BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Data, Informasi dan Pengetahuan
Data adalah fakta mentah atau gambaran dasar dari barang, peristiwa,
kegiatan, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, dan digolongkan, tetapi tidak diolah sehingga belum memiliki arti. Contoh data adalah suatu nilai rata-rata, saldo bank, atau jumlah waktu kerja para karyawan.
Informasi adalah kumpulan fakta (data) yang diolah dengan cara tertentu
sehingga memiliki arti bagi penerimanya. Contohnya, jika kita memasukkan nama-nama siswa dengan nilai rata-ratanya, nama-nama-nama-nama pelanggan dengan saldo banknya, dan gaji karyawan dengan jam kerjanya, maka kita akan memiliki informasi yang berguna. Dengan kata lain, informasi berasal dari data yang diolah.
Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diatur dan diolah untuk
menyampaikan pemahaman, pengalaman, kumpulan hasil penelitian, atau keahlian seperti yang diterapkan ke dalam pengelolaan bisnis masa kini (Turban et all, 2003).
Menurut Davenport (1998), informasi dan pengetahuan dapat diperoleh dari data, yang berarti bahwa data sebagai sarana yang memungkinkan informasi dan pengetahuan dapat disimpan dan ditransfer. Informasi dan pengetahuan dapat berkomunikasi melalui data dan hasil akhirnya merupakan data yang disimpan. Data
hanya dapat menjadi informasi atau pengetahuan bila dapat ditafsirkan oleh penerima. Sebaliknya, informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat ditransfer ke orang lain setelah ditransfer dalam bentuk data.
2.2 Sistem Informasi Eksekutif
Rockart dan DeLong (Turban, 1993) mendefinisikan sistem informasi eksekutif (EIS) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan kebutuhan informasi bagi para eksekutif. EIS memberikan kecepatan akses terhadap informasi yang tepat waktu dan pengaksesan data secara langsung untuk menghasilkan laporan bagi pihak manajemen. EIS sangat mudah digunakan baik untuk para eksekutif awam terhadap teknologi informasi, didukung dengan grafik, menyediakan laporan pengecualian dan kemampuan “drill-down”. Kemampuan drill down sangat membantu dalam mengambil atau memilah data sampai pada data rinci sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dari keseluruhan data yang ada dalam suatu sistem.
Sedangkan menurut Sprague dan Watson (1993), EIS didefinisikan sebagai sistem komputer yang melayani para eksekutif dalam hal kemudahan untuk mengakses informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor sukses kritis bagi para eksekutif.
2.3 Lingkungan Kerja Eksekutif
Sebelum membangun Sistem Informasi Eksekutif, hendaknya pertama kali harus dipahami lingkungan kerja eksekutif terlebih dahulu. Mintzberg membagi peranan seorang manajer ke dalam tiga kategori:
1. Peran interpersonal. Tokoh pemimpin, pemimpin, penghubung; 2. Peran Informasional. Monitor, penasehat, juru bicara,
3. Peran Pengambil Keputusan. Wirausahawan, mengatasi gangguan, menempatkan sumber daya, bernegosiasi.
Awalnya EIS berfungsi untuk mendukung sebagian dari peran informasional, sedangkan tujuan EIS generasi selanjutnya adalah untuk mendukung peran sebanyak mungkin. Sedangkan untuk menentukan kebutuhan informasi eksekutif, pemahaman terhadap lingkungan kerja eksekutif diperlukan untuk menetapkan aktivitas yang dilakukan pada setiap peran.
Turban (1993) membagi kerja eksekutif yang berhubungan dengan peranan pengambilan keputusan ke dalam 2 tahap, yaitu :
Tahap I : Identifikasi masalah dan kesempatan
Data yang diperoleh berasal dari lingkungan internal dan eksternal serta selanjutnya mengalir ke saluran Evaluation of Information. Informasi internal berasal dari unit fungsional (keuangan, pemasaran, produksi, akuntan, sumberdaya manusia, dan sebagainya). Informasi eksternal berasal dari sumber-sumber seperti database online, koran, newsletter industri, laporan pemerintah, kontak personal, dan lain-lain. Karena banyaknya informasi yang tersedia, maka diperlukan proses pemeriksaan lingkungan
dan sumber data untuk menemukan bagian-bagian yang relevan. Selanjutnya dari Evaluation of Information kemudian dianalisis melalui dua analisis, yaitu Quantitative Analysis dan Qualitative Analysis yang saling dapat bertukar informasi. Kemudian proses dilanjutkan dengan interpretasi dan Quantitative Analysis dan Qualitative Analysis. Jika sudah benar, maka outputnya akan menjadi input bagi pengambilan keputusan dan selanjutnya masuk ke tahap II.
