BAB II
Gambaran Umum Amikom Resorce Centre di STMIK Amikom Yogyakarta
A. Sejarah Singkat
Perpustakaan STMIK Amikom Yogyakarta merupakan perpustakaan milik lembaga yang berada di luar lingkup jurusan dan bertanggungjawab langsung kepada pimpinan lembaga. Perpustakaan ini masuk dalam kategori (jenis) perpustakaan yaitu perpustakaan perguruan tinggi. Sejarah berdirinya perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari lembaga induknya, yaitu STMIK Amikom. STMIK Amikom Yogyakarta yang berada dibawah Yayasan Amikom Yogyakarta dengan akta pendirian atas nama Daliso Rudianto, S.H., No. 76 Tanggal 29 Desember 1992, yang bertempat di Jl. Wolter Monginsidi No. 8, Yogyakarta. Susunan pengurus yayasan saat itu, yaitu: Ketua Yayasan : Purdi E. Chandra Sekretaris Yayasan : Yasri Sulaiman Bendahara Yayasan : Kalis Purwanto Anggota Yayasan : Audith M. Turmudhi Satu tahun kemudian, Amikom terdaftar berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 084/D/O/1994 pada tanggal 1994. Saat ini program studi yang ada sudah terakreditasi semua. Kemudian berdasarkan saran dari Koordinator Kopertis Wilayah V, yaitu Ir. Sutojo Tjokrodihardjo, nama Yayasan STMIK Amikom Yogyakarta diganti menjadi Yayasan Amikom Yogyakarta.
Kemudian bertambahnya jumlah mahasiswa menyebabkan Amikom mempunyai dua kampus yang berlokasi di Jl. Wolter Monginsidi dan Jl.
Kaliurang. Tahun ajaran 1998/1999 Amikom menyewa bangunan ruko dan menjadi kampus terpadu yang bertempat di Ring Road Utara, Condong Catur, Yogyakarta dengan 9 ruang kuliah, 1 pelayanan akademik, dan ruang perpustakaan. Kemudian pada tahun 2002 berdasarkan SK Menteri Pendidikan Nasional No. 75/D/O/2002 Amikom berubah nama menjadi STMIK (Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer) Amikom. Pada tahun ajaran 2001/2002 STMIK Amikom Yogyakarta akhirnya memiliki gedung sendiri yang bertempat di samping kampus terpadu yang berada di Ring Road Utara, Condong Catur, Yogyakarta dengan rincian: pusat administrasi, ruang kuliah, dan laboratorium. Tahun 2003/2004 semua kegiatan dipindahkan ke kampus terpadu tepatnya di gedung I dan gedung II. Kemudian, pada bulan Mei 2004 dibangun gedung III yang digunakan untuk ruang kuliah dan ruang BUMA (Badan Usaha Milik Amikom). Selanjutnya, 2007 gedung IV mulai dibangun dan pada 2010 pembangunan gedung V, tahun 2011 dibangun gedung BSC (gedung unit kegiatan mahasiswa, tahun 2012 mulai dibangun gedung unit VI. Seperti halnya STMIK Amikom Yogyakarta, perpustakaan juga mengikuti perkembangan lembaga induknya. Pada awalnya perpustakaan mengikuti lembaga induknya berada di Jl. Wolter Monginsidi yang dipimpin oleh Ibu Suyatmi kemudian digantikan oleh Ibu Istiningsih. Setelah Amikom pindah ke Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, perpustakaan menempati Gedung Unit II Kampus Terpadu di Jl. Ring Road Utara. Saat itu perpustakaan masih di bawah UPT (Unit Pelaksana Teknis) yang dikepalai oleh Bapak Agung Pambudi, S.T. hingga sekarang perpustakaan telah berdiri sendiri
langsung di bawah komando Pembantu Ketua I. Selain itu, perpustakaan berubah nama menjadi Amikom Resource Center dan menempati Gedung Unit V lantai 1 dengan luas 1200 m2.
B. Visi dan Misi 1. Visi
Visi Amikom Resource Center adalah pusat informasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang berbasis entrepreneurship.
2. Misi
Misi Amikom Resource Center adalah:
a. Menyediakan sumber-sember informasi di bidang teknologi informasi dan komunikasi berbasis enterpreneurship
b. Mengembangkan sumber-sumber penelitian di bidang teknologi informasi dan komunikasi berbasis entrepreneurship
c. Memberikan layanan yang berkualitas kepada pengguna
3. Tujuan
Tujuan Amikom Resoure Center adalah mendukung STMIK Amikom mencapai tujuan pendidikan nasional.
