6 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruaan tinggi adalah sarana penunjang kegiatan akademik dalam rangka membantu pelaksanaan Tri Dharma Perguruaan Tinggi bersangkutan. Menurut Hermawan (2006, 33) “perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan lembaga pendidikan seperti, universitas, institusi, sekolah tinggi, akademi dan lembaga perguruan lainnya”. Undang-undang No. tahun 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan mendefinisikan sebagai berikut:
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”.
Selanjutnya, Soedibyo (1987, 1) menyatakan pendapatnya bahwa “perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya”. Senada dengan hal itu, Sutarno (2006, 36) juga mengemukan sebagai berikut:
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan kampus yang pemustakanya adalah sivitas akademika perguruan tinggi yang tugas dang fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) yang pengelola dan penanggungjawabnya adalah perguruan yang bersangkutan”.
7 Pendapat lainnya juga dikemukan oleh Qalyubi (2003, 10) sebagai berikut:
“Perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya”.
Dari beberapa pendapat para ahli dapat dipahami bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu bagian yang sangat penting dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lain membantu perguruan tinggi dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 52) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi keperluan informasi pengguna perpustakaan perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujuan pada semua tingkat akademis. 3. Menyediakan ruang belajar untuk pengguna perpustakaan
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna berbagai jenis pengguna.
5. Menyediakan dan menyebarkan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi.
8 Selain itu, Hermawan (2006, 34) juga mengemukan pendapatnya tentang fungsi perpustakaan sebagai berikut:
“Fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada pemustaka. Secara khusus untuk membantu para dosen dan mahasiswa, serta tenaga kependidikan di peguuan tinggi itu dalam proses pembelajaran”.
Dari penjelasan diatas dapat dipahami bahwa perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menyediakan, memenuhi dan menyebarkan kebutuhan informasi bagi sivitas akademika pergruran tinggi dalam menunjang program perguruaan tinggi sesuai Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan sumber informasi tidak hanya memiliki tujuan tetapi juga memliki fungsi yang akan mendukung dalam memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979, 3) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu:
1. Ditinjau dari proses pelayanan sesuai dengan tujuan, perpustakaan perguruan tinggi mempunya lima macam fungsi, yaitu:
a. Sebagai pusat pengumpulan informasi. b. Sebagai pusat pelestarian informasi. c. Sebagai pusat pengolahan informasi. d. Sebagai pusat pemanfaatan informasi. e. Sebagai pusat penyebaran informasi.
2. Ditinjau dari segi program kegiatan perpustakaan perguruan tinggi yang didukung sesuai peranannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga macam fungsi yaitu:
a. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian
c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian masyarakat.
9 3. Ditinjau dari segi pelaksanaan, pada setiap fungsi perpustakaan
perguruan tinggi dibedakan dua macam sifat fungsi: a. Fungsi yang bersifat akademi edukatif.
b. Fungsi yang bersifat administrative teknis.
Undang-undang no.43 tahun 2007 menyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi antara lain:
1. Pusat Sumber Belajar
Sebagai salah satu pusat sumber belajar maka perpustakaan perguruan tinggi harus dilengkapi oleh koleksi bahan perpustakaan.
2. Pusat Penelitian
Sebagai sumber informasi untuk penelitian dan sebagai tempat penelitian bagi pemustaka maka perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan sumber informasi.
3. Pusat Deposit Internal
Perpustakaan perguruan tinggi menghasilkan ratusan bahkan ribuan karya ilmiah sebagai hasil dari penelitian yang dilakukan oleh dosen atau mahasiswanya. Sebagai penghasil karya ilmiah maka perpustakaan perguruan tinggi harus melakukan penyimpanan dan pemeliharaan terhadap karya-karya ilmiah. LIPI yang diserahi sebagai pusat deposit nasional untuk karya-karya ilmiah yang tidak dipublikasi atau dipublikasi secara terbatas. Karya ilmiah yang demikian disebuat dengan istilah pustaka abu-abu (grey literature).
4. Pusat Pelestarian Informasi
Untuk memelihara informasi maka perpustakaan perguruan tinggi memelihara atau melestarikan informasi ilmiah dan melakukan alih media dari koleksi tercetak menjadi koleksi digital.
5. Pusat Jejaring bagi Civitas Akademika di Lingkungan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi harus menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain atau bahkan dengan lembaga untuk membantu pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasi.
Sedangkan Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 107) fungsi utama perpustakaan perguruan tinggi antara lain:
1. Fungsi edukatif, perpustakaan membantu mengembangkan potensi mahasiswa dengan sistem pembelajaran yang terdapat dalam kurikulum pendidikan.
2. Fungsi informasi, perpustakaan membantu mahasiswa dalam memperoleh informasi sebanyak-banyaknya melalui penelusuran informasi yang ada di perpustakaan.
3. Menunjang kegiatan penelitian, dalam hal ini perpustakaan menyediakan sejumlah informasi yang diperlukan agar proses
10 penelitian dosen, mahasiswa, dan staf non edukatif dapat dilakukan berdasar data data yang diperoleh dari perpustakaan.
4. Tempat rekreasi atau hiburan, mahasiswa dapat mengandalkan perpustakaan untuk mengurangi ketegangan setelah lelah belajar dengan bahan bacaan ringan dan menghiburkan yang ada di perpustakaan.
Berdasarkan uraian di atas dapat dipahami bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai tempat mengumpul, mengolah, melestarikan bahan pustaka dan menyebarkan informasi, yang tujuannya untuk menunjang program atau kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian perpustakaan kepada pemustaka.
