BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Prosedur Sistem yang diajukan

Olah Data Excel

Save Data Excel Data Excel

Run Program

Otomatis Open Menu Utam a

Open Menu Mahasiswa New Mahasiswa Input NPM Cari NPM Input Nam a Input Jurusan Input Alam at Input Tgl Lahir Input SLTA

Input No. Telp

Save

Open Menu Nilai

New Nilai

Input Kode Mata Kuliah

Cari Kode Mat. Kul.

Input Nil. Absen

Input Nil. Tugas

Input Nil. UTS

Input Nil. UAS

Exit Menu Nilai Save Start Cek Data Database M H S Database Mat. Kul. Database Nilai Finish Tidak ada data

Ada data Tidak ketemu Ketem u Ketem u Tidak ketemu Database M H S Cetak Print Out Nilai A d m i n i s t r a t o r I d e n s i t a s M a h a s i s w a N i l a i M a h a s i s w a S i s t e m O t o m a t i s

(2)

3.1.1 Penjelasan Gambar 1 Flowchart Sistem

 User atau administrator menyiapkan atau mengolah data excel lalu disimpan pada folder tertentu.

 Kemudian user menjalankan program aplikasi otomatis, dimana sistem atau aplikasi akan membuka menu utama kemudian membuka menu mahasiswa dan selanjutnya akan melakukan pengecekan apakah ada data dari file excel, jika ada data mahasiswa baru akan diinputkan ke form input, jika tidak ada data langsung selesai.

 Jika data yang diinputkan itu belum ada dalam data base mahasiswa, maka sistem akan meneruskan proses input : Nama, Jurusan, Alamat, Tanggal lahir, Asal sekolah, No telepon lalu melakukan saving.

 Langkah selanjutnya sistem akan membuka menu nilai lalu melakukan proses input kode mata kuliah dan melakukan pengecekan, jika ditemukan maka sistem akan melanjutkan proses input nilai : Absen, Tugas, UTS, UAS kemudian melakukan penyimpanan atau saving.

 User melakukan print out.  Selesai.

3.1.2 Diagram Konteks

Perancangan dimulai dengan pembuatan diagram konteks, berupa gambaran sistem algoritma Otomatis secara garis besar. Berikut ini diagram konteks sistem simulasi yang akan dirancang :

(3)

Gambar 2 Diagram Konteks

3.1.3 Diagram Aliran Data

Dari diagram konteks tersebut, diturunkan Diagram Aliran Data (DAD) level 0 untuk penjabaran sistem yang terdiri dari Proses otomatis dan Proses manual.

Gambar 3 Diagram Aliran Data (DAD) Level 0

3.1.4 Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 1

Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi DAD level 1 proses 1 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Otomatis.

(4)

Gambar 4 Rinci Level 1 Proses 1

3.1.5 Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 2

Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi DAD level 1 proses 2 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Mahasiswa.

(5)

3.1.6 ERD ( Entity Relationship Diagram )

Diagram ini menggambarkan hubungan antara file-file yang dipergunakan dalam sistem. Adapun diagramnya adalah sebagai berikut :

(6)

3.1.7 Kamus Data

a. Kamus Data untuk Data Store 1. Nama Data Store : MasMHS

Alias : Data Master Mahasiswa

Komposisi : { @ NoNPM + NmMahas + TglLahr + Alamt + Telp + SekAlta + Jurusan }

2. Nama Data Store : MataKUL

Alias : Data Master Matakuliah

Komposisi : { @ KdMatKul + NmMatKul + Sks } 3. Nama Data Store : Nilai

Alias : Data Nilai Mahasiswa

Komposisi : {@ NoNPM + KdMatKul + Description + NilAbsen + NilTugas + NilUts + NilUas + Hasil}

b. Kamus Data untuk Elemen Data 1. Nama Elemen Data : NoNPM

Type : Character

Panjang : 15

2. Nama Elemen Data : NmMahas

Type : Character

Panjang : 50

3. Nama Elemen Data : TglLahr

Type : Date

(7)

4. Nama Elemen Data : Alamt

Type : Character

Panjang : 50

5. Nama Elemen Data : Telp

Type : Character

Panjang : 15

6. Nama Elemen Data : SekSlta

Type : Character

Panjang : 50

7. Nama Elemen Data : Jurusan

Type : Character

Panjang : 50

8. Nama Elemen Data : KdMatKul

Type : Character

Panjang : 6

9. Nama Elemen Data : NmMatKul

Type : Character

Panjang : 50

10. Nama Elemen Data : Sks

Type : Character

Panjang : 1

11. Nama Elemen Data : NilAbsen

Type : Numeric

(8)

12. Nama Elemen Data : NilTugas

Type : Numeric

Panjang : 3

13. Nama Elemen Data : NilUts

Type : Numeric

Panjang : 3

14. Nama Elemen Data : NilUas

Type : Numeric

Panjang : 3

15. Nama Elemen Data : Hasil

Type : Character

Panjang : 1

3.1.8 Strukture Data

Nama File : MasMHS

Format : Microsoft Access

Media : Disk

Organisasi : Index

Field Kunci : NoNPM

Total Pajang Karakter : 240

(9)

Field Type Size Remark

NoNPM Char 15 Nomor Induk Mahasiswa NmMahas Char 50 Nama Mahasiswa

TglLahr Date 10 Tanggal Lahir Mahasiswa

Alamt Char 50 Alamat Mahasiswa

Telp Char 15 Telpon Rumah atau Handphone SelSlta Char 50 Nama Sekolah asal atau SMU

Jurusan Char 50

Jurusan yang diambil Mahasiswa

Nama File : MataKUL

Media : Disk

Organisasi : Index

Field Kunci : KdMatKul

Fungsi : Sebagai penyimpan data Matakuliah

KdMatKul Char 6 Kode Matakuliah NmMatKul Char 50 Nama Matakuliah

(10)

