DIGITALISASI LOCAL CONTENT:
PERLUASAN PEMANFAATAN DAN AKSES LAYANAN
PERPUSTAKAAN
Oleh:
Rasiman
Disampaikan pada
SEMINAR DAN WORKSHOP
PEMBERDAYAAN REPOSITORI PERPUSTAKAAN UNTUK
MENINGKATKAN MUTU DAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Diselenggarakan oleh
PANITIA SEMINAR NASIONAL FORUM KOMUNIKASI PERPUSTAKAAN
Medan, Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011
DAFTAR ISI
1. Pendahuluan...1 2. Rasional ...1 3. Tujuan Digitalisasi ...2 4. Local Content...3 5. Digitalisasi...3 6. Tahap Perencanaan Digitalisasi ...3 7. Proses Digitalisasi di Perpustakaan USU ...5 7.1 Mekanisme Pelaksanaan ...5 7.2 Pelaksanaan Digitalisasi...7 7.3 Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi ...8 7.3.1 Proses Scanning... 8 7.3.2 Proses Editing ... 9 7.3.2.1 OCR ...9 7.3.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)...14 7.3.2.2.1 Menambahkan Footer ...14 7.3.2.2.2 Mengedit Footer...15 7.3.2.2.3 Menambahkan Watermark ...15 7.3.2.2.4 Mengedit Watermark...17 7.3.2.2.5 Menambahkan Security...17 Referensi...201. Pendahuluan
Sebuah perpustakaan sering dikatakan sebagai jantung informasi dalam setiap institusi, bahkan konon dengan melihat perpustakaannya kita sudah dapat melihat kualitas pendidikan yang diberikan oleh institusi tersebut. Dalam perkembangannya perpustakaan juga tidak lepas dari teknologi informasi. Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat, akurat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia pendidikan, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dengan jaringan internet tentunya dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital.
Koleksi bagi perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk terselenggaranya layanan perpustakaan dengan baik. Keterbatasan anggaran untuk menambah koleksi di suatu perpustakaan merupakan masalah tersendiri bagi perpustakaan. Sedangkan kebutuhan akan informasi dari para pengguna semakin meningkat. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka perpustakaan harus memikirkan penambahan bahan informasi alternatif. Salah satu bahan informasi alternatif tersebut adalah bahan pustaka kelabu (grey literature). Pada perguruan tinggi, grey literature adalah karya ilmiah umumnya berupa kertas karya, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian, serta publikasi lainnya. Pengelolaan koleksi ini biasanya juga akan memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan space yang luas karena pertambahannya yang cepat, pemeliharaannya juga memerlukan tenaga dan biaya yang relatif besar. Oleh karena itu pengalihan bentuk dari tercetak menjadi bentuk digital (digitalisasi) terhadap koleksi ini merupakan satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaannya, juga dapat meningkatkan mutu pelayanan di perpustakaan.
2. Rasional
Koleksi atau karya ilmiah pada Perguruan Tinggi pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan pada penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien.
Bila kita membicarakan digitalisasi tentunya tidak terlepas kaitannya dengan Perpustakaan Digital (Digital Library), karena proses digitalisasi akan menghasilkan koleksi dalam bentuk digital, dimana koleksi tersebut merupakan bagian dari pengembangan Perpustakaan Digital. Hal ini sesuai dengan salah satu komponen yang terkandung dalam definisi digital library sebagaimana menurut pendapat Arms “perpustakaan digital adalah suatu koleksi informasi yang dikelola berikut pelayanannya, dimana informasi disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan” (Arms, 2001:2).
3. Tujuan Digitalisasi
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi harus memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kuantitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus diperbaharui salah satu caranya yaitu dengan mendigitalisasi koleksi local content guna mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi.
