PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN SOSIAL No. Dokumen : SOC /PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi : 01 Tanggal : 01 Oktober 2010 Halaman : 1 dari 7

(1)

(2)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo

Daftar Isi

 Halaman Muka  Daftar Isi  Riwayat Perubahan Dokumen

 Prosedur 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Referensi 4. Definisi 5. Uraian Prosedur 6. Lampiran 7. Dokumen Terkait

(3)

R

iwayat Perubahan Dokumen

No . No. Dok. Nama Dokumen No. Edisi No. Revisi Tgl

Revisi Uraian Perubahan 1 SOC/PS M/9.02 Prosedur Penangana n Keluhan 01 02 01/10/ 2010 Penambahan kalimat “ seperti pelecehan seksual,diskriminasi “ di point 5.2.1.1

(4)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo 1. TUJUAN

Merespon dan memastikan adanya tindak lanjut terhadap keluhan dan ketidakpuasan terhadap keberadaan perusahaan di masyarakat.

2. RUANG LINGKUP

Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah:  Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal (karyawan) dan eksternal  Perlakuan yang diskriminatif

 Pelecehan seksual dan tindak kekerasan

 Pelanggaran hak-hak reproduksi bagi pekerja perempuan  Penetapan harga TBS

 Penetapan kompensasi harga tanah

 Keluhan lain dari dampak sosial perusahaan yang diderita oleh stakeholder

3. REFERENSI

3.1. Prosedur Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01)

3.2. Perjanjian kerja bersama perusahaan perkebunan Sumatera (BKSPPS)

3.3. RSPO P&C

4. DEFENISI

4.1. Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari

kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder)

4.2. Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili

unsur pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang antara laki-laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak-hak reproduksi

4.3. Tim khusus adalah tim yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menyelidiki dan

mengumpulkan informasi mengenai keluhan yang disampaikan stakeholder serta menyusun rekomendasi kepada Direksi

(5)

Prosedur Sistem Manajemen Socfindo 5. URAIAN PROSEDUR No Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen 5.1.

A. Keluhan dari Eksternal

Stakeholder yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya secara tertulis kepada perusahaan melalui KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.

Stakeholder

5.2. Pengurus mempelajari keluhan yang

disampaikan stakeholder dan memberikan petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker, Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai dengan jenis keluhannya.

Pengurus

5.3. Keluhan yang sudah jelas permasalahannya

dan penyelesaiannya tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.

Pengurus

5.4. Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan

komunikasi lebih lanjut dengan penyampai keluhan akan dilakukan komunikasi dengan penyampai keluhan tersebut sesuai dengan Prosedur Komunikasi Sosial. Staff/personil khusus akan ditunjuk untuk melakukan komunikasi ini.

Pengurus/ask ep/asisten/ Tekniker/KTU/

Stakeholder

5.5. Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan komunikasi kepada penyampai keluhan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai keluhan tersebut, penyelesaian yang diinginkan dan sebagainya.

Personil khusus yang

ditunjuk

5.6. Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan disampaikan kepada pengurus untuk didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun.

Personil khusus yang

(6)

No Kegiatan Penanggung

Jawab

Dokumen

5.7. Apabila untuk menindaklanjuti keluhan

tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan.

Kebun/ Bhg Umum KBM

5.8. Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang

disampaikan oleh Kebun dan akan

memberikan petunjuk/arahan penyelesaiannya ke Kebun.

Bhg Umum

5.9. Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan penyampai keluhan mungkin diperlukan bila petunjuk dari Medan belum sesuai dengan hasil komunikasi sebelumnya.

Kebun

5.10.

B. Keluhan dari Internal.

Pekerja yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya melalui serikat pekerja atau menyampaikan langsung secara tertulis kepada KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus.

Pekerja

5.11. Serikat pekerja akan mempelajari keluhan

tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan.

Serikat Pekerja

5.12. Pengurus mempelajari keluhan yang

disampaikan serikat pekerja dan mendiskusikan secara internal dengan staff lain.

Pengurus

5.13. Pengurus dan staff terkait dan serikat

pekerja akan mengadakan pertemuan untuk membahas masalah keluhan tersebut.

Pengurus/ Serikat pekerja

5.14. Tindak lanjut atas keluhan tersebut

diputuskan bersama antara perusahaan dan serikat pekerja.

(7)

Jawab

Dokumen

5.15. Apabila untuk menindaklanjuti keluhan

tersebut masih dalam kewenangan Pengurus, maka dapat ditindaklanjuti langsung oleh Kebun.

Kebun

5.16. Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Langkah selanjutnya sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9.

Pengurus

5.17. Hasil komunikasi dengan Medan akan

dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja untuk disepakati bersama tindak lanjutnya.

Pengurus/ Serikat Pekerja

C. Keluhan masalah Jender

5.18. Pekerja yang memiliki keluhan masalah

jender dapat menyampaikannya kepada Komite Jender atau langsung ke Perusahaan (Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU).

Pekerja perempuan/

komite jender/pihak Perusahaan

5.19. Komite Jender akan mempelajari keluhan

tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Dalam melakukan mediasi Komite Jender dapat melibatkan Serikat Pekerja.

Komite Jender

5.20. Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite

Jender akan melakukan mediasi antara pelaku dengan korban.

Komite Jender

5.21. Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Jender ke Perusahaan.

Komite Jender

5.22. Bersama dengan Komite Jender,

perusahaan akan memutuskan tindak lanjut yang akan dilakukan.

Komite Jender/ Pihak

Perusahaan

5.23. Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja harus dilibatkan.

Komite Jender/ SPSI

SOC/Form/9. 02-01

(8)

Jawab

Dokumen

D. Lain-lain

5.24. Keluhan diselesaikan dalam waktu yang

disepakati bersama.

Kebun/ Bhg Umum

5.25. Perusahaan tidak akan membuka identitas

penyampai keluhan apabila diminta.

Kebun/ Bhg Umum

5.26. Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan

hasil tindak lanjut dari keluhan tersebut dicatat dalam form Catatan Keluhan.

Direksi/ Bhg Terkait

SOC/Form/9. 02-01

5.27. Jika keluhan tidak dapat diselesaikan, maka pihak perusahaan akan mencari mediator pihak ketiga untuk menengahi penyelesaian permasalahan tersebut.

Kebun/ Bhg Terkait

5.28. Apabila dengan cara mediasi tersebut belum menyelesaikan masalah, maka keluhan ini dapat dibawa ke mekanisme keluhan RSPO.

Kebun/ Bhg Terkait

5.29. Dalam menangani keluhan perusahaan

melindungi kerahasiaan pihak-pihak terkait dan menjamin tidak terjadi balas dendam.

Kebun/ Bhg Terkait

6. LAMPIRAN

6.1. SOC/Form /9.02-01 Catatan Keluhan

6.2 SOC/Form/4.07-01 Risalah Rapat