2.1.3 Pustakawan
Kata pustakawan berasal dari kata “pustaka” yang ditambah dengan kata “wan” yang artinya sebagai orang yang pekerjaannya atau profesinya terkait erat dengan dunia pustaka atau bahan pustaka. Dalam bahasa inggris pustakawan disebut sebagai “librarian” yaitu pekerjaannya mengelola informasi, pakar dokumentasi, manajer pengetahuan dan sebagainya. Hasugian (2010, 138) mengemukakan pendapatnya sebagai berikut:
“Pustakawan adalah person atau orang yang bekerja di perpustakaan, akan tetapi tidak semua orang yang bekerja di perpustakaan, melainkan hanya mereka yang memiliki keahlian dan keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan dalam bidang perpustakaan dan informasi”.
Menurut Suwarno (2009, 62) “pustakawan adalah seorang tenaga kerja di bidang perpustakaan yang telah memiliki pendidikan ilmu perpustakaan, baik memalui pelatihan, kursus, seminar maupun dengan kegiatan sekolah formal”. Selain itu, Hermawan (2006, 45-46) mengemukan sebagai berikut:
11 “Pustakawan adalah seseorang yang berkarya secara profesional dibidang perpustakaan dan informasi serta melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan”.
Uraian diatas dapat dipahami bahwa pustakawan adalah seseorang yang berkarya secara profesional dan bekerja di perpustakaan yang memiliki keahlian, kemampuan atau kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan dan memberikan pelayanan kepada pemustaka.
1.1.4 Pemustaka
Salah satu faktor pendorong berdirinya sebuah perpustakaan adalah pemustaka. Perpustakaan didirikan adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 9 “pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan”. Suwarno (2010, 80) mengemukan bahwa “pemustaka adalah pengguna failitas yang disedikan perpustakaan baik koleksi maupun buku (bahan pustaka maupun fasilitas lainnya)”. Selain itu, hal senanda juga dikemukan oleh Hermawan (2006, 13-15) “pengguna adalah orang atau badan akan menggunakan perpustakaan”. Terdapat berbagai istilah dalam “pemustaka” ini yang masing-masingnya mempengaruhi hubungan antara perpustakaan atau pustakawan dengan penggunanya. Berbagai istilah yang digunakan dalam kaitannya dengan pemustaka, antara lain sebagai:
12 1. Anggota (members)
Dalam hal ini yang dianggap sebagai pemustaka adalah mereka yang telah menjadi anggota perpustakaan.
2. Pembaca (readers)
Dalam hal ini menunjukan bahwa tugas utama perpustakaan adalah menyediakan bahan bacaan bagi pemustaka atau tempat dimana orang dapat membaca berbagai jenis bahan pustaka.
2. Pelanggan (customers)
Dalam hal ini hubungan antara perpustakaan dengan pemustaka sudah seperti hubungan antara penjual dengan pembeli.
3. Klien (clien)
Dalam hal ini hubungan perpustakaan dengan pemustaka sudah seperti hubungan antara seorang pengacara dengan orang yang dibela.
4. Patron (Patrons)
Dalam banyak hal para pemerhati, pembina, dan penyantun perpustakaan merupakan bagian dari pemustaka yang harus menjadi perhatian perpustakaan.
Hermawan (2006, 16) mengemukan bahwa secara umum pengguna perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
1. Pengguna Potensial (potential users)
Pengguna potensial adalah pengguna yang ditargetkan dan seharusnya menjadi pengguna. Misalnya pada perpustakaan sekolah sebagai pengguna potensialnya adalah semua guru dan siswa, pada perpustakaan perguruan tinggi pengguna potensialnya adalah dosen dan mahasiswa, sedangkan pada perpustakaan umum pengguna potensialnya adalah warga masyarakat yang tinggal di wilayah dimana perpustakaan tersebut berada.
2. Pengguna Aktual (actual users)
Pengguna aktual adalah mereka yang telah menggunakan perpustakaan, baik pengguna aktual aktif yaitu pengguna yang secara teratur (reguler) berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan, maupun pengguna aktual pasif yaitu pengguna yang menggunakan perpustakaan ketika ada kebutuhan atau mendapat tugas dari guru, dosen ataupun pihak lain.
Dari pendapat para ahli di atas dapat dipahami bahwa pemustaka adalah pengguna perpustakaan baik perorangan maupun kelompok yang memanfaatkan segala fasilitas, layanan, koleksi yang ada di perpustakaan demi terpenuhinya kebutuhan informasi dan pengetahuan yang diinginkannya.
13 2.2 Pengertian Efektivitas
Kata efektif berasal dari bahasa inggris yaitu effective yang berarti berhasil aau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan di dalam organisasi, kegiatan maupun program. Disebut efektivitas apabila tercapai tujuan ataupun sasaran seperti yang telah ditentukan. Menurut Handoko (2001, 7) “efektivitas adalah merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, menyangkut bagaimana melakukan pekerjaan yang benar”. Yamit (2003, 14) mengemukan bahwa “efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh tujuan tercapai, baik secara kualitas maupun waktu, orientasinya pada keluaran yang dihasilkan”.
Dari pendapat beberapa para ahli dapat dipahami efektivitas yaitu keberhasilan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mencapai tujuan (sasaran) tepat yang telah ditentukan sebelumnya, kualitas pekerjaan atau program kerja.
2.3 Informasi
Kata informasi adalah berarti pengetahuan atau ilmu yang dikomunikasikan atau disebarluaskan. Menurut Yusuf (2010, 1) ”informasi adalah suatu rekaman fenomena yan diamati, atau bisa juga berupa putusan putusan yang dibuat”. Hasugian (2009, 95), mengemukan “informasi adalah data terpilih, terorganisasi dan teranalisis (data yang sudah diolah) dan hasil pengolahan data dan telah diberikan rumusan makna padanya”. Menurut Shannon dikutip Maryam
14 (2009, 4) “informasi adalah simbol-simbol yang dipertukarkan dalam komunikasi antar manusia, dimana alat atau saluran komunikasi mengirim simbol-simbol itu dari satu titik ke titik lain di tempat lainnya”. Pendit dikutip Maryam (2009, 4) menyatakan bahwa “informasi sesuatu yang dibawa oleh bahasa manusia dalam komunikasi sebagai bagian tak terpisahkan dari pesan (message), atau sebagai isi dari sebuah pesan”.