Nama File : Nilai

Media : Disk

Organisasi : Index

Field Kunci : NoNPM+KdMatKul

Fungsi : Sebagai penyimpan data Nilai Mahasiswa

NoNPM Char 15 Nomor Induk Mahasiswa

KdMatKul Char 6 Kode Matakuliah

Description Char 50 Nama Matakuliah NILaAbsen Char 4 Nilai Absen NilTugas Numeric 4 Nilai Tugas

NilUts Numeric 4 Nilai Ujian Tengah Semester NilUas Numeric 4 Nilai Ujian Akhir Semester

(11)

3.1.9 Rancangan Input

Input yang akan digunakan adalah file data Excel dengan format seperti ini :

(12)

a. Proses Input Tahap 1 ( Kolom Data Mahasiswa )

Data yang akan diproses untuk tahap 1 adalah 10 baris pertama pada kolom A sampai D yang isinya merupakan data idensitas mahasiswa. Setelah tahap 1 selesai akan dilanjutkan tahap 2.

Gambar 8 File Data Excel Mahasiswa

b. Proses Input Tahap 2 ( Kolom Data Nilai )

Pada tahap ini yang akan diproses adalah mulai dari baris awal lagi pada kolom E sampai dengan K yang isinya data nilai mahasiswa.

Gambar 9 File Data Excel Nilai Mahasiswa

Sehingga untuk melakukan proses pada satu mahasiswa program akan melakukan proses tahap 1 kemudian tahap 2 dan kemudian akan ganti ke

(13)

mahasiswa kedua maka program akan memproses tahap 1 lagi kemudian tahap 2 begitu seterusnya sampai data mahasiswa habis.

3.1.10 Rancangan Output

Output yang akan dihasilkan akan berbentuk print Out. Proses ini akan dibuat menggunakan program aplikasi Crystal Report dan report ini dijalankan dengan mengklick menu Print pada program “Master Mahasiswa”. Contoh hasil preview dari report ini bisa dilihat pada halaman berikutnya.

Gambar 10 Layout Crystal Report

3.1.11 Tehnik Membaca data Excel dengan Array oleh Wintask

Source program yang diambil dari help aplikasi wintask, fungsinya untuk membaca data dalam format excel.

(14)

‘// Program Baca Excel //’ dim x$(10) fileexcel$="C:\ContohData.xls") j=1 repeat readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) j=j+1 until x$(0)="#"

Keterangan Source Program

Source Program Keterangan

dim x$(10) X$ (array 1..10)

X$(1),X$(2)…, X$(10) fileexcel$="C:\ContohData.xls") FileExcel$ = data excel

Penghubung ke data excel

j=1 Baris 1 = baris pertama

Repeat Mulai perulangan

readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) Short kolom A sampai Kolom H pada baris ke J, jika J=1 maka akan dishort A1:H1,index

j=j+1 Baris = baris + 1

until x$(0)="#" Perulangan berakhir jika nilai yang terdapat pada index ke 0 adalah “#”

(15)

Bentuk pembacaan pada file Excel jika J = 2 dan X$ = 4 adalah sebagai berikut :

Source = FileExcel$,"a"+str$(2)+":h"+str$(2),x$(4)) Dibaca = NamaData, Kolom Start : Kolom End, Index

1. NamaData = “ContohData.xls”

2. KolomStar : KolomEnd = A2:H2

3. Index = 4 ( dimulai dari 0 )

4. Hasil = ContohData, A2:H2, 4 adalah 500

(16)

3.2 Analisa Hasil Percobaan

Analisa yang dilakukan adalah membandingkan proses entry data yang dilakukan oleh user atau administrator dengan yang berjalan secara otomatis. Penilaian ambil dari segi Kecepatan entry, Tingkat kesalahan input dan Efisiensi waktu. Pelaksanaan percobaan entry data dilakukan selama 1 jam. Akan melakukan proses entry identitas mahasiswa dan entry nilai mahasiswa seperti rancangan proses yang diajukan ( pada 1 data mahasiswa terdiri dari data identitas dan 10 nilai ) seperti dibawah :

(17)

Test yang dilakukan adalah sebagai berikut :

 Proses yang dilakukan user atau administrator

Proses Waktu rata-rata

Entry 1 Data Identitas Mahasiswa 55 detik

Entry 1 Data Nilai Mahasiswa 35 detik

Entry 1 Data Identitas & 10 Nilai Mahasiswa 450 Detik

Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 450/60 = 6,75 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada 3600/450 = 8 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan :

-Tingkat kecepatannya entry data hanya 8% dari 100 data yang dientry -Tingkat keakuratan data bisa di bilang 95 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : (60 – (8*6,75) = 6)  (6/60)*100 = 10% )

 Proses yang dilakukan secara Otomatis

Proses Waktu rata-rata

Pengolahan Format Excel 10 menit

Entry 1 Data Identitas Mahasiswa 7 detik

(18)

Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 37 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada (3600-(10*60))/37 = 81 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan :

-Tingkat kecepatannya 81% lebih cepat dari entry manual

-Tingkat keakuratan data bisa di bilang 100 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : 60 – (10) = 50  (50/60)*100 = 83 % lebih efisien

 Hasil yang didapat dari percobaan ini bisa dilihat pada grafik dibawah ini.

Gambar 23 Grafik hasil Percobaan

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1 K ec epat an ent r y M anual K ec epat an ent r y O tom atis

K eak urat an Dat a M anual

K eak urat an Dat a O tom atis

E f is iens i Tenaga M anual

E f is iens i Tenaga O tom atis