RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS
WEB PADA SMP N 1 PARIT TIGA
Yuni Asmita
Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jalan Raya Sungailiat Selindung Baru Pangkalpinang
Telp. (0717)433506 E-mail: yuniasmita@yahoo.com
ABSTRACT
The development of computer technology in today's increasingly sophisticated and have entered the international market, a lot of offices and private agencies that use this tekniologi. Computer is a communication tool that is not familiar among the public, but can be used as a tool in alleviating human work can also be used as a means of communication through the virtual world by interacting with each other from one country to another. By this author doing research in the school SMPN1
Parittiga.On SMP 1 Parittiga currently in dire need of the existence of a system of information that is very helpful in the process of admission of new students, a new student information system. Little problems in SMPN1 Parittiga can be solved with this system.
Because of the above, the authors feel that the computerized system is needed for the new student information system on SMP 1 Parittiga. So it can solve the problems on the system that is currently running. With this system expected administrative errors and delays in reporting that often happened before can be minimized, thus resulting information will be faster and more accurate.
Kata Kunci: demography,report,information,system
1. Pendahuluan
Sekolah merupakan salah satu sarana penunjang pendidikan yang memiliki fungsi yang sangat penting sebagai tempat untuk mencari ilmu. Sekolah juga merupakan tempat berinteraksi antara murid dengan guru serta berperan penting sebagai tempat untuk mendidik dan melatih siswa dengan tujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.
Dalam instansi pemerintah yang bergerak di bidang pendidikan, sekolah merupakan modal dasar untuk membangun Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal sejak dini. Peningkatan mutu pendidikan ditandai oleh kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. Karena itu, mutu pendidikan harus dilihat dari seluruh aspek, termasuk di dalamnya menyangkut tingkat kemampuan lulusannya.
Dari tahun ke tahun jumlah calon siswa yang mendaftar di SMP N 1 Parit Tiga makin banyak. Dimana setiap calon siswa dapat mendaftar dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh sekolah tersebut. Seperti yang kita ketahui bahwa penggunaan sistem berbasis komputer masih belum merata, oleh karena itu penulis mengharapkan adanya penerapan sistem terkomputerisasi khususnya pada penerimaan siswa baru yang sedang berjalan di SMP N 1 Parit Tiga ini.
Untuk metode penelitian pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut :
a) Metode pengamatan (observasi)
Menurut Sangadji dan Sopiah (2010:171)[7], observasi adalah proses pencatatan pola perilaku subyek (orang), obyek (benda), atau kejadian yang sistematis tanpa danya pernyataan atau komunikasi dengan individu-individu yang teliti.
b) Metode wawancara
Menurut Sangadji dan Sopiah (2010:171)[7],
wawancara merupakan teknik pengumpulan
data
dalam
metode
survey
yang
menggunakan
pernyataan
secara
lisan
kepada subyek penelitian.
c) Dokumentasi
Menurut Fatta (2007:71)[6], dokumentasi merupakan teknik yang dilakukan dengan mempelajari material merupakan teknik yang dilakukan dengan material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan
2. Tinjauan Pustaka
2.1Konsep Sistem Informasi
2.1.1Sistem
Menurut Abdul Kadir (Abdul Kadir 2003:54)[3], Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksud untuk mencapai satu tujuan.
Menurut Jogiyanto (Jogiyanto 2008:34)[4], Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur- prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
2.1.2Informasi
Menurut McFadden, dkk (1999) (Abdul Kadir 2003:31)[3] mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Menurut Jogiyanto (2008:8)[4], informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.1.3Laporan
Menurut Keraf(2001: 284)[8], Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
2.1.4Penerimaan Siswa Baru
Siswa baru adalah siswa yang telah diterima disekolah yang mereka daftarkan. Sebelumnya calon siswa harus mengikuti ketentuan yang telah disepakati oleh sekolah-sekolah.
2.1.5Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru
Sistem informasi penerimaan siswa baru adalah suatu system informasi yang terpadu yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap tahun para calon siswa dapat mendaftar dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati oleh pihak sekolah.
2.2Analisa dan Perancangan Sistem Berorietasi
Obyek dengan UML
Analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek merupakan cara baru untuk menggambarkan suatu masalah dengan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata. Dalam hal ini dasar pembuatanya adalah objek, dimana objek tersebut merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam suatu entitas.”(Jeffery L.Whitten et al,2004:686)[1].
3. Metode Penelitian
3.1.1Analisis Sistem
3.1.1.1 Sistem Permasalahan yang sedang
berjalan
Dalam pembuatan laporan Skripsi ini penulis mengambil judul Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMP N 1 Parit Tiga Berbasis Web,
karena sistem pencatatan transaksi penerimaan siswa baru pada SMP N 1 Parit Tiga masih dilakukan secara manual. Misalnya pada proses pendaftaran siswa baru membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencatat semua data calon siswa.
