara lain:
1. Use Case Diagram
Sebuah diagram yang menunjukkan hubungan antara actors dan use
cases digunakan untuk menganalisis dan mendesain sebuah sistem. Actors adalah peran yang berinteraksi dengan sistem meliputi manusia
maupun organisasi yang saling bertukar informasi, sedangkan use cases adalah penjelasan mengenai aksi yang dilakukan oleh actors digambarkan dalam bentuk elips dan horizontal. Simbol beserta fungsi di dalam use case diagram adalah sebagai berikut :
Nama Simbol Fungsi
Use case Unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor dan dinyatakan menggunakan kata kerja di awal frasa
13
Aktor Orang, proses, atau sistem lain
yang berinteraksi dengan sistem informasi dan biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frasa.
Asosiasi Komunikasi antara aktor dan
use case yang saling memiliki
interaksi.
Ekstensi Relasi yang dapat berdiri
sendiri walau tanpa use case tambahan.
Generalisasi Hubungan generalisasi dan
spesialisasi antara dua buah
use case. Fungsi yang satu
adalah fungsi yang lebih umum dari yang lainnya. Tabel i. Simbol-simbol Use Case Diagram
Sumber : (Rosa & Shalahuddin, 2014) 2. Class Diagram
Sebuah diagram yang menunjukkan hubungan antar class yang didalamnya terdapat atribut dan fungsi dari suatu objek. Simbol beserta fungsi di dalam class diagram adalah sebagai berikut :
14
Nama Simbol Fungsi
Kelas Kelas yang ada pada
struktur sistem.
Interface Sama dengan konsep dalam pemrograman berorientasi obyek.
Asosiasi Relasi antarkelas dengan
makna umum. Asosiasi
berarah
Relasi antarkelas dengan maka kelas satu digunakan oleh kelas lain.
Generalisasi Relasi antarkelas dengan
mana generalisasi-spesialisasi.
Kebergantungan Relasi antarle;as dengan
makna kebergantungan antarkelas.
Agregasi Relasi antarkelas dengan
makna semua-bagian. Tabel ii. Simbol-simbol Class Diagram
15 3. Activity Diagram
Sebuah diagram yang menggambarkan konsep aliran data, aksi terstruktur serta dirancang dengan baik dalam suatu sistem.
Nama Simbol Fungsi
Status awal Ssebagai status awal aktivitas sistem sebab sebuah diagram aktivitas harus memiliki sebuah status awal.
Aktivitas Aktivitas yang dilakukan
sistem.
Decision Asosiasi percabangan yang menandakan pilihan aktivitas lebih dari satu.
Join Asosiasi penggabungan untuk menggabungkan lebih dari satu aktivtias menjadi satu.
Status akhir Status akhir aktivtias sistem.
Swimlane Memisahkan organisasi yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang ada.
Tabel iii. Simbol-simbol Activity Diagram Sumber : (Rosa & Shalahuddin, 2014)
16 4. Sequence Diagram
Sebuah diagram yang menggambarkan kolaborasi dari objek-objek yang saling berinteraksi antar elemen dari suatu class.
Nama Simbol Fungsi
Aktor Orang, proses, atau sistem lain
yang berinteraksi dengan sistem informasi.
Garis hidup Menyatakan kehidupan suatu
obyek.
Obyek Menyatakan obyek yang
berinteraksi pesan.
Waktu aktif
Menyatalan obyek dalam keadaan aktif dan berinteraksi. Pesan tipe
create
Menyatakan suatu obyek membuat obyek yang lain. Arah panah menjelaskan obyek yang dibuat.
Pesan tipe
call
Menyatakan suatu obyek menggali operasi/metode yang ada pada obyek lain.
17 Pesan tipe
send
Menyatakan obyek mengirim data/input/informasi ke obyek lainnya.
Pesan tipe
return
Menyatakan obyek yang telah menjalankan suatu operasi
atau metode dan
menghasilkan suatu output ke obyek tertentu.
Pesan tipe
destroy
Menyatakan obyek
mengakhiri hidup obyek yang lain.
Tabel iv. Simbol-simbol Sequence Diagram Sumber : (Rosa & Shalahuddin, 2014)
UML diagram dirasa cocok untuk menggambarkan dengan baik sebuah bisnis, terutama untuk pengembangan dan analisis sistem yang berorientasi desain serta objek. Selain itu juga membantu mengokohkan dokumen pengembangan aplikasi sehingga dapat dilaksanakan dengan maksimal melalui diagram yang dibuat.
D. Flowchart
Flowchart merupakan bagan yang memiliki arus untuk menggambarkan langkah-langkah penyelesaian dari suatu masalah (Ladjamudin, 2013). Sementara menurut Indrajani (2011), flowchart merupakan penggambaran secara grafik mulai dari langkah hingga urutan prosedur suatu program. Dari kedua pengertian tersebut
18
flowchart dapat diartikan sebagai penggambaran program secara grafik berupa bagan yang memiliki arus berisi langkah dan urutan prosedur untuk menggambarkan penyelesaian dari suatu masalah.
Menurut Romney (2016), flowchart memiliki tiga jenis bagan alir. Jenis-jenis bagan alir tersebut antara lain :
1. System Flowchart
Bagan alir ini menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dalam sebuah sistem informasi.
2. Document Flowchart
Bagan alir ini menunjukkan arus dari dokumen dan informasi antara departemen ataupun area yang bertanggung jawab.
3. Program Flowchart
Bagan alir ini menunjukkan urutan dari operasi logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program.