Dari uraian di atas dapat dipahami informasi adalah pristiwa, pengetahuan, rekaman, data, fakta, keterangan, dan dokumen yang dikomunikasikan baik secara lisan maupun dalam bentuk rekaman yg mempunyai makna.
2.3.1 Kebutuhan Informasi
Setiap orang memerlukan atau membutuhkan informasi baik seorang akdemika, ilmuan, peneliti, dan masyarakat umumnya untuk keperluan tugas-tugas akademika dan menambah pengetahuan serta memperkaya pembahasan terhadap masalah yang diteliti. Menurut Tan dikutip oleh Yusuf (1995, 3-4) kebutuhan akan informasi berkaitan dengan seseorang yang dihadapkan pada berbagai media penampung informasi, maka kebutuhan informasi kemukan sebagai berikut:
1. Kebutuhan Kognitif
Kebutuhan ini berkaitan erat dengan kebutuhan untuk memperkuat atau menambah informasi, pengetahuan dan pemahaman seseorang. Kebutuhan kognitif ini dapat memberi kepuasaan atas hasrat keingintahuan dan penyelidikan seseorang
2. Kebutuhan Afektif
Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan estetis, hal yang dapat menyenangkan, dan pengalaman-pengalaman emosional. Berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik, sering dijadikan alat untuk mengejar kesenangan dan hiburan. Orang membeli radio,
15 televisi, menonton film, dan membaca buku-buku bacaan ringan dengan tujuan untuk mencari hiburan.
3. Kebutuhan Integrasi Personal (Personal Integrative Needs).
Kebutuhan ini sering dikaitkan dengan penguatan kreadibilitas, kepercayaan, stabilitas, dan status individu. Kebutuhan ini berasal dari hasrat seseorang mencari harga diri.
4. Kebutuhan Integrasi Sosial
Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan hubungan dengan kekeluarga, teman, dan orang lain di dunia. Kebutuhan ini didasarkan oleh seseorang untuk bergabung atau berkelompok dengan orang lain. 5. Kebutuhan Berkhayal
Kebutuhan ini dikaitkan dengan kebutuhan-kebutuhan untuk mencari hiburan atau pengalihan. kultau yang dikutip dari agus mengemukan bahwa kebutuhan informasi terjadinya karena kesenjangan dalam diri manusia, yaitu antara pengetahuan yang dimiliki dengan pengetahuan yang dibuthkan.
Menurut Sudarsono (2006, 280-282) kebutuhan informasi yang perlu diperhatikan oleh perpustakaan yaitu:
1. Pengumpulkan dan pelestarian dokumen yang terdiri atas
a. Dokumen yang diterbitkn termasuk literatur kelabu (gray literature) dan materi audio-visual.
b. Dokumen yang tidk diterbitkan seperti manuskrip dan rekaman audio maupun visual.
2. Kebutuhan bibliografis: pembuatan dan akses rekaman publikasi 3. Penyediaan dokumen atau koleksi.
4. Akses pada publikasi. 5. Pertukaran publikasi 6. Akses informasi.
7. Pendidikan dan pelatihan bagi pustakawan.
Uraian diatas dapat dipahami perpustakaan memegang peran penting dalam rangka menyajikan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka, sehingga pemustaka merasa puas karena kebutuhan informasinya terpenuhi dan kebutuhan informasi juga sebagai bagian dari tuntutan kehidupan dan penunjang.
16 2.3.2 Sumber-sumber Informasi
Perpustakaan sebagai pusat sumber informasi bagi seluruh pengguna perpustakaan. Sumber informasi merupakan segala macam informasi yang bisa diawasi, dikendalikan, diolah, dan dikelola oleh perpustakaan untuk seluruh pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Ida (2005, 68-83) bentuk sumber-sumber informasi yaitu: 1. Print Resources (sumber-sumber tercetak)
a. Buku/Monograf
Buku didefinisikan sebagai kumpulan dari sebuah karya tulis yang paling tidak memiliki minimal lebih dari 48 halaman yang mempunyai judul khusus tersendiri yang diikat satu ikatan yang sama dalam sebuah jilidan. Buku bisa terdiri dari satu jilidan atau volume bahkan bisa juga lebih. Sebuah buku dalam format cetakan terkadang disebut dengan istilah “Monograf”. Monograf ada kaitannya antara satu dengan lainnya mungkin memiliki set atau series. Kopian atau eksemplar dari sebuah buku yang dicetak dari naskah atau pelat cetakan yang sama yang mempunyai edisi yang sama.
b. Buku Referensi
Buku referensi (rujukan) adalah buku yang isinya disusun dan diolah dengan metode tertentu (misalnya menurut abjad). Jenis buku referensi ini biasanya digunakan sebagai temapat merujuk informasi tertentu. Jenis-jenis buku referensi seperti kamus, ensiklopedi, buku tahunan (yearbook), buku panduan (handbook), direktori, alamanak, bibliografi, indeks, abstrak, atlas, dokumen pemerintah.
c. Serial
Serial adalah penerbitan yang diterbit secara kronologis untuk periode waktu yang tidak terbatas. Serial mencakup periodikal, surat kabar, laporan tahunan, majalah, yearbook, dan jurnal ilmiah. d. Grey literature
Grey literature biasanya merujuk kepada beberapa penerbitan yang diterbitkan oleh pihak-pihak tertentu seperti pemerintah, akademis baik dalam bentuk cetakan maupun bentuk elektronik. Grey literature terdiri dari laporan-laporan, dokumen pemerintah, bulletin, lembaran fakta, tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, proseding, konferensi dan segala publikasian yang didistribusikan secara gratis.
