MODUL PERKULIAHAN PEMODELAN PROSES BISNIS

(1)

MODUL PERKULIAHAN

Pengenalan

Proses Bisnis

Pertemuan-1

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ilmu komputer Sistem Informasi

01

MK18038 Tim Dosen

Abstract

Kompetensi

Pengenalan Proses Bisnis _{Mampu menjelaskan Proses bisnis}

(2)

Bagian Isi

Pengertian Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap

kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan-kegiatan

tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.

Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan

pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan

hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih

dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa

ulang proses bisnis.

Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3

tahap besar yaitu:

1. Identifikasi Value Chain

Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan

yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.

Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian Kegiatan-kegiatan yang secara bersama akan membentuk

suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis

perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu kegiatan pada proses

bisnis Perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industri

tertentu yang sangat tergantung faktor internal perusahaan antara lain strategi bisnis,

sumberdaya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor

eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industri, peraturan pemerintah, dan

faktor sosio ekonominya.

2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis

Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu,

(3)

atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga

dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang

proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru

Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam

menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian

diimplementasikan dan dilakukan review.

Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat

terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari

kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan

dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis,

(4)

Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian

rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari

rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik

dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini

akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis.

Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa ulang proses bisnis atau business process

reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses

bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah

terhadap bisnis.

Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan

radikal terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur

organisasi yang mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai

optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.

Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa

bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua

sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:

1. Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi

manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.

2. Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan

regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu

(5)

3. Struktur organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja,

departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi

untuk kepentingan melakukan pekerjaannya.

Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu cara yang radikal untuk menggali dan

memperluas kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki performancenya dan

memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama.

Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses

bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi

dengan menggunakan metode-metode analisa sistem.

Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking,

repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi

ini dimaksudkan untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar

terhadap nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan

pengkajian lebih lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk

melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Perbaikan bisa dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu,

melakukan streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.

Whitten mengingatkan bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari

setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah

proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa

(6)

merancang ulang untuk menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum di

aplikasikan kembali dengan menggunakan teknologi informasi.

Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses Bisnis

Sebagaimana dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara

analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu

perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah tergantung pada alasan

Perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:

1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan

2. Untuk mengantisipasi masalah

3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan

Spesifikasi untuk suksesnya Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai berikut:

1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan

suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan.

2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan

dibelakang tujuan dan strategi perusahaan.

3. Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara

proses dan tujuan perusahaan.

4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan

(7)

5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven

dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan

deliverables-nya.

6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi

proses yang tidak memberikan nilai tambah.

7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani

untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang

bertahap.

8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan

teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.

9. Menyajikan suatu masalah bisnis secara lengkap dan memberikan informasi dan

argumen yang meyakinkan untuk pengambilan keputusan.

10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi

spesifikasi tugas, sumber daya , jangka waktu dan persetujuan.

Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis

Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan rekayasa

ulang proses bisnis bisa merupakan keputusan strategis dan atau keputusan taktis

Perusahaan.

Kegiatan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses

(8)

berada pada area “strategic context”. Strategic context dalam hal ini mempunyai tiga

komponen kunci yaitu:

1. Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis

2. Segmen atau pasar untuk bisnis tersebut

3. Keunggulan kompetitifnya yang bertahan lama.

Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis bila diaplikasikan pada segmen dan

pasarnya akan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk bertahan

terus dalam persaingan dan bertahan dalam eksistensinya.

Bertolak dari ketiga komponen strategic context tersebut, ada empat pertanyaan penting

yang perlu dipikirkan lebih dalam yaitu:

1. Apa yang merupakan kemampuan yang kita miliki yang bersifat distinctive dimata pelanggan kita?

2. Apakah kemampuan tersebut telah diaplikasikan dalam pasar kita?

3. Apa kemampuan baru yang perlu kita kembangkan lebih lanjut agar posisi keunggulan kompetitif kita pada pasar dapat lebih kuat?

4. Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kemampuan kita sekarang agar memperkuat keunggulan kompetitif kita?

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang bisnis pada intinya adalah bertujuan

dan berlandaskan pada konsep untuk memberikan nilai tambah kepada pelanggan kita

lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu perbaikan yang radikal

terhadap kemampuan yang telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang

(9)

Analisa Proses Bisnis - Strategis

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat

strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang bersifat

taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau

disebut juga strategic analysis and reengineering biasanya mempunyai skala besar dan

bersifat jangka panjang dimana secara mendasar melakukan transformasi cara organisasi

melakukan bisnis yang akan berdampak pada strategi bisnis secara keseluruhan.

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat taktis

atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional bersifat lebih praktis dan

dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis. Analisa

proses bisnis operasional lebih sederhana dan praktis yang mana dapat dilakukan oleh

manajer pada semua tingkatan.

Situasi strategi bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan, stakeholder,

pesaing , pelanggan dan pemasok. Situasi operasional bisnis sangat ditentukan oleh

interaksi antara orang yang ada dalam organisasi, pekerjaan- pekerjaan, infrastuktur yang

ada serta sistem dan prosedur.

Strategi bisnis menentukan bagaimana operasional harus dijalankan untuk mencapai hasil

yang telah ditetapkan. Operasional sangat menentukan apa yang menjadi hasil yang

diharapkan yang dapat mendukung pelaksanaan strategi bisnis.

Analisa dalam rangka rekayasa ulang strategis dimulai dengan menentukan apa yang

(10)

(operasional). Pendekatan yang dilakukan adalah bersifat Top – Down atau dari atas ke

bawah baik secara konseptual maupun secara managerial dengan starting

pointnya berupa situasi strategis.

Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:

1. Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses

tingkat tinggi (high level process map)

2. Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat

kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam

suatu jangka waktu tertentu.

3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang

akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat

prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.

Hasil dari analisa proses bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk

memperbaiki dan melakukan perancangan ulang proses bisnis, yang merupakan dasar

bagi Perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga merupakan dasar

bagi Perusahaan untuk melakukan perancangan ulang proses bisnis yang kemudian

dituangkan dalam suatu peta atau high level process map yang merupakan blue print

perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang Perusahaan

Analisa Proses Bisnis – Taktis

Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional

(11)

organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak

seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti.

Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah:

1. Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi

2. Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis

3. Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen

4. Bagaimana melakukan diagnosa terhadap bisnis operasi kita

5. Bagaimana menggunakan teknik dan peralatan yang sangat esensial

(12)

Daftar Pustaka

1. Rangkuti, F(2007). Busines Plan.Teknik membuat Perencanaan Bisnis dan Analisis

Kasus, Jakarta: PT Gramedia.

2. Vincent, G(1997). Statistical Process Control:Penerapan Teknik-Teknik Statistikal

Dalam Manajemen Bisnis Total ,Jakarta: PT Gramedia

3. Yefta, SK(2007).Analisis Proses Bisnis unutk Dinas Pemerintahan: Mendapatkan

Proses Bisnis As-Is Hingga Rancangan Proses Bisnis To-Be, dalam Wibowo,

T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem

Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi

Telkom, 25-30.