Sementara simbol-simbol yang dimiliki flowchart dibagi menjadi empat kategori. Simbol-simbol yang dimaksud antara lain :
1. Simbol Input/Output
Nama Simbol Fungsi
Dokumen Sebuah dokumen kertas/elektronik
19 Dokumen
rangkap
Diilustrasikan dengan simbol dokumen yang tumpang tindih. Output
elektonik
Informasi yang disajikan dengan perangkat output elektronik seperti terminal, monitor, atau layar.
Entri untuk data elektronik
Perangkat entri data elektronik seperti komputer, terminal, tablet, atau ponsel.
Perangkat input dan output elektronik
Digunakan bersama untuk menunjukkan bahwa perangkat digunakan untuk keduanya.
Tabel v. Simbol-simbol Flowchart – Input/Output Sumber : (Romney, 2016)
2. Simbol Proses
Nama Simbol Fungsi
Proses komputer
Sebuah fungsi proses yang dilakukan komputer.
Operasi manual
Sebuah proses yang dilakukan secara manual.
Tabel vi. Simbol-simbol Flowchart – Proses Sumber : (Romney, 2016)
20 3. Simbol Penyimpanan
Nama Simbol Fungsi
Database Data yang disimpan secara
elektronik di database.
Magnetic tape
Data yang disimpan pada magnetic
tape.
File dokumen kertas
File dari dokumen kertas. Huruf mengindikasikan urutan file: N = secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal.
Jurnal/buku besar
Jurnal dan buku besar berbasis kertas.
Tabel vii. Simbol-simbol Flowchart – Penyimpanan Sumber : (Romney, 2016)
4. Simbol Aliran dan lain-lain
Nama Simbol Fungsi
Aliran dokumen atau proses
Arah dari aliran proses atau dokumen.
Tautan komunikasi
Transmisi data dari satu lokasi geografis menuju yang lainnya melalui lini komunikasi.
21 Penghubung
on-page
Menghubungkan aliran proses pada halaman yang sama.
Penghubung
off-page
Sebuah entri dari atau sebuah jalan keluar menuju halaman lain.
Terminal Sebuah permulaan, akhir, atau poin interupsi dalam proses.
Keputusan Langkah untuk membuat keputusan.
Anotasi Tambahan dari komentar deskriptif
atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi.
Tabel viii. Simbol-simbol Flowchart – Aliran dan lain-lain Sumber : (Romney, 2016)
E. XAMPP
Menurut Nugroho (2013:1), XAMPP dapat dimaknai sebagai paket program web lengkap yang dapat digunakan untuk mempelajari tentang pemrograman web, khususnya PHP dan MySQL. Mendukung pendapat tersebut, Purbadian (2016:1) melengkapi bahwa XAMPP merupakan sebuah perangkat lunak yang bersifat open
source yang merupakan pengembangan dari LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP,
dan Perl). Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa XAMPP sebenarnya sebuah perangkat lunak dengan paket program web lengkap yang bersifat open source dan dapat membantu mempelajari tentang pemrograman web.
22
Di dalam perangkat lunak XAMPP terdapat folder penting yang perlu diketahui oleh penggunanya (Nugroho 2013:6). Sebagai bagian dari folder utama
XAMPP, fungsi setiap folder adalah sebagai berikut :
1. Apache, folder utama dari Apache Webserver.
2. Htdocs, folder utama untuk menyimpan data mengenai latihan web, baik
PHP maupun HTML biasa.
3. Manual, berisi subfolder tentang manual program dan database, termasuk manual PHP dan MySQL.
4. MySQL, folder utama untuk database MySQL Server. 5. PHP, folder utama untuk program PHP.
F. Studi Kelayakan TELOS
Gupta & Mittal (2017) menyatakan bahwa studi kelayakan memiliki tujuan menemukan solusi terbaik melalui berbagai pertimbangan dan evaluasi atas seluruh alternatif yang ada. Romney & Steinbart (2016) mengungkapkan bahwa studi kelayakan merupakah langkah investigasi guna menentukan kepraktisan dalam mengembangkan sebuah sistem baru. Studi kelayakan perlu dilaksanakan untuk menilai kelayakan pengembangan sistem. Oleh karena itu hal ini merupakan langkah penting sebelum sistem diimplementasikan, yaitu untuk diuji terlebih dahulu kelayakannya.
Ada lima macam kelayakan yang dapat dipertimbangkan, antara lain:
23
Uji kelayakan ini mempertimbangkan kelayakan sistem untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Secara garis besar, uji kelayakan ini ingin mengetahui apakah teknologi terkini dapat diterapkan untuk pengembangan dan pengimplementasian sistem.
2. Kelayakan ekonomi
Uji kelayakan ini mempertimbangkan apakah manfaat yang diperoleh melalui pengembangan sistem seimbang dengan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam bentuk waktu, dana, dan sumber daya.
3. Kelayakan hukum
Uji kelayakan ini memastikan bahwa penerapan sistem yang ingin diimplementasikan nantinya tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan yang berkaitan hukum.
4. Kelayakan operasi
Uji kelayakan ini hendak mengukur pengoperasian sistem. Aspek yang dipertimbangkan untuk mengukur pengoperasian sistem yakni akses terhadap orang yang dapat mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem, serta penggunaan sistem oleh karyawan.
5. Kelayakan jadwal
Uji kelayakan ini melakukan penilaian mengenai dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan dengan tepat waktu.
24 G. Penelitian Terdahulu
Peneliti menggunakan penelitian yang dilakukan oleh Ramadhansyah et al. (2018) yang melakukan penelitian rancang bangun sistem informasi akuntansi berbasis desktop. Meski obyek penelitian bergerak pada bidang yang berbeda, penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang dibangun layak untuk dimanfaatkan sebab dapat menanggulangi kendala seperti keakuratan, ketepatan waktu dalam mengolah data pengguna, kategori, barang, pelanggan, pemasok, pegawai, BOP, gaji, pembelian, dan penjualan. Selain itu aplikasi yang dihasilkan pun mempermudah pemerolehan rekapan laporan laba/rugi yang amat dibutuhkan sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan.