4. Fungsi
Fungsi Amikom Resource Center yaitu:
a. Memberikan pelayanan perpustakaan kepada seluruh civitas akademika dalam memanfaatkan perpustakaan
b. Menyediakan koleksi buku dan CD yang diperlukan dalam mendukung kelancaran tugas pendidikan
c. Menyediakan sumber utama dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
C. Struktur Organisasi
Setiap organisasi maupun instansi memiliki struktur organisasi agar instansi tersebut dapat berjalan dengan baik, begitu juga dengan Amikom Resource Center. Struktur organisasi Amikom Resource Center sebagai berikut:
Struktur Organisasi Amikom Resource Center
Bagan 2.1
Struktur Organisasi Amikom Resource Center Perawatan Koleksi Pengembagan koleksi Pengolahan Koleksi Layanan Pengguna Layanan Teknis Kepala Bagian Perpustakaan Tata usaha 1.Staff Keuangan dan Kepegawaian
2.Staff Kesekretariatan 3.Staff Perlengkapan dan rumah tangga Koord. ICT (Information, Computer and Technology) Layanan Terbitan berkala Layanan Referensi Layanan Skripsi/Tesis / Laporan Layanan Sirkulasi
D. Sumber Daya Manusia
Dalam melaksanakan tugas, perpustakaan membutuhkan tenaga yang professional dan berkompeten di bidangnya. Saat ini Amikom Resource Center memiliki 3 orang pustakawan dengan latar belakang pendidikan dua orang strata 1 ilmu perpustakaan, satu orang diploma 3 ilmu perpustakaan, dua orang karyawan dan tiga student staf yang berlatar belakang pendidikan non-perpustakaan. Meskipun ada beberapa staf yang tidak berasal dari pendidikan ilmu perpustakaan tetapi, mereka telah dibekali dengan kemampuan administrasi, pengolahan koleksi, selving, pemeliharaan bahan pustaka, pelayanan sirkulasi, dan tugas pokok kepustakawanan lainnya dengan pelatihan kepustakawanan.
Nama Jabatan Pendidikan Status
Agung Pambudi, ST. Kepala Bagian Strata 1 Komputer(Sarjana Teknik) Karyawan Tetap Fitri Ismurhayanti Staf sekaligus Diploma 3 Ilmu Perpustakaan Karyawan Tetap
A,md Pustakawan
Subardiono Staf SMU + Pelatihan
Kepustakaan
Karyawan
Tetap
Selamat, SE Staf Strata 1 Ekonomi Karyawan
Tetap
Arief Sudharno Putro
S,IP
Pustakawan Strata 1 Ilmu
Perpustakaan Karyawan Tetap Anggit Mulat Saktiwi S,IP
Pustakawan Strata 1 Ilmu
Perpustakaan
Karyawan
Tetap
Ekonomi
+ Pelatihan
Kepustakaan
Tetap
Jainab Alfitri Student staf Mahasiswa
Semester Akhir
Teknik Informatika -
Dita Widiaswati Student staf Mahasiswa
Semester Akhir
Sistem Informasi -
M. Ibnu Hajar Student staf Mahasiswa
Semester Akhir
Tehnik Informatika -
Desvicha Reschi Epnu Wardana
Student staf Mahasiswa
Semester Akhir
Sistem Informasi -
Tabel 2.1
Sumber Daya Manusia Amikom Resource Center
E. Keanggotaan
Seluruh mahasiswa STMIK AMIKOM YOGYAKARTA secara otomatis menjadi anggota perpustakaan tanpa harus mendaftar menjadi anggota, sebab data keanggotaan telah terhubung dengan jaringan database mahasiswa dan karyawan. Setiap mahasiswa mempunyai kartu tanda mahasiswa yang berguna untuk proses peminjaman dan perpanjangan koleksi serta absensi mahasiswa saat memasuki perkuliahan. Sedangkan dosen dan karyawan secara otomatis dapat memanfaatkan koleksi yang tersedia, dengan langsung menuliskan nama yang bersangkutan di peminjaman dosen karena pada software Smart Library terdapat 2 jenis peminjaman yaitu peminjaman mahasiswa dan peminjaman dosen. Smart Library merupakan software yang digunakan oleh Amikom Resource Center dalam proses pelayanan.