4. Surjadi, K(2007).Identifikasi Indikator keberhasilan Kinerja Perusahaan Berbasis

Proses Bisnis Sebagai dasar Penentuan Kebutuhan Informasi, dalam Wibowo,

Telkom, 47-58.

5. Solikin (2007).Model Audit Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Menggunakan

Kerangka Kerja CobiT, dalam Wibowo, T.A(Ed), Berbagai Makalah Sisitem Informasi,

Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi 2007, Bandung: Departemen Teknik

Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom, 85-90.

6. Wibawa, IGA(2007).Pedoman Analisis Proses Bisnis, dalam Wibowo, T.A(Ed),

Berbagai Makalah Sisitem Informasi, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi

2007, Bandung: Departemen Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom,

109-112.

7. Suryani, AA.,Wijoyo MH.,Partasubita SW(2007).Pengembangan Model Information

Technology (IT) Governance pada organisasi Perguruan Tinggi, dalam Wibowo,

(13)

MODUL PERKULIAHAN

Dokumentasi

Proses Bisnis

Pertemuan-2

02 Abstract

Kompetensi

Metode dokumentasi proses Bisnis _{Mampu menjelaskan dokumentasi} proses bisnis

(14)

Bagian Isi

Bisnis adalah kegiatan untuk menghasilkan "Sesuatu" yang mempunyai nilai (nilai

dapat diartikan sebagai besaran uang). Sesuatu bisa berarti benda, misalnya: mobil, motor,

koran, semen, kompueter, TV, Handphone, Meja, Bangunan Gedung, Pesawat Terbang,

DLL. Sesuatu bisa berarti Jasa, Misalnya: Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service,

Transportasi Udara,DLL.Dalam terminologi industrial Engineering "Sesuatu"adalah

product/produk. Dengan demikian Kita bisa mengatakan juga bahwa : Kegiatan

menghasilkan produk yang dapat dijual

1. Gambar Produk yang dihasilkan

(15)

3. Siklus Deming Pada Sistem Industri(1989)

TAHAP PERTAMA : RISET PASAR

 Proses ini adalah identifikasi kebutuhan pelanggan terkait dengan jenis produk yang

akan atau sedang dihasilkan/dijula. Kegiatan ini juga berupa identifikasi

kekurangan/kesalahan dari produk yang dijual. Hasil dari kegiatan ini dapat menghasilkan produk-produk baru yang lebih meruh, lebih menarik.

TAHAP KEDUA : DESAIN PRODUK

 Dari hasil riset pasar, maka dapat diidentifikasikan spesifikasi produk yang dikehendaki

oleh pelanggan. Dari spesifikasi tersebut maka dapat dibuat rancangan (Desain) produk yang akan dibuat.

 Proses pembuatan desain produk umumnya tidak langsung jadi ada beberapa tahapan

yang harus dilalui, Misalnya : Produk mobil, dimulai dari desain matematik/mekanik desain, desain estetika, desain virtual/maya, desain fisik(Model) Skala Kecil, Desain Fisik(Model) Skala sebenarnya.

 Diperlukan sistem produksi.

 Diperlukan sistem pengendalian proses (Monitoring).

 Diperlukan sistem pengendalian kua;itas produk.

 Sistem manajemen mutu.

TAHAP KEEMPAT : PEMASARAN / PENYERAHAN PRODUK

 Menyerahkan produk kepada konsumen sesuai dengan spesifikasi.

 Menyerahkan produk sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

 Memberikan jaminan purna jual.

Proses Bisnis : Proses interaksi yang menghasilkan produk/jasa.Dengan demikian

kita bisa mengatakan juga bahwa bisnis : kegiatan menghasilkan produk yang dapat dijual.

(16)

Handphone, meja, bangunan gedung, pesawat terbang, dll. Produk bisa berarti jasa,

misalnya : Pengantar surat, Travel Agent, Cleaning Service, Tranportasi Udara. Dengan

demikian kita dapat analogikan proses bisnis adalah proses industri. Analisis proses bisnis

adalah menganalisa :

 Kinerja proses riset,

 Kinerja Proses Desain,

 Kinerja proses produksi,

 Kinerja proses pemasaran.

Untuk mengetahui kinerja proses bisnis diperlukan alat untuk standar dan pedoman

supaya hasil evaluasi kinerja bersifat objektiv dan profesional pengukuran seharusnya

menggunakan teknik kuantifikasi, Misalnya : Mengukur kinerja karyawan, tidak bisa

berdasarkan like-dislike atau emosional judgement atau nepotisme tetapi berdasarkan tolak

ukur/standar dan target yang ditentukan. Pengukuran produk tidak hanya dilakukan pada

produk akhir tetapi juga produk-produk antara disamping itu juga diperlukan suatu standar

yang mengacu pada kaidah profesional.

ALAT UKUR PROSES BISNIS

Kinerja proses diukur dengan output atau luaran dari proses. Demikian pula proses

bisnis diukur dari hasilnya atau inputnya, tetapi kualitas output dari suatu proses tidak hanya

dipengaruhi oleh prosesnya itu sndiri, tetapi juga dipengaruhi faktor faktor lain. Diantaranya

adalah inputnya dan juga bisnis environment nya, secara umum seperti pada gambar

dibawah ini, proses bisnis dipengaruhi oleh bisnis environment :

 Suplier

 Competitirs

 Stockholders

 Regulatory

(17)

BISNIS ENVIRONMENT

4. Organisasi BISNIS ENVIRONMENT

Bagaimana Competitors dapat berpengaruh pada organisasi Bisnis? Jika

Competitornya banyak, maka organisasi Bisnis harus mengalokasikan sumberdaya cukup

banyak untuk pengembangan produk dan inovasi.

ANALISA NERACA

 Analisis Modal Kerja

 Analisis Perputaran Persediaan

 Analisis Rasio Hutang

 Analisis Piutang

ANALISA BEP

 ANALISIS Biaya Total,

 ANALISIS Biaya Tetap,

 ANALISIS Biaya Variabel,

ANALISIS KUALITAS PRODUK

 Prosesnya secara statistik dihitung nilai rata-rata dan sampingan bakunya. Proses

dikatakan secara statistical terkendali jika tidak ada data yang diatas batas atas dan dibawah atas bawah. Data produk bisa berupa data variabel(misalnya: tebal plat baja, diameter pipa dan sebagai nya) dan data atribut(misalnya, jumlah produk yang cacat, prosentase produk yang ditolak dan sebagai nya). Jika produknya melewati batas standar maka proses produksinya jelek. Jika jumlah produk cacat melebihi standar maka proses produksinya jelek.

Analisis proses bisnis dapat dilakukan dengan menganalisa:

 Kinerja Proses Riset,

 Kinerja Proses Desain,

(18)

Analisis proses bisnis dapat dilakukan juga dengan menganalisis

sistem/manajemennya, terkait dengan :

 RENSTRA (RENCANA STRATEGIS)

 SISTEM MANAJEMEN

 SISTEM MANAJEMEN MUTU

 SISTEM MONITORING

 SISTEM REWARD/PUNIMENT

 SISTEM PENGEMBANGAN KARIER

 SISTEM INFORMASI

 PENGELOLAAN IT(IT GOVERNANCE)

 DLL

SOAL LATIHAN 1. (TUGAS MANDIRI)

RENSTRA(RENCANA STRATEGIS):

1. Apakah RENSTRA disusun disusun dengan baik?

2. Apakah ada revisi RENSTRA?

3. Apakah RENSTRA dipakai sebagai acuan target?

4. Apakah RENSTRA dapat diimplementasikan?

5. Apakah RENSTRA dipakai sebagai tolak ukur kinerja?

Jawabanpertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan.

