BAB 4
ANALISA DAN RANCANGAN
4.1. Latar Belakang Perusahaan
PT Siemens Building Technologies (PT SBT) merupakan anak perusahaan Siemens Building Technologies Ltd. yang didirikan pada tahun 1997 dengan nama PT Landis & Staefa Indonesia dan berubah nama menjadi PT SBT pada tahun 1999. PT SBT merupakan bagian dari Siemens Building Technologies regional Asia Pasifik yang berkantor di Hongkong.
Bidang usaha dari PT SBT adalah jasa konstruksi otomatisasi gedung yang terdiri atas solusi sistem otomatisasi gedung (Building Automation System Solutions), sistem keamanan (security) gedung, produk HVAC dan servis atau perawatan (Services).
Visi PT SBT adalah “bersama-sama dengan pelanggan membangun solusi yang berguna dan mengantisipasi kebutuhan dimasa depan”. Pemahaman dan pandangan yang mereka bentuk mengenai pelanggan adalah sebagai berikut:
- Memahami kebutuhan. - Memenuhi harapan.
- Memberikan penyelesaian yang menyeluruh. - Merupakan mitra jangka panjang.
- Memberikan nilai lebih dari yang diharapkan. - Secara terus-menerus memperbaiki.
PRESIDENT DIRECT OR BAS S o lu ti o n s B u
siness Unit Manage
r S al es E ngi neer E stim at or S ecr et ar y S eni or E ngi ne ers E ngi neer s P roj ec t E ngi ne er D ra fte r Se rv ic e s S e rv ice M ana ger S al es E ngi nee r S ec ret ary S ervi ce T echni ci an S er vi ce E ngi nee rs Se c u ri ty Busines s Unit M ana ger S al es E ng ineer S ecr et ary E ngi ne ers P roj ec t E ng ineer Dra fte r H V A C P roduc ts B u sin e ss Unit Ma nage r S al es E ng ineer S ecr et ary S u p por t Ma rke tin g & Com m unicati o n A d ministra tion E n gi n eer in g M a n ager Contract M anag er F ina nce M anag er G am bar 4.1. St ru kt ur organi sa si P T SBT
Pada gambar 4.1 dapat dilihat bahwa struktur organisasi PT SBT dibagi atas 4 unit bisnis (profit center) dan 5 departemen pendukung (cost center). Setiap bagian terlibat langsung dalam aktifitas manajemen mutu baik dari segi pembuatan dan perubahan dokumen mutu hingga pelaksanaan dan audit internal prosedur mutu.
4.1.2. Penerapan dan Dokumentasi ISO 9000
Penerapan ISO 9000 dilakukan PT SBT pada tahun 1999. Pada tanggal 26 November 1999 PT SBT telah mendapatkan sertifikasi ISO-9002 dari lembaga sertifikasi KEMA.
Tingkat 1 Manual Mutu
Tingkat 2 Prosedur Mutu
Tingkat 3 - Instruksi Kerja
Tingkat 4 - Data dan Catatan
Gambar 4.2. Hirarki dokumen
Dokumen ISO 9000 yang disusun dibagi atas 4 tingkatan (lihat gambar 4.2) yang memuat:
1. Tingkat 1 – Manual Mutu (Quality Manual)
Manual mutu merupakan dokumen yang menjadi landasan diterapkannya ISO 9000. Dalam manual mutu memuat beberapa hal penting seperti komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran mutu, profil perusahaan serta hirarki dokumen mutu.
Manual mutu dapat menjadi dasar bagi terbentuknya budaya manajemen mutu didalam perusahaan. Seluruh aktifitas dan kegiatan individu-individu didalam perusahaan diarahkan untuk mencapai sasaran mutu dan mengacu pada kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen. 2. Tingkat 2 – Prosedur Mutu (Quality Procedure)
Dokumen prosedur mutu merupakan dokumen yang memuat keterangan terperinci mengenai apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dan dimana pekerjaan tersebut dilakukan. Susunan dari prosedur mutu disesuaikan dengan klausul-klausul mutu yang telah ditetapkan oleh ISO-9000 yang total seluruh klausul untuk ISO-9002 adalah 19 klausul.