F. Koleksi
Amikom Resource Center merupakan perpustakaan dengan koleksi buku dan CD. Koleksi buku yang dimiliki secara umum dikatagorikan menjadi dua golongan. Yang digunakan untuk mendukung perkuliahan sehari-hari, berupa buku diktat kuliah dan buku acuan untuk mahasiswa. Yang kedua berupa buku-buku referensi yang kebanyakan berbahasa Inggris yang digunakan dengan tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Setiap tahunnya, secara periodik mendatangkan buku-buku dari penerbit dalam negeri dan penerbit internasional untuk melengkapi koleksi perpustakaan. Ketersediaan koleksi tersebut dijaga kemutakhirannya sebagai usaha untuk menyerap secepat mungkin kemajuan bidang informatika yang perkembangan demikian pesat. Selain koleksi buku dan CD, Amikom Resource Center juga menyediakan koleksi tugas akhir dan skripsi mahasiswa, majalah, surat kabar, e-book, jurnal dalam negeri dan internasional, fasilitas komputer yang secara bebas dapat digunakan oleh mahasiswa untuk proses belajarnya yang disambungkan dengan jaringan internet. Data mengenai jumlah koleksi sampai pada tahun 2014 dapat dilihat pada daftar berikut ini.
No. Jenis Pustaka Jumlah Judul Jumlah Copy
1. Buku Teks Nasional 2.956 23.198
3. Jurnal Internasional yang Terakreditasi
8 82
4. Jurnal Internasional yang Tidak Terakreditasi 28 165 5. Jurnal internasional 8 199 6. Prosiding 13 24 7. E-Journal 5 8. Tugas Akhir D3 Manajemen Informatika 858 858 9. CD Buku / Master Program 3.719 12.476
10. CD Tugas Akhir 858 858 11. E-Book 74 370 12. Majalah Ilmiah (Nasional) 6 383 13. Majalah Internasional (Internasional) 3 124 TOTAL 11.343 29.536 Tabel 2.2
Koleksi Buku Amikom Resource Center
G. Sumber Dana
Sebagai suatu organisasi, perpustakaan juga memerlukan dana meskipun sebagai lembaga non-profit. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Di perpustakaan Amikom Resource Center ketersediaan buku dijaga kemutakhirannya. Oleh karena itu, setiap tahun didatangkan buku-buku dari penerbit dalam negeri dan penerbit internasional untuk melengkapi perpustakaan. Untuk setiap tahunnya
anggaran yang dialokasikan untuk pengadaan buku cukup besar karena buku merupakan sumber pengetahuan yang menjadi sumber utama bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dana ini berasal dari anggaran belanja lembaga setiap tahunnya yang memang dialokasikan untuk pengembangan perpustakaan. Rencana anggaran yang diajukan dibuat tahun sekali untuk digunakan selama 1 tahun, dihitung berdasarkan kebutuhan per semester. Setelah anggaran disetujui, anggaran dapat dicairkan sesuai dengan breakdown yang telah dibuat. Adapun untuk tahun 2014, anggaran yang dialokasikan adalah sebagai berikut :
No. Kode Akun Keterangan Semester
Genap 2013/2014 Semester Ganjil 2014/2015 1. 5.04.1 Biaya Perpustakaan 2. 5.04.1.1 Langganan Terbitan Berkala 25.500.000 25.500.000 3. 5.04.1.2 Langganan Jurnal 230.000.000 230.000.000
Tecetak dan Online 4. 5.04.2 Pengadaan Koleksi Buku Perpustakaan 5. 5.04.2.1 Koleksi Buku-buku Pasca Sarjana 50.000.000 50.000.000 6. 5.04.2.2 Koleksi Buku Diploma dan Sarjana 150.000.000 150.000.000 7. 5.04.2.3 Koleksi CD Program 7.500.000 0 8. 5.04.3 Percetakan Perpustakaan 1.750.000 1.750.000
9. 5.04.4 Perawatan Buku Perpustakaan 20.000 20.000 10. 5.04.5 Bedah Buku, Seminar Pelatihan Kepustakaan 25.000.000 25.000.000 TOTAL 509.750.000 509.750.000 Tabel 2.3
Anggaran Biaya Operasional Bagian Amikom Resource Center Tahun 2013-2015
H. Gedung Perpustakaan
Amikom Resource Center terletak di gedung V yang beralamat di Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Yogyakarta dengan 1 lantai. Luas gedung kurang lebih 700 m2 dan sekarang diperluas menjadi 1200 m2 Meskipun gedungnya tidak terlalu luas tetapi penataan ruang Amikom Resource Center sangat tertata dengan baik. Para staf mendesain gedung yang tidak terlalu luas tersebut menjadi indah dan menarik yang terdiri dari ruang koleksi, ruang baca
yang cukup luas, ruang pelayanan, loker, ruang ICT, dan ruang perbaikan bahan pustaka.