Peneliti juga menggunakan penelitian Wati dan Maulana (2019) yang berfokus pada pengembangan sistem informasi akuntansi dalam mengolah dan menghasilkan laporan data laba bersih. Penelitian ini secara khusus memanfaatkan
XAMPP sebagai salah satu perangkat lunak yang dibutuhkan dan UML Diagram
sebagai alat perancang sistem. Pemanfaatan XAMPP ternyata memberikan hasil yang maksimal untuk usaha berskala kecil yang ingin mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kinerja yang khususnya berkaitan dengan bagian keuangan. UML
Digram pun digunakan dengan pertimbangan bahwa diagram ini sudah menjadi
bahasa standar dalam penulisan blueprint sebuah software. Berdasarkan pemanfaatan perangkat lunak tersebut dapat ditarik uraian kesimpulan bahwa sistem yang diusulkan dapat membantu perusahaan mengatasi kelemahan yang ada di dalam sistem berjalan. Sementara berdasarkan pemakaian diagram tersebut dapat
25
ditarik uraian kesimpulan bahwa pelaporan keterlambatan dapat diatasi karena informasi menjadi lengkap, tepat, dan akurat.
Di sisi lain, untuk menguji kelayakan sebuah sistem, penulis menggunakan penelitian Anggraini & Rahmawati (2018). Penelitian ini menggunakan analisis kelayakan TELOS untuk menguji apakah sistem informasi akuntansi yang dirancang dapat dianggap sebagai sistem yang layak untuk dikembangkan. Analisis ini menghasilkan informasi bahwa sistem informasi akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi tersebut layak karena alasan sebagai berikut :
1. Teknologi dapat mendukung kelancaran operasional.
2. Nilai payback period sebesar 1,299 tahun atau 1 tahun lebih 3 bulan 18 hari, nilai NPV sebesar Rp5.327.681,25 pada tingkat bunga 4,75% dan nilai ROI sebesar 77,63%.
3. Sistem dinyatakan legal sebab memanfaatkan perangkat keras maupun perangkat lunak yang orisinil
4. Sistem mempermudah transaksi penjualan tunai dan meningkatkan pengendalian internal serta menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 5. Sistem tidak membawa dampak buruk bagi lingkungan sosial.
26 BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Studi kasus adalah suatu inquiri empiris yang menyelidiki fenomena dalam konteks kehidupan nyata digunakan sebagai suatu penjelasan komprehensif yang berkaitan dengan berbagai aspek yang diteliti, diupayakan, dan ditelaah sedalam mungkin (Yin, 2008). Melalui penggunaan jenis penelitian ini diharapkan peneliti memperoleh penjelasan yang memadai tentang manfaat sistem informasi akuntansi menggunakan perangkat lunak XAMPP. Pendekatan studi kasus diharapkan mampu mengungkap secara lebih mendetail mengenai tujuan dari penelitian dengan kondisi yang apa adanya. Selain itu diharapkan pula penemuan makna penting dari penelitian ini.
B. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian
Subyek penelitian berarti memberi batasan subyek penelitian sebagai benda, hal atau orang tempat data untuk variabel penelitian melekat, dan yang dipermasalahkan (Arikunto, 2016). Adanya subyek penelitian ini nantinya menjadi sumber dari data yang akan diperoleh dalam penelitian. Subyek dalam penelitian ini adalah kepala divisi, koordinator keuangan, koordinator akademik, koordinator pemasaran, guru, dan staf administrasi di Realia Inggris.
27
Obyek penelitian adalah sesuatu yang mewakili data yang akan dianalisis melalui penelitian, dan biasanya disebut sebagai variabel penelitian yang harus diukur datanya menggunakan skala-skala tertentu (Suharso, 2009). Obyek dari penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi yang akan dirancang dengan didukung oleh sistem berjalan pada Realia Inggris. Selain itu, aplikasi-aplikasi lainnya yang memadai untuk pemenuhan kebutuhan sistem pencatatan dan pelaporan laba/rugi di Realia Inggris.
C. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden berupa wawancara personal, wawancara intersep, dan wawancara telepon (Jogiyanto, 2013). Metode wawancara adalah metode pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara bebas dengan tujuan untuk memperoleh informasi secara luas mengenai obyek penelitian (Sunyoto, 2013). Dalam penelitian ini wawancara akan dilakukan kepada beberapa pekerja yang memiliki peranan penting bagi keberlangsungan usaha, antara lain kepala divisi, koordinator keuangan, koordinator akademik, koordinator pemasaran, guru, dan staf administrasi di Realia Inggris. Wawancara dilakukan kepada pekerja-pekerja tersebut untuk memperoleh jaminan informasi yang dapat dipercaya. Melalui wawancara ini akan diperoleh informasi mengenai sejauh mana sistem berjalan yang digunakan Realia Inggris memberikan manfaat sehingga dapat mengetahui
28
poin-poin apa saja yang dapat menjadi perbaikan untuk menghasilkan sistem baru yang bermanfaat dan memiliki nilai tambah.
2. Dokumentasi
Dokumen adalah sumber data yang digunakan untuk melengkapi sebuah penelitian, baik berasal dari sumber tertulis, film, gambar, dan karya-karya monumental yang memberikan informasi penting bagi proses penelitian (Gunawan, 2016:178). Data berupa dokumen yang diperoleh memiliki informasi terkait sistem pencatatan keuangan dan pelaporan laba/rugi. Selain itu juga dapat membantu menggambarkan lebih mendalam mengenai sistem yang sedang digunakan sehingga menjadi pendukung data yang diperoleh melalui observasi dan wawancara.
