184
Analisis Fungsi Bisnis Sistem Informasi Terintegrasi pada
SMA Negeri I Yogyakarta
Dicky Anggoro Wicaksono1, Sri Suning Kusumawardani2, Igi Ardiyanto3 1,2,3Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada
Email: 1dicky.cio15@mail.ugm.ac.id, 2suning@ugm.ac.id, 3igi@ugm.ac.id
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan penetrasi teknologi informasi untuk mendukung kegiatan dalam menunjang kegiatan di semua bidang, tak terkecuali dalam bidang pendidikan. Salah satu penerapan teknologi informasi adalah implementasi sistem informasi. SMAN 1 Yogyakarta didukung oleh beberapa sistem informasi yang sudah berjalan dengan baik. Namun saat ini, sistem informasi-sistem informasi tersebut masih berjalan secara terpisah, belum terintegrasi, sehingga terjadi ketidakefektifan dalam proses pemanfaatannya dan terjadi duplikasi data pada beberapa sistem informasi. Adanya berbagai masalah tersebut diakibatkan karena tidak adanya perencanaan yang baik dalam pengembangan berbagai sistem informasi tersebut. Penelitian ini membahas pemanfaatan metode EnterpriseArchitecture Planning (EAP) untuk menganalisis proses bisnis (business process) apa saja yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai model yang akan digunakan untuk mengembangkan berbagai sistem informasi yang terintegrasi di SMAN 1 Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini adalah proses bisnis yang terdefinisi sebanyak 16 proses bisnis utama.
Kata Kunci: analisis, proses bisnis, sistem informasi, integrasi, EAP Abstract
The rapid growth of information technology inflicts penetration of information technology for supporting activities in
various sectors. One of implementation of information technology is implementation of information system. SMAN 1
Yogyakarta is supported by several well running information systems. But, those system informations are still running independently, not integrated yet, so that inefficient in use and ensue duplicated data in several information systems. Those problems occurred as result of absence planning phase in developing stage of those information
systems. This paper discusses an Enterprise Architecture Planning (EAP) methodology to analyse what are business
processes that will be used for developing various integrated information systems in SMAN 1 Yogyakarta. As a
result, there are defined 16 main business processes
Keyword: analysis, business process, information system, integration, EAP
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan penetrasi teknologi informasi untuk mendukung kegiatan dalam menunjang kegiatan di semua bidang, tak terkecuali dalam bidang pendidikan. Salah satu penerapan teknologi informasi adalah implementasi sistem informasi dalam suatu organisasi. Saat ini hampir semua organisasi bergantung pada sistem informasi, mengakibatkan organisasi tersebut akan segera berhenti berfungsi saat teknologi yang mendukung aktivitasnya berhenti [1]. Sistem informasi bersama dengan model bisnis yang apabila dirancang, digunakan, dan dipelihara secara efektif dan strategis, akan membuat organisasi berjalan lebih efektif, lebih produktif, memiliki jangkauan yang lebih luas, dan mendapatkan atau mempertahankan keunggulan kompetitif (competitive advantage) melawan para pesaing [2]. Mengingat hal penting itulah, penerapan sistem informasi untuk membantu organisasi dalam melaksakan kegiatannya adalah sesuatu yang wajib di era sekarang ini.
SMAN 1 Yogyakarta adalah institusi penyelenggara pendidikan yang berada di bawah naungan Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta. Dalam menjalankan kegiatan organisasinya, SMAN 1 Yogyakarta saat ini sudah didukung oleh beberapa sistem informasi, walaupun belum berjalan secara optimal. Pihak sekolah berencana menambah sistem informasi lain sebagai pendukung kegiatan organisasi dalam waktu yang akan datang. Saat ini, semua sistem informasi tersebut masih berjalan secara terpisah, belum terintegrasi, sehingga terjadi ketidakefektifan dalam proses pemanfaatannya dan terjadi duplikasi data pada beberapa sistem informasi.