I. Sarana dan Prasarana
Amikom Resource Center atau yang sering disebut dengan ARC tidak hanya mendesain gedung menjadi menarik tetapi juga melengkapinya dengan sarana dan prasarana yang menunjang. Tabel sarana dan prasarana dapat dilihat sebagai berikut:
No. Nama Perabot Jumlah Kondisi
1. Meja Layanan ( Kapasitas 10)
1 Set Baik
2. Meja Pengolahan 3 Unit Baik
3. Meja OPAC 1 Set Baik
4. Meja Komputer Mahasiswa 4 Unit Baik
5. Meja ICT 4 Unit Baik
6. Meja Baca Pengunjung 44 Unit Baik
8. Kursi Baca Pengunjung 141 Unit Baik
9. Almari 2 Unit Baik
10. Almari Backdrop 1 Unit Baik
11. Almari Katalog 1 Unit Baik
12. Almari Display Buku Baru 5 Unit Baik
13. Rak CD Besar 2 Unit Baik
14. Rak CD Kecil 6 Unit Baik
15. Rak Gudang Buku 10 Unit Baik
16. Rak Periodikal 2 Unit Baik
17. Rak Buku 46 Unit Baik
18. Kursi ICT 4 Unit Baik
19. Almari Loker 7 Unit Baik
20. Box Drop Here 4 Unit Baik
21. Waterfall 1 Unit Baik
22. Trolly Buku 5 Unit Baik
24. Komputer Showing (Layar
Touch screen)
1 Unit Baik
25. Komputer Mahasiswa 10 Unit Baik
26. Komputer OPAC 4 Unit Baik
27. Komputer ICT 4 Unit Baik
28. Air Conditional (AC) 11 Unit Baik
29. Mesin Laminating 1 Unit Baik
30. Printer 3 Unit Baik
31. TV Monitoring 1 Unit Baik
32. CCTV 7 Unit Baik
33. Detector Asap/Kebakaran 1 Set Baik
34. Barcode Reader 6 Unit Baik
35. Telephone 3 Unit Baik
36. Speaker 1 Set Baik
37. Tabung Pemadam 1 Unit Baik
39. Pengharum Elektrik 3 Unit Baik
40. RFID Gate 1 Unit Baik
41. Dispenser 1 Unit Baik
Tabel 2.4
Sarana dan Prasarana Amikom Resource Center
J. Layanan
Pelayanan yang diterapkan di Amikom Resource Center adalah sistem terbuka. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pemustaka melakukan pencarian koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Semua civitas akademika berhak mendapatkan layanan yang ada di Amikom Resource Center. Pengunjung dari luar civitas akademika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA juga diberi kebebasan berkunjung dan mengakses koleksi perpustakaan, sebatas membaca atau mengkopi koleksi yang mereka butuhkan sedangkan untuk meminjam koleksi belum diijinkan tanpa harus membuat kartu anggota terlebih dahulu. Amikom Resource Center menggunakan software Smart Library dalam pemberian layanan, Smart Library merupakan software buatan mahasiswa Amikom sendiri yang saat ini telah menjadi hak milik Amikom Resource Center dan sudah mendapat banyak pengembangan fitur dan menu. Amikom Resoure Center melayani pemustaka setiap hari dengan rincian sebagai berikut :
Jum’at : 07.00 – 11.30 WIB dan 13.30 – 16.30 WIB Istirahat : 11.30 s/d 13.30
Sabtu : 07.00 – 13.00 WIB
Jenis Layanan yang tersedia di Amikom Resource Center adalah: 1. Layanan Sirkulasi Buku dan CD (Compact Disk)
Layanan sirkulasi yang terdiri dari peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi merupakan layanan yang pokok harus ada di perpustakaan. Dalam layanan tersebut pustakawan melayani pengguna secara langsung sehingga keberhasilan suatu layanan dapat langsung terlihat dari sikap pengguna. Oleh karena itu, biasa perpustakaan menempatkan staffnya di bagian sirkulasi merupakan staf yang muda karena dianggap lebih menarik dan ramah kepada pengguna.
2. Layanan Referensi
Layanan referensi merupakan layanan yang diberikan untuk merujuk pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkan melalui koleksi referensi seperti kamus, ensiklopedi, almanak, dan lain-lainnya. Pengguna hanya dapat membaca koleksi tersebut di tempat (Resource Center) karena koleksi referensi tidak boleh dipinjamkan.
3. Layanan Jurnal, Majalah, dan Koran
Amikom Resoerce Center juga menyediakan jurnal nasional dan internasional yang mendukung perkuliahan. Tidak hanya itu, majalah teknologi informasi, dan koran pun tersedia di Amikom Resource Center.
4. OPAC (Online Public Acces Catalog)
OPAC merupakan media penelusuran informasi yang bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam mendapatkan koleksi yang dibutuhkan. Di dalam OPAC telah tertera jumlah koleksi, judul, penerbit, penggarang, lokasi koleksi, dan data-data lainnya yang memudahkan pengguna mendapatkan koleksi tersebut.
5. Karya Ilmiah
Amikom Resource Center menyediakan hasil karya ilmiah mahasiswa seperti Tugas Akhir, Skripsi, Tesis, Laporan Penelitian, dan Laporan Kerja.
6. Layanan Digital
Layanan ini merupakan layanan koleksi yang berbentuk elektronik seperti e-book, e-journal, Skripsi dan TA beserta abstraksinya dalam bentuk elektronik.
7. Ruang Baca
Amikom Resource Center dilengkapi dengan ruang baca yang cukup memadai dan nyaman digunakan pemustaka untuk membaca-baca koleksi yang tersedia. Ruang baca yang ada dilengkapi Wifi (Wireless Fidelity) agar pemustaka lebih nyaman dalam mengakses informasi yang diinginkan.
8. Showing
Showing merupakan layanan yang disediakan Amikom Resource Center saat penyambutan kunjungan. Di sini pustakawan menjelaskan berbagai layanan dan fasilitas Amikom Resource Center menggunakan komputer khusus yang disebut dengan komputer showing.
K. Tata Tertib Pengunjung 1. Berpakaian sopan dan rapi
2. Tidak berkaos oblong, bersandal jepit dan bertopi
3. Menitipkan tas, jaket, map, dan bawaan lainnya pada tempat penitipan. 4. Dompet dan barang berharga tidak diletakkan pada tempat penitipan karena
kehilangan barang tersebut bukan tanggung jawab petugas. 5. Menjaga ketenangan, ketertiban, keamanan dan kebersihan. 6. Tidak merokok, makan dan minum didalam perpustakaan.
7. Tidak membuat coretan dimeja, kursi, dinding, buku yang dipinjam, dan seluruh koleksi yang dibaca.
8. Apabila tidak berkepentingan belajar, tidak diperkenankan berada diruang perpustakaan.
L. Sangsi
1. Merusak, merobek atau menghilangkan buku dan CD yang dipinjam harus diganti dengan buku dan CD yang sama atau uang sebesar dua kali lipat harga buku saat ini.
2. Membawa bahan pustaka (buku, CD, Tugas Akhir / Skripsi) tanpa prosedur yang berlaku. Maka, dicabut haknya sebagai anggota perpustakaan dan dikenai sanksi asministrasi serta akademis.
M. Prosedur Peminjaman
1. Menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) STMIK AMIKOM milik sendiri
2. Cari buku yang akan dipinjam dirak dan atau cari koleksi CD pada katalog CD yang tersedia
3. Bawa ke petugas Resource bagian peminjaman
4. Setelah dilakukan proses peminjaman dengan mem-barcode buku atau CD yang akan dipinjam, buku dan CD boleh dibawa pulang.
N. Prosedur Pengembalian
1. Bawa buku dan atau CD yang dipinjam ke petugas (bagian pengembalian) 2. Jika pinjam lebih dari 1 koleksi maka pengembaliannya harus bersamaan. 3. Membayar denda bila terlambat
4. Setelah koleksi yang dikembalikan telah diproses dengan membarcode buku atau CD yang dipinjam oleh petugas perpustakaan, maka proses pengembalian selesai.