3. Observasi
Menurut Kamus Ilmiah Populer (dalam Suardeyasasri, 2010:9) kata observasi berarti suatu pengamatan yang teliti dan sistematis, dilakukan secara berulang-ulang. Observasi dilakukan dengan menyertakan pula analisis dan interpretasinya secara akurat. Dalam penelitian ini, fokus observasi terletak pada aktivitas proses bisnis, khususnya sistem pencatatan keuangan dan pelaporan laba/rugi. Sehubungan dengan fokus tersebut, dilakukan pula pengamatan pada pola perilaku para pekerja dalam lingkungan kerja dan budaya kerja di Realia Inggris.
D. Teknik Analisis Data
Peneliti menerapkan beberapa tahap teknik analisis data dalam menjawab rumusan masalah dalam penelitian ini. Tahap-tahap teknik analisis data tersebut antara lain:
29 1. Identifikasi sistem berjalan
Tahap ini dilakukan dengan mengamati dan mendapatkan data secara rinci mengenai sistem yang sudah digunakan selama masa berjalan. Identifikasi ini dilakukan untuk mengenali faktor-faktor yang menyebabkan sistem tersebut digunakan dalam menjalankan proses bisnis dalam operasional Realia Inggris sehari-hari.
Tahapan ini termasuk menyeleksi data terkait kebutuhan dan proses yang ada dalam perangkat lunak yang kini digunakan. Penyeleksian ini dilakukan untuk data-data yang relevan dengan penelitian, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Analisa Kebutuhan Sistem
Tahap ini dilakukan dengan mengamati sarana dan prasarana yang ada untuk menghasilkan dokumen kebutuhan sistem secara keseluruhan. Kebutuhan sistem ini merujuk pada kebutuhan untuk menghasilkan pengembangan sistem informasi akuntansi dengan menggunakan perangkat lunak XAMPP sebagai rekomendasi sistem baru bagi Realia Inggris. Dalam tahapan ini dilakukan identifikasi terhadap fitur-fitur perangkat lunak dalam menjalankan siklus akuntansi, serta kebutuhan yang harus dipenuhi dalam rangka pemanfaatan sistem informasi akuntansi berbasis perangkat lunak XAMPP.
30
Tahap ini dilakukan guna membuat UML Diagram dan Flowchart dokumen untuk menghasilkan dokumen pengembangan sistem yang menyeluruh. Di sisi lain, UML Diagram memiliki fungsi antara lain sebagai berikut.
a. Untuk menggambarkan batasan sistem dan fungsi-fungsi sistem secara umum, dibuat dengan use case dan actor.
b. Untuk menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum, dibuat dengan activity diagrams.
c. Untuk menggambarkan representasi struktur statik sebuah sistem dalam bentuk class diagrams.
d. Untuk membuat model behavior yang menggambarkan interaksi atau sifat antara user dengan sebuah sistem dalam bentuk sequence
diagrams.
Sementara fungsi flowchart dokumen adalah untuk menganalisis prosedur pengendalian sistem karena dapat menggambarkan dan mengevaluasi pengendalian internal melalui dokumentasi yang tersajikan.
4. Implementasi Sistem
Informasi yang diperoleh dari tahap perancangan sistem yang telah final kemudian dimanfaatkan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi akuntansi yang menjadi rekomendasi sistem baru bagi Realia Inggris.
31
Sistem ini diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak
XAMPP.
5. Pengujian Sistem
Tahap pengujian sistem dilakukan dengan uji kelayakan berdasarkan analisis kelayakan TELOS. Analisis ini dilakukan untuk menguji apakah sistem informasi akuntansi yang dirancang dapat dianggap sebagai sistem yang layak untuk dikembangkan.
32 BAB IV
GAMBARAN UMUM A. Sejarah Singkat
Pendirian Realia Inggris dimulai dari tanggal 4 Juli 1987, ketika Yayasan Mitra Prasetya mendirikan Realia Indonesian Course di Yogyakarta. Lembaga kursus ini didirikan dengan tujuan menjadi lembaga kursus yang profesional dalam pelayanannya memberikan pengajaran Bahasa Indonesia bagi para pengguna jasa. Selama bertahun-tahun, kinerja Realia Indonesian Course dinilai baik karena memiliki permintaan kursus yang tinggi. Hal ini membuat Yayasan Mitra Prasetya memutuskan untuk melebarkan usahanya dengan mendirikan Realia Translation and Interpreting Division pada tahun 2004.
Realia Inggris baru resmi didirikan sejak tanggal 4 Juli 2005. Perencanaan terhadap pendirian Realia Inggris sebenarnya sudah direncanakan sejak awal Realia Indonesian Course didirikan. Namun pendirian tersebut harus ditunda karena tingginya permintaan kursus pada Realia Indonesian Course. Akhirnya rencana tersebut direalisasikan oleh pelopor sekaligus pemilik Realia Inggris yang masih menjabat hingga saat ini. Pelopor Realia Inggris memahami situasi yang terjadi pada Realia Indonesian Course melalui partisipasinya sebagai pengajar di Realia Indonesian Course, dan merealisasikan pendirian Realia Inggris untuk mengatasi penurunan permintaan kursus pada Realia Indonesian Course.
Pada tahun 2008, Yayasan Mitra Prasetya mengubah nama menjadi PT Realia Karsa Mulia. Bersamaan dengan keputusan tersebut, PT Realia Karsa Mulia juga menutup sementara unit usaha Realia Translation and Interpreting Division.