Deegen menjelaskan dalam bukunya Digital Futures (Deegan dan Tanner: 2002:23), ada beberapa keuntungan digitalisasi yaitu antara lain: Akses cepat ke item permintaan tinggi dan sering digunakan Akses mudah ke komponen individual dalam item (contoh: artikel dalam jurnal) Akses cepat ke materi secara remote Kemampuan untuk mendapatkan materi yang tidak diterbitkan lagi (out of print) Berpotensi untuk menampilkan materi dalam format yag tidak dapat dicapai (contoh: ukuran terlalu besar atau peta) Mengizinkan penyebaran koleksi dan digunakan secara bersama
Berpotensi untuk mempresentasikan benda yang mudah pecah/asli mahal denagan pengganti dalam format yang dapat diakses
Meningkatkan kemampuan penelusuran, termasuk full text Integrasi pada media yang berbeda (gambar, suara, video, dll) Mengurangi beban atau ongkos pengiriman
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan digitalisasi terhadap koleksi grey
literature (digital local content) adalah untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses.
Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan. Pemanfaatan sumberdaya informasi elektronik dapat dilakukan tidak hanya oleh pengguna dari internal institusi, akan tetapi juga oleh masyarakat luas, sekaligus berfungsi sebagai sosial kontrol apabila sumberdaya tersebut dipublikasikan secara terbuka di internet (Gambar‐1). Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya local content maupun koleksi lainnya tanpa dibatasi ruang dan waktu.
4. Local Content
Dalam konteks informasi kaitannya dengan literatur kita mengenal istilah koleksi lokal (local collection) dan isi atau muatan lokal (local content). Menurut Sulistyo‐Basuki yang dimaksud dengan koleksi lokal adalah ”koleksi buku, peta, cetakan, ilustrasi dan materi lainnya yang berkaitan dengan lokasi khusus” (Sulistyo‐Basuki: 2001). Liauw menggambarkan tentang
local content sebagai berikut: Muatan lokal = Literatur kelabu + Koleksi lokal atau Local Content = Grey Literature + Local Collection.
Dalam Harrod’s librarians’ glossary and reference book, literatur kelabu adalah “bahan‐ bahan perpustakaan yang tidak dipublikasikan melalui jalur publikasi formal (semi‐published) atau tidak tersedia secara komersial. Menurut Prytherch dalam Liauw koleksi lokal didefinisikan sebagai “bahan‐bahan perpustakaan yang berhubungan dengan lokasi atau tempat dari perpustakaan di mana koleksi lokal tersebut disimpan”. Dalam hal ini kriteria literatur kelabu lebih menekankan pada karakteristik produksi – yang lokal – dari bahan‐ bahan perpustakaan tersebut (Liauw).
Paparan di atas sudah menjelaskan apa yang dimaksud dengan local content. Sedangkan dalam materi ini yang dimaksud dengan local content pada perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah karya ilmiah berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan/atau Kertas Karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian.
5. Digitalisasi
Definisi Digitalisasi
Menurut Terry Kuny “digitalisasi adalah mengacu pada proses menterjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit‐ bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam suatu sistem komputer. Sedangkan menurut Marilyn Deegan “digitisasi adalah proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital”.
Dalam bidang perpustakaan, proses digitalisasi adalah kegiatan mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses digitalisasi ini dapat dilakukan terhadap berbagai bentuk koleksi atau bahan pustaka seperti, peta, naskah kuno, foto, karya seni patung, audio visual, lukisan, dan sebagainya. Untuk mendigitalisasi masing‐masing bentuk koleksi tersebut tentunya digunakan cara yang berbeda. Misalnya untuk karya seni patung dan lukisan, biasanya menggunakan kamera digital atau merekamnya dalam bentuk gambar bergerak sehingga menghasilkan foto digital atau video. Sedangkan untuk dokumen cetak lain biasanya menggunakan mesin scanner.
6. Tahap Perencanaan Digitalisasi
Sebelum melakukan proyek digitalisasi perlu dijabarkan tahap perencanaannya seperti: merumuskan aturan dan mekanisme, kebutuhan teknis (hardware dan software), kebutuhan sumber daya manusia, menyusun waktu pelaksanaan, dan dukungan dana. Yang perlu diperhatikan dalam tahapan perencanaan ini yaitu menyesuaikan kondisi yang ada pada
perpustakaan masing‐masing, termasuk mengidentifikasi sejauh mana kebutuhan dan kemampuan dalam melaksanakannya.