SISTEM MANAJEMEN:

1. Apakah ada sistem manajemen atau manajemen BY FEELING?

2. Apakah Sistem Manajemen Dilaksanakan dengan baik?

3. Apakah Sistem Manajemen Tidak Semua Dilaksanakan?

4. Apakah Ada Pengembangan Sistem?

SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM):

1. Apakah Ada Sistem Manajemen Mutu?

(19)

3. Apakah SMM Telah Terakreditasi?

Jawaban dari pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan

SISTEM REWARD PUNISMENT:

1. Apakah Ada Sistem Reward Dan Punisment ?

2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik?

SISTEM PENGEMBANGAN KARIER :

1. Apakah Ada Sistem Pengembangan Karier?

2. Apakah Sistem Dilaksanakan Dengan Baik?

Jawaban dari pertanyaan pertanyaan tersebut akan menunjukan karakteristik dari proses bisnis yang dijalankan

SISTEM INFORMASI :

1. Apakah Ada Sistem Informasi Mendukung Manajemen (Misal: SIM, SISPO

KEUANGAN, SISPO PERSEDIAAN, SISPO STRATEGIS, SISPO EKSEKUTIF,

SISPO PRODUKTIF, SISPO PEMASARAN

2. Apakah Sistem Sistem Tersebut Bermanfaat?

3. Apakah Ada Monitoring Terhadap Sistem TSB?

4. Apakah Ada Audit Terhadap Sistem TSB?

5. Apakah Ada Pengembangan Sistem TSB?

PENGELOLAAN IT (IT GOVERNANCE):

1. Apakah Ada Sistem Pengelolaan IT?

2. Apakah Ada Evaluasi?

3. Apakah Ada Pengembangan Pengelolaan?

4. Apakah Ada Pengembangan Aplikasi IT?

(20)

Daftar Pustaka

(21)

MODUL PERKULIAHAN

Komponen

Proses Bisnis

Pertemuan-3

03 Abstract

Kompetensi

Metode komponen proses bisnis _{Mampu memahami komponen proses} bisnis

(22)

Bagian Isi

Untuk mengetahui keberhasilan kinerja perusahaan diperlukan alat ukur atau indikator.

Tahapan Utk Perancangan Alat Ukur Tsb Adalah:

1. Perumusan Proses Bisnis

2. Penentuan Indikator Proses (Kpi) 3. Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja

PERUMUSAN PROSES BISNIS

Proses Bisnis : Kelompok-Kelompok Kegiatan Yang Terkait Yang Mengubah Input Bisnis Menjadi Output Bisnis.Ada Dua Proses Utama, Yaitu: Proses Operasional Dan

Manajemen/Pendukung

1. Desain Dan Mengembangkan Produk/Jasa 2. Pemasaran Dan Penjualan Produk/Jasa 3. Membuat Dan Mengantarkan Produk/Jasa 4. Mengelola Pelayanan Konsumen

5. Membangun Dan Mengelola Sumberdaya Manusia 6. Mengelola Teknologi Informasi Dan Pengetahuan 7. Mengelola Sumberdaya Keuangan

8. Mendapatkan, Membangun Dan Mengelola Properti 9. Mengelola Kesehatan Dan Keamanan Lingkungan 10. Mengelola Hubungan Eksternal

11. Mengelola Perbaikan Dan Perubahan 12. Mengembangkan Visi Dan Misi

TAHAPAN PERUMUSAN PROSES BISNIS :

 Wawancara &Pengamatan Langsung

 Uraian Proses Bisnis

 Benchmarking Dng Klasifikasi Apqc

 Penentuan Proses Bisnis Utama

Membuat Komputer Termasuk Kategori : 4 Berikan Contoh Bisnis Yang Masuk Kategori 10,3,6,7,8.

(23)

TAHAPAN PROSES PENENTUAN KPI /KEY PERFORMANCE INDICATOR (2)

KEY PERMORMANCE INDICATOR(KPI) / INDIKATOR KINERJA UTAMA

Kpi Adalah Satu Set Ukuran Yang Terpusat Pada Aspek-Aspek Kinerja Organisasi Yang

Paling Kritis Untuk Kelangsungan Hidup Organisasi Saat Ini Dan Yang Akan Datang.

(24)

Csf Bisa Terdiri Dari Aspek: Pelanggan, Keuangan, Sdm,Produksi/Proses, Inovasitidak Semua Aspek Tersebut Merupakan Csf Dari Bisnis, Tergantung Jenis Proses

Bisnisnyamisal: Bisnis Travel Agent, Maka Aspek Inovasi,Sdm Dan Proses Bukan Aspek Csf Tetapi Aspek Keuangan, Aspek Pelanggan

Dari Aspek Keuangan, Csf Nya Adalah: Peningkatan Penjualan Tiket Pesawat.

Kpi Untuk Csf Tersebut Adalah: Jumlah Peningkatan Penjualan Tiket Untuk Perusahaan Yang Aktifitasnya Cukup Besar /Struktur Organisasinya Besar Maka Kpi Dirancang Untuk Setiap Bagian/ Seksi / Divisi Bahkan Setiap Staff

PENYUSUNAN ALAT PENGUKURAN KINERJA (3)

(25)

MENGUKUR KEBERHASILAN SISTEM INFORMASI BUKAN MERUPAKAN

PENGUKURAN YANG TUNGGAL TETAPI MERUPAKAN BENTUK PENGUKURAN YANG MULTIDIMENSI, SEPERTI TERURAI PADA TABEL-TABEL DIBAWAH INI.

DIMENSI PARAMETER PENGUKURAN

Kualitas Sistem(Systemquality)

-Akurasi Data(Data Accuracy) -Kekinian Data(Data Currency) -Isi Basis Data(Database Content) -Kemudahan Penggunaan(Ease Of Use) -Kemudahan Dipelajari(Ease Of Learning) -Kenyamanan Akses(Convinience Of Acces) -Faktor Manusia(Human Factor)

-Integrasi Dari Sistem-Sistem(Integration Of Systems) -Realisasi Dari Kebutuhan2 Pemakai

(Realization Of User Requirements) -Kegunaan Fitur2 Dan Fungsi2 Sistem

(Usefulness Of System Features And Functions) -Akurasi Sistem(System Accuracy)

Kualitas Informasi (Information Quality)

-Kepentingan(Importance)

(26)

Penggunaan Informasi(Information Use)

-Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of Use/Duration Of Use)

-Jumlah Pencarian2(Number Of Inquiries) -Lama Waktu Koneksi(Amount Of Connect Time) -Jumlah Fungsi2 Digunakan(Number Of Fungtion Use) -Jumlah Record Diakses(Number Of Records Accessed) -Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access)

-Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports Requests)

-Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated) -Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems Use)

-Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use)

-Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use) -Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan( Binary Use: Use Vs Nonuse)

-Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs Reported Use)

(Lanjutan Tabel Sebelumnya)

-Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use):

-Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended Purpose)

-Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use) -Tipe Informasi(Type Of Information) -Maksud Penggunaan( Purpose Of Use)

-Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use: General Vs Specific)

-Pengulangan Penggunaan(Recurring Use) -Institusionalisasi/Kerutinan

Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use) -Laporan Penerimaan(Report Acceptance)

-Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk

Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use) -Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use) -Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)

-Banyaknya Penggunaan/Durasi Penggunaan(Amount Of Use/Duration Of Use)

(27)

-Frekuensi Dari Akses(Frequency Of Access) -Frekuensi Laporan2 Diminta(Frequencu Of Reports Requests)

-Jumlah Laporan2 Dihasilkan(Number Of Reportsgenerated) -Pembebanan Penggunaan Sistem(Charges For Systems Use)

-Kerutinan Penggunaan(Regularity Of Use)

-Digunakan Oleh Siapa? Penggunaan Langsung Atau Tidak?(Used By Whom? Direct Vs Chauffeured Use) -Penggunaan Binari: Digunakan Lawan Tidak Digunakan( Binary Use: Use Vs Nonuse)

-Kenyataan Lawan Penggunaan Dilaporkan(Actual Vs Reported Use)

(Lanjutan Tabel Sebelumnya)

-Sifat Dari Pengguanaan : ( Nature Of Use):

-Digunakan Utk Maksud Diinginkan (Use For Intended Purpose)

-Ketepatan Penggunaan(Appropriate Use) -Tipe Informasi(Type Of Information) -Maksud Penggunaan( Purpose Of Use)

-Tingkat Penggunaan: Umum Lawan Spesifik(Levels Of Use: General Vs Specific)

-Pengulangan Penggunaan(Recurring Use) -Institusionalisasi/Kerutinan

Penggunaan(Institutionalization/Routination Of Use) -Laporan Penerimaan(Report Acceptance)

-Presentase Penggunaan Vs Kesempatan Utk

Menggunakan(Percentage Use Vs Opportunity Of Use) -Kesukarelaan Penggunaan(Voluntariness Of Use) -Motivasi Penggunaan( Motivation To Use)

Kepuasan Pemakai(User Satisfaction)

-Kepuasan Dengan Kekhususan(Satisfaction With Specifics) -Kepuasan Menyeluruh ( Overall Satisfaction)

-Pengukuran Item Tunggal( Single-Item Measured) -Pengukuran Item Banyak( Multi-Item Measured) -Kepuasan Informasi : Perbedaan Antara Informasi Dibutuhkan Dengan Diterima(Information Satisfaction: Difference Betweninformation Needed And Received) -Kesenangan(Enjoyment)

-Kepuasan Perangkat Lunak(Software Satisfaction) -Kepuasan Pengambil

(28)

Dampak-Dampak Individual(Individual Impacts)

-Pemahaman Informasi (Information Understanding) -Pembelajaran(Learning)

Peningkatan Analisis Keputusan ( Improved Decision Analysis) Kebenaran Keputusan(Correctness Of Decision)

Waktu Utk Membuat Keputusan(Time To Make Decision) Keyakinan Di Keputusan(Confidence In Decision) Partisipasi-Partisipasi Pengambilan Keputusan (Decision Making Participation)

Lanjutan Tabel Sebelumnya

-Peningkatan Produktifitas Individual(Improved Individual Productivity)

-Perubahan Di Keputusan(Change In Decision) -Penyebab-Penyebab Tindakan Manajemen(Causes Management Action)

-Kekuasaan Atau Pengaruh Individual(Individual Power Or Influence)

-Kinerja Tugas(Task Performance)

-Kualitas Rencana-Rencana(Quality Of Plans) -Valuasi Personal Dari Si(Personal Valuation Of Is)

-Kerelaan Untuk Membayar Informasi(Willingness To Pay For Information)

-Portofolio Aplikasi(Aplication Portofolio) :

Jangkuan Dan Lingkup Aplikasi-Aplikasi(Range And Scope Of Application)

Jumlah Dari Aplikasi-Aplikasi Kritikal(Number Of Critical Applications)

-Pengurangan Biaya-Biaya Operasi(Operating Cost Reduction)

-Pengurangan Staff(Staff Reduction)

-Keseluruhan Keuntungan2 Produktivitas(Overall Productivity Gains)

(29)

-Peningkatan Pangsa Pasar(Increased Market Share) -Peningkatan Laba(Increased Profits)

-Return Pada Investasi(Return On Investments) -Return Pada Aktiva2(Return Of Assets)

Lanjutan Tabel Sebelumnya

-Rasio Pendapatan Bersih Terhadap Pengeluaran (Ratio Of Net Income To Operating Expenses)

-Rasio Biaya / Manfaat(Cost/Benefit Ratio) -Harga Saham(Stock Price)

-Peningkatan Volume Pekerjaan(Increased Work Volume) -Kualitas Produk(Product Quality)

-Kontribusi Di Pencapaian Tujuan-Tujuan(Contribution In Achieveinng Goals)

-Efektifitas Pelayanan(Services Effectiveness)

(30)

Daftar Pustaka

(31)

MODUL PERKULIAHAN

Teknik

Pengumpulan

Data

Pertemuan-4

04 Abstract

Kompetensi

Metode teknik pengumpulan data

Mampu menjelaskan teknik pengumpulan data

(32)

Bagian Isi

METODE PENGUMPULAN DATA

A. Instrumen Pengumpul Data

Telah dibahas pada bab sebelumnya tentang variable penelitian dan menentukan

sumber data penelitian. Dari variable penelitian dapat diidentifikasi data apa yang diperlukan

dan selanjutnya dapat ditentukan dari mana sumber datanya. Apabila kita dapat

menentukan sumber datanya, maka pertanyaan berikut adalah instrument (alat) apa yang

digunakan untuk mengumpulkan data. Misal seorang peneliti ingin mendapatkan data

tentang selera konsumen. Sumber datanya tentu konsumen (person), masalahnya adalah

instrument apa yang bisa dipakai untuk mengumpulkan data ? Dalam hal ini kita dapat

menanyakan langsung kepada konsumen dengan mewancarainya, untuk wawancara ini

perlu alat bantu. Secara minimal alat bantu yang dapat dipakai adalah guide (pedoman)

pertanyaan yang akan diajukan ke konsumen dan alat tulis. Pedoman wawancara ini

merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data tentang selera konsumen, oleh

karena itu pedoman wawancara ini dapat dikatakan sebagai instrument pengumpulan data.

B. Jenis metode atau instrument pengumpulan data

Metode pengumpulan data berhubungan dengan instrument pengumpulan data.

Pada umumnya instrumen pengumpulan data mempunyai nama yang sama dengan metode

pengumpulan data.