17 2. Non-Print Resources (Sumber-sumber Non Tercetak)
a. Microform
Microform adalah isitilah yang biasa digunakan untuk menunjukan bahan media sumber informasi yang brisi imej data yang diperkecil. Microform yang umumnya diproduksi adalah dalam bentuk rol dan lembaran film.
b. CD-ROM
CD-ROM adalah singkatan dari “Compact Disc Read-Only-Memory” adalah medium penyimpanan data optic yang tidak mudah hilang , menggunakan format fisik yang sama sebagai audio CDs. CD-ROM ini dapat dibaca pada komputer dengan meggunakan CD-ROM drive.
c. E-BOOK
Elektronik buku (e-book) disebut bentuk digital dari buku biasa (tercetak) yang membutukan personal computers, mobile phone, atau alat khusus untuk membacanya yang disebut ebook reader atau ebook devices.
d. E-JOURNAL
Elektronik journal (e-journal) adalah bentuk digital dari journal biasa. E-journal menyediakan seperangkat alat yang memperkaya nilai suatu jornal konvensial (terbitan atau kajian secara mendalam) sehingga dapat menjawab tantangan globalisasi.
3. Audio Visual a. Bagan
Lembaran kertas, cardboard, atau bahan sejenisnya dimana informasi digambarkan dalam bentuk tabel, diagram, skema atau berupa gambar.
b. Peta
Gambaran letak geografis dari bagian dunia serta gambaran pertanian di dunia atau dapat juga merupakan peta potensi sumber alam.
c. Realia
Istilah yang digunakan untuk objek yang sebenarnya misalnya fosil tengkorak manusia purba.
d. Foto
Gambar hasil pemotretan suatu objek. e. Film
Bahan yang berbentuk lembaran tipis dan transparan, dilapisi dengan emulsi yang sangat peka terhadap cahaya. Film ada dua macam yaitu yang berwarna ada yang hitam putih.
f. Piringan hitam
Plat bundar yang permukaanya dilapisi dengan asetat yang bila diputar dengan alat pemutar (player) dapat menghasilkan suara.
18 g. Slide
Merupakan bahan atau gambar grafis dari hasil pemotretan dengan film 35 mm diberi bingkai pada keempat sisinya dan dapat diproyeksikan pada layar dengan menggunakan proyektor slide. h. Transparansi
Bahan tembus cahaya yang diisi dengan gambar atau tulisan, terbuat dari asetat atau sejenisnya.
i. Rekaman Video
Rekaman gambar pita video yang kmudian diperlihatkan pada layar televisi. Pita video ini adalah berupa pita magnet. Suara dan gambar direkam secara bersama-sama dalam pita video tersebut. Gulungan pita video ditempatkan dalam kotak (casette).
j. Pita Suara (Kaset)
Pita magnetik tempat merekam suara. Pita ini dpaat berbentuk gulungan (real-to-reel) dan ada pula yang berbentuk kaset. Untuk mendengarkan suara yang terekam pada pita ini diperlukan alat player atau casette player.
2.4 Diseminasi Informasi
Perpustakaan penting melakukan diseminasi informasi guna memberi manfaat bagi pengguna yang membutuhkan informasi. Menurut Hamidi yang dikutip oleh Tulung (2011, 6) diseminasi informasi adalah penyebarluasan informasi dan sebuah penyampaian pesan komunikasi yang dapat terjadi jika pengguna mengalami internalisasi yaitu pengguna menerima pesan atau memerlukan informasi yang sesuai dengan harapan dan kebutuhannya sehingga memberikan manfaat baginya.
Prtherch (1990, 202) menyatakan bahwa “dissemination of information is the distribution or sending of information whether specifically requested or not to members of an organization by a librarian or information officer”. (diseminasi informasi merupakan sebuah proses distribusi atau pengiriman informasi tertentu kepada pemustaka di sebuah organisasi atau instusi oleh pustakawan atau petugas informasi).
19 Pendapat lainnya, Rohanda (1995, 7) menyatakan bahwa “diseminasi informasi adalah proses kerja tentang bagaimana agar informasi tersebut dapat sampai kepada pemustaka”. Menurut Rubin (1998, 10) diseminasi informasi memiliki cara dan proses terjadinya yaitu melalui penyaluran informasi, saluran informasi dalam proses penyebaran informasi yakni perpustakaan, industri cetak, internet, website, telepon dan sebagainya.
2.4.1 Tujuan Diseminasi Informasi
Menurut Prasher yang dikutip Suryantini (2010, 52) tujuan diseminasi informasi adalah:
1. Menyediakan informasi terbaru dalam subjek tertentu.
2. Mengumpulkan dan menyediakan literatur kepada pengguna target. 3. Memberitahukan informasi terkini mengenai subjek tertentu secara jelas. 4. Menggunakan teknik berbasis komputer untuk menyusun profil informasi
terkini untuk memenuhi kebutuhan informasi sesuai minat atau spesialisasi pemustaka.
5. Mendapatkan informasi terbaru melalui jurnal, tugasakhir, skripsi, tesisi, disertasi, buletin dan sumber daya informasi penting lainnya.