33
Dalam kegiatan berbisnis, Realia Inggris mendapatkan dukungan fasilitas dari Realia Indonesian Course, sehingga modal yang dikeluarkan adalah untuk proses pendirian Realia Inggris yang berjumlah Rp 25.000.000,00 saja. Karena kerja sama yang terjalin, kedua unit bisnis ini memanfaatkan fasilitas dan tempat operasional yang sama, yaitu pada satu bangunan sehingga pembiayaan bangunan dibagi rata. Untuk manajemen dan keputusan bisnis, Realia Inggris melakukannya secara otonom oleh pemilik dan pengurus. Namun 20% pendapatan Realia Inggris diserahkan kepada Realia Indonesian Course berdasarkan perjanjian yang telah dibuat.
B. Misi, Tujuan, dan Program Kelas
Melalui pengalaman mengajar sebagai guru bahasa, khususnya sebagai pengajar Bahasa Indonesia pada warga asing, pelopor sekaligus pemilik Realia Inggris memperoleh pemahaman bahwa dalam mengajarkan sebuah bahasa diperlukan pendekatan yang tepat. Hal ini dikarenakan bahasa yang diajarkan tersebut dapat dianggap sebagai asing dan pelajar akan mengalami kesulitan karena merasa asing. Berdasarkan pemahaman tersebut, pemilik Realia Inggris menyediakan sarana bagi murid lokal yang ingin menguasai bahasa Inggris dengan pendekatan yang bukan lagi berfokus hanya pada pemaparan materi seperti pada sebagian besar sekolah dan lembaga kursus. Keunikan dari Realia Inggris adalah pembelajaran yang berfokus pada kebutuhan serta keinginan masing-masing murid.
Misi dari Realia Inggris adalah mengajarkan Bahasa Inggris dengan cara yang berbeda namun lebih efektif. Materi yang digunakan dalam proses
belajar-34
mengajar dirancang berdasarkan latar belakang, kebutuhan, tingkat keterampilan, dan tujuan yang ingin dicapai oleh murid Realia Inggris. Tidak hanya itu, materi pun dirancang dengan khusus agar murid mampu memanfaatkan teori yang dipelajari, sehingga diharapkan pula keterampilan berkomunikasi secara lisan serta tulisan. Di sisi lain, tenaga pengajar Realia Inggris juga membantu menumbuhkan kepercayaan diri dalam memanfaatkan bahasa Inggris dalam kesehariannya. Hal ini didukung dengan sistem mengajar yang unik, yaitu berfokus pada individu. Maksudnya, Realia Inggris menawarkan kelas privat dengan jumlah maksimal dalam satu kelas adalah enam murid dan dua guru. Metode ini masih belum banyak dimanfaatkan sehingga menjadi salah satu daya saing Realia Inggris.
Realia Inggris menawarkan pilihan program yang dapat diambil oleh calon murid. Program yang ditawarkan termasuk program simulasi ujian dan program kursus. Simulasi ujian yang ditawarkan adalah khusus bagi calon murid yang ingin melakukan uji coba ujian TOEFL dan IELTS, sedangkan program kursus ditujukan untuk melatih dan meningkatkan keterampilan serta penguasaan Bahasa Inggris calon murid berdasarkan kebutuhan. Program kursus ini terdiri dari:
1. Foundation
Program ini memiliki tujuan untuk memperkuat pengetahuan murid tentang dasar-dasar struktur bahasa Inggris. Dasar-dasar struktur tersebut termasuk struktur kata, frasa, jenis kalimat, dan konsep waktu. Selain itu, program ini tetap dilengkapi dengan materi untuk mengasah kemampuan
35
listening, reading, dan speaking. Program ini diperuntukkan bagi mereka
yang merasa kemampuan struktur bahasa Inggrisnya lemah.
2. Conversation
Program ini hendak mengasah kemampuan speaking agar murid dapat berdialog maupun berdiskusi dalam bahasa Inggris dengan fasih. Selain itu, program ini membantu meningkatkan kepercayaan diri murid dengan penguasaan pengetahuan berbahasa sehingga keterampilan komunikasi menjadi lebih baik. Program ini tepat bagi mereka yang merasa kesulitan mengungkapkan isi pikiran ketika berbicara dalam bahasa Inggris.
3. IELTS Preparation
Program ini memberikan pembekalan dan strategi untuk menjawab setiap jenis soal IELTS yang terbagi menjadi empat bagian, yaitu listening,
reading, writing, dan speaking. Murid akan mendapatkan latihan dan
pembahasan serta feedback langsung dari guru tentang kelebihan, kekurangan, dan kemajuan belajar untuk persiapan dalam mencapai nilai 6.0 atau lebih sesuai dengan tujuan nilai yang ingin dicapai.
4. TOEFL Preparation
Program ini memberikan penjelasan tentang format dan tipe-tipe soal TOEFL yang terdiri dari listening, structure, dan reading, serta strategi-strategi untuk menjawab soal-soal tersebut. Selain itu, murid akan mendapatkan latihan dan pembahasan serta feedback langsung dari guru tentang kelebihan, kekurangan, dan kemajuan belajar untuk persiapan
36
dalam mencapai nilai 500 atau lebih sesuai dengan tujuan nilai yang ingin dicapai.
5. Academic Purposes
Program ini berfokus pada peningkatan kemampuan berbahasa Inggris di bidang akademis seperti Academic Reading untuk memahami buku dan jurnal internasional atau Academic Writing untuk menulis artikel, jurnal, dan tesis sesuai standar publikasi internasional. Program ini menarget para mahasiswa atau dosen yang akan belajar ke luar negeri, ataupun yang sering menghadiri seminar/konferensi internasional.
6. Specific Purposes
Program ini khusus untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara lebih efektif, khususnya di dunia kerja atau bidang tertentu. Realia Inggris akan menganalisa kebutuhan dan kemampuan murid. Setelah itu Realia Inggris akan menyediakan materi sesuai hasil analisis sehingga kemampuan yang dibutuhkan dapat meningkat secara efektif dan efisien.