Tahap II : Keputusan yang diambil
Tahap II merupakan tahap akhir dalam pengambilan keputusan untuk mengetahui ada atau tidaknya peluang atau masalah. Selanjutnya pengambilan keputusan dilakukan oleh eksekutif. Namun apabila terjadi kekeliruan dalam interpretasi maka sebelum masuk ke tahap II harus dikirim kembali ke atas, yaitu ke lingkungan internal dan eksternal untuk diteliti lebih cermat lagi.
Untuk lebih jelasnya mengenai hal tersebut, proses kerja eksekutif dalam mengambil keputusan ditampilkan pada Gambar 2.1.
External environment Internal environment
Evaluation of Information
Quantitative Analysis Qualitative Analysis
Interpretation : Is the problem (opportunity)?
Decision : What to do about the problem
(Opportunity).
Scanning Scanning
Tahap I
Tahap II
Gambar 2.1 Peran Pengambilan Keputusan dari Proses Kerja Eksekutif Sumber : Turban, E. Decision Support System and Expert Systems, 4th ed.
2.4 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Turban (1993), karakteristik EIS terdiri dari 6 karakteristik, yaitu : a. Drill Down. Salah satu kemampuan EIS yang paling berguna yang menyediakan
rincian dari informasi yang diberikan. Jika sebuah masalah ditemukan, eksekutif dapat melihat rincian lebih lanjut. Pada kasus-kasus tertentu, proses “drill down” ini dapat berlanjut sampai beberapa tingkatan rincian.
b. Critical Success Factor (CSF). Faktor-faktor penentu yang harus
dipertimbangkan dalam mencapai tujuan organisasi disebut sebagai CSF. Faktor-faktor ini dapat bersifat strategis atau operasional, dan berasal dari tiga sumber utama: faktor organisasional, industri, dan lingkungan. Setelah diidentifikasi, CSF dapat dimonitor dengan lima tipe informasi : narasi masalah kunci, bagan yang ditonjolkan, faktor penentu, dan laporan pertanggungjawaban yang terinci.
c. Status Access. Dalam tampilan ini, data atau laporan terkini dari variabel kunci
dapat tetap diakses setiap saat, dengan menggunakan sarana telekomunikasi.
d. Personalized Analysis. Kemampuan analisis tersedia pada EIS. Meskipun jarang
mengakses data, dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sendiri. Analisis tersebut sudah disesuaikan dengan pengguna. Eksekutif memilih isi dari database, alat pembuat program yang akan digunakan, dan presentasi informasi yang sesuai dengan keinginannya.
e. Exception Reporting. Perhatian eksekutif hanya akan dicari bila terjadi kasus-kasus yang amat buruk (atau amat baik). Pendekatan ini menghemat waktu untuk pembuatan dan pembacaan laporan.
f. Nafigation of Information. Kemampuan mengakses data dalam jumlah besar
secara mudah dan cepat.
Karakteristik yang diinginkan dari EIS sebaik keuntungannya yang ditampilkan pada Tabel 2.1. Akan tetapi tidak semua sistem memproses semuanya.
Tabel 2.1 Karakteristik dan Keuntungan EIS Kualitas Informasi :
• Fleksibel
• Menghasilkan informasi yang benar
• Menghasilkan informasi yang tepat waktu/cepat
• Menghasilkan informasi yang relevan
• Menghasilkan informasi yang lengkap
• Menghasilkan informasi yang telah divalidasi/diperiksa dan disahkan
• Mencakup grafis interface pengguna yang canggih (seperti GUI)
• Menyediakan interface pengguna yang mudah digunakan
• Menyediakan akses yang aman dan rahasia pada informasi
• Waktu responnya pendek (informasi yang tepat waktu)
• Dapat diakses dari banyak tempat
• Memiliki prosedur akses yang dapat dipercaya
• Meminimalisasi penggunaan keyboard; menggunakan pengontrol infrared, mouse, papan sentuh atau layar sentuh sebagai penggantinya
• Menyediakan pelacakan cepat informasi yang diinginkan
• Dapat disesuaikan dengan gaya manajemen atau eksekutif secara individual
• Berisi menu pertolongan sendiri Interface pengguna :
Kemampuan teknis yang tersedia :
• Akses pada informasi global
• Penggunaan data eksternal yang ekstensif
• Penafsiran yang tertulis
• Menggarisbawah indikator masalah
• Hyperteks dan Hypermedia
• Analisa ad hoc
• Informasi disajikan secara hierarkis
• Menyertakan grafik dan teks dalam display yang sama
• Menyediakan laporan pengecualian manajemen
• Menyajikan tren, rasio dan deviasi
• Menyediakan akses pada data historis sampai yang terkini
• Dikelola seputar faktor penentu keberhasilan
• Menyediakan kemampuan meramal/membuat perkiraan
• Menyediakan informasi dengan level rincian yang bervariasi (“drill down”)
• Menyaring, meringkas, dan melacak data penting
• Menunjang penjelasan masalah yang tak terselesaikan Keuntungan :
• Memfasilitasi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi
• Memfasilitasi akses pada informasi
• Membuat pengguna menjadi lebih produktif
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
• Menimbulkan keuntungan kompetitif (competitive advantage)
• Menghemat waktu pengguna
• Meningkatkan kapasitas komunikasi
• Meningkatkan kualitas komunikasi
• Memberikan kendali organisasi yang lebih baik
• Memungkinkan antisipasi masalah/kesempatan
• Memungkinkan perencanaan
• Memungkinkan penemuan dari penyebab masalah
2.5 Metode Pencarian Kebutuhan Informasi
Menurut Turban (1993), ada beberapa metode dalam menemukan kebutuhan informasi para eksekutif, seperti melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut : 1. Bertanya pada para eksekutif senior pertanyaan apa yang akan mereka tanyakan
setelah mereka berlibur selama tiga minggu.