Dalam merumuskan aturan dan mekanisme sebaiknya dibuatkan Prosedur Operasi Standar (SOP=Standard Operating Procedure). Menetapkan kebutuhan teknis (hardware) seperti komputer server, komputer personal, jaringan internet, mesin scanner, dan lain sebagainya. Kebutuhan teknis (software) seperti Adobe Acrobat, Scansoft Omnipage Pro, DSpace, dan lain‐lain. Sedangkan dari sisi kebutuhan sumber daya manusia tentunya ditetapkan jumlahnya sesuai dengan kualifikasinya.
7. Proses Digitalisasi di Perpustakaan USU
Untuk memberikan gambaran riil tentang digitalisasi dokumen local content di sebuah perpustakaan berikut ini dijelaskan proses digitalisasi yang dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Pada tahap ini telah disepakati beberapa hal yang mangacu kepada kebijakan dan
peraturan (SOP Proses Digitalisasi Bahan Perpustakaan terlampir) untuk melakukan proses
digitalisasi adalah sbb:
1) Dokumen yang akan didigitalisasi adalah seluruh disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir), sebanyak 6.000 judul dengan target 100 hari kerja.
2) Skripsi, Tesis dan Disertasi digital yang akan dibangun merupakan teks penuh (fulltext) mulai dari halaman judul hingga lampiran.
3) Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi digitalnya, dan diberikan password sebagai pengamanannya.
4) Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi digital ini hanya boleh dicetak (print) dan tidak bisa diedit.
5) Untuk tahap awal, ditetapkan bahwa koleksi tersebut dapat diakses dari internet tetapi hanya sebatas abstraknya saja, sedangkan fulltext disimpan dalam server.
Kebutuhan SDM
Biasanya seorang staf yang melakukan kegiatan pra‐digitalisasi (pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali) dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen perhari, demikian halnya untuk kegiatan scanning seorang staf juga dapat menyelesaikan rata‐rata 10 dokumen per hari. Sedangkan untuk kegiatan editing dan uploading, seorang staf hanya mampu menyelesaikan rata‐rata 5 dokumen per hari. Dengan mengacu kepada pengalaman tersebut maka untuk digitalisasi terhadap 6.000 judul dokumen dengan masa 100 hari hari kerja dibutuhkan 24 orang staf dengan rician sbb:
6 (enam) orang staf melakukan pengumpulan, pembongkaran dan penjilidan kembali (pra‐digitalisasi) 6 (enam) orang untuk pemindaian (scanning) 12 (dua belas) orang untuk melakukan pengeditan (editing) dan uploading. Kebutuhan Teknis (Hardware dan Software) 1 (satu) unit Komputer Server 12 (dua belas) unit Personal Computer 1 (satu) unit Document Scanner (Canon DR‐7080C) Jaringan LAN dan Internet Software Digital Library, Adobe Acrobat 9 Pro, dan CapturePerfect 3.0. 7.1 Mekanisme Pelaksanaan
Sebelum memulai pelaksanaan kegiatan perlu dibuat suatu mekanisme yang jelas agar nantinya kegiatan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Berikut ini merupakan mekanisme yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository sebagaimana yang telah ditentukan, yaitu sebagai berikut:
Pra‐digitalisasi
Pra‐digitalisasi adalah proses kerja fisik berupa kegiatan mengumpulkan, membongkar, dan menjilid kembali dokumen dengan mekanisme sebagai berikut:
(1) Menseleksi dokumen berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir) terbitan tahun 2000 ke atas.
(2) Memastikan dokumen tidak ada yang duplikasi (satu judul satu eksemplar).
(3) Melakukan pembongkaran/pemotongan dengan baik dan tidak merusak dokumen. (4) Memeriksa kembali kelengkapan dokumen sebelum diserahkan ke bagian scanning
(seperti: halaman judul sampai lampiran). (5) Menjilid kembali dokumen yang sudah selesai pada proses scanning, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya. Pengorganisasian Pengoraniasian adalah proses kerja berupa kegiatan Scanning, Editing dan Uploading dengan mekanisme sebagai berikut: Scanning:
(1) Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak Capture Perfect 3.0.
(2) Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum melakukan scanning (seperti: halaman judul sampai lampiran), serta perhatikan juga tahun terbitnya.