Prosedur mutu yang diterapkan oleh PT SBT meliputi 18 klausul, antara lain: - Tanggung jawab manajemen
4.02. Rencana mutu
4.05. Pengendalian dokumen dan data 4.01. Tinjauan manajemen
4.16. Pengendalian catatan mutu - Manajemen sumber daya
4.18. Pelatihan
- Realisasi produk dan jasa 4.03. Tinjauan kontrak 4.09. Pengendalian proses 4.06. Pembelian
4.08. Identifikasi dan mampu telusur produk 4.10. Inspeksi dan pengujian
4.11. Pengendalian alat inspeksi ukur dan uji 4.12. Status inspeksi dan pengujian
4.15. Penanganan, penyimpanan, pengemasan dan penyerahan 4.19. Pelayanan dan pemeliharaan
- Pengukuran analisa dan peningkatan 4.17. Audit internal
4.13. Pengendalian produk tidak sesuai mutu 4.20. Teknik statistik
4.17. Tindakan koreksi dan pencegahan 3. Tingkat 3 – Instruksi Kerja
Dokumen instruksi kerja memuat penjelasan singkat mengenai urutan-urutan atau langkah-langkah bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan menjadi alat yang dapat dipergunakan oleh karyawan didalam melakukan pekerjaannya. Formulir-formulir yang digunakan didalam menjalankan pekerjaan juga diberikan didalam dokumen ini.
4. Tingkat 4 – Data dan Catatan
Catatan mutu merupakan suatu catatan atas pelaksanaan pekerja kedalam suatu formulir yang telah ditentukan pada instruksi kerja. Data yang dicatat merupakan data aktual dan sesungguhnya.
Catatan mutu juga dapat menunjukkan bahwa aktifitas manajemen mutu dilaksanakan didalam organisasi. Data-data yang ada dapat dipergunakan untuk melakukan koreksi terhadap kegagalan mutu atau meningkatkan kinerja perusahaan.
Pembuatan dokumen mutu disebar pada setiap manajer departemen yang terlibat didalam prosedur mutu (pembuat dokumen mutu disebut sebagai originator). Sedangkan
pengendalian dokumen mutu baik dari segi penomoran, perubahan, penyimpanan dan penyebaran dilakukan oleh management representatif (wakil manajemen) yang dirangkap oleh manajer unit bisnis BAS solutions. Pengendalian tersebut dilakukan secara manual. Komputer hanya digunakan sebagai alat bantu didalam pembuatan dokumen. Mulai tahun 2000 peran originator sudah mulai digeser pada orang-orang yang terlibat langsung dalam proses.
4.1.3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu PT SBT didasarkan pada segitiga yang mempunyai tonggak seimbang dan sama kuatnya (lihat gambar 4.3), yaitu :
1. Nilai Pelanggan (Customer Value)
Memenuhi kepuasan pelanggan dengan memastikan:
- Memahami kebutuhan pelanggan dengan menjalin hubungan kerja yang erat.
- Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara memanfaatkan segala sumber internal dan eksternal yang dimiliki perusahaan.
- Dengan informasi atau keluhan yang didapat dari pelanggan akan diambil tindakan untuk memperbaiki kekurangan dan mutu kerja
KEBIJAKAN MUTU NIL AI PE LAN GG AN N ILA I KA R YA W AN NILAI PEMEGANG SAHAM
2. Nilai Karyawan (Employee Value)
Mempunyai komitmen penuh untuk memajukan kemampuan organisasi dalam hal:
- Kemampuan kerja, dengan cara memberikan pelatihan produk dan ketrampilan untuk meningkatkan produktifitas kerja.
- Kemampuan teknologi dengan cara menggunakan sistem teknologi informasi dan peralatan yang canggih untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan.
- Kemampuan manajemen melalui pelatihan manajemen untuk meningkatkan kualitas kepemimpinan dan kepuasan kerja.
- Mensosialisasikan kebijakan mutu kepada semua karyawan melalui pelatihan dan slogan-slogan.
3. Nilai Pemegang Saham (Share Holder Value)
Mempunyai komitmen penuh untuk mengendalikan investasi pemegang saham dengan cara:
- Membuat tujuan jangka panjang dan jangka pendek. - Memperoleh laba ekonomi terbaik dalam semua transaksi.
