PERANCANGAN PROGRAM
3.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan
Perkembangan PT Pos Indonesia tidak terlepas dari sejarah bangsa Indonesia. Komunikasi secara tertulis dalam bentuk surat walaupun hanya terbatas di lingkungan istana raja-raja telah berkembang sejak zaman kerajaan M ulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, M ataram, Punawarman, dan M ajapahit. Komunikasi tidak hanya terbatas pada hubungan dalam negeri saja melainkan meluas sampai ke negara tetangga antara lain Birma, Thailand, dan Harutman.
Kedatangan Belanda di Bumi Nusantara merupakan awal terbentuknya surat menyurat antara Indonesia dan Belanda. Hal ini ditandai dengan datangnya empat buah kapal Belanda dibawah pimpinan Cornelis De Houtman pada tahun 1596 yang membawa surat-surat untuk raja Banten dan Batavia pada tanggal 26 A gustus 1746. Kemudian dengan ditemukannya pesawat telegraf oleh M orse tahun 1843, maka didirikan juga dinas telegraf. Pada tahun 1875 dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegraf, selanjutnya pada tahun 1878 dibentuk Badan Jawatan Pos dan Telegraf yang menjadi anggota UPU (Universal Postal Union atau Uni Pos Sedunia). Komunikasi dengan menggunakan telepon baru berlangsung tahun 1883 yang menghubungkan Gambir-Jakarta Kota dan Tanjung Priok. Untuk menggabungkan Jawatan Pos dan
Telegraf dengan Telepon, didirikanlah Post, Telegraaf en Telefon Driest pada tahun 1906 dengan Staatsbalad nomor 395 yang kemudian dikenal dengan sebuta PTT.
Dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia Jawatan PTT dibagi menurut struktur organisasi pemerintah militer Jepang sehingga ada Jawatan PTT Sumatera, Jawa dan Sulawesi. Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambilalihan Kantor Pos PTT di Bandung oleh anak muda PTT (AM PTT). Dalam peristiwa ini gugur sekelompok pemuda anggota AM PTT dan tanggal tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT RI, dan diperingati sebagai Hari Bhakti PTT yang kemudian menjadi Hari Bhakti Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi (PARPOSTEL).
Pada tanggal 27 Desember 1949, Jawatan PTT mulai memusatkan perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan, perbaikkan perlengkapan pembangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Tahun 1960 pemerintah mengadakan re-organisasi alat-alat produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksanaan pasal 33 UUD 1945, untuk itu dikeluarkanlah UU nomor 19 tahun 1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang odal keseluruhannya merupakan kekayaan negara maupun karena nasonalisasi menjadi perusahaan negara.
Dengan peraturan pemerintah nomor 240 tahun 1961, dibentuklah perusahaan negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Tahun 1965 PN Postel dipecah menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro serta PN Telekomunikasi dengan peraturan pemerintah nomor 30 tahun 1965. Tahun 1965 dikeluarkan UU nomor 9 tahun 1965 dimana status badan usaha milik negara (BUMN) dikelompokkan menjadi tiga status
yaitu : Perusahaan Jawatan (PERJAN), Perusahaan Umum (PERUM ), dan Perusahaan Perseroan (PERSERO). Status PN Pos dan Giro pun diubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan PP nomor 24 tahun 1978, kemudian ditetapkan dengan PP nomor 3 tahun 1983 yang mengatur tata cara pengawasan dan pembinaan PERJAN, PERUM dan PERSERO. Untuk menyesuaikan diri dengan ketentuan tersebut, PP nomor 9 tahun 1978 yang megatur tentang perusahaan umum Pos dan Giro diganti dengan PP nomor 24 tahun 1984.
Perubahan status Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) dilaksanakan berdasarkan PP nomor 5 tahun 1995 tanggal 20 Juni tahun 1995, sebagai BUM N dengan motto “Untuk Anda Kami Ada”, merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa pelanggan yang merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam pelayanan. Pada tahun 2011 PT Pos Indonesia mengeluarkan motto baru yaitu “Tepat
Waktu Setiap Waktu” yang melambangkan bahwa waktu yang tepat dan tidak terbuang
dengan sia-sia menjadi poin utama yang diperhatikan dalam proses pelayanan PT Pos Indonesia kepada para konsumen.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT Pos Indonesia adalah :
“Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan surat, paket dan ogistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya”.