2. Menggunakan metodologi faktor penentu keberhasilan
3. Mewawancara semua manajer senior untuk menentukan data apa yang mereka anggap paling penting.
4. Mendata tujuan-tujuan penting dalam perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dan mengenali kebutuhan informasi mereka.
5. Bertanya pada para eksekutif informasi apa yang paling tidak ingin mereka perlihatkan pada pesaing mereka.
6. Melalui wawancara atau proses observasi menentukan informasi apa saja yang berasal dari laporan manajemen terkini yang digunakan oleh para eksekutif. 7. Menyediakan akses yang lebih cepat secara online untuk laporan manajemen
terkini mereka, dan kemudian bertanya bagaimana anda dapat memodifikasi sistem sehingga lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
8. Menggunakan prototipe (menunjukkan, diberikan kritik, memperbaiki).
Namun secara umum, diantaranya ada 3 pendekatan yang bisa digunakan dalam menentukan kebutuhan informasi bagi para eksekutif, yaitu :
a. Pendekatan Wetherbe
Pendekatan ini terdiri dari dua tahap. Tahap I adalah wawancara struktural yang diadakan untuk menentukan kebutuhan informasi yang ditemukan oleh para eksekutif. Wetherbe membagi ada tiga metode untuk mengadakan wawancara struktural :
1. Perencanaan Sistem Bisnis (IBM’s Business System Planning/BSP) 2. Faktor Penentu Keberhasilan (CSF)
3. Analisa Ends/Mean
Selanjutnya pada tahap II sudah menggunakan sebuah prototipe. Berdasarkan konsep kebutuhan informasi yang didapatkan pada fase I, maka sebuah prototipe EIS segera dibuat. Pengujian dan modifikasi berlangsung selama beberapa tahap sampai kebutuhan yang terperinci dapat ditetapkan. Sumber informasi yang paling tepat kemudian ditentukan, dan akhirnya EIS dapat diselesaikan.
Tabel 2.2 Metode dan Contoh Pertanyaan untuk Wawancara Struktural
Metode Contoh Pertanyaan
1. Bagian wawancara eksekutif dari Perencanaan Sistem Bisnis (BSP) : Merinci masalah dan keputusan
a. Masalah besar apa saja yang dihadapi saat menyelesaikan misi dari unit manajemen yang anda pimpin?
b. Solusi terbaik apa yang dapat diambil? c. Peran apakah yang dimiliki informasi
dalam pemecahan masalah tersebut? d. Keputusan besar apa yang termasuk
tanggung jawab manajemen anda?
e. Perbaikan dalam bidang informasi seperti apakah yang dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang lebih baik?
2. Faktor Penentu Keberhasilan (CSF): Merinci faktor-faktor penentu
b. Bagaimana cara anda mengukur CSF yang spesifik?