Adanya berbagai masalah tersebut diakibatkan karena tidak adanya perencanaan yang baik dalam pengembangan berbagai sistem informasi tersebut [3]. Hal tersebut mengakibatkan dua kerugian, pertama, menyebabkan terjadinya pulai informasi yang terisolir dan setiap sistem informasi, kedua sistem informasi yang dikembangkan secara khusus sesuai kebutuhannya sendiri menjadinkan kurang fleksibel
185
yang akan membuat biaya pemeliharaan menjadi besar [4]. Selain itu, belum adanya dokumentasi serta spesifikasi sistem informasi yang berbeda-beda menyulitkan dalam pengembangan sistem informasi yang akan dikembangkan agar menjadi suatu sistem yang terintegrasi secara utuh dengan sistem informasi yang dikembangkan sebelumnya.
Penelitian ini membahas pemanfaatan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) untuk menganalisis proses bisnis (business process) apa saja yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai model yang akan digunakan untuk mengembangkan berbagai sistem informasi yang terintegrasi di SMAN 1 Yogyakarta.
2. METODE
2.1 Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan langkah-langkah yang mengacu pada metodologi dari Enterprise Architecture Planning (EAP) dengan menggunakan Zachman Framework untuk mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan arsitekturnya, untuk alur penelitian yang mengacu pada metode EAP dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Alur penelitian
Adapun pada peneltian ini hanya dibahas sampai dengan Lapisan 2, yaitu Tinjauan kondisi enterprise saat ini, untuk mendapatkan bisnis proses apa saja yang ada, tahap-tahap dalam penelitian ini secara garis besar adalah sebagai berikut [5]:
1. Permulaan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan kondisi real yang ada di organisasi. Studi pustaka diperlukan sebagai landasan dalam melakukan penelitian mengenai enterprise architecture. Langkah berikutnya adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan kepada top manajemen dan pihak-pihak yang terkait langsung dengan operasional organisasi. Adapun inisiasi perencanaan dilakukan dengan mengaitkan visi, misi, dan tujuan organisasi, untuk menentukan ruang lingkup yang akan digunakan dalam pengembangan sistem informasi terintegrasi.
Studi Kepustkaan
Pengumpulan Data (Wawancara dan Observasi)
Inisiasi Perencanaan Pemodelan Proses Bisnis Teknologi dan Sistem saat ini
Arsitektur Data Arsitektur Aplikasi Arsitektur Teknologi Lapisan 1. Permulaan
Lapisan 2. Tinjauaan kondisi enterprise saat ini
Lapisan 3. Perancangan arsitektur
Lapisan 4. Strategi Pencapaian
Selesai Mulai Analisis Gap Rencana Implementasi
186 2. Tinjauan kondisi enterprise saat ini
Langkah pertama dalam lapisan ini dilakukan pemodelan bisnis dengan analisis rantai nilai (value chain) berdasarkan data yang didapat dari wawancara dan observasi pada lapisan 1. Model rantai nilai (value chain) pertama kali diusulkan oleh Porter, analisis rantai nilai [6], memberikan kerangka untuk identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung [3], seperti terlihat pada Gambar 2, yaitu dengan pengelompokkan area-area fungsional ke dalam: Aktivitas utama, berupa fungsi logistik masukan (inbound logistic), operasi (operation), logistik keluaran (outbound logistic), pemasaran dan penjualan (marketing and sales), dan layanan (service); Aktivitas pendukung, berupa fungsi infrastruktur perusahaan (firm infrastructure), manajemen sumber daya manusia (human resource management), pengembangan teknologi (technology development), dan pengadaan (procurement).
Gambar 2. Rantai nilai porter
Langkah berikutnya dilakukan identifikasi dan inventarisasi area-area fungsi bisnis yang dilakukan oleh organisasi. Tiap area fungsi bisnis kemudian didekomposisi menjadi proses-proses bisnis yang bertingkat. Dekomposisi diperlukan agar menghasilkan model aktual yang menyeluruh beserta definisi-definisnya. Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya (four stages life cycles) yang digunakan dengan metodologi Business System Planning [7].