1. Berkomitmen kepada pelangan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.
2. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi.
3. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk mmberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
4. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.
3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dari PT Pos Indonesia Yogyakarta dapat dilihat dari Gambar 3.1 dibawah ini :
Gambar 3. 1 S truktur Organisasi PT Pos Indonesia Yogyakarta
Deskripsi tugas dari masing-masing bagian di dalam PT Pos Indonesia Yogyakarta :
1. Kepala Kantor Pos
Kepala Kantor mempunyai fungsi mencapai sasaran pendapatan, laba operasi, jumlah pelanggan korporat dan mitra, mutu layanan, dan billing &
collection kantorpos melalui pengelolaan kegiatan pemasaran, penjualan,
operasi, penagihan, dan pelayanan pelanggan kantorpos, pemanfaatan sumber daya pada kantor pos, dan pengendalian kinerja seluruh kantor pos cabang yang berada dalam lingkup kantor pos yang menjadi tanggung jawabnya.
2. Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi & Pelayanan
Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Operasi dan Pelayanan mempunyai fungsi pengarahan, pengorganisasian, dan pengendalian kinerja proses operasi yang meliputi proses kiriman pos, distribusi transportasi dan antaran serta kinerja pengelolaan layanan yang meliputi: layanan jasa surat pos, paket pos, pos ekspress, jasa keuangan dan ritel, giro dan penyaluran dana, serta layanan lainnya di UPT dalam lingkup tanggung jawabnya untuk mencapai target pendapatan, dan laba UPT sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.
3. Wakil Kepala Kantor Bidang SDM , Sarana dan Keuangan
Wakil Kepala Kantor Bidang SDM , Sarana dan KUG bertugas untuk pengarahan, pengorganisasian, dan pengendalian pengelolaan sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan, sarana dan teknologi, serta pengawasan kantor pos cabang, dan pos keliling kota/desa atau unit layanan bergerak lainnya serta pengendalian agenpos untuk mendukung kinerje operesional di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya.
4. M anager Pelayanan Jasa Surat Pos & PosExpress
M anager Pelayanan Jasa Surat Pos & PosExpress bertugas untuk mengorganisasi dan mengendalikan dalam pengelolaan layanan surat pos biasa, tercatat, kilat khusus, pos express, express mail service den surat pos prioritas luar negeri lainnya yang diterima di loket dan penjualan bendapos dan meterai serta benda pihak ketiga lainnya di loket untuk mencapil sasaran pendapatan, dan mutu yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
5. M anager Paket Pos
M anager Paket Pos bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian dalarn pengelolaan paket pos yang diterima di loket dan pemrosesan paket pos untuk mencapai sasaran pendapatan, dan standar mutu sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
6. M anager Pelayanan Jasa Keuangan
M anager Pelayanan Jasa Keuangan bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan layanan PosPay (kemitraan perbankan, kemitraan billets, kemitraan lembaga pembiayaan), keagenan, dan weselpos yang diterima di loket untuk mencapai sasaran pendapatan dan standar mutu sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
7. M anager Giro & Penyaluran Dana
M anager Giro & Penyaluran Dana bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional dan layanan giro, dan penyaluran dana untuk mencapai sasaran pendapatan, dan likuiditas perusahaan.
8. M anager SLPK (Sentra Layanan Pelanggan Korporat)
M anager SLPK bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional kiriman korporat, untuk mendukung pendapatan sasaran pendapatan, dan standar mutu operasional sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
9. M anager Proses & Distribusi
M anager Proses dan Distribusi bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional tutupan pos meliputi kiriman biasa, kiriman kilat khusus, kiriman korporat, pos express, express mail service, kiriman lainnya, serta distribusi kantung pos untuk mendukung kinerja operasional dan antaran sesuai dengan sasaran perusahaan.
10. M anager Pemasaran
M anager pemasaran bertugas untuk mengorganisasi dan mengendalian kegiatan pernasaran, dan pelayanan pelanggan yang meliputi pengenalan produk pada pelanggan, penawaran produk, promosi, dan penanganan
informasi serta Keluhan pelanggan di UPT dalam lingkup tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan untuk mencapai target pendapatan yang telah ditetapkan.