- Menjadi organisasi yang penuh tanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan.
- Membantu reputasi yang baik dan dapat dipercaya. 4.1.4. Sasaran Mutu
Sasaran mutu yang ingin dicapai oleh PT SBT adalah memperbaiki pangsa pasar dan menjadi pemimpin pasar untuk bidang solusi sistem otomatisasi gedung, produk HVAC dan sistem keamanan gedung.
Didalam pencapaian sasaran mutu tersebut akan dilakukan pengukuran dan pencapaian pada 4 bidang sasaran strategis, antara lain:
- Pelanggan : Mengutamakan kepuasan pelanggan agar terjalin hubungan kerja jangka panjang.
- Proses : Melaksanakan proses kerja yang efektif dan efisien. - Pelatihan : Identifikasi pelatihan yang tepat untuk mengembangkan
potensi karyawan.
- Keuangan : Mengendalikan penjualan dan biaya agar sesuai dengan anggaran tahunan.
4.1.5. Arsitektur Jaringan Komputer PT SBT
Jaringan komputer yang ada pada PT SBT dibagi atas dua domain, yaitu domain untuk departemen keuangan dan akunting yang digunakan untuk aplikasi akuntansi SCALA dan domain untuk departemen lainnya untuk fungsi administrasi. Hampir seluruh karyawan yang bekerja di dalam kantor memiliki fasilitas komputer, kecuali untuk karyawan yang melakukan kerja luar.
Arsitektur jaringan komputer yang dimiliki oleh PT SBT dapat dilihat pada gambar 4.4. Infrastruktur ini relatif sudah mencukupi untuk dikembangkan menjadi infrastruktur manajemen pengetahuan.
4.2. Analisa Rancangan Manajemen Pengetahuan
Untuk memastikan bahwa sistem manajemen pengetahuan berbasis komputer layak untuk diterapkan pada PT SBT maka dilakukan studi kelayakan terhadap sistem baru tersebut.
IDC Server SCALA IDC Server Administrasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 A B 12x 6x 8x 2x 9x 3x 10x 4x 11x 5x 7x 1x Ether net A 12x 6x 8x 2x 9x 3x 10x 4x 11x 5x 7x 1x C Internet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 A B 12x 6x 8x 2x 9x 3x 10x 4x 11x 5x 7x 1x Ether net A 12x 6x 8x 2x 9x 3x 10x 4x 11x 5x 7x 1x C iMac iMac
iMac iMac iMac iMac
... ...
Gambar 4.4. Arsitektur jaringan komputer PT SBT 4.2.1. Studi Kelayakan
Studi kelayakan terhadap sistem manajemen pengetahuan dilakukan melalui 3 faktor kelayakan:
1. Kelayakan Operasi
Sistem manajemen berbasis komputer memungkinkan penyebaran pengetahuan yang dihasilkan oleh proses ISO 9000 menjadi lebih transparan, dimana setiap individu didalam perusahaan dapat berbagi pengetahuan dan memanfaatkan pengetahuan tersebut didalam pekerjaannya.
Keberhasilan penerapan juga tidak lepas dari perasaan pengguna akhir dan manajer terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Pada prinsipnya sistem baru tersebut telah sejalan dengan kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh
manajemen untuk meningkatkan kemampuan teknologi dengan menggunakan sistem teknologi informasi dan peralatan yang canggih untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan.
Aktifitas individu yang ada didalam organisasi pada dasarnya telah melakukan kegiatan-kegiatan menggunakan komputer yang juga dilakukan pada sistem manajemen pengetahuan berbasis komputer, seperti:
- Melakukan aktifitas surat menyurat dengan menggunakan surat elektronik (e-mail).
- Melakukan browsing ke internet.
dan juga aktifitas manual yang dapat mendukung, seperti: - Menyebarkan dokumen manajemen mutu (hard copy). - Melakukan pertemuan.
- Mengikuti dan mengadakan kegiatan pelatihan. - Pemecahan masalah pekerjaan.
Tetapi seluruh kegiatan tersebut belum terorganisir dalam suatu kerangka kerja manajemen pengetahuan. Sistem baru akan mencoba untuk membuat aktifitas diatas lebih teroganisir dengan baik.