(3) Membuang kertas halaman kosong dan pembatas halaman tiap bab. (4) Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran. (5) Menyimpan file elektronik dalam format PDF.
(6) Memberikan nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. Sedangkan untuk dokumen yang belum memiliki Nomor Akses, pemberian nama file berdasarkan NIM (nomor induk mahasiswa). Untuk kasus‐kasus tertentu seperti NIM yang sama dengan penulis yang berbeda, maka ditambahkan nama penulis di belakang nama file (contoh: 032101028‐Hamidah).
(7) Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen.
Editing:
(1) Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro.
(2) Membuat satu file abstrak dalam format dokumen Microsoft Word (DOC) dan memberikan nama file yang sama dengan file PDF.
(3) Meberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print), serta menambahkan watermark berupa logo USU, dan footer yang berisi nama penulis, judul dokumen, tahun dokumen,
copyright, dan tahun publikasi. (lihat Lampiran‐2: Format Dokumen PDF)
Uploading:
(1) Melakukan proses uploading pada sistem atau perangkat lunak Digital Library.
(2) Meng‐upload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan
7.2 Pelaksanaan Digitalisasi Secara garis besar pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository ini adalah sebagai berikut: Pra‐digitalisasi mencakup kegiatan:
(1) Pengumpulan dokumen. Dokumen yang didigitalisasi adalah karya ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir). Untuk Dokumen yang menjadi prioritas adalah tahun 2000 ke atas. Pengambilan dokumen dari rak koleksi dicatat dalam lembar ”pengambilan” yang ditanda tangani oleh petugas Deposit USU dan Penjilidan. (2) Pembongkaran penjilidan dokumen. Pembongkaran penjilidan dilakukan untuk
memudahkan proses pemindaan (scanning), yang dilakukan dengan sistem automatic
document feeder (ADF). Pembongkaran dilakukan dengan tidak merusak sampul (hard
cover), karena sampul tersebut akan digunakan kembali pada proses penjilidan ulang. (3) Penjilidan kembali dokumen, yaitu menjilid kembali dokumen yang sudah selesai
didigitalisasi, dan selanjutnya dikembalikan ke tempat asal perolehannya.
(4) Instalasi perangkat lunak (software). Instalasi perangkat lunak ini dilakukan pada masing‐ masing komputer yang digunakan untuk melakukan scanning dan editing. Perangkat lunak yang digunakan ada dua yaitu Capture Perfect 3.0 untuk proses scanning dan Adobe Acrobat 9 Pro untuk proses editing. Sedangkan perangkat lunak (software) untuk Digital Library diinstal pada Server.
Pengorganisasian (organizing), mencakup kegiatan Scanning, Editing dan Uploading.
(1) Pemindaian (Scanning) adalah proses memindai fisik dokumen sehingga menjadi file elektronik. Dokumen yang dipindai adalah fulltext mulai dari halaman judul sampai dengan lampiran. Untuk melindungi karya tersebut, dipilih format PDF (portable document format) sebagai jenis koleksi elektroniknya.
(2) Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) dengan cara memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam jaringan komputer. Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi elektronik ini hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print). Pengeditan dilakukan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 9 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks.
(3) Pemuatan (Uploading) adalah proses memasukkan atau pengisian (input) metadata seperti judul, pengarang, deskripsi bibliografi, abstrak dan sebagainya ke dalam perangkat lunak Digital Library dan selanjutnya dapat diakses melalui jaringan Internet. Pada tahap awal diputuskan bahwa untuk jenis dokumen tesis dan disertasi hanya dapat diakses abstraknya saja, sedangkan fulltext‐nya hanya bisa diakses dari jaringan Intranet (USUnet).
7.3 Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi
Prosedur ini menjelaskan langkah‐langkah yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan Digitalisasi Local Content USU Repository khususnya dalam proses scanning dan editing dengan tujuan untuk memberikan petunjuk dan kemudahan bagi mereka yang terlibat dalam kegiatan ini.
7.3.1 Proses Scanning
Scanning (pemindaian) adalah proses memindai fisik dokumen dari bentuk cetak (hardcopy)
menjadi file elektronik (softcopy). Adapun jenis dan merek scanner yang digunakan dalam kegiatan ini adalah Document Scanner Canon DR‐7080C dengan software CapturePerfect
3.0 sebagai bundel paketnya.