11. M anager Audit & M utu
M anager Audit & M utu bertugas untuk melakukan pemeriksaan secara rutin dan berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan pada setiap bagian di UPT dalam lingkup tanggung jawabnya berdasarkan pedornan pemeriksaan periodik yang berlaku dan melakukan pengukuran standar mutu di UPT sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
12. M anager Program Kemitraan & Bina Lingkungan Daerah
M anager Program Kemitraan & Bina Lingkungan Daerah bertugas untuk mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan PKBLD di lingkup wilayah binaannya, melaksanakan tertib administrasi pinjaman dan pembukuannya untuk mendukung kelancaran tagihan dan penyaluran pinjaman mitra binaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan kantor pusat.
13. M anager SDM
M anager SDM bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya M anusia di UPT dalam lingkup tanggung jawabnya untuk mendukung pelaksanaan operasional berjalan dengan tertib dan benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
14. M anager Sarana dan Teknologi
M anager Sarana dan Teknologi bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan sarana (kendaraan, gedung, peralatan kantor, komputer) dan teknologi di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya untuk mendukung kelancaran pelaksanaan operasional di UPT dalarn lingkup tanggung jawabnya.
15. M anager Keuangan
M anager Keuangan bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan keuangan, bendepos, prangko, benda filateli, benda meterai, dan benda pihak ketiga lainnya untuk mendukung pencapaian pendapatan UPT dalam lingkup tanggungjawabnya.
16. M anager Akuntansi
M anager Akuntansi bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan akuntansi di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya untuk tertib kelancaran pembukuan akuntansi yang tertib dan benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
17. M anager Pengawasan Pelayanan Luar & A gen pos
M anager Pengawasan Pelayanan Luar & A gen pos bertugas untuk pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan kantor pos cabang, pos keliling desa dan kota, unit pelayanan bergerak
lainnya, dan pengelolaan agenpos di UPT untuk mencapai tertib administrasi dan pembukuan akuntansi dengan tertib don benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
18. Kepala Kantor Pos Cabang
M elakukan transaksi pelayanan jasa suratpos, paketpos, jasa keuangan dan keagenan, giro dan penyaluran dana pembayaran pensiun, proses tutupan pos dan antaran pos serta kegiatan pendukung dan administrasi lainnya sebagai intrastruktur bisnis, don operasi dari kantor pos pemeriksa untuk mencapai pendapatan, dan mutu operesi Perusahaan.
3.1.4 Mail Processing Center (MPC)
M ail Processing Center merupakan bagian dari grup PT Pos Indonesia yang bertugas sebagai pengatur proses pengiriman dan distribusi benda. Tugas kantor pos semakin ringan dan terfokus dengan adanya M ail Processing Center. Kantor pos saat ini bertugas sebagai tempat masyarakat melakukan transaksi pengiriman dan proses pendistribusian dilakukan terpusat pada M ail Processing Center. M PC baru didirikan pada beberapa kota besar di Indonesia seperti Jakarta, Bandung, M edan, Yogyakarta, Banjarmasin, Surabaya, dan M akassar. M PC memiliki struktur organisasi sendiri dan terpisah dari Kantor pos. struktur organisasi M PC dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini :
Gambar 3. 2 S truktur Organisasi Mail Processing Center
Deskripsi tugas dari masing-masing bagian di dalam M ail Processing Center Yogyakarta :
1. Kepala MPC
Bertugas sebagai pimpinan dari keseluruhan elemen dalam M PC Yogyakarta dan bertanggung jawab pada semua proses yang berlangsung di dalam M PC Yogyakarta.
2. Bagian Proses
Bertugas mengatur barang yang masuk kedalam M PC berupa kantong-kantong berisi item pos dan barang yang keluar atau akan didistribusikan ke rumah-rumah dan luar daerah. Proses yang dilakukan seperti mengelompokan barang berdasarkan jenis paket dan wilayah antaran.
