1
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era informasi saat ini, komunikasi bisa dikatakan sebagai nadi kehidupan dalam perusahaan dan mengalami perkembangan yang sangat pesat. Semakin banyaknya perusahaan yang menyadari pentingnya pengelolaan komunikasi yang baik. Komunikasi dijadikan jembatan untuk mencapai tujuan perusahaan, komunikasi yang terjadi juga bisa mempengaruhi pihak-pihak yang ada di dalam perusahaan tersebut sehingga bisa disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses, dikatakan sebagai proses karena komunikasi berlangsung terus-menerus dan tiada akhir.
Komunikasi merupakan dasar interaksi di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi. Kesepakatan atau kesepahaman dibangun melalui sesuatu yang berusaha bisa dipahami bersama sehingga interaksi berjalan dengan baik. Akan tetapi, persoalan mendasar dari masalah ini terletak pada hambatan yang muncul dalam membangun kesepahaman diantara orang-orang yang terlibat (komunikator dan komunikan) dan usaha mencapai tujuan secara maksimal.
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan
penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide tersebut.
Komunikasi merupakan suatu kegiatan yang mendasar serta memegang peranan penting dalam melakukan kegiatan dalam organisasi khususnya dan kegiatan kehidupan manusia pada umumnya. Di dalam berinteraksi biasanya pertukaran informasi atau pesannya terjadi antara dua orang atau lebih secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu perusahaan dapat berjalan lancar dan berhasil, begitu juga sebaliknya apabila komunikasi di dalam perusahaan tersebut kurang baik maka perusahaan tersebut bisa berantakan.
Menurut Kothler komunikasi yang efektif sangat penting bagi organisasi maupun perusahaan dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan-kemampuan mereka dalam berkomunikasi. Suatu organisasi atau perusahaan akan berhasil jika didukung sumber daya manusia seperti pemimpin maupun staff yang baik, hal ini dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan yang dipengaruhi oleh faktor manusia
sebagai yang melakukan suatu pekerjaan.1
Seorang pemimpin pun harus dibekali dengan kemampuan berkomunikasi dengan baik dan dapat dipahami oleh para karyawan, memimpin perusahaan, membuat dan mengendalikan peraturan yang berlaku, mensosialisasikan budaya
1
organisasi perusahaan, dan menentukan prosedur informasi yang diterima maupun nantinya disampaikan kepada karyawan atau pihak luar.
Suatu organisasi merupakan kumpulan orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang disepakati secara bersama dan direncanakan. Tujuan organisasi adalah tercapainya suatu tujuan dimana individu tidak dapat memperolehnya dengan sendiri akan tetapi dengan bekerjasama secara kooperatif dan saling berkoordinasi yang dilakukan oleh lebih dari satu orang.
Pesan sebagai satu-satunya kekuatan yang dimiliki oleh komunikator dan harus mampu mengungguli semua kekuatan yang ada untuk menciptakan efektivitas. Kekuatan pesan ini, dapat didukung oleh metode penyajian, media dan kekuatan kepribadian komunikator sendiri. Dalam hal ini maka perencanaan dan perumusan strategi dalam proses komunikasi sangatlah penting.
Kualifikasi atau Requirement dari strategi komunikasi harus memenuhi konsep teori the Seven Communications (7C’s) yang terdiri dari: Credibility (Kredibilitas), Context (Konteks), Content (Isi), Clarity (Kejelasan), Continuity and Consistency (Kontinuitas dan Konsistensi), Channel (Saluran), dan Capability of the Audience (Kapabilitas atau Kemampuan Audien) agar strategi komunikasi yang dilakukan perusahaan bisa berjalan efektif dan apa yang menjadi tujuan perusahaan bisa tercapai.
Strategi komunikasi bisa digambarkan dengan tiga hal, yaitu pertama: Publicity yaitu teknik pelaksanaan publikasi dalam komunikasi organisasi untuk
menyampaikan informasi, pesan-pesan dan hingga pemberitaan di berbagai media
komunikasi yang dipergunakan oleh komunikator.2
Untuk yang kedua yaitu: Personality, seorang Public Relations harus memiliki kepribadian yang baik bukan hanya secara individu, tapi juga dalam berprofesi serta ketika berhubungan dengan orang lain. Public Relations harus menjadi pribadi yang menarik, bukan penampilan saja melainkan harus menghormati orang lain berfikir positif sehingga orang lain percaya kepada kita.
Dan yang terakhir yaitu: Reputation: Menurut Gaotsi dan Wilson yakni “evaluasi semua stakeholder terhadap organisasi sepanjang waktu yang didasarkan atas pengalaman stakeholder tersebut dengan organisasi.” Sepintas, reputasi itu mirip dengan citra. Namun citra umumnya berkenaan dengan pandangan pihak luar terhadap organisasi. Sedangkan reputasi adalah penilaian stakeholder, artinya pihak internal dan eksternal organisasi. Pandangan internal terhadap organisasi merupakan identitas organisasi. Dengan begitu, dalam
reputasi ada paduan antara identitas dan citra organisasi.3
Dalam berinteraksi maupun penyampaian informasi pesan biasanya seorang pemimpin menggunakan komunikasi baik secara komunikasi verbal maupun non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik dinyatakan secara oral atau lisan maupun secara tulisan. Kemampuan menggunakan komunikasi verbal adalah penting bagi
2 Rosady Ruslan, 2005, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi
Edisi Revisi, PT Raja Grafindo Persada: Jakarta, hal. 116
3
Yosal Iriantara, 2008, Media Relations Konsep, Pendekatan dan Praktik, Simbiosa Rekatama Media: Bandung, hal. 102
administrator dan manajer, dengan adanya komunikasi verbal memungkinkan pengidentifikasian tujuan, pengembangan strategi dan tingkah laku untuk
mencapai tujuan.4
Komunikasi verbal dapat dibedakan atas komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Komunikasi lisan dapat didefinisikan sebagai suatu proses dimana seorang pembicara berinteraksi secara lisan dengan pendengar untuk mempengaruhi tingkah laku penerima. Misalnya seorang pimpinan organisasi menyampaikan suatu keputusan kepada bawahannya dengan menyampaikan keputusan itu dalam bentuk kata-kata yang diucapkan langsung kepada karyawan. Karyawan yang mendengar kata tersebut menginterpretasikan artinya atau maksudnya serta memberikan respons terhadap keputusan yang disampaikan.
Komunikasi tulisan merupakan apabila keputusan yang disampaikan oleh pimpinan itu disampaikan dalam simbol yang dituliskan pada rapat kerja (meeting) atau pada tempat lain yang bisa dibaca kemudian dikirimkan pada karyawan yang dimaksudkan. Komunikasi tertulis biasanya berupa surat, memo, buku petunjuk, gambar dan laporan. Sedangkan komunikasi lisan dapat dalam bentuk percakapan interpersonal secara tatap muka atau melalui telepon.
Menurut pandangan Maria Assumpta Rumanti dalam komunikasi internal terdapat dua aspek yang sangat melekat yaitu publik internal (internal public) adalah orang-orang yang berada di dalam atau yang tercakup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staff sampai dengan karyawan terbawah.
4
Sedangkan publik eksternal (external public) adalah orang-orang yang berada diluar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya dengan
organisasi tersebut.5
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkaran.
Komunikasi Organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan dalam organisasi yang kompleks, seperti komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downroad atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama levelnya atau tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan
berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program.6
Maka dari itu alur komunikasi yang baik harus berjalan dari dalam lingkungan internal perusahaan itu sendiri, karena memiliki banyak fungsi dan keterkaitan pada seluruh unsur yang ada di dalam organisasi itu sendiri, sebagai sarana demi pembentukan kesepahaman bersama dan pengoptimalan segala kegiatan kinerja yang dapat mengantarkan tujuan bersama.
5
Arni Muhammad, 2005, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara: Jakarta, hal. 95-96
6
Abdullah Masmuh, 2010, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek, UPT Univesitas Muhammadiyah: Malang, hal. 4
Komunikasi Organisasi bertujuan untuk memperbaiki organisasi yang biasanya ditafsirkan sebagai memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen. Mempelajari komunikasi organisasi adalah untuk menemukan
cara-cara yang dapat memperbaiki kualitas hubungan kerja.7
Dalam komunikasi organisasi salah satunya terdapat komunikasi internal merupakan proses komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup internal perusahaan, yang meliputi proses penyampaian pesan, dan interpretasi makna diantara anggota organisasi. Fungsi dan tugas seorang Public Relations Officer untuk membina hubungan komunikasi masyarakat internal.
Peranan tersebut menuntut seorang praktisi Public Relations untuk dapat menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan (pimpinan) terhadap para karyawannya.
Public Relations mempunyai dua pengertian yaitu pertama sebagai “Method of Communication” yang artinya merupakan rangkaian atau sistem kegiatan yaitu kegiatan berkomunikasi secara khas. Dan yang kedua yaitu sebagai “State of Being” adalah perwujudan kegiatan berkomunikasi tersebut sehingga
melembaga.8
Public Relations menjalankan komunikasi dengan berbagai pihak, baik dari stakeholder eksternal maupun stakeholder internal. Public Relations sebagai
7 R. Wayne Pace & Don F. Faules, 2005, Komunikasi Organisasi, PT Remaja Rosdakarya: Bandung,
hal. 25
8
Onong Uchjana Effendy, 2009, Human Relations dan Public Relations, PT Mandar Maju: Bandung, hal. 94
narasumber informasi dan menjadi bagian dari saluran informasi. Public Relations dituntut untuk mengelola informasi sehingga dapat menjadikan komunikasi efektif berupa komunikasi dua arah (two way communication).
Pengertian Public Relations menurut Frank Jefkins Public Relations adalah “semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling
pengertian.”9
Public Relations berfungsi menumbuhkan hubungan baik diantara semua divisi pada suatu lembaga dalam rangka memberikan pengertian, menyalurkan informasi serta menumbuhkan motivasi, yang bertujuan untuk membangun dan memelihara hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya melalui suatu proses komunikasi demi menciptakan citra positif bagi perusahaannya.
Pada dasarnya tujuan utama dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations di lapangan adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholders yang terkait. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will), saling menghargai (mutual appreciation), saling timbul pengertian (mutual understanding),
toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak.10
Seiring perkembangan Ilmu Komunikasi dan perubahan pandangan mengenai sebuah korporasi, sebuah perusahaan membutuhkan sebuah divisi/departement/fungsi yang mengurusi perihal komunikasi diantara para stakeholder-nya yang berguna untuk menarik customer, investor, government
9
Frank Jefkins, 2003, Public Relations, Erlangga: Jakarta, hal. 10
10
Rosady Ruslan, 2007, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi “Konsepsi dan
serta mengembangkan komunikasi baik internal maupun eksternal di dalam perusahaan tersebut.
Salah satu perusahaan yang saat ini sedang berkembang menurut peneliti yaitu PT Pertamina (Persero), dan peneliti melakukan penelitian di PT Pertamina (Persero) karena PT Pertamina (Persero) merupakan satu-satunya perusahaan BUMN yang bergerak di bidang Minyak Bumi dan Gas di Indonesia dan PT Pertamina (Persero) juga memiliki kontribusi untuk masyarakat.
Untuk mewujudkan visi PT Pertamina (Persero) sebagai to be world Class National Energy Company, perusahaan selalu berkomitmen memberikan layanan terbaik kepada masyarakat dan PT Pertamina (Persero) juga menerapkan enam tata nilai perusahaan yang dapat menjadi pedoman bagi seluruh karyawan dalam menjalankan perusahaan.
Keenam tata nilai perusahaan yaitu, yang pertama: Clean (Bersih), dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik. Kedua: Competitive (Kompetitif), mampu
berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong
pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja. Ketiga: Confident (Percaya Diri), berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa. Keempat: Customer Focused (Fokus pada Pelanggan), berorientasi pada kepentingan pelanggan, dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik
kepada pelanggan. Kelima: Commercial (Komersial), menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat. Keenam: Capable (Berkemampuan), dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.
Setiap organisasi bisnis senantiasa berupaya untuk mencapai visi dan misi organisasinya. Pencapaian visi dan misi tersebut tidak terlepas dari bagaimana sebuah organisasi menerjemahkan strategi perusahaan menjadi tindakan yang dapat diselaraskan kepada seluruh unit kerja di dalam organisasinya. Salah satu sistem penting terkini yang mendukung pencapaian sasaran strategis itu adalah sistem Information Technology (IT).
Corporate Shared Service (CSS) PT Pertamina (Persero) bertugas untuk memastikan tugas-tugas belakang meja berjalan efektif dan juga efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, CSS memanfaatkan teknologi informasi (TI) untuk menyeragamkan data dan mengotomatisasikan sebuah proses bisnis. TI disini meliputi ketersediaan fasilitas infrastruktur TI dan aplikasi untuk mendukung pemusatan proses bisnis perusahaan tadi. Dalam istilah ke-TI-an, ketiga hal yang biasa disebut sebagai Business Process Outsourcing (BPO), Infrastructure dan Applications Development merupakan tiga pilar yang harus ada dalam sebuah
fungsi Shared Service.11
11
Keterbatasan CSS dalam menggunakan faktor Human dalam materi komunikasi untuk meningkatkan unsur keterlibatan khalayak sasarannya. Adanya kebutuhan CSS untuk dapat berkomunikasi dengan lebih efektif dan atraktif. Penggunaan karakter yang Iconic dalam materi komunikasi mampu membuat komunikasi menjadi atraktif sehingga memperbesar peluang untuk menjadikan komunikasi semakin efektif. Penggunaan karakter Human-Droid mampu mewakili pendekatan faktor Human dan mewakili teknologi (Robotic).
Salah satu dari Icon CSS saat ini sedang diuji cobakan terdapat pada poster yang berada dilingkungan PT Pertamina (Persero) yang diberi nama “Saptatama”. Diangkat dari tokoh pewayangan untuk menjadi sekelompok Iconic Character yang merepresentasikan CSS dalam kepentingan berkomunikasi dengan pelanggan. Saptatama adalah Tujuh Ksatria yang mengutamakan kerjasama tim dalam mengerjakan tugas maupun dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya.
Merupakan pengejawantahan setiap fungsi dalam struktur organisasi CSS yang terwakili dalam Iconic Character. Terinspirasi dari budaya luhur bangsa Indonesia, pewayangan yang kemudian dikreativitaskan dengan unsur Hi-Tech modern, sehingga mencerminkan CSS sebagai fungsi ICT yang modern.
Pemilihan media sebagai saluran informasi merupakan hal penting yang harus diperhatikan karena media adalah sarana yang sangat dibutuhkan agar pencapaian komunikasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh komunikator, dalam konteks ini adalah organisasi. Karena itu, kesalahan
pemilihan media dapat mengakibatkan informasi tidak sampai pada sasarannya. Media yang digunakan dalam mengkomunikasikan Icon “Saptatama” di lingkungan PT Pertamina (Persero) yaitu pemasangan poster, broadcast message, e-mail dan meeting.
Sasaran yang ingin dituju dalam Icon “Saptatama” adalah pekerja CSS (seluruh personel yang bekerja di fungsi CSS) serta customer CSS (pengguna/penerima layanan CSS) yang dalam hal ini yaitu seluruh pekerja PT Pertamina (Persero), yang bertujuan untuk mengkomunikasikan Icon “Saptatama” dalam bentuk visualisasi tokoh pewayangan dari fungsi Corporate Shared Service karena menurut peneliti orang-orang lebih mudah menginggat visual (gambar) dari pada sepenggal kalimat.
Peneliti memilih periode penelitian (riset) dari Agustus – Desember 2012 karena periode tersebut merupakan waktu pengenalan (Launching) yang terdiri dari Soft Launching dan Grand Launching yang dikomunikasikan kepada internal CSS PT Pertamina (Persero) Jakarta.
1.2 Perumusan Masalah
Setelah melihat latarbelakang masalah yang ada, maka perumusan masalah dalam skripsi ini adalah “Bagaimana Strategi Komunikasi Internal Corporate Shared Service PT Pertamina (Persero) Jakarta Dalam Mengkomunikasikan Icon “Saptatama” (Periode Agustus – Desember 2012)?”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan
mendeskripsikan Strategi Komunikasi Internal Corporate Shared Service PT Pertamina (Persero) Jakarta Dalam Mengkomunikasikan Icon “Saptatama” (Periode Agustus – Desember 2012) yang ditujukan kepada Internal CSS dan Customer CSS PT Pertamina (Persero) Jakarta.
1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Akademis
Penelitian ini diharapkan menjadi acuan atau sebagai masukan bagi kalangan akademisi bidang Ilmu Komunikasi, khususnya Public Relations bagaimana konsep strategi komunikasi internal dalam mengkomunikasikan Icon yang mewakili suatu divisi/departement/fungsi di perusahaan yang mana nantinya untuk mencapai reputasi perusahaan yang positif dimata stakeholder baik internal maupun eksternal.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Dapat memberikan masukan, kontribusi dan manfaat praktis bagi perkembangan dunia Public Relations untuk menciptakan ide-ide kreatif dan persuasif dalam pengelolaan strategi komunikasi internal, serta diharapkan dalam penelitian ini dapat menjadikan masukan, sumbangan, pemikiran atau acuan dan pengetahuan bagi PT Pertamina (Persero) Jakarta serta perusahaan atau organisasi lainnya serta sebagai bahan masukan untuk peneliti selanjutnya.