3.1.2Analisis Proses
Prosedur yang dilakukan dalam
sistem pengolahan data peserta
didik, dan pengolahan nilai siswa
adalah sebagai berikut :
3.1.2.1 Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Terima Formulir Pendaftaran Catat Data Pendaftaran Panitia PSB Calon Siswa
Gambar 1 Activity Diagram Pendaftaran
3.1.2.2 Proses Seleksi Ikut Ujian Tertulis Serahkan Hasil Ujian Terima Pengumuman Terima Hasil Ujian Lakukan Penilaian Buat Pengumuman Panitia PSB Calon Siswa
3.1.2.3 Daftar Ulang Mengisi Formulir Daftar Ulang Terima Daftar Ulang Catat Data Daftar Ulang Panitia PSB Calon Siswa
Gambar 3 Activity Diagram Daftar Ulang
3.1.2.4 Pembuatan Laporan Buat Laporan Siswa Baru Terima Laporan Siswa Baru Kepala Sekolah Panitia PSB
Gambar 4 Activity Diagram Pembuatan Laporan
3.1.3Analisis Keluaran
Adapun analisa keluaran yang dihasilkan dari sistem berjalan adalah Laporan Data Penerimaan Siswa Baru,
3.1.4Analisis Masukkan
Adapun analisa masukan yang dihasilkan
dari sistem berjalan adalah
Data Formulir Pendaftaran dan Formulir Daftar Ulang.3.1.5Identifikasi Kebutuhan
Berdasarkan hasil analisa dan uraian
umum mengenai sistem penerimaan
siswa baru yang sedang berjalan pada
SMP 1 Parittiga, maka dibutuhkan: Entry Pendaftaran, Entry Data Mata Pelajaran, Cetak Hasil Seleksi, Entry Daftar Ulang, Entry Data Siswa, Laporan Siswa Baru.3.1.6Usecase Diagram
Gambar 5 Gambar Usecase Diagram
4. Rancangan Basis Data
4.1. ERD
4.2. Transformasi Diagram ERD ke Logical
Record Structure
Gambar 7 Transformasi ERD ke Logical Record Structure
(LRS)
4.3. Logical Record Structure (LRS)
Gambar 8 Logical Record Structure (LRS)
4.4.Rancangan Antar Muka
Rancangan keluar dari sistem adalah berupa Hasil Seleksi dan Laporan Siswa Baru
4.5.Rancangan Masukkan
Rancangan masukkan dari sistem adalah
Pendaftaran dan Data Mata pelajaran
4.1.1Rancangan Dialog Layar
1) Struktur Tampilan
Gambar 9 Struktur Tampilan Layar
2) Rancangan Layar
a) Rancangan Layar Halaman Home
b) Rancangan Layar Halaman Entry Pendaftaran
Gambar 11 Rancangan Layar Halaman Entry Pendaftaran
c) Rancangan Layar Halaman Mata Pelajaran
Gambar 12 Rancangan Layar Halaman Mata Pelajaran
d) Rancangan Layar Halaman Cetak Hasil Seleksi
Gambar 13 Rancangan Layar Halaman Cetak Hasil Seleksi
e) Rancangan Layar Halaman Entry Daftar Ulang
f) Rancangan Layar Halaman Entry Data Siswa
Gambar 15 Rancangan Layar Halaman Entry Data Siswa
g) Rancangan Layar Halaman Cetak Laporan Siswa Baru
Gambar 16 Rancangan Layar Halaman Cetak Laporan Siswa Baru
3.6 Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar obyek di dalam meupun disekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message
yang digambarkan terhadap waktu. Diawali dari apa yang menggerakkan aktifitas tersebut, proses dan perubahan apa daja yang terjadi secara internal dan
output apa yang dihasilkan. “Komponen utama
Sequence Diagram terdiri dari atas obyek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama.
Message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan aktu yang ditunjukan dengan progress
vertikal.”(Munawar,2005:88)[2].