Tentu saja perubahan pola kerja terjadi dari penerapan sistem baru, tetapi berdasarkan penelitian perubahan tersebut pada intinya dapat diterima oleh seluruh pengguna. Peran setiap orang diupayakan untuk mendukung manajemen pengetahuan dengan melakukan aktifitas memperoleh, menghasilkan, melakukan kodifikasi, menyebarkan dan menggunakan pengetahuan didalam pekerjaannya. 2. Kelayakan Teknik
Teknologi yang digunakan dalam rancangan sistem manajemen pengetahuan merupakan teknologi groupware yang arsitekturnya dapat dilihat pada gambar 4.4. Selain teknologi groupware diperlukan juga kemampuan untuk melakukan penyesuaian fungsi-fungsi dengan proses bisnis.
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh PT SBT relatif sudah mencukupi, hanya perlu melakukan instalasi penambahan aplikasi pendukung lainnya seperti Microsoft SQL Server dan Microsoft Site Server yang sudah termasuk dalam paket NT Server BackOffice yang telah dimilikinya.
PT SBT tidak memiliki tenaga yang memiliki kemampuan untuk melakukan pemrograman untuk penyesuaian fungsi. Kondisi tersebut dapat diatasi dengan melakukan outsourcing atau membeli paket aplikasi yang sudah jadi.
Pengujian kelayakan ekonomis dapat dilakukan dengan menggunakan analisa biaya/manfaat. Analisa biaya dan manfaat dapat dilihat pada pembahasan berikutnya.
4.2.2. Analisa Biaya/Manfaat
1. Biaya untuk pengembangan sistem baru
Biaya pengembangan yang perlu dikeluarkan oleh PT SBT adalah biaya untuk melakukan konstruksi struktur web yang diperlukan oleh sistem manajemen pengetahuan yang baru. Biaya pengembangan relatif murah karena komponen yang diperlukan, sehingga yang dilakukan adalah design web.
2. Manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem baru a. Manfaat tangible
Pengurangan biaya • Biaya pencetakan
• Biaya akibat mutu rendah
Peningkatan penjualan dan pendapatan perusahaan b. Manfaat intangible
Meningkatnya pengetahuan dan ketrampilan individu. Mempercepat penyebaran pengetahuan dalam organisasi. Membantu keterlibatan seluruh individu didalam meningkatkan
efisiensi dan produktifitas.
Kecepatan didalam penyebaran dan pencarian pengetahuan yang diperlukan.
Peningkatan kemampuan dan keahlian karyawan.
Keterlibatan seluruh karyawan didalam membantu peningkatan efisiensi dan produktifitas
Berdasarkan studi kelayakan dan analisa biaya dan manfaat sistem baru layak untuk dikembangkan. Karena manfaat yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
Knowledge Repositories
Quality data & records e-mail, news, Discussions & Outlook items Electronics Document Business or Accounting Data Communication/Transport Layer
User Interface Layer
Logical/Intelligent Layer
Document
Management Search, Retrieval and Index
E-mail, Newsgroup, Discussion Exchange Server SQL Server Internet Information
Service Server Site Server
Data Mining or Analysis
Outlook 2000 and Internet Explorer 5
Workflow
Gambar 4.5. Arsitektur teknologi manajemen pengetahuan
4.3. Rancangan Manajemen Pengetahuan
4.3.1. Arsitektur Teknologi Manajemen Pengetahuan
Arsitektur teknologi manajemen pengetahuan yang akan digunakan dalam rancangan manajemen pengetahuan dapat dilihat pada gambar 4.5. Arsitektur teknologi tersebut dapat dibagi atas 4 lapisan yaitu:
- Knowledge repositories
Merupakan tempat penyimpanan seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh
perusahaan. Pengetahuan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik, basis data, pesan elektronik atau outlook items, sehingga dapat dicari dan diambil kembali ketika diperlukan.