6. Layanan hemat waktu.
2.4.2 Dasar-dasar Diseminasi Informasi
Perlunya mengetahui dasar-dasar dalam mendiseminasi informasi agar mengetahui kegunaan dan kebutuhan pengguna. Menurut Philipps (1992, 119) beberapa kaidah atau dasar-dasar diterapkan dalam diseminasi informasi yaitu:
1. Kenalilah pengguna dan kebutuhannya dan sediakan serta sebarkan informasi yang mereka butuhkan.
Hal ini dapat dilakukan dengan bebicara dengan pengguna, berusaha mengetahui apa yang sedang mereka kerjakan, mengetahui apa yang mereka butuhkan atau minati. Hubungan yang baik antara pustakawan dan pengguna perpustakaan akan menguntungkan kedua pihak.
2. Perpustakaan harus dikelola sedemikian rupa sehingga pengguna mau menggunakan koleksi.
Denah perpustakaan harus mudah dipahami, label untuk rak mudah dilihat, daftar nomor klas disediakan dan ruang belajar harus ada
20 sehingga tercipta suasana yang mengundang. Pada waktu masuk perpustakaan, pengguna harus merasa ia disambut dan bukan merasa bahwa kedatangannya tidak diharapkan. Pustakawan seharusnya membantu memberikan penjelasan secara pribadi kepada pengunjung baru atau membuat selembaran yang menerangkan tata kerja perpustakaan dan jasa yang diberikan, misalnya bagaimana menggunakan opac, mencari objek melalui daftar klasifikasi, koleksi apa saja yang ada diprpustakaan dan kebijakan peminjaman.
3. Menyediakan jasa referensi yang baik. Usahakan koleksi tetap baru. Usahakan agar buku-buku yang sering diperlukan tersedia, misalnya buku referensi, peta, buku pegangan dasar dan lain-lain tidak dipinjamkan. Daftar tambahan koleksi harus dibuat secara teratur (sebaiknya setiap tiga bulan) agar pengguna mengetahui buku-buku baru dibeli perpustakaan. Pustakawan adalah orang yang paling tahu mengenai apa yang terdapat diperpustakaan karena ia yang membuat katalog dan menentukan nomor klas dari koleksi. Tugas pustakawan adalah memberi tahu pengguna informasi apa yang terdapat dalam buku atau koleksi yang mereka butuhkan dan di mana letak buku atau koleksinya.
2.4.3 Layanan Diseminasi Informasi
Diseminasi informasi adalah kegiatan memberikan informasi yang diperlukan pemustaka atau memberikan kesempatan kepada pemustaka untuk akses informasi. Menurut Sulistyo-Basuki (2004, 368) diseminasi informasi terbagi menjadi dua yaitu penyebaran aktif dan penyebaran pasif. Penyebaran aktif adalah unit informasi yang secara aktif berusaha mengantisipasi kebutuhan informasi pemustaka dengan berbagai cara dan berusaha memenuhinya semaksimal mungkin. Penyebaran pasif adalah ketika pengguna mendatangi unit informasi untuk memenuhi kebutuhan infomasinya.
Menurut Sulistyo-Basuki (1992, 170-178) ada beberapa layanan dalam layanan diseminasi informasi sekunder yaitu:
a. Jasa Referal
Jasa referal tidak disediakan bagi pengguna dokumen atau informasi yang aktual yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan tetapi memandunya ke sumbersumber sekunder seperti
terbitan-21 terbitan sekunder, unit-unit informasi, organisasi-organisasi profesional, lembaga-lembaga riset atau para spesialis sebagai individu sehingga ia dapat memperoleh jawabannya.
b. Jasa Informasi Kilat
Jasa ini dirancang untuk memberitahu pengguna informasi mengenai apa sajakah yang baru diterima atau diperoleh unit informasi. Jasa ini memegang peranan penting dalam hal memperbaharui teknik-teknik, ilmu pengetahuan, dan seluk beluk managemen langgannya.
c. Daftar Pengadaan
Daftar pengadaan ini diterbitkan oleh unit informasi secara reguler pada kurun waktu tertentu. Daftar ini menunjukan dokumen-dokumen apa saja yang telah diterima sejak yang terakhir. Pada umumnya daftar ini menyebutkan judul, pengarang dan menyebutkan daftar pustaka referens serta mengatur informasi secara alfabetis menurut tipe dukumen atau menurut beberapa kategori subyek secara umum. Daftar ini dapat mencapai jumlah yang secara terbatas dn kemudian akan menjadi efektif penggunaannya apabila tidak terlalu lama digunakan.
d. Buletin Daftar Isi
Buletin daftar isi adalah terbitan berkala yang pada umumnya diproduksikan dengan cara memfotokopi daftar isi terbitan berkala yang sudah diseleksi atau yang sering ditanyakan.
e. Buletin Bibliografi
Buletin ini terbit secara teratur dan pada umumny setiap bulan dan berdasarkan deskripsi bibligrafis yang diterima oleh unit informasi atau perpustakaan sejak terbitan yang terakhir. Tujuan utama buletin bibliografi adalah menarik perhatian pengguna kepad terbitan-terbitan
terbaru dan setiap enam bulan atau setiap tahun menyediakan penelusuran retrospektif.
f. Indeks
Indeks adalah daftar isitilah yang disusun secara alfabetis atau dalam bentu lain (kata, konsep, formula, nomor) ang menerangkan tentang dokumen-dokumen.
2. Diseminasi Informasi Terpilih
Diseminasi informasi terpilih adalah suatu prosedur untuk memberikan kepada pengguna atau kelompok pengguna sebagai acuan dari dokumen-dokumen atau koleksi yang berhubungan dengan
22 kebutuhan atau diminati. Keefektifan suatu penyebaran informasi terpilih tergantung kualitas abstrak dan penelusurannya yaitu:
a. Pelayanan penelusuran retrospektif
Tujuan pelayanan penelusuran retrospektif adalah menyediakan pengguna dengan acuaan-acuan dari koleksi atau dokumen- dokumen.
b. Pelayanan referensi
Pelayanan referensi mempunyai tugas membantu pengguna untuk memanfaatkan informasi.
c. Pengemasan kembali informasi
Tujuannya adalah mengumpukan informasi yang didapat dari berbagai bentuk dari berbagai sumber dan menampilkan dalam bentuk yang lain, misalnya bermacam-macam referensi, abstrak dan sitiran, tabel-tabel, tugas akhir dan thesis dapat ditampilkan melalui audio visual atau website.
d. Media Massa
Surat kabar, majalah, radio, dan televisi adalah hal-hal yang penting sebgai media untuk mempromosi informasi dan penyebaran informasi.