Untuk mendapat gambaran hubungan antara metode dengan instrument penelitian disajikan

dalam table berikut:

Metode pengumpulan data Instrumen pengumpulan data

1. Tes tertulis 1. Soal tes

2. Tes Lisan 2. Pedoman (rambu rambu) pertanyaan

3. Angket (kuesioner) 3. a. Angket

b. Skala bertingkat

4. Wawancara 4. a. Pedoman wawancara

b. Ceklis (check list)

5. Pengamatan (Observasi) 5. Ceklis

6. Dokumentasi 6. a. Ceklis

(33)

Metode pengumpulan data adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan

data penelitiannya. Sedangkan instrument penelitian adalah alat atau fasilitas yang

digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan

hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah

untuk diolah atau dianalisis

1. TES

Tes merupakan serentetan pertanyaan atau latihan yang digunakan untuk mengukur

pengetahuan, ketrampilan, intelegensia atau kemampuan yang dimiliki oleh individu atau

kelompok.Ditinjau dari sasaran atau objek yang dievaluasi, maka dibedakan adanya

beberapa macam tes atau alat ukur lain.

a. Tes kepribadian atau personality test, yaitu test yang digunakan untuk mengungkap

kepribadian seseorang. Hal yang diukur bias self concept, kreativitas, disiplin,

kemampuan khusus dan sebagainya.

b. Tes sikap atau attitude test, yang sering juga disebut dengan istilah skala sikap, yaitu

alat yang digunakan untuk mengukur berbagai sikap seseorang.

c. Tes minat atau measurement of interest, adalah tes yang digunakan untuk menggali

minat seseorang terhadap sesuatu

d. Tes prestasi atau achievement test, yaitu test yang digunakan untuk mengukur

pencapaian seseorang setelah mempelajari sesuatu. Berbeda dengan tes yang lain

yang langsung menguji individu, maka tes prestasi dilakukan dengan terlebih dahulu

memberikan pengetahuan atau ketrampilan tertentu yang ingin diujikan. Misal untuk

mengetahui efektifitas suatu pelatihan karyawan dilakukan dengan cara memberikan

pelatihan terdahulu, kemudian setelah pelatihan selesai karyawan diuji (tes) untuk

mengetahui apakah pelatihan tersebut dapat mencapai tujuan (sasaran) dari

pelatihan tersebut.

e. Beberapa tes lain, missal tes intelegensia, tes bakat dll

Dalam menggunakan metode tes, peneliti menggunakan instrument berupa soal-soal tes,

dan soal tes terdiri dari banyak butir tes yang masing-masing mengukur satu jenis

(34)

2. ANGKET (kuesioner)

Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh

informasi dari responden. Kuesioner dapat dibedakan atas beberapa jenis tergantung

dengan sudut pandang tertentu,

a. Dipandang dari cara menjawab, maka dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

1) Kuesioner terbuka, kuesioner yang memberikan kesempatan kepada

responden untuk menjawab dengan kalimatnya sendiri.

2) Kuesioner tertutup. Kusioner yang sudah menyediakan jawabannya sehingga

responden tinggal memilih jawabannya yang ia anggap sesuai.

b. Dipandang dari jawaban yang diberikan yaitu,

1) Kuesioner langsung, yaitu jika responden menjawab tentang dirinya

2) Kuesioner tidak langsung, yaitu jika responden menjawab tentang orang lain

c. Dipandang dari bentuk pertanyaan yaitu,

1) Kuesioner pilihan ganda, ini berarti sama dengan kuesioner tertutup karena

responden hanya menjawab berdasarkan pilihan jawaban yang tersedia.

2) Kuesioner isian, ini berarti sama dengan kuesioner terbuka, karena responden

menjawab dengan kalimatnya sendiri.

3) Check list, merupakan daftar dimana responden tinggal membubuhkan tanda

cek pada kolom yang sesuai

4) Rating scale, yaitu pertanyaan yang diikuti oleh kolom-kolom yang

menunjukkan tingkatan, missal dari sangat setuju sampai ke sangat tidak

setuju.

Keuntungan penggunaan kuesioner adalah:

a. Tidak memerlukan hadirnya peneliti

b. Dapat dibuat anonym sehingga responden dapat menjawab dengan bebas dan

jujur serta tidak ada beban / tekanan

c. Dapat dibuat standar sehingga semua responden diberikan pertanyaan yang

(35)

Kelemahan penggunaan kuesioner adalah:

a. Responden sering tidak teliti dalam menjawab, sehingga ada pertanyaan yang

terlewati ( tidak terjawab).

b. Walaupun dibuat anonym, kadang kadang dengan sengaja responden memberikan

jawaban yang tidak jujur.

c. Tingkat pengembalian kuesioner yang rendah, terutama jika dikirim lewat pos.

d. Waktu pengembalian yang sangat bervariasi, yaitu ada yang cepat tapi juga banyak

yang terlambat sehingga menggangu atau memperlambat jadwal penyelesaian

penelitian.

Kuesioner yang disampaikan ke responden sebaiknya diberi surat pengantar. Hal ini

akan memberikan kesan bahwa responden dihargai dan sangat diharapkan

partisipasinya.

Hal yang harus ada dalam surat pengantar adalah:

1. Alamat reponden lengkap dengan jabatannya (jika ada)

2. Tujuan mengadakan penelitian dan pentingnya penelitian tersebut

3. Pentingnya responden dalam penelitian ini

4. Waktu pengisian kuesioner (misal diharapkan kuesioner dikembalikan paling lambat

2 minggu sejak kuesioner diterima).

5. Jika digunakan jasa pos sebaiknya disediakan amplom yang telah ditulis lengkap

alamat peneliti dan sudah diberi perangko

6. Ucapan terima kasih kepada responden

7. Nama jelas pengirim dan tanda tangan pengirim

Untuk skripsi, disamping surat pengantar dari peneliti juga perlu melampirkan surat ijin

penelitian yang diterbitkan oleh institusi pendidikan yang bersangkutan.

3. INTERVIEW

Interview sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan adalah

merupakan dialog yang dilakukan oleh pewawancara kepada responden untuk menggali

informasi.

(36)

(1) interview terstruktur: Terdiri dari daftar pertanyaan dimana pewawancara

tinggal memberikan tanda (tick mark) pada pilihan jawaban yang telah

disediakan. Dalam hal ini menjadi seperti kuesioner, bedanya bahwa

responden berhadapan langsung dengan pewawancara sehingga jika ada

hal yang tidak dimengerti dapat ditanyakan dan pewawancara dapat

mengecek secara langsung kelengkapan jawaban responden.

(2) Interview tidak terstruktur: adalah interview yang dilakukan secara bebas

oleh pewawancara, namun pewawancara tetap mengacu pada data atau

informasi apa yang diperlukan. Dalam hal ini pewawancara juga dapat

menggunakan pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal

apa yang perlu ditanyakan.

Melakukan interview bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Dalam hal ini

pewawancara harus menciptakan suasana santai tapi serius sehingga pihak

yang diwawancarai mau menjawab pertanyaan dengan jujur.

4. OBSERVASI

Didalam pengertian psikologik, observasi atau pengamatan adalah

merupakan seluruh kegiatan pengamatan terhadap objek dengan menggunakan

seluruh alat indra. Jadi observasi dapat dilakukan dengan penciuman, penglihatan,

pendengaran, peraba dan pengecap. Pengamatan dengan menggunakan indra

disebut pengamatan langsung.

Di dalam penelitian observasi dapat dilakukan dengan menggunakan tes, kuesioner,

rekaman gambar, rekaman suara dan lain-lain.

Observasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu,

a. Observasi non sistematis, yaitu observasi yang dilakukan oleh pengamat

dengan tidak memakai instrument pengamatan.

b. Observasi sistematis, dilakukan oleh pengamat dengan memakai

instrument pengamatan. Dalam hal ini instrument yang dipakai dapat

(37)

sehingga pengamat tinggal memberikan tanda pada kolom tempat

peristiwa muncul.

5. DOKUMENTASI

Dokumentasi, berasal dari kata dokumen yang artinya semua barang-barang

yang yang tertulis. Di dalam melaksanakan metode dokumentasi , peneliti menyelidiki

benda benda tertulis seperti buku, notulen rapat, catatan, peninggalan benda purbakala

yang merupakan symbol symbol atau gambar.

Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan cara :

1) menggunakan pedoman dokumentasi, yang memuat garis besar atau kategori

dokumen yang akan dicari datanya,

2) check list, yaitu daftar variable yang akan dikumpulkan datanya dimana dari daftar ini

peneliti tinggal memberikan tanda pada setiap item yang ada dalam daftar.

C. KUALITAS INSTRUMENT PENELITIAN

Instrumen dalam penelitian mempunyai kedudukan yang sangat penting karena benar

tidaknya data yang dikumpulkan akan tergantung dari baik tidaknya instrument pengumpul

data.

Instrumen yang baik harus memenuhi dua persyaratan penting yaitu valid dan reliable.

1. Validitas

Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat kesahihan suatu instrument.

Suatu instrument dikatakan valid apabila dapat mengukur dengan tepat variable yang diteliti.

Tinggi rendahnya validitas instrument menunjukkan sejauh mana data yang terkumpul tidak

menyimpang dari gambaran yang sebenarnya tentang variable yang dimaksud. Untuk

mengetahui ketepatan data ini diperlukan uji validitas.

Ada dua macam validitas sesuai dengan cara pengujiannya, yaitu validitas eksternal dan

validitas internal.

(38)

Jadi ada sumber data lain yang dapat digunakan untuk croos check. Misal mengukur

kemampuan mahasiswa dalam praktik auditing. Dalam hal ini dipakai instrument

berupa tes kasus audit. Kemudian hasil tes kasus audit mahasiswa dibandingkan

dengan indek prestasi mahasiswa yang bersangkutan . Jika hasil tes audit berkorelasi

dengan indek prestasi maka secara teori instrument tes audit tersebut sudah

memenuhi validitas eksternal.

b. Validitas internal dicapai apabila terdapat kesesuaian antara bagian–bagian

instrument dengan instrument secara keseluruhan.

Dengan kata lain sebuah instrument dikatakan mempunyai memiliki validitas internal

jika setiap bagian instrument mendukung “misi” instrumen secara keseluruhan, yaitu

mengungkap data dari variable yang diteliti. Sedangkan yang dimaksud dengan

bagian instrument dapat berupa butir butir pertanyaan dari kuesioner atau soal tes,

tapi .dapat pula kumpulan dari butir butir tersebut yang mencerminkan suatu factor.

Sehubungan dengan ini maka ada istilah validitas butir dan faliditas factor. Sebuah

instrument mempunyai validitas butir / factor yang tinggi apabila butir-butir atau factor

yang membentuk instrument tersebut tidak menyimpang dari fungsi instrument.

2. Reliabilitas

Reliabilitas menunjuk pada suatu pengertian bahwa suatu instrument cukup dapat

dipercaya untuk dapat digunakan sebagai alat pengumpul data.

Instrumen yang baik tidak akan bersifat tendensius mengarahkan responden untuk memilih

jawaban jawaban tertentu. Apabila datanya memang benar sesuai dengan kenyataanya,

maka beberapa kalipun diambil tetap menghasilkan data yang sama. Dengan demikian

suatu instrument dikatakan reliable jika instrument tersebut dapat menghasilkan pengukuran

yang konsisten apabila digunakan berkali-kali.

Ada dua jenis reliabilitas yaitu reliabilitas eksternal dan reliabilitas internal.

Seperti halnya validitas, dua nama tersebut menunjukkan pada cara menguji reliabilitas.

Jika ukuran atau patokannya berada diluar instrument maka dari hasil pengujian diperoleh

reliabilitas eksternal. Jika pengujian dilakukan dengan menggunakan data dari dalam

(39)

Untuk menguji validitas dan reliabilitas instrument dapat digunakan software SPSS

(Statistical Product and Service Solution)

PENGUMPULAN DATA

Setelah instrument dirancang maka sebelum digunakan sebaiknya peneliti melakukan

uji coba lebih dulu untuk mengetahui apakah responden bisa memahami pertanyaan yang

diajukan dalam kuesioner. Sampel yang dipilih untuk keperluan uji coba adalah haruslah

sample dari populasi dimana sample penelitian akan diambil. Dalam uji coba, responden

diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran perbaikan bagi kuesioner yang diuji

cobakan tersebut.

Kemudian jika digunakan tenaga pembantu untuk pengumpulan data, maka petugas

pengumpul data tersebut harus diberi pelatihan dulu sehingga nantinya dapat memahami

apa yang seharusnya dilakukan di lapangan. Pelatihan ini sangat penting karena jika

pengumpul data salah sikap dalam interview misalnya, maka hal ini akan mempengaruhi

data yang diberikan oleh responden, akibatnya data yang dikumpulkan salah. Seorang

pengumpul data juga harus mempunyai keahlian dan pengalaman. Semakin kurang

pengalamannya maka pengumpulan data semakin dipengaruhi oleh keinginan pribadinya,

semakin bias data yang terkumpul.

Jika instrument yang digunakan adalah kuesioner yang dikirimkan ke responden, maka

masalah yang sering dihadapi adalah tidak kembalinya kuesioner tersebut. Dalam hal ini

peneliti dapat mengirim surat kepada responden untuk mengingatkan kembali kuesioner

yang telah disampaikan, dan meyakinkan bahwa kesediaan responden sangat diharapkan

dan berarti.

Dibandingkan dengan instrument kuesioner yang dikirim ke responden maka pengumpulan

data dengan wawancara (interview) mempunyai peluang untuk memperoleh data lebih

banyak dan lebih lengkap. Untuk interview tentu dibutuhkan tenaga pembantu, oleh karena

itu pelatihan harus diberikan kepada pewawancara (interviewer) agar diperoleh data yang

(40)

Latihan untuk pewawancara pada umumnya melalui 2 tahap yaitu:

a. Tahap pertama, calon pewancara mempelajari pedoman wawancara dan hal –hal yang terkait dengan kondisi wawancara, transaportasi, pengamanan data, variable

yang diungkap dan sebagainya. Pada kesempatan ini perlu dipertimbangkan

apakah harapan peneliti sebaiknya diungkapkan atau tidak, karena adakalanya

justru membuat pewawancara mempunyai kecenderungan mengarah data kepada

harapan tersebut sehingga dapat mengakibatkan bias.

b. Tahap kedua, calon pewawancara dilatih bagaimana menjadi pewawancara yang

baik, bagaimana dating, membuka percakapan, mengemukakan maksud,

mengajukan pertanyaan, memberikan respon sampai ke menutup pembicaraan.