3. Bagian Antaran
Bertugas melakukan proses pendistribusian barang yang sudah dikelompokan berdasarkan wilayah antaran. Wilayah antaran kota Yogyakarta dilakukan oleh kantor pusat MPC Yogyakarta. Diluar kota Yogyakarta terdapat kantor cabang DC yang bertugas untuk mendistribusikan barang kiriman yang wilayah antarannya berada diluar wilayah antar M PC Yogyakarta pusat. Bagian antaran juga mengatur barang yang akan diantar dengan tujuan keluar Yogyakarta.
4. Bagian Keuangan, Administrasi, Transportasi, dan Teknologi
Bagian Keuangan dan administrasi bertugas mengatur proses keuangan perusahaan serta pendataan keluar masuk uang di dalam perusahaan. Bagian Transportasi dan Teknologi bertugas untuk mengatur sarana transportasi dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan.
3.1.5 Masalah yang Dihadapi Perusahaan
PT Pos Indonesia bertugas sebagai penyedia jasa pengiriman barang di daerah Indonesia. A gar dapat bertahan dalam persaingan keras didunia jasa pengiriman, PT Pos Indonesia perlu meningkatkan layanan dalam proses pengiriman sehingga barang yang dikirim dapat sampai dengan cepat dan akurat ke tangan konsumen.
Proses Pendistribusian barang diproses di dalam kantor M ail Processing Center. Barang sampai ke dalam M PC dalam bentuk kantong kemudian isi dari kantong atau
item disortir berdasarkan jenis paket dan wilayah. Item yang telah disortir akan didistribusikan oleh petugas pengantar pos ke alamat yang tercantum pada benda pos.
M asalah yang dihadapi oleh PT Pos Indonesia adalah proses perjalanan pendistribusian yang tidak maksimal karena penentuan jalur ditentukan secara manual oleh petugas pengantar pos. jalur tidak optimal disebabkan rute yang ditempuh berdasarkan pengetahuan dari petugas pengantar terhadap daerah antaran barang. Hal ini menyebabkan jalur pendistribusian barang menjadi berputar-putar dan menghabiskan banyak waktu serta biaya transportasi. Akibatnya jumlah barang yang didistribusikan pada durasi satu kali antaran sedikit.
3.1.6 Usulan Pemecahan Masalah
M elihat permasalahan yang dihadapi PT Pos Indonesia sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah dengan merancang program aplikasi yang dapat menentukan rute optimal dan menghitung jarak terpendek dari rute optimal yang akan ditempuh dalam proses pendistribusian barang didaerah Yogyakarta. Untuk itu digunakan metode Simulated Annealing dalam perhitungan jarak terpendek pada jalur pendistribusian benda pos yang optimal. Alasan digunakannya metode Simulated
Annealing adalah karena dalam algoritma Simulated Annealing terdapat proses simulasi
dengan membandingkan jalur-jalur yang terdapat dalam sirkuit antaran. Semakin lama iterasi simulasi maka solusi rute yang ditemukan akan mendekati nilai optimal.
3.2 Graph Map
Wilayah pendistribusian di Yogyakarta dibagi menjadi beberapa wilayah pengiriman. Wilayah pendistribusian yang digunakan pada skripsi ini ada 3 wilayah yaitu warungboto, caturtunggal, dan keraton. Tiga wilayah tersebut dipilih berdasarkan jumlah transaksi dan struktur jalan yang terdapat pada jalan tersebut. Graph jalan pada wilayah warungboto dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3. 3 G raph jalan wilayah warungboto
Gambar 3. 4 G raph jalan wilayah caturtunggal
Gambar 3. 5 G raph jalan wilayah keraton
3.3 Perancangan Program Aplikasi
Untuk merancang program aplikasi pembentukan jalur pendistribusian benda pos wilayah Yogyakarta dengan menggunakan metode simulated annealing, digunakan bahasa pemrograman C# dan berbentuk windows application. Untuk data yang digunakan, akan dibentuk database sehingga program aplikasi dapat dengan mudah mengolah data yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia. Output dari program aplikasi ini adalah susunan benda pos yang akan menjadi rute atau jalur pendistribusian yang akan dilakukan oleh PT Pos Indonesia.