2.4.4 Masalah dalam Diseminasi Informasi
Dalam melakukan diseminasi informasi sering sekali timbul sejumlah masalah yang mengakibatkan penyebaran tidak dilakukan dengan sempurna. Sulistyo-Basuki (2004, 368) mengemukan bahwa beberapa masalah yang sering dihadapi itu umumnya berasal dari:
1. Keragaman Keperluan Pemustaka
Hal ini berasal dari cara komunikasi yang digunakan pemustaka, kebutuhan informasi pemustaka, taraf kepuasaan yang berbeda, keacuhan pemustaka terhadap aktivitas informasi serta apa yang dilakukan unit informasi.
2. Keterbatasan Keuangan
karena keterbatasan dana, maka perpustakaan atau unit informasi harus bekerja sama dengan sumber terbatas dan memungut biaya untuk jasa khusus atau membatasi pemakai tertentu.
3. Keterbatasan Institusi
Kemungkinan jarak lokasi yang berlainan, jarak yang terentang antara sumber informasi dengan jasa informasi serta adanya dokumen yang bersifat rahasia maka berimbas membatasi jasaserta mepersempit cakupan jasa.
23 4. Keterbatasan Teknik
Misalnya keterbatasan, dalam mengolah dokumen, kurangnya peralatan tertentu, dan staf yang tidak memadai yang semuanya merugikan kualitas jasa informasi.
5. Keterbatasan akibat Kekurangan Manajerial
Misalnya kurangny kontak antara unit informasi dengan pemustaka, kurangnya pengetahuana akan jasa informasi dan kurangnya mengetahui keperluan sebenarnya dari pemustaka atau pemakai informasi.
2.4.5 Efektivitas Diseminasi Informasi
Efektivitas diseminasi informasi menjadi bagian perpustakaan dalam mengetahui seberapa besar perpustakaan memberi manfaatnya bagi pengguna peprustakaan. Menurut Maryam (2009, 70) menyatakan bahwa efektivitas diseminasi informasi dapat dilihat dari:
1. Kinerja layanan.
2. Ketersediaan databases hasil penelitian. 3. Ketersediaan fasilitas akses informasi. 4. Jumlah fasilitas penelusuran.
5. Kesesuaian informasi yang dicari. 6. Kepuasaan terhadap hasil yang dicapai.
Selanjutnya, Menurut Tulung dikutip Schramm (2011, 6-7) diseminasi informasi dapat disebut efektif apabila:
1. Informasi yang disampaikan dapat dipahami oleh pemustaka. 2. Pemustaka berperilaku sesuai dengan aturan yang ada. 3. Adanya kesesuaian antara isi informasi dengan pemustaka
Dengan demikian informasi dapat efektif apabila isi informasi atau pesan yang dikemas sedemikian rupa menarik dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Pendapat lainnya, Sastropoetra (2012) diseminasi informasi yang efektif apabila:
1. Informasi yang disebarluaskan haruslah jelas.
2. Lambang-lambang atau bahasa yang digunakan dapat dengan mudah dipahami dan dimengerti oleh pemustaka.
3. Informasi yang disebarkan sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan dapat memecahkan masalah.
24 2.5 Grey Literature
Grey literature (literatur abu-abu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil karya ilmiah, makalah seminar, terbitan pemerintah. Anger dikutip Adi (2008, 65) mengemukan bahwa “grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual, dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas, misalnya prosiding, tugas akhir, disertasi, laporan dan sebagainya”. Hirtle dikutip Mason (2000, 1) mengemukan sebagai berikut:
grey literature adalah the quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedding of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique materials which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collection. (Grey literature adalah laporan dalam bentuk cetak, tidak dipublikasi namun dalam bentuk kertas beredar seperti prosiding suatu konferensi, program tercetak dari konferensi dan bahan non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern).
Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS) (2003, 1) pengertian adalah:
Grey literature adalah this refers to papers, report, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers. (Grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya tyang tidak didistribusikan atau diindeks oleh penerbit komersial).
Berdasarkan uraian diatas dapat dipahami bahwa grey literature adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan bahan pustaka yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akdemik, pusat penelitian, dan lembaga lainnya berupa makalah seminar penelitian, tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi,
25 terbitan pemerintah, dan lain-lain yang dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran atau penerbit komersial.
1.5.1 Jenis Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan yang tercetak hanya boleh di baca di tempat saja. Tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan pidato pengukuhan merupakan contoh jenis grey literature. Rompas dikutip oleh Huda (2007, 19) menggolongkan jenis literatur abu-abu (grey literature) yaitu:
1. Karya tulis ilmiah yang dapat berupa penelitin, survey dan evaluasi. 2. Karya persyatan akdemika dapat berupa skripsi, tesis, dan disertasi. 3. Buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk
barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan pristiwa, organisasi atau instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 55) disebutkan bahwa literatur abu-abu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi.
Literatur abu-abu (grey literature) yang dimaksud adalah : 1. Tugas akhir, Skripsi, tesis, disertasi.
2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya. 3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya. 5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa.
6. Publikasi internal kampus. 7. Majalah atau bulletin kampus.
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen literatur abu-abu (grey literature) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian,
26 perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar dan lain sebagainya.