- Lapisan Communication/Transport
Lapisan communication/transport merupakan lapisan penghubung antara knowledge repositories dengan lapisan logical/intelligent. Lapisan ini bertugas untuk mengambil atau menyimpan pengetahuan dalam knowledge repositories dan mengirim atau menerima pengetahuan dari lapisan logical/intelligent. Komponen yang akan digunakan dalam rancangan manajemen pengetahuan terdiri atas 4 komponen yaitu:
o Exchange Server
Komponen yang diperlukan untuk menyediakan layanan pertukaran berbagai bentuk pesan-pesan elektronik.
o SQL Server
Server basis data yang diperlukan untuk menyediakan layanan
penyimpanan dan pengelolaan basis data dengan menggunakan bahasa SQL.
o Internet Information Services
Komponen ini diperlukan untuk memberikan layanan internet atau intranet. Fasilitas yang disediakan dalam komponen ini adalah web server, FTP server dan news server.
o Site Server
Komponen ini digunakan untuk menyediakan kemampuan mengekstrak pengetahuan dari sekumpulan dokumen-dokumen elektronik dan mengelolanya sehingga mempercepat dan
mempermudah pengaksesan pengetahuan. Dokumen yang dapat digunakan oleh index server adalah: basis data, text, HTML, dokumen office, e-mail dan news serta dokumen lainnya asalkan disertai dengan filter pendukung.
- Logical/Intelligent Layer
Lapisan ini berfungsi untuk menyediakan fasilitas yang dibutuhkan oleh pengguna sistem manajemen pengetahuan. Fungsi-fungsi tersebut adalah:
o Document Management
Melakukan manajemen dokumen baik dari segi pengendalian versi, pembuatan dan akses dokumen. Fasilitas ini digunakan untuk melakukan pengelolaan dokumen mutu. Microsoft Tahoe dapat digunakan untuk menyediakan fasilitas ini.
o Search, Retrieval and Index
Menyediakan kemampuan untuk mencari pengetahuan dari tempat penyimpanan pengetahuan. Fasilitas ini digunakan untuk mencari dan mendapatkan pengetahuan yang diperlukan.
o E-mail, Newsgroup, discussion
Menyediakan fasilitas komunikasi dan kolaborasi dengan individu lainnya. Setiap aktifitas komunikasi terekam dalam bentuk pesan elektronik sehingga dapat diakses kembali ketika diperlukan. o Data Analysis
Menyediakan kemampuan untuk melakukan analisa data yang tersimpan pada SQL server. Hasil analisa tersebut merupakan bentuk pengetahuan baru. Fasilitas ini digunakan untuk menganalisa catatan mutu yang terekam pada basis data.
o Workflow
Menyediakan fasilitas yang dapat melakukan business proses secara otomatis. Setiap transaksi bisnis terekam dalam bentuk data atau dokumen elektronik sehingga dapat dan mudah diakses kembali dengan cepat. Fasilitas ini digunakan untuk melakukan pekerjaan yang telah ditentukan dalam instruksi kerja.
- User Interface Layer
Lapisan ini merupakan lapisan yang dapat digunakan oleh pengguna untuk melakukan interaksi dan menggunakan fasilitas sistem manajemen
pengetahuan. Aplikasi yang digunakan pada rancangan ini adalah browser internet explorer yang didukung dengan fasilitas Outlook 2000 (aplikasi pesan dan surat elektronik).
4.3.2. Memperoleh Dan Menghasilkan Pengetahuan
Berdasarkan hasil identifikasi pengetahuan yang diperlukan oleh PT SBT didalam menjalankan aktifitasnya sesuai ISO-9000 dapat dilihat pada table 4.1. Sebagian besar sumber pengetahuan dapat diperoleh pada dokumentasi ISO 9000 yang telah dibuat dan beberapa sumber lainnya dari internal dan eksternal perusahaan, seperti buku, internet, brosur, atau referensi.