3.4 Perancangan Layar
Program aplikasi yang dibuat memiliki 5 menu tampilan utama, yaitu Home,
Daftar Transaksi, Process, User dan About. Struktur menu program aplikasi yang
dirancang dapat dilihat pada gambar 3.6.:
Gambar 3. 6 S truktur Menu Program Aplikasi 1. Login
Login adalah halaman pertama yang ditemui sebelum masuk kedalam menu
utama program. Agar aplikasi tidak dapat digunakan dengan sembarangan, program dilengkapi dengan fasilitas login sehingga user yang dapat masuk ke dalam aplikasi hanya user yang memiliki id di dalam database. Tampilan layar login dapat dilihat pada pada gambar 3.7.
Gambar 3. 7 Rancangan Layar Login 2. Home
Halaman home berisi logo dan alamat perusahaan. Terdapat tab menu seperti transaksi, daftar jalan, proses, about, dan user. Tab tersebut menjadi link untuk menuju tampilan menu yang diinginkan user. Rancangan layar home dapat dilihat pada gambar 3.8.
3. Daftar Transaksi
Halaman Daftar transaksi akan menampilkan daftar data transaksi yang ada di dalam database. Rancangan halaman daftar transaksi dapat dilihat pada gambar 3.9.
Gambar 3. 9 Rancangan Layar Daftar Benda Pos
User dapat menambah data ke dalam database dengan menggunakan
button insert. Layar insert akan muncul dan user dapat memasukkan nilai yang ingin dimasukkan ke dalam database. Layar insert dapat dilihat pada gambar 3.10.
Gambar 3. 10 Rancangan Layar insert
Pilihan update memungkinkan user untuk mengubah isi data yang sudah
ada di dalam database. Tampilan layar update dapat dilihat pada gambar 3.11.
4. Daftar Jalan
Daftar jalan berisi tampilan list jalan yang terdapat di dalam database, map yang dipakai juga ditampilkan. User dapat mengganti image map yang lama dengan yang baru. user juga dapat melakukan delete dan insert jalan dalam database. Layar daftar jalan dapat dilihat pada gambar 3.12.
Gambar 3. 12 Rancangan Layar Daftar Jalan
User dapat melakukan insert jalan baru ke dalam database. Data yang
diperlukan untuk data jalan baru berupa nama jalan, koordinat x, koordinat y, serta wilayah tempat jalan berada. Layar tambah jalan dapat dilihat pada gambar 3.13.
Gambar 3. 13 Rancangan Layar Tambah Jalan 5. User
Halaman user berupa tampilan dari daftar user yang terdapat di dalam dabase. User dapat menambahkan username baru atau menghapus username yang ada di dalam database. Rancangan layar user dapat dilihat pada gambar 3.14.
Gambar 3. 14 Rancangan Layar user
Button add new berfungsi untuk menambah data user baru ke dalam database. layar add new user dapat dilihat pada gambar 3.15.
6. Process
Halaman Process berupa tampilan denah jalur serta detail jalur yang telah disortir berdasarkan urutan pengantaran. Process akan menggunakan algoritma Simulated Annealing untuk menentukan jalur pendistribusian. Jumlah node yang dikunjungi dapat ditentukan jumlahnya oleh user atau berdasarkan semua barang yang terdapat dalam database pada wilayah yang telah ditentukan oleh user. Layar process dapat dilihat pada gambar3.16.
Gambar 3. 16 Rancangan Layar Process 7. About
Halaman About menampilkan data penulis dan pembuat program aplikasi. Halaman layar about dapat dilihat pada gambar 3.17.
Gambar 3. 17 Rancangan Layar About
3.5 Perancangan Database
Penyimpanan data yang digunakan dalam program aplikasi penentuan rute pendistribusian ini adalah database menggunakan Microsoft Office Access 2007. Terdapat dua tabel database pada program aplikasi yang dirancang yaitu tabel jalan dan tabel transaksi. Tabel jalan berisi data jalan dalam wilayah pengiriman, sedangkan tabel transaksi berisi data transaksi yang terjadi didalam perusahaan. Tampilan rancangan database dapat dilihat pad gambar 3.18.
Gambar 3. 18 Database Program
3.6 Use Case Diagram
Use case diagram pada perancangan dalam skripsi ini dapat dilihat pada gambar
3.19.
3.7 Sequence Diagram
Sequence diagram dalam perancangan skripsi ini dapat dilihat pada gambar 3.20.
\