Dalam Sistem Penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut :
Bagian Admin Form P endaftaran CtrlP endaftaran Pendaft aran Open Pendaftaran() Get Pendaftaran()
Get Pendaftaran()
Input Pendaftaran() Input Pendaftaran()
Batal() Batal()
Blank Form()
Ubah() Ubah()
Hapus()
Hapus() Hapus()
Display List Pendaftaran()
Simpan() Simpan() Simpan()
Keluar()
Keluar() Exit() Blank Form()
Auto()
Display List Pendaftaran()
Ubah()
Gambar 17 Sequence Diagram Pendaftaran
Bagian Admin Form matpel CtrlMatpel Matpel Open Matpel() Get matpel()
Get matpel()
Input matpel() Input matpel()
Batal() Batal() Blank Form()
Ubah() Ubah()
Hapus()
Hapus() Hapus() Display List matpel()
Simpan() Simpan() Simpan()
Keluar()
Keluar() Exit() Blank Form()
Auto()
Display List matpel()
Ubah()
Show Hasil seleksi()
Bagian Admin FormSeleksi() CtrlSeleksi Seleksi Isi Matpel Pendaftaran Open() Get RecordTerakhir()
Get RecordTerakhir() Pilih(Nodaf) Pilih(NoDaf) Pilih(KdMatPel) Pilih(KdMatPel) Display MatPel() Tambah() Tambah() Display NoSel+1()
Cetak() Cetak() Get Seleksi() Get Isi() Save Seleksi() Batal() Batal() Blank List Seleksi
Keluar() Keluar() Exit()
Get Pendaftaran() Display Pendaftaran()
Display List Seleksi() Input Nilai() Input Nilai()
Get MatPel()
Gambar 19 Sequence Diagram Cetak Hasil Seleksi
Bagian Admin Form daftar ulang Ctrldaftarulang DafUl Seleksi Open() Get RecordTerakhir()
Get RecordTerakhir()
Pilih(Nosel) Pilih(NoSel) Display No_SM+1()
Simpan() Simpan() Simpan dafUL Save dafUl()
Batal() Batal()
Blank Form daftarulang()
Keluar()
Keluar() Exit()
Get Seleksi() Display Seleksi
Gambar 20 Sequence Diagram Entry Daftar Ulang
Bagian Admin Form data Siswa Ctrldatasiswa Siswa DafUl Open() Get RecordTerakhir()
Get RecordTerakhir() Pilih(NoDafUl) Pilih(NoDafUl) Display Nis() Simpan() Simpan() Simpan Siswa() Save Siswa() Batal() Batal()
Blank Form Siswa
Keluar()
Keluar() Exit()
Get DafUl()
Gambar 21 Sequence Diagram Entry Data Siswa
Bagian admin FormLapPenerimaansiswabaru CtrlLapPenerimaansiswab aru Siswa Open() Open() PilihPeriode() PilihPeriode() Cetak() Cetak() Print Lapsiswabaru() Keluar() Keluar() Exit() Get Siswa()
5. Rancangan Class Diagram (Entity Class)
Gambar 23 Rancangan Class Diagram
6. Hasil dan Pembahasan
1) Kegiatan yang dilakukan a. Tahap Perencanaan.
Tahap perencanaan meliputi : 1) Menentukan objek penelitian
2) Persetujuan dari pihak kampus STMIK ATMA LUHUR dan SMP N 1 Parit Tiga (Instansi yang akan di teliti) 3) Melakukan Survey dan Wawancara 4) Mengumpulan dokumen dokumen
terkait dengan objek penelitian
5) Mengumpulan bahan pustaka terkait dengan objek penelitian
b. Tahap Analisis
Tahap analisis meliputi :
1) Analisis sistem yang berjalan 2) Analisis kebutuhan sistem
3) Analis dokumen dokumen masukkan dan keluaran
c. Tahap Perancangan
Tahap Perancangan meliputi :
1) Perancangan Basis Data yang digunakan
2) Perancangan terhadap tampilan antar muka sistem yang akan digunakan d. Tahap Implementasi
1. Pembuatan Sistem 2. Uji Kemampuan Sistem
3. Mengevaluasi input yang digunakan 4. Mengevaluasi proses yang dilakukan
system
5. Mengevaluasi prosedur penggunaan system
6. Mengevaluasi Input sistem
2) Pengaturan waktu
Tabel IV.1 Tabel Waktu Kegiatan Penelitian
3) Pengaturan Biaya
Biaya yang dibutuhkan untuk membangun Sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP N 1 Parit Tiga adalah sebagai berikut ::
Tabel IV.2
7. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik dalam sistem Penerimaan Siswa Baru (PSB) ini antara lain : a. Penggunaan sistem Penerimaan Siswa Baru
secara manual memerlukan waktu yang lebih banyak serta keakuratan data atau informasi yang kurang terjamin.
b. Tingakat kesalahan pada penggunaan sistem manual lebih besar dibandingkan dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi seperti dalam proses pencatatan data siswa.
c. Dengan menggunakan sistem Penerimaan Siswa Baru yang sudah terkomputerisasi diharapkan masalah atau hambatan yang dihadapi dalam sistem manual dapat teratasi atau meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam sistem manual yang kurang cepat dan keakuratan data yang kurang terjamin..
Saran
Adapun beberapa hal yang dapat disampaikan sebagai suatu masukan antara lain Dari hasil kesimpulan yang penulis sampaikan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang kiranya dapat berguna bagi SMPN 1 Parittiga sebagai suatu masukan antara lain:
a. Cara menghindari kegagalan yang fatal, maka perlu dipertimbangkan faktor personal yang akan mengoperasikannya, karena sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam berjalannya suatu sistem.
b. Perlunya kedisiplinan dan ketekunan dalam lingkungan kerja.
c. Untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti hilangnya data, sebaiknya sistem komputerisasi Penerimaan Siswa Baru hanya panitia PSB atau bagian Tata Usaha saja yang dapat mengakses sistem tersebut.