2.6 Repository
Menurut Sutedjo (2014) “repository adalah sebuah arsip online untuk mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan salinan digital karya ilmiah digital-intelektual dari sebuah lembaga”. Dalam Freedom Foundation USA (2007, 1) dinyatakan bahwa: A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be :
1. A place where data are stored.
2. A place where specifically digital data are stored. 3. A site where eprints are located.
4. A place where multiple databases or files are located for distribution over a network.
5. A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.
6. A place to store specimens, including serum or other biological fractions. 7. A place where anything is stored for probable reuse.
Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali dimasa yang akan datang. Suatu repository dapat berupa :
1. Tempat data disimpan. 2. Tempat data digital disimpan. 3. Tempat e-print diletakkan.
4. Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.
5. Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.
6. Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.
27 2.6.1 Tujuan Repository
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan, menyebarkan dan temu kembali aset intelektualnya.
Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :
1. To create global visibility for an institution’s scholarly research. 2. To collect content in a single location.
3. To provide open access to institutional research output by self-archiving it.
4. To store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai berikut :
1. Menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan atau institusi.
2. Mengumpulkan konten atau isi dalam satu lokasi.
3. Memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional.
4. Menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature” misalnya tesis atau laporan teknis).
2.6.2 Manfaat dan Fungsi Repository
Repository pada sebuah institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang merupakan output dari institusi khususnya hasil riset. Menurut Sutedjo (2014) adapun manfaat repository adalah sebagai berikut:
28 1. Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam
satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui Google maupun mesin pencari lainnya.
2. Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.
3. Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika.
4. Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akdemika.
5. Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian sivitas akademika.
6. Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual hasil penelitian sivitas akademika.
7. Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish di Repositori Institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.
8. Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika atau peneliti dari halaman web mereka (web personal dosen atau peneliti).
Adapun fungsi dari repository menurut Joaquin (1996, 1-3), yaitu sebagai berikut: 1. Storage function: The storage function stores data.
2. Information organization function: The information organization function manages a repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:
a. Modifying and updating the information schema. b. Querying the repository, using a query language. c. Modifying and updating the repository.
3. Relocation function: The relocation function manages a repository of locations for interfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.
4. Type repository function: The type repository function manages a repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.
5. Trading function: The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces.
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama repository adalah sebagai berikut :
1. Fungsi penyimpanan: menyimpan data.
2. Fungsi organisasi informasi: mengelola repository informasi yang dijelaskan dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut:
a. Modifikasi dan pembaruan skema informasi.
29 c. Modifikasi dan pembaruan repository.
3. Fungsi relokasi: mengelola lokasi repository untuk antarmuka, termasuk lokasi dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.
4. Fungsi jenis repository: mengelola spesifikasi jenis repository dan tipe hubungan.
5. Fungsi perdagangan: menangani iklan dan penemuan antarmuka. Pendapat lainnya, Menurut Wicaksono (2005, 5) fungsi repository adalah :
1. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
2. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
3. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. Dari kedua pendapat para ahli dapat dipahami bahwa fungsi repository adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran.
2.6.3 Pengolahan dan Pengembangan Repository
Menurut Sutedjo (2014) hal-hal yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pengembangan repository adalah sebagai berikut:
1. Benchmarking atau Studi Banding
Benchmarking atau studi banding perlu dilakukan, tujuannya agar kita mengetahui kondisi repository institusi yang dimiliki oleh pihak lain (eksternal). Selanjutnya kita perlu juga mengetahui kondisi internal Repositori Institusi kita. Dalam manajemen tindakan mempelajari situasi eksternal dan internal dikenal sebagai analisis SWOT. Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untukmengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Sasaran benchmarking adalah
30 Perpustakaan yang telah mempunyai repository yang sudah mapan. Bisa dilakukan dengan jalan berkunjung ke Perpustakaan yang repositorynya sudah eksis atau dengan jalan mempelajari portalnya melalui akses online. Dari hasil benchmarking dan analisis SWOT akan dapat ditentukan strategi perencanaan seperti apa yang akan diambil untuk membangun dan mengembangkan repository yang dicita citakan.
2. Sumberdaya Manusia
Mengelola dan mengembangkan repository institusi diperlukan tenaga yang berkompeten baik di bidang IT dan kepustakwanan, serta terampil secara teknis dan non teknis. Untuk itu perlu dilakukan pembinaan secara rutin dan terus menerus untuk menjaga performa dan hati melalui outbond training-team building, olah raga bersama, serta pembinaan rokhani. Dengan pembinaan tersebut staf perpustakaan maupun pustakawan diharapkan akan selalu siap, ada chemistry antar staf atau pustakawan, bisa menjaga komitmen untuk mengelola dan mengembangkan repository institusi. Untuk mengelola dan mengembangkan sistem repository perlu sumberdaya manusia dengan kualifikasi sebagai berikut:
a. Pustakawan
Tenaga pustakawan sebagai tenaga yang mampu mendiskripsikan, menganalisis subjek dokumen, mengklasifikasikan dan lainnya untuk keperluan temu kembali dokumen yang tersimpan di repository institusi. Pustakawan juga bisa bertindak sebagai analis sistem. Kualifikasi pendidikan yang diperlukan D3 dan S1 bidang ilmu perpustakaan.
b. Tenaga Teknis untuk Pemprosesan Data
Tenaga yang mampu untuk melakukan alih bentuk atau media serta pengolahan data lanjutan pasca alih media (seperti watermark, viewer dan proteksi) dan melakukan entry data serta unggah karya ilmiah-intelektual ke dalam sistem. Dengan kata lain tenaga teknis lebih terfokus pada pekerjaan yang sifatnya teknis dalam pengolahan bahan yang akan diunggah dan di terbitkan (publish) ke dalam sistem. Kualifikasi tidak harus pustakawan, namun tenaga administrasi, D1 komputer, atau siswa atau mahasiswa yang magang kerja dan tenaga praktek kerja.