Tabel 4.1. Daftar pengetahuan dan sumber pengetahuan
No Pengetahuan Sumber
1. ISO-9000 - Koleksi buku ISO (internal) - Material training (internal) - Konsultan (eksternal)
- Sumber-sumber di internet (eksternal) 2. Komitmen manajemen - Dokumen manual mutu (internal) 3. Fokus pelanggan - Dokumen manual mutu (internal) 4. Kebijakan mutu - Dokumen manual mutu (internal) 5. Profil perusahaan - Dokumen manual mutu (internal) 6. Sasaran mutu - Dokumen manual mutu (internal) 7. Profil perusahaan - Dokumen manual mutu (internal) 8. Hirarki dokumen - Dokumen manual mutu (internal) 9. Prosedur mutu, instruksi
kerja dan formulir (18 klausul)
- Dokumen prosedur mutu (internal)
10. Rencana kerja - Catatan mutu (internal) 11. Tinjauan manajemen - Catatan mutu (internal) 12. Kebutuhan pelatihan dan
catatan pelatihan - Catatan mutu (internal) - Pemasok/vendor pelatihan (eksternal) 13. Tinjauan kontrak - Catatan mutu (internal)
Tabel 4.1. Daftar pengetahuan dan sumber pengetahuan (lanjutan)
No Pengetahuan Sumber
14. Pengendalian proses
proyek - Catatan mutu (internal) 15. Pemasok - Direktori contact (internal) 16. Pelanggan - Direktori contact (internal) 17. Produk - Referensi atau manual produk
(internal/eksternal)
- Brosur (internal/eksternal)
- Pemasok melalui training atau web pages (eksternal)
18. Inspeksi dan pengujian - Catatan mutu (internal) 19. Kalibrasi - Catatan mutu (internal) 20. Penanganan,
penyimpanan, pengemasan dan penyerahan produk
- Catatan mutu (internal) - Referensi/manual produk
(internal/eksternal) 21. Servis dan perawatan - Catatan mutu (internal) 22. Audit Internal - Catatan mutu (internal) 23. Metoda statistik - Catatan mutu (internal)
- Buku (internal)
- Sumber-sumber internet (eksternal) 24. Catatan program
perbaikan, peningkatan dan pencegahan
- Catatan mutu (internal)
26. Catatan diskusi dan saran - Karyawan (internal) - Pelanggan (eksternal) - Pemasok (eksternal) 27. Studi banding
(benchmark) - Catatan mutu (internal) - Pesaing atau industri lainnya (eksternal)
Selain memperoleh pengetahuan dari sumber-sumber yang telah ada pengetahuan juga dapat dihasilkan melalui cara-cara sebagai berikut :
- Membuka kotak saran atau usulan. - Membuka forum diskusi.
- Melakukan program perbaikan untuk melakukan peningkatan efisiensi dan produktifitas (continuous improvement).
Seluruh kegiatan menghasilkan pengetahuan harus diarahkan pada tujuan untuk mencapai sasaran mutu.
4.3.3. Penyimpanan Pengetahuan
Media utama penyimpanan pengetahuan yang akan digunakan dalam tesis ini adalah memori elektronik. Penyimpanan pengetahuan kedalam medium tersebut dapat dilakukan dalam 3 bentuk, antara lain:
1. Dokumen elektronik
Digunakan untuk menyimpan pengetahuan eksplisit yang berbentuk catatan tertulis, seperti manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan formulir. Untuk penyimpanan dokumen elektronik digunakan teknologi manajemen dokumen yang dapat:
- mengendalikan versi atau penomoran dokumen secara otomatis - tanggal dibuat dan pembuat
- tanggal diubah dan pengubah - sejarah perubahan dokumen
- tanggal berlaku dan berakhirnya dokumen. 2. Basis data (database)
Digunakan untuk menyimpan data yang dihasilkan oleh catatan mutu baik berupa data transaksi atau data lainnya. Format dari catatan mutu cenderung tetap dan perubahaannya relatif jarang dan sedikit. Struktur tabel dibuat sesuai dengan format formulir yang telah dibuat pada dokumen prosedur mutu. Dengan menyimpan dalam bentuk data maka dapat dilakukan analisa pada data yang tersimpan. Hasil analisa dapat digunakan untuk dijadikan acuan didalam menghasilkan pengetahuan baru lainnya.
3. Pesan elektronik dan outlook items
Bentuk penyimpanan ini digunakan untuk menyimpan pengetahuan yang merupakan saran, usulan, hasil diskusi atau pesan lainnya yang dapat memberikan nilai tambah bagi tercapainya sasaran mutu. Seluruh pesan elektronik seperti e-mail, berita, diskusi atau outlook items (contact, notes, journal, task, calender) lainnya disimpan dalam exchange server. Didalam pembuatan dan penyimpanan setiap pesan harus:
- Dikelompokan atau diberi kategori.