7. Scholarship Purposes
Program ini dirancang secara khusus untuk pendampingan dan
coaching guna menyiapkan murid mendaftar beasiswa ke luar negeri. Mulai
dari penulisan curriculum vitae, motivation letter dan essay, sampai dengan panduan dan simulasi wawancara. Program ini juga disertai dengan bonus, yakni simulasi IELTS di akhir pertemuan yang bersifat opsional.
37 8. In Situ
Tidak terbatas pada program yang hanya dilaksanakan di gedung, Realia Inggris juga memberikan pelayanan berupa program in situ untuk instansi yang ingin meningkatkan keterampilan bahasa Inggris para pekerjanya. Program ini dibuat untuk membantu instansi yang sama-sama mengedepankan pekerjaan dan kemampuan karena para pekerja masih dapat bekerja seperti biasa di dalam kantor. Materi disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pembelajaran para pekerja di instansi yang bersangkutan.
C. Lokasi dan Kontak
Realia Inggris berada di Jalan Pandega Marta V Nomor 6, Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta, 55281. Realia Inggris menjalankan kegiatan operasionalnya pada satu bangunan yang sama dengan Realia Indonesian Course. Bangunan secara utama dibagi menjadi kawasan kantor Realia Inggris, kawasan kantor Realia Indonesian Course, ruangan kelas yang digunakan secara bergantian, dapur, kantin, dan ruang rapat.
Realia Inggris dapat dihubungi melalui telepon di (0274) 583229, nomor WhatsApp di 0857-4774-6454, email yaitu info@realiainggris.com, dan website di www.realiainggris.com.
D. Struktur Organisasi dan Tugas
Struktur organisasi Realia Inggris terdiri dari Kepala Divisi yang memiliki tangan-tangan antara lain Koordinator Akademik dan Koordinator Keuangan.
38
Koordinator Akademik membawahi Guru, Koordinator Pemasaran, serta Staf Administrasi. Secara lebih jelas, struktur organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar i: Struktur Organisasi Realia Inggris Sumber: Lembaga Kursus Realia Inggris
Tiap-tiap jabatan memiliki tugas yang harus dipertanggungjawabkan. Tugas dari masing-masing jabatan antara lain:
1. Kepala Divisi (Pelopor & Pemilik)
a. Penanggung jawab Realia Inggris; b. Pengelola Realia Inggris;
c. Pengajar program Foundation, Conversation, dan TOEFL; d. Penanggung jawab kas kecil;
e. Bagian pencatatan seluruh pengeluaran operasional; Kepala Divisi Koordinator Akademik Koordinator Pemasaran Koordinator Keuangan Guru/Pengajar Staf Administrasi
39
f. Pengendali internal dalam pemantauan aktivitas di Realia Inggris.
2. Koordinator Akademik
a. Penanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan materi pengajaran;
b. Penanggung jawab dalam pembagian tugas mengajar dan pengelolaan guru;
c. Penanggung jawab terkait hubungan kerja sama dengan pihak eksternal;
d. Penanggung jawab terkait pendapatan yang diterima dan pencatatan pendapatan.
3. Koordinator Keuangan
a. Penanggung jawab dalam pengelolaan dan pencatatan keuangan Realia Inggris;
b. Pengendali internal dalam memonitor pemasukan dan pengeluaran yang terjadi di Realia Inggris.
4. Koordinator Pemasaran
a. Penanggung jawab terkait dengan kegiatan pemasaran Realia Inggris;
b. Pengelola website dan media sosial;
c. Penanggung jawab atas promosi maupun penyebaran informasi terkait program-program yang ditawarkan Realia Inggris. 5. Guru/Pengajar
40
a. Bagian dari pengajar pada program yang menjadi tanggung jawabnya;
b. Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengembangan proses belajar di kelas;
c. Berkoordinasi terkait jadwal dan perkembangan murid pada saat rapat rutin;
d. Bertanggung jawab dalam mencatat pembayaran dari murid; e. Bertanggung jawab terkait penginputan pembayaran gaji
bulanan. 6. Staf Administrasi
a. Penanggung jawab pelaksanaan kegiatan dan pelayanan administrasi kepada Kepala Divisi Realia Inggris;
b. Penanggung jawab atas arsip seluruh berkas Realia Inggris; c. Memonitor kebutuhan ATK dan Rumah Tangga serta
melakukan pembelian;
d. Sekretaris Kepala Divisi dan Koordinator untuk mengatur dan mengingatkan jadwal kegiatan;
e. Menjadi notulen rapat untuk kemudian diketik dan diarsipkan; f. Menerima pembayaran murid saat jam kerja dan membuat
laporan pembayaran murid per minggu dan per bulan;
g. Menerima dan melayani calon pengguna jasa yang menghubungi Realia Inggris;
41
h. Merekam dan mengelola informasi tamu ke dalam database serta membuat laporan tamu bulanan yang memuat ringkasan tentang jumlah tamu serta program yang diminati;
i. Menyiapkan dan menjaga pretest dan post-test sesuai jadwal yang diberikan oleh Koordinator Akademik.
42 BAB V PEMBAHASAN A. Identifikasi Sistem Berjalan
Pada tahap awal, identifikasi sistem berjalan perlu dilakukan untuk mengetahui dan memahami sejauh mana sistem yang digunakan oleh Realia Inggris mendukung kinerja untuk mencapai visi dan misi yang dimiliki. Identifikasi juga dilakukan untuk membantu menentukan kebutuhan sistem berjalan sehingga dapat membantu pengembangan sistem yang akan menjadi rekomendasi bagi Realia Inggris. Berdasarkan identifikasi yang dilakukan, ditemukan enam komponen utama antara lain.