c. Tenaga Teknologi Informasi (IT)
Tenaga teknologi informasi yang dimaksud disini adalah tenaga yang mempunyai kemampuan tentang hardware dan software (pemrograman), tidak harus sarjana bidang komputer. Asal mempunyai kemampuan di bidang hardware dan software. Tugasnya adalah untuk mengelola dan mengembangkan sistem sesuai kebutuhan repository institusi, sekalipun perangkat lunaknya berasal dari opensource. Disamping itu ada tugas lain yang tidak kalah penting yaitu 1) merawat sistem dari gangguan teknis yang terjadi sewaktu waktu. 2) melakukan backup data
31 secara periodik untuk menghindari kehilangan data akibat suatu hal yang tidak terduga. 3) memperbaiki dan merawat komputer dan alat kerja yang digunakan tenaga pustakawan dan tenaga teknis untuk pemrosesan data. Minimal ada 2 orang tenaga, satu orang untuk hardware dan satu orang untuk software.
3. Perangkat Keras dan Lunak (Hardware dan Software)
Membangun sistem repository institusi tidak akan terlepas dari kebutuhan yang disebut perangkat keras dan lunak. Kebutuhan minimal akan perangkat keras dan lunak yang harus tersedia untuk membangun, mengelola dan mengembangkan repository institusi sebagai berikut:
a. Komputer Server
Seperti diketahui komputer merupakan alat utama untuk melakukan pemrosesan data. Pada implementasi diperlukan sebuah komputer yang berfungsi sebagai server repository institusi. Di dalam server inilah di install perangkat lunak repository Institusi dan sekaligus sebagai tempat menyimpan informasi muatan lokal yang sudah dialih bentuk atau mediakan. Oleh karenanya komputer server harus mempunyai spesifikasi yang bagus dan handal, sehingga ketika diakses oleh pemustaka tidak menimbulkan masalah.
b. Alat Bantu Alih Media
Koleksi dalam bentuk tercetak dialihkan dalam bentuk digital, untuk itu diperlukan perangkat bantu berupa hardware dan software.
c. Jaringan Internet Komputer
Server repositori institusi harus senantiasa terhubung dengan jaringan internet sepanjang 24 jam. Harus stabil terutama terhadap pasokan listrik untuk menjamin pengakses informasi yang disimpan di repository institusi. repository institusi juga harus dilengkapi dengan security system agar tidak mudah diganggu atau bahkan dibobol pihak pihak yang tidak bertanggungjawab yang berniat buruk terhadap keberadaan repository institusi. Pasokan kebutuhan bandwith koneksi harus mencukupi sesuai dengan jumlah pengakses setiap harinya. Hal ini juga terkait dengan bentuk dokumen digital yang rata rata memiliki ukuran besar, akan dapat menghabiskan bandwith jika jumlah pengunjungnya banyak. Oleh karena itudalam kondisi seperti ini bila Perpustakaan bertindak sebagai pengelola repository institusi harus berkoordinasi dengan Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer ataulembaga sejenis.
d. Software Repository
Untuk menjalankan repository institusi diperlukan software atau perangkat lunak. Pilihan perangkat lunak tergantung kebutuhan dan ada 3 jalur yang bisa ditempuh yaitu membangun sendiri, membeli produk yang sudah jadi dan memanfaatkan aplikasi opensource.
32 Membangun sendiri berarti harus mempunyai staf yang mempunyai pengetahuan tentang pemrograman atau menyewa tenaga outsourcing dan mempunyai tenaga pustakawan yang bertindak sebagai analis system. Sementara itu bisa juga menggunakan paket perangkat lunak (software) yang tersedia gratis untuk menjalankan repository yaitu: Dspace (dikembangkan MITUS), Eprints (University of Southampton UK), Fedora, Inveno, Sobek CM dan GDL KMRG-ITB. Pemilihan penggunaan perangkat lunak yang tepat akan sangat membantu mempermudah pustakawan untuk mengorganisasi informasi muatan lokal yang akan di publish atau diterbitkan.
e. Format Metadata
Seperti diketahui metadata merupakan struktur data yang berisi hal-hal yang menjelaskan tentang sebuah file, informasi bibliografi atau data itu sendiri seperti: judul, pengarang, abstrak dan lainnya. Jenis metadata yang tersedia juga cukup banyak dan bervariasi. Pertimbangan yang dipakai dalam memilih format metadata adalah memiliki kompatibilitas dengan sistem yang lain, untuk itu sebaiknya pilih format metadata yang standar yang sudah banyak dipakai oleh berbagai sistem repository. Dengan memiliki metadata koleksi yang sama, maka sebuah sistem repositori akan mudah melakukan proses interoperability dengan sistem yang lain. Salah satu jenis metadata standar yang populer digunakan di berbagai belahan dunia, termasuk Indonesia adalah Dublin Core Metadata.
2.7 Proses Digitalisasi Repository
Proses digitalisasi dokumen melalui layanan repository merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi dokumen melalui layanan repository ini dapat bertujuan pendidikan, diseminasi informasi atau penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konversi, yaitu melestarikan peninggalan sejarah. Melalui digitalisasi yang di muat melalui website maka perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis atau karya ilmiah serta dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Repository merupakan kumpulan karya ilmiah yang
33 digitalisasikan. Menurut Pendit (2007, 244-245) proses digitalisasi dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan adalah berkas PDF. Alat yang digunakan untuk mmindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain dikapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula kedalam editing. OCR adalah proses yang mengubah gambar menjadi teks.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri dari 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak kebentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital didalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas atau dokumen tersebut ke repository.