- Menghapus pesan-pesan yang tidak memberikan nilai tambah demi tercapainya sasaran mutu.
- Masa berlakunya pesan.
Karena media yang dipilih untuk menyimpan pengetahuan adalah memori elektronik maka suatu pengetahuan perlu diubah kedalam bentuk digital. Proses pengubahan pengetahuan kedalam bentuk digital berdasarkan bentuk pengetahuan dapat dilakukan sebagai berikut:
Sebelum suatu pengetahuan tacit dapat diubah kedalam bentuk digital maka pengetahuan tersebut harus diubah menjadi pengetahuan explicit kemudian mengubahnya menjadi bentuk digital. Untuk mengubah pengetahuan tacit menjadi explicit dapat dilakukan melalui cara-cara sebagai berikut:
- Membuat dokumentasi atas pengetahuan yang kita miliki seperti membuat artikel, journal atau laporan.
- Membuat catatan atas pekerjaan yang telah dilakukan. Hal ini sejalan dengan proses ISO 9000.
- Menuangkan ide atau saran dalam bentuk tertulis.
- Membuat catatan-catatan dari pengetahuan yang dimiliki seseorang melalui proses interview baik secara manual atau menggunakan aplikasi komputer yang merupakan bagian dari sistem pakar (expert system). 2. Mengubah pengetahuan explicit
Pengetahuan explicit yang belum berbentuk digital dapat diubah menjadi bentuk digital dengan cara :
- Membuat atau mengetik ulang dengan menggunakan aplikasi komputer seperti pengolah kata, spreadsheet atau pengolah gambar.
- Men-scan dokumen baik kedalam bentuk gambar yang tidak bisa diubah maupun kedalam bentuk dokumen digital yang dapat diubah.
4.3.4. Penyebaran dan Pemanfaatan Pengetahuan
Seluruh pengetahuan yang tersimpan dapat diakses secara transparan oleh seluruh individu didalam perusahaan dan digunakan untuk membantu pekerjaannya. Penyebaran pengetahuan dilakukan melalui dua metoda:
- Metoda on-line, yaitu dengan cara:
o Mengakses langsung pengetahuan yang ada dalam knowledge repositories dengan menggunakan browser.
o Menggunakan media komunikasi. - Metoda off-line
o Melalui pelatihan, pertemuan atau peninjauan (review).
Penggunaan secara langsung pengetahuan yang ada didalam knowledge repositories dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas workflow yang ada didalam sistem manajemen pengetahuan. Didalam workflow disediakan urutan pengerjaan, dokumen yang diperlukan dan aliran dokumen dari suatu proses bisnis.
4.3.5. SBT ISO 9000 Digital Dashboard
SBT ISO 9000 Digital Dashboard merupakan portal yang dapat digunakan oleh tim atau komunitas PT SBT didalam mengakses aset pengetahuan yang dimiliki oleh PT SBT. Struktur dari digital dashboard ini dapat dilihat pada gambar 4.6.
SBT ISO 9000 Digital Dashboard Home Search Document Management Knowledge Ba se Management Commitment Newsgroup/ Discussion Workflow
quality recording for all quality procedure
Internal External SBT Profile Quality Policy Quality Objective Customer Focus Document Creation Document Modification Modification History
Document Version Control Current Active Douments
Obselete Documents ISO 9000 Improvement Correction Action Idea or Suggestion Project Procedure or Process change Review or Suggestion Contacts Vendor/Supplier Customer Expert/Consultant Internet Links ISO Documentation Presentation Files
Personal Expertise Inventory Quality Manual Quality Procedure Work Instruction Quality Data and Record Books Library
Gambar 4.6. Struktur Digital Dashboard
Setiap fungsi yang disediakan oleh digital dashboard dapat mewakili fungsi yang dibutuhkan oleh manajemen pengetahuan sebagai berikut:
1. Mendapatkan dan menghasilkan pengetahuan
Disediakan oleh Home, Search, Knowledge Base, Newsgroup/Discussion. 2. Penyimpanan pengetahuan
Disediakan oleh Workflow, Document Management, Newsgroup/Discussion. 3. Transfer dan penggunaan pengetahuan