Untuk melakukan scanning langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti
pada Gambar‐2. Proses ini akan menjalankan CapturePerfect 3.0. 2) Kemudian pilih menu Scan ‐> Scan Batch to File, akan muncul seperti pada Gambar‐ 3. 3) Pada bagian File name: Isikan nama file (Nama file sesuai dengan No. Akses Dokumen). 4) Save as type: PDF File (*.pdf) 5) Type of batch sparation: None. 6) Beri tanda checklist pada bagian Save Rotated Image. 7) Pada bagian MultiPage Setting: pilih Multi Page(All Pages). 8) Kemudian tekan tombol Save (Catatan: pastikan dokumen sudah diletakkan pada tray ADF). 9) Selesai (Proses scanning berjalan). Gambar‐2: Menu Utama CapturePerfect 3.0
Gambar‐3: Menu Scan Batch to File Catatan: Scan Batch to File adalah pilihan untuk menscan lembar dokumen yang terdiri dari beberapa halaman menjadi satu file elektronik saja. 7.3.2 Proses Editing
Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu OCR dan pemberian security.
Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat lunak Adobe
Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak.
Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. 7.3.2.1 OCR Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Klik menu Pages (untuk memudahkah tampilan per halaman), maka akan terlihat seperti pada Gambar. 4) Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. (Lihat Gambar) 5) Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page ... to … (untuk halaman yang berurut). 6) Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai. 7) Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8) Pilih menu Edit ‐> Copy (atau klik kanan ‐> Copy). 9) Pilih menu File ‐> Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan perubahan pada file PDF) 10) Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File ‐> New. 11) Pilih menu Edit ‐> Paste Special ‐> Unformatted Text, kemudian pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar. 12) Selanjutnya lakukan editing/perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya. 13) Setelah selesai simpanlah file DOC yang berisi abstrak tersebut dengan pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. (Contoh: 04102592.doc) 14) Selesai proses OCR. Gambar‐4: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8 Pro.
Gambar‐5: Tampilan File Open Gambar‐6: Tampilan File PDF
Gambar‐7: Tampilan Pilihan OCR Gambar‐8: Menu Recognize Text
Gambar‐9: Tampilan Blok Teks Abstrak untuk Dicopy Gambar‐10: Tampilan Hasil Copy/Paste dari Adobe Acrobat
7.3.2.2 Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)
Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password,
watermark, dan footer langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 7.3.2.2.1 Menambahkan Footer 1) Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Add, maka akan muncul seperti Gambar. 4) Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. (Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek Gayo Lut, 2004. USU Repository © 2008) 5) Pilih OK. 6) Selesai. Gambar‐11: Tampilan Add Footer
7.3.2.2.2 Mengedit Footer 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Update, maka akan muncul seperti Gambar. 4) Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 7.3.2.2.3 Menambahkan Watermark 1) Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Add, maka akan muncul seperti Gambar. 3) Pilih bagian File ‐> Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp. 4) Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark. 5) Kemudian pada bagian Appearance ‐> Capacity ubah menjadi 10%, seperti terlihat pada Gambar. 6) Pilih OK. 7) Selesai. Gambar‐12: Tampilan Add Watermark
Gambar‐13: Tampilan pilihan File untuk Watermark Gambar‐14: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark
7.3.2.2.4 Mengedit Watermark 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Update. 4) Lakukan perubahan seperlunya. 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 7.3.2.2.5 Menambahkan Security 1) Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Advanced ‐> Security ‐> Password Encrypt, maka akan muncul seperti Gambar. Jika muncul dialog box Applying New Security Settings, pilih Yes. 3) Pilih bagian Permissions ‐> beri tanda checklist Restrict editing and printing of the document. 4) Pada bagian Change Permissons Password: isikan 12345. 5) Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6) Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog box Adobe Acrobat – Confirm Permissions Password. 7) Pilih OK. 8) Kemudian pilih menu File ‐> Save (untuk menyimpan secara keseluruhan dalam proses editing) 9) Selesai. Gambar‐15: Tampilan Add Security
Gambar‐17: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository
