ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Strategic Goals & Initiatives 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT.Cahaya Kreasi Partindo merupakan importir eksklusif dan distributor minuman beralkohol di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh para professional yang berpengalaman, diantaranya Irwan Gunawan Lie, Tan Tommy, Rudi Susanto, Ngadiman, dan Ir.Sudin yang memiliki keterampilan yang relevan dan kemampuan untuk beroperasi dalam distribusi,retail grosir dan untuk gerai makanan,minuman dan industri termasuk pemasaran dan logistic.
PT.Cahaya Kreasi Partindo yang Beralamatkan di Jl. Sunter Garden Blok D 8 No.11 G RT.005, RW.018 Kel. Sunter Agung Kec. Tanjung Priok – Jakata Utara. didirikan oleh Irwan Gunawan Lie, bersama dengan pemegang saham lainnya, pada tanggal 23 Februari 2011 dengan Akta Notaris Model III yang dibuat dan disampaikan oleh notaris Merry Eddy,SH. M.Kn. setelah diturukan surat penunjukan sebagai distributor minuman beralkohol duty paid oleh PT.Sarinah (Persero) tertanggal 7 Januari 2011.
Perusahaan ini juga memperoleh Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah Nomor : 01023-02/PM/1.824.271 dari DINAS KOPERASI, UMKM DAN PERDAGANGAN PROVINSI DKI JAKARTA. Dan juga telah memperoleh Surat Izin Usaha Minuman Beralkohol (SIUP-MB) Nomor: 26/PDN/MB/3/2011 dari DIREKTORAT JENDRAL PERDAGANGAN DALAM NEGERI.
PT.Cahaya Kreasi Partindo sampai saat ini sudah mempunyai sekitar lebih dari 200 ( Dua Ratus ) customer tetap di Jakarta dan di luar Jakarta, yang diantara nya Outlet, Cafe, Restaurant, Hotel bahkan sudah masuk pada perusahan retail seperti Carrefour, Hero supermatket, Giant Hypermart, 7 eleven dan lain sebagainya. Pemasaran yang sudah meluas saat ini berkat kegigihan para marketing dan juga kerja sama yang baik terhadap semua personil di PT.Cahaya Kreasi Partindo.
3.1.2 Rencana Strategi
3.1.2.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan
Visi PT.Cahaya Kreasi Partindo adalah menjadi Distributor terbesar di pasar Indonesia untuk impor minuman beralkohol dari berbagai Negara.
Misi Perusahaan
Misi yang dimiliki PT. Cahaya Kreasi Partindo, antara lain : 1. Menumbuhkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan
guna mencapai performa operasional yang maksimal. 2. Membangun cabang di beberapa tempat yang strategis
untuk memasarkan produk.
3. Mendapatkan kepercayaan dari pelanggannya sehingga pelanggan dapat terus menerus menggunakan produk perusahaan ini untuk mendapatkan profit yang sebesar-besarnya.
3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan
Beberapa strategi yang dimiliki oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo untuk mencapai tujuannya, diantaranya adalah sebagai berikut :
• Membangun relasi yang baik dengan para pelanggan untuk memperoleh laba
• Membangun relasi yang baik dengan para pemasok perusahaan, hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas, tepat waktu dan harga yang rendah
• Membangun relasi yang baik dengan para pesaingnya, hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang positif dari pada pesaingnya
• Meningkatkan nilai pelayanan dan kualitas produk, bukan memotong biaya.
• Berbagi manfaat dengan : 1. Perusahaan
Dengan memberikan bonus akhir tahun kepada karyawan yang berprestasi.
2. Pemasok
3. Pelanggan
Jika, perusahaan memperoleh keuntungan, produknya diberi nilai tambah berupa penambahan volume produk, pemberian hadiah langsung atau yang lainnya
4. Pesaing
Dapat mempermudah dalam mempromosikan produk.
Strategi bisnis tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya dukungan dari strategi SI/TI. Karena strategi bisnis, strategi SI, dan strategi IT itu saling berhubungan.
3.1.2.3 Produk Yang Dihasilkan
Produk - produk yang terdapat di PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah sebagai berikut :
1. Beer
• Hoegaarden (Belgia) • Stella Artois (Belgia) • Beck’s (Jerman) • Leffe Brune (Belgia) • Leffe Blonde (Belgia)
2.Wine
• IST Collection Cabernet Sauvignon (California) • IST Collection Chardonnay (Africa)
• IST Collection Lambrusco Bianco (Italy) • IST Collection Lambrusco Rosso (Italy) • IST Collection Merlot (Francis)
• IST Collection Moscato D’Asti (Italy)
3. Spirit
• F-Luxury Vodka 75 cl (Italy) • F-Luxury Vodka 150cl (Italy) • F-Luxury Vodka 3L (Italy) • F-Premium Vodka 70cl (Italy) • F-Premium Vodka 100cl (Italy)
3.1.3 Analaisis Lingkungan Internal dan Eksternal 3.1.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan pada lingkungan eksternal dilakukan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST.
3.1.3.1.1 Analisis Lima (5) Daya Porter
Gambar 3.1 Analisis Lima Daya Porter PT. Cahaya Kreasi Partindo
Pendatang Baru
Perusahaan Distributor minuman beralkohol seperti Beer, Wine, Spirit dan perusahaan sejenis yang baru.
PT. Cahaya Kreasi Partindo Pesaing Industri 1. Gamma Jaya Sukses. 2. Keybee Interindo. 3. Putra Pratama Agung. 4. Widya Citra Sejahtera. Pembeli 1. Carrefour (PT. Carrefour Indonesia)
2. Alfamart (PT. Alfa Retailindo)
3. Hero Supermarket (PT. Hero
Supermarket)
4. Starmart (PT. Hero
Supermarket)
5. Giant (PT. Hero Supermarket)
6. 7 Eleven (PT. Modern Putra
Indonesia)
7. Ranch Market (PT. Supra Boga
Lestari)
8. Food Hall (PT. Panen Lestari)
9. Ritz Carlton Hotel (PT. )
10. JW Marriott Hotel (PT. )
11. Kempinski Hotel (PT. Grand
Indonesia)
12. Pullman Hotel (PT. )
13. Arya Duta Hotel (PT. )
14. Inul Vizta Karaoke (PT. Vizta
Pratama) Pemasok HATTAN INTERNATIONAL PTE LTD 59 UBI A VENEU 1 #05-14 SINGAPURE 408638. Produk Pengganti
1. Minuman Beer non alcohol (Greensand, Beer Bintang Zero)
Pesaing Industri
1. Gama Jaya Sukses 2. Keybee Interindo 3. Putra Pratama Agung 4. Widya Citra Sejahtera
Pemasok
PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki 1 pemasok dimana pemasok tersebut langsung mendapatkan produk dari Negara – Negara minuman itu di produksikan, pemasok tersebut adalah HATTAN INTERNATIONAL PTE LTD 59 UBI A VENEU 1 #05-14 SINGAPURE 408638.
Pembeli
PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki pembeli yang cukup banyak, dan diantara pembeli tersebut sudah mempunyai nama di mata masyarakat, pembeli produk PT. Cahaya Kreasi Partindo antara lain adalah :
1. Carrefour (PT. Carrefour Indonesia) 2. Alfamart (PT. Alfa Retailindo)
3. Hero Supermarket (PT. Hero Supermarket) 4. Starmart (PT. Hero Supermarket)
5. Giant (PT. Hero Supermarket)
6. 7 Eleven (PT. Modern Putra Indonesia) 7. Ranch Market (PT. Supra Boga Lestari)
8. Food Hall (PT. Panen Lestari) 9. Ritz Carlton Hotel (PT. ) 10.JW Marriott Hotel (PT. )
11.Kempinski Hotel (PT. Grand Indonesia) 12.Pullman Hotel (PT. )
13.Arya Duta Hotel (PT. )
14.Inul Vizta Karaoke (PT. Vizta Pratama) 15.DIVA Karaoke ( PT. Swara Indah Lestari)
Pendatang Baru
Perusahaan Distributor minuman beralkohol seperti Beer, Wine, Spirit dan perusahaan sejenis yang baru, untuk mendapatkan surat izin resmi dari pemerintah, karena begitu ketatnya pemerintah dalam mengizinkan peredaran minuman berakohol ini sangatlah sulit, Tapi masih ada kemungkinan pendatang baru, oleh karena itu, PT. Cahaya Kreasi Partindo harus terus meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan – pelanggan mereka agar pelanggan tidak pindah ke perusahaan lain.
Pengganti
Ada beberapa produk pengganti yaitu Minuman Beer non alcohol (Greensand, Beer Bintang Zero) dengan harga yang terjangkau walaupun tidak memiliki kualitas yang sebanding.
Penjelasan :
1. Pesaing Industri Sejenis
Perusahaan sejenis yang menjadi pesaing utama PT. Cahaya Kreasi Partindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor minuman beralkohol. Para pesaing industri ini bukan merupakan ancaman terbesar bagi PT. Cahaya Kreasi Partindo, karena sulitnya mendapatkan izin dari pemerintah untuk membangun sebuah perusahaan distributor minuman beralkohol sehingga perusahaan distributor / pesaing industri PT. Cahaya Kreasi Partindo tidak terlalu banyak. Namun ada beberapa hal yang tetap perlu di perhatikan seperti :
• Kualitas dan Variasi Produk.
Perusahaan pesaing juga memiliki produk dengan kualitas yang baik, sehingga variasi produk menjadi suatu hal yang harus dimanfaatkan dengan baik. Dengan produk yang semakin bervariasi, PT. Cahaya Kreasi Partindo dapat bersaing dengan perusahaan lain. • Biaya Tetap Menjadi Unggulan.
Dengan meningkatnya biaya tettap perusahaan, sehingga persaingan harga semakin ketat.
• Konsumen Dapat Beralih ke Perusahaan Lain.
Perusahaan harus meningkatkan produk dan pelayanan, hal ini bertujuan agar peruashaan tidak di
tinggal oleh konsumen, karena konsumen yang tidak puas dengan perusahaan dapat dengan mudah beralih ke perusahaan lain.
• Pesaing Setara.
Walaupun pesaingnya tidak terlalu banyak, tapi memiliki kemampuan ysang sama dalam pendistribusian minuman beralkohol, sehingga menyebabkan intensitas persaingan semakin ketat.
Dengan penjelasan beberapa factor diatas, dapat diketahui bahwa intensitas persaingan yang terjadi cukup ketat. Yang menjadi pesaing perusahaan antara lain : Gama Jaya Sukses, Keybee Interindo , Putra Pratama Agung, Widya Citra Sejahtera. Perusahaan tersebut merupakan pesaing utama yang menjadi ancaman PT. Kreasi Partindo.
2. Kekuatan Tawar-Menawar Pemasok
Kekuatan tawar menawar dengan pemasok akan mempengaruhi intensitas persaingan, khususnya terhadap persaingan harga. PT. Cahaya Kreasi Partindo mempunyai kekuatan tawar-menawar yang rendah, itu di buktikan dengan jumlah pemasok yang sedikit yang menjadikan kekuatan tawar-menawar pemasok menjadi tinggi. Karena apabila pemasok perusahaan menaikan harga, perusahaan tidak dapat mencari alternatif pemasok lain dengan
kemungkinan harga yang lebih rendah, serta hubungan yang tidak terjalin dengan kurang baik dengan antara PT. Cahaya Kreasi Partindo dengan pemasok dapat merugikan kekuatan tawar-menawar. Pemasok yang dimiliki oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah : HATTAN INTERNATIONAL PTE LTD 59 UBI A VENEU 1 #05-14 SINGAPURE 408638.
3. Kekuatan Tawar-menawar pembeli
Kekuatan tawar-menawar dengan pembeli tinggi dikarenakan harga produk sangat kompetitif dengan harga jual produk pesaing, sehingga tawar-menawar menjadi begitu penting. PT. Cahaya Kreasi Partindo memberika standarisasi produk yang baik sehingga menjadi pertimbangan terhadap pelanggan selain dilihat dari harga yang ditawarkan, Yang menjadi pembeli produk PT. Cahaya Kreasi Partindo dapat berupa perorangan dengan syarat pembelian 3 kardus atau perusahaan yang sudah menjalin kerja sama dengan PT. Cahaya Kreasi Partindo. Untuk pembeli atau pelanggan dari perusahaan diantaranya adalah :
1. Carrefour (PT. Carrefour Indonesia) 2. Alfamart (PT. Alfa Retailindo)
3. Hero Supermarket (PT. Hero Supermarket) 4. Starmart (PT. Hero Supermarket)
5. Giant (PT. Hero Supermarket)
6. 7 Eleven (PT. Modern Putra Indonesia) 7. Ranch Market (PT. Supra Boga Lestari) 8. Food Hall (PT. Panen Lestari)
9. Ritz Carlton Hotel 10.JW Marriott Hotel
11.Kempinski Hotel (PT. Grand Indonesia) 12.Pullman Hotel
13.Arya Duta Hotel
14.Inul Vizta Karaoke (PT. Vizta Pratama) 15.DIVA Karaoke ( PT. Swara Indah Lestari)
4. Ancaman Pendatang Baru
Perusahaan pesaing dapat berupa perusahaan yang baru berdiri maupun perusahaan yang sudah lama, tetapi baru mengancam PT. Cahaya Kreasi Partindo pada saat ini atau beroperasi mengancam dimasa yang akan datang. Potensi datangnya pendatang baru tidak terlalu besar hal ini dikarenakan sulitnya mendapatkan surat perizinan dari pemerintah dan modal yang dikeluarkan sangat tinggi, Tetapi, kemungkinan adanya pendatang baru pasti ada hal ini bisa di sebabkan oleh beberapa faktor yang dapat memicu munculnya pendatang baru :
• Perkembangan teknologi yang dapat memudahkan perusahaan pesaing memperluas pasar. Dengan teknologi, pendatang baru juga bisa mencari informasi tentang pesaing terdahulunya dari beberpa sumber yang berbeda beda tanpa harus membuang waktu yang cukup lama, mudahnya memperoleh bahan baku, tidak terlalu mementingkan lokasi, Karena adanya perkembangan teknologi yang memudahkan kegiatan bisnis perusahaan.
Sedangkan yang menjadi hambatan pendatang baru adalah : • Peraturan dari pemerintah yang sulit untuk
mendapatkan izin membuka perusahaan distributor minuman beralkohol.
• Sulitnya mendapatkan pelanggan tetap. • Serangan balik dari persaingan terdahulunya.
5. Ancaman Produk Pengganti
Ancaman produk pengganti datang dari pesaing yang lebih besar atau lebih mempunyai pengalaman. Ancaman produk pengganti tersebut terbilang rendah, karena walapun ancaman produk pengganti tidak terlalu tinggi, tetapi ada beberapa produk pengganti yang menjadi ancaman seperti :
• Greensand dan Beer Bintang Zero
Karena ada beberapa pelanggan yang ingin mencoba rasa dan sensasi minuman beralkohol tetapi pelanggan tersebut takut dari efek samping minuman beralkohol yang bisa membuat pelanggan itu mabuk atau hilang kesadaran.
3.1.3.1.2 Analisis PEST 1. Politik
• Stabilitas Politik
Keadaan politik Indonesia saat ini mempengaruhi bisnis PT. Cahaya Kreasi Partindo, baik berdampak secara langsung ataupun secara tidak langsung. Seperti halnya dengan Undang – Undang Ketenagakerjaan No.13/2003 mengenai pemberian imbalan pasca kerja secara pasti.
• Kebijakan Pemerintah
PT Cahaya Kreasi Partindo wajib menaati Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor : 43/M-DAG/PER/9/2010 tanggal 15 September 2009 tentang Pengadaan, Pengedaran, Penjualan, Pengawasan, dan Pengendalian Minuman Beralkohol serta Peraturan Perundang – Undangan lainnya yang berlaku di Indonesia.
• Kebijakan Perdagangan
Adanya perdagangan bebas yang dapat menghambat perkembangan perusahaan, karena adanya perusahaan asing sejenis yang lebih kuat dalam modal, SDM, teknologi, dan lain – lain.
2. Ekonomi
Melihat kondisi perekonomian dunia yang sedang pasang surut tentunya berpengaruh terhadap proses bisnis dari distribusi impor sampai penjualan kepada konsumen, dikarenakan sering terjadinya perubahan pada kurs dollar yang membuat harga barang yang dijual oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo perlu dipikirkan secara serius. Hal ini juga menyebabkan tidak menentunya harga barang yang dijual pada PT. Cahaya Kreasi Partindo.
• Nilai Tukar Mata Uang
Tidak stabilnya nilai tukar mata uang dolar dan euro terhadap rupiah, dapat membuat harga barang menjadi tidak stabil. Terkadang barang masuk ke perusahaan ketika dolar dan euro sedang mahal sehingga biaya pun meningkat.
• Perpajakan
Peraturan pemerintah, terkadang membuat pelanggan (terutama pelanggan yang bukan dari
perusahaan) terbebani akan adanya PPn. Selain itu, biaya upah atau gaji pegawai pun meningkat karena biaya hidup yang tinggi.
3. Sosial
PT. Cahaya Kreasi Partindo sangat menjunjung tinggi kepuasan para pelanggan-pelanggannya, dimana pelayanan PT. Cahaya Kreasi Partindo sangat diutamakan agar dapat menjaga hubungan baik para pelanggan-pelanggannya.
• Gaya Hidup
Di era globalisasi ini gaya hidup dari wilayah barat atau yang lainnya dapat mempengaruhi masyarakat dengan mudah, dikarenakan masyarakat lebih cenderung mengikuti budaya luar. Sehingga, perusahaan harus lebih teliti lagi dalam melihat trend yang sedang berkembang.
Misalnya saat ini sudah mulai banyak mall – mall atau retail atau restoran yang sudah berani menjual minuman – minuman beralkohol karena gaya hidup masyarakat sekarang menanggap minuman beralkohol itu adalah minuman biasa untuk dikonsumsi.
• Perilaku Konsumen
Adanya pelanggan yang ingin menjatuhkan perusahaan dengan cara mengeluhkan tanpa sebab.
• Citra Perusahaan
Seringnya kesalahan yang dilakukan oleh perusahaan dapat merusak citra perusahaan.
Untuk keadaan social di Indonesia pada saat ini, khususnya keadaan social di sekitar PT. Cahaya Kreasi Partindo, menurut saya bisa menikam. Karena dari beberapa factor di atas dapat di lihat bahwa factor – factor tersebut bisa merugikan perusahaan apabila perusahaan tidak dapat mengatasinya.
4. Teknologi (Technology)
Pada saat ini teknologi di dunia sangat berkembang dan mengharuskan perusahaan untuk cepat tanggap dalam kebutuhan teknologi pada saat ini. PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki teknologi dalam perhitungan di dalam perusahaan, namun mengalami kelemahan pada pemasaran, dimana perusahaan lain yang sebidang dengan PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah mulai menyadari bagaimana marketing yang baik pada dunia teknologi sekarang, kelemahan ini
membuat PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki kendala mencakup mangsa pasar yang lebih luas lagi. Jadi, menurut kami PT. Cahaya Kreasi Partindo sangat memerlukan SI/TI yang baik dalam bagian pemasaran, untuk menunjang penjualan pada perusahaan.
a. Teknologi Saat Ini dan Masa Depan
Adanya pegawai yang belum paham akan mengoperasikan komputer secara maksimal. Munculnya teknologi baru yang dapat mendukung kinerja perusahaan, yang tidak selalu bisa untuk diikuti oleh perusahaan.
b. Potensi Inovasi Teknologi
Perkembangan teknologi yang sangat cepat, sehingga perusahaan tidak dapat mengikuti perubahan teknologi secara rutin.
c. Komunikasi dan Informasi
Pemanfaatan internet sebagai media promosi dapat memberikan informasi tanpa batas, tetapi PT. Cahaya Kreasi Partindo tidak memiliki Website, hal ini sangat di sayangkan karena Promosi atau pemasaran melalui internet sangat lah besar manfaatnya untuk menarik minat pelanggan.
Jadi keterkaitan antara analisis PEST dengan perusahaan adalah untuk memahami pertumbuhan atau kemunduran pangsa pasar untuk unit bisnis perusahaan dan untuk menilai suatu situasi atau strategi, serta arah perusahaan.
3.1.3.2 Analisis Lingkungan Internal
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan meliputi analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisis BSC (Balance Score Card), dan analisis CSF (Critical Success Factor) & KPI (Key Performance Indicator).
3.1.3.2.1 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan analisis yang mengidentifikasi factor eksternal perusahaan yang terdiri dari peluang dan ancaman terhadap PT. Cahaya Kreasi Partindo. Dan juga untuk mengidentifikasi factor internal perusahaan yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo. Berikut adalah analisis SWOT pada PT. Cahaya Kreasi Partindo.
1. Kekuatan (Strengths)
Berikut ini adalah kekuatan yang dimiliki oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo yaitu :
a. Demografik
PT. Cahaya Kreasi Partindo jumlah pesaingnya di sekitar lokasi perusahaan masih sangat sedikit dan jaraknya sangat berjauhan. Sehingga , kondisi ini dapat menguntungkan bagi PT. Cahaya Kreasi Partindo
b. Memiliki jalur distribusi yang luas
PT. Cahaya Kreasi Partindo mempunyai subdis – subdis (Sub distributor) yang tersebar di berbagai wilayah di Indonesia. Selain lebih hemat tanpa perlu membuat kantor cabang , subdis ini harus membayar fee ke PT. Cahaya Kreasi Partindo sekaligus menyalur dan mempromosikan produk ke berbagai tempat di Indonesia.
c. Produk dibuat dari bahan yang berkualitas tinggi Produk-Produk yang di jual oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah produk produk yang di buat di negara asalnya seperti : Polandia, Belgia, Jerman, Italy yang mempunyai standar kualitas tinggi terhadapat pembuatan minuman Beer, Wine, Spirit.
d. Memenuhi spesifikasi produk atau kriteria yang diinginkan pelanggan.
Produk-produk yang di tawarkan oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo mempunyai rasa yang banyak diinginkan pelanggan, dimana Beer, Wine, dan Spirit ini mempunyai citarasa yang sesuai dengan keinginan pelanggan.
e. Memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas produk.
PT. Cahaya Kreasi Partindo menawarkan harga yang sesuai dengan kualitas yang di dapat oleh pelanggan tersebut.
2. Kelemahan (Weakness)
Berikut ini adalah kelemahan yang dimiliki PT. Cahaya Kreasi Partindo di antaranya adalah :
a. Sistem informasi yang belum terintegrasi antar departemen.
Pengunaan komputer pada PT. Cahaya Kreasi Partindo hanya sebatas untuk penggunaan Word dan Excel dimana dalam menginput data atau mengubah data masih manual.
b. Pada saat deadline bagian admin mengalami kesulitan dalam memproses dokumen dan laporan dari bagian marketing.
Penyimpaan data data pada PT. Cahaya Kreasi Partindo masih belum terorganisir dengan baik, hal ini terlihat dimana karyawan menyimpan file file di beberapa folder yang berbeda, hal ini disebabkan karna tidak adanya databse dalam perusahaan.
c. Turn over kernet yang sering terjadi.
Hal ini disebabkan karena jumlah distribusi minuman dalam jumlah yang besar sehingga para kernet tidak kuat atau tidak mampu dalam mengangkut semua barang tersebut dan akhirnya banyak yang resign.
d. Pembagian tugas yang kurang jelas.
Management di dalam PT. Cahaya Kreasi Partindo belum terorganisir dengan baik dimana, contohnya bagian Akunting bisa mengerjakan tugas dari bagian lain seperti bagian Finance.
e. Kesulitan mendapatkan pasokan barang yang dibutuhkan dari pemasok.
Terhambatnya barang barang yang masuk ke dalam perusahaan PT. Cahaya Kreasi Partindo ini disebabkan oleh Bea Cukai yang memproses barang terlalu lama, sehingga barang yang dibutuhkan pelanggan tekadang bisa terhambat 3 sampai dengan 5 bulan.
f. Tidak mempunyai website untuk memasarkan produk padahal penggunaan internet sekarang tinggi.
PT. Cahaya Kreasi Partindo belum mempunyai Website sehingga mereka tidak dapat memanfaatkan penggunaan internet untuk pemasaran barang serta promosi-promosi yang mempunyai potensi yang tinggi.
3. Peluang (Opportunities)
Ada beberapa peluang yang di miliki oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo, dimana peluang tersebut adalah :
a. Pelanggan puas dengan produk perusahaan.
Pelanggan pelanggan PT. Cahaya Kreasi Partindo banyak yang merasa puas dengan produk yang di tawarkan dimana harga dan kualitas dari
citarasa minuman itu sendiri sangat cocok dengan pelanggan.
b. Bisa masuk ke pasar retail dengan mudah .
Produk-produk dari PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah tersebar di bebrapa retail-retail seperti Seven Eleven, Alfamart dll. Hal ini disebabkan produk yang di tawarkan merupakan produk yang berkualitas.
c. Perusahaan lain ingin menjalin kerjasama untuk menjual produk (sub dis).
Banyak perusahaan-perusahaan lain yang ingin menjalin kerja sama dengan PT. Cahaya Kreasi Partindo untuk penjualan minuman, dimana mereka harus membayar fee kepada PT. Cahaya Kreasi Partindo. sub dis yang tersedia saat ini ada di beberapa provinsi ya itu : Jawa Barat, Jateng, Jatim, Kalimantan, Batam, Bintan, Kepri, Bali, Lombok Indonesia Timur.
d. Mendominasi pendistribusian minuman keras. Jarang sekali ada perusahaan yang bisa mendapatkan izin untuk membangun sebuah perusahaan distributor minuman beralkohol
sehingga PT. Cahaya Kreasi Partindo diharapkan mampu mengalahkan pesaing – pesaingnya untuk mendominasi pasar.
4. Ancaman (Threats)
Ancaman yang harus di waspadai oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah :
a. Masalah perekonomian yang tidak stabil.
Harga penjualan produk PT. Cahaya Kreasi Partindo tergantung pada nilai mata uang dolar dan euro, apabila nilai tukar mata uang tersebut tinggi, maka akan menyebabkan harga jual pun naik.
b. Pelanggan sulit ditagih.
Jarang ada pelanggan yang membayar tepat waktu sesuai dengan deadline yang ditentukan. Contohnya Ritz Calton yang membayar tagihannya 6 bulan setelah jatuh tempo.
c. Kebijakan pemerintah dalam menetapkan pajak yang tinggi sehingga mengurangi laba perusahaan. Jika pemerintah terus menaikan pajak yang tinggi ini akan berdampak pada harga produk yang di tawarkan, hal ini di takutkan jika ini terjadi
perusahaan mau tidak mau menaikan harga jual produk-produk yang di tawarkan.
3.1.3.2.2 Matrik SWOT
Berikut ini digambarkan matriks SWOT pada PT. Cahaya Kreasi Partindo yang di jelaskan pada table 3.1 :
IFAS
EFAS
Strength (S)
1. Demografik
2. Memiliki jalur distribusi yang luas 3. Produk dibuat dari
bahan yang berkualitas tinggi
4. Memenuhi spesifikasi produk atau kriteria yang diinginkan pelanggan.
5. Memberikan harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas produk.
Weakness (W)
1. Sistem informasi yang belum terintegrasi antar departemen.
2. Pada saat deadline bagian admin mengalami kesulitan dalam memproses dokumen dan laporan dari bagian marketing.
3. Turn over kernet yang sering terjadi.
4. Pembagian tugas yang kurang jelas.
5. Kesulitan mendapatkan pasokan barang yang dibutuhkan dari
pemasok.
6. Tidak mempunyai website untuk memasarkan produk padahal penggunaan internet sekarang tinggi.
Opportunities (O) Strategi SO Strategi WO
1. Pelanggan puas dengan produk perusahaan. 2. Bisa masuk ke pasar retail dengan mudah . 3. Perusahaan lain ingin menjalin kerjasama untuk menjual produk (sub dis). 4. Mendominasi pendistribusian minuman keras. • Memperluas area penjualan dengan mendistribusikan produk – produk ke dalam pasar retail di berbagai tempat di Indonesia (S2,O2) • Memerikan harga yang
kompetitif sesuai dengan kualitas produk supaya bisa
mendominasi pendistribusian minuman keras dan mengalahkan pesaing – pesaing industri
perusahaan (S5,O4)
• Memanfaatkan relasi yang baik dengan pelanggan untuk memasarkan produk via mouth to mouth(W6, O1).
• Turn over kernet yang sering terjadi digunakan untuk menyeleksi kernet – kernet yang akan direkrut oleh para subdis – subdis, sehingga perusahaan tahu mana kernet yang professional dan mana yang tidak (W3, O3).
• Memenuhi spesifikasi produk atau kriteria yang diinginkan pelanggan sehingga pelanggan tetap yang puas dngan produk perusahaan menajdi pelanggan loyal(S4,O1). Threat (T)
1. Masalah perekonomian yang tidak stabil. 2. Pelanggan sulit ditagih. 3. Kebijakan pemerintah dalam menetapkan pajak yang tinggi sehingga mengurangi laba perusahaan. Strategi ST • Kondisi demografik yang strategis dan jarangnya pesaing di daerah sekitar perusahaan menyebabkan perusahaan mampu bertahan apabila masalah perekonomian tidak stabil karena omsetnya masih aman (S1, T1)
• Memenuhi spesifikasi produk atau kriteria yang diinginkan
Strategi WT
• Memanfaatkan masalah perekonomian yang tidak stabil untuk menekan turn over karyawan yang terjadi (T1, W3).
pelanggan membuat perusahaan mampu bertahan apabila perekonomian tidak stabil karena transaksi penjualannya masih dalam batas aman (S5,T1)
Tabel 3.1 Matrik SWOT PT. Cahaya Kreasi Partindo
3.1.3.2.3 IFAS
Faktor-Faktor Strategi Internal BOBOT RATING BOBOT X RATING
KEKUATAN: 1. Demografik
2. Memiliki jalur distribusi yang luas 3. Produk dibuat dari bahan yang
berkualitas tinggi
4. Memenuhi spesifikasi produk atau kriteria yang diinginkan pelanggan. 5. Memberikan harga yang kompetitif
sesuai dengan kualitas produk
0.10 0.10 0.10 0.10 0,20 2 3 4 4 3 0,2 0,3 0,4 0,4 0,6
Total Kekuatan 0.60 1,9
KELEMAHAN:
1. Sistem informasi yang belum terintegrasi antar departemen. 2. Pada saat deadline bagian admin
mengalami kesulitan dalam memproses dokumen dan laporan dari bagian marketing.
3. Turn over kernet yang sering terjadi.
4. Pembagian tugas yang kurang jelas. 5. Kesulitan mendapatkan pasokan
barang yang dibutuhkan dari pemasok.
6. Tidak mempunyai website untuk memasarkan produk padahal penggunaan internet sekarang tinggi. 0.05 0.10 0.05 0.05 0.10 0.05 4 3 2 2 3 2 0,2 0,3 0,1 0,1 0,3 0,1 Total Kelemahan 0.40 1,1 Total IFAS 1.00 3
Dengan total kekuatan 1,9 yang lebih besar dibandingkan total kelemahan 1,1 mengindikasikan bahwa PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki kekuatan untuk meminimalkan atau mengatasi kelemahan perusahaan.
Berikut adalah perhitungan analisis faktor strategi internal dari PT. Cahaya Kreasi Partindo pada tabel 3.2:
Kekuatan : 1,9
Kelemahan : 1,1
Titik X (Internal) = Kekuatan – Kelemahan
= 1,9 – 1,1
= 0,8
3.1.3.2.4 EFAS
Faktor-Faktor Strategi Eksternal BOBOT RATING BOBOT X RATING
PELUANG:
1. Pelanggan puas dengan produk perusahaan.
2. Bisa masuk ke pasar retail dengan mudah .
3. Perusahaan lain ingin menjalin kerjasama untuk menjual produk (sub dis). 4. Mendominasi pendistribusian 0.10 0.20 0.20 0.20 3 4 4 3 0,3 0,8 0,8 0,6
minuman keras.
Total Peluang 0.70 2,5
ANCAMAN:
1. Masalah perekonomian yang tidak stabil.
2. Pelanggan sulit ditagih. 3. Kebijakan pemerintah dalam
menetapkan pajak yang tinggi sehingga mengurangi laba perusahaan. 0.10 0.15 0.05 3 3 2 0,3 0,45 0,1 Total Ancaman 0.30 0,85 Total EFAS 1.00 3,35
Tabel 3.3 EFAS Pada PT. Cahaya Kreasi Partindo
Dengan total peluang 2,5 yang lebih besar dibandingkan dengan total ancaman 0,85 mengindikasikan bahwa PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah bisa dalam memanfaatkan peluang dan mengatasi ancaman yang ada terhadap perusahaan.
Berikut ini adalah perhitungan analisis faktor strategi eksternal PT. Cahaya Kreasi Partindo pada tabel 3.3:
Peluang : 2,5 Ancaman : 0,85
Titik Y(eksternal) = Peluang – Ancaman = 2,5 – 0,85
= 1,65
(0,8.1,65)
Gambar 3.2 Diagram SWOT PT. Cahaya Kreasi Partindo 3.1.3.2.5 Value Chain Services Business (Value Shop)
Infrastruktur Perusahaan
Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Gudang, Mobil Operasional Manajemen SDM
Perekrutan, Pengarahan, Pembayaran Gaji dan Bonus, Pemberhentian Pengembangan Teknologi
Microsoft Office 2007, Software Adobe CS5
Kelemahan Kekuatan
Peluang
Pengadaan
Pembelian produk, Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor
Inbound Logistik Penerimaan Produk dari pemasok, Pengecekan Produk Operasi Pemasang an sticker, Menerima pesanan. Outbound Logistik Pemenuhan permintaan, pemesanan dan pengiriman. Pemasaran dan Penjualan Penentuan harga dan promosi Pelayanan Pelayanan purna jual, pemberian diskon, dan peberian retur.
Gambar 3.3 Analisis Value Chain Pada PT. Cahaya Kreasi Partindo
Dari gambar 3.4 , dapat dilihat beberapa kegiatan yang dilakukan di dalam perusahaan, yaitu meliputi :
1. Aktivitas Utama
a. Inbound Logistik
Produk yang dipilih oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah yang murah dan kualitas yang terjamin dibanding yang lain. dan untuk produk yang dibeli oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah bisa dibilang baik.
- Aktivitas Inbound Logistik terdiri dari Penerimaan Produk dari pemasok, Pengecekan Produk.
- Pengecekan produk dilakukan agar Produk yang diterima sesuai dengan pemesanan dan
juga untuk mengecek apakah ada produk yang rusak (pecah, expayer date) untuk menjaga kualitas produk tersebut.
b. Operasi
Terdapat aktivitas - aktivitas yang berhubungan dengan penambahan nilai pada suatu proses perubahan yaitu produk yang diterima dari supplier akan dilakukan kemasan ulang yang mana terdapat merek PT. cahaya Kreasi Partindo. Sejauh ini operasi dari PT. Cahaya Kreasi Partindo dapat dikategorikan baik.
- Menerima pesanan, pada saat menerima pesanan produk dari pemasok dilakukan pengecekan barang serta menerima surat-surat yang di berikan oleh Importir dan pemsok. - Pemasangan sticker, Menerima pesanan,
Pemasangan sticker dilakukan untuk menandai produk-produk yang sudah di cek dan sudah siap untuk di jual. Dan sticker-sticker yang harus di pasang sesuai dengan peraturan pemerintah.
Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah hubungan dengan pelanggan dan pengiriman produk yang telah dipesan pelanggan. Sejauh ini, masalah yang dihadapi oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah kesulitan dalam memperkirakan persediaan barang yang harus di pesan setiap tahunnya karena kurangnya informasi yang berkaitan.
- Pemenuhan permintaan, biasanya pelanggan yang ingin memesan akan melakukan pemesanan barang melalui telpon, fax, atau dating langsung ke kantor. pemesanan dan pengiriman, akan dilakukan jika proses pemesanan serta produk produk yang diinginkan sudah siap untuk di kirim.
d. Pemasaran dan Penjualan
Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jenis produk dari perusahaan kepada konsumennya dengan cara mengiklankan produknya melalu brosur – brosur yang diberikan kepada pembeli
- Untuk memasarkan dan menjual produk-produk PT.Cahaya Kreasi Partindo melakukan promosi
seperti membuat event-event untuk pecinta Wine, dan mendatangi Perusahaan-perusahaan yang bisa dan dapat untuk di ajak kerja sama.
e. Pelayanan
Bertujuan untuk menigkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan serta menjaga loyalitas pelannggan terhadap PT. Cahaya Kreasi Partindo.
- Perusahaan memberikan jaminan produk apabila ada produk yang cacat.
- Selain itu PT. Cahaya Kreasi Partindo juga memberikan garansi untuk barang barang yang rusak dan pecah selama perjalanan pengiriman sesampai tujuan.
2. Aktivitas Pendukung
a. Infrastruktur Perusahaan
- PT. Cahaya Kreasi Partindo memiliki Infrastruktur seperti peralatan dan perlengkapan kantor, gudang untuk menyimpan Produk-produk, dan mobil operasional yang digunakan untuk mengantar barang ke pelanggan, sampai
sejauh ini pengunaan infrastruktur pada PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah efektif.
b. Manajemen SDM
- PT. Cahaya Kreasi Partindo merekrut dan mempunyai karyawan yang kompeten dibidangnya dan dapat menggunakan komputer sesuai dengan fungsinya masing-masing. - Perusahaan memberikan arahan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan ke pelanggan, biasanya dilakukan pada saat jam 9 sebelum bekerja.
- Pembayaran gaji diberikan tepat waktu. Untuk bonus akhir tahun di berikan oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo kepada karyawanya yang berprestasi.
- Pemecatan dilakukan oleh pihak PT. Cahaya Kreasi Partindo kepada karyawan yang bermasalah. Biasanya perusahaan memberikan surat peringatan terlebih dahulu sebanyak dua kali, Apabila karyawan tersebut bermasalah lagi maka pihak PT. Cahaya Kreasi Partindo tidak ragu untuk memecat karyawan yang bermasalah.
- Menciptkan hubungan yang baik dengan karyawan guna meningkatkan produktivitas karyawan.
c. Pengembangan Teknologi
- Pada saat ini, perusahaan belum memiliki pengembangan teknologi yang baik, perusahaan hanya mengunakan Software Microsoft Office 2007, Software Adobe CS5. Sehingga pengembangan teknologi di PT. Cahaya Kreasi Partindo belum efektif dan efisien.
d. Pengadaan
- Produk yang di beli oleh PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah melalui beberapa pertimbangan, sehingga produk yang di dapat berkualitas tinggi dan harga yang murah.
- Untuk menjaga kualitas produk, produk produk yang di beli sebagian besar dari Belgia, Italy, Polandia dimana kualitasnya sudah terjamin dalam produksi minuman beralkohol.
- Untuk mendukung kinerja perusahaan, maka pengadaan perlatan dan perlengkapan kantor juga sangat penting.
- Untuk mendukung kelancaran aktifitas pengiriman barang ke pelanggan, PT. Cahaya Kreasi Partindo sudah memiliki beberapa mobil operasional yang digunakan untuk pengiriman barang ke pelanggan agar tepat waktu.
3.1.3.2.6 Balance Scorecard Perpektif Sasaran Strategis Inisiatif Strategis Key Performance Indicator
Bobot Target Aktual Skor
Finance Meningkat kan keuntunga n. Melakukan efisiensi diberbagai aspek. % Peningkatan keuntungan. 40% 50% 60% 48% Customer Meningkat kan jumlah pelanggan baru. Memberika n promo-promo yang unik dan lebih menarik. Jumlah pelanggan baru. 30% 200 orang 150 orang 22,5% Internal Business Proses Meningkat kan kecepatan pelayanaa n. Melayani secara cepat sejak penerimaan pesanan sampai dengan pembayaran dan pengirirman Waktu pelayanan perpelanggan. 15% 20menit 15menit 20%
barang. Learning and Growth Meningkat kan keahlian para karyawan. Memberika n pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan. Rata-rata hasil test pelatihan 15% 3,0 3,0 15% 100% 105,5 %
Tabel 3.4 Balance Scorecard Pada PT. Cahaya Kreasi Partindo
Terdapat beberapa proses di dalam Balance Scorecard dimana semuanya terhubung untuk satu tujuan yang sama, untuk mencapai sasaran strategis pada Finance dibutuhkan beberpa prespektif untuk menunjang dan mendukung agar sasaran strategis dapat tercapai, yaitu :
1. Learning and Growth
Meningkatkan keahlian para karyawan untuk dapat meningkatkan keuntungan kita harus lah meningkatkan keahlian karyawan dari informasi, ilmu pengetahuan dan pelayanaan dimana hal ini dapat diwujudkan dengan cara inisiatif strategis yaitu memberikan pelatihan pelatihan yang dibutuhkan, setelah melakukan inisiatif strategis kita dapat mengetahui hasil dari pelatihan yang telah kita beri dengan
melihat rata rata hsil test pelatihan pada kolom actual.
2. Internal Business Process
Meningkatkan Kecepatan pelayanan. Hal ini harus di lakukan oleh perusahaan agar tidak membuang waktu pelanggan yang ingin memesan, selain itu juga dapat meningkatkan efektifitas dimana tidak memakan waktu yang banyak, untuk meningkatkan kecepatan pelayanan dibutuhkan Inisiatif Strategis seperti melayani secara cepat sejak penerimaan pesanan sampai dengan pembayaran dan pengiriman barang ke pelanggan, untuk melihat apakah target yang perusahaan inginkan sudah tercapai atau belum dapat dilihat pada kolom Aktual dimana hasil actual di dapat dari waktu pelayanan perpelanggan.
3. Customer
Untuk meningkatkan keuntungan, perusahaan harus dapat meningkatkan jumlah pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama hal ini perlu untuk di lakukan agar tercapainya Sasaran strategis finance dan untuk mendapatkan pelanggan-pelanggan baru
perusahaan harus melakukan inisiatif strategis dimana inisiatif strategisnya adalah memberikan promo-promo yang unik dan lebih menarik dari sebelumnya atau dari pesaingnya. setelah melakukan inisiatif dapat dilihat dari kolom Aktual apakah sudah tercapai dengan baik atau belum.
4. Finance
Dengan melakukan tiga perspektif Learning and Growth, Internal Business Process, dan Customer , dengan baik dan benar maka perusahaan dapat mencapai sasaran strategis pada perspektif Finance, dan hal ini dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. dengan melakukan efisiensi di berbagai aspek dapat meningkatkan profit. hal ini akan dapat dilihat pada kolom Aktual dimana pada kolom actual terdapat hasil akhir yang di peroleh perusahaan.
3.1.3.2.7 IT Scorecard
Perspektif kontribusi perusahaan
Meningkatkan proses bisnis TI terhadap perusahaan
-Proses bisnis dengan TI - Pengawasan anggaran devisi TI Perspektif Orientasi Pengguna Meningkatkan kualitas pengguna serta meningkatkan kerjasama antar pengguna dengan staff IT
-Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja TI
- meningkatkan kualitas pengguna.
Keterlibatan pengguna terhadap aplikasi baru. Perspektif Penyempurnaan
Operasional
Membangun infrastruktur TI yang handal dengan menggunakan software &
hardware yang
berkualitas.
- Dukungan ketersediaan Hardware.
-Efisiensi pengolahan data. - Penyelesaian tugas tepat waktu.
- Dukungan ketersediaan Software.
Perspektif Orientasi Masa Depan
Meningkatkan kualitas dan kepuasan staff TI
- Tingkat kepuasan staff TI
- Meneliti perkembangan TI
- Kualitas staff TI
Tabel 3.5 IT Scorecard PT. Cahaya Kreasi Partindo
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Perspektif Kontribusi Perusahaan mempunyai dua tujuan strategis, yaitu pengawasan anggaran biaya TI dan proses bisnis dari fungsi TI. Kedua tujuan strategis tersebut mengacu pada misi perusahaan yang bertujuan pada pertumbuhan nilai perusahaan, dimana pada misi ini salah satu fokusnya adalah peningkatan pendapatan perusahaan. Setelah disesuaikan dengan visi dan misi yang telah ditentukan menjadi strategi TI, maka diperoleh tujuan strategis pengendalian biaya TI yang digunakan untuk mengukur tingkat efisien penggunaan anggaran untuk bagian TI, dan proses bisnis dari fungsi TI digunakan untuk mengukur tingkat keefektifan penggunaan anggaran untuk bagian TI.
Perspektif Orientasi Pengguna memiliki empat tujuan strategis, yaitu tingkat kepuasan pengguna terhadap TI, tingkat penggunaan aplikasi, meningkatkan kualitas pengguna dan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi. Keempat tujuan strategis ini mengacu pada misi perusahaan dengan sumber daya manusia yang berkaitan didalamnya. Dengan SDM yang yang berkualitas, diharapkan kepuasan akan kinerja TI akan terbentuk.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Perspektif Penyempurnaan Operasional memiliki lima tujuan strategis, yaitu dukungan ketersediaan hardware, pengontrolan sistem berkala, efisiensi pengolahan data, penyelesaian tugas yang tepat waktu dan dukungan ketersediaan sotfware. Kelima tujuan strategis ini melihat dari misi perusahaan yaitu penyebaran data yang akurat dan cepat. Diharapkan dengan lima tujuan strategis ini bagian TI mampu menunjang segala kebutuhan perusahaan.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Perspektif Orientasi Masa Depan memiliki tiga tujuan strategis, yaitu tingkat kualitas staff TI, meneliti perkembangan TI, dan tingkat kepuasan staff TI.
Ketiga tujuan strategis tersebut mengacu pada misi perusahaan yang ingin menjadikan perusahaan yang dapat memberikan jaminan dalam perkembangan TI.
Hubungan IT Scorecard dengan Tujuan Perusahaan Hubungan IT scorecard dengan tujuan perusahaan yaitu untuk menjelaskan bagaimana tiap perspektif di dalam IT Scorecard saling berhubungan.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
a. Proses bisnis yang berfokus kepada pengukuran kinerja untuk mengevaluasi efektif dan efisien dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: Dukungan hardware dan software yang menunjang, tingkat penggunaan aplikasi, kualitas pengguna dan efisiensi dalam pengolahan data.
b. Pengawasan anggaran divisi TI dilakukan untuk dana yang dibutuhkan dalam operasional TI sesuai atau tidak, adapun faktor yang mempengaruhinya adalah: proses bisnis TI dan ketersediaan hardware dan software.
a. Ada tiga faktor yang mempengaruhi tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja TI, yaitu: kualitas bagian TI dalam membuat aplikasi yang mudah dan menarik, tingkat penggunaan aplikasi oleh user yang membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dan tingkat kualitas pengguna yang baik.
b. Tingkat penguasaan aplikasi dipengaruhi oleh tiga faktor, yaitu: penyelesaian tugas tepat waktu oleh bagian TI, tingkat kepuasan bagian TI, dan keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Selain itu penguasaan aplikasi juga berpengaruh kepada kepuasan pengguna terhadap kinerja TI.
c. Meningkatkan kualitas pengguna dipengaruhi oleh keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Dan juga meningkatkan kualitas pengguna dalam mengefektifkan proses bisnis TI dan memberikan kepuasan atas kinerja dari bagian TI.
d. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi mempengaruhi tingkat penggunaan aplikasi dan juga meningkatkan kualitas pengguna.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
a. Dengan ketersediaan hardware, perusahaan mampu untuk meningkatkan proses bisnis TI secara efektif.
b. Pengontrolan sistem di perusahaan, dapat mengevaluasi ketersediaan hardware dan software jika bagian TI melakukan pengontrolan dengan baik. Dengan adanya sistem yang baik, maka pengolahan data-data dibuat secara tepat, yang dapat menekan biaya pengiriman data secara manual.
c. Dengan pengolahan data yang baik, dapat membantu pendukung strategi bisnis.
d. Penyelesaian tugas yang tepat waktu yang dilakukan bagian TI, berarti dapat terciptanya penggunaan aplikasi yang baik dan mudah bagi user.
e. Ketersediaan software, mempengaruhi tingkat kepuasan bagian TI dalam menjalankan tugas dan juga dapat membantu pengawasan anggaran untuk TI agar tidak melebihi budget yang telah ditentukan.
a. Kualitas bagian TI yang baik dapat membantu kinerja proyek pengembangan TI, yang dapat mempengaruhi penyelesaian tugas tepat waktu, tingkat kepuasan pengguna dan juga tingkat kepuasan bagian TI.
b. Dengan mengikuti perkembangan TI dapat diketahui hardware dan software yang tepat untuk digunakan dalam perusahaan, yang mendukung ketersediaan hardware dan software. Dalam menentukan hardware dan software perlu diperhatikan juga dana yang telah ditetapkan.
c. Dengan kepuasan staff TI, dapat mempengaruhi pada orientasi pengguna dalam hal tingkat penguasaan aplikasi. Sebab dengan kepuasan staff TI, secara tidak langsung berdampak pada aplikasi yang dibuat sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh user.
Ukuran Strategis
Sasaran Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan
1. Pengawasan anggaran divisi TI
b. % Perbandingan anggaran TI dari anggaran perusahaan 4% 2. Proses bisnis TI
a. % Pengembangan kapasitas dalam proyek operasional 20%
Perspektif Orientasi Pengguna
1. Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja TI a. % Kinerja aplikasi yang digunakan saat ini Min. 60% b. % Kecepatan TI menangani suatu masalah Min. 90% c. % Kepuasan pelatihan yang diterima dari TI Min. 90% 2. Tingkat penggunaan aplikasi
a. % Aplikasi yang digunakan user friendly Min. 70% b. % Tingkat pemahaman terhadap aplikasi baru Min. 70% 3. Meningkatkan kualitas pengguna
a. Frekuensi pelatihan yang diterima dari TI Tidak pernah 4. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru
a. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi Min. 90%
Perspektif Penyempurnaan Operasional
1. Dukungan ketersediaan hardware
a. % Kepuasan ketersediaan hardware Min. 70% b. % Jumlah komputer yang tersedia dengan karyawan yang ada 70% 2. Pengontrolan system
b. Frekuensi melakukan back-up data 1x per bulan 3. Efisiensi pengolahan data
a. % Kecepatan pengiriman data 50%
b. Lamanya pengolahan data Max. 1 jam
4. Penyelesaian tugas tepat waktu
a. % Penyelesaian tugas tepat waktu 30%
5. Dukungan ketersediaan software
a. % Ketersediaan modul aplikasi yang ada dengan modul aplikasi yang dibutuhkan
20%
b. % Tersedianya software yang dibutuhkan 30%
Perspektif Orientasi Masa Depan
1. Kualitas staff TI
a. % Jumlah staff TI yang berpengalaman minimal 3 tahun Tidak ada b. % Staff TI yang berpendidikan minimal S1 Tidak ada 2. Meneliti perkembangan TI
a. % Banyaknya jumlah penelitian yang dilakukan Belum pernah 3. Tingkat kepuasan staff TI
a. % Kepuasan kerjasama antar bagianTI Tidak ada b. % Kepuasan keterbukaan komunikasi & mengeluarkan
pendapat
Tidak ada
c. % Kepuasan yang diberikan oleh perusahaan Tidak ada
3.1.3.2.8 CSF & KPI
Analisa Critical Success Factor (CSF) merupakan faktor-faktor penting yang menjadi penentu kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan mereka. CSF perlu mendapatkan perhatian dari perusahaan, oleh karena itu dibutuhkan Key Performance Indicator (KPI) sebagai alat ukur yang membantu perusahaan dalam mengetahui seberapa jauh kinerja mereka dalam mencapai tujuan perusahaan. Berikut adalah hasil analisa CSF pada PT. Cahaya Kreasi Partindo :
No CSF
(Critical Success Factor)
KPI
(Key Performance Indicator)
Keterangan
1. Kepuasan pelanggan - Pengiriman barang ke pelanggan yang tepat waktu
- Tidak ada keterlambatan pengiriman barang 2. Pemilihan supplier yang
berkualitas
- Waktu pengiriman dari supplier
- Keterlambatan pengiriman dari supplier mencapai 15%
3. Mengikuti tren pasar - Jumlah customer yang sering mencari barang baru
- Presentase yang mencari barang baru sekitar 20%
4. Meluaskan pangsa pasar - Jumlah pelanggan yang mendatangi subdis - Pelanggan yang mendatangi subdis mencapai 70% 5. Memberikan promo-promo yang unik dan lebih menarik.
- Jumlah pelanggan baru. - sampai sekarang banyak pelanggan – pelanggan baru yang datang untuk membeli.
6. Melayani secara cepat sejak penerimaan pesanan
sampai dengan pembayaran dan pengirirman barang. - Waktu pelayanan perpelanggan. - sampai sekarang waktu pengiriman barang ke pelanggan tepat waktu.
Tabel 3.7 CSF & KPI pada PT. Cahaya Kreasi Partindo
3.1.3.3 Concept of Operations (CONOPS) 3.1.3.3.1 CONOPS Scenario
Proses bisnis yang berjalan pada PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah :
- Pelanggan yang ingin memesan Produk-produk PT. Cahaya Kreasi Partindo dapat melakukan pemesanan melalui fax, telpon atau datang langsung ke PT.
Cahaya Kreasi Partindo, PT. Cahaya Kreasi Partindo mempunyai minimal order, pelanggan yang ingin membeli produk PT. Cahaya Kreasi Partindo harus membeli minimal 3 kardus.
- Pelanggan yang ingin memesan akan di layani oleh bagian marketing, bagian marketing akan membuat SO (Sales Order) yang akan di berikan kepada admin marketing. Isi dari SO adalah nomor SO, nomor PO, nama pembeli/outlet, person in charge, jenis barang, jumlah barang, no telepon, alamat, harga satuan, harga total, diskon, tanggal pemesanan. Yang di tanda tanggani oleh Manager Marketing.
- Setelah admin marketing menerima SO dari marketing, admin marketing akan membuat DO (Delivery Order) yang berisi nomor DO, nomor PO, nama pembeli/outlet, person in charge, jenis barang, jumlah barang, no telepon, alamat, tanggal pengiriman. Yang akan di tanda tanggani oleh kepala gudang, supir, penerima, dan admin marketing, sedangkan SO akan diberikan kepada bagian Finance.
- Admin marketing akan membuat 4 rangkap yang akan di berikan kepada hijau untuk kepala gudang, kuning untuk pembeli/subdis, putih untuk kantor yang akan digunakan untuk tagihan, pink untuk rekap.
- setelah kepala gudang menerima DO dari admin marketing, maka kepala gudang akan mengeluarkan barang dari gudang sesuai DO.
- Kemudian barang akan diserahkan ke supir untuk dikirim ke pelanggan, supir memegang barang dan DO.
- Setelah barang sampai ke Pelanggan, supir akan memberikan barang dan DO untuk di tanda tanggani oleh pelanggan sebagai bukti bahwa mereka telah menerima produk dari PT. Cahaya Kreasi Partindo. - Setelah supir selesai mengirim barang, supir akan
memberikan DO yang sudah di tanda tanggani oleh pelanggan kepada Bagian Finance. DO rangkap putih akan digunakan untuk membuat invoice oleh bagian Finance, dan SO akan digunakan untuk Backup perusahaan, setelah bagian Finance membuat invoice maka bagian Finance akan mengirimkan invoice ke pelanggan melalui kurir.
- Jika Invoice telah diterima oleh pelanggan maka pelanggan akan diberikan waktu maksimal 30hari untuk melunasi pembayaran. Pelanggan yang sudah menerima Invoice harus membuat Tanda terima yang akan di berikan kepada PT. Cahaya Kreasi Partindo. - Tanda terima invoice dari pelanggan akan digunakan
ke PT. Cahaya Kreasi Partindo. Kurir akan membawa Tanda terima invoice dari pelanggan ke perusahaan, Tanda Terima kemudian akan diserahkan ke bagian Finance.
- Bagian Finance akan menyimpan untuk tagihan ke pelanggan. Setelah 30hari Tanda terima dikirim lagi ke pelanggan, kemudian pelanggan harus membayar sejumlah uang atau dengan giro, kurir akan membawa Uang atau giro tersebut ke PT. Cahaya Kreasi Partindo yang akan di setorkan ke bank.
- PT. Cahaya Kreasi Partindo memberikan retur terhadap barang yang rusak, retur yang diberikan oleh perusahaan adalah : Jika pada saat pengiriman terdapat barang yang rusak maka Supir akan mencatat produk-produk yang rusak, lalu supir akan memberikan daftar barang yang rusak kepada kepala gudang. Kepala gudang akan membuat nota retur sebanyak tiga rangkap, satu untuk backup kepala gudang, satu rangkap akan diberikan kepada bagian Finance, satu lagi akan diberikan kepada admin marketing. bagian admin marketing akan memulai proses dari awal pembuatan surat jalan sampai dengan barang dikirim kembali ke pelanggan.
- Jika stok barang di bawah 300 unit maka kepala gudang akan melaporkan stok barang ke admin
marketing, lalu admin marketing melaporkan ke bagian Supply Chain bahwa stok baran habis (300unit). Supply chain akan membuat Purchase Order yang akan dikirimkan ke Supplier, setelah Supplier memberitahukan total pembayaran ke Supply Chain maka Supply Chain akan melakukan pembayaran ke Supplier, Supply chain akan melakukan pengiriman barang yang akan di terima oleh kepala gudang dan kepala gudang akan melakukan pengecekan barang sesuai dengan struk pembayaran dari supplier yang akan di cocokan dengan Purchase order dari supply chain, setelah cocok dan kondisi barang bagus maka kepala gudang akan mencatat barang yang akan dibuat 2rangkap 1 untuk kepala gudang dan 1 lgi untuk admin marketing.
- Setiap bulan Finance akan membuat laporan keuangan yang akan di serahkan ke Presiden Direktur.
3.1.3.3.2 CONOPS Diagram
Concept of Operations Diagram pada PT. Cahaya Kreasi Partindo adalah sebagai berikut :
Gambar 3.4 CONOPS Diagram PT. Cahaya Kreasi Partindo
3.1.3.4 Strategic
Dalam rangka mencapai tujuan perusahaan, maka PT Cahaya Kreasi Partindo mempunyai strategi bisnis dengan cara:
• Membangun relasi yang baik dengan para pelanggan untuk memperoleh laba
• Membangun relasi yang baik dengan para pemasok perusahaan, hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas, tepat waktu dan harga yang rendah
• Membangun relasi yang baik dengan para pesaingnya, hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang positif dari pada pesaingnya
• Meningkatkan nilai pelayanan dan kualitas produk, bukan memotong biaya.
3.2.1 Business Plan
3.2.1.1 Business Overview
Business overview menjelaskan mengenai secara keseluruhan bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai proses yang terjadi antar area fungsi dengan fungsi bisnis lainnya
• Lokasi Geografis
Berikut ini adalah gambaran perusahaan mengenai unit organisasi dan lokasinya. Pada tabel dibawah ini menjelaskan letak lokasi dari setiap bagian organisasi.
Unit Organisasi Lokasi Kantor Subdis Presiden Direktur * Finance Controller * Admin Marketing * Marketing Manager * Logistic Manager * Finance Manager * Sales Executive * Warehouse * Accounting * Finance * Supir *
Kurir *
Tabel 3.8 Matriks Pemetaan Unit Organisasi terhadap lokasi
• Proses
Berikut adalah gambaran dimana fungsi area berlanjut ke fungsi yang lain. Pada tabel dibawah ini menjelaskan setiap fungsi area dari perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa fungsi.
Tabel 3.9 Tipe Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya Fungsi Area Fungsi
Presiden Direktur
− Merumuskan dan mengusulkan kebijakan umum untuk masa yang akan datang pada Dewan Komisaris.
− Mengajukan rencana dan perhitungan laba rugi yang disertai laporan berkala lainnya kepada Dewan Komisaris untuk mendapatkan penilaian.
− Menyelenggarakan rapat umum para pemegang saham.
Finance Controller
− Menetapkan rencana pendapatan dan pengeluaran jangka panjang juga jangka pendek berdasarkan anggaran yang telah disetujui dalam rapat President Director.
− Mengawasi semua masalah yang menyangkut kelancaran penyediaan keuangan dan semua dana perusahaan.
dengan taksiran kebutuhan, serta mengambil keputusan dalam pemindahan dana–dana yang diperlukan.
Admin Marketing
− Menerima Sales Order dari bagian marketing .
− Membuat Delivery Order 4 rangkap dan menandatanganinya . Rangkap hijau untuk kepala gudang, kuning untuk pembeli / outlet , putih untuk kantor , pink untuk rekap.
Marketing Manager
− Bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran. − Membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran.
- Menandatangani Sales Order.
Logistic Manager
− Memastikan seluruh personnel Logistic di semua cabang berjalan sesuai dengan standart dan tugas yang telah diberikan untuk menciptakan operasional yang efektif dan efisien.
− Menjaga seluruh aktifitas logistik agar actual biaya sesuai dengan budget yang telah ditetapkan.
Finance Manager
− Mengalokasikan dana sedemikian agar dapat memperoleh tingkat efisiensi atau profitabilitas yang optimal.
− Mengendalikan keuangan perusahaan untuk mencegah penyimpangan dan mengambil langkah perbaikan jika terjadi penyimpangan di dalam pelaksanaan usaha dan memengaruhi struktur keuangan dan alokasi dana.
Sales Executive
- Membuat dan menjalankan jadwal kunjungan harian dan laporan perkembangan untuk customer yang sudah ditargetkan. − Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada dan melakukan pendekatan yang berkelanjutan dengan calon customer baru.
− Memonitor pelaksanaan awal order untuk customer baru.
− Memonitor penjualan untuk pencapaian hasil terhadap customer yang ditargetkan.
− Melakukan kalkulasi awal untuk penawaran ke customer. − Memonitor penjualan konsiyasi dan kondisi barang ke customer.
Warehouse − Menerima DO dan mengeluarkan barang sesuai dengan DO. − Menyerahkan barang dan DO ke supir untuk di antar ke pelanggan.
Accounting − Melakukan pencatatan untuk aktiva dan pasiva. − Melakukan pencatatan untuk transaksi petty cash. − Membuat jurnal untuk pembayaran aktiva dan pasiva. − Membuat jurnal untuk patty cash reimbursements. − Melakukan filing invoice-invoice yang masuk. − Melakukan filing journal vouchers.
− Mencatat semua transaksi bank.
− Melakukan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Finance − Memproses sales Order, delivery order, dan invoice yang selanjutkan akan dilakukan penagihan kepada customer.
3.2.1.2 Executive Team Profile
1. President Director (Direktur Utama)
President Director diangkat dan diberhentikan oleh rapat umum pemegang saham.
Tugas dan wewenang President Director adalah : • Merumuskan dan mengusulkan kebijakan
umum untuk masa yang akan datang pada Dewan Komisaris.
• Mengajukan rencana dan perhitungan laba rugi yang disertai laporan berkala lainnya kepada Dewan Komisaris untuk mendapatkan penilaian.
• Menyelenggarakan rapat umum para pemegang saham.
2. Finance Controller
− Merekap penjualan (sales) dan konsiyasi (consignment) per bulan, yang datanya diperoleh dari invoice.
Supir - Mengirim barang dan Delivery Order ke pelanggan.
- Menyerahkan Delivery Order yang sudah di tanda tanggani oleh pelanggan ke bagian Finance.
Kurir − Mengirim invoice dan tanda terima ke pelanggan. − Mengerim tagihan dan melakukan penagihan.
Finance Controller bertanggung jawab kepada Direktur Utama :
Tugas dan tanggung jawab Finance Controller adalah : • Menetapkan rencana pendapatan dan
pengeluaran jangka panjang juga jangka pendek berdasarkan anggaran yang telah disetujui dalam rapat President Director.
• Mengawasi semua masalah yang menyangkut kelancaran penyediaan keuangan dan semua dana perusahaan.
• Mengawasi pengalokasian dana–dana yang tersedia agar sesuai dengan taksiran kebutuhan, serta mengambil keputusan dalam pemindahan dana–dana yang diperlukan.
3. Admin Marketing
Tugas dan wewenang Admin Marketing adalah : • Menerima Sales Order dari bagian marketing . • Membuat Delivery Order 4 rangkap dan
menandatanganinya . Rangkap hijau untuk kepala gudang, kuning untuk pembeli / outlet , putih untuk kantor , pink untuk rekap.
4. Marketing Manager (Manajer Pemasaran)
• Bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran.
• Membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran.
• Menandatangani Sales Order.
5. Logistic Manager
Tugas dan wewenang Logistic Manager adalah : • Memastikan seluruh personnel Logistic di
semua cabang berjalan sesuai dengan standart dan tugas yang telah diberikan untuk menciptakan operasional yang efektif dan efisien.
• Menjaga seluruh aktifitas logistik agar actual biaya sesuai dengan budget yang telah ditetapkan.
6. Finance Manager (Manajer Keuangan)
Tugas dan wewenang Finance dan Accounting Manager adalah :
• Mengalokasikan dana sedemikian agar dapat memperoleh tingkat efisiensi atau profitabilitas yang optimal.
• Mengendalikan keuangan perusahaan untuk mencegah penyimpangan dan mengambil langkah perbaikan jika terjadi penyimpangan di dalam pelaksanaan usaha dan memengaruhi struktur keuangan dan alokasi dana.
7. Sales Executive
• Membuat dan menjalankan jadwal kunjungan harian dan laporan perkembangan untuk customer yang sudah ditargetkan.
• Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada dan melakukan pendekatan yang berkelanjutan dengan calon customer baru. • Memonitor pelaksanaan awal order untuk
customer baru.
• Memonitor penjualan untuk pencapaian hasil terhadap customer yang ditargetkan.
• Melakukan kalkulasi awal untuk penawaran ke customer.
• Memonitor penjualan konsiyasi dan kondisi barang ke customer.
1. Memprioritaskan keualitas pelayanan dan produk agar mampu bersaing dengan perusahaan distributor minuman beralkohol lainnya. Selaini tu, PT Cahaya Kreasi Partindo selalu memperhatikan pelayanan kepada pelanggan . 2. Memilih supplier yang terbaik dan mendapatkan lisensi
resmi dari mereka. Hal ini berguna untuk meraih kepercayaan pelanggan dalam membeli produk.
3. Mengidentifikasi pasar tren yang sedang berkembang guna memenuhi keinginan pelanggan atas produk baru.
4. Mempunyai beberapa outlet untuk meluaskan pemasaran produk perusahaan.
Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. Cahaya Kreasi Partindo 3.2.1.5 Market Outlook & Competitive Strategy
Market Outlook
Pangsa pasar untuk perusahaan distributor minuman beralkohol cukup menjamin, karena untuk membuat perusahaan seperti ini dan mendapatkan izinnya sangatlah