Wawancara harus dilaksanakan dengan efektif, suasana harus tetap rileks agar

data yang diperoleh adalah data yang obyektif dan dapat dipercaya.

Dalam uji coba peneliti harus mencatat teknik dan kondisi yang mana yang paling

mendukung penerimaan informasi yang paling tepat. Sebaiknya pada waktu uji coba

(41)

Daftar Pustaka

(42)

MODUL PERKULIAHAN

Studi Kasus

Pertemuan-6

06 Abstract

Kompetensi

Studi kasus proses Bisnis _{Mampu memahami kasus proses bisnis}

(43)

Bagian Isi

Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku,informasi, dan pengetahuan

seperangkat aktivitas

Contoh Simple •

Contoh :

– Penerimaan Karyawan oleh HRD

– Penjualan Toko oleh Kasir

– Pendaftaran Mahasiswa oleh Staff Administrasi

– Peminjaman Buku oleh Mahasiswa

Contoh lain :

“Penerimaan Karyawan” Proses bisnis perekrutan karyawan dapat diuraikan sebagai berikut:

• Membuat Iklan

• Meminta bantu agen pekerjaan, • Mengumpulkan surat lamaran , • Mengkaji surat lamaran,

• Mewawancarai kandidat • Membuata Ranking kandidat • Membuat keputusan kepegawaian,

• Melengkapi karyawan pada sistem kepegawaian,

(44)

Contoh “Peminjaman Buku” Proses bisnis peminjaman buku dapat diuraikan sebagai

berikut:

• Memasuki Perpustakaan • Menujukkan ID Member

• Memilih Buku

• Membawa buku ke pustakawan

• Memasukkan ID Member dan kode buku • Melakukan transaksi peminjaman

Contoh Proses Bisnis :

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan

dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku

cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen

paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan

secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang

(45)

Daftar Pustaka

(46)

MODUL PERKULIAHAN

Review Studi

Kasus

Pertemuan-7

07 Abstract

Kompetensi

Review Studi kasus proses Bisnis _{Mampu memahami kasus yang ada}

(47)

Bagian Isi

Rancangan Aliran Kerja

1. Paling populer adalah diagram alir (flow chart).

2. Selain itu ada : peta proses operasi (OPC-operation process chart),

3. Peta tangan kiri tangan kanan,

4. WBS (Work Breakdown Structure) dan diagram lainnya

5. Aliran kerja paling tidak harus mengandung:

- Nama aktivitas yang biasa dinyatakan dengan kata kerja.

- Urutan serial atau pun paralel (aktivitas dilakukan saat aktivitas lain jalan).

6. Untuk keperluan Analisis lanjut, ditambahkan :

- durasi waktu

- biaya yang dikeluarkan

- siapa yang melaksanakannya & prioritas aktivitas

7. Pada prinsipnya flow chart sudah bisa dilaksanakan dengan cara manual

TI meliputi software, hardware dan net dengan maksud :

1. Mempercepat proses

2. Menurunkan biaya

3. Meningkatkan mutu proses

3. Problem “jangan bergantung ke IT”

Motivasi & Ukuran

1. Elemen motivasi ini sangat penting karena akan menjadi dasar untuk

mengevaluasi apakah suatu proses sudah berjalan dengan efektif atau belum. Tanpa

kejelasan motivasi proses, maka mustahil kita dapat menganalisis dan memperbaiki

suatu proses

2. Oleh karena itu setiap proses perlu memiliki ukuran keberhasilan untuk melihat

pencapaian terhadap alasan keberadaannya. Istilah yang populer saat ini adalah KPI

(Key Performance Indicator).

(48)

Manusia

1. Mutlak diperlukan. Baik executive maupun operator

2. Diperlukan SOP (Standard Operating Procedure )

3. Kelemahan manusia : kelelahan, tidak konsentrasi, lupa, sampai masalah sikap

(attitude) terhadap pekerjaan

Kebijakan & Aturan

1. Kebijakan terkait dengan pedoman umum dalam eksekusi suatu proses,

sedangkan aturan sifatnya lebih operasional.

2. Kebijakan tidak bersifat kaku karena pengaruhnya terhadap output tidak langsung.

Sementara itu, aturan lebih kaku karena berkaitan langsung dengan eksekusi suatu

proses.

3. Karena sifatnya itu, kebijakan diperlukan untuk proses bisnis global atau level

awal, sedangkan aturan untuk level hirarki yang detail. Pada level proses bisnis

terkecil aturan ini kita sebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP).

Fasilitas

1. Fasilitas utama dapat berupa mesin, peralatan atau alat bantu kerja berupa alat

pendukung seperti komputer, form lembar kerja (worksheet) yang digunakan untuk

mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data

(49)

Daftar Pustaka

(50)

MODUL PERKULIAHAN

Proses Bisnis

Informasi

Pertemuan-8

08 Abstract

Kompetensi

Metode proses Bisnis informasi _{Mampu menjelaskan proses bisnis} informasi

(51)

Bagian Isi

Proses bisnis adalah kumpulan dari tugas atau aktivitas yang terstruktur yang

dapat menghasilkan layanan atau produk tertentu untuk satu atau banyak

konsumen [2]. Proses bisnis sering digambarkan secara visual dalam bentuk

flowchart.

Karakteristik proses bisnis meliputi [8]:

 Definability, harus jelas batasan input dan outputnya.

 Order, harus terdiri atas sekumpulan aktivitas yang dilakukan dengan urut-urutan

tertentu dan menempati ruang tertentu

 Customer, harus ada pihak yang menerima keluaran proses tersebut yaitu

konsumen

 Value-adding, tranformasi yang terjadi di dalam proses harus memberikan nilai

tambah bagi penerima.

 Embeddedness, proses tidak dapat berdiri sendiri, harus merupakan bagian

terintegrasi dari organisasi

 Cross-functionality, proses biasanya melibatkan berbagai fungsional

terkait dalam organisasi. Sebuah proses bisnis dapat diperbaiki

melalui 4 area utama yaitu [8]:

 Efektivitas, merupakan ukuran kelayakan proses dan kemampuan proses untuk

menghasilkan keluaran yang sesuai dengan harapan konsumen.

 Efisiensi, terkait dengan pengukuran kuantitatif, umumnya berupa waktu, yang

diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk/layanan.

 Kontrol Internal, scenario pengendalian pemanfaatan sumber daya internal

organisasi, termasuk alokasi sumber daya untuk satu tugas/kegiatan.

 Kesesuaian dengan aturan dan kebijakan tertentu.

Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengkaji proses bisnis

yang sudah ada dan menerapkan berbagai ilmu praktis yang dapat membantu

mengubah dan meningkatkan proses [2].

Tahapan pertama dalam melakukan analisis proses bisnis adalah memahami

(52)

proses atau pemodelan proses.

Pemodelan struktur proses bisnis dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan.