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi.
Orang-orang yang memiliki peran dalam sistem berjalan Realia Inggris adalah kepala divisi, koordinator akademik, koordinator keuangan, koordinator pemasaran, guru, dan staf administrasi. Masing-masing memiliki peran penting dalam penginputan data pada sistem meski memiliki tugas yang berbeda-beda.
Kepala divisi bertugas dalam melakukan pencatatan kas kecil. Hal ini sekaligus menjadikan kepala divisi sebagai pemegang uang kas kecil yang didistribusikan setiap awal bulan. Pada akhir periode tertentu, kepala divisi akan mengambil keputusan berdasarkan laporan keuangan yang disediakan oleh koordinator keuangan. Selain itu, kepala divisi memiliki wewenang penuh dalam mengakses seluruh informasi yang tersedia.
43
Koordinator akademik berperan penting dalam pengelolaan guru dan pelayanannya. Hal ini berkaitan dengan penjadwalan antara guru dan murid supaya selaras, serta kualitas materi serta pengajaran yang diberikan kepada murid. Secara tidak langsung, koordinator akademik memiliki peranan besar yang berhubungan dengan siklus pendapatan.
Koordinator keuangan memiliki akses penuh atas informasi kas masuk dan keluar Realia Inggris. Peran koordinator keuangan berfokus pada pengelolaan finansial sehingga melibatkannya dalam pencatatan transaksi, penyimpanan uang, serta pembuatan laporan keuangan. Pada akhir periode tertentu, laporan keuangan tersebut disajikan kepada kepala divisi Realia Inggris sebagai bentuk tanggung jawabnya.
Koordinator pemasaran berfokus pada bidang pemasaran untuk mempromosikan Realia Inggris sehingga diminati oleh berbagai kalangan. Hal ini termasuk penyebaran informasi melalui media sosial maupun website. Keberhasilan pemasaran akan memberikan pengaruh pula pada siklus pendapatan.
Guru memberikan input data atas pembayaran yang diterima dari murid secara tunai maupun bukti secara transfer yang kemudian dilaporkan kepada koordinator akademik sebagai pengantara. Pelaporan tersebut melalui amplop yang berisikan uang dan data pembayar. Selain itu guru juga melakukan input atas jam kerjanya serta laporan atas murid yang diajarnya sebagai bentuk pertanggungjawaban.
44
Staf administrasi melakukan pengelolaan atas laporan jumlah tamu yang datang dan program yang diminati. Selain itu staf administrasi juga berperan untuk melakukan pencatatan ketika menerima pembayaran dari murid, sebelum akhirnya dilaporkan dan diserahkan kepada koordinator akademik.
2. Instruksi dan prosedur, baik yang manual maupun yang terotomatisasi, berkaitan dengan proses mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
Realia Inggris menjalankan proses bisnis yang terdiri dari siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Kedua siklus tersebut sudah merangkum kegiatan operasional Realia Inggris yang bergerak di bidang jasa. Secara lebih rinci, prosedur dilakukan sebagai berikut.
a. Siklus pendapatan
Siklus ini dimulai ketika calon murid memutuskan untuk mendaftarkan diri dan membayar deposit untuk melakukan ujian
pre-test. Pembayaran biaya kursus dimulai sejak pertemuan
pertama dilaksanakan. Realia Inggris menetapkan angsuran sebanyak tiga kali, yakni sebesar minimal 40% dari biaya pada angsuran pertama paling lambat tujuh hari setelah pertemuan pertama, serta angsuran kedua dan ketiga yang dibebaskan jumlahnya namun angsuran terakhir harus dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum pertemuan berakhir.
45 b. Siklus pengeluaran
Pengeluaran bulanan Realia Inggris berupa pembayaran gaji, listrik, air, telepon, dan pendistribusian kas kecil. Kas kecil kemudian digunakan untuk pembelian alat tulis kantor, fotokopi materi, dan hal-hal tak terduga.
3. Data tentang organisasi dan proses bisnisnya.
Data yang berkaitan dengan Realia Inggris dan menjadi sumber untuk melakukan input antara lain.
a. Amplop rekap pembayaran murid
Amplop ini berisi pembayaran uang tunai dan bukti transfer yang diterima oleh guru dari murid dan kemudian diserahkan sementara kepada koordinator akademik. Data yang harus diisikan adalah tanggal penerimaan, nama murid, jumlah diterima, biaya per peserta, dan keterangan tambahan.
b. Rekap pengeluaran kas kecil
Kas kecil digunakan untuk membayar pembelian berkaitan dengan operasional harian Realia Inggris. Nota diserahkan kepada kepala divisi kemudian dicatat pada rekap dengan mengisikan data berupa tanggal transaksi, deskripsi transaksi sesuai dengan pengelompokannya, dan jumlah transaksi. Rekap dikategorikan per bulan dan pada akhir bulan
46
dapat menunjukkan jumlah kas kecil yang tersisa dan jumlah pengeluaran kas kecil selama bulan bersangkutan.
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data organisasi.
Dalam memproses data, Realia Inggris menggunakan program bawaan dari komputer maupun laptop, yakni program Microsoft Office khususnya Microsoft Excel. Perangkat lunak tersebut digunakan hanya untuk mencatat transaksi saja tanpa menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan sehingga diperlukan interpretasi guna memaksimalkan pencatatan transaksi tersebut. Sistem berjalan Realia Inggris terbilang sederhana dari segi pencatatannya.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, perangkat sekeliling, serta mengirimkan data dan informasi.
Perangkat keras yang digunakan oleh Realia Inggris berupa komputer dan laptop. Spesifikasi untuk masing-masing perangkat keras antara lain.
a. Komputer
Machine Name : DESKTOP-89FPEAA
Operating System : Windows 10 Pro 64-bit (10.0, Build 18342) Language : English (Regional Setting: English)
System Manufacturer : ECS
System Model : H8 1H3-M4
BIOS :BIOS Date: 05/21/15 18:52:36 Ver: 04.06.05 Processor Name : Intel® Celeron® CPU G 184- @ 2.80GHz (2 CPUs), ~2.8GHz
Memory : 4096MB RAM
Page File : 3138MB used, 2233MB available Direct Version : DirectX 12
47
Manufacturer : Intel Corporation
Chip Type : Intel® HD Graphics Family DAC Type : Internal
Approximately
Total Memory : 2094 MB
Current Display Mode : 1366 x 768 (32 bit) (60 Hz) Monitor : Generic PnP Monitor b. Laptop
Machine Name : ADMIN-PC
Operating System : Windows 7 Professional 64-bit (6.1, Build 760 1)
Language : English (Regional Setting: English) System Manufacturer : HP
System Model : HP Notebook BIOS : CCB.03.75.20F.ID
Processor Name : AMD A8-7410 APU with AMD Radeon R5 Graphics (4 CPUs), ~2.2GHz
Memor : 4096MB RAM
Page File : 1396MB used, 570.1MB available Direct Version : DirectX 11
Card Name : AMD Radeon™ R5 Graphics Manufacturer : Advanced Micro Devices, Inc.
Chip Type : AMD Radeon Graphics Processor (0x9851) DAC Type : Internal DAC (400MHz)
Approximately
Total Memory : 2017 MB
Current Display Mode : 1366 x 768 (32 bit) (60 Hz) Monitor : Generic PnP Monitor
6. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang menjaga data di dalam sistem informasi akuntansi
Hingga saat ini, Realia Inggris belum melaksanakan pengendalian internal. Selama ini budaya kerja Realia Inggris memegang teguh kepercayaan antara individu yang berperan aktif. Pengawasan dilakukan oleh kepala divisi dan koordinator akademik berkaitan dengan kegiatan operasional di kantor.
48 B. Analisa Kebutuhan Sistem
Sistem memegang peranan penting dalam mengumpulkan, mengatur, dan memproses data dari aktivitas operasional. Meski Realia Inggris telah menerapkan sistem yang masih digunakan hingga saat ini, sistem tersebut nyatanya belum bisa dilaksanakan dan dimanfaatkan secara optimal. Hasil akhir berupa laporan keuangan belum bisa dihasilkan sehingga proses pengambilan keputusan hanya berasal dari interpretasi koordinator keuangan. Dalam kelangsungan bisnisnya, tentu dibutuhkan laporan keuangan yang dapat memberikan informasi penting terkait keadaan keuangan perusahaan.
Keterbatasan sumber daya manusia merupakan alasan utama laporan tidak bisa dihasilkan dengan maksimal. Realia Inggris memiliki alasan tertentu terkait keputusannya untuk tidak memperkerjakan karyawan untuk bagian keuangan. Alasan utamanya adalah untuk meminimalisir biaya operasional. Realia Inggris mengharapkan sistem mampu dijalankan secara maksimal tanpa harus menambah karyawan bidang keuangan. Selain itu ditemukan pula kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, antara lain.
1. Bukti pembayaran tidak dibuat rangkap dua, sehingga tidak ada dokumentasi yang bisa diarsipkan oleh pihak Realia Inggris karena bukti pembayaran langsung diserahkan kepada murid.
2. Uang tunai atau bukti transfer dipindahtangankan dari guru ke koordinator akademik sebelum diterima oleh koordinator keuangan. Hal
49
ini menyebabkan resiko kehilangan uang karena proses yang tidak efisien.
3. Dokumen elektronik yang menyokong sistem masih kurang memadai dalam membantu kegiatan operasional perusahaan. Seringkali format membingungkan dan membutuhkan interpretasi mengenai informasi di dalamnya sehingga menyulitkan proses pengambilan keputusan.
Berdasarkan pertimbangan tersebut, menjadi jelas bahwa Realia Inggris membutuhkan pengembangan sistem agar sistem dapat optimal memenuhi kebutuhan perusahaan. Sistem yang hendak direkomendasikan merupakan sistem informasi akuntansi menggunakan perangkat lunak XAMPP yang mudah dan ringan diakses, serta cocok sehingga dapat membaur dengan aktivitas operasional Realia Inggris selama ini. Realia Inggris dapat memanfaatkannya dengan mudah melalui perangkat keras yang seringkali diakses yang sudah dimiliki perusahaan.
C. Perancangan Sistem
Dalam mengembangkan sebuah sistem, perlu dilakukan sebuah perancangan setelah menganalisa kebutuhan. Perancangan sistem yang menyeluruh salah satunya dilakukan dengan membuat UML Diagram dan Flowchart dokumen. Berdasarkan fungsinya, UML Diagram dapat digambarkan sebagai berikut :
50 1. Use Case Diagram
Gambar ii. Use Case Diagram – Kepala Divisi Sumber : Hasil Penelitian 2020
Kepala divisi memiliki tugas untuk mengelola dan bertanggung jawab atas Realia Inggris yang termasuk melakukan pemantauan aktivitas untuk melaksanakan pengendalian internal. Selain itu kepala divisi juga mengajar kelas-kelas tertentu, yang merupakan tanggung jawab koordinator akademik untuk mengelola para guru. Tugas berikutnya adalah memegang dan mengolah kas kecil sesuai kebutuhan operasional Realia Inggris termasuk dalam mencatat pengeluaran berkaitan dengan kas kecil dan mengarsipkan nota yang telah dicatat.