Gambar 3. Model siklus hidup sumber daya: aktivitas dan jenis data
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.Pemodelan Bisnis Dengan Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
Dari hasil analisis pada lapisan 1, diperoleh hasil bahwa aktifitas utama di SMAN 1 Yogyakarta adalah kegiatan akademik yang berkaitan dengan belajar mengajar, dimana aktifitas ini dimulai dari proses
Infrastruktur Perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia
Pengembangan Teknologi Pengadaan Logistik Masukan Operasi Logistik Keluaran Pemasaran dan Penjualan Layanan Aktivitas Utama Aktivitas Pendukung
187
penerimaan siswa dan diakhiri dengan pelepas siswa menjadi alumni. Sehingga analisis rantai nilai (value chain) di SMAN 1 Yogyakarta terlihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Analisis rantai nilai di SMAN 1 Yogyakarta
Setelah fungsi utama dan fungsi pendukung didefinisikan, kemudian untuk mengetahui siklus dan dekomposisi dari setiap fungsi digunakan tools Four Stage Life Cycle dari IBM dan bagan hirarki fungsi rinci. Setiap aktifitas baik aktifitas utama maupun aktifitas pendukung dianalisis berdasarkan kebutuhan, akuisisi, pengelolaan, dan disposisi. Hasil dekomposisi dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Analisis four stages life cycles SMAN 1 Yogyakarta
Fungsi Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi Penerimaan Siswa Baru (PSB) - Perencanaan mekanisme pendaftaran siswa baru - Pembentukan panitia penerimaan siswa baru - Penetapan persyaratan
pendaftaran bagi calon siswa
- Pembentukan tim teknis
- Penerimaan pendaftaran calon siswa baru - Pelaksanaan seleksi calon siswa baru - Registrasi calon siswa baru Operasional Akademik - Perencanaan Operasional Akademik - Penetapan Kalender Akademik - Penjadwalan kegiatan belajar mengajar - Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar - Pelaporan akademik Pelepasan Siswa (Alumni) - Perancanaan mekanisme pelepasan siswa (alumni)
- Penetapan sistem dan prosedur pelepasan siswa (Alumni) - Pengelolaan data alumni - Laporan alumni Manajemen Keuangan - Perencanaan pengelolaan keuangan - Penetapan kebutuhan anggaran - Pelaporan keuangan - Laporan keuangan Manajemen Kepegawaian - Perencanaan pengelolaan pegawai
- Pendataan pegawai - Pengelolaan data pegawai - Laporan data pegawai Manajemen Persuratan - Perencanaan pengelolaan surat dan dokumen - Penetapan prosedur pengelolaan surat dan dokumen - Pengiriman dan Penerimaan Surat dan Dokumen - Pengarsipan Surat dan Dokumen
- Asip surat dan dokumen Manajemen TIK - Perencanaan pengelolaan TIK - Penetapan kebutuhan TIK
- Pengadaan TIK - Dokumentasi data TIK Manajemen Sarana dan Prasarana - Perencanaan pengelolaan sarana dan prasarana - Penetapan kebutuhan sarana dan prasarana
- Pengadaan sarana dan prasarana
- Dokumentasi sarana dan prasarana
Dari hasil dekomposisi dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung sesuai pada Tabel 1, selanjutnya dilakukan lagi dekomposisi sehingga menghasilkan Tabel 2. Proses-proses yang telah diidentifikasi dari
Operasional Akademik Penerimaan Siswa Baru Pelepasan Siswa (Alumni) Manajemen Keuangan Manajemen Kepegawaian Manajemen Persuratan Manajemen TIK Aktivitas Utama Aktivitas Pendukung
188
Tabel 1 tersebut kemudian dikelompokkan berdasarkan kelompok proses. Pengelompokan proses-proses tersebut bukan berdasarakan urutan prioritas ataupun urutan pengerjaan melainkan berdasarkan penggunaan data atau informasi yang sama.
Pada Tabel 2 terlihat proses bisnis yang dihasilkan ada 16 proses bisnis, dimana untuk beberapa proses bisnis masih bisa diuraikan lagi menjadi proses bisnis yang lebih rinci.