Pendekatan yang paling umum adalah teknikal, struktur horizontal dan vertikal, dan

ekstensi/intensif [5]. Struktur horizontal memudahkan penelusuran hubungan

antara konsumen dan layanan yang digunakan. Struktur vertikal memberikan

berbagai tingkat kedetilan yang beragam, dari tingkat teknikal hingga tingkat

abstraksi. Pada model struktur ekstensif, proses digambarkan sebagai satu

kesatuan. Sedangkan pada model struktur intensif, proses bisnis digambarkan

sebagai interaksi berbagai entitas yang terdapat di dalam sistem. Model ini

menggambarkan proses bisnis dari sudut pandang internal. Model proses intensif

ini dapat dibagi lagi menjadi dua jenis yaitu [4]:

 Workflow oriented yang menggambarkan perilaku proses bisnis dari sudut

pandang satu item yang melewati proses tersebut.

 Functional oriented yang menggambarkan perilaku unit fungsional /

departemen dari sudut pandang urutan fungsi bisnis.

Workflow

Proses workflow atau aliran kerja merupakan urut-urutan tahapan yang harus

dilalui dalam memproses dokumen, pekerjaan atau informasi dalam sebuah

organisasi. Contoh klasik workflow adalah aliran ban berjalan pada industri

manufaktur [3].

Setiap tahapan pada proses workflow dapat dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu

input, proses dan output. Input merupakan masukan awal yang mengaktifkan

(trigger) workflow tersebut, proses merupakan algoritma yang mengubah input

menjadi output. Proses dapat dilakukan baik oleh manusia atau komputer. Output

adalah informasi atau material yang dihasilkan workflow tersebut. Keluaran sebuah

workflow kemudian diteruskan ke workflow lainnya pada sebuah sistem workflow

organisasi yang besar.

Cara kerja workflow yang terkomputerisasi sama seperti cara kerja workflow

manual, kecuali keluaran workflow secara otomatis diteruskan ke tahapan

berikutnya oleh komputer. Workflow terkomputerisasi ini biasanya digunakan untuk

memproses dokumen di dalam organisasi. [8].

Workflow yang tidak efisien dan efektif seringkali menjadi sumber masalah pada

(53)

misalnya [4]:

 Ketidakseragaman penyelesaian masalah

 Informasi yang tidak konsisten

 Berulangnya sebagian proses, yang seharusnya tidak perlu terjadi.

 Tidak akuratnya keputusan yang diambil karena kesulitan penelusuran bukti

pendukung keputusan.

Oleh karena itu, memperbaiki workflow merupakan salah satu proses penting pada

peningkatan kualitas proses bisnis secara keseluruhan, baik bagi individu maupun

organisasi. Workflow yang sudah disempurnakan ternyata dapat mengoptimalkan

efisiensi, meminimalisasi pemborosan waktu dan sumber daya, dan meningkatkan

moral karena adanya obyektivitas penyelesaian masalah [6].

Perbaikan Workflow

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow meliputi [1]:

 Identifikasi dan eliminasi pemborosan, terutama pemborosan waktu.

 Membagi proses menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dan melakukan

analisis tugas yang harus diselesaikan di setiap tahapan. Pada setiap tahapan

harus ada satu fungsi yang bertanggung jawab untuk penyelesaian tugas dan

mengeliminasi pelemparan tugas yang belum selesai ke bagian lain tanpa alur

tanggung jawab yang jelas.

 Mengidentifikasi tahapan atau tugas mana yang dapat diotomasi. Ada bagian

tertentu yang dapat diotomasi secara lengkap, atau sebagian.

Tahapan perbaikan atau penyempurnaan workflow di atas harus dilakukan dengan

tetap memperhatikan teknik manajemen tradisional dan aturan atau budaya yang

berlaku di organisasi tersebut.

Pendekatan yang dapat dilakukan dalam memperbaiki workflow sangat bergantung

pada kasus proses bisnis yang dihadapi dan kondisi lingkungan proses bisnis

tersebut. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi teknik dan pendekatan ini

misalnya [5]:

a.Pemahaman manajemen atas pentingnya perbaikan workflow

b.Kesadaran fungsional terkait yang memicu inisiatif perbaikan workflow

Dukungan atau tersedianya fasilitas teknologi yang memadai untuk implementasi

(54)

CONTOH

2.

ANALISIS PROSES BISNIS DIKLAT

Divisi Diklat (Pendidikan dan Latihan) di sebuah institusi pemerintahan memegang

peranan penting pada pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengelolaan

pendidikan dan pelatihan yang tepat maka sumber daya manusia di organisasi

tersebut memiliki kesempatan mengembangkan potensinya dan diharapkan dapat

memberikan kontribusi optimal bagi kemajuan organisasi.

Divisi Diklat merupakan bagian terintegrasi dari fungsi manajemen kepegawaian.

Untuk mendukung fungsional pengelolaan pendidikan dan pelatihan, divisi ini

memerlukan sistem informasi yang diharapkan dapat membantu berbagai fungsi

utama Diklat seperti menyebarkan informasi pelatihan, mengelola pendaftaran,

mengalokasikan kelas serta membuat laporan hasil pelatihan kepada pihak

manajemen.

Analisis proses bisnis yang dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan yang saat ini

terjadi di lingkungan Diklat Departement X. Pendekatan yang dilakukan meliputi

mempelajari skema prosedur yang sudah berjalan dan mewawancarai semua

pihak yang terlibat dalam proses untuk mengetahui permasalahan.

Pendekatan yang dilakukan dalam kasus perbaikan proses bisnis ini sangat

sederhana, yaitu memetakan setiap permasalahan ke dalam 4 area peluang

perbaikan yaitu [4]: Efektivitas (Ev), Efisiensi (Es), Internal control (Ic) dan

kesesuaian (Cm). Kemudian untuk setiap area, dikaji peluang perbaikan prosesnya

sesuai dengan kondisi dan kualitas tertentu yang ingin dicapai oleh unit organisasi

terkait. Perbaikan ini dapat mengakibatkan perubahan baik berupa penambahan

atau pengurangan proses atas aliran yang sudah berjalan.

Saat ini, bagian Diklat Departemen X melakukan tugas dengan aliran kerja yang

sangat sederhana yaitu menggunakan informasi satu arah berupa portal statis

untuk menyampaikan informasi pelatihan, dan mengumumkan daftar peserta. Alur

kerja yang terjadi dapat dilihat pada gambar 1.

Workflow pada gambar 1 menitikberatkan pada proses pendaftaran dan konfirmasi

keikutsertaan pada sebuah program pelatihan/diklat. Tujuan utama proses

tersebut adalah:

 Memberikan informasi pelatihan

 Memfasilitasi proses pendaftaran

(55)

Hasil analisis terhadap eksekusi proses bisnis di atas dan pemetaan beberapa

permasalahan pada area seperti contoh yang tertera pada tabel 1.

Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan, terdapat tiga kondisi

yang saat ini belum dapat dipenuhi yaitu :

1. Proses kontrol internal terhadap pelaksanaan program pelatihan yang sudah

berjalan.

2. Kurangnya informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan untuk

menetapkan peserta program pelatihan.

3. Kurang lancarnya informasi dari berbagai stakeholder sehingga

(56)

Daftar Pustaka

(57)

MODUL PERKULIAHAN

Studi Kasus

Proses Bisnis

Informasi

Pertemuan-9

09 Abstract

Kompetensi

Metode proses Bisnis