3. Analisa End/Means: Merinci kriteria atau hasil keefektifan dan kriteria efisiensi untuk penggunaan dalam proses yang menghasilkan output.
a. Apakah hasil akhir: barang atau jasa yang dihasilkan oleh proses bisnis? b. Apa yang membuat barang atau jasa ini
efektif bagi penerima atau konsumen? c. Informasi apa saja yang dibutuhkan
untuk mengevaluasi keefektifan ini? d. Apa saja mean kunci atau proses yang
digunakan untuk menghasilkan atau menyediakan barang atau jasa?
e. Apa saja penentu efesiensi dalam penyediaan barang atau jasa?
a. Apa saja faktor penentu keberhasilan dari unit organisasi yang anda pimpin? Informasi seperti apa yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa faktor penentu keberhasilan tetap dapat dikendalikan?
f. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengevaluasi keefisienan?
b. Pendekatan Watson dan Frolick
Pendekatan Watson dan Frolick berdasarkan strategi mendasar ini : 1. Melalui pertanyaan (pendekatan wawancara yang sudah dibahas sebelumnya)
2. Menyimpulkan kebutuhan dari sistem informasi yang ada sekarang. 3. Sintesis dari karakteristik sistem.
4. Penemuan dari proses eksperimen dengan mengaplikasi sistem yang digunakan secara berevolusi (prototipe).
Berdasarkan pendekatan ini, Watson dan Frolick menyarankan sepuluh metode yang spesifik diatur dalam dua dimensi, yaitu :
(1) Sumber informasi (interaksi baik langsung atau tidak langsung dengan eksekutif)
(2) Metode utama untuk menentukan kebutuhan (terkomputerisasi atau tidak terkomputerisasi).
Tabel 2.3 Metode untuk Mengetahui Kebutuhan Informasi
Interaksi Tidak Berhubungan dengan Komputer Berhubungan dengan Komputer Interaksi
Langsung dengan Eksekutif
• Partisipasi dalam sesi perencanaan strategis
• Sesi CSF formal
• Diskusi informal tentang kebutuhan informasi
• Melacak kegiatan eksekutif
• Sesi sistem kerja kolaboratif
• Diskusi dengan personil pendukung
• Pemeriksaan informasi yang tidak dihasilkan komputer
• Kehadiran dalam rapat
• Melacak penggunaan
EIS dengan software
• Pemeriksaan informasi yang diperoleh dari komputer Interaksi Tidak langsung dengan Eksekutif
c. Pendekatan Volonino dan Watson
Pendekatan ini mengambil sudut pandang luas untuk seluruh perusahaan bagi pengembangan EIS. Ada enam langkah yang harus dilakukan:
1. Mengenali tujuan strategis bisnis 2. Mengenali proses bisnis yang penting 3. Memprioritaskan hal-hal di atas
4. Mendefinisikan kebutuhan informasi untuk hal-hal di atas 5. Mengenali hubungan antar proses bisnis
6. Merencanakan sebuah modul pengembangan, implementasi dan evaluasi EIS
2.6 Kerangka Pengembangan Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Sprague (1980), suatu kerangka pengembangan sistem sangat menolong dalam mengatur subyek yang kompleks, mengidentifikasi hubungan antar bagian, dan menyatakan area pengembangan lebih lanjut yang akan diperlukan. Kerangka pengembangan EIS diilustrasikan secara perspektif struktural dan dapat dilihat pada Gambar 2.2.Gambar 2.2 Perspektif Struktural Kerangka Pengembangan EIS Executive Sponsor Operating Sponsor Executive Users Functional Area Internal Data Organizational Data Base I/S Group Builders
EIS External Data
Vendors Consultants External Preasure Internal Environment External Environment Internal Preasure
Sumber : Sprague, Ralph H. Jr., Watson, Hugh J. Decision Support System : Putting Theory Into Practice, 3rd ed.
Dalam perspektif ini, ada elemen kunci dan interaksi antar elemen yang penting ketika dikembangkan EIS. Elemen-elemen tersebut termasuk eksekutif, staf fungsional, staf sistem informasi, vendor, data dan tehnologi informasi. Dari prespektif pengguna, dialog dengan sistem adalah suatu kepentingan yang fundamental. Hal tersebut termasuk apa yang mesti diketahui untuk menggunakan sistem, bagaimana kerja sistem secara langsung, dan bagaimana output ditampilkan oleh sistem (Bennet, 1977). Dialog juga merupakan bagian penting lainnya dalam kerangka pengembangan EIS.
Kerangka pengembangan EIS termasuk perspektif struktural, proses pengembangan, dan dialog dengan sistem user. Ketiga aspek tersebut harus bekerja sama satu sama lainnya. Berikut ini dijelaskan hasil penelitian yang diidentifikasikan pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Aspek Kerangka Pengembangan EIS Structural
Personnel EIS Initiator
Executive Sponsor Operating Sponsor
EIS Builder/Support Staff EIS Users
Funtional Area Personnel IS Personnel
Data Internal
Development Process
External and internal Pressure Cost/Benefit Analysis
Cost : Development cost Annual Operating Costs Development Time Development Methodology Hardware Software Spread Evolution Information Provided EIS Capabilities User-System Dialog Knowledge Base Training User Documentation System User Action Language User-System Interface
System Response Time Presentation Language
Multiple Information Format Color