Tabel 2. Dekomposisi fungsi bisnis SMAN 1 Yogyakarta
Kelompok Proses Proses
Penerimaan Siswa Baru (PSB) 1.1 Perencanaan Penerimaan Siswa Baru (PSB) 1.1.1 Pembentukan Panitia PSB 1.1.2 Penjadwalan Kegiatan PSB 1.1.3 Pembentukan Tim Teknis PSB 1.2 Penyelenggaraan Seleksi
1.2.1 Penerimaan Pendaftaran 1.2.2 Pelaksanaan Seleksi 1.2.3 Pengolahan Hasil Seleksi 1.3 Registrasi Siswa Baru
1.3.1 Pembagian Kelas
Operasional Akademik 2.1 Perencanaan Operasional Akademik 2.1.1 Penetapan Kalender Akademik 2.1.2 Penyusunan Jadwal
2.2 Kegiatan Belajar Mengajar 2.2.1 Pembagian Materi Ajar 2.2.2 Pengelolaan Presensi
2.3 Kegiatan Pendukung Operasional Akademik 2.3.1 Pengelolaan Bimbingan dan Konseling 2.3.2 Pengelolaan Perpustakaan
2.3.3 Pengelolaan UKS 2.3.4 Pengelolaan Extrakulikuler 2.3.5 Pengelolaan Prestasi 2.4 Evaluasi Proses Belajar
2.4.1 Pelaksanaan Ujian 2.4.2 Penilaian 2.4.3 Pembuatan Rapor 2.4.4 Pelaporan Akademik 2.5 Pelaporan Hasil Akademik Pelepasan Siswa (Alumni) 3.1 Pengelolaan Data Alumni
3.1.1 Pendataan Alumni 3.1.2 Pelacakan Alumni Manajemen Keuangan 4.1 Pengelolaan Penerimaan Dana
4.2 Pengelolaan Pengeluaran Keuangan 4.3 Pelaporan Pertanggungjawaban Keuangan Manajemen Kepegawaian 5.1 Pengelolaan Data Pegawai
5.1.1 Pendataan Pegawai 5.1.2 Pemutakhiran Data Pegawai Manajemen Persuratan 6.1 Pengelolaan Surat dan Dokumen
6.1.1 Penerimaan dan Pengiriman Surat dan Dokumen
6.1.2 Pengarsipan Surat dan Dokumen 6.1.3 Pelacakan Surat dan Dokumen Manajemen TIK 7.1 Pengelolaan Sarana TIK
7.1.1 Pengadaan Sarana TIK 7.1.2 Pemutakhiran Sarana TIK 7.1.3 Pelaporan Sarana TIK Manajemen Sarana dan Prasarana 8.1 Pengelolaan Sarana dan Prasarana
8.1.1 Pengadaan Sarana dan Prasarana 8.1.2 Pemutakhiran Sarana dan Prasarana 8.1.3 Pelaporan Sarana dan Prasarana
4. SIMPULAN
Metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) dapat digunakan sebagai tools dalam memodelkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk menghasilkan rancangan arsitektur sistem informasi yang terintegrasi. Dalam penelitian ini metodologi EAP digunakan untuk menganalisis proses bisnis (business process) yang ada di SMAN 1 Yogyakarta sebagai acuan dalam mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi.
189
5. REFERENSI
[1] J., Peppard, J., Ward. 2004. Beyond Strategic Information Systems: Towards an IS Capability. Journal of Strategic Information Systems. Vol. 13(2): 167–194.
[2] J., Valacich, C., Scheneider. 2010. Information Systems Today: Managing in the Digital World. Pearson, New Jersey.
[3] K. Surendro. 2007. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning untuk Perencanaan Streategis Sistem Informasi. Jurnal Informatika. Vol. 8(1): 1–9.
[4] Q. Li, H. Xu, D. Wang, L. Ren. & C. Ma. 2009. SSOA-E: Research on Semantic Service Oriented Architecture for Education Information System Integration. IEEE International Symposium on IT in Medicine & Education. Vol. 1(36): 184–189.
[5] K. Surendro. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Informatika, Bandung.
[6] M. Porter. 1985. Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press, New York.
[7] IBM. 1978. Business System Planning: Information System Planning Guide. 2nd ed. International Business Machines Corporation, New York